KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling om tildeling av 10 års tenestekonsesjon for innkjøp, bygging, drift og vedlikehald av hurtigladarar for elbilar i Sirdal. Tilbodsfrist: 1. november 2016, kl. 12:00 Org.nr. 964 964 165 Sirdal kommune Tonstadvegen 28 4440 TONSTAD Tlf: 38 37 90 00 Faks: 38 37 03 30 E-post: post@sirdal.kommune.no
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgjevar Sirdal kommune, heretter kalla oppdragsgjevar, innbyr til konkurranse med forhandling om tildeling av 10 års tenestekonsesjon for innkjøp, etablering, drift og vedlikehald av hurtigladarar for elbilar. Oppdragsgjevar ynskjer i samsvar med nasjonal politikk å legge til rette for elektrisk mobilitet, og at Fv42 og Fv45 kan inngå i det nasjonale nettverket av «grøne transportkorridorar». Kommunestyret har i budsjettvedtak sett av midlar til etablering av hurtigladarar i Sirdal. Vest- Agder Fylkeskommune har gjeve tilskot til den same etableringa. Det er gitt formelt løyve etter Plan- og bygningslova til oppføring av tiltaka. Oppdragsgjevars kontaktperson: Namn: Sven Sandvik E-postadresse: sven.sandvik@sirdal.kommune.no Eventuelle spørsmål skal vere skriftlege og sendast kontaktpersonen via e-post. Det skal ikkje vere kontakt/kommunikasjon med andre personar hos oppdragsgjevaren enn nemnte kontaktperson. 1.2 Anskaffinga sitt formål og omfang Formålet med denne anskaffinga er å inngå ein tenestekonsesjonsavtale for innkjøp, etablering, bygging i samsvar med detaljerte tekniske teikningar (Vedlegg 1 og 2), drift og vedlikehald av to hurtigladestasjonar for elbilar. Oppdragsgjevar har hatt kontakt mot ENOVA SF i Trondheim ift. eventuell støtte derifrå, men sidekorridorane Fv42 og Fv45 inngår ikkje blant gjeldande og prioriterte transportkorridorar. Som delfinansiering av utbygginga vil Sirdal kommune yte eit kontantbidrag. Størrelsen på dette er ein del av forhandlingsgrunnlaget. Resterande finansiering av bygging, drift og vedlikehald i avtaleperioden skal Tenesteytaren dekke. Sirdal kommune har sendt ein formell førespurnad til områdekonsesjonær Agder Energi Nett AS om tilbod på nettilknyting for inntil 3 stk. 240 mm 2 TFXP («grønkabel»), framført i grøft fram til fordelingsskap i veggen på ladestasjonen. Straks dette er klart blir det vidaresendt. Den tenesteytaren som blir tildelt driftskonsesjonen forpliktar seg til å etablere 1 hurtigladar og 2 semi-hurtigladarar på to lokalitetar, i Tonstad sentrum og ved Svartevatn i Øvre Sirdal. Lokalitetane er kartfesta i vedlagte kravspesifikasjon (Vedlegg 1 og 2). Hurtigladestasjonane skal vere offentleg tilgjengelege for alle vegfarande og fastbuande. Tenesteytar skal ta seg betalt for hurtigladetenestene gjennom ordinær kommersiell drift. Sirdal kommune presiserer likevel at prisane til ei kvar tid skal vere konkurransedyktige og marknadsbaserte. Side 2
Grunneigarane skal godtgjerast leige tilsvarande ein prosentsats av brutto omsetning dersom den kommersielle drifta ein framtidsdag gjev eit positivt økonomisk resultat. Dette temaet blir ein del av forhandlingane, og skal inngå som eit kontraktpunkt. Vi ber Tenesteytaren kome med forslag. Kontraktperioden er 10 år. Den kan deretter fornyast med 5 år om gongen dersom partane er samde om dette. Vilkåra skal då reviderast. Dersom kontraktperioden ikkje blir fornya, skal det elektriske utstyret fjernast for Tenesteytar si rekning seinast innan 1 månad etter at kontraktperioden er utgått. Den bygningsmessige infrastrukturen er kommunen sin eigedom. Endeleg kontrakt blir utforma i samarbeid med den Tenesteleverandør som blir tildelt oppdraget. 1.3 Framdriftsplan for anskaffingsprosessen Planlagt veke Veke 35, 1. september Veke 39, 26. 30. september Aktivitet Kunngjering av konkurranse Eventuell synfaring på lokalitetane Tonstad og/eller Tjørhom Veke 44; 1. november, kl. 12:00 Tilbodsfrist Veke 45/46 Forhandlingar og ev. innlevering av revidert tilbod Veke 47/48 Veke 48 Veke 49/50/51 Veke 1/2017 Tilbodsevaluering og val av tilbod Utsending av tildelingsbrev Kontraktskriving Oppstart av kontrakt Framdriftsplanen er tentativ. 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktperiode Tenestekonsesjonsavtalen vil gjelde frå kontraktdatoen 1. januar 2017 og 10 kalenderår. Byggherren står fritt til å velje leverandør, avhengig av innkomne tilbod og forhandlingsresultat. Innan 15. mai 2017 på Tonstad og 15. juni 2017 på Tjørhom, skal ladestasjonane vere ferdig bygde med unnagjort prøvedrift og klare for kommersiell drift. Dersom partane finn det formålstenleg kan lokalitetane utvidast med fleire DC-ladarar i avtaleperioden. I så høve trengst det ikkje ny avtale, men det skal klart gå fram av tilbodet kva for eit beløp som ev. skal fakturerast (inkl. sikringsskap, mellomtrafo, kabling, montering, igangkøyring, drift & vedlikehald). 1.4.2 Kontrakt Avtaleforholdet som skal kontraktfestast skal bygge på dette konkurransedokumentet, dei 5 vedlegga samt punkt som det er semje om i forhandlingane. Side 3
1.4.3 Forbod mot sosial dumping Det blir i kontrakten sett krav til løns- og arbeidsvilkår, jf. «Reglene i forskrift om lønnsog arbeidsvilkår i offentlige kontrakter» av 08.02.2008. 1.5 Kunngjering Konkurransen er kunngjort onsdag 31. august 2016 på fylgjande stader: 1) Stavanger Aftenblad 2) Avisen Agder, Flekkefjord 3) På kommunen si heimeside, www.sirdal.kommune.no 1.6 Tilleggsopplysningar Dersom Tenesteytaren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkeleg forklaring, kan Tenesteytaren skriftleg be om tilleggsopplysningar hos oppdragsgjevar sin kontaktperson. Dersom det blir oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, ber ein om at dette blir formidla skriftleg til oppdragsgjevar sin kontaktperson. Oppdragsgjevar ber om at ev. spørsmål angåande konkurransegrunnlaget blir kommunisert til oppdragsgjevar sin kontaktperson seinast 7 dagar før utløpet av tilbodsfristen, via e-adresse sven.sandvik@sirdal.kommune.no. Eventuelle spørsmål vil bli anonymiserte, og svar på desse vil snarast bli lagt ut på kommunen si heimeside. Tilbydarar pliktar å halde seg oppdatert på ev. supplerande info via jamnleg besøk på kommunen si heimeside. Eposten skal merkast «Tilleggsopplysningar Tenestekonsesjon hurtiglading». 1.7 Rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget Innan utgangen av innleveringsfristen har oppdragsgjevar rett til å gjere rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget som ikkje er av vesentleg karakter. Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar vil bli kunngjort på kommunen si heimeside. 1.8 Synfaring Dersom tilbydarane ynskjer det, kan det avtalast synfaring ein dag i veke 39, dvs. måndag 26. fredag 30. september. Val av dato skal høve samtidig for alle interesserte aktørar, og synfaringa av dei to lokalitetane skal vere felles, slik at alle tilbydarane får den same informasjonen. 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Lov om offentlege anskaffingar av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlege anskaffingar, vedteke ved Kgl. res. 7. april 2006 (FOA) gjeld ikkje for denne anskaffinga, då det er ein tenestekonsesjon, jf. FOA 1-3 bokstav j. Anskaffinga blir gjennomført som ein konkurranse, der det blir forhandling berre med dei 2 beste tilbydarane. Konkurransen blir gjennomført i samsvar med dei føringar som går fram av dette grunnlaget. Side 4
2.2 Tilbodsfrist Siste frist for innlevering av tilbod er 1. november kl. 12:00. Tilbodet skal vere oppdragsgjevar i hende på innleveringsstaden før utløpet av tilbodsfristen. Tilbydar har risikoen for forseinkingar i postgangen og liknande. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbod Tilbodet skal vere skriftleg og underteikna av den person som har Prokura eller Signatur eller anna fullmakt til å representere selskapet. Tilbodet skal vere på norsk og leverast pr. post eller ved fysisk overlevering i eit - 1 - eksemplar, innsett i ringperm med skiljekort som spesifisert nedanfor, utan nokon form for innbinding eller stifting, i plastlommer eller liknande. I tillegg ber ein om at det blir levert ei utgåve av tilbodet der det som Tenesteytaren meiner er forretningshemmelegheitar er sladda. Dette skal inngå i Tilbodspermen, bak skiljeark nr 7. Tilbodet skal leverast i lukka konvolutt til: Sirdal kommune Servicetorget Tonstadvegen 28 4440 TONSTAD Konvolutten skal merkast: «Tilbod hurtigladestasjon Sirdal kommune v/sven Sandvik» Opningstidene for fysisk levering hos Servicetorget er 07:30 15:00, måndag til fredag. Kvittering for mottak av tilbod blir returnert avsendar omgåande. 2.4 Ynskt presentasjonsform Tilbodet skal leverast i A4-format, innsett i ringperm med inndeling som omtala nedanfor. Tenesteytaren skal lage og legge ved ei innhaldsliste. I tillegg skal tilbodet leverast som PDF-fil på ein USB-minnepinne. Ved motstrid mellom papirversjon og digital versjon vil papirversjonen få forrang. Dokumentasjon Jf.pkt. Skiljeark Signert tilbodsbrev. 1 Eventuelle atterhald skal klart gå fram av tilbodsbrevet med tilvising til sidetal og pkt.nr som reservasjonen gjeld. Attest for betalt skatt og meirverdiavgift jf. pkt. 3.2 2 Dokumentasjon på Tenesteytaren si organisatoriske og juridiske stilling. jf. pkt. 3.3.1 3 Dokumentasjon på Tenesteytaren si finansielle og økonomiske stilling jf. pkt. 3.3.2 4 Dokumentasjon på Tenesteytaren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar jf. pkt. 3.3.3 5 Tjenesteytaren sitt løysingsforslag/dokumentasjon for tilbodet. 6 Sladda utgåve av tilbodet 7 Manglande innlevering av dokumentasjon kan medføre at tilbodet blir avvist. Side 5
2.5 Vedståingsfrist Tenesteytaren er bunden av tilbodet 6 månadar frå utløpet av tilbodsfristen. 2.6 Deltilbod Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. 2.7 Alternative tilbod og minstekrav Det er ikkje høve til å gi alternative tilbod. 2.8 Tilbodsopning Det vil ikkje bli gjennomført offentleg tilbodsopning. Mottekne tilbod blir protokollført. 2.9 Kostnadar ved å delta i konkurransen Alle kostnader som tilbydar pådreg seg i samband med konkurransen og eventuell kontraktinngåing må den respektive tilbydar sjølv dekke. 2.10 Underleverandørar Dersom leverandøren skal nytte underleverandørar, skal det opplysast om dette i tilbodet. Det skal opplysast kva firma dette gjeld, og kor stor del av kontrakten dette utgjer. 2.11 Opplysningsplikt Oppdragsgjevar vil gi skriftleg melding med ei kort grunngjeving dersom Tenesteytar eller tilbodet blir avvist, alle tilbod blir forkasta eller konkurransen blir avlyst. 2.12 Teieplikt Oppdragsgjevar og denne sine tilsette pliktar å hindre at 3. part får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold det vil vere av konkurransemessig tyding å hemmeleghalde, jf. Forvaltningslova 13. 2.13 Atterhald Det er ikkje høve til å ta vesentlege atterhald mot konkurransegrunnlaget. Tilbod som inneheld slike vesentlege atterhald vil bli avvist. Andre atterhald frå Tilbydar skal vere presise og eintydige, slik at oppdragsgjevar kan vurdere og prise desse utan kontakt med Tenesteytaren. Atterhald skal klart gå fram av tilbodsbrevet med tilvising til kvar i tilbodet atterhaldet står (sidetal og punktnummer). Tilbod som inneheld atterhald som medfører at til tilbodet ikkje let seg samanlikne med dei andre tilboda, vil bli avvist. Tenesteytaren si tilvising til standardiserte leveringsvilkår eller liknande vil bli vurdert som atterhald dersom dei avvik frå desse konkurranse- eller kontraktreglar. Side 6
Oppdragsgjevar tek atterhald om rett til å avlyse konkurransen dersom det finst sakleg grunn, for eksempel ved bortfall av finansieringa eller ved manglande godkjenning frå politisk eller overordna administrativt ledd. 3 KRAV TIL TENESTEYTAREN 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Tenesteytaren sine kvalifikasjonar vil bli vurdert ut frå innlevert dokumentasjon. Det er berre Tenesteytarar som er funne kvalifisert som vil få sine tilbod evaluert. Dersom Tenesteytaren støttar seg på andre føretak sin kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskrava, skal det leggjast ved forpliktingserklæringar frå desse føretaka om at Tenesteytaren har rådigheit over dei nødvendige ressursane. 3.2 Obligatoriske og ufråvikelege krav Krav Dokumentasjonskrav Tenesteytaren skal ha ordna Skatteattest for betalt skatt og forhold med omsyn til skatte- meirverdiavgift som ikkje er eldre enn 6 månadar og meirverdiavgiftsinnbetaling. gamle. Attestane bestiller ein og hentar ut i AltInn. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfylling av dei obligatoriske krava ovanfor og kvalifikasjonskrava nedanfor er ein føresetnad for deltaking i konkurransen. 3.3.1 Krav knytta til Tenesteytaren si organisatoriske og juridiske stilling Krav Tenesteytaren skal vere eit lovleg etablert føretak Dokumentasjonskrav Firmaattest, ikkje eldre enn 6 mnd. 3.3.2 Krav knytta til Tenesteytaren si økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Tenesteytaren skal ha Revisorgodkjent Årsrekneskap 2014 og 2015 økonomisk kapasitet til å Oppdragsgjevar tek atterhald om ev. innhenting av gjennomføre oppdraget og eigen kredittrating dersom dette er nødvendig. god soliditet. 3.3.3 Krav knytt til Tenesteytaren sine tekniske/faglege kvalifikasjonar Krav Tenesteytaren skal ha erfaring frå etablering, drift og vedlikehald av hurtigladestasjonar Dokumentasjonskrav Referanseliste med alle DC-stasjonar selskapet har i drift Tabellen skal pr. stasjon vise; driftsstart, «oppe-prosent sidan driftsstart, tal på feil og feilrettingstida. Side 7
Tenesteytaren skal disponere over personell med god teknisk og fagleg kompetanse av relevans for utføringa av tenesta. Kvalitetssikringssystem Ei liste over teknisk personell som Tenesteytaren disponerer for å oppfylle kontrakten. Dersom Tenesteytaren har eit kvalitetssikrings- og styringssystem er det ein fordel. Dersom tenesteytaren er sertifisert, skal kopi av systemsertifikat utskriven av akkreditert sertifiseringsorgan oversendast oppdragsgjevar. 4 OPPDRAGSGJEVAR SI HANDSAMING AV TILBODA 4.1 Gjennomføring av forhandlingar Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreforma kan alle kvalifiserte Tenesteytarar levere tilbod. Oppdragsgjevar vil avgrense forhandlingane til dei 2 Tenesteytarane som leverer dei beste tilboda. Forhandlingane kan gjelde alle sider ved tilboda, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjonar. Det er høve til å føre forhandlingar om endringar eller suppleringar av tilboda. Alle Tenesteytarar som er med i forhandlingane vil bli gitt høve til å gje reviderte tilbod før vedtak om tildeling av kontrakt. Det vil bli ført referat frå forhandlingane. Reviderte tilbod må leverast skriftleg til sven.sandvik@sirdal.kommune.no innan avtalt frist. 4.2 Registrering og opning av tilbod Innleveringstidspunktet (dd.mm.åååå, tt:mm) skal påførast tilboda etter kvart som dei kjem inn. Tenesteytaren får skriftleg stadfesting på at tilbodet er innlevert. Side 8
4.3 Tildelingskriterium Tildelinga skjer på basis av innlevert dokumentasjon i tilbodet og resultatet av forhandlingane. Det skal nyttast tre kvalitative kriterium, som får frå 1 5 poeng i evalueringa. Det skal nyttast ein evalueringstabell som vist nedanfor. Teknisk kvalitet utgjer 5 %, funksjonalitet 5 %, driftssytem 10 % og kostnad 80 %. Skjemaet for utfylling av tilbodsprisar/økonomi fylgjer i Vedlegg 5. Det blir lagt ut på kommunen si heimeside, og kan lastast ned i Excel-format. Side 9
4.4 Tildeling av kontrakt, grunngjeving Tenesteytarar som har delteke i konkurransen vil få ei skriftleg tilbakemelding om kva firma oppdragsgjevar vil inngå kontrakt med og kopi av evalueringsprotokollen. * * * VEDLEGG Vedlegg 1: Teknisk teikning for ladestasjon ved SR-Bank, Tonstad Vedlegg 2: Teknisk teikning for ladestasjon ved «GP», Tjørhom i Øvre Sirdal Vedlegg 3: Kravspesifikasjon Vedlegg 4: Etisk eigenerklæring for leverandørar til Sirdal kommune Vedlegg 5: Prisskjema for utfylling av Tenesteleverandør sine tilbodsprisar. Kan lastast ned i Microsoft Excel-format frå kommunen si heimeside. Side 10