GJERDRUM IDRETTSLAG Deltakere: Jo Inge H. Aambakk Leder Møtt Monica Moer Administrativ leder Møtt Seline Kopperud Sørensen 1. nestleder Møtt Jan Erik Hvidsten 2. nestleder Møtt Robert Øksnes Kasserer Møtt Hanne Langerud Barneansvarlig Møtt Kristin Vamsæter Barneansvarlig Møtt Håvard Årdal Ungdomsrepr. Møtt Åse Cedell Ungdomsvararepr.-frivillig Karin S Eriksen Vararepresentant-frivillig Per Egil Moseng GIL Fotball Møtt Inge Sveen GIL Håndball Møtt Terje Løvberg GIL Alpint/Hopp Møtt Geir Skuterud GIL Langrenn Møtt Kai-Johnny Meyer-Nilsen GIL Skiskyting Møtt Jo Daniel Liseth GIL Idrettskole Møtt Janne Sandvik Rydgren GIL Innebandy Møtt Jason Davidson GIL Taekwondo Møtt Turid Lomsdalen Framnes GIL Trim frivillig Møtt Jarle Kleppan GIL Sykling frivillig Meldt forfall Karin S Eriksen GIL Svømming frivillig Meldt forfall Protokoll fra hovedstyremøte Tid: Tirsdag 10.03.2014 kl.1900-2205. Møte nr 1/2015 Sted: Kantinen i Idrettshallen. Saksliste 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr 4/2014 i hovedstyret 13. november 2014 2. Innledende orienteringer (1) Orientering om arbeidet i GILs valgkomite Johan Sveen 3. Status saker (1) Kort status fra gruppene (2) Kort status fra styreleder (3) Kort status fra kasserer 4. Beslutnings saker: (1) Sak 1/15 Ny hjemmesideløsning i GIL implementeringsplan og godkjenning av retningslinjer for GILs hjemmesider og bruk av sosiale medier (2) Sak 12/14 Aktivitetslederkurs i GIL behovskartlegging fra gruppene (3) Sak 19/14 Oppstart av gruppeaktiviteter i GIL (4) Sak 21/14 Grasrotandel 2014 fordeling i 2015 (5) Sak 2/15 Godkjenne GILs handlingsplan for 2015/16 (6) Sak 22/14 - Årsmøtet 2015 (7) Sak 3/15 GILs verdipris utvelgelse av verdiprisvinner 5. Orienteringssaker
(2) Sak 4/15 MOT-prosjektet samarbeid GIL og MOT (3) Sak 5/15 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2015/-16 (4) Sak 6/15 Tentativ møteplan for årsmøteperiode 2015/-16 (5) Sak 7/15 - Oppfølging av utestående kontingent/treningsavgift diskusjon og avklaring (6) Sak 8/15 - Kommunikasjon med skolene rundt disponering av gymsalene innspill 6. Eventuelt. Gjenstående møter i GIL-styret 2014/15: 1. Hovedstyremøter som gjennomføres i tiden 1900-ca. 2130: Ingen flere 2. Ledersamling m/hovedstyret i tiden 1900-2200: Ingen flere 1. AU-møter som gjennomføres i tiden kl 19-21: Ingen flere Saksbehandling Sak 1. Godkjenning av protokoll fra møte nr 4/2014 i hovedstyret 13. november 2014 Ingen merknader fremkommet. Protokollen godkjennes. Oppfølgingssaker AU vil utarbeide forslag til retningslinjer for mobbing og trakassering. Dette tas opp som egen sak på styremøtet i september 2015. GIL Innebandy har ansvaret for GIL-standen på Gjerdrumsdagen 2015 - lørdag 6. juni 2015. GIL Håndball er ansvarlig for 17. mai-salget i Gjerdrum i 2015. Sak 2. Innledende orienteringer Orientering om arbeidet i GILs valgkomite. Det ble gitt en kort status i arbeidet i valgkomiteen som legger frem sin innstilling på årsmøtet. Sak 3. Status saker Gruppeledere, administrativ leder, kasserer og styreleder gikk gjennom status innenfor sine ansvarsområder. Følgende forhold følges opp: 1) Alle grupper jobber aktivt med å bidra til at alle trenere/lagledere som jobber med barn og ungdom skal ha politiattest i samsvar med de interne rutinene i GIL. Hovedansvarlig for ordningen i GIL er daglig leder GIL Fotball/Rune Kraft Johnsen. Ansvar: Gruppeledere. 2) Det er viktig at alle grupper bidrar til å få medlemsarkivsystemet KlubbAdmin til å fungere i hele GIL. Rolf Rasmussen og administrativ leder jobber med å få innarbeidet bedre rutiner som er felles for alle grupper. AU trenger også bidrag fra gruppene slik at alle er kjent med at medlemskontingenten til GIL er en forutsetning for å drive aktivitet i gruppene. Ansvar: Gruppeledere. Tas til oppfølging.
Sak 4. Beslutnings saker (1) Sak 1/15 Ny hjemmesideløsning i GIL implementeringsplan og godkjenning av retningslinjer for GILs hjemmesider og bruk av sosiale medier Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 1/15 (vedlegg A) og Retningslinjer for GIL hjemmesider & GIL sosiale medier (vedlegg B) De fremlagte retningslinjene for GILs hjemmesider og bruk av sosiale medier godkjennes som versjon 1.0. Retningslinjene må bearbeides videre, og vil bli innarbeidet som vedlegg i GILs klubbhåndbok. (2) Sak 12/14 Aktivitetslederkurs i GIL behovskartlegging fra gruppene Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 12/14 (vedlegg A) 1. GIL skal arrangere et felles aktivitetslederkurs i året som er åpent for alle grupper. Kurset bør gjennomføres vekselsvis høst og vår annenhvert år. 2. Det er viktig at tidspunktet for kurset kunngjøres i god tid i forveien. 3. Gruppene bidrar aktivt i markedsføring og rekruttering til det årlige kurset. Gruppene skal føre oversikt over hvem som har aktivitetslederkurs som er et basiskurs for alle trenere/aktivitetsledere i GIL. (3) Sak 19/14 Oppstart av gruppeaktiviteter i GIL. Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 19/14 (vedlegg A) 1. Tidligere vedtak om oppstart av gruppeaktiviteter i GIL gjelder. 2. AU er ansvarlig for å arrangere en ledersamling om barneidrettsbestemmelsene ila. 2015/16 for å danne grunnlag for et bedre beslutningsunderlag om oppstart av gruppeaktiviteter i GIL. (4) Sak 21/14 Grasrotandel 2014 fordeling i 2015 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 21/14 (vedlegg A) 1. Hovedlaget støttes med kr 30.000,- ifm. dekning av GILs eierandelen ved opprettelsen av Romeriksåsen flerbruksarena SA.
2. Resterende beløp kr 75.911,- - fordeles etter søknad fra gruppene på hovedstyremøtet i mai 2015. (5) Sak 2/15 Godkjenne GILs handlingsplan for 2015/16 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 2/15 (vedlegg A). Den fremlagte handlingsplanen for 2015/16 godkjennes, og legges frem på årsmøtet 19. mars. (6) Sak 22/14 Årsmøtet 2015 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 22/14 (vedlegg A). Tas til etterretning. Sakene legges frem på årsmøtet 2015. (7) Sak 3/15 GILs verdipris utvelgelse av verdiprisvinner Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 3/15 (vedlegg A). GILs første verdiprisutdeling ble besluttet etter skriftlig valg. Verdiprisen deles ut på årsmøtet i GIL. Sak 5. Orienteringssaker (1) Sak 4/15 MOT-prosjektet samarbeid GIL og MOT Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 4/15 (vedlegg A). Saken tas til orientering. (2) Sak 5/15 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2015/-16 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 5/15 (vedlegg A). Saken tas til orientering. Endelig fordeling av treningstider fastsettes på hovedstyremøtet i juni 2015.
(3) Sak 6/15 Tentativ møteplan for årsmøteperiode 2015/-16 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 6/15 (vedlegg A). Møteplanen ble gjennomgått og tatt til orientering. (4) Sak 7/15 - Oppfølging av utestående kontingent/treningsavgift diskusjon og avklaring Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 7/15 (vedlegg A). Gruppene velger selv aktuelle metoder for innkreving av treningskontingent. (5) Sak 8/15 - Kommunikasjon med skolene rundt disponering av gymsalene innspill Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 sak 8/15 (vedlegg A). Det er enighet at GIL bør fremme følgende innspill til kommunen ifm fordeling av treningstider i kommunens gymsaler: Styret anmoder Gjerdrum kommune om at det utarbeides årsplaner (som følger skoleåret) og skriftlige avtaler for disponering av gymsalene. I avtalens beskrivelse av partenes plikter og rettigheter, skal det fremgå at skolenes administrasjon er forpliktet til å legge inn sine eventuelle reservasjoner på det tidspunkt årsplanene utarbeides. Eventuelle behov for å fravike årsplanene er gjenstand for dialog mellom skolene og GIL, og skal meldes motpart senest 4 uker i forkant. Eventuelt Intet. Protokoll godkjent, 10. juni 2015 Jo Inge Aambakk Styreleder/referent
Vedlegg A til protokoll styremøte i GIL 10. mars 2015 Beslutningsgrunnlag til hovedstyremøte i GIL 10. mars 2015 a. Sak 1/15 Ny hjemmesideløsning i GIL godkjenning av retningslinjer for GILs hjemmesider og bruk av sosiale medier Første versjon av retningslinjer for GILs nye hjemmesider og bruk av sosiale medier er utarbeidet (se vedlegg B i denne protokollen). Monica/Seline vil presentere retningslinjene, og evt. endringer/tillegg/justeringer blir diskutert på møtet. Retningslinjene er oversendt i forkant av styremøtet. I tillegg vil Seline presentere status og plan for arbeidet med implementering av den nye hjemmesideløsningen i GIL som skal innføres fra 1. juni 2015. Forslag til vedtak: De fremlagte retningslinjene for GILs hjemmesider og bruk av sosiale medier godkjennes med evt. tillegg/endringer. Retningslinjene innarbeides som vedlegg i GILs klubbhåndbok. b. Sak 12/14 - Aktivitetslederkurs i GIL behovskartlegging fra gruppene På styremøtet 13. november 2014 ble det bl.a. besluttet at: Alle grupper skal gjennomføre en kartlegging av behovet for grunnleggende aktivitetslederkurs før hovedstyremøtet 11. mars 2014. Vi ønsker en tilbakemelding fra gruppene på dette punktet på hovedstyremøtet. Forslag til vedtak: Tas til oppfølging. c. Sak 19/14 - Oppstart av gruppeaktiviteter i GIL tilbakemelding fra gruppene På styremøtet 13. november 2014 ble det bl.a. besluttet at: Hver gruppe skal styrebehandle spørsmålet om oppstart av gruppeaktivitet, og fremme sin anbefaling før styremøtet 11. mars 2015, dvs. innen 1. mars 2015. Vi ønsker en tilbakemelding fra gruppene på dette punktet, og forslag til tiltak vi kan iverksette for å sikre bedre samarbeid/koordinering av aktiviteten på tvers av gruppene, spesielt i overgangen fra vinter til vårsesongen, og høst til vintersesongen. Forslag til vedtak: Tas til oppfølging. d. Sak 21/14 - Grasrotandel 2014 fordeling i 2015 GIL fikk inn kr 105.911,- i grasrotandel i 2014. Disse midlene skal fordeles etter søknad til konkrete tiltak i 2015. Det er enighet i styret at årets grasrotandel til GIL øremerkes som (egen-/mellomfinansierings)kapital for realisering av konkrete anleggsinvesteringer, og da i første rekke realisering av nærmiljøanlegg. Det vil også kunne gis støtte til utøvere som ønsker å representere GIL, og som etter søknad kan gis en konkret pengestøtte for å kunne opprettholde et tilfredsstillende treningsnivå så lenge de representerer GIL. Vi har foreløpig ikke mottatt noen søknader fra gruppene. AU mener imidlertid at eierandelen som GIL har betalt inn ifm. oppstarten/stiftelsen av Romeriksåsen flerbruksarena SA er et tiltak som er innenfor søkergrunnlaget til grasrotandelen. Vi anbefaler derfor at denne eierandelen på kr. 30.000,- dekkes av de inntjente grasrotmidlene fra 2014. Resterende beløp (kr. 75.911,-) fordeles på neste hovedstyremøte. Forslag til vedtak: 1) Hovedlaget støttes med kr 30.000,- ifm. dekning av GILs eierandelen ved opprettelsen av Romeriksåsen flerbruksarena SA.
2) Resterende beløp kr 75.911,- - fordeles etter søknad fra gruppene på hovedstyremøtet i mai 2015. e. Sak 2/15 - Godkjenne GILs handlingsplan 2015/-16 GILs virksomhetsplan skal oppdateres med ny handlingsplan for 2015/-16. Jeg ber dere om en vurdering om tiltakene som fremkommer i handlingsplanen, som vil bli sendt dere i forkant av styremøtet, underbygger de målsetningene vi bør ha i neste årsmøteperiode. Målsetningen er at handlingsplanen godkjennes med nødvendige endringer på styremøtet, og at den er klar for å legges frem for endelig godkjenning på årsmøtet torsdag 19. mars. Forslag til vedtak: Den fremlagte handlingsplanen for 2015 godkjennes med evt. tillegg/endringer, og legges frem på årsmøtet 19. mars. f. Sak 22/14 - Årsmøtet 2015 Til: Revidert årsregnskap og årsberetning 2014 - signering Revidert årsregnskap og årsberetning for 2014 vil bli lagt frem for signering på møtet. Til: Budsjettforslag 2015 Foreløpig budsjettforslag for 2015 vil bli presentert, og evt. utestående innspill må innarbeides før torsdag 12. mars. Til: Forslag til kandidater som æresmedlemmer, utøverpris og innsatspokal Det er ikke kommet inn forslag til kandidater til utmerkelser til årsmøtet 2015. Vi kan behandle forslag til kandidater på møtet, men evt. forslagsstillere må begrunne kandidaturet. Nytt av året er at vi skal utnevne GILs første verdipris (ref sak 3/15). Vi bør derfor kanskje ha en litt lav profil på de andre utmerkelsene slik at verdiprisvinneren kommer i sentrum i år? Forslag til vedtak: Foreløpig ingen. Til: Medlemskontingenten i GIL for 2016 Medlemskontingenten for barn (kr 220,-), voksne (kr 275,-), og familiemedlemskap (kr 550,-) ble besluttet økt på årsmøtet i mars 2012 gjeldende fra kontingenten i 2013. Dette utgjorde en økning med 10 prosent sammenlignet med årene før. På årsmøtet i 2012 anbefalte vi derfor at dersom det ble vedtatt en økning av kontingenten fra i år skulle medlemskontingentsatsene i GIL videreføres flatt på 2013-nivå de kommende 3-4 årene. Ifm innføring av nytt medlemsarkivsystem, KlubbAdmin, ville det muligens ha forenklet administrasjonen og utfakturering av medlemskontingenten dersom vi i ytterste fall kun hadde en medlemskontingenttype i GIL. Dette gjelder spesielt for familiekontingenten der vi har flere medlemmer koblet mot en kontingenttype i medlemsarkivet. Vi har imidlertid ikke fått tatt en helhetlig vurdering av dette, og vi bør dra mer erfaringer på hvordan KlubbAdmin og BuyPass vil utvikle seg videre før vi evt. kan anbefale en omlegging av medlemstypene i GIL. Det anbefales derfor at medlemskontingenten videreføres på 2013-nivået også i 2016, dvs. kr 550,- for familiemedlemskap, kr 275,- for voksenmedlemskap, og kr 220,- for barn. Til: Vedtektsendringer GILs vedtekter ble oppdatert på årsmøtet 2014, og ble endelig godkjent av AIK 27.03.2014. I fjor gjorde vi bare små tekniske endringer etter at vi tilpasset vedtektene til NIFs lovnorm for fleridrettslag fra november 2011 på årsmøtet i 2012.
Det er ikke behov for endringer av vedtektene i 2015. Den godkjente versjonen fra 27.03.2014 videreføres derfor uendret. Til: Kandidater til valgkomiteen 2014-15 Dagens valgkomite består av: Knut Gulichsen (leder), Berit Berntsen og Johan Sveen. Vi har ikke fått en endelig tilbakemelding på hvem som evt. fortsetter i neste årsmøteperiode. Vi tar en diskusjon om evt. innspill fra styret på møtet. g. Sak 3/15 GILs verdipris utvelgelse av verdiprisvinner På tirsdagens hovedstyremøte skal vi velge vinneren av GILs første verdipris. Vi har fått inn en rekke gode kandidater: Per Arne Bergheim Thomas Ulverud Shuan Tahayi Terje Skovly Jonas Zbib Kristian Rydgren Christian Larsen Ingrid og Øystein Rapp Roald Kvarving og Kjell Sand Pål Kogstad Næss Sofie Rostad Thomas Vamsæter, Asbjørn Dahle, Petter Cedell, Knut Rostad, Karsten Kirkeby og Jens Johan Olstad Simen Fure Øverland Merete Rødsjø Evy Skar og Tore Grønås. Det er utarbeidet en egen presentasjon av de nominerte kandidatene, samt kriteriene for utvelgelse som er sendt ut til hovedstyrets medlemmer. Utvelgelsen av vinneren vil skje ved at alle styremedlemmene tar ut tre kandidater hver som den enkelte styremedlem ønsker å rangere blant de nominerte. Kandidat nr 1 gis 20 poeng, kandidat nr 2 gis 10 poeng, og kandidat nr 3 gis 5 poeng. Stemmegivningen vil skje skriftlig, og dere vil få «stemmeseddel» på møtet. Da er det bare å lese gjennom begrunnelsen for nominasjonene, og tenke gjennom hvem dere ønsker bør hedres som GILs første vinner av verdiprisen. Orienteringssaker a. Sak 4/15 MOT-prosjektet samarbeid GIL og MOT Styreleder, administrativ leder og nestleder gjennomførte et møte 24. februar 2015 med Fritidsleder, Tom Andreas Kristensen/Gjerdrum kommune og MOT Gjerdrum, for å diskutere videre samarbeid mellom GIL og MOT Gjerdrum. Seline vil presentere foreløpige tanker om hvordan vi kan få integrert MOT i GIL fremover. b. Sak 5/15 Fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler sesongen 2015/-16 Det er en målsetning at den endelige fordelingen av treningstider i idrettshall og gymsaler for sesongen 2015/16 besluttes på hovedstyremøtet i mai 2015. Vi ser for oss følgende tidsplan for denne fordelingen:
Innen 1. april: gruppene melder inn behov for treningstider både i idrettshall (gjelder Håndball og Innebandy) og gymsaler, og tiltak/konsekvenser som må iverksettes dersom treningstidene for 2014/-15 videreføres til neste sesong Innen ultimo april: Administrativ leder gjennomfører koordinering og evt. møter med gruppene for å finne løsninger Innen 1. Mai 2015: Administrativ leder melder inn behov for gymsaltider for GIL til kommunen Styremøtet i mai 2015: Forslag til endelig fordeling av treningstider i idrettshall og gymsaler for sesongen 2015/16 legges frem og vedtas på hovedstyremøtet. Vi tar evt. korte innspill om prosess og prinsipper for fordeling på styremøtet. c. Sak 6/15 Tentativ møteplan for årsmøteperioden 2015/-16 1. Hovedstyremøter som gjennomføres i tiden 1900-2200: Torsdag 28. mai Torsdag 17. september Torsdag 12. november m/juleavslutning Onsdag 9. mars 2016. 2. Styreseminar for ny-valgte tillitsvalgte i GIL i tiden 1900-2130: Tirsdag 24. april. 3. Ledersamling m/hovedstyret i tiden 1900-2200: Torsdag 11. februar 2016 utvikling av handlingsplan 2016. 4. AU-møter som gjennomføres i tiden kl 19-21: Mandag 13. april Mandag 11. mai Mandag 8. juni Mandag 31. august Mandag 26. oktober Mandag 25. januar. d. Sak 7/15 Oppfølging av utestående kontingent/treningsavgift Innspill fra leder GIL Idrettsskole Vi har mottatt følgende innspill fra Leder GIL Idrettsskole: GIL har i dag ingen enhetlig og profesjonell metode for innkreving av utestående kontingent og treningsavgift. Dette praktiseres ulikt mellom gruppene - fotball bruker inkasso gjennom eget regnskapsfirma, mens de fleste øvrige purrer foreldre direkte via mail eller telefon. Gruppeledere/trenere har varierende forutsetninger for å inndrive utestående fordringer. Det er dermed en risiko for at disse må bruke uforholdsmessig mye tid på dette, og at effekten uteblir. I verste fall påføres GIL et økonomisk tap, samtidig som treningsopplegget og relasjonene til foreldre og barn blir svekket. De aller fleste organisasjoner av GILs størrelse forebygger en slik risiko gjennom å bruke inkasso. Forslag til styrevedtak: "Utestående krav om kontingent/treningsavgift i GIL skal inndrives gjennom inkasso". Dersom dette forslaget blir vedtatt, foreslår jeg at det nedsettes en arbeidsgruppe som lager et forslag til rutiner for hvordan dette skal gjennomføres. Dette forslaget fremlegges for Styrets godkjenning innen påfølgende styremøte. Vi ønsker i første omgang en prinsipiell diskusjon om dette er vegen å gå for GIL, og at vi diskuterer hvordan vi bør ta denne saken videre. e. Sak 8/15 Kommunikasjon med skolene rundt disponering av gymsalene Innspill fra leder GIL Idrettsskole
Vi har mottatt følgende innspill fra Leder GIL Idrettsskole: Vi har det siste året opplevd at skolene (særlig GBS) på meget kort varsel har lagt beslag på gymsalene på tidspunkter de er reservert for GIL. Dette har i noen tilfeller medført at planlagt trening har blitt avlyst. Det bør være mulig å planlegge bruk av gymsalene på en måte som gir bedre forutsigbarhet enn i dag. I en kommune der hallkapasiteten er en knapp (og ikke minst felles) ressurs, mener jeg at skolenes administrasjon ikke uten videre kan endre en avtalt disponering etter eget forgodtbefinnende. Forslag til styrevedtak: "Styret anmoder Gjerdrum kommune om at det utarbeides årsplaner (som følger skoleåret) og skriftlige avtaler for disponering av gymsalene. I avtalens beskrivelse av partenes plikter og rettigheter, skal det fremgå at skolenes administrasjon er forpliktet til å legge inn sine eventuelle reservasjoner på det tidspunkt årsplanene utarbeides. Eventuelle behov for å fravike årsplanene er gjenstand for forhandlinger mellom skolene og GIL, og skal meldes motpart senest 4 uker i forkant". Vi ønsker en tilbakemelding fra gruppene om dette er en formulering som vi bør fremme til kommunen ifm. gymsalbehovet for kommende sesong ref sak 5/15. Vel møtt! Jo Inge.
Vedlegg B til protokoll styremøte i GIL 10. mars 2015 Retningslinjer for GIL hjemmesider & GIL sosiale medier Innholdsfortegnelse Saksliste... 1 Saksbehandling... 2 Eventuelt... 5 1. Retningslinjer for GIL s hjemmesider... 11 2. Retningslinjer for GIL i sosiale medier... 12 3. Rettslig ansvar (felles for både hjemmesider & sosiale medier)... 13 1. Retningslinjer for GIL s hjemmesider 1.1. Formål GILs hjemmesider skal være idrettslagets primære informasjonskanal. Vi ønsker at all informasjon om idrettslaget, undergruppene og kontaktinformasjon til ledere og trenere blir tilgjengeliggjort og oppdatert her til enhver tid. Man skal enkelt kunne søke og finne nødvendig informasjon om Gjerdrum idrettslag på disse sidene. Hjemmesidene vil være mange menneskers første kontaktpunkt med GIL, og på mange måter vårt ansikt utad. Sammenlignet med sosiale medier vil informasjonen på hjemmesiden være på et mer overordnet nivå og av en mer statisk karakter. 1.2 Roller/Ansvar: Hovedlagets web-ansvarlig har det overordnede ansvar for at retningslinjer og regler knyttet til publisering på GILs hjemmesider er kjent og følges. Denne funksjonen innehar også Designer rollen i henhold til 123Klubb s terminologi. Dette innebærer å velge designmal, legge inn designelementer og styre hvilke moduler som skal vises på klubbens forside og lagsider mm. Hovedlagets web-ansvarlig er også kontaktpunktet mellom idrettslaget og leverandøren av hjemmesidene (KX Products). Alle support spørsmål må derfor kanaliseres via denne personen. Undergruppenes web-ansvarlige er selv ansvarlige for innholdet i sine innlegg. De må således sørge for å følge de vedtatte retningslinjene samt være kjent med de rettslige kravene til samtykke ved publisering av bilder. 1.3 Innhold: Min. krav til hva som må ligge ute av informasjon på hver undergruppe o Kort informasjon om idretten (Om Håndball, Om Fotball ) o Treningstider o Kontaktpersoner m/kontaktinfo (Kontakt Oss)
1.4 Bilder: Bruk anbefalt størrelse og oppløsning i henhold til KXProducts Brukerveiledning for 123Klubb Det anbefales å lagre foto som JPG eller PNG når du skal bruke dem på nettet. Logo og enkle tegninger kan du lagre som GIF. Se for øvrig gode tips her: https://evabra.files.wordpress.com/2010/02/bileformater.pdf Viser for øvrig til de rettslige kravene til bruk av bilder på internett og sosiale medier se punkt 3. 1.5 GILs profilguide: Det er et krav om at alt som publiseres på hjemmesidene er i henhold til GIL s egen profilguide (lanseres innen 1.juni 2015) 1.6 Revisjon: Retningslinjene vil bli revidert og oppdatert min. en gang per år (i forkant av årsmøte i mars måned 2. Retningslinjer for GIL i sosiale medier 2.1 Formålet med sosiale medier: Sosiale medier skal være en integrert del av GILs kommunikasjon med omverdenen. Med sosiale medier mener vi nettsamfunn og digitale tjenester slik som Facebook, Instagram, Twitter og YouTube. Sosiale medier er kanaler og møteplasser hvor lagledere og trenere i GIL kan kommunisere og hurtig dele informasjon med medlemmer og utøvere. Den skiller seg fra hjemmesiden ved at den er mye mer dynamisk og når raskere ut til mottakerne. Det er opp til den enkelte undergruppe i GIL hvorvidt de ønsker å ta i bruk sosiale medier. 2.2 Roller & Ansvar: Administrator: Denne personen står som eier og drifter av kommunikasjonskanalen. Han/hun har det overordnede ansvaret for å holde denne oppdatert. Denne personen styrer hvilke andre personer som kan være bidragsytere og hvilke rettigheter disse har til publisering, gjøre endringer m.m. Bidragsytere: I tillegg kan flere personer legges til som bidragsytere slik at flere personer kan publisere informasjon, bilder og nyheter. Det er da viktig å avtale hvem som har ansvaret for å publisere hva til enhver tid, evt. at man rullerer på ansvaret innenfor gitte tidsperioder. For noen av kommunikasjonskanalene har man mulighet til å legge opp til en godkjenningsrutine slik at definerte personer må godkjenne all informasjon før den legges ut. Dette må være opp til hver enkelt undergruppe i GIL å bestemme hvorvidt de ønsker å ta i bruk eller ikke. 2.3 GILs profilguide: Det er et krav om at alt som publiseres i sosiale medier er i henhold til GIL s egen profilguide (lanseres innen 1.juni 2015) 2.4 Revisjon av retningslinjene: Retningslinjene vil bli revidert og oppdatert min. en gang per år (i forkant av årsmøte i mars måned)
3. Rettslig ansvar (felles for både hjemmesider & sosiale medier) 3.1 Bilder & Samtykke Enhver som publiserer bilder på internett må forholde seg til personopplysningsloven og åndsverkloven. Personopplysningsloven skiller mellom publisering av situasjonsbilder og portrettbilder. For situasjonsbilder kreves ikke samtykke, mens det gjelder for portrettbilder. Et situasjonsbilde viser en aktivitet eller situasjon der personene som er med på bildet er mindre viktige enn hovedinnholdet i bildet. Hovedmålet med et portrettbilde er å avbilde en bestemt person eller en gruppe med personer. Lag/gruppebilder faller derfor inn under denne kategorien. Loven stiller ingen krav til at samtykket trenger å være skriftlig, men det skal ikke være tvil om at samtykke er gitt. Dersom bildet er av en mindreårig (under 15 år) må det innhentes samtykke fra foresatte. Undergruppene i GIL må alltid sørge for å innhente samtykke fra foresatte når bilder skal publiseres. Alle undergrupper må ha en rutine for innhenting av samtykke ved innmelding av nye medlemmer (mulig å legge til som et eget spørsmål i MinIdrett) 3.2 Noen gode råd fra AIK Ville jeg publisert dette bildet dersom det var mitt eget barn som var avbildet? Ikke opplys navn eller andre identifiserende opplysninger på bildene Unngå nakenhet/seksualisert positur Ta bilder der barna er i aktivitet Album på nettsider bør beskyttes med passord 3.3 Opphavsrett og kildeangivelse Enhver som publiserer noe via GILs hjemmesider og/eller sosiale medier må alltid sørge for å ta hensyn til eventuell opphavsrett og angi korrekt kildehenvisning. 3.4 Vær varsom plakaten Nedenfor følger et utdrag av punkter hentet fra Norsk Presseforbunds Vær Varsom plakat. Disse er retningslinjer som må etterleves ved publisering: Legg vekt på saklighet og omtanke i innhold og presentasjon Gjør klart hva som er faktiske opplysninger og hva som er kommentarer Vis respekt for menneskers egenart, privatliv, rase, nasjonalitet og livssyn. Fremhev ikke personlige og private forhold når dette er saken uvedkommende. Når barn omtales, er det god presseskikk å ta hensyn til hvilke konsekvenser medieomtalen kan få for barnet. Dette gjelder også når foresatte har gitt sitt samtykke til eksponering. Barns identitet skal som hovedregel ikke røpes i familietvister, barnevernssaker eller rettssaker. Vær varsom med bruk av bilder i annen sammenheng enn den opprinnelige For bruk av bilder gjelder de samme aktsomhetskrav som for skriftlig og muntlig fremstilling Feilaktige opplysninger skal rettes og eventuelt beklages snarest mulig Vær varsom med å lenke fra digitale utgaver til innhold som bryter med god presseskikk. Sørg for at lenker til andre medier eller publikasjoner, er tydelig merket.
Det er god presseskikk å informere brukere av interaktive tjenester om hvordan publikasjonen registrerer og eventuelt utnytter bruken av tjenestene. Redaksjonen har et selvstendig ansvar for å så snart som mulig fjerne innlegg som bryter med god presseskikk. Nyttige nettsteder for utfyllende informasjon: http://www.nettvett.no http://www.datatilsynet.no