HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Årsrapport 2007 Universitetet i Bergen
Sammendrag Arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved Universitetet i Bergen (UiB) har i 2007 vært preget av engasjement og god utvikling. UiBs samlede HMS-årsrapport for 2007 viser at det foregår mye godt systematisk HMS-arbeid ved universitetet. Det arbeides målbevisst med oppgavene og arbeidet innrettes mot utfordringene. Status for lokalt HMS-arbeid er et viktig element i HMS-årsrapporten. Alle institutt, sentre og avdelinger ved UiB har rapportert om status for eget HMS-arbeid i 2007, og beskriver nødvendige og virksomme tiltak. Enhetenes rapporter er sentrale som grunnlagsdokument for HMS-revisjoner og strategi- og planarbeid ved UiB. Kontinuerlig forbedring og kvalitetssikring av HMS-arbeid forutsetter at innspill blir registrert og fulgt opp. HMS-rapporten gir samlet en lang rekke føringer som må kanaliseres til lokal og sentral ledelse. Mange utfordringer og arbeidsmål er allerede inkludert i UiBs HMS handlingsplan for 2006-2008, og handlingsplanens tiltaksliste for 2008. Enkelte viktige oppgaver fra HMS-årsrapporten 2007 bør nevnes spesielt: HMS har hatt en sentral plass i Mellomlederprogrammet 2007, et opplæringsprogram for ledere ved UiB. Flere enheter ved UiB sto som følge av organiseringsprosesser overfor betydelige utfordringer i 2007. Noen enheter har ikke gjennomført HMS-møte, HMS-runde, eller fått på plass HMS-handlingsplan i 2007. De fleste begrunner dette med henvisning til pågående omstillingsarbeid. HMS-runde og lokal HMS-handlingsplan er imidlertid lovpålagte aktiviteter med referanse til Arbeidsmiljøloven og kan ha særlig stor betydning nettopp ved endrede rammebetingelser. Omfanget av medarbeidersamtaler i 2007 er større enn tidligere. Flere enheter har gitt tilbud om medarbeidersamtaler for både teknisk/administrativt og vitenskapelig ansatte. Avvik, nestenulykker og ulykker blir registrert og fulgt opp i arbeidsgiverlinjen. Det er i 2007 registret 76 ulykker, en nestenulykke og 35 HMS-relaterte avvik ved UiB. Tallene viser stabilitet over tid uten noen klar utviklingstrend. En enkelt melding om nestenulykke indikerer imidlertid betydelig underrapportering. UiB har i 2007 utformet en strategi for HMS-relatert arbeidsplasskartlegging i forkant av byggeprosjekter. Denne kartleggingen skal være et tilbud som bidrar til at brukerne så tidlig som mulig i prosjekteringsfasen definerer nødvendige behov relatert til HMS. Dette fremmer effektive løsninger og god ressursbruk. Arbeid med inneklimarelaterte problemstillinger har også i 2007 vært en betydelig utfordring. HMS-arbeid rettet mot arbeidsmiljø med særlig risikofylt arbeid har hatt høy prioritet i 2007. Utfordringer og arbeidsmål beskrevet i HMS-årsrapport 2007 bør, sammen med tiltakslisten i universitetets HMS-Handlingsplan 2006-2008, gjennomgås med sikte på prioritering og gjennomføring av så vel kortsiktige tiltak som utforming av ny HMS- Handlingsplan for 2009-2011.
Innhold 1. Innledning 3 2. Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiB 4 2.1 Arbeidsmiljøutvalget 4 2.2 Læringsmiljøutvalget 4 2.3 Verneombudene 4 2.4 Opplæring og informasjon 4 2.5 Arbeidsmedisinsk poliklinikk 5 2.6 Sykefravær/Inkluderende arbeidsliv 6 2.7 Avvik, nestenulykker og ulykker 6 2.8 AKAN-utvalget 7 2.9 Arbeidsmiljøkartlegging 7 2.10 Velferd 7 2.11 Ergonomi 8 2.12 Universell utforming 8 2.13 Bygg og helse 9 2.14 Miljøledelse 9 2.15 Risikofylt arbeidsmiljø 10 2.16 Elektronisk kjemikalieregister 11 2.17 Strålevern 11 2.18 Brannvern og beredskap 12 2.19 Ekstern og intern revisjon 12 3. Rapporter for lokalt HMS-arbeid 13 3.1 Ledelse 13 3.2 Psykososiale og fysiske forhold i arbeidsmiljøet 13 3.3 Risikofylt arbeidsmiljø 14 3.4 Ytremiljø 14 4. Utfordringer og arbeidsmål 15 5. Vedlegg 17
1. Innledning Styret ved UiB vedtar overordnede mål, strategier og planer for arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved Universitetet i Bergen (UiB). Rektor har det overordnede ansvar for at Styrets mål og gjeldende regelverk innen HMS blir realisert. UiBs systematiske HMS-arbeid er en integrert del av UiB styringssystem og er beskrevet i UiBs HMS-håndbok. Ansvaret for HMS er i det daglige arbeidet plassert hos linjeledelsen på alle nivå i organisasjonen. UiBs HMS-Handlingsplan for 2006-2008 signaliserer at bevisst og systematisk ivaretakelse av medarbeidere og miljø er en absolutt forutsetning for å mestre de utfordringer UiB i dag står overfor. Handlingsplanen tar utgangspunkt i UiBs målsetting for eget arbeidsmiljø som signaliserer en vilje til å utvikle en organisasjon preget av åpenhet, refleksjon og handling rettet mot medarbeidere, arbeidsmiljø, læringsmiljø og ytre miljø. Et godt arbeidsmiljø skaper trivsel og produktivitet, og sikrer at tid og energi fokuseres mot kjerneområdene forskning, undervisning og formidling. UiB har et bredt spekter av utfordringer og tiltak i arbeidet mot målene innen HMS. Årsrapporten består av tre deler. Første del beskriver HMS-arbeid som er organisert gjennom UiBs sentraladministrasjon, Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Læringsmiljøutvalget (LMU) og verneombudene. Andre del sammenfatter resultater fra den årlige kartleggingen av lokalt HMS-arbeid ved UiB, med innspill fra alle enheter. Siste del trekker fram utfordringer og arbeidsmål som avtegner seg som viktige etter en samlet gjennomgang av grunnlaget for denne rapporten. Status for lokalt HMS-arbeid er et viktig element i UiBs samlede HMS-rapport for 2007. Rapportene fra enhetene inngår samtidig i en helhetlig rutine for utvikling av godt HMSarbeid. Resultater og meldinger blir primært fulgt opp ved fakultetene, Bergen Museum, Universitetsbiblioteket og stabsavdelingene. Dette nivået oversender så rapportene, med en samlet vurdering, til Universitetsdirektøren, og mottar en skriftlig tilbakemelding basert på en gjennomgang av utfordringer, arbeidsmål og resultater. Sentralt blir denne informasjonen også benyttet ved utforming av overordnede strategier, ved intern revisjon og relatert til rådgivning, befaringer og prosesser ute i miljøene. Årsrapporten er for øvrig basert på innspill fra Personal- og organisasjonsavdelingen (POA), Eiendomsavdelingen (EIA), Kollegiesekretariatet, Bedriftshelsetjenesten (BHT), Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Læringsmiljøutvalget (LMU) og Universitetets hovedverneombud. 3
2. Sentralt organisert HMS-arbeid ved UiB UiBs sentrale HMS-arbeid var i 2007 organisert gjennom Personal- og økonomiavdelingen (PØA) og Eiendomsavdelingen (EIA), med bistand fra Bedriftshelsetjenesten (BHT) som rådgivende fagavdeling for alle nivå ved UiB og med en fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål. Ansvaret for HMS er i det daglige arbeidet plassert hos linjeledelsen på alle nivå i organisasjonen. HMS-relaterte utfordringer skal løses i linjen, på så lavt nivå som mulig og så tidlig at skader forebygges eller konsekvenser reduseres så langt som det er mulig. HMS-arbeidet følges av Arbeidsmiljøutvalget (AMU), Læringsmiljøutvalget (LMU) og verneombudene som skal påse at UiB i egenskap av arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar (Vedlegg 1). 2.1 Arbeidsmiljøutvalget Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er et partssammensatt samarbeidsutvalg for HMS-arbeid ved UiB hvor UiBs toppledelse og hovedtillitsvalgte er representert. AMU har i 2007 arbeidet med å tydeliggjøre utvalgets rolle og arbeidsform. AMU behandlet 25 saker i 2007. Det vises til AMUs årsmelding for 2007. 2.2 Læringsmiljøutvalget Læringsmiljøutvalget (LMU) har, i tillegg til en rekke orienterings- og mindre drøftingssaker, arbeidet med å utarbeide en strategi for å synliggjøre LMU og foreslått tiltak for å bedre samarbeidsrutinene i forhold til relevante organ og enheter. Det vises til LMUs framdriftsplan. 2.3 Verneombudene UiB har, foruten universitetets hovedverneombud (UHVO), ca 80 verneombud og 10 hovedverneombud. Valg og opplæring av verneombud ble avviklet i 2007. Verneombudene innehar en viktig rolle for UiB, både lokalt og sentralt. Det er en grunnleggende forutsetning for verneombudenes funksjon at de blir tatt med på råd og får tilgang til viktig og sentral informasjon, for eksempel når det gjelder omorganisering og bygge- og ombyggingssaker. Informasjon og dialog med verneombudene ble tydeligere i 2007 og godt ivaretatt. Dette har hatt innflytelse på verneombudsordningen også ved de ulike organisatoriske omstillingene ved UiB. Det er UHVO og arbeidsgivers sin oppfatning at dette arbeidet fungerer godt. 2.4 Opplæring og informasjon HMS har en sentral plass i leder- og medarbeideropplæring ved UiB. I 2007 ble følgende kurs/seminar som inneholdt HMS-aspekter tilbudt: Ledertorget. Kurs i formidling, konflikthåndtering, LØsningsFokusert Tilnærming (LØFT), medarbeidersamtaler, samarbeidsutvikling, rekruttering og intervjuteknikk. Mellomlederprogrammet 2007 fire samlinger hvor målene var bevisstgjøring, økt forståelse for og styrking av lederrollen, personlig utvikling, nettverksbygging og helhetsforståelse. 4
HR (Human Resources) programmet 12 ulike kurs/seminarer med ca 370 deltakere Studieveilederprogrammet HMS-opplæring - Grunnopplæring i arbeidsmiljø for ledere og verneombud 2 kurs av 40 timer med ca 60 deltakere Kurs i brannvernopplæring (se 2.18) Tre-dagers kurs i Strålevern 1 kurs med 23 deltakere (se 2.17) Kurs i fallsikring ved høyt arbeid (ved Aak as) med 13 deltakere Kurs i Forberedelse til pensjonsalder 1 kurs med 40 deltakere. UiB ønsker å tilby alle ansatte over 60 år som ønsker det et slikt kurs. PØA, EIA og BHT gjennomførte i tillegg rådgiving og tematisk veiledning og undervisning for ledere og ansatte, enkeltvis og i grupper, og knyttet til et bredt utvalg av tema, som for eksempel: juridiske-, arbeidsrettslige-, likestillings- og personalspørsmål. rutiner for systematisk HMS-arbeid/Internkontroll psykososialt arbeidsmiljø samarbeidsutvikling, teamutvikling og organisasjonsendringer ergonomi i kontormiljø og laboratorier brannvern inneklima kjemisk og biologisk eksponering strålevern avfallshåndtering universell utforming UiBs sentrale HMS-informasjon under HMS-portalen er i 2007 flyttet fra intra- til internett, og oppdatert kontinuerlig i forkant av ny ekstern-web for UiB. I HMS-portalen blir også HMSnyheter publisert. Formidling av HMS-aspekter ble i 2007 også utført ved bruk av andre mediekanaler som På Høyden og Studentradioen. UiB har økt internasjonalisering som mål for å fremme kvalitet i gjennomføringen av UiBs hovedoppgaver innen forskning, utdanning og formidling, og for å gjøre UiB til et velrenommert universitet og en attraktiv samarbeidspartner. Som et ledd i å fremme UiB som en attraktiv samarbeidsparter, også innen HMS, ble det i løpet av 2007 etablert en egen mobilitetsportal med praktisk informasjon og tjenester for innreisende forskere. Økt internasjonalisering ved UiB fører til flere engelskspråklige medarbeidere og studenter ved UiB. Dette medfører et merkbart økende behov for og etterspørsel etter HMSundervisning på engelsk og oversettelser av sentral og kritisk HMS-informasjon, i form av UiBs retningslinjer og rutiner, på internett. Dette behovet er også rettet nasjonalt fra HMSnettverket for norske universiteter i 2007. Det er i 2007 startet arbeid med oversettelse av lokale HMS-håndbøker ved UiB. Denne oppgaven er meget omfattende og krever en strategi for prioritering og samkjøring av arbeidet. 2.5 Arbeidsmedisinsk poliklinikk Alle arbeidstakere ved UiB har et tilbud om helseråd og helsehjelp ved BHT innenfor en ramme av taushetsplikt. Tilbudet er rettet mot forebyggende helsearbeid, skade, sykdom og problemer som begrenser arbeidsevnen eller som har oppstått med relasjon til arbeidsmiljøet. Helseplager for øvrig blir henvist til det ordinære helsevesenet. BHT har i 5
2007 registrert 500 enkeltsaker (individer). I tillegg kommer uformelle kontakter formidlet gjennom telefon eller besøk ved ulike enheter. Hver henvendelse til BHT kan utløse konsultasjoner, møter, befaringer, kartlegginger, vaksinasjoner, kontakt opp mot helsevesenet og andre former for oppfølging. Forebyggende helsekontakter er typisk utløst av kjemiske, biologiske eller fysiske faktorer i arbeidsmiljøet. Etablerte helseplager er lokalisert til hud og luftveier (eksem, irritasjon, allergi) eller har form av smerter i muskler og ledd, rusmiddelmisbruk og ulike sykdommer som rammer arbeidsevnen. Den største gruppen melder imidlertid om psykiske problemer, og disse er relativt ofte, som årsak eller konsekvens, relatert til problemer i arbeidssituasjonen. BHT tilstreber i alle slike saker å knytte kontakt med arbeidssted og arbeidsgiver, dels for å finne praktiske løsninger, dels for å bidra til at forebyggende tiltak blir satt i verk. 2.6 Sykefravær/Inkluderende arbeidsliv UiB hadde i 2007 et totalt sykefravær på 4,17 %. I 2006 var dette 3,76 %. Økningen skyldes sannsynligvis bedre oppfølging og registrering. Bevisstgjøring rundt regelverket, rutinene og de ulike rollene en har som arbeidsgiver/ansatt/lege/verneombud/tillitsvalgt er viktige for at UiB kan komme i mål med god sykefraværsoppfølging. Det viktigste arbeider i 2007 har vært informasjon og veiledning om lovendringene i tillegg til kontinuerlig oppfølging av IA-avtalen. IA-ressursgruppen har i 2007 hatt fem møter. På møtene har innledere blitt invitert fra blant annet NAV. Oppdatering av regelverket, presentasjon av nye satsingsområder har vært i fokus. Ressursgruppen er aktiv og alle deler av UiB er representert. 2.7 Avvik, nestenulykker, ulykker og yrkesskader Avvik, nestenulykker og ulykker blir registrert og fulgt opp i arbeidsgiverlinjen. BHT ved bedriftssykepleier bidrar til å kvalitetssikre at så vel enkeltpersoner som forebyggende aspekt blir fulgt opp på en god måte: BHT har i 2007 registrert 76 ulykker, en nestenulykke og 35 HMS-relaterte avvik ved UiB. Disse meldingene kom fra Det odontologiske fakultet, Det matematisk naturvitenskapelige fakultet, Det medisinske fakultet og Sentraladministrasjonen. BHT har systematisk registrert ulykker og nestenulykker siden 1996. Tallene viser stabilitet over tid uten noen klar utviklingstrend. I alt 67 av ulykkene har gitt personskade. Tolv skader har medført fravær og seks personer har hatt behov for medisinsk behandling. Personskadene har i hovedsak fått beskjedne konsekvenser, men et mindre utvalg kunne fått et alvorlig utfall. Eksempler er overfall med knivstikking under feltarbeid i Afrika og ryggskade på grunn av utstyr som var dårlig sikret under sjøgang ombord på innleid forskningsfartøy. UiB utarbeider nå sentrale retningslinjer for tokt- og feltarbeid, og begge disse sakene illustrerer viktigheten av dette arbeidet. 30 stikk- og kuttskader er fulgt opp, uten at det så langt foreligger indikasjoner på overføring av smittestoff. Det er også meldt to saker med betydelig materiell skade etter brann og bilkollisjon. Meldingene for øvrig gir ikke grunnlag for å beskrive et tilgrunnliggende mønster. Fysiske skader (slag, brudd, klemskade, sår og kutt) dominerer. Ni ulykker har skjedd i laboratorier og inkluderer potensielt alvorlige hendelser som øye-, etseog brannskade. 6
De fleste hendelser med personskade og vesentlig materiell skade blir trolig fanget opp. En enkelt melding om nestenulykke indikerer imidlertid betydelig underrapportering. Kontrollrutiner har for eksempel avdekket to uhell relatert til bruk av ioniserende stråling. Begge innebærer brudd på Strålevern-forskriften, men ble likevel ikke meldt i samsvar med eksternt regelverk og interne retningslinjer. Underrapportering av avvik og nestenulykker svekker den læringseffekten som ligger i kartlegging av årsaker som kan utløse alvorlige hendelser. Risikovurdering skal gjennomføres ved UiB, men er kun nevnt i en av skademeldingene. Forbedringspotensialet er åpenbart. Det er sendt skademeldinger til NAV for i alt ni mulige yrkesskader og ett mulig tilfelle av yrkessykdom. 2.8 AKAN-utvalget AKAN-utvalget har i 2007 hatt to møter. Det er utarbeidet en handlingsplan for perioden 2007 til 2009, og denne er lagt ut på HMS-portalen. Planen slår fast at samhandling og lederfokus er grunnleggende forutsetninger for å lykkes i det rusforebyggende arbeidet, både på system- og individnivå. AKAN-utvalgets funksjon er rettet mot forebyggende arbeid og praktisk veiledning relatert til bruk av rusmidler. Saker relatert til individer som misbruker rusmidler blir fulgt opp ved BHT og gjennom UiBs AKAN-system. 2.9 Arbeidsmiljøkartlegging UiB tilbyr verktøyet MedarbeiderTilfredshets Målinger (MTM) for enheter som ønsker å gjennomføre en arbeidsmiljøkartlegging, og flere enheter ved UiB har i 2007 gjennomført en MTM-analyse. Analysen kartlegger psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø i tillegg til systematisk HMS-arbeid. 2.10 Velferd UiB har en rekke ulike velferdstilbud for ansatte. Det blir igangsatt mange lokale velferdstiltak for at ansatte skal trives på jobben og med sine kollegaer. Sentralt har UiB organisert et velferdsutvalg. Utvalget består av representanter for tjenestemannsorganisasjonene og ledelsen. Velferdsutvalget arrangerer større arrangementer og formidler billetter til teaterforestillinger, konserter og lignende. Eksempler på sentrale velferdstiltak: Hytter Barnehager Utleie av lokaler Treningstilbud for ansatte Universitetets Bedriftsidrettslag UiB inviterte 11.09.07 alle ansatte til egen teaterkveld ( Faderen av August Strindberg ) på DNS Billetter til teater, konserter og lignende Sangkor og orkester 7
2.11 Ergonomi Ergonomisk tilrettelegging av arbeidsplasser er med på å forebygge muskel- og skjelettlidelser. Nøkkelord er hensiktsmessige arbeidsstillinger, gode arbeidsvaner, mulighet til variasjon, og egnet utstyr. UiBs bedriftsfysioterapeut assisterte og foretok befaringer til i alt 210 ansatte ved UiB i 2007. Målgruppen var ansatte som ønsket å forebygge, eller som allerede har fått smerter i muskler, sener og ledd. Ansatte med permanent funksjonsnedsettelse utgjør en liten, men prioritert målgruppe. BHT ønsker å prioritere forebyggende arbeid for større utsatte grupper. Eksempler på slike aktiviteter i 2007 er: Bedriftsfysioterapeutene ved UiB, NTNU, Universitetet i Oslo (UiO) og SINTEF har samarbeidet om utvikling og ferdigstillelse av en veiledning for ergonomisk utforming og tilpassing relatert til laboratoriearbeid som er publisert på nettet. BHT har fungert som sekretariat for gruppen. Utarbeiding av brosjyre i forbindelse med opplæring i dataprogrammet E-Phorte. Deltagelse på en rekke HMS-møter og -runder hvor ergonomi ved kontorarbeidsplasser har vært etterspurt. Bistand i bygge- eller ombyggingssaker (for eksempel utforming av innredning og belysning) knyttet til UiBs strategi for arbeidsmiljøkartlegging i tidlig fase i byggeog ombyggingssaker (se 2.13). Workshop ved fire enheter for å diskutere problemstillinger og prøve ut ulike løsninger der ansatte har spesielt tungt eller ensidig arbeid. BHT administrerer egen stolutstilling hvor ansatte får anledning til å prøve ulike stoltyper under veiledning. 2.12 Universell utforming Universell utforming er utforming av produkter og omgivelser på en slik måte at de kan brukes av alle mennesker, i så stor utstrekning som mulig, uten behov for tilpassing og en spesiell utforming. Begrepet universell utforming har fått økt aktualitet ved UiB i 2007: I 2006 ble det i regi av Statsbygg gjennomført en registrering av fysisk tilgjengelighet i byggene til UiB. Registreringen har allerede gitt føringer for planlagte og gjennomførte ombyggingsprosjekter i 2007. For å nå målet om UiB tilgjengelig for alle innen 2019 har UiB arbeidet for at begrepet universell utforming blir implementert også innen områdenes drift av bygg og fakultetenes arealdisponering. Alle ansatte ved EIA har gjennomført heldagskurset Universell utforming i et EIAperspektiv. BHT har fått tydelige meldinger om manglende universell utforming av nye dataprogrammer. Eksempler er tilpasning for synshemmede eller saksbehandlere med rutineoppgaver som, på grunn av unødig mange klikkeoperasjoner med datamus, utvikler smerter og eventuell senebetennelser i armer og nakkeregion. Dette aspektet må inkluderes så tidlig som mulig i bygge- og innkjøpsprosesser. Senere justeringer og tilpasninger kan erfaringsmessig bli uforholdsmessig kompliserte og kostbare. 8
2.13 Bygg og helse UiB har HMS som en rød tråd i alle sine byggeprosjekter; i alle prosjekteringsmøter og byggmøter, fra prosjekteringsfasen, med HMS-fokus på det ferdige bygget, til selve arbeidsutførelsen i utføringsfasen. I prosjekteringsfasen blir det utpekt HMS-koordinator for prosjektering i samsvar med byggherre-forskriften. Som del av ethvert konkurransegrunnlag for utførelse er det utarbeidet egen HMS-plan for det aktuelle prosjektet. HMS-planen består blant annet av UiB sin målsetting med hensyn til HMS for prosjektet, prosjektorganisasjon, riggplan, fremdriftsplan, orientering om byggeplassen, ulike rutiner for rapportering, handlingsplaner og sjekklister med videre. Ved kontrahering for utførelsesfasen blir det utpekt HMS-koordinator for byggeperioden. Ved særlig farlige operasjoner blir det utført sikker jobb analyse. I utførelsesperioden blir det avholdt periodiske vernerunder eller vernemøter. HMS-koordinator er bindeledd mot UiB sin prosjektleder. Av områder som EIA erfaringsmessig bruker mye tid på er sikring mot fallulykker og å opprettholde fokus på rent bygg i hele utførelsesfasen. UiB har i 2007 utformet en strategi for HMS-relatert arbeidsplasskartlegging i forkant av byggeprosjekter. Denne kartleggingen skal være et tilbud som bidrar til at brukerne så tidlig som mulig i prosjekteringsfasen definerer nødvendige behov relatert til HMS. Dette fremmer effektive løsninger og god ressursbruk. Sluttfasen før innflytting i den nye labblokken ved Haukeland Universitetssykehus (Helse Bergen) har i 2007 illustrert viktige utfordringer relatert til ivaretakelse av UiBs ansatte i byggesaker der UiB ikke er byggherre, med et skjerpet behov for godt planleggingsarbeid og god dialog. Inneklimarelaterte problemstillinger har også i 2007 vært en betydelig utfordring, og UiB fikk våren 2007 endelig sluttrapport fra INKA-prosjektet der NFR-stipendiat Jan Vilhelm Bakke har gjort kartlegginger relatert til utfordringene i Sydnesplasskvartalet. Rapporten foreslår mindre tiltak som kan bidra til en ytterligere forbedring av inneklimaet. Den beskriver imidlertid ikke alvorlige/varige helseeffekter eller viktige tiltak som burde vært gjennomgått. Disse konklusjonene utløste et behov for å presisere prosjektets betydelige metodologiske begrensninger; INKA beskriver et sent tidsvindu i en langvarig prosess og prosjektets kartlegging er styrt mot grupper, ikke enkeltindivider. BHT har, i tillegg til denne enkeltsaken, gjennomført befaringer og gitt råd i 15 andre inneklimasaker. BHT har også deltatt ved en lang rekke befaringer i lokaler med spesielle utfordringer (blant annet ergonomi, håndtering av kjemikalier, kontroll av prosessventilasjon, asbestsanering etc.). Arbeids- og læringsmiljøproblemer i det gamle Odontologibygget har vært en hovedutfordring i 2007. BHT mottar en strøm av generelle og spesielle, individrelaterte problemstillinger. Universitetsledelsen har tatt tak i problemfeltet, og det er satt inn ekstraordinære midler og tiltak i påvente av nybygg. 2.14 Miljøledelse Hensyn til ytre miljø skal integreres i universitetets styringssystemer innen HMS. Prosjekt for innføring av miljøledelse ved UiB har i 2007 arbeidet med å få på plass en infrastruktur som vil forenkle arbeidet for de kommende år. Arbeidet vil bli utviklet gjennom informasjon og engasjering av ansatte og studenter, samt bistand til enhetene med å kartlegge miljøpåvirkning og gjennomføre lokale miljøtiltak. En ressursgruppe med kompetanse innen sentrale, miljørelaterte tjenester er etablert. Det er også nedsatt to arbeidsgrupper som skal sikre brukermedvirkning, samt bistå enhetene med kartlegging 9
av egen miljøprofil. Det er utarbeidet og distribuert spørreskjema til hjelp i enhetenes kartleggingsarbeid. 2007 har vist at UiB fortsatt har miljøutfordringer. Det vises til Årsrapport Miljøledelse 2007. Konkrete forslag til energisparende tiltak, miljøvennlige jobbreiser og kildesortering er fremmet. Viktige milepæler i prosjektet i 2007 var planleggingen og gjennomføringen av et miljøseminar for UiB sine ledere og en markering av Verdens miljøverndag, begge i samarbeid med Helse Bergen. Hele prosjektorganisasjonen ble invitert på seminar i miljøledelse og UiB var vertskap for Universitetenes miljøforum. 2.15 Risikofylt arbeidsmiljø Kravet til risikovurdering er grunnleggende for alt systematisk HMS-arbeid, og skjerpet ved utførelse av arbeid som innebærer særlig risiko. Introduksjon av risikovurdering forutsetter et tilbud om veiledning for alle aktuelle enheter og en arbeidsform som, i tillegg til nettverksbygging, inkluderer oppsøkende arbeid med individuell, problembasert læring. Noen enheter har allerede utviklet hensiktsmessige og effektive systemer, mens andre sliter med å komme i gang. BHT har i 2007 arbeidet med metodeutvikling, spesielt relatert til kjemisk helsefare, og UiBs sentrale retningslinje er revidert. Man har imidlertid ikke hatt kapasitet til å gjennomføre prosjektarbeid opp mot aktuelle enheter. UiB har et stort antall arbeidsplasser med økt risiko som må kompenseres gjennom spesielle tiltak. Arbeid med helseskadelige kjemikalier, ioniserende stråling og mikroorganismer, samt tokt- og feltarbeid er noen eksempler: God ventilasjon er et av de viktigste enkeltelementene for beskyttelse mot støv og gasser. Det er i 2007 utarbeidet en ny retningslinje for kontroll av prosessventilasjon (avtrekkskap, biologiske kabinetter og underventilerte benker). Intensjonene må realiseres i 2008. UiB har i 2007 fått på plass rammeavtaler for personlig verneutstyr og medisinske undersøkelseshansker. Individuelle helseundersøkelser ved arbeid med særlig risiko forutsetter at man har en egnet metode (for eksempel blodprøver) for å avdekke risiko. Ved UiB får primært ansatte og mastergradsstudenter som arbeider med allergifremkallende forsøksdyr, asbest eller helseskadelig støy tilbud om slike undersøkelser. Det blir også gjennomført vaksinasjon ved risiko for tetanus og hepatitt. I alt 151 individer var til helseundersøkelse eller ble vaksinert i 2007. Det er også gjennomført en lang rekke befaringer, og disse blir fulgt opp med praktiske råd og forslag til tiltak. Uten egnet metode presiserer tilsynsmyndighetene at helseundersøkelser kan medføre falsk trygghet, og at andre strategier (informasjon, risikovurdering, praktiske tiltak) derfor skal prioriteres. Rosenborgsaken ved NTNU har så langt ikke utløst full kartlegging ved UiB, men BHT har i 2007 assistert aktuelle fagmiljø ved Institutt for biomedisin og Kjemisk institutt med utarbeidelse av en avgrenset beskrivelse av aktuell eksponering ved UiB før oversendelse til den medisinske ekspertgruppen oppnevnt av Kunnskapsdepartementet. Ekspertgruppen har konstatert at eksponeringsforholdene ved UiB og UiO kan sammenlignes med dem som har utløst sak ved NTNU, men UiB er så langt ikke pålagt å gjennomføre kartlegging i stor skala. Rosenborgsaken var utgangspunkt for valg av tema for intern revisjon i 2007 (se 2.19). 10
En melding om mulig overhyppighet av kreft blant medarbeidere ved tidligere Institutt for anatomi og cellebiologi (IAC) er i 2007 håndtert i samarbeid med ledelsen ved Institutt for biomedisin. Data fra IAC ble av Kreftregisteret satt opp mot tall for forventet forekomst av kreft i en sammenlignbar normalpopulasjon. Resultatene viste at kreftforekomsten ved IAC var lavere enn forventet. BHT har, som en del av HMS-nettverket ved de norske universitetene, startet en prosess rettet mot å utarbeide en realiserbar universitetsmodell for utforming og vedlikehold av lovpålagte registre over arbeidstakere med ulike definerte eksponeringer (blant annet kreftfremkallende kjemikalier). Arbeidstilsynet er rådspurt og programvaren for Kjemikalieregisteret vil bli brukt som verktøy. EIA ved Kontor for drift har i 2007 satset ekstra på kursing innen utfordringene relatert til Legionella smitte og tatt nødvendige grep for å forhindre utbrudd av Legionellose i alle driftsområdene. Det igangsatte arbeidet med å utarbeide ny sentral retningslinje for feltarbeid og tokt i 2007 er et viktig arbeid for å fremme HMS for UiB ansatte og studenter under særlig risikofylt arbeid i inn- og utlandet. 2.16 Elektronisk kjemikalieregister Kjemikalieregisteret ved UiB skiftet programvare fra Chess til ECO Archive i 2007. ECO Archive ble valgt på grunn av større brukervennlighet og bruksområde, og dominerer i dag markedet blant norske universiteter og helseforetak. I ECO Archive oppdateres datablad kontinuerlig, og registeret gjør det mulig for enhetene å utforme lokale tilpasninger, samt selv vedlikeholde registeret. Programvaren kan inkluderes i innkjøps- og lagerrutiner, og har en modul for risikovurdering. Kjemikalieregisteret gjør det mulig å holde oversikt over ansatte og studenter som har blitt eksponert for blant annet kreftfremkallende kjemikalier. Kjemikalieregisteret plasseres dermed i en helhetlig sammenheng som spenner fra innkjøp til avhending. Enhetene selv drifter registeret, og lokal forankring og engasjement er absolutte forutsetninger for god bruk og vedlikehold av et kjemikalieregister med nødvendig kvalitet. BHT bidrar til opplæring. Det har i 2007 vært en betydelig utfordring å informere om programvaren og slik motivere enhetene til å prioritere eget arbeid med orden i kjemikaliene. 2.17 Strålevern Hovedinntrykket fra 2007 er at UiB har god oversikt over og kontroll med bruk av ulike strålekilder. Hovedoppfølgningen av strålevern ved UiB er den årlige kontrollrunden av vel 100 laboratorier, instrument- og lagerrom der arbeid med ioniserende og ikkeioniserende kilder foregår. Kontrollene inkluderer en gjennomgang av rutiner og dokumentasjon og en fysisk inspeksjon med kontrollmålinger. Det ble i 2007 lagt spesiell vekt på å verifisere systemer for registrering av forsøk, samt en oppdatering av UiBs sentrale oversikt over ikke-ioniserende kilder. Årsrapporten ble sendt Statens Strålevern innen fristen og krav om mindre tiltak i tilbakemeldingen fra Stålevernet er fulgt opp. Eksempler på andre tiltak i 2007 er: To enheter ved UiB har hatt tilsyn fra Statens Strålevern. Pålegg om utbedringer er gjennomført og godkjent. BHT har i 2007 forhandlet fram en permanent ordning for avhending av lavradioaktivt avfall (avfall under unntaksgrensene i Strålevernforskriften) ved BiR. 11
Avtalen sparer enhetene for vanskelig lagring og store utgifter. Alle rutiner for avhending av ioniserende strålekilder er oppdatert og tilgjengelige på HMSportalen Det er avholdt et tre-dagers kurs i strålevern for lokale strålevernkoordinatorer og medarbeidere som jobber regelmessig med ioniserende strålekilder. Kurset hadde 23 deltakere hvor alle bestod eksamen. Ny sentral retningslinje for strålevern er under utarbeidelse. En stor og viktig del av arbeidet for strålevernkoordinator er også knyttet opp til henvendelser fra enhetene med spørsmål om råd og hjelp. 2.18 Brannvern og beredskap Det er i 2007 avholdt et kurs i brannvernopplæring for bygg- og plassansvarlige med til sammen 55 deltakere. Målet med kurset var å gi nødvendig opplæring til deltakere i brannvernorganisasjonen ved UiB. Bygg- og plassansvarlige har oppgaver av brannforebyggende art samt oppgaver ved evakuering av bygget. Brannvernkurs avholdes etter behov. Det har også etter initiativ fra bruker vært avholdt brannvernmøte/opplæring for ansatte ved ulike enheter. Det er avholdt brannøvelser ved samtlige særskilte brannobjekt (27 bygg). Også en del bygg som ikke er særskilte brannobjekt har avholdt brannøvelser. Øvelsene er for det meste evakueringsøvelser. Brannvesenet har gjennomført tilsyn på alle særskilte brannobjekt (27 bygg) ved UiB. Hovedfokus på disse tilsynene har vært bruker og eier sitt system på intern kontroll. Driften ved EIA gjennomfører ettersyn/intern kontroll med alt brannteknisk utstyr minimum hvert kvartal. Brukerne skal gjennomføre ettersyn av rømningsveier og branndører hvert kvartal. UiB har hatt en brann i 2007. Grunnet sol gjennom en lupelampe ble plasten på en pcskjerm i et laboratorium i Allegaten 55 antent. EIA har fått rapport om totalt tre unødige utrykninger til UiB sine bygg hvorav to hadde årsak i arbeid på bygget og en grunnet matlaging uten ventilator. UiB har i juni 2007 hatt en beredskapsøvelse med utgangspunkt i brann på Bergen Museum og den sentrale beredskapsgruppen ble samlet. Beredskap har videre vært tema i ett av universitetsdirektørens ledermøter i november. 2.19 Ekstern og intern revisjon Statens strålevern har foretatt ekstern revisjon ved Institutt for biologi og Institutt for fysikk og teknologi i 2007. Tilsynet gav pålegg om utbedringer. Disse er gjennomført og godkjent. Tema for UiBs interne revisjon i 2007 var særlig risikofylt arbeid relatert til arbeid med kreftfremkallende kjemikalier ved Institutt for biologi og Institutt for biomedisin. Tilsynet ble gjennomført av Ernst & Young AS for UiB og det ble påpekt en del forbedringspunkter både på sentralt og lokalt nivå. Tilsynet følges opp med utgangspunkt i rapporten fra tilsynet og innspill fra de berørte enheter. 12
3. Rapporter for lokalt HMS-arbeid Alle institutt, sentre og avdelinger ved UiB rapporterer årlig om status for eget HMSarbeid. Alle enheter har levert HMS-rapport for 2007. Rapportene følges opp ved egen administrativ enhet og av Universitetsdirektøren i form av skriftlige tilbakemeldinger til fakultetene/avdelingene, og som blant annet bidrag og grunnlagsdata ved revisjoner, befaringer og lignende. Rapportene er viktige som grunnlagsdokument i strategi- og planarbeid ved UiB. Skjemaet for årsrapportering (Vedlegg 2) i form av en sjekkliste for avkryssing forutsetter egenevaluering opp mot en serie HMS-aktiviteter, hvor nytt for 2007 var flere spørsmål knyttet til ytre miljø og brannvern. Mål og måloppnåelse og planer for 2008 skal i tillegg beskrives i fritekst. En stor andel av enhetene signaliserer målrettet HMS-arbeid av høy kvalitet. Flere enheter har imidlertid ikke, som grunnlag for rapporten for 2007, foretatt internt tilsyn, det vil si hatt en gjennomgang og vurdering av enhetens rutiner og praktisering av disse, jamfør krav til internt tilsyn ved UiB. 3.1 Ledelse HMS er et tydelig lederansvar. Når det gjelder HMS-kompetansen til lederne er ikke alle enhetene helt i mål. Den nye Arbeidsmiljøloven stiller strengere krav til ledernes HMSkunnskaper. Denne opplæringsplikten er personlig og kan ikke delegeres. Rapportene for 2007 viser at HMS-arbeidet blir tilført ressurser og organisert på en stadig bedre måte. Der leder har oppnevnt HMS-koordinatorer og/eller HMS-utvalg skriver rapportene at disse er meget gode støttespillere for ledelsen i det lokale HMS-arbeidet. 3.2 Psykososiale og fysiske forhold i arbeidsmiljøet Et tydelig kriterium for suksess er at man har erfaringer fra tiltak som tidligere er gjennomført med positivt utfall. Dette gjelder spesielt HMS-møter med fokus på trivsel og samhandling. HMS-møter blir oppfattet som ressurskrevende, men enhetene melder om stort utbytte etter god gjennomføring. Rapportene viser at HMS-møteformen spenner vidt fra enhet til enhet. Uklare praktiske rutiner og sviktende informasjon kan medføre store utfordringer, og noen enheter bruker møtet til å avklare daglig samhandling eller gjensidig informasjon om oppgaver og forskningsaktiviteter. Andre enheter lager spesifikke opplegg rettet mot relasjoner, kommunikasjon og organisasjons- og kulturbygging for øvrig. UiB krever at enhetene gjennomfører et årlig HMS-møte rettet mot forhold som forutsetter samarbeid; mellommenneskelig samspill på en arbeidsplass, organisatoriske forhold og organisasjonskultur. HMS-møtet forutsetter planlegging, for eksempler basert på kartlegginger i arbeidsmiljøet, og oppfølgning av resultater gjennom lokal HMS-handlingsplan. Flere enheter sto som følge av organiseringsprosesser overfor betydelige utfordringer i 2007. Flere enheter har ikke gjennomført HMS-møte, HMS-runde, eller fått på plass HMShandlingsplan i 2007. De fleste begrunner dette med henvisning til pågående omstillingsarbeid. HMS-runde og lokal HMS-handlingsplan er imidlertid lovpålagte aktiviteter med referanse til Arbeidsmiljøloven og kan ha særlig stor betydning nettopp ved endrede rammebetingelser. 13
Som følge av omorganisering rapporteres det om usikkerhet knyttet til flytteprosesser, arbeidssted og arbeidsoppgaver, som balansert arbeidsfordeling og bemanningssituasjon. Flere enheter påpeker psykososialt arbeidsmiljø, oppfølging av ansatte og medarbeidersamtaler som en viktig prioritering/oppfølging, men kun svært få enheter rapporterer om konkrete erfaringer og videre planer om evaluering av omorganiseringsprosesser for å undersøke aspekter som trivsel, organisasjonstilhørighet, jobbengasjement, jobbkrav, kontroll, rolleklarhet og rollekonflikt. Fokus på medarbeidersamtaler i 2007 er langt klarere enn i 2006. De aller fleste enheter har gitt tilbud om medarbeidersamtaler for både teknisk/administrativt og vitenskapelig ansatte. Intensjoner for gjennomføring er nok den største utfordringen her. Enheter viser til oppgavens omfang og/eller ressursproblemer på grunn av andre store prosesser som omorganisering/ombygging. Flere enheter vil prioritere gjennomføring i 2008, og enkelte større enheter har planer om delegere gjennomføring av medarbeidersamtalene til lederne av forskningsgrupper. Innkjøpsrutinene til UiB følges i stor grad, og det rapporteres at HMS blir vurdert i stor grad ved nyanskaffelser, ombyggingsarbeider med mer. 3.3 Risikofylt arbeidsmiljø Flere enheter rapporterer om risikofylt arbeid. Dette er åpenbart enheter med utfordringer relatert til fysisk, kjemisk og biologisk arbeidsmiljø. Nødvendigheten av risikoreduserende tiltak er imidlertid til stede også ved andre enheter. Aktuelle eksempler er feltarbeid og tokt, men også arbeid i et kontormiljø (brannfare, ergonomiske utfordringer, bygningsmessige mangler, inneklimaproblemer). De aller fleste enhetene rapporterer at de ikke opplever at deres arbeid er særlig risikofylt. Risikovurdering er grunnleggende for alt systematisk HMS-arbeid, og skjerpet ved utførelse av arbeid som innebærer særlig risiko. Det er en generell erfaring at man, avhengig av kunnskap og vaner, under- eller overvurderer risiko relatert til egen arbeidssituasjon. Risikovurdering er et grep som bidrar til å objektivisere risiko og som dermed gir et grunnlag for å prioritere og iverksette hensiktsmessige tiltak. Selv om mange avdelinger har rutiner som avdekker eventuell risiko viser rapportene at dette arbeidsområdet må prioriteres. Når det gjelder brannvern gir enhetene svært varierende tilbakemeldinger. Enhetene er stort sett fornøyde med egen brannvernsansvarlige, og ettersyn av rømningsveier. Mange har imidlertid ikke gjennomført brannvernopplæring for enheten eller hatt brannøvelse for 2007. Her er det et stort potensial for forbedringer. Det rapporteres fra flere enheter om utfordringer knyttet til innføringen av kjemikalieregisteret ECO Archive. 3.4 Ytre miljø Nesten alle enhetene ved UiB praktiserer kildesortering av forbruksavfall og har iverksatt tiltak for å redusere sitt papirforbruk. Enkelte enheter etterlyser mulighet for ytterligere kildesortering. Svært få svarer positivt på spørsmålet om hvorvidt enhetene har rutiner for videokonferanser og telefonmøter. Forbedringspotensialet for å bedre UiBs miljøprofil er til stede. 14
4. Utfordringer og arbeidsmål Denne HMS-rapporten gir en lang rekke føringer for HMS-oppgaver ved UiB som må kanaliseres til lokal og sentral ledelse. Kontinuerlig forbedring og kvalitetssikring forutsetter at innspill blir registrert og fulgt opp. Det Matematisk-naturvitenskapelige fakultets HMSpris på 50.000,-, som for 2007 ble tildelt det Molekylærbiologisk institutt (MBI), er et svært godt eksempel på dette. MBI fikk HMS-prisen for blant annet god informasjon på engelsk, PhD-forum på internett og for at de har kuttet ned på utsendelser av e-post til ansatte ved å etablere en internettside der all informasjon blir lagt ut en gang i uken. Arrangementet i forbindelse med instituttets 10års-jubileum ble også trukket frem. De vitenskapelige ansatte gikk der sammen om å arrangere en åpen dag for skoleelever, med minisymposium og laboratorie-demonstrasjoner. Instituttet har spesielt utmerket seg med et prosjektregister som fra første dag blant annet skal sikre at formelle og praktiske HMS-elementer i et forskningsprosjekt kommer på plass. Tanken er at dette øker den umiddelbare og den langsiktige sikkerheten til prosjektmedarbeiderne. Det er helheten og det grundige arbeidet med HMS-arbeidet som er bygget opp over flere år ved instituttet som ble premiert. Intensjonen med prisen er å være til inspirasjon for videre arbeid, samt at den har overføringsverdi til andre enheter ved UiB. Ved gjennomgang av gjennomført HMS-arbeid ved UiB for 2007 synliggjøres viktigheten av forebyggende og systematisk HMS-arbeid. Dette betyr blant annet at arbeidsmiljøet må kartlegges. Det skal utarbeides risikovurderinger og planer for hvordan risiko kan reduseres og forhold bedres. Mange utfordringer og arbeidsmål som kommer fram i denne HMS-rapporten er allerede inkludert i UiBs HMS handlingsplan for 2006-2008, og dets tiltaksliste for 2008. Et utvalg, som illustrerer bredden av utfordringer i denne rapporten, kan nevnes her: Arbeidet med utvikling av gode rammer for systematisk HMS-arbeid må videreføres. For mange enheter mangler fortsatt grunnleggende elementer som HMS-runde, -møte og -handlingsplan. Den nye Arbeidsmiljøloven presiserer at leder skal tilføres kunnskap innen HMSfeltet. En viktig målsetting for UiB er at lederne skal ha god HMS-kompetanse. Etablere HMS-koordinatorer og/eller HMS-utvalg som gode støttespillere for ledelsen i det lokale HMS-arbeidet. Lokale HMS-koordinatorer innen miljøledelse ved fakultet/avdelinger må prioriteres i 2008. Den elektroniske HMS-håndboken ved UiB trenger en total oppgradering, Dette arbeidet må knyttes til arbeidet med UiBs nye ekstern-web og prioriteres sammen med UiBs HMS-portal. Et økende antall medarbeidere og studenter ved UiB er ikke norsktalende. Dette medfører store og konkrete utfordringer relatert til HMS-informasjon. UiB hadde flere store omorganiseringsprosser i 2007. Evaluering av nye organisasjonsprosesser må prioriteres i 2008. 15
Evaluering av prosesser knyttet til forberedelse og oppfølging av intern og ekstern revisjoner. UiBs rutiner for registrering og oppfølgning av avvik og uønskede hendelser fungerer ikke tilfredsstillende. Dette må vurderes som et ledd i arbeidet med kartlegging av kvalitetssystemer ved UiB. Arbeid med risikovurdering forutsetter et tilbud om veiledning for alle aktuelle enheter ved UiB og en arbeidsform som, i tillegg til nettverksbygging, inkluderer oppsøkende arbeid med individuell, problembasert læring. Implementering blir prioritert i 2008. Utarbeide ny sentral retningslinje for tokt- og feltarbeid som et godt overordnet rammeverk for lokale rutiner og tilpasninger. Det skal samtidig legges til rette for gode og tilgjengelige verktøy i form av hjelpemidler og referanser. Arbeidet ferdigstilles i 2008. Det er viktig å finne en god plattform med tanke på bruk av tid og ressurser for innføring og drift av kjemikalieregisteret ECO Archive. Ny retningslinje for strålevern, for alle typer strålekilder, og bruk av stråling er prioritert oppgave for 2008. Arbeids- og læringsmiljøproblemer i det gamle Odontologibygget har vært en hovedutfordring i 2007. Det er satt inn ekstraordinære midler og tiltak i påvente av nybygg. UiB må i 2008 nøye vurdere utviklingen i denne saken. Gjennomføringsgraden av brannvernopplæring og brannøvelser må forbedres i 2008. Miljøledelse må videreutvikles på en god måte gjennom forankring hos lokal ledelse. UiB må arbeide med ytterligere kildesortering. UiB må, lokalt og sentralt, legge til rette for og informere om tilgjengelige fasiliteter for videokonferanser og telefonmøter, og være en pådriver for økt bruk av dette framfor reiser. 16
5. Vedlegg Vedlegg 1. HMS-organisasjonskart UiB 2007. Vedlegg 2. Lokalt arbeid med helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved UiB 2007. Rapporteringsskjema. 17
Vedlegg 1. HMS-organisasjonskart ved UiB 2007 AMU LMU UHVO Universitetsstyret Rektor Universitetsdirektøren BHT EIA, PØA og andre stabsavdelinger HVO Fakultetsdirektør Avdelingsdirektør HMS-tilsyn Skal påse at arbeidsgiver ivaretar sitt HMS-ansvar. VO Instituttleder Seksjonsleder HMS-ansvar HMS er et lederansvar på alle nivå. Seksjoner, Grupper, Ansatte 18