Formler og fakta Sist redigert 18.12.2014 Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser Loven regulerer forhold knyttet til registrering og dokumentasjon av alle økonomiske transaksjoner i en virksomhet. Marianne Hamre Partner i BDO AS Bokføringsloven av 19.11.2004 nr. 73 trådte i kraft 1.1.2005, med senere endringer. Bokføringsforskriften av 1.12.2004 med senere endringer. Fra og med 1.1.2006 må alle bokføringspliktige forholde seg til bokføringslovens krav. Fakta Lov om bokføring av 19.11.2004 (bokføringsloven) trådte i kraft 1.1.2005, med ulike overgangsregler fram til 1.1.2006. Bokføring er en planmessig registrering av alle økonomiske transaksjoner i en virksomhet. Denne danner grunnlaget for oppstilling av resultat og balanse. Endringer og/eller forslag til endringer som gjelder for 2014: Oppbevaringstid for dokumentasjon: se egen omtale Endringer i bokføringsuttalelser: se egen omtale Endring i bokføringsstandarder: se egen omtale Endringer i god bokføringsskikk: se egen omtale Evaluering av bokføringsloven: Bokføringsstandardstyret har foretatt en gjennomgang av bokføringsregelverket for Finansdepartementet og avgitt 3 delrapporter, godkjenningsordning for kassesystemer, forslag til endringer i bokføringsloven og bokføringsforskriften og forskriftsedninger, forsikring, bank og finans. Frem til og med 2013 har det vært en del endringer som er vedtatt. NRS har startet et prosjekt for å se på mulige forenklinger av bokføringsreglene og ser et stort potensial for å redusere kostnader for næringsliv og offentlig forvaltning. Bokføringsloven er delt inn i 18 kapitler og under følger en kort gjennomgang av de viktigste kapitelene: Lovens virkeområde ( 1) Loven gjelder for enhver som har regnskapsplikt jf 2 Pliktig regnskapsrapportering ( 3) Med virkning fra 1. januar 2014 innføres det krav om føring av personalliste for serveringssteder, frisører og skjønnhetspleiere samt bilverksteder og bilpleiebransjen. Grunnleggende bokføringsprinsipper ( 4) Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: Regnskapssystem: Det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig
regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas. Fullstendighet: Alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. Ajourhold: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og den bokføringspliktige virksomhetens art og omfang tilsier. Dokumentasjon av bokførte opplysninger: Bokførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse. Sporbarhet: Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring: Dokumentasjon, bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet. Sikring: Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikres mot urettmessig endring, sletting eller tap. God bokføringsskikk: Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk. Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering ( 5,m.fl.) Bokføringsspesifikasjon (bilagsjournal, fakturajournal osv.) Kontospesifikasjon (hovedbok) Kundespesifikasjon (kundereskontro) Leverandørspesifikasjon (org.nr. på norske leverandører skal inn i reskontro på kjøp fra og med 1.1.2006) (leverandørreskontro) Spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet (virkelig verdi skal fremkomme i spesifikasjonen) Spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte (også forbrukerkjøp) Spesifikasjon av mva og lønnsoppgavepliktige ytelser for hver rapporteringspliktig periode (også inngående mva skal avstemmes i tillegg til totalavstemming utgående avgift mot grunnlag pr. konto) Sporbarhet ( 6) Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjonen via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummererte eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig. Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser 2 av 8
Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfellene det er nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte. Bokføring og ajourhold ( 7) Alle opplysninger som er nødvendige for å utarbeide spesifikasjon til pliktig regnskapsrapportering (ref 5) skal bokføres Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver 4. måned. Kontanttransaksjoner må registreres daglig Kontanttransaksjoner skal registreres daglig Bokføringsvaluta ( 8) Norske kroner Retting av bokførte opplysninger ( 9) Bokførte opplysninger kan ikke endres eller slettes etter fristene som fremkommer av 7. Rettelser må gjøres med ny, dokumentert postering Dokumentasjon av bokførte opplysninger ( 10) Bokførte opplysninger skal være dokumentert. Dokumentasjonen skal utstedes med et korrekt og fullstendig innhold og vise de bokførte opplysningenes berettigelse. Dokumentasjonen skal ikke endres etter utstedelse. Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, skal det være referanse fra primærdokumentet til øvrige dokumenter Dokumentasjonskrav til balansen ( 11) Ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Bestemmelsen gjelder tilsvarende for skattemessige verdier som ikke er dokumentert i øvrige ligningsoppgaver. Språk ( 12) norsk, svensk, dansk eller engelsk Oppbevaring ( 13) Som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes: årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning, spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i 5, eller bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen, nummererte brev fra revisor, avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning, Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser 3 av 8
korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte, prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 1 til 4 skal oppbevares i Norge i ti år (*) etter regnskapsårets slutt. Regnskapsmateriale som nevnt i første ledd nr. 5 til 8 skal oppbevares i Norge i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av regnskapsinformasjon til andre media hvis muligheten til å etterprøve pliktig regnskapsrapportering i regnskapsmaterialets oppbevaringstid ikke svekkes. Departementet kan i forskrift fastsette nærmere krav til oppbevaringsmedier. Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring. Regnskapsmaterialet skal kunne fremlegges for offentlig kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll. Regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Oppbevaringstiden for regnskapsdokumentasjon er vedtatt redusert til 5 år, men trer først i kraft når Kongen bestemmer Lovendringen om redusert oppbevaringstid for regnskapsdokumentasjon fra ti til fem år trådte formelt i kraft 1. februar 2014. Men fikk ingen reell betydning. Fra 1. juli 2014 det redusert oppbevaringstid for kulepunktene 1. og 4. oversikten under: 1. Årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og revisjonsberetning: 1. juli 2014 2. Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering: Utsatt inntil videre 3. Dokumentasjon av bokførte opplysninger (primærdok), kontrollspor og balansen: Utsatt inntil videre 4. Nummererte brev fra revisor : 1. juli 2014 Skattedirektoratet foreslår at følgende dokumentasjon skal ha mer enn 5 års oppbevaringstid: Dokumentasjon av balansen Kontospesifikasjon og kunde- og leverandørspesifikasjon (hovedbok og reskontro) Kjøpsdokumentasjon som gjelder inngående merverdiavgift som er påløpt i forbindelse med byggetiltaket i mval 9-1 (2) b dersom justeringsreglene for fast eiendom skal virke etter sin hensikt Banker skal oppbevare dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i kunde- og leverandørspesifikasjon i ti år. Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser 4 av 8
Bygge- og anleggsbransjen og verftsindustri skal oppbevare bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskap i fem år etter at prosjektet er ferdigstilt Kravet til 15 års oppbevaring for virksomheter som driver petroleumsutvinning og rørledningstransport Forskrift om bokføring, fastsatt av Finansdepartementer 1.12.2004 med senere endringer, senest 1.1.2014 Forskriften er delt inn i 9 kapitler og under følger en kort gjennomgang enkelte av kapitelene: Krav til innhold i salgsdokumenter Salgsdokument skal inneholde: Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen Angivelse av parter Art og omfang (beskrivelse av levert produkt/tjeneste) Tidspunkt og sted for levering Vederlag og betalingsforfall Mva (hver sats for seg grunnlag og avgift)(eventuelt omvendt avgiftsplikt) Språk: norsk, dansk, svensk eller engelsk Husk også at salgsdokumentet må inneholde selgers organisasjonsnummer med bokstavene MVA dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmanntallet. Reise og oppholdsutgifter Slike kostnader må dokumenteres med: Hvem utgiftene omfatter Formålet med reisen/hvilket arrangement man har deltatt i Bevertningsutgifter (med underdokumentasjon, regninger osv.) Kontantsalg Alt kontantsalg skal registreres fortløpende og daglig på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Visse unntak foreligger. Alt kontantsalg må dokumenteres ved daterte, nummererte summeringsstrimler (kassaruller) eller tilsvarende rapport. Det skal daglig kjøres ut nummererte summeringsstrimler (Z-rapporter) og daglig kontantsalg må avstemmes med daglig opptelling av kassabeholdningen. Korreksjonsposter skal dokumenteres med angivelse av beløp, årsak og antall korreksjoner. Tjenesteytende næringer Virksomheter som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal dokumentere utførte timer. Dokumentasjonskravet gjelder blant annet i bygge- og anleggsbransjen, advokater, Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser 5 av 8
regnskapsførere, revisorer mv. Kravet gjelder videre selv om det er avtalt fast honorar, for eksempel fast forretningsførerhonorar osv. Prosjektregnskap Virksomheter som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk skal dokumentere utførte timer, ref over. Beløpsgrensen for pliktig prosjektregnskap innen bygg- og anleggsvirksomhet er kr. 300.000,- ekskl. mva. Prosjektregnskapet skal inneholde følgende opplysninger: Oppdragsgivers navn og adresse, samt org.nr. Oppdragets art Oppdragets oppstart og opphør Alle direkte kostnader Alle inntekter Medgåtte timer Skal spesifiseres på: Lønnskostnader Materialkostnader Kostnader til underentreprenør Andre direkte kostnader Bokføringsvaluta Hovedregelen er at registrerte regnskapsopplysninger skal være i NOK. Dersom virksomhetens funksjonelle valuta er annet enn NOK, kan registreringen foretas i denne valutaen. Spesifikasjon av merverdiavgift og lønnsoppgavepliktige ytelser må gjøres i NOK til kursen på transaksjonstidspunktet. Særlig om bokføringsuttalelser Følgende endringer foreligger for 2014: GBS 5 Utstedelse av dokumentasjon av rabatter, markedsstøtte mv. Utvidet veiledning knyttet til tilfeller hvor kjøper har utstedt det opprinnelige salgsdokumentet. Dersom kjøper har utstedt salgsdokumentet som salgsinntektsreduksjonen knytter seg til, så kan kjøper også utstede dokumentasjonen av salgsinntektsreduksjonen. GBS 9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående merverdiavgift ved innførsel av varer samt dokumentasjons- og oppbevaringskrav Presisert i konklusjonsavsnittet at grunnlagsdokumenter til tolldeklarasjoner er oppbevaringspliktige GBS 10 Dokumentasjon av medgått tid Henvisninger til BFF 8-3-3 annet ledd om krav til timebestillingsdokumentasjon i frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, samt SKDs uttalelse av 15.09.10 om dokumentasjon av medgått tid i billakkeringsverksteder. Utvidet veiledning knyttet til hva som anses som interne administrative oppgaver. Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser 6 av 8
Ubetydelighetsgrensen for omfanget av tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, men hvor det ikke er krav til dokumentasjon av intern tid, er justert til 10 % av den totale arbeidstiden for den enkelte ansatte. GBS 13 Forskuddsfakturering Tatt inn veiledning knyttet til adgangen til forskuddsfakturering av adgang til museer, gallerier, fornøyelsesparker og opplevelsessentre eller rett til å overvære idrettsarrangementer Omtale av periodisering av mva ved fremdatering av salgsdokumenter for forskuddsfakturert utleie av fast eiendom. Særlig om bokføringsstandarder Følgende endringer foreligger for 2014: NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale De utvidede kravene til sikkerhetskopiering etter BFF 7-2 er tatt inn, med veiledning til hvor ofte sikkerhetskopieringen bør gjennomføres Dokumentasjonen av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperiode skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt uthevet skrift da dette er et absolutt krav Oppdatert aktuelle henvisninger NBS 2 Kontrollsporet Presisering av at prosjektkoder i bygge- og anleggsvirksomhet er blant de bokførte opplysningene som skal holdes elektronisk tilgjengelige for hver enkelt transaksjon og disposisjon Oppdatert aktuelle henvisninger NBS 4 - Elektronisk fakturering Ved formidlingssalg hvor det benyttes elektronisk fakturering må formidleren som utsteder salgsdokumentet følge kravene i standarden Salgsdokumenter som utstedes elektronisk skal utstedes i et filformat som ikke enkelt lar seg redigere i allment kjent sluttbrukerverktøy for tekstbehandling, regneark, epost mv uten at endringen fremgår direkte av salgsdokumentet. Salgsdokumentet skal uoppfordret oversendes til kjøper, med mindre annet følger av lov, forskrift eller avtale mellom partene. NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer Oppdatert aktuelle henvisninger Særlig om Uttaleserne om god bokføringsskikk: Følgende GBS er er opphevet GBS 3 - Dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av automater GBS 4 Utarbeidelse av spesifikasjoner GBS 11 Salg til ledende ansatte GBS 12 Bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjoner GBS er som er oppdatert Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser 7 av 8
GBS 2 - Kjøreskolers plikt til å ha kassaapparat og timebestillingssystem GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler GBS 7 Utstedelse av salgsdokumentasjon royalty til forfattere GBS 8 Bokføring av innbytte GBS 15 Oppbevaring av pliktig regnskapsrapportering gjennom rapportering i Altinn. Dette dokumentet er hentet fra lederkilden.no Din guide til EFFEKTIV styring og utvikling av bedriften. Ekspertene gir deg veiledning, inspirasjon og praktiske verktøy for å LYKKES. Daglig ledelse Eierendringer Selskapsetablering og kapitalendringer Strategi og virksomhetsutvikling Styrearbeid Økonomi og rapportering www.lederkilden.no - Utgiver: Nettopp Media AS - Tlf: 4000 2886 - E-post: kontakt@lederkilden.no Om bokføringsloven og tilhørende forskrifter, standarder og uttalelser 8 av 8