STJØRDAL KOMMUNE Utvalg: Møtested: Arbeidsmiljøutvalget Halsen, Rådhuset Møteprotokoll Møtedato: 07.03.2016 Tidspunkt: 12:00-13:00 Fra sak: PS 4/16 Til sak: PS 5/16 Følgende faste medlemmer møtte: Navn Rep. Navn Rep. Karin Aune Berg Linn Christin Pedersborg Kari Linseth Øfsti Hilde Merete Øia Kjell Fosse Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Rep. Navn Rep. Rune Hyldmo Hans Frederik Selvaag Tore Rømo Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Rep. Turid Aas Tore Rømo Janne Kristin Vik Karlsen Rune Hyldmo Møtet ble ledet av: Karin Aune Berg Av medlemmer/varamedlemmer møtte 7 av 8
Merknader: Orientering av Værnesregionen Barnevernstjenesten ved leder Gunnbjørg Baar og verneombud Hanne Aunan om ROS rapport. AMU ber om at det blir lagt frem en sak over tiltak som er nevnt i ROS analysen i siste møte før sommerferien. ROS rapporten legges frem i Politisk nemd. Fra BHT møtte Monica Varem Pettersen.
Saksliste for Arbeidsmiljøutvalget i møte 07.03.2016 Innhold U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Saker til behandling PS 4/16 Etat Teknisk drift- enhet eiendom- vedlikeholdsplan 2016-2019 2016/695 PS 5/16 Faste saker: Nytt fra hovedverneombudet: Årsrapport Nytt fra BHT Status sykefravær Drøfting: Hvordan fungerer AMU? Roller? Orientering: Avvikssystemet. Godkjenning av protokoll Faste saker : Nytt fra hovedverneombudet : Årsrapporten vil bli lagt frem som egen sak til neste møte i AMU. Nytt fra BHT : BHT har jobbet med følgende saker Individuelle oppfølgning, bistått med Ros analyse, vernerunder, HMS forum, helseoppfølgning, noen dialogmøter. Status sykefravær: Årsrapport på sykefravær : Rådmann/org. enhet, VR og etat teknisk drift har isolert sett hatt størst økning i sykefraværet fra utgangen 2014 til utgangen av 2015. For etat oppvekst har det vært en marginal økning i 2015 og for etat omsorg har man sett en gledelig reduksjon i sykefraværet i 2015. Drøfting : Orientering : Hvordan fungerer AMU? Roller? Behandling utsatt til neste møte i AMU. Avvikssystemet Behandling utsatt til neste møte i AMU.
Saker til behandling PS 4/16 Etat Teknisk drift- enhet eiendom- vedlikeholdsplan 2016-2019 Innstilling i Arbeidsmiljøutvalget - 07.03.2016 1. AMU gir sin tilslutning til den fremlagte vedlikeholdsplan 2016-2019 etat teknisk drift enhet eiendom. 2. AMU tilrår at det for økonomiplan 2017-2020 søkes innarbeid økt økonomisk ramme for ENØK og ekstraord. Rep. Bygg fra 1,4 mill.kr til 2,4 mill. kr. pr. år. Uttalelse i Arbeidsmiljøutvalget - 07.03.2016 AMU fremmet følgende forslag: 1. AMU gir sin tilslutning til den fremlagte vedlikeholdsplan 2016-2019 etat teknisk drift enhet eiendom. 2. AMU tilrår at det for økonomiplan 2017-2020 søkes innarbeid økt økonomisk ramme for ENØK og ekstraord. Rep. Bygg fra 1,4 mill.kr til 2,4 mill. kr. pr. år. AMU sitt forslag til innstilling enstemmig vedtatt. Rådmannens forslag til vedtak/innstilling: 1. Formannskapet tar vedlikeholds- og ENØK-plan for 2016-2019 til orientering 2. I økonomiplan for 2017-2020 søkes det innarbeidet økt økonomisk ramme for ENØK og ekstraord.rep Bygg fra 1,4 mill.kr til 2,4 mill. kr pr. år, jfr. vurderingsavsnittet. Vedlegg: 1. Vedlikeholdsplan 2016-2019 2. ENØK-plan 2016 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): PS 2010/325-1 Formannskapet, vedlikeholdsplan kommunale bygg 2011 PS 2011/596-2 Formannskapet, vedlikeholdsplan kommunale bygg 2012 PS 2013/1523-1 Formannskapet, Etat teknisk drift- enhet eiendom -vedlikeholdsplan 2013-2017 PS 2015/1523-2 Formannskapet, Etat teknisk drift- enhet eiendom- vedlikeholdsplan 2015-2017 Saksopplysninger Fra og med 1. juli 2010 ble det lovpålagt/hjemlet i energiloven at alle boliger og yrkesbygg over 1000 kvadratmeter skal ha en gyldig energiattest. Høsten 2014 ble det gjennomført energimerking av alle kommunens bygg over 1000 m2. Energimerkingen ble gjennomført i energisimuleringsverktøyet SIMIEN. Programmet utfører simuleringer av energitilstanden i formålsbygget. Bruksområdet er evaluering mot byggeforskrifter, energimerking, beregning av energibehov, validering av inneklima og dimensjonering av oppvarmingsanlegg, ventilasjonsanlegg og romkjøling. Ved hjelp av dette verktøyet har det vært mulig å identifisere
bygg- og enøktiltak i kommunes bygg. I denne sammenheng har det blitt utarbeidet en mer omfattende og detaljert vedlikeholdsplan basert på både bygnings- og energiøkonomiseringstiltak. Energiøkonomisering- definisjon Begrepet energiøkonomisering henviser til de økonomisk lønnsomme tiltakene som kan utføres ved å redusere energiforbruket samtidig som ytelsene opprettholdes. Energiøkonomisering er en god måte å nyttiggjøre energi på en bærekraftig måte. Det er miljømessig bærekraftig ved å redusere karbonutslipp og økonomisk bærekraftig ved å redusere energikostnader uten å påvirke systemytelser negativt ENØK-tiltak kan grovt sett deles inn i fire kategorier: 1. Bygningsmessige tiltak (etter isolering, utskift av vinduer/dører, etc.) 2. Tiltak på tekniske installasjoner (varmegjenvinning, behovsstyring/automatikk, varmepumpe, etc.) 3. Tiltak i driftsrutiner (etablering av energioppfølgingssystem, energiledelse, etc.) 4. Konvertering av energikilde Målet med vedlikeholdsplanen er å optimalisere driften av tekniske anlegg og gi en større kontinuitet for bygg-vedlikehold for alle kommunens formålsbygg. For eldre tekniske anlegg med dårlig styring, slitasje og lave virkningsgrader kan det være svært gunstig og eller absolutt nødvendig med en oppgradering av byggenes styre- og komponentsystem. Drift av bygninger, og særlig de tekniske anleggene, har blitt stadig mer krevende. Kravene som stilles til driftspersonell, som effektivitet og teknisk kompetanse er skjerpet. Likeledes er også kvaliteten på bygningskropp og tekniske anlegg betydelig bedret de senere årene for å kunne tilfredsstille stadig skjerpede krav til inneklima, miljøbelastning og energibruk. Dette er en prioritert oppgave i årene fremover. Enhet Eiendom har igjennom energioppfølgningssystemet (EOS- loggen) fått en oversikt over energibruken i kommunal eiendomsmasse. Ved anlegg som også har SD-anlegg har det vist seg at den daglige driften blir lettere å styre og overvåke de tekniske anleggene. Noen av anleggene er også tilknyttet Stjørdal kommunes intranett. Disse SD- anleggene gir både driftspersonell, øvrig personell og brukere fri tilgang til de tekniske anleggene fra et hvilket som helst intranett. Dette gir en bedre oversikt over den aktuelle driftssituasjonen. Det legges nå opp til oppgradering av styringsanlegg for alle tekniske anlegg som ikke kan overvåkes og styres av SD-anlegg tilknyttet intranettet. Gjennom EOS-loggen og SD-styringen har man nå fått en bedre oversikt over kvaliteten ved driften av formålsbyggene. Gjennom dette er det identifisert hvilke behov for oppgradering/ renovering byggene trenger både bygg- og energiteknisk. I vedlikeholdsplanen for 2016-2019 er formålet å gjennomføre flere investeringer for oppgraderinger og effektivisering. Tiltak i årets vedlikeholdsplan er derfor svært tiltrengt. På sikt vil tiltakene kunne bidra til å redusere de årlige driftskostnadene slik at investeringene gir økonomisk avkastning. I ENØK-plan 2015 (se vedlegg) er det listet opp en rekke enøktiltak, flere av disse tiltakene ansees som svært gunstige investeringer. Hvert år utarbeides det detaljert tiltaksplan. Denne ivaretar langtidsplanlagte oppgaver. Alle enkelttiltak vurderes ut fra budsjettrammer, alvorlighetsgrad og hvordan de kan koordineres med andre tiltak som er planlagt på forvaltningsenheten.
For å kunne utarbeide en langsiktig vedlikeholdsplan og strategi, er det nødvendig med oppdaterte tilstandsanalyser og totalvurderinger av alle kommunale bygg. Det er laget en framdriftsplan planhjulet`` som beskriver planprosessen gjennom året. Dette illustreres på side 5 i vedlikeholdsplanen. I 2014 ble det internt vektlagt en større kartlegging av enøk tiltak, som vil gi avkastning på sikt. Mange av disse tiltakene ble gjennomført i 2015, men vil fortsette i 2016. Planhjulet forteller også en videre fremdriftsplan av prosessen med kartlegging. På bygningsmessige siden er store omfattende tiltak gjennomført i 2015, og det vil fortsette i 2016, det resterende er registrert inn i dataprogramvaren Incit Xpand. Disse blir suksessivt tatt med i de årlige tiltaksplanene. Vurdering Enhet Eiendom har nå rullert på vedlikeholdsplanen som ble utarbeidet i 2015 og ser til stadighet nye oppgaver som avdekkes. Denne er nå laget for 3 år, gjeldene fra og med 2016 til 2019. Planen er rullert etter nye befaringer, og nære samtaler med driftsansvarlig på de forskjellige utarbeidet etter tilstandsregistrering gjennomført i 2014/15 av hvert enkelt bygg som kommunen eier. Ved svømmehallen er det registrert så omfattende mangler at det er nødvendig med nærmere utredelser og vurdering av videre levetid, Jfr. Sak PS 2013/1523-1. Det er gjort noen mindre tiltak for Stjørdal svømmehall i 2014/15, men her vil det ikke bli foretatt noen større investeringer før endelig avklaring er på plass. I planene for byggingen av et nytt storkjøkken er det foreslått samlokalisering sammen med Fides AS sitt nye bygg, jfr. F- sak 18/15. Saken er utsatt og eksisterende storkjøkken er fortsatt i drift. Det er viktig at prosessen med etablering av nytt kjøkken fortsatt gis høy prioritet. Økonomisk oppsummering Enhet eiendom har for 2016 satt av kr. 11 214 000,- til vedlikehold og drift, reparasjoner og materialer (art 1230, 1240 og 1250). Dette gir planlagte driftsmidler per m2 på 67,7. Hvis vi sammenligner med vedlikeholdsplanen fra 2009, så har Stjørdal kommune økt sin eiendomsmasse med ca. 37500 m2, men økningen av driftsmidler har ikke økt i samme takt. Dette har medført at vi har fortsatt mindre driftsmidler pr kvadratmeter siden 2009. 2009 2015 2016 Bruttoareal m2 123488 149431 160931 Totalt budsjett 8 484 000 9 217 000 11 214 000 Drift- og vedlikeholdsmidler 68,7 61,7 69,7 I den vedlagte vedlikeholdsplanen 2016-2018 viser de estimerte kostnadene for vedlikeholdstiltak i 2016 en samlet sum på kr 8 800 000, - Dette er høyere enn det som har vært avsatt til rene vedlikeholdstiltak de siste årene og ca. 3 millioner kroner over det budsjettet erfaringsmessig tillater. Gapet mellom spesifisert nødvendig vedlikehold og faktisk utført vedlikehold indikerer en negativ utvikling i standarden på bygningsmassen. I henhold til Stjørdal kommunes vedlikeholdsplan for kommunale bygg i 2010 vises det til at Forum for offentlige bygg og eiendommer (FOBE) har kartlagt kommunenes utgifter til vedlikehold av sine bygninger. Ut i fra disse rapportene kan det legges til grunn at normtall for vedlikehold av kommunale bygninger bør ligge i området 100-140 kr pr. m2. Dette viser Stjørdal kommune må øke sine driftsmidler til vedlikehold for å kunne opprettholde bygningens standard i henhold til normtall fra FOBE.
Konsekvensene av og å ikke øke tilførsel av midler til drift og vedlikehold av bygningsmassen vil være økt etterslep på vedlikehold, større behov for investeringer i nybygg og manglende økonomisk evne til å følge opp lovpålegg.ps 5/16 Godkjenning av protokoll Vedtak i Arbeidsmiljøutvalget - 07.03.2016 Protokollen godkjent