1 Kvikk guide Nettbank Bedrift
Hovedfunksjoner i Nettbank Bedrift - kontoinformasjon - enkeltutbetalinger inn- og utland - kreditorregister inn- og utland - lønns- og betalingslistefunksjon - transaskjonshistorikk og betalingshistorikk i 17 mnd. - rapportering av konsernkontosaldo og bankavstemming - integrasjon med regnskaps-/lønnssystem - filoverføring - arkivsøk Tilgang til tjenester og konti vil være avhengig av hvilke tilganger pålogget bruker har. Logge på Nettbank Bedrift Gå til bankens hjemmeside og fliken næringsliv og og velg Logg inn på venstre side. 2. Klikk på knappen Logg inn nettbank bedrift : 3. Velg Bedriftskunde og BankID. Legg inn fødselsnummer og trykk Gå videre. 4. Legg inn sikkerhetskode fra BankID og ditt personlige passord. Trykk deretter OK. Brukerstøtte: Bankens brukerstøtte for Nettbank Bedrift kan nåes på telefon 61 21 80 00 Du kan også bruke e-post: bankpost@s1g.no Nye avtaler/endring av eksisterende: Henvendelser til banken om endringer i avtaler - eller nye avtaler - rettes til bedriftens saksbehandler i banken. 2
Hovedmenyer Kontoinformasjon Viser informasjon om bedriftens konti. Oversikten viser de konti du har adgang til i henhold til bedriftens avtale med banken, og de rettigheter du er gitt i sikkerhetssystemet. Se nederst på siden for mer informasjon. Betalinger Her registrerer du utbetalinger og viser registrerte utbetalinger, forfallsregister, utførte utbetalinger og ikke utførte utbetalinger. Du kan også registrere lønnslister, betalingslister og faste betalinger. Filoverføring Her sender og mottar du filer fra banken. I tillegg er det et filarkiv hvor du kan søke etter filer og hente filer hvis du mangler noe. For mer informasjon om oppsett av dette ta kontakt med banken eller be om egen brukerveiledning. Info fra bank Her får du informasjon om valutakurser, eventuelle meldinger fra bank, og informasjon om faktura for bruk av Nettbank bedrift Postkasse Inneholder innboks og søk i arkiv. I innboksen finnes alle meldinger som sendes fra banken gjennom postkassen. Dette er meldinger som: innbetalingsmeldinger, kontoutskrifter, årsoppgaver m.m. I arkivet er det mulig å søke opp kontoutskrifter, årsoppgaver, renteoppgaver osv. Administrasjon Under denne hovedmenyen kan man registrere og vedlikeholde leverandører innland og utland. Her finner man også administrasjon av filstier mm. Man har også mulighet for personalisering, f.eks. kan man legge opp faste konti for betaling av innland/utland og lønn, betalingstype mm. Her settes også sorteringsrekkefølgen av kontiene opp, valg av antall linjer som skal vises osv. Man kan også lage egne kontogrupper f.eks. brukskonti, sparekonti osv. For mer informasjon om bruken av de ulike kommandoene - se? for hjelp. Kontoinformasjon Denne menyen har flere undermenyer. Oversikt konti: Viser de kontiene pålogget bruker har tilgang til. Tabellen viser bokført og disponibel saldo. Fra denne menyen finner man også transaksjonsoversikt og likviditetsoversikt. Se symboler under tabellen eller? for mer informasjon om dette. Utskrift av transkaksjonsoversikter: Ved å trykke på utskriftssymbolet i nettleseren - skriver man ut tabellen som en har på skjermen. Husk at en må foreta søk for å finne ønsket periode e.l. Kontostruktur: Viser de kontiene pålogget bruker har tilgang til. Denne tabellen vil også vise konsernkontosystem (KKS). For å finne underkonti i KKS, trykker en på +tegnet foran hver hovedkonto. TIPS! Husk å bruke tilbake pilene i programmet når du skal manøvrere deg tilbake fra en side. Hvis ikke vil du kunne oppleve å få systemfeil eller bli kastet ut av programmet. Ikonet genererer en PDF rapport av feks. transaksjonsoversikt eller du kan få en kvittering på utførte betalinger. Ikonet genererer fil som kan eksporteres til Excel for behandling eller utskrift. 3
Kontoinformasjon forts. Bankavstemming: Skjermbildet gir deg mulighet for å bestille en bankavstemmingsfil. Nettbank Bedrift samler kontoinformasjon for en valgt periode, og legger dette i en fil i filarkivet. Filen er på et format som kan leses av de fleste bankavstemmingsprogrammer. Etter at filen er produsert, hentes denne i filarkivet Innkommende betalinger: Skjermbildet gir deg mulighet for å søke på innkommende betalinger uten kid. Likviditetshistorikk: Skjermbildet brukes for å danne en grafisk fremstilling av likviditetsutviklingen. Kundeengasjement: Gir en oversikt over bedriftens totaler, norske konti, valutakonti, garantiansvar, remburser og valutakontrakter. Betalinger Utbetaling innland 1. Velg konto fra listen i fra kontofeltet. 2. Legg inn beløp. 3. Registrer forfallsdato - denne kan enten registreres direkte i feltet, eller velges fra ikonet til høyre. 4. Velg betalingstype fra listen. 5. Leverandørnummer (valgfritt). 6. Til konto - her legger man inn kontonummer til mottaker. Hvis det er registrert fra før, kan en skrive inn kontonummeret (eller deler av det) og trykke på ikonet til høyre for feltet for å søke i mottakerregisteret. 7. KID/Melding - legg inn riktig KID eller melding. For overføring mellom egne kontier, velg kontoregulering. 8. Internt notat - her kan man legge inn informasjon om betalingen til eget bruk - følger ikke med betalingen. 9. Navn (evt. adresse). Dette feltet er også søkbart, tilsvarende kontonummerfeltet. 10. Trykk på registrer-knappen nederst i bildet. Opprett som ny leverandør: Ved avkryssing i dette feltet blir mottakeren lagret i leverandørregister og vil kunne søkes fram ved senere betalinger til samme mottaker. Registrer og godkjenn samtidig. Se grønt info-felt nederst på siden. VIKTIG! Alle betalinger blir registrert, men ikke lagt inn i forfallsregisteret! Alle betalinger må godkjennes under menyvalget Registrerte utbetalinger hvor man velger de betalingene man vil godkjenne (eller Merk alle ) - og trykker Godkjenn. Registrer og godkjenn samtidig. Ved å hake av for Registrer og godkjenn i bildene utbetaling innland og utbetaling utland vil transaksjonen bli godkjent samtidig som den blir registrert, slik at brukeren slipper å godkjenne fra Registrerte utbetalinger. 4
Betalinger forts. Utbetaling utland Samme fremgangsmåte som innland. Det er imidlertid SVÆRT VIKTIG at en fyller ut feltene korrekt. Bla. må betalinger til Europa inneholde IBAN kontonummer og BIC/SWIFT-adresse - hvis ikke blir de avvist. Funksjonen? gir mer informasjon. Du kan også kontakte banken for å få en egen brukerveiledning eller får hjelp av vårt kundesenter. Lønnsliste-kommandoen Skjembildet brukes for å registrere og vedlikeholde lønnslister. Slik oppretter du en lønnsliste: 1. Angi navn på lønnsliste. 2. Klikk OK. Lønnslistenavn vil da legge seg i Oversikt over lønnslister med ingen lønnsmottakere. 3. Klikk på ikonet Hent lønnsliste. Kommer da i skjembildet Lønnsliste detalj. 4. Angi lønnsmottakernavn, til konto og beløp. 5. Klikk Lagre lønnsliste. 6. Velg belastningskonto og trykk Utfør lønnsbetaling for å lage lønninger. Merk: Hvis du utbetaler lønn samme dag som den skal være på mottakers konto, må utbetalingen være godkjent før kl 13.00. Registrerte utbetalinger Denne funksjonen brukes til å godkjenne registrerte betalinger. Her godkjennes alle typer betalinger: - Utbetaling innland - Utbetaling utland - Lønnslister og betalingslister - Importerte filer fra regnskaps- og lønnsprogram. Merk de betalingene som skal godkjennes i ruten til høyre for KID/Meldingsfeltet. Der er det også en knapp for å merke alle betalingene. Det er også mulig å fjerne/endre betalinger fra dette bildet. Ved å hake av for Vis/skjul utvidet søk har man mulighet til å søke på mottakers navn (fritekst), beløp, valuta og til kontonummer. Forfallsregister Skjermbildet viser betalinger som ligger på forfallsregisteret i påvente av forfall. Disse er godkjent og vil gå til utbetaling på forfallsdato (under forutsetning av dekning). Det er mulig å oppheve godkjenningen, slette/endre betalingen fram til forfall. Det er også mulig å prioritere betalinger som forfaller samme dag. Se også behandlingstidspunkter på s. 6 for mer informasjon. Benytt søkebildet for å finne betalinger i forfallsregisteret. Detaljer om dette er å finne under?. 5
Betalinger forts. Utførte betalinger Skjermbildet viser betalinger som er utført/betalt. Her kan du finne kvittering på betalinger så langt som 17 måneder tilbake. Benytt søkebildet. Ved å hake av for Vis/skjul utvidet søk har man mulighet til å søke på mottakers navn (fritekst), beløp, valuta og til kontonummer. Ønsker du å skrive ut kvitteringslister eller enkeltkvitteringer gjøres dette fra dette bildet. Du kan også velge mellom norsk og engelsk bilag. Ikke utførte betalinger Skjermbildet viser betalinger som ikke er utført. Dette kan ha ulike årsaker, som for eksempel feil i KID eller manglende dekning på konto. Dersom man trykker på i knappen vil man få opp detaljer for betalingen, og det gis dermed mulighet til å korrigere betalingen. Faste betalinger Denne funksjonen kan brukes til å opprette faste betalinger, feks. om betalinger som skal gå månedlig. Betalingene vil legge seg under registrerte utbetalinger for godkjenning. Betalingslister Skjermbildet brukes for å registrere og vedlikeholde betalingslister. Bruker kan lage ny eller endre på betalingslister med belastningskonto hvor bruker har innsynsrett. Viktige behandlingstidspunkter For utbetalinger innland må utbetaling være registrert, sendt (ved remittering) og godkjent før følgende tidspunkter for at de skal bli behandlet: - kl 22.00 dagen før forfallsdato - kl 11.30 og 13.00 på forfallsdato Fredager eller dag før helligdag blir det ingen forfallsbehandling kl. 22.00, denne går søndag eller dagen før neste hverdag. Merk: Kontoregulering mellom konti i egen bank med forfall samme dag blir utført umiddelbart. Det vil si etter at du har godkjent betalingen under Registrerte utbetalinger. For utbetaling utland må betalinger være registrert og godkjent før kl 14.00 for behandling samme dag (siste tidspunkt i helgene er kl 14.00 på fredag). Normalt vil det ikke være mulig å stoppe eller endre oppdrag som er innsendt med dagens dato gjennom Nettbank Bedrift. Dersom en slik situasjon oppstår må banken kontaktes. 6