Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 03.01.2011 Rammeavtale om oversettelsestjenester (norsk/engelsk og engelsk/norsk) Konkurransegrunnlag Kjøp etter forskriftens del I Sak (201100062) 1
Innholdsfortegnelse 1 Konkurransegrunnlag... 3 1.1 Om oppdragsgiveren... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av bistanden... 4 2.1 Bistanden... 4 2.2 Omfang... 4 2.3 Annet... 4 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Tentativ fremdriftsplan... 5 3.5 Kostnader... 5 3.6 Retur av tilbud... 5 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Vedståelsesfrist... 6 3.11 Tilbudets utforming... 6 3.12 Innlevering av tilbud... 6 3.13 Åpning... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 7 4.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 5 Tildelingskriterier... 7 6 Vedleggsoversikt... 8
1 Konkurransegrunnlag 1.1 Om oppdragsgiveren Oppdragsgiver og generell adresse for denne anskaffelsen er: (KD) Akersgt. 44 Postboks 8119 Dep. 0032 OSLO Rammeavtalen skal gjelde for to avdelinger i departementet barnehageavdelingen og opplæringsavdelingen. Barnehageavdelingen dekker tidsperioden før barna begynner på grunnskolen. Opplæringsavdelingen dekker tidsperioden for det trettenårige skoleløpet, dvs. grunnopplæringen bestående av grunnskole (1. til 10. årstrinn) og videregående opplæring. I tillegg omfattes også skolefritidsordningen og folkehøyskolene. 1.2 Generelt om avtalen Rammeavtalen skal gjelde oversettelsestjenester innenfor barnehageavdelingens og opplæringsavdelingens arbeidsområder. Behovet er primært oversettelser fra norsk til engelsk, unntaksvis også fra engelsk til norsk. Oversettelsene kan rette seg bl.a. mot samfunnsfag, jus, forskning, rapporter, regelverk, korrespondanse, statistikk, analyser og evalueringer. Anskaffelsen gjøres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del I, jfr FOA 2-1 (1) og 3-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Anskaffelse etter forskriftens del I. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter m.v., kan bli avvist. Vi oppfordrer derfor til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlaget skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtalen som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag Kontraktsgrunnlaget i denne saken er statens standardavtale for konsulentbistand med følgende bilag: o Bilag 1 beskrivelse av bistanden o Bilag 2 prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 3 administrative bestemmelser o Bilag 4 samlet pris og prisbestemmelser
o Bilag 5 endringer i den generelle avtaleteksten Leverandøren skal fylle ut bilag 2, 3 og 4. 2 Beskrivelse av bistanden 2.1 Bistanden Bistanden vil hovedsakelig gjelde oversettelse av ulike tekster fra norsk, både bokmål og nynorsk, til engelsk. Tekstene vil i det vesentlige være på de områdene som KDs barnehageavdeling og opplæringsavdeling arbeider med, se pkt. 1.1. Det kan - i begrenset utstrekning - også bli aktuelt med oversettelse av kompliserte tekster fra engelsk til norsk. Leverandørene må kunne bekrefte ordrene og angi leveringstid (pr. faks eller e-post) kort tid etter at de enkelte oppdragene er avtalt. Noen av sakene kan være utpregede hastesaker, og det er viktig at oversettelsen i disse tilfellene kan gå hurtig. For de fleste oppdragenes vedkommende er det imidlertid krav om levering innen rimelig tid. Fordi noen av dokumentene som skal oversettes kan inneholde personsensitive opplysninger og/eller taushetsbelagt informasjon, må det stilles krav til sikker dokumentbehandling hos leverandøren. Leverandøren må gjøre rede for hvordan personvernaspektet og sikker dokumentbehandling vil bli ivaretatt både i kommunikasjonen mellom KD og leverandøren og mellom leverandøren og eventuelle underleverandører. Videre må det gjøres rede for hvordan leverandøren vil sikre en forsvarlig oppbevaring, lagring og destruksjon av dokumenter med personsensitive opplysninger. For nærmere beskrivelse av bistanden, se bilag 1 til kontrakten. 2.2 Omfang Avtalen vil ha en varighet på ett 1 år fra kontraktssignering. Oppdragsgiveren har rett til å forlenge kontrakten med ett - 1 - år med de samme betingelsene. Total mulig kontraktslengde blir således to 2 - år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest en måned før avtalens utløp. Rammeavtalens økonomiske ramme er kr. 200.000,- ekskl. mva. pr. år. 2.3 Annet Det skal tilbys minimum to oversettere til utførelse av oppdrag fra norsk til engelsk. Dersom oppdragsgiveren ønsker det, skal det oppgis en totalpris når det gjøres avrop på rammeavtalen. Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å akseptere tilbud slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Partene skal likevel forhandle om ethvert forhold vedrørende kontrakten, herunder kravspesifikasjonen, tilbudet og kontraktsvilkårene, dersom oppdragsgiveren krever det.
3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Akersgt. 44 Postboks 8119 Dep. 0032 Oslo Kontaktperson: Hein Th. Ferre, e-post: htf@kd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiveren ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfristene, eventuelt til flg. e-postadr.: anskaffelser@kd.dep.no. 3.2 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen skal skje på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvis norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiveren innen 17. januar 2011, kl. 12.00. Tilbudsfrist er 24. januar 2011, kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiveren vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Utsendelse av konkurransedokumenter 3.januar 2011 Frist for å stille spørsmål 17. januar 2011 kl.12.00 Tilbudsfrist 24. januar 2011 kl.12.00 Evaluering Uke 4 / 5 Innstilling / meddelelse om tildeling 4. februar 2011 Kontraktssignering Uke 6 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølgning av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiveren. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiveren vil ikke returnere mottatte tilbud.
3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli ettersendt pr. e-post til alle leverandørene som er registrert på kunngjøringen i DOFFIN. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyderen umiddelbart å varsle oppdragsgiveren om dette. Leverandøren plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at vilkår oppstilt i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. Hvis leverandøren ikke aksepterer alle vilkårene som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget, må forbehold inntas i tilbudsbrevet med referanse til utdypning av dette i bilag 5. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå 3.10 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen. 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjonen som følger av dette konkurransegrunnlaget med et underskrevet brev foran. Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares, belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudsbrevet med aksept av vilkår utformes med denne disposisjonen: Signert tilbudsbrev med aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punktet. Utfylt kontrakt med bilag (svar på kravspesifikasjon og priser) Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret HMS-egenerklæring Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetansen og kapasiteten til eventuelle underleverandører 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes pr. post til: Postboks 8119 Dep. 0032 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandøren og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. (201100062) v/ Hein Th. Ferre.
3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: betalt skatter og avgifter oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjonskrav: skatteattest og mva-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndigheten, som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandøren er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon til saken som en del av tilbudet. 4.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha tilstrekkelige faglige kvalifikasjoner og kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende eller lignende leveranser. Dokumentasjonskrav: Oversikt over leverandørens totale bemanning (organisasjonsplan) og beskrivelse av faglige kompetanse. Det skal gjøres rede for hvordan leverandøren vil sikre at dokumentene som blir sendt for oversettelse blir behandlet på en sikker måte slik at uvedkommende ikke får tilgang til disse. Leverandøren skal oppgi minst fire leveranser de siste årene som har relevans for oppdraget. Det skal oppgis hva oppdraget omfattet, varighet og kontaktperson for evt. referanse. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske kravene og spesifikasjonene som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Timespris 20 % (score 0-10)
TK 2 Kompetanse 30 % (score 0-10) TK 3 Løsningsforslag 30 % (score 0-10) TK 3 Kapasitet (løsnings-/responstid) 20 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). TK 1-Timespris (20 %) Her sammenlignes tilbudene etter oppgitt timespris. Om tjenesten prises i forhold til antall ord i hvert oppdrag, skal dette regnes om til pris pr. time. Det kan differensieres mellom pris på oversettelse norsk-engelsk og engelsk-norsk. TK 2-Kompetanse (30 %) På dette punktet vil kompetanse hos tilbudte oversettere vurderes. I denne sammenheng vil følgende bli vektlagt: erfaring fra tilsvarende oversettelsesoppdrag innenfor områdene barnehage, skole, forskning, samfunnsvitenskap, jus, regelverk o.lign., inkludert erfaring fra oversettelse av dokumenter på forvaltningsnivå - også kvaliteten på eventuelle oppdrag utført for KD tidligere vil bli vurdert formell språkfaglig kompetanse hvor relevant høyere utdannelse innen språk vil bli tillagt vekt sertifikater, autorisasjoner el.lign. som dokumenterer nødvendig språkkompetanse TK 3- Løsningsforslag (30 %) Her gjøres en vurdering av tilbudene m.h.t. leverandørens besvarelse av de ulike punktene i oppdragsgiverens kravspesifikasjon. Følgende elementer vil særlig bli vurdert: i hvilken grad tilbudet er egnet til å nå målsettingen med arbeidet, jfr. beskrivelsen av bistanden i bilag 1. hvordan tilbyderen vil sikre leveransens innhold, herunder hvordan den vil bli fulgt opp og at levering vil skje etter fremdriftsplanen TK 3- Kapasitet (løsnings-/responstid) (20 %) Her gjøres en vurdering av løsnings- og responstid, dvs. hvor lang tid som vil bli anslått å medgå til hvert enkelt oppdrag og hvor raskt hvert enkelt oppdrag kan påbegynnes. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag (SSA-B) 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS egenerklæring