Levanger kommune Møteinnkalling Utvalg: Levanger Administrasjonsutvalg Møtested: Levanger Rådhus, Møterom bak servicekontoret Dato: 10.06.2009 Tid: 14:00 Etter formannskapets befaring, fra kl. 10-14. Jfr. utsendt invitasjon pr. e-post. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig, på tlf. 74 05 27 34, eller e- post: rita.mari.keiseras@levanger.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr Innhold PS 6/09 Godkjenning av protokoll fra administrasjonsutvalgets møte 20. mai 2009. PS 7/09 Omstillingsprogrammet 2009 - statusrapport og strakstiltak Etter møtet vil det bli gitt en orientering til formannskapets medlemmer angående plassering av ledig likviditet i 2008, jfr. e-post fra rådmannen utsendt 3.6.09. Levanger, den 3. juni 2009 Hans Heieraas nestleder OBS!!!!! Saklisten med vedlegg er også tilgjengelig på kommunens hjemmeside: http://www.levanger.kommune.no/
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste PS 6/09 Godkjenning av protokoll fra administrasjonsutvalgets møte 20. mai 2009. 2 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste Levanger kommune Sakspapir Omstillingsprogrammet 2009 - statusrapport og strakstiltak Saksbehandler: E-post: Tlf.: Ola Stene ola.stene@levanger.kommune.no 74052714 Arkivref: 2009/820 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Levanger Administrasjonsutvalg 10.06.2009 7/09 Rådmannens forslag til vedtak: Rapport om status for omstillingsprogrammet 2009 tas til orientering. Framdriftsplanen justeres slik som foreslått i saken. Hjemmel/bakgrunn for saken: Budsjett 2009 Administrasjonsutvalgsak 01/09 Vedlegg: 1 Prosjektplan delprosjekt1 2 Prosjektplan delprosjekt 2 3 Prosjektplan delprosjekt 3 4 Konkurransegrunnlag delprosjekt 4 5 prosjektplan delprosjekt 5 6 Prosjektplan delprosjekt 6 7 statusrapport og strakstiltak - delprosjekt 1 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Administrasjonsutvalget behandlet sak om arbeidet med økonomisk omstilling i Levanger kommune i 2009 i sitt møte 25. februar Følgende vedtak ble fattet: Arbeidet med økonomisk omstilling i Levanger kommune i 2009 gjennomføres som en del av økonomiplanarbeidet 20010-2013 og med de fokusområder som er vist i saksframlegget. Administrasjonsutvalget er styringsgruppe for arbeidet og rådmannen er prosjektansvarlig. Samkommunen er en viktig del av den kommunale organisasjon. En ber derfor om at muligheten som ligger i samkommunen blir tatt inn i arbeidet med den økonomiske omstillingen. Følgende framdriftsplan var skissert i saksframlegget: 3 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste Januar Kartlegging av omstillingsbehov basert på arbeidet med økonomiplan 2009-2012 og foreløpig regnskap 2008. 30.1 Workshop med utarbeidelse av omstillingsbehov/forstudie 3.2. Presentasjon av omstillingsbehov i dialogseminar med folkevalgte, ledere og tillitsvalgte. Gruppearbeid 25.2 Administrasjonsutvalg. Vedtak på oppstart og organisering 26.2 Enhetsledermøte Mars-april Prosjektperiode. Egen prosjektplan med milepæler utarbeides. 3.6. Administrasjonsutvalg. 24.6. Kommunestyrebehandling av strakstiltak Rådmannens forslag til økonomiplan 2010-2013 ferdigstilles Ved oppnevning av delprosjektgrupper og detaljplanlegging av arbeidet ble det klart at det ikke var mulig å begrense arbeidet til mars og april slik den opprinnelige planen var. Ny framdriftsplan ble utarbeidet og presentert slik på oppstartmøte for alle delprosjektdeltakerne 2. april: 30.mar Dialogseminar med kommunestyret 02.apr Avspark. Alle prosjektgrupper samles og lager prosjektplan 17.apr Frist for godkjente prosjektplaner med milepæler 01.jun Foreløpig status og forslag til strakstiltak 03.jun Administrasjonsutvalg. Statusrapport med strakstiltak 17.jun Formannskapet innstiller på strakstiltak 24.jun Kommunestyrebehandling av strakstiltak 01.sep Alle delprosjektene er ferdig 16.sep Adm. utvalg. Rådmannens forslag legges fram 30.sep Ekstra formannskap - innstilling øk.plan 14.okt Økonomiplan behandles av kommunestyret Mandatene for delprosjektene ble fastsatt slik: 1. Effektiviserings-gjennomgang administrasjon Gjennomføre en sammenligning med andre kommuner ved hjelp av Kostra-analyser og andre tilgjengelige data for om mulig å finne områder Levanger kommune er mindre effektive enn andre kommuner, og foreslå endringer dersom det er noen kommune som har bedre ressursutnyttelse. Med utgangspunkt i eierskapsmeldingen 2008, analysere arbeidsoppgavene knyttet til de kommunale foretakene Levanger Næringsselskap as, Levanger Tomteselskap as, Levanger Rådhus as og Levanger Boligforvaltning KF for å se om det kan oppnås effektivisering ved felles forvaltning av ulike foretak. Foreslå endringer. Analysere kommunens inntektsside og foreslå tiltak for å øke inntektene. 2. Finansiering og organisering barnehager Prosjektet skal komme med forslag til tiltak for å optimalisere barnehagedriften i kommunen. Målet er at kostnadene for barnehagene kommer innenfor budsjettert ramme for 2009. Prosjektet skal vurdere: 1. Tiltak som gir inntektsøkning/kostnadsreduksjon både i kommunale og private barnehager innenfor dagens struktur. 4 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste 2. Foreslå strukturendringer som fremmer optimal drift innenfor rammen av dagens finansieringsmodell. 3. Foreslå en finansieringsmodell som er oversiktlig, forutsigbar og etterprøvbar samt sikrer likebehandling av kommunale og private barnehager. 3. Organisering av oppvekstsektoren 1. Prosjektet har i oppgave å vurdere om oppvekstsektoren er optimalt organisert. 2. Prosjektet skal komme med forslag til tiltak som gir en mer effektiv bruk av personalressursene og bedre tjenestene til brukerne. 3. Prosjektet skal vurdere om en annen organisering enn dagens organisering i pedagogisk fagstab og Barn- og familietjeneste (BaFa) kan gi bedre og mer samordnet veiledning til skolene og barnehagene. 4. Prosjektet skal vurdere om det skal anbefales å redusere antall oppvekstenheter betydelig. Fordeler og ulemper for utøvelse av ledelse og bruk av merkantil ressurs skal gis en vurdering. I en slik modell skal det også vurderes om det er riktig å legge ut flere oppgaver fra hjelpetjenestene i avdeling PPT, helsestasjon og førskoleteam. 5. Prosjektet skal ikke vurdere skole- og barnehagestruktur. 4. Ressursbruk i barneverntjenesten Eget konkurransegrunnlag for konsulent er utarbeidet 5. Skolebruksplanen Mandat vedtatt av driftskomiteen: 1. Rådmannen gis mandat til å igangsette et prosjekt som skal revidere skolebruksplanen med tanke på perioden 2009-2015. 2. Driftskomiteen oppnevnes som styringsgruppe og kommunalsjef Oppvekst som prosjektansvarlig (PA). 3. Rådmannen oppnevner en arbeidsgruppe som får følgende mandat: a) Utarbeide en prosjektplan som viser hvordan prosjektet vil løse oppgaven gitt i pkt. 1. b) Oppdatere oversikt over status, vedlikeholds/utbedringsbehov for skolebygg og uteområder. c) Oppdatere oversikt over elevtallsprognoser (geografisk). d) Gi en oversikt over igangværende og planlagt boligbygging. e) Belyse konsekvensene ved større fleksibilitet ved opptak. f) Vurdere endringer i skolestruktur ut fra hensyn til økonomi, pedagogikk, forhold for ansatte og elever, samt behov for skoleskyss. 4. Driftskomiteen sender forslag til skolebruksplan ut til høring før saken fremmes til endelig behandling i driftskomiteen og kommunestyret 6. Struktur pleie og omsorg 1. Evaluering av PO-tjenestene etter organisering med 3 distrikt (evaluering ny organisatorisk struktur, i forhold til hensiktsmessig lederspenn, 5 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste medarbeiderutvikling, tjenesteutvikling, ressursstyring ressurseffektivitet, og brukertilfredshet). Det legges opp til en meget avgrenset evaluering. 2. Det utredes og reserveres tomteområder til bygging av bofellesskap/-kollektiv for personer med svært omfattende tjenestebehov. 3. Utrede grunnlaget for rådmannens forslag til politisk behandling og vedtak i sak om utbyggingen av 1. byggetrinn PO planen. (20 nye plasser 8x2+4 og dag- /aktivitetssenter for mennesker med demens og mental svikt. Dette i forbindelse med økonomiplan 2010-2013. (Gi anbefaling om sykehjem vs omsorgsboliger for 1. byggetrinn, og lokalisering/stedsvalg) 4. I forbindelse med OU 2009 komme med forslag til konkrete besparelser som følge av å gjennomføre en strukturrasjonalisering i PO opp mot reduksjon av antall lokaliteter, foreta en vurdering av fordelingen mellom omsorgsboliger vs. sykehjem i forhold til hva som er økonomisk hensiktsmessig og mest ressurseffektivt vurdert opp mot tjenestebehov nå og videre. Videre fremme forslag om besparelser gjennom en analyse om endringer i kjøkkenstrukturen i kommunen. Prosjektplanene godkjent av prosjektansvarlig vedlegges. Når det gjelder strakstiltak rapporterer delprosjektgruppe 1 Effektiviseringsgjennomgang administrasjon om tre tiltak som bør gjennomføres så raskt som mulig: 1. Levanger Boligforvaltning KF legges inn under enhet bygg og eiendom i Levanger kommune. 2. Boligfeltet Kjønstadmarka løftes ut av Levanger tomteselskap AS for kostpris. Daglig leder i Tomteselskapet vil i så fall kunne selge tomtene på vegne av kommunen til den pris kommunestyret fastsetter. 3. Det foretas en retaksering av takstgrunnlaget for eiendomsskatt av eiendommene i Levanger kommune. I påvente av dette oppjusteres takstene med 10 % hvert år fra 2010. Tre-årsregelen for fritak av eiendomsskatt fjernes. Delprosjektgruppe 2 Finansiering og organisering barnehager peker på at opprettelse av en småbarnavdeling i Momarka (leie av Grendehuset) er et tiltak som i 2009 vil bidra til å redusere/begrense tilskuddet til ikke-kommunale barnehager. Dette begrunnes med at vi vil få et høyere oppholdstimetall for barn under 3 år som vil bidra til å redusere enhetskostnadene våre. Dette kan illustreres ved at om vi hadde hatt denne avdelingen inne i tallene ved utmålingen av tilskudd for 2008, ville overføringen til ikke-kommunale bhg vært langt lavere (2-3 mill. kroner). Den økonomiske effekten kommer først i 2010, men tiltaket må gjennomføres i år. Når det gjelder delprosjekt 3 Organisering av oppvekstsektoren rapporteres at det har vært problem å holde planlagt framtid pga arbeidsbelastning for prosjektmedarbeidere. Så langt peker gruppa på at det er viktig å få på plass en grunnskolefagansvarlig i 100% stilling så raskt som mulig for koordinering av skolene. 6 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste Det har hele tiden vært planen å bruke ekstern prosjektledelse på delprosjekt 4 Ressursbruk i barneverntjenesten. Konkurransegrunnlag ble utarbeidet og sendt ut til et utvalg kompetansemiljø 27. mars. Frist for å gi tilbud ble satt til 15. april. Det kom ingen tilbud innen til fristen. Da ble det tatt kontakt med RO som fikk formell forespørsel 29. april. RO ga et tilbud 29. mai og kommunen bekreftet at vi benytter oss av tilbudet 2. juni. Vi skal ha et møte for å klarlegge framdrift og innhold 11. juni 2009. Konkurransegrunnlaget følger vedlagt. Delprosjekt 5 Skolebruksplanen har et eget mandat vedtatt av driftskomiteen før det øvrige omstillingsarbeidet startet. Gruppa har ikke kommet opp med strakstiltak, men av grunnlagsmaterialet som er utarbeidet ser en at det kan være økonomiske gevinster å hente ved å justere skolestruktur allerede fra neste år. Når det gjelder delprosjekt 6 Struktur pleie og omsorg har ikke denne kommet opp med noen strakstiltak til 1. juni. Vurdering: Det er store økonomiske utfordringer for Levanger kommune i 2009 og i årene som kommer. Det er nødvendig å iverksette en del tiltak i år for å kunne holde budsjettrammene. Samtidig er det også nødvendig med en budsjettjustering i forbindelse med regnskapsrapporten for 1. tertial. Tiltakene vil bli omtalt og behandlet der. Det gjelder også de tre forslagene fra delprosjekt 1. Det er særlig spørsmålet om tomteselskapet og boligforvaltningen som haster. Det første fordi en nå står rett foran salg av et hundretalls tomter i Kjønstadmarka. Skal en legge om til en annen praksis, bør en gjøre det nå. Et slikt vedtak vil i neste omgang naturlig føre til at tomteselskapet vurderes nedlagt i sin nåværende form. Rådmannen tilrår i likhet med arbeidsgruppa at dette skjer slik at kommunestyret skaffer seg handlingsrom til å prise tomtene politisk og uavhengig av sjølkostberegninger. Tiltaket vil gjøre det mulig for kommunen å legge inn et dekningsbidrag som kan brukes til investeringer i annen kommunal infrastruktur. Spørsmålet om å legge boligforvaltningen inn under kommunen ble også tatt opp i forbindelse med behandlingen av foretakets regnskap for 2008. Daglig leder har nå sluttet, så en evt endring bør fortrinnsvis skje før det tilsettes ny daglig leder. Det vil imidlertid uansett være behov for en personalressurs for arbeidsoppgavene, men en ser for seg at kvaliteten og samhandlingen blir bedre ved å samle forvaltningen av boliger og andre kommunale bygg i samme enhet. Saken er ikke drøftet med enhet for bygg og eiendom, så den organisatoriske plasseringen om en flytter boligene inn i kommuneorganisasjonen direkte må drøftes og aklares nærmere. Som gjengitt under saksopplysningene har planen vært å ha alle delprosjektene ferdig til 1. september, slik at rådmannens forslag kunne legges fram for administrasjonsutvalget i forbindelse med økonomiplan 16. september, med eget innstillingsmøte i formannskapet 30. september og vedtak i kommunestyre 14. oktober. Det har senere kommet signaler fra det politiske miljøet om at en ønsker lenger tid på skolebruksplanen. Rådmannen har forståelse for dette og tilrår at framdriften for denne justeres slik: Prosjektgruppa kan arbeide med sitt forslag til plan fram til 1. oktober. (driftskomiteen, som styringsgruppe, får den som sak/til orientering i e.o. møte 23. september) 7 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste Skolebruksplana legges ut på høring i driftskomiteens møte 4. november Høringsfrist 10. januar 2010 Behandling i driftskomiteen i mars. Vedtak i kommunestyret i forbindelse med en forsert økonomiplan i april/mai 2010 Konsekvensen av en slik justering vil være at de planlagte investeringene i skole utsettes 1 år. I vedtatt økonomiplan er det i 2010 satt av 10 mill til Nesset ungdomsskole og 1 mill (planlegging) til Mule oppvekstsenter (samt 10 mill i 2011). Det er også satt av 1 mill til planlegging Nesset U. i 2009 som i så fall må utsettes. Det har i flere år vært et mål å få økonomiplanen behandla tidligere og helst før sommerferien. Med en forsert økonomiplan 2011-2014 slik som det skisseres her bør det være mulig å få til dette. En slik endring i framdriftsplanen vil føre til at driftskomiteen, som styringsgruppe, får orientering om Skolebruksplana den 10. juni. De vil da måtte ta endret framdriftsplan vedtatt i administrasjonsutvalget til orientering og legge den til grunn i det videre arbeid. Det vil igjen bety at det e.o. driftskomitémøtet 24. juni kan utgå. 8 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste 9 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste 10 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste 11 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste 12 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste 13 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste 14 av 52
Levanger kommune Administrasjonsutvalget 10.06.09 - Sakliste PROSJEKTPLAN Finansiering og organisering barnehager Prosjektet i PLP-sammenheng Rådmannen har vedtatt at vi ved alt prosjektarbeid skal benytte PLPmodellen/metodikken. Dette prosjektet er en/et FORSTUDIE FORPROSJEKT - HOVEDPROSJEKT (Jfr. figuren over). Linje - organisasjon Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Prosjektorganisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt 15 av 52
Bakgrunn og mål Bakgrunn Prosjektet skal komme med forslag til tiltak for å optimalisere barnehagedriften i kommunen. Målet er at kostnadene for barnehagene kommer innenfor budsjettert ramme for 2009. Prosjektet skal vurdere: Mål / mandat for prosjektet 1. Tiltak som gir inntektsøkning/kostnadsreduksjon både i kommunale og private barnehager innenfor dagens struktur. 2. Foreslå strukturendringer som fremmer optimal drift innenfor rammen av dagens finansieringsmodell. 3. Foreslå en finansieringsmodell som er oversiktlig, forutsigbar og etterprøvbar samt sikrer likebehandling av kommunale og private barnehager. Organisering Organisasjonsplan Oppdragsgiver Rådmannen Prosjektansvarlig Trude M. Nøst Prosjektgruppe: Arnstein Kjeldsen, prosjektleder Hartvik M. Eliasson, prosjektdeltaker Vera Larsen, prosjektdeltaker Marte Løvli, prosjektdeltaker Torje Munkeby, prosjektdeltaker Ansvar og roller Prosjektsekretær/prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig. Det vises ellers til organiseringen ovenfor. 16 av 52
Bemanning av prosjektet Navn Arnstein Kjeldsen Hartvik Eliasson Vera Larsen Marte Løvli Torje Munkeby Rolle/ansvar Prosjektleder Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Risikovurdering og kvalitetssikring Prosjektplanlegging Prosjektplanen skal være godkjent av prosjektansvarlig før oppstart. Rapportering Prinsippet om avviksrapportering i forhold til godkjent prosjektplan praktiseres for alle ansvarsledd. Slik rapportering skjer skriftlig til nærmest overordna i prosjektorganisasjonen. Kritiske suksessfaktorer for prosjektet Identifiserte kritiske suksessfaktorer for prosjektet er: Kritisk suksessfaktor Tiltak 1. Tilgang på opplysninger Benytte eksterne kilder 2. Tid Prioritere arbeid, fastsatt møteplan 3. 4. Samlet risikovurdering Sannsynligheten for at prosjektet ikke skal bli ferdigstillt anses som svært liten. Gruppen innehar en bred kompetanse på fagområdet og er innstilt på å gjennomføre arbeidet på en effektiv måte. Gjennomføringsplan Prosjektets milepæler Nr. Når Milepæl Ansvar 17 av 52
1 17.04.09 Prosjektplan ferdig Alle 2 01.05.09 Kartlagt dagens situasjon alle bhg HEL 3 15.05.09 Økonomiske beregninger pr. bhg AKJ 4 01.06.09 Forslag strakstiltak ferdig Alle 5 15.06.09 Prosjektrapport levert AKJ 6 Aktivitets- og ressursplan Milepæl nr. 1: Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) Milepæl nr. 2: Dato Aktivitet Ansv ar Ressurs (dv) Milepæl nr. 3: Dato Aktivitet Ansv ar Ressurs (dv) 18 av 52
Samlet ressursplan Medarbeidarar Ressurs (dv) Arnstein Kjeldsen 5 Hartvik Eliasson 5 Vera Larsen 3 Marte Løvli 3 Torje Munkeby 1 Totalt 17 Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema 17/4 10.00 11.00 Rom 3008 Ferdigstillelse plan 23/4 09.30 11.30 Rom 3008???? 8/5 08.00 12.00 Rom 2041 Gj.gang statistikk, rådata etc 19/5 12.00 15.30 Frol OS Gj.gang økonomi 26/5 11.00 13.00 Rom 3008 Strakstiltak 9/6 13.00 15.30 Rom 3008 Forslag til rapport Det vil ved behov bli avholdt møter med gruppe oppnevnt av ikke-kommunale barnehager samt med samlet styrergruppe. Disse møtene fastsettes ikke på nåværende tidspunkt. Godkjenning Prosjektplan godkjent Levanger../.. Prosjektansvarlig Prosjektsekretær/prosjektleder 19 av 52
PROSJEKTPLAN Organisering av oppvekstsektoren Prosjektet i PLP-sammenheng Rådmannen har vedtatt at vi ved alt prosjektarbeid skal benytte PLPmodellen/metodikken. Dette prosjektet er en/et FORSTUDIE FORPROSJEKT - HOVEDPROSJEKT (Jfr. figuren over). Linje - organisasjon Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Prosjektorganisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt 20 av 52
Bakgrunn og mål Bakgrunn Prosjektet er en del av omstillingsarbeidet i Levanger kommune 2009. Mål / mandat for prosjektet 6. Prosjektet har i oppgave å vurdere om oppvekstsektoren er optimalt organisert. 7. Prosjektet skal komme med forslag til tiltak som gir en mer effektiv bruk av personalressursene og bedre tjenestene til brukerne. 8. Prosjektet skal vurdere om en annen organisering enn dagens organisering i pedagogisk fagstab og Barn- og familietjeneste (BaFa) kan gi bedre og mer samordnet veiledning til skolene og barnehagene. 9. Prosjektet skal vurdere om det skal anbefales å redusere antall oppvekstenheter betydelig. Fordeler og ulemper for utøvelse av ledelse og bruk av merkantil ressurs skal gis en vurdering. I en slik modell skal det også vurderes om det er riktig å legge ut flere oppgaver fra hjelpetjenestene i avdeling PPT, helsestasjon og førskoleteam. 10. Prosjektet skal ikke vurdere skole- og barnehagestruktur. Organisering Organisasjonsplan Ansvar og roller Oppdragsgiver Kommunestyret ovenfor. PROSJEKTANSVARLIG Kom.sjef Trude Nøst PROSJEKTLEDER Lillian Breivik Prosjektgruppe : Prosjektleder, Lillian Breivik Medlem, John Grønli Medlem, Marit E Aksnes Medlem, Terje Hellesø Medlem, Hilde Føll Medlem, Kirsti W Alstad Medlem, Berit Lyngen Medlem, Tone Volden Rostad 21 av 52
2.2 Ansvar og roller Prosjektsekretær/prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig. Det vises ellers til organiseringen ovenfor. 2.3 Bemanning av prosjektet Navn Trude Nøst John Grønli Tone Volden Rostad Marit E Aksnes Hilde Føll Kirsti W Alstad Berit Lyngen Terje Hellesø Lillian Breivik Rolle/ansvar Prosjektansvarlig medlem medlem medlem medlem medlem medlem medlem Prosjektleder Risikovurdering og kvalitetssikring Prosjektplanlegging Prosjektplanen skal være godkjent av prosjektansvarlig før oppstart. Rapportering Prinsippet om avviksrapportering i forhold til godkjent prosjektplan praktiseres for alle ansvarsledd. Slik rapportering skjer skriftlig til nærmest overordna i prosjektorganisasjonen. Kritiske suksessfaktorer for prosjektet Identifiserte kritiske suksessfaktorer for prosjektet er: Kritisk suksessfaktor Tiltak 5. God tidsstyring Følge møteplanen 6. Tilgang til nødvendig God arbeidsfordeling i gruppa. informasjon 7. Felles forståelse for innhold og Gode interne prossesser avgrensing 8. Informasjon ut i organisasjonen Få innpass i aktuelle møter 9. Flere av medlemmene deltar i Vurdere frigjøring av tid / gå ut flere prosjekter krevende å av noe. finne ledig tid. 22 av 52
10 Involvering av ansatte Opprette arb.grupper fra enhetene etter behov. Samlet risikovurdering Svært knapp tidsramme er den største utfordringen vi har for å komme i mål til 1. september. Gjennomføringsplan Prosjektets milepæler Nr. Når Milepæl Ansvar 1 02.04 Avklare mandatet Alle 1 17.04 Godkjenning av prosjektplanen Lillian 2 01.06 Foreløpig status og forslag til strakstiltak Alle 3 01.09 Ferdig delprosjekt Alle 4 5 6 Aktivitets- og ressursplan Milepæl nr. 1: Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 02.0 Gjennomgang av mandatet Alle 4 03.0 Prosjektplan sendes medlemmene til LBR 4 uttalelse 17.0 4 Sendes til godkjenning LBR Milepæl nr. 2: Dato Aktivitet Ansv ar Ressurs (dv) 23 av 52
03.0 4 23.0 4 08.0 5 Starte kartleggingsarbeid etter avtalt arb.fordeling. Møte gjennomgang etter kartleggingsarbeid Bearbeiding av kartleggingene alle alle Milepæl nr. 3: Dato Aktivitet 14.0 5 15.0 5 01.0 6 Jobbe med status ift mandat pkt. 4 Konklusjoner og forslag Skrive rapporten og oversende status til prosjektansv. Ansv ar alle Alle LBR / alle Ressurs (dv) 24 av 52
Samlet ressursplan Medarbeidarar Prosjektleder Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Totalt Ressurs (dv) Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema 23/4 08.30-11.30 Møterom 2040 8/5 11.00-13.00 Møterom 2040 14/5 08.30-15.00 Marits kontor Kartlegging Bearbeiding av kartlegging Foreløpig status Godkjenning Prosjektplan godkjent Levanger../.. Prosjektansvarlig Prosjektsekretær/prosjektleder 25 av 52
26 av 52
27 av 52
SKOLEBRUKSPLAN Prosjektet i PLP-sammenheng Rådmannen har vedtatt at vi ved alt prosjektarbeid skal benytte PLP-modellen/metodikken. Dette prosjektet er en/et FORSTUDIE FORPROSJEKT - HOVEDPROSJEKT (Jfr. figuren over). Bakgrunn og mål Bakgrunn Kommunestyret i Levanger Kommune vedtok i sak PS 63/06 skolebruksplan 2006-2009 med denne ordlyden i vedtaket: VEDTAK: 1. Prosjektgruppa gis honnør for verdifullt bidrag til utvikling av skolene i Levanger kommune 2. Kommunestyret slutter seg til gruppas forslag til tiltak i form av dens oppsummering. Økonomiplanens rekkefølge på større utbygginger endres i tråd med skolebruksplanen, dvs. Skogn, Mule og deretter Nesset og Ytterøy. 3. Rådmannen reviderer gruppas forslag til skolebruksplan i tråd med den politiske behandlingen 4. Rådmannen legger årlig fram for Driftskomitéen en sak om revidering av skolebruksplanen. Ved årlig revisjon av skolebruksplanen blir det lagt vekt på: 28 av 52
- ajourført beskrivelse av den enkelte skolens samla kontakt med lokalmiljøet (eks. skolens pedagogiske bruk av miljøet og lokalmiljøets bruk av skolen utenom skolens undervisningstid). - å skape nødvendige fysiske arbeidsvilkår for lærerne. Rådmannen har ikke lagt fram sak om revidering av skolebruksplan årlig, men har i økonomiplan og budsjett behandla saken. Det er nå på tide å gjennomføre en revidering ut fra flere forhold. Det er etter at planen ble behandla fullført betydelige arbeider på Åsen oppvekst og Frol oppvekstsenter. Beslutning om ny skole ved Skogn barne- og ungdomsskole er tatt, og arbeidet er i startgropa. Det er et behov for å sikre grunnlaget for videre investeringer i sektoren, og tidsfristen må derfor settes slik at planen er et grunnlag for økonomiplan 2010-2012, som skal foreligge før sommeren 2009. Nye kull er født, og det er et anna grunnlag for å vurdere både skolestruktur og behov for bygg i ulike kretser. Skolens pedagogiske innhold er i endring med de følger det får for krav til bygninger og uteområder. Mål / mandat for prosjektet Målet med revidering av gjeldende skolebruksplan er følgende: skape forutsigbarhet optimal skole innenfor gitte økonomiske rammer optimal ressursutnytting avklare behovet for skoleutbygging/renovering/sanering Arbeidet med ny skolebruksplan bør skje i tett dialog med brukerne Mandat for prosjektet 1. Utarbeide en prosjektplan som viser hvordan prosjektet vil løse oppgaven gitt i pkt. 1. 2. Oppdatere oversikt over status, vedlikeholds/utbedringsbehov for skolebygg og uteområder. 3. Oppdatere oversikt over elevtallsprognoser (geografisk). 4. Gi en oversikt over igangværende og planlagt boligbygging. 5. Belyse konsekvensene ved større fleksibilitet ved opptak. 6. Vurdere endringer i skolestruktur ut fra hensyn til økonomi, pedagogikk, forhold for ansatte og elever, samt behov for skoleskyss. 29 av 52
Videre behandling av Skolebruksplanen 2009 Arbeidsgruppas forslag til prosjektplan blir lagt fram for Rådmannen. Rådmannen fremmer etter det sak til Driftskomiteen som legger saka ut på høring. Etter ny behandling i Driftskomiteen går saka til Kommunestyret som fatter endelig vedtak. Det er viktig at framdrift skjer slik at innholdet i planen får innvirkning på Økonomiplan for Levanger Kommune 2010-2014 som vedtas september 2009, og utarbeides hovedsaklig juni 2009. Organisering Organisasjonsplan 30 av 52
Ansvar og roller Prosjektsekretær/prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig. Det vises ellers til organiseringen ovenfor. Prosjektdeltaker Bemanning av prosjektet Navn Øystein Lunnan Morten Christiansen Solveig Martinsen Hans JKrabseth John Grønli Tore Stavrum Tor E Bagøien Hilde Føll Kirsti Wallum Alstad Tove Randi Olsen Rolle/ansvar Prosjektleder Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Prosjektdeltaker Risikovurdering og kvalitetssikring Prosjektplanlegging Rapportering Prosjektplanen skal være godkjent av prosjektansvarlig før oppstart. Prinsippet om avviksrapportering i forhold til godkjent prosjektplan praktiseres for alle ansvarsledd. Slik rapportering skjer skriftlig til nærmest overordna i prosjektorganisasjonen. Kritiske suksessfaktorer for prosjektet Identifiserte kritiske suksessfaktorer for prosjektet er: Kritisk suksessfaktor Riktig fokus på mandat Evne og vilje til å finne løsninger for framtida og ikke forsvare fortid og samtid Samarbeid i gruppa mot felles mål Involvering og medbestemmelse Samlet risikovurdering Tiltak Fokus og styring Åpenhet og fokus på mandat Åpne diskusjoner og gjensidig respekt Informasjonsmøter med ansatte, FGIL og elevrådene Samla risiko anses for å være relativt lav 31 av 52
Gjennomføringsplan Prosjektets milepæler Når Milepæl Ansvarlig 19.2 Oppstartmøte PL 13.3 Prosjektmøte, prosjektplan ferdig PL 18-20.3 Dialogmøter, elever, ansatte, DK PL 10.6 Styringsgruppe, møte med DK PL 10.6 Sluttrapport ferdig PL Aktivitets- og ressursplan Milepæl nr. 1: Prosjektplan Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 19,2 Prosjektplan i prosjektmøte PL 15.3 Godkjenning av prosjektplan av PA PL Milepæl nr. 2: Innsamling av fakta og generelle vurderinger Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 19.2 Fordeling av oppgaver 13.3 Første gjennomgang 22.4 Møte Møte Milepæl nr. 3 Vurderinger og forslag Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 22.4 Diskusjon om vurdering og forslag 25.5 Milepæl nr 4: Sluttrapport Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 22.4 Oppretting av dokument PL 25.5 Møte om Ferdigstilling av sluttrapport 32 av 52
Samlet ressursplan Medarbeidarar Ressurs (dv) Øystein Lunnan 6 Morten Christiansen 2 Solveig Martinsen 2 Tove Randi Olsen 2 John Grønli 2 Tore Stavrum 1 Tor E Bagøien 1 Hilde Føll 2 Kirsti Wallum Alstad 2 Totalt 20 Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema 19.2 13.00 Rådhuset Oppstart 13,3 13.00 Rådhuset Dialogmøter, vurdering 22.4 1300 Halsan Innsamling, vurdering 25.5 1300 Rådhuset Sluttrapport Rådhuset Godkjenning Prosjektplan godkjent.../ 2003 Prosjektansvarlig Prosjektsekretær/prosjektleder 33 av 52
PROSJEKTPLAN Omstillingsprogrammet 09 Struktur pleie og omsorg Prosjektet i PLP-sammenheng et Forprosjekt Rådmannen har vedtatt at vi ved alt prosjektarbeid skal benytte PLPmodellen/metodikken. Dette prosjektet er en/et FORSTUDIE FORPROSJEKT - HOVEDPROSJEKT (Jfr. figuren over). Linje - organisasjon Vedtak Vedtak Vedtak Vedtak Prosjektorganisasjon Forstudie Forprosjekt Hovedprosjekt 34 av 52
Bakgrunn og mål Bakgrunn Vedtak i Kommunestyret.. Mål / mandat for prosjektet Struktur pleie og omsorg 5. Evaluering av PO-tjenestene etter organisering med 3 distrikt (evaluering ny organisatorisk struktur, i forhold til hensiktsmessig lederspenn, medarbeiderutvikling, tjenesteutvikling, ressursstyring ressurseffektivitet, og brukertilfredshet). Det legges opp til en meget avgrenset evaluering. 6. Det utredes og reserveres tomteområder til bygging av bofellesskap-/kollektiv for personer med svært omfattende tjenestebehov. 7. Utrede grunnlaget for rådmannens forslag til politisk behandling og vedtak i sak om utbyggingen av 1. byggetrinn PO planen. (20 nye plasser 8x2+4 og dag- /aktivitetssenter for mennesker med demens og mental svikt. Dette I forbindelse med økonomiplan 2010-2013. (Gi anbefaling om sykehjem vs omsorgsboliger for 1. byggetrinn, og lokalisering- /stedsvalg) 8. I forbindelse med OU 2009 komme med forslag til konkrete besparelser som følge av å gjennomføre en strukturrasjonalisering i PO opp mot reduksjon av antall lokaliteter, foreta en vurdering av fordelingen mellom omsorgsboliger vs. Sykehjem i forhold til hva som er økonomisk hensiktsmessig og mest ressurseffektivt vurdert opp mot tjenestebehov nå og videre. Videre fremme forslag om besparelser gjennom en analyse om endringer i kjøkkenstrukturen i kommunen. Prosjektgruppen er nedsatt av rådmannen. Prosjektgruppen kan også gjøre bruk av ekstern bistand-/konsulentutredninger viss ønskelig (kjøp av tjenester). Organisering Organisasjonsplan Her må det taes inn en mal som er enkel å redigere eks 35 av 52
OPPDRAGSGIVER STYRINGSGRUPPA PROSJEKTANSVARLIG REFERANSEGRUPPE PROSJEKTLEDER PROSJEKTGRUPPE Prosjektleder Ansvar og roller Prosjektsekretær/prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig. Det vises ellers til organiseringen ovenfor. 36 av 52
Bemanning av prosjektet Navn Elin Aune Øystein Lunnan Håkon Lorås Bodil Skotnes Elin Tuseth Rolf Inge Elvbakken Leif Ketil Lorentsen Hans-Fredik Donjem Kjell Hugo Dybwik Lars J Kverkild Guri Fjesme Anne Sofie Lullau Rolle/ansvar Prosjektleder Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Prosjektmedarbeider Risikovurdering og kvalitetssikring Prosjektplanlegging Prosjektplanen skal være godkjent av prosjektansvarlig før oppstart. Rapportering Prinsippet om avviksrapportering i forhold til godkjent prosjektplan praktiseres for alle ansvarsledd. Slik rapportering skjer skriftlig til nærmest overordna i prosjektorganisasjonen. Kritiske suksessfaktorer for prosjektet Identifiserte kritiske suksessfaktorer for prosjektet er: Kritisk suksessfaktor Tiltak 11 Mandatet, dekker det Justere mandatet utfordringene som ligger i samhandlingsreformen 12 Stor gruppe og kort tid Møteplan fastsatt Opprette arbeidsgrupper 13 14 15 16 Samlet risikovurdering Utfordringen blir å levere godt nok til rett tid 37 av 52
Gjennomføringsplan Prosjektets milepæler Nr. Når Milepæl Ansvar 1 17.04 Godkjenning av prosjektplan 2 01.06 Foreløpig status med forslag til straks tiltak 3 01.09 Delprosjekt ferdig 4 5 6 Aktivitets- og ressursplan Milepæl nr. 1: Dato Aktivitet Ansvar Ressurs (dv) 03.0 Oppstartsmøte Elin Aune 6 15.0 4 Presentasjon av resultater fra KS brukerundersøkelse 2008, og medarbeiderundersøkelse 2009 Øystein Lunnan Utarbeidelse av prosjektplan Oppnevne arbeidsgruppe som skal fremme besparelser gjennom analyse om endring i kjøkkenstruktur i kommunen (se pkt.4 i mandatet) Oppnevne arbeidsgruppe som skal komme med konkrete forslag til besparelser som følge av strukturrasjonalisering opp mot antall lokaliteter, og vurdere omsorgsboliger vs sykehjem (se pkt.4 i Elin Aune Elin Aune Elin Aune 38 av 52
17.0 4 mandatet) Godkjenne prosjektplan Milepæl nr. 2: Dato Aktivitet Ansvar Ressu rs (dv) 22.0 4 Kl.0 8 29.0 4 14.0 5 Ny gjennomgang av KS brukerundersøkelse 2008 og medarbeiderundersøkelse 2009 med sammenligning av tidligere undersøkelser Rolf Inge og Kjell Hugo utarbeider en oversikt over eksisterende omsorgsboliger og behovet for omsorgsboliger til personer med omfattende omsorgsbehov. 1.gjennomgang Håkon utarbeider en oversikt over aktuelle tomteområder for bofellesskap og institusjon (punkt 2 og 3) Første utkast til straks tiltak (halvårsmeldingen 2008) Elin Tuseth Oversikt over tilskudds ordninger ved bygging av omsorgsboliger kontra institusjon Forslag på smart tiltak fra tillitsvalgte Gjennomgang av vedtatt kompetanseplan (se pkt.1 i mandatet) Oversikt over omsorgsboliger for mennesker med omfattende omsorgsbehov. 2,gjennomgang Gjennomgang av organisasjonskart med antall årsverk (og hoder) pr. leder for dagens organisering med 3 distrikt og tidligere med 2 distrikt (lederspenn) se pkt.1 i mandatet Utvikling av sykefraværet, gjerne på sone/avdelingsenivå se pkt.1 i mandatet Synspunkter på dagens lederspenn kontra tidligere se pkt.1. i mandatet Sammendrag av medarbeiderundersøkelser 2007 og 2009, og sammendrag av brukertilfredshet 2006 og 2008 Gjennomgang av vedtatt kompetanseplan Øystein Lunnan Kjell Hugo Håkon Lorås Elin Aune Håkon Lorås Leif Ketil Lars Kverkild Kjell Hugo Bodil Skotnes Lars Kverkild Elin Tuseth Øystein Lunnan Lars 39 av 52
20.0 5 27.0 5 Milepæl nr. 3: se.pkt.1 i mandatet Gjennomgang av kompetansekartlegging (se pkt.1 i mandatet) Erfaringer med felles inntaksutvalg, spesielt i forholdet mellom omsorgsbolig og institusjon Foreløpig status, første utkast oppsummering så langt Rapport fra arbeidsgruppe kjøkken Endelig forslag til strakstiltak ferdigstilles Rapport fra arbeidsgruppe strukturrasjonalisering Kverkild Leif Ketil Lars Kverkild Elin Aune Kristin Nøst Elin Aune Lars Kverkild Dato Aktivitet Ansvar Ress urs (dv) 10.0 6 17.0 6 24.0 6 19.0 8 27.0 8 Institusjon eller omsorgsbolig diskusjon Bofellesskap/bokollektiv stedsvalg/plassering Ny institusjon/omsorgsbolig stedsvalg/plassering Institusjon eller omsorgsbolig, konklusjon Rapport fra arbeidsgruppe kjøkken Rapport fra arbeidsgruppe strukturrasjonalisering Avsluttende rapport fra arbeidsgruppe kjøkken Avsluttende rapport fra arbeidsgruppe strukturrasjonalisering Prosjektet avsluttes, oppsummering og gjennomgang Lars Kverkild Håkon Lorås Håkon Lorås Elin Aune Kristin Nøst Lars Kverkild Kristin Nøst Lars Kverkild Elin Aune 40 av 52
Samlet ressursplan Medarbeidarar Elin Aune Øystein Lunnan Håkon Lorås Bodil Skotnes Elin Tuseth Rolf Inge Elvbakken Leif Ketil Lorentsen Hans-Fredik Donjem Kjell Hugo Dybwik Lars J Kverkild Guri Fjesme Anne Sofie Lullau Ressurs (dv) Arbeidsgrupper Medarbeidere Arbeidsgruppe kjøkken Kristin Nøst Avd.leder leder Ole Jonny Rønning kjøkkensjef Arne Barstad Anne Undlien kjøkkensjef kjøkkensjef tillitsvalgt brukerrepresentant Eldres råd Medarbeidere Arbeidsgruppe strukturrasjonalisering Lars Kverkild Enhetsleder Leder Leif Ketil Lorentsen HTV Rannveig Vinje Tillitsvalgt Ole Tannvik Avdelingsleder Karl Martin Haugen Avdelingsleder Kirsten Ulriksen Skogseth Avdelingsleder Møteplan i prosjektet Dato Kl. Sted Tema Fredag 03.04 Onsdag 15.04 Onsdag 22.04 08.30- Rådhuset rom 3135 08-11 2041 08-11 2041 41 av 52
Onsdag 29.04 Torsdag 14.05 Onsdag 20.05 Onsdag 27.05 Onsdag 10.06 Onsdag 17,06 Onsdag 24.06 Onsdag 19.06 Torsdag 27.08 Tirsdag 01.09 08-11 3008 08-11 3008 08-11 3008 08-14 2040 08-11 08-11 08.11 08-11 08-14 Prosjektarbeidet avsluttes, oppsummering 08-11 Møte v/behov Godkjenning Prosjektplan godkjent Levanger../.. Prosjektansvarlig Prosjektsekretær/prosjektleder 42 av 52
Levanger kommune Statusrapport Prosjekt: Prosjektgruppe 1 Effektivisering av administrasjonen i Levanger kommune Dato: 1.6.2009 Prosjektleder Jon Marius Vaag Iversen : STATUS I FORHOLD TIL PROSJEKTPLAN Prosjektet har kommet godt i gang og vi ligger godt an i forhold til prosjektplan. Prosjektgruppa har imidlertid møtt utfordringer knyttet til datagrunnlaget for sammenligninger av kommuner. Vi har gjennom kontakt med andre sammenlignbare kommuner avdekket ulik praksis når det gjelder kostraregistrering. Kartleggingen her har derfor tatt lengre tid enn skissert i prosjektplanen. Gruppa har plukket ut noen kommuner hvor vi sammenligner funksjon 120. Ut fra kostratall og regnskaps- og lønnsrapporter fra kommunene får vi et inntrykk av ressursbruken i administrasjonen. Problemet er imidlertid at enheter i forskjellige kommuner har ulike arbeidsoppgaver, og er sjelden direkte sammenlignbar. Tallene vil bli brukt i en drøfting, og vi vil ut fra dette danne oss et inntrykk av ressursbruken i andre kommuner sammenlignet med Levanger. Vi kan imidlertid drøfte ressursbruken i Levanger kommune ut fra egne vurderinger og forutsetninger. KRITISKE SUKSESSFAKTORER Selv om møteaktiviteten i gruppa har vært relativt stor er tida fram til endelig prosjektrapport en kritisk faktor. Fra statusrapport til endelig prosjektrapport er det tre måneder. Denne tiden er imidlertid preget av 43 av 52
ferieavvikling, og tidsrommet hvor prosjektgruppa har mulighet til å møtes er begrenset. Datagrunnlaget er en kritisk suksessfaktorer av grunner diskutert ovenfor. FORSLAG/TILTAK Det vil holdes to møter i juni. Siste møtet i juni vil resultere i en del arbeidsoppgaver, som prosjektgruppa tar med seg inn i juli måned. Dette bringes inn i prosjektgruppa som vil konkludere ang. prosjektrapport i august. Arbeidet etter junimøtene vil derfor være preget av individuelt arbeid, eller eventuelt arbeid i arbeidsgrupper. FORVENTET MÅLOPPNÅELSE Prosjektleder har den oppfatning at prosjektgruppa kommer i mål med mandatet etter prosjektplan. Omfang og møteaktivitet vil vurderes opp mot kritiske faktorer. Konklusjoner vil bli gitt med forbehold i datagrunnlag, men det vil bli gitt grundige vurderinger. Prosjektgruppa vil komme i land en vurdering av selskapsstrukturen i Levanger kommune. Fungerer selskapene etter intensjonen? Kan en annen organisering av de ulike selskapene være mer hensiktsmessig? Vil felles forvaltning av to eller flere selskaper gi en effektiviseringsgevinst? Inntektsgrunnlaget i kommunen vil bli kartlagt. Potensialet i gebyrøkning og eiendomsskatt vil bli vist i statusrapport og prosjektrapport. Gjennomgangen av administrasjonen i Levanger kommune vil ut fra de forutsetninger og kritiske faktorer drøftet tidligere bli gjennomført. Mulige gevinster ved økt samhandling mellom enheter vil bli synliggjort. STRAKSTILTAK 44 av 52
Levanger Boligforvaltning KF Eierandel: 100% Formål: Foretakets formål er å sørge for effektiv ivaretakelse av bygging, forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens boligmasse Organisasjon/historie: Foretaket ble etablert i 2001 Virksomhet: Foretaket skal skaffe utleieboliger til ungdom og flyktninger og andre som har krav i forhold til sosiallovverket. Foretaket skal gjennom bygging, kjøp, salg og rehabilitering av eiendommene sørge for at eiendomsmassen utvikles i samsvar med kommunens målsetting for servicenivå og utvikling i kommunen Regnskapsår 2006 2007 2008 Resultat Driftsinntekter 16 476 436 18 978 265 17 550 389 Driftsresultat 7 104 096 6 225 332 4 710 305 Ordinært resultat 4 151 419 1 184 058-621 604 Balanse Omløpsmidler 8 047 563 11 688 086 14 723 341 Anleggsmidler 124 160 111 117 693 114 019 990 494 Sum eiendeler 132 207 674 129 381 128 743 332 581 Kortsiktig gjeld 1 933 530 2 914 586 8 389 148 Langsiktig gjeld 114 465 513 111 474 305 108 483 097 45 av 52
Sum gjeld 116 399 043 114 388 891 Sum Egenkapital 15 808 631 14 992 689 116 872 245 Boligforetaket har i dag 310 leieforhold. Tildeling av boligmassen foretas av en tildelingsnemnd. Arbeidsoppgavene består i effektiv ivaretakelse av bygging, forvaltning, drift og vedlikehold av kommunens boligmasse. Det foreligger antagelig mye utestående husleieinntekter og dermed mye usikkerhet. Økonomienheten i ISK har regnskapsføringen og har påpekt behovet for mer ressurser på dette. Her er det behov for en stor ryddejobb. Mulig at det som her avdekkes synliggjør en svakhet ved organiseringen. Nødvendig kompetanse er teknisk ingeniørkompetanse samt administrativ ryddighet og tilgjengelighet for brukere. Har siden selskapet ble opprettet i 2001 vært besatt av 1 stilling. Antatt behov er dersom fortsatt eget selskap er 1,5 stilling. Daglig leder har sagt opp sin stilling, og det er søkt etter ny daglig leder med forbehold om organisasjonsendring. Det er behov for å fastsette en strategi for utvikling av boligmassen. Servicekontoret er i dag førstelinjetjeneste for LB. Dette fungerer godt. Servicekontoret etterlyser derimot større tilgjengelighet for den som beskjedene skal bringes videre til. Argumenter FOR og MOT en sammenslåing med kommunen: Brukerperspektiv FOR Samme kundegruppe Økt tilgjengelighet MOT 46 av 52
Oppgaver /organisasjon Større fagmiljø Mindre behov for eksternt kjøpte tjenester Styring Styring i kommunen Politikere ikke lenger styring Strakstiltak: Legge Boligforvaltningen under kommunens avd. bygg og eiendom. Servicekontoret ivaretar de tjenester de allerede i dag har, med daglig kontakt mot brukerne. Dette uløser ikke dokumentavgift. Kommunens vaktmestertjeneste ble bygd ned noe den gang selskapet ble utskilt. Vi mener at ved bruk av og fleksibilitet i egne ressurser vil vi kunne redusere kjøp av tjenester noe. Administrativ ryddighet og tilgjengelighet bør vektlegges mer enn teknisk ingeniørkompetanse. Derfor mulig at stillingen på det grunnlag bør utlyses på nytt. Dette sett i forhold til at kompetansen på bygg og eiendom er til stede i dag. AS Levanger Tomteselskap: Eierandel: 100 % Andre Aksjonærer: Ingen 47 av 52
Formål: Erverve arealer/områder som i plansammenheng skal disponeres til boligformål, sørge for å få disse planlagt/regulert, foreta en økonomisk grunnkalkulasjon, sørge for teknisk prosjektering, forestå anbudsprosedyrer og gjennomføring av anleggsentrepriser med kommunaltekniske/tomtetekniske anlegg, avhende byggeklare boligtomter til enkeltbyggherrer eller utbyggingsfirma, samt etterkalkulere og foreta en økonomisk sluttføring. Virksomhet: Tomteselskapets virksomhet er begrenset til Levanger og har i følge vedtektene i prinsipp til oppgave å effektuere kommunens boligpolitikk. Eneboligtomter selges til private utbyggere. Gjennomsnitt pris på enebolig i Levanger i 2009 er i underkant av 300.000 inklusiv veg/vann/kloakk og ervervet friområde. Til sammenligning kan opplyses at tomter på Nordlijordet utviklet i privat regi selges for ca 600.000 pr tomt. Strakstiltak:: Foreta en politisk beslutning om å legge påslag i pris på boligtomter. 1) Det undersøkes om boligfeltet Kjønstadmarka kan løftes ut av Tomteselskapet og over i kommunal regi for kostpris. 2) Daglig leder i Tomteselskapet foretar i så fall salget på vegne av kommunen Det undersøkes om verdier i tomteselskapet kan løftes ut av selskapet. Dette i forhold til den såkalte armlengde -problematikken. 48 av 52
Prosjektgruppa vil fram til prosjektrapporten se nærmere på organiseringen av Levanger tomteselskap og drøfte ulike modeller for organisering. Dette gjelder også de andre selskapene. Generelt om styresammensetning i kommunalt eide selskaper. Det vil komme en ny forvaltningslov med antatt skjerping av ordførers og rådmann/administrasjonssjefs mulighet for å sitte i styrer i kommunale selskaper mht inhabilitet. Eiendomsskatt Levanger kommune innførte eiendomsskatt i 2001. Dagens ordning er 3,5 promille av omsetningsverdi. Potensielt kan denne promillesatsen være på 7. Levanger kommune har en ordning med en promillesats på 100 % av omsetningsverdien. Dette varierer mellom kommuner. 2 av 3 kommuner i Norge har i dag innført eiendomsskatt. Det er i 2010 gått 10 år siden takseringen av Levanger Kommunes eiendommer. Boligmarkedet har utviklet seg mye siden den gang. Tabellene nedenfor viser dette. Nummer Takst Omsetning Takst i % av omsetning 1 572 000 1 309 000 44 % 2 942 000 1 050 000 90 % 3 484 000 620 000 78 % 4 810 000 850 000 95 % 5 635 000 930 000 68 % 6 843 000 1 670 000 50 % 7 828 000 1 600 000 52 % 8 750 000 1 630 000 46 % 9 57 000 10 000 570 % 49 av 52
10 342 000 520 000 66 % 11 187 000 400 000 47 % 12 376 000 1 350 000 28 % 13 600 000 1 100 000 55 % 14 680 000 1 200 000 57 % 15 61 000 169 000 36 % 16 680 000 1 100 000 62 % 17 1 258 000 2 530 000 50 % 18 935 000 1 390 000 67 % 19 1 986 000 2 700 000 74 % 20 293 000 742 500 39 % Sum 13 319 000 22 870 500 58 % Fra mars 2009 ser vi at takstgrunnlaget utgjør kun 58 % av omsetningsverdien av eiendommene. Dette gir grunnlag for å foreta retaksering. Dersom omsetningsverdien hadde ligget til grunn ville takstene vært over 70 % høyere. For april 2009 er situasjonen denne: Nr Takst Omsetning Takst i % av omsetning 1 571 000 1 175 000 49 % 2 748 000 1 100 000 68 % 3 778 000 2 000 000 39 % 4 580 000 900 000 64 % 5 644 000 3 450 000 19 % 6 262 000 325 000 81 % 7 1 129 000 2 300 000 49 % 8 1 004 000 1 640 000 61 % 9 974 000 2 400 000 41 % 10 1 071 000 1 350 000 79 % 50 av 52
11 519 000 1 661 250 31 % Sum 8 280 000 19 301 250 45, 2 % For april 2009 utgjør taksten kun 45,2 % av omsetningsverdien, som gir grunnlag for oppjustering på over 120 %. Samlet sett for hele perioden utgjør taksten 52,4 % av omsetningsverdien, som tilsvarer en økning i takst på over 90 %. Nummer 5 og 11 i tabellen ovenfor er gårdsbruk og bør derfor ses i en annen sammenheng. Likevel utgjør taksten kun 54 % av omsetningsverdi og grunnlaget fra april 09 tilsvarer at takstgrunnlaget kan oppjusteres med 85 %. Prosjektgruppa mener derfor på grunnlag av tallene ovenfor at en retaksering av eiendommene i Levanger kommune må foretas. Dette kan ses på som en justering av eiendomsskatten. Promillesatsen kan stå uendret. Gruppa mener et realistisk mål på en retaksering vil være et sted mellom 50 % og 70 %. Dette vil utgjøre en inntektsøkning til kommunen på et sted mellom 15 og 20 millioner kroner årlig. I påvente av retaksering bør takstene oppjusteres med 10 % hvert år fram til retakseringen er klar. Dette utgjør 3 millioner kroner første år. Avvikene mellom takst og omsetning varierer mye. Vi ser variasjoner fra like over 30 % av omsetningsverdi til over 80 %. Kriteriene for taksering bør derfor evalueres før en retaksering. I tillegg foreslår gruppa at 3-årsregelen fjernes. Da eiendomsskatten ble innført i 2001 var det et krav fra husbanken om fritak de første årene etter etablering i nybygg. Grensen ble på Levanger satt til 3 år. Dette kravet er nå fjernet. Gruppa mener denne regelen er ubetydelig i forhold til etablering, og ikke nødvendigvis favoriserer grupper som trenger økonomisk støtte. En rask beregning av effekten av å fjerne denne, tilsier økte inntekter på omtrent 1 million kroner. 51 av 52
Oppsummering strakstiltak: 1. Levanger Boligforvaltning KF legges inn under enhet bygg og eiendom i Levanger kommune 2. Det undersøkes om boligfeltet Kjønstadmarka kan løftes ut av Levanger tomteselskap AS for kostpris. Daglig leder i Tomteselskapet vil i så fall selge tomtene på vegne av kommunen 3. Det foretas en retaksering av takstgrunnlaget for eiendomsskatt av eiendommene i Levanger kommune. I påvente av dette oppjusteres takstene med 10 % hvert år fra 2010. Tre-årsregelen for fritak av eiendomsskatt fjernes. 52 av 52