Offentlige anskaffelser - Notodden kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 707013 2010
Innholdsfortegnelse Sammendrag...ii 1 Innledning...1 1.1 Bakgrunn og rammer...1 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier...1 1.3 Avgrensing...1 1.4 Metode og kvalitetssikring...1 1.5 Høring...2 2 Anskaffelsesstrategi og rutiner...3 2.1 Revisjonskriterier...3 2.2 Fakta og funn...3 2.3 Revisors vurderinger...5 3 Miljø- og samfunnsansvar...6 3.1 Revisjonskriterier...6 3.2 Fakta og funn...7 3.3 Revisors vurderinger...8 4 Anskaffelse av varer og tjenester...8 4.1 Revisjonskriterier...8 4.2 Rammeavtaler...9 4.3 Enkeltanskaffelser...10 4.4 Revisors vurderinger...11 5 Revisors konklusjoner og anbefalinger...12 5.1 Konklusjon...12 5.2 Anbefaling...13 5.3 Litteratur og kildereferanser...14 Vedlegg...14 I. Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse...15 II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier...16 III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring...19 Telemark kommunerevisjon IKS i
Sammendrag Reglene om offentlige anskaffelser skal bidra til at allmennheten har tillit til at kommunen opptrer med integritet og at anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig og ressurseffektiv måte. Regelverket er komplisert og stiller store krav til de som skal foreta anskaffelsene. Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget i Notodden i sak 16/10 og i sak 23/10. Problemstillingene for prosjektet er: Har kommunen en hensiktsmessig anskaffelsesstrategi og rutiner som sikrer betryggende kontroll? Ivaretas kommunens miljø- og samfunnsansvar ved anskaffelser? Blir varer og tjenester anskaffet etter gjeldende krav? Våre undersøkelser viser: Kommunen har etablert gode rutiner for innkjøp gjennom sitt anskaffelsesreglement. Reglementet er et godt hjelpemiddel for å sikre at innkjøp blir gjort i samsvar med regelverket. Reglementet inneholder mange av de elementene som er anbefalt, men det er en svakhet at det ikke er utarbeidet rutiner/strategi for å sikre at innkjøpere i kommunen har tilstrekkelig kompetanse om anskaffelsesreglene. Kommunen synes også å mangle rutiner og praksis for å forebygge, avdekke og rette opp brudd på regelverket. Kommunen har ikke utarbeidet egen anskaffelsesstrategi. Anskaffelsesreglementet inneholder elementer som trolig ville vært en naturlig del av en anskaffelsesstrategi. Behovet for et eget strategidokument kan derfor diskuteres, men et strategidokument kunne ha synliggjort kommunens målsetninger og i større grad åpnet for politisk debatt på området. Gjennom anskaffelsesreglementet (inkl. miljøpolicy) har kommunen rutiner som bør medvirke til at det tas hensyn til miljømessige konsekvenser under planleggingen av anskaffelser. Det blir som regel stilt miljøkrav ved inngåelse av rammeavtaler. Vi har i liten grad undersøkt om det i tilsvarende grad blir stilt miljøkrav ved enkeltanskaffelser, men våre undersøkelser tyder på at miljøhensyn ved denne typen anskaffelser ikke alltid blir vektlagt så mye som kommunens miljøpolicy legger opp til. Våre undersøkelser viser at det er betydelig risiko for anskaffelser av varer og tjenester på områder der det ikke foreligger rammeavtale ikke blir gjort i samsvar med anskaffelsesreglene. Lojaliteten til rammeavtalene er samlet sett god, men til enkelte rammeavtaler synes lojaliteten å være dårligere. Enkelte virksomheter i kommunen skiller seg ut ved at de i liten grad ser ut til å bruke de rammeavtalene som kommunen har inngått. Vi anbefaler kommunen å: - vurdere om det er behov for en innkjøpsstrategi for å synliggjøre kommunens målsetninger - kartlegge kompetanse på innkjøp og miljøvennlige innkjøp - styrke kompetansen på innkjøp hos virksomhetsledere og andre innkjøpere i kommunen - etablere rutiner og praksis for å forebygge, avdekke og rette opp avvik Telemark kommunerevisjon IKS ii
Kommunen bør iverksette tiltak for å sikre at innkjøperne etterlever anskaffelsesreglene i større grad enn i dag og for å bedre lojaliteten til enkelte rammeavtaler. Bø 21. januar 2011 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørson oppdragsansvarlig revisor (sign) Anne Hagen Stridsklev prosjektleder Telemark kommunerevisjon IKS iii
1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Reglene om offentlige anskaffelser skal bidra til at allmennheten har tillit til at kommunen opptrer med integritet og at anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig og ressurseffektiv måte. Regelverket er komplisert og stiller store krav til de som skal foreta anskaffelsene. Tidligere forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 og kartlegginger har avdekket at Notodden kommunen ikke har hatt innkjøpsreglement eller lignende. På bakgrunn av dette har kontrollutvalget bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt med offentlige anskaffelser som tema. Prosjektet ble bestilt i sak 16/10, problemstillingene for prosjektet er nærmere fastsatt i sak 23/10. Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier I denne forvaltningsrevisjonen vil vi undersøke følgende: Har kommunen en hensiktsmessig anskaffelsesstrategi og rutiner som sikrer betryggende kontroll? Ivaretas kommunens miljø- og samfunnsansvar ved anskaffelser? Blir varer og tjenester anskaffet etter gjeldende krav? Revisjonskriteriene 2 i dette prosjektet er utledet fra gjeldende regler om hvordan kommunens innkjøp skal gjennomføres, først og fremst fra lov om offentlige anskaffelser. Kriteriene er nærmere omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.3 Avgrensing Prosjektet dekker anskaffelser som er gjort i 2010 fram til oktober. Vi har fokusert på anskaffelser som er utgiftsført i driftsregnskapet. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 3. Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1 Byggingen av Notodden vannverk 707 009 2 Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. 3 RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som Telemark kommunerevisjon IKS 1
1.5 Høring Rapporten er sendt på høring til kommunen for den ble sendt til behandling i kontrollutvalget. Kommunens høringssvar ligger som vedlegg 1. Vi har ikke gjort noen endringer i rapporten som følge av høringssvaret. er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 2
2 Anskaffelsesstrategi og rutiner 2.1 Revisjonskriterier Revisjonskriterier for denne problemstillingen er: Kommunen bør ha strategi og rutiner for å sikre at anskaffelser blir gjennomført i samsvar med regelverket Rutinene/strategien bør omhandle ledelsens ansvar, mål og strategier for innkjøp ansvar, oppgaver og kompetansebehov hos medarbeidere rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik 2.2 Fakta og funn Strategier og rutiner Notodden kommune har anskaffelsesreglement som gjelder for alle anskaffelser som kommunen gjør. Reglementet ble innført i oktober 2009. Reglementet er ikke politisk behandlet. Anskaffelsesreglementet gjelder for alle anskaffelser som kommunen gjør, også de som er under 100 000 kroner. Reglement er tredelt. Del I inneholder retningslinjer for innkjøp, del II omhandler kommunens miljøpolicy og del III inneholder etiske retningslinjer for innkjøp. Kommunen har også utarbeidet standard avtalevilkår som skal brukes ved alle anskaffelser, og maler for anskaffelsesprotokoll. Det er utarbeidet protokollmaler for anskaffelser som koster under kr 100 000, for anskaffelser som koster fra kr 100 000 til kr 500 000 og for anskaffelser som koster over kr 500 000. Formålet med retningslinjene er å fastsette Notodden kommunes innkjøpspolitikk slik at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken virksomhet som foretar anskaffelsen. Målsetting for kommunens innkjøp er i følge reglementet: a) Innkjøp til Notodden kommune skal gjennomføres på en slik måte at kommunens økonomiske interesse blir ivaretatt best mulig på lang sikt b) Innkjøpsordningen skal være rasjonell og gi en effektiv utnyttelse av kommunens ressurser c) Innkjøpsordningen skal gjennom de fastlagte rutiner sikre at: o intern kontroll kan oppdage feil slik at disse kan rettes i tide o intern kontroll må kunne forebygge og avdekke misligheter o det er klare ansvarsforhold o ordningen klart og greit kan dokumentere hendelsesforløp o ordningen skaper tillit både hos innbyggere og leverandører Reglementet er kjent blant virksomhetslederne. På spørsmål om hvor godt de kjenner kommunens anskaffelsesreglement, svarer virksomhetslederne på en skala fra godt til vet hvor det finnes. Alle svarer at de følger reglementet, men flere modererer svaret med å føye til: vanligvis, etter beste evne, prøver det og ikke 100 %. Telemark kommunerevisjon IKS 3
Kravene i ILO-konvensjonen nr 94 er innarbeidet i kommunens standard avtalevilkår. Kommunen har også satt som standard vilkår at det ikke skal benyttes barnearbeid i noen ledd av produksjonen og at leverandøren skal legge frem bekreftelse på at barnearbeid ikke forekommer. Kommunestyret vedtok i sak 22/10 å sette ned en lokal styringsgruppe som skal drive arbeidet for at Notodden kommune skal bli en Fairtrade-kommune. Arbeidet med å gjennomføre vedtaket er startet opp, men er inntil videre stoppet på grunn av sykdom. Ansvar for anskaffelser Kommunen deltar i to innkjøpssamarbeid. De deltar i Kongsbergregionene sammen med kommunene Nore og Uvdal, Rollag, Flesberg, Kongsberg, Tinn og Øvre Eiker. Samarbeidet har egen innkjøpskoordinator som har ansvar for å drive og utvikle samarbeidet. Kommunene kan også få råd og veiledning fra innkjøpskoordinatoren. Det er foreløpig 4 inngått én rammeavtale gjennom dette samarbeidet. Kommunen deltar også i BTV-innkjøp sammen med kommuner og fylkeskommuner i Buskerud, Vestfold og Telemark. Kommunen deltar i flere rammeavtaler som er fremforhandlet av dette samarbeidet. Kommunen har innkjøpsrådgiver som er direkte underlagt rådmannen. Han har ansvar for å koordinere kommunens innkjøpsvirksomhet, bistå virksomhetene med anskaffelser, utarbeide retningslinjer og rutiner og gi opplæring til virksomhetene. Seksjonslederne er ikke gitt noe spesielt ansvar i anskaffelsesreglementet. Reglementet fokuserer på virksomhetsledernivået. Den enkelte virksomhetsleder har ansvaret for alt innkjøp innenfor eget budsjettområde. Innkjøpsrådgiver skal involveres i alle enkeltkjøp utenom rammeavtale som er over 100 000 kroner. Rådmannen skal informeres ved enkeltkjøp over 500 000 kroner. Spørreundersøkelsen blant virksomhetslederne viser at de færreste foretar enkeltanskaffelser på store beløp. De fleste anskaffelsene er rutinemessige og dekkes av kommunens rammeavtaler. Spørreundersøkelsen viser at virksomhetslederne henvender seg til innkjøpsrådgiver dersom de har spørsmål om innkjøp. Men intervjuene av virksomhetsledere på seksjon for tekniske tjenester tyder på at det ikke er noen fast praksis å kontakte innkjøpsrådgiver ved anskaffelser som er større enn kr 100 000. Innkjøpsrådgiver blir i stedet kontaktet ved behov. Vi har ikke undersøkt om rådmannen blir informert om enkeltkjøp over kr 500 000. Reglementet pålegger virksomhetene å utpeke og ha oppdaterte oversikter over interne innkjøpere. Oversiktene skal være tilgjengelig hos innkjøpsrådgiver til enhver tid. Slike oversikter foreligger ikke. Innkjøperne kan bestille varer og tjenester utenfor rammeavtale for inntil 15 000 kroner. Kjøp mellom 15 000 og 100 000 kroner skal godkjennes av virksomhetsleder. Mange virksomhetsledere svarer i spørreundersøkelsen at de aldri eller sjelden foretar enkeltanskaffelser over kr 10 000, andre sier at de godkjenner alle innkjøp som ansatte på virksomheten gjør. Intervjuene med virksomhetslederne på seksjon for tekniske tjenester tyder på at det er liten oppmerksomhet om denne bestemmelsen der, men virksomhetslederne mener at det i praksis er klare grenser som hva medarbeidere på virksomhetene kan kjøpe. 4 Pr 1. november. Telemark kommunerevisjon IKS 4
Ansattes kompetansebehov Rådmannen mener at kommunen har god kompetanse på innkjøpsområdet fordi de har egen innkjøpsrådgiver, og også har tilgang til Kongsbergregionens innkjøpskoordinator. Virksomhetslederne svarer at de henvender seg til kommunens innkjøpsrådgiver dersom de har spørsmål. Kongsbergsregionens innkjøpskoordinator brukes ikke. Innkjøpsreglementet omtaler ikke kompetanse. Kommunen har gjennomført et dagskurs for virksomhetsledere for et par år siden, og det er planlagt å gjennomføre et nytt kurs høsten 2010. I følge rådmannen har ansatte som jobber mye med innkjøp fått mer opplæring. Det ble ikke gjennomført noen form for opplæring eller informert spesielt i forbindelse med at kommunen innførte nytt anskaffelsesreglement høsten 2010. Reglementet ble sendt ut til virksomhetene på e-post. Virksomhetslederne vurderer sin egen kompetanse om regelverket om innkjøp på skala fra relativt god til veldig dårlig. De fleste virksomhetslederne vurderer sin kompetanse til å ligge et sted midt i mellom. Svar som middels, kan en del og tilstrekkelig går igjen, men ganske mange gir også uttrykk for at de ønsker å kunne mer. På spørsmål om medarbeiderne på virksomheten har tilstrekkelig kompetanse om regelverket om innkjøp er virksomhetslederne delt. Cirka halvparten mener at medarbeiderne på virksomheten har god eller tiltrekkelig kompetanse. Resten gir uttrykk for at medarbeidernes kompetanse på området burde bedres. Strategi for å forebygge, avdekke og rette opp avvik Anskaffelsesreglementet fastsetter innkjøpsrådgiverens kontrollansvar. Ovenfor virksomhetene skal han kontrollere at rammeavtalene benyttes og at reglementet overholdes. Ovenfor leverandørene skal han kontrollere at leveringsavtalene overholdes. Innkjøpsrådgiver tar stikkprøver av fakturaer og kontrollerer betingelser opp mot rammeavtaler i den grad han har kapasitet. Han har også brukt kommunens reskontro for å se om kommunen har kjøpt varer eller tjenester fra leverandører som de ikke har avtale med. Noen leverandører er også selv flinke til å følge opp og si i fra dersom det er virksomheter i kommunen som ikke kjøper varer fra dem. Kontrollaktivitetene er ikke satt i fast system. Virksomhetene skal kontrollere fakturaer i samsvar med kommunens administrative økonomireglement. Reglementet fastsetter at attestasjon og anvisning skal gjøres etter at det er kontrollert at fakturaene stemmer med inngåtte avtaler. Svarene på spørreundersøkelsen viser at det i liten grad blir gjort kontroller i forhold til om anskaffelsen er i gjort i samsvar med anskaffelsesreglene eller om betingelsene er i samsvar med rammeavtalene. 2.3 Revisors vurderinger Kommunen har utarbeidet innkjøpsreglement som inneholder rutiner for innkjøp. Reglementet har en utforming som gjør at det bør være et godt hjelpemiddel når kommunens ansatte skal gjøre innkjøp. Vi synes det er positivt at reglementet også omfatter miljøpolicy og egne etiske retningslinjer. Telemark kommunerevisjon IKS 5
Reglementet er ikke politisk behandlet. Det er alltid et spørsmål om hvilket styringsnivå politikerne skal involveres på. Politikernes oppgave er som oftest å fastsette strategier og overordnede styringssignaler som administrasjonen må omsette i praksis. Det er neppe hensiktsmessig eller ønskelig at politikerne detaljstyrer kommunen. Kommunen har ikke utarbeidet strategi for innkjøp, men reglementet inneholder målsetning for kommunens innkjøp, miljøpolicy og etiske retningslinjer. Etter vårt syn inneholder reglementet dermed elementer som hadde vært en naturlig del av innkjøpsstrategi, og kommunen oppfyller langt på vei de anbefalinger som er gitt i St.meld.nr.36 Det gode innkjøp. Behovet for et eget strategidokument for innkjøp kan derfor diskuteres. Men dersom kommunen hadde hatt et strategidokument kunne det ha bidratt til i større grad å synliggjøre kommunens målsetninger og policies på innkjøpsområdet, samtidig som det kunne åpne for politisk debatt om kommunens overordnede målsetninger på området. Reglementet fastsetter de ulike aktørenes ansvar og oppgaver i innkjøpsprosessen relativt detaljert, men våre undersøkelser viser at reglementet ikke etterleves helt ut når det for eksempel gjelder beløpsgrensene. Dette kan skyldes at denne delen av reglementet er for lite kjent og ikke nok fulgt opp. Det er også mulig at reglementet på dette området har en detaljeringsgrad som ikke oppfattes som nødvendig eller hensiktmessig og at det derfor ikke blir fulgt. Vi er enige i rådmannens vurdering i at kommunen har tilgang til god kompetanse på innkjøpsområdet hovedsakelig gjennom egen innkjøpsrådgiver. Men samtidig er det mange ansatte i kommunen som foretar innkjøp og som i ulik grad trenger kompetanse på innkjøp. Svarene på spørreundersøkelsen tyder på at det er behov for mer kompetanse om innkjøp på virksomhetene. Kommunen synes ikke å ha noen strategi eller rutine for å kartlegge kompetansebehov hos ansatte med innkjøpsansvar. Den enkelte innkjøper/virksomhetsleder har selv ansvar for å ha nødvendig kompetanse. Kommunen kjøper årlig varer og tjenester for store beløp, det er derfor viktig at de som i praksis forvalter midlene har kompetanse til å gjøre det på riktig måte. Kommunen bør vurdere å utarbeide en strategi for å kartlegge om ansatte har nødvendig kompetanse og deretter iverksette tiltak for å opparbeide og opprettholde kompetanse. Kommunen har i liten grad formelle rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik. Kontrolltiltak gjøres av innkjøpsrådgiver, men tiltakene er ikke satt i system. Det er vanskelig å ha noen formening om hvor effektive og omfattende disse tiltakene reelt sett er. Svar på spørreundersøkelsen viser at det ikke er formelle kontrolltiltak på virksomhetene. Hvor god kontrollen er, vil avhenge av den enkelte virksomhetsleder. Det synes ikke være noen forståelse eller praksis på at attestestasjon og anvisning også omfatter kontroll i forhold til anskaffelsesreglene/rammeavtalene. 3 Miljø- og samfunnsansvar 3.1 Revisjonskriterier Revisjonskriterier for denne problemstillingen er: Kommunen bør ha rutiner og maler som sikrer at det tas hensyn til miljømessige konsekvenser under planleggingen av anskaffelser. Telemark kommunerevisjon IKS 6
Det bør stilles miljøkrav ved anskaffelser. 3.2 Fakta og funn Anskaffelsesreglementet redegjør for kommunens miljøpolicy. Kommunen skal: For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner, skal kommunens innkjøp gjøres mest mulig miljøeffektivt, hvilket betyr høyest mulig verdiskaping med minst mulig miljøbelastning. Reglementet redegjør for hvilke elementer det bør legges vekt på for å ivareta kommunens miljøpolicy ved anskaffelser. I følge reglementet skal kommunen velge produkter som representerer minst mulig miljøbelastning i den grad det er økonomisk forsvarlig for kommunen. I følge innkjøpsrådgiver vil økonomi påvirke hvor høyt kommunen vekter miljø som tildelingskriterium. Det er ikke sagt noe om miljø i kommunens standard avtalevilkår eller i andre maler. Miljø i anskaffelser Vi har sett på rammeavtaler som er inngått av Notodden kommune. Dette er rammeavtaler for: - mat - kjøleskap, fryseskap og oppvaskmaskiner - storkjøkkenutstyr - institusjonssenger og nattbord - madrasser - slamtømming I anskaffelsen av slamtømmingsavtalen har det ikke vært stilt noe krav til miljø, verken som kvalifikasjonskrav eller som tildelingskriterium. Vi har ikke undersøkt hvilke miljøkrav det kunne vært naturlig å stille ved denne typen anskaffelser. Ved de andre anskaffelsene har miljø vært en del av tildelingskriteriet kvalitet. Eksempel på miljøkriterier som er brukt er; tilbyderes miljøprofil og produktets energibruk. Miljøkrav kan også være innarbeidet i kravspesifikasjon i konkurransegrunnlaget eller som kvalifikasjonskrav. Notodden kommune har inngått de fleste av sine rammeavtaler som medlem av BTV Innkjøp. Vi har ikke kontrollert hvordan miljø er i varetatt i disse rammeavtalene. BTV Innkjøp er miljøknutepunkt for sin region, og har som en av sine oppgaver å innarbeide miljøkriterier i fellesavtaler. I følge virksomhetsleder på Eiendom og utedrift er miljø noe man først tenker på dersom man tror at det kan gi lavere kostnader på sikt. Det betyr at man for eksempel velger utstyr som er energieffektive for at kommunen skal få lavere energikostnader. Virksomhetsleder for VAR og Prosjekt og utbygging sier at de legger vekt på tilbydernes miljøprofil, miljøpolitikk og kompetanse på enøk når de foretar anskaffelser. Telemark kommunerevisjon IKS 7
De største enkeltanskaffelsene som vi har plukket ut for kontroll er konsulenttjenester og juridiske tjenester. I følge innkjøpsrådgiver er det ikke hensiktsmessig å stille miljøkrav ved slike anskaffelser. 3.3 Revisors vurderinger Vi mener at kommunen viser at de ønsker å vektlegge miljøhensyn ved sine anskaffelser ved sin miljøpolicy. Miljøpolicyen er detaljert nok til at den bør være et godt hjelpemiddel for virksomhetsledere som ønsker å kjøpe miljøvennlig. Etter hva vi kan se er der stilt miljøkrav ved inngåelse av de fleste store rammeavtalene som blir inngått for hele kommunen. Vi er usikre på i hvilken grad anskaffelsesreglementets regler om miljø er kjent og blir praktisert ute i virksomhetene. Intervjuene med virksomhetsledere på Seksjon for tekniske tjenester tyder på at miljøhensyn ikke blir vektlagt så høyt som kommunens miljøpolicy legger opp til. Det kreves kompetanse om hva som er miljøvennlig og hvilke miljøkrav som kan stilles innenfor hvert fagområde for å gjøre grønne innkjøp. Mange virksomheter gjør nesten alle sine anskaffelser gjennom inngåtte rammeavtaler. Ved kjøp fra rammeavtaler vil man ofte kunne velge mellom produkter der noen er mer miljøvennlige enn andre. Dermed vil innkjøperens valg avgjøre hvor miljøvennlige anskaffelsene er. Kommunen bør kartlegge hvor god kompetanse virksomhetsledere og andre innkjøpere har om grønne innkjøp, og iverksette hensiktsmessige tiltak. 4 Anskaffelse av varer og tjenester 4.1 Revisjonskriterier Revisjonskriterier for denne problemstillingen er: Om rammeavtaler Rammeavtaler kan ikke inngås for mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstad. Kommunens anskaffelsesreglement pålegger virksomhetene å benytte de leverandørene som kommunen har rammeavtale med. Om enkeltanskaffelser Ved anskaffelser over 10 000 der anskaffelsen ikke kunngjøres skal det innhentes minst tre konkurrerende tilbud. Det skal legges frem begrunnelse i etterkant dersom det av praktiske årsaker ikke har vært mulig å gjennomføre konkurranse. Det skal innhentes skatteattest ved alle anskaffelser over kr 100 000. For arbeid som utføres i Norge skal det kreves HMS-erklæring dersom anskaffelsen overstiger kr 100 000. Det skal føres protokoll i alle anskaffelser som overstiger kr 100 000. Anskaffelser til en verdi av over 500 000 u/mva skal være lyst ut på Doffin i samsvar med kravene i forskriften. Telemark kommunerevisjon IKS 8
4.2 Rammeavtaler En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Slike avtaler har til formål å fastsette vilkårene for kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn på pris og volum. Kommunen har inngått flere rammeavtaler alene eller gjennom BTV-samarbeidet. Én rammeavtale er inngått gjennom Kongsbergregionen. Kommunen har liste over inngåtte rammeavtaler liggende på sin hjemmeside. Når revisor gjennomgikk listen var den verken fullstendig eller korrekt. 5 Det er gjort rettelser i listen i ettertid. Listen over rammeavtaler på BTV-samarbeidets hjemmeside var heller ikke korrekt og oppdatert. I spørreundersøkelsen var det mange av virksomhetslederne som henviste til kommunens nettsider som svar på spørsmål på om de kjente til kommunens rammeavtaler. Virksomhetslederne mener at de har oversikt over hvilke rammeavtaler kommunen har inngått og de mener at virksomheten deres bruker avtalene. Flere virksomhetsledere gir uttrykk for at de ikke synes rammeavtalene er gode. De mener at andre leverandører gir bedre service og bedre priser. Vi har undersøkt lojaliteten til følgende rammeavtaler: - arbeidstøy - legemidler - medisinske forbruksvarer - bøker til bibliotek - fritt skolemateriell - skolebøker - kontormateriell - renholdsmidler - matvarer Vi har kontrollert lojalitet til rammeavtalene ved å se om det er bokført innkjøp på relevante konti i regnskapet fra andre leverandører enn de som kommunen har rammeavtaler med. Innkjøp fra andre leverandører betyr ikke nødvendigvis manglende lojalitet til rammeavtalen. Det kan skyldes at avtalene ikke inneholder det produktet virksomheten trenger, eller at leverandørene ikke ønsker å levere varer i så små kvanta som virksomheten trenger. Bilag kan også være feilført i regnskapet. I de tilfeller der det synes å være liten lojalitet mot rammeavtalene, har vi sett hva kommunen har kjøpt fra leverandører uten avtale som selger tilsvarende produkter. Arbeidsklær Kommunen har rammeavtale om arbeidstøy og sko til teknisk personell med Bekken & Strøm Yrkesklær AS og om arbeidstøy til helsepersonell med Praxis AS. Avtalen med Bekken & Strøm Yrkesklær AS brukes, men det handles også arbeidsklær fra andre leverandører. Avtalen med Praxis AS brukes av Notodden omsorgsenter og Haugmotun sjukeheim, men ikke av Psykisk helsevern. Legemidler Kommunen har avtale om legemidler med Alliance Booth. Rammeavtalen følges. Medisinsk forbruksmateriell 5 Per 28. oktober 2010 Telemark kommunerevisjon IKS 9
Kommunen har avtale om medisinsk forbruksmateriell med Erik Tanche Nielssen AS (NorEngros). Kommunen følger avtalen i stor grad, men det handles også inn varer fra andre leverandører på disse kontoene. Bøker til bibliotek Kommunen har rammeavtale om bøker og medier til bibliotek med Biblioteksentralen AL. Kommunen følger avtalen i stor grad, men det handles også varer fra andre leverandører. Fritt skolemateriell Kommunen har rammeavtale om fritt skolemateriell med Staples AS. Skolene bruker avtalen i liten grad. Bøker og læremidler til skolene Kommunen har rammeavtale om skolebøker med BS Norli skole AS. Skolene har ikke brukt avtalen i 2010. I følge reskontro har kommunen hittil i år 6 handlet varer fra Libris AS for kr 855 000 og fra Akademika Telemark AS for kr 514 000. Flere virksomhetsledere på skole gir uttrykk for at de mener at denne rammeavtalen er dårlig. De mener de kan få bedre pris og bedre service hos lokale bokhandlere. Dessuten mener enkelte at avtalen strider mot prinsippet om å støtte lokale næringsdrivende. Kontormateriell Kommunen har rammeavtale om kontormateriell med Staples AS. Skolene følger avtalen i liten grad. De andre virksomhetene i kommunen ser ut til å følge avtalen. I følge reskontro har kommunen handlet varer fra Kontorspar for kr 444 000 og fra Lidvard Arvesen AS for kr 267 000. Renholdsmidler Kommunen har rammeavtale om renholdsmidler med NorEngros AS. Avtalen følges. Matvarer Kommunen har rammeavtaler om kjøp av matvarer med Tine Meieri Øst AS, Bama, Nortura, Nærbakst og Asko. Bortsett fra avtalen med Tine og ved en skole avtalen med Bama, bruker skolene og barnehagene ikke rammeavtalene på mat. I følge innkjøpskonsulenten vil ikke leverandørene levere varer til skoler og barnehager. Verken kinokiosken, kafeen ved Tinfoss bad eller Tarantella ungdomsklubb bruker avtalene når de kjøper varer. Reskontro viser at kommunen har handlet varer fra lokale matbutikker for kr 1 245 000. Ingen av rammeavtalene som vi har undersøkt er inngått for mer enn fire år. Kommunen har inngått flere rammeavtaler enn de som er nevnt ovenfor. Det arbeides kontinuerlig med å ha rammeavtaler på de områder der det er hensiktsmessig. 4.3 Enkeltanskaffelser Vi har plukket ut 19 anskaffelser i størrelsesorden kr 10 000 til kr 100 000. Det er gjennomført konkurranse for 4 av disse anskaffelsene, men kommunens mal for protokoll for 6 per 1.10.10 Telemark kommunerevisjon IKS 10
anskaffelser under kr 100 000 er bare brukt i ett tilfelle. Manglende konkurranse for de øvrige anskaffelsene blir forklart med: - ingen annen reell leverandør - manglende oversikt over kommunens rammeavtaler - ønske om å bruke en bestemt leverandør - i samsvar med kontrakt fra 2002, uvisst om det ble konkurrert om denne kontrakten - må ha deler av et bestemt fabrikat for at det skal passe til eksisterende utstyr - har ikke tid til å gjennomføre konkurranse Vi har funnet fire anskaffelser som er i størrelsesorden kr 100 000 til 500 000. Disse anskaffelsene gjelder kjøp av konsulenttjenester eller juridiske tjenester. Det er konkurrert om én av disse anskaffelsene. Det er skrevet protokoll, innhentet HMS-erklæring og attest for betalt mva. og skatt for denne anskaffelsen. Manglende konkurranse for de øvrige anskaffelsene blir forklart med: - ikke tid til å innhente flere tilbud - har brukt samme leverandør i 10 år og er godt fornøyd med det - ville bruke leverandør man hadde kjennskap til Det er skrevet protokoll for den anskaffelsen der kommunen mente at det ikke var tid til å gjennomføre konkurranse. Vi har ikke funnet enkeltanskaffelser på over kr 500 000 i driftsregnskapet. 4.4 Revisors vurderinger Kommunen har inngått rammeavtaler som omfatter mesteparten av det løpende innkjøp av varer. Forutsatt av avtalene er inngått på lovlig måte, gir dette høy grad av sikkerhet for at kommunens innkjøp på disse områdene er gjort i samsvar med regelverket. Risikoen for brudd på regelverket vil ligge på anskaffelser utenom rammeavtalene. Anskaffelser utenom rammeavtalene skal som hovedregel bare gjøres når avtalene ikke omfatter den varen eller tjenesten man har behov for. Det er derfor viktig de ansatte vet hvilke avtaler som gjelder. Mange bruker kommunens nettsider for å orientere seg om hvilke rammeavtaler kommunen har inngått, det er derfor viktig at informasjonen her er riktig og oppdatert til enhver tid. Lojaliteten til de fleste rammeavtalene synes samlet å være god. Men til enkelte rammeavtaler synes lojaliteten å være dårlig. Det gjelder først og fremst avtalen om bøker og læremidler til skolene. Det er også enkelte virksomheter som skiller seg ut ved at de i mindre grad ser ut til å bruke de rammeavtaler som gjelder. Regnskapsgjennomgangen viser at skolene kjøper kontormateriell og fritt skolemateriell fra andre leverandører enn de som kommunen har avtale med. Vi vet ikke årsakene til at skolene i liten grad bruker rammeavtalene. Det kan være manglende kunnskap om avtalene, manglende kunnskap om konsekvensene av å bryte regelverket, eller at avtalene ikke dekker de behov som skolene har. Det bør gjøres en nærmere analyse av dette, eventuelt bør kommunen iverksette tiltak for å øke lojaliteten mot eksisterende avtaler. Stikkprøvene indikerer at kommunen i liten grad gjennomfører konkurranse for anskaffelser under kr 100 000. Dette er i strid med kommunens reglement. I mange tilfeller vil det også Telemark kommunerevisjon IKS 11
være i strid med Lov om offentlige anskaffelser som krever at det alltid skal gjennomføres konkurranse dersom det er mulig. Kommunens reglement pålegger de ansatte å dokumentere konkurranse for innkjøp over kr 10 000. Det er mulig at denne beløpsgrensen er såpass lav at den ikke er hensiktsmessig i praksis. Vi har funnet få anskaffelser over kr 100 000. I bare én av fire anskaffelser som vi har undersøkt er det konkurrert. I en av anskaffelsene der det ikke er konkurrert er dette begrunnet i protokoll. I flere tilfeller blir manglende konkurranse forklart med at det bare finnes én reell leverandør i markedet, eller at det ikke er tid til å innhente flere tilbud. Det kan være rom for å unnlate å gjennomføre konkurranse i slike tilfeller, men disse unntaksbestemmelsene praktiseres strengt. Kommunen har bevisbyrden for at slike vurderinger er riktige. I et tilfelle blir det henvist til en gammel avtale. Rammeavtaler og løpende avtaler skal det som hovedregel konkurreres om hvert fjerde år. Kjøp etter eldre avtaler vil ofte anses som ulovlige direkteanskaffelser. I noen tilfeller blir manglende konkurranse forklart med at kjøpet er et erstatningskjøp. Dette fritar i seg selv ikke fra kravet om konkurranse. Det er rom for å unnta tilleggsleveranser fra kravet om konkurranse, men dersom man bruker denne unntaksbestemmelsen skal dette fremgå av protokollen. Kommunen kan heller ikke unnlate å konkurrere fordi de ønsker å bruke en bestemt leverandør. 5 Revisors konklusjoner og anbefalinger 5.1 Konklusjon Kommunen har etablert gode rutiner for innkjøp gjennom sitt anskaffelsesreglement. Reglementet er et godt hjelpemiddel for å sikre at innkjøp blir gjort i samsvar med regelverket. Reglementet inneholder mange av de elementene som er anbefalt, men det er en svakhet at det ikke er utarbeidet rutiner for å sikre at innkjøpere i kommunen har tilstrekkelig kompetanse om anskaffelsesreglene. Kommunen synes også å mangle rutiner og praksis for å forebygge, avdekke og rette opp brudd på regelverket. Kommunen har ikke utarbeidet egen anskaffelsesstrategi. Anskaffelsesreglementet inneholder elementer som hadde vært en naturlig del av en anskaffelsesstrategi. Behovet for et eget strategidokument kan derfor diskuteres, men et strategidokument kunne ha synliggjort kommunens målsetninger og i større grad åpnet for politisk debatt på området. Gjennom anskaffelsesreglementet (inkl. miljøpolicy) har kommunen rutiner som bør medvirke til at det tas hensyn til miljømessige konsekvenser under planleggingen av anskaffelser. Det blir som regel stilt miljøkrav ved inngåelse av rammeavtaler. Vi har i liten grad undersøkt om det i tilsvarende grad blir stilt miljøkrav ved enkeltanskaffelser, men våre undersøkelser tyder på at miljøhensyn ved denne typen anskaffelser ikke alltid blir vektlagt som mye som kommunens miljøpolicy legger opp til. Telemark kommunerevisjon IKS 12
Våre undersøkelser viser at det er betydelig risiko for anskaffelser av varer og tjenester på områder der det ikke foreligger rammeavtale ikke blir gjort i samsvar med anskaffelsesreglene. Lojaliteten til rammeavtalene er samlet sett god, men til enkelte rammeavtaler synes lojaliteten å være dårligere. Enkelte virksomheter i kommunen skiller seg også ut ved at de i liten grad ser ut til å bruke de rammeavtalene som kommunen har inngått. 5.2 Anbefaling Vi mener at kommunen bør vurdere: - om det er behov for en innkjøpsstrategi for å synliggjøre kommunens målsetninger - å kartlegge kompetanse på innkjøp og miljøvennlige innkjøp - å styrke kompetansen på innkjøp hos virksomhetsledere og andre innkjøpere i kommunen - å etablere rutiner og praksis for å forebygge, avdekke og rette opp avvik Kommunen bør iverksette tiltak for å sikre at innkjøperne etterlever anskaffelsesreglene i større grad enn i dag og for å bedre lojaliteten til enkelte rammeavtaler. Telemark kommunerevisjon IKS 13
5.3 Litteratur og kildereferanser Lover og forskrifter: Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Forskrift 15. juni 1994 nr. 905 om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Lov 16. juli 1999 om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA) Kommunale reglement Anskaffelsesreglement Administrativt økonomireglement for Notodden kommune Offentlige dokument: Ot.prp. nr 70 (2003-2004) om endringar i kommuneloven St.meld. nr. 36 (2008 2009) Det gode innkjøp Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser (2007-2010) Vedlegg Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse Vedlegg 2: Revisjonskriterier Vedlegg 3: Metode Telemark kommunerevisjon IKS 14
I. Vedlegg 1: Rådmannens høringsuttalelse RÅDMANNENS KOMMENTAR - FORVALTNINGSREVISJON OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Rådmannen er positiv til at det er gjennomført en forvaltningsrevisjon på dette området. Offentlige anskaffelser er et område hvor kommune-norge har økende utfordringer som følge av et stadig mer komplisert regelverk og økte krav til kompetanse og rutiner. Rådmannen har ingen vesentlige bemerkninger til rapporten, men er tilfreds med at kommunen med den nylige innføringen av et innkjøpsregelverk har ryddet opp i tidligere avvik på dette området. Rådmannen tar til etterretning de anbefalinger som rapporten kommer med, og vil i den forbindelse iverksette forbedringer på flere av områdene: Rådmannen vurderer at Notodden kommune bør utarbeide en anskaffelsesstrategi som forelegges kommunestyret for godkjenning. Rådmannen har allerede planlagt interne kurs for å øke kompetanse på både innkjøp og miljøvennlig innkjøp hos medarbeiderne. Rådmannen anser at dagens rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik i.h.t. innkjøpsreglementet bør skriftliggjøres. Kommunen vurderer å etablere e-handelsplattformen så snart nye administrative systemer er på plass som kan håndtere dette. E-handel vil sikre lojaliteten til de enkelte rammeavtaler betraktelig. E-handel vil dessuten medføre vesentlige innsparinger m.h.t. det administrative arbeid og fakturabehandling. Kommunens internettsider vedr. innkjøp er nå på plass i ny internettportal, og innkjøpssidene med alle rammeavtalene oppdateres nå for å sikre lojalitet til alle rammeavtaler. Magnus Mathisen, 20.01.2011 Telemark kommunerevisjon IKS 15
II. Vedlegg 2: Revisjonskriterier Problemstilling 1 - Anskaffelsesstrategi og rutiner I følge kommuneloven 23 nr. 2 skal administrasjonssjefen se til at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det framgår av forarbeidene til kommuneloven at ansvaret for slik kontroll må regnes som en nødvendig del av administrasjonssjefens ledelsesansvar, og at det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder av en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen når de mål som er satt. 7 St.meld. nr. 36 (2008-2009) Det gode innkjøp handler om tiltak for å forbedre offentlig innkjøpsvirksomhet. Ledelsens ansvar for offentlige innkjøp er omhandlet i kap. 5 i stortingsmeldingen. Det framgår av meldingen at lederfokus og god forankring av innkjøpsaktiviteten i kommunen er sentrale forutsetninger for profesjonelle og korrekte innkjøp. Meldingen sier videre at innkjøpsarbeidet bør settes inn i en strategisk sammenheng, og det må utarbeides mål og strategier. Anskaffelsesstrategien bør sikre at publikum har tillit til kommunen, ved at fellesmidlene utnyttes best mulig, at etiske og moralske verdier styrkes og at kommunen fremstår som en seriøs og redelig forretningspartner/avtalepart. Strategien for innkjøp må settes i sammenheng med kommunens ressurser, både personellmessige, faglige og økonomiske. Ifølge St.meld. nr. 36 må ledelsen sørge for effektive rutiner, og sørge for at de følges. Det må avklares konkret hvem som skal ha ansvar for innkjøp, og det må gis tydelige mandat om hvem som har ansvar for de ulike fasene i en innkjøpsprosess. Det er en ledelsesoppgave å sørge for at kommunen har den nødvendige merkantile, tekniske og juridiske kompetansen til å gjøre gode innkjøp. Ledelsen har videre et ansvar for å skape et miljø der det er høy bevissthet og fokus på risiko og risikohåndtering på innkjøpsområdet. Det må være etablert rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik. På grunnlag av kommuneloven og stortingsmeldingen har vi utledet følgende revisjonskriterier knyttet til det å ha en hensiktsmessig anskaffelsesstrategi: Kommunen bør ha strategi og rutiner for å sikre at anskaffelser blir gjennomført i samsvar med regelverket Rutinene og strategien bør omhandle ledelsens ansvar, mål og strategier for innkjøp ansvar, oppgaver og kompetansebehov hos medarbeidere rutiner for å forebygge, avdekke og rette opp avvik Problemstilling 2 Miljø- og samfunnsansvar Det er et mål at anskaffelser i offentlig sektor skal skje med et minimum av miljøbelastning og med respekt for grunnleggende arbeiderrettigheter. Miljø- og etiske/sosiale hensyn i 7 Ot.prp. nr. 70 (2003-2004) s. 105. Telemark kommunerevisjon IKS 16
offentlige anskaffelser skal være et redskap som bidrar til en effektiv offentlig sektor og et konkurransedyktig næringsliv. 8 Regelverket om offentlige anskaffelser stiller krav om at kommunen under planleggingen av den enkelte anskaffelse skal ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. 9 På denne bakgrunn har vi utledet følgende revisjonskriterier for problemstilling 2: Kommunen bør ha rutiner og maler som sikrer at det tas hensyn til miljømessige konsekvenser under planleggingen av anskaffelser. Det bør stilles miljøkrav ved anskaffelser. Problemstilling 3 Blir varer og tjenester anskaffet i samsvar med gjeldende krav Regelverket om offentlige anskaffelser er omfattende, detaljert og i stadig endring. De grunnleggende prinsippene som gjelder for alle anskaffelser finner vi i lov 16. juli 1999 om offentlige anskaffelser (LOA) 5 og i forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-1. Kommunen har et anskaffelsesreglement som stiller krav til anskaffelsesprosessen. Disse kravene gjelder for alle anskaffelser. Kravene i kommunens rutiner er dels overlappende med krav i loven og forskriften, og dels selvstendige krav. Generelt om anskaffelser: Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. 10 Ved anskaffelser over 10 000 der anskaffelsen ikke kunngjøres skal det innhentes minst tre konkurrerende tilbud. Det skal legges frem begrunnelse i etterkant dersom det av praktiske årsaker ikke har vært mulig å gjennomføre konkurranse. 11 Det skal innhentes skatteattest ved alle anskaffelser over kr 100 000. For arbeid som utføres i Norge skal det kreves HMS-erklæring dersom anskaffelsen overstiger kr 100 000. 12 Det skal føres protokoll i alle anskaffelser som overstiger kr 100 000. 13 Anskaffelser til en verdi av over 500 000 u/mva skal være lyst ut på Doffin i samsvar med kravene i forskriften. 14 Om rammeavtaler 8 Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser (Planen gjelder for 2007 2010). Hovedpunktene i planen er også omtalt i St. meld. nr. 26 (2007-2008) Regjeringens miljøpolitikk og rikets miljøtilstand og i St. meld. nr. 34 (2006-2007) Norsk klimapolitikk. 9 Lov om offentlige anskaffelser 6 10 LOA 5 andre ledd 11 Anskaffelsesreglement Notodden kommune 12 FOA 3-1, 3-4 13 FOA 3-2, 3-3 og 3-4 14 FOA 2-1, 9-1 og 18-1 Telemark kommunerevisjon IKS 17
En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Slike avtaler har til formål å fastsette vilkårene for kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn på pris og volum. 15 Rammeavtaler kan ikke inngås for mer enn fire år, med unntak av tilfeller som er særlig berettiget ut fra rammeavtalens gjenstad. 16 Kommunens anskaffelsesreglement pålegger virksomhetene å benytte de leverandørene som kommunen har rammeavtale med. 15 FOA 4-2 bokst. f 16 FOA 6-1, 4. ledd Telemark kommunerevisjon IKS 18
III. Vedlegg 3: Metode og kvalitetssikring Den praktiske gjennomføringen I dette prosjektet har vi brukt følgende metoder: dokumentanalyse, regnskapsanalyse og intervju. Dokumentanalyse Vi har kartlagt hvilke rutiner kommunen har som er relevante for temaet innkjøp. Dette gjelder først og fremst anskaffelsesreglementet. Vi har kartlagt hvilke rammeavtaler kommunen har inngått ved hjelp av oversikter utarbeidet av kommunen, oversikter utarbeidet av BTV-innkjøp og ved hjelp av klargjøringer fra kommunens innkjøpskonsulent. Vi har konsentrert oss om rammeavtaler som er inngått av Notodden kommune alene, og ikke rammeavtaler som er inngått av BTV-innkjøp. I disse rammeavtalene har vi sett etter: - i hvilken grad forholdet til miljø er ivaretatt i avtalene - avtalenes varighet Vi har ikke sett på selve anskaffelsen av rammeavtalene. Regnskapsanalyse Regnskapsanalysen er gjort med to formål: - finne enkeltanskaffelser over kr 10 000 på områder der kommunen ikke har rammeavtaler - kontrollere lojaliteten til rammeavtalene Vi har gjennomgått konti på artene 100 til 370 i driftsregnskapet. Kontrollen ble gjort medio oktober for regnskapsåret 2010. Det betyr at anskaffelser som er utgiftsført senere på året ikke er gjennomgått. Vi har gjennomgått leverandørreskontro per 1. oktober 2010. Formålet med gjennomgangen er å se om kommunen hadde gjort store innkjøp fra andre leverandører enn de de hadde rammeavtale med. Vi har konsentrert gjennomgangen om anskaffelser som er utgiftsført i driftsregnskapet. Vi har funnet få anskaffelser i størrelsesorden kr 100 000 til kr 500 000. De fleste enkeltanskaffelsene som vi har funnet koster fra kr 10 000 til kr 100 000. For disse enkeltanskaffelsene har vi kontrollert: - er det konkurrert? - er det skrevet anskaffelsesprotokoll? - foreligger HMS-erklæring og skatteattester i de tilfeller der loven krever det? Intervju Vi har hatt løpende kontakt med kommunens innkjøpskonsulent gjennom hele prosjektarbeidet. Telemark kommunerevisjon IKS 19
Kommunen har i alt 30 virksomhetsledere i tillegg til 3 stabsledere i sentraladministrasjonen. Vi har intervjuet virksomhetsleder for Eiendom og utedrift og virksomhetsleder for Vann, avløp og renovasjon og Prosjekt og utbygging. Vi har valgt å intervjue disse virksomhetslederne fordi de foretar mange og til dels store anskaffelser på områder som ikke er regulert av rammeavtaler. Det er skrevet referat fra intervjuene som er verifisert av virksomhetslederne. Vi har sendt ut e-postintervju/spørreundersøkelse til de andre virksomhetslederne og stabslederne i kommunen. Vi har fått svar fra 3 stabsledere og 19 virksomhetsledere. Formålet med intervjuene er å få et innblikk i hvor godt virksomhetene kjenner rammeavtalene og reglene om offentlige anskaffelser. Pålitelighet og gyldighet Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres på en måte som sikrer gyldighet og pålitelighet. Pålitelighet handler om at innsamling av data skal skje så nøyaktig som mulig og at en skal kunne få samme resultat dersom undersøkelsen gjøres på nytt. Vi mener at våre undersøkelser er pålitelige i og med at vi har verifisert intervju. Vi har brukt flere metoder (dokumentanalyse, intervju og regnskapsanalyse) som alle gir samme inntrykk av fakta. Dette styrker også påliteligheten av undersøkelsen. Gyldighet handler om at en undersøker de forholdene som problemstillingene skal avklare. Vi mener at det vi har undersøkt er relevant i forhold til problemstillingene for prosjektet. Kvalitetssikring For å sike at dataene som er samlet inn er troverdige og gyldige, er dataene kvalitetssikret. Referatene fra intervjuene er verifisert av virksomhetene. Gjennomføringen av prosjektet og rapporten er kvalitetssikret i samsvar med kravene i RSK001. Telemark kommunerevisjon IKS 20