MØTEINNKALLING Årsmøte i Rakkestad Frivilligsentral Sted: Rakkestad kulturhus, Formannskapssalen Dato: 10.03.2015 Tid: 19:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 15/422 ÅRSMELDING OG REGNSKAP FOR RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL 2014 2/15 15/425 BUDSJETT 2015 FOR RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL 3/15 15/398 RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL - ENDRING I VEDTEKTER 4/15 15/427 VALG TIL STYRET I RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL 2015 Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf. 69 22 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 3. mars 2015 Roger Olstad (s) Leder
ÅRSMELDING OG REGNSKAP FOR RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL 2014 Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/422 1/15 Rakkestad Frivilligsentral 10.03.2015 1. Årsmelding for Rakkestad Frivilligsentral 2014 vedtas som fremlagt. 2. Regnskap for Rakkestad Frivilligsentral 2014 godkjennes. 1. Årsmelding for Rakkestad Frivilligsentral 2014. 2. Regnskap for Rakkestad Frivilligsentral 2014. I hht. Rakkestad kommunes Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå har Kultur- og oppvekstutvalget funksjon som årsmøte for Rakkestad Frivilligsentral. Andre faktaopplysninger Frivilligsentralens formål er å samordne den frivillige innsatsen som personer og organisasjoner i kommunen utfører, og dermed styrke og fremme det frivillige arbeidet. Økonomi Regnskap for Rakkestad Frivilligsentral inngår i det totale regnskapet for Rakkestad kommune. Årsregnskapet for 2014 for Rakkestad kommune behandles og vedtas endelig i Kommunestyret den 11.06.2015. Søknad om tilskudd for 2016 og rapportering av aktviteter for 2014 skal innrapporteres samtidig på elektronisk skjema innen 1. juli 2015. Side 2 av 7
BUDSJETT 2015 FOR RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 15/425 2/15 Rakkestad Frivilligsentral 10.03.2015 Budsjett for 2015 for Rakkestad Frivilligsentral godkjennes. 1. Budsjett 2015 Rakkestad Frivilligsentral. I hht. Rakkestad kommunes Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå har Kultur- og oppvekstutvalget funksjon som årsmøte for Rakkestad Frivilligsentral. Økonomi Budsjettet er satt opp i tråd med rammene gitt i budsjett for Rakkestad kommune 2015 og de statlige tilskuddsmidlene som gis for virksomheten. Budsjettet inngår i Rakkestad kommunes budsjett for 2015 som ble vedtatt i Kommunestyret 11.12.2014 sak 38/14. Side 3 av 7
RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL - ENDRING I VEDTEKTER Saksbehandler: Anne Sofie Andersen Arkiv: F08 Arkivsaksnr.: 15/398 3/15 Rakkestad Frivilligsentral 10.03.2015 / Kommunestyret 1. Styret for Rakkestad Frivilligsentral består av 7 medlemmer med følgende sammensetning: - Styreleder valgt av Kultur- og oppvekstutvalget for valgperioden - 1 representant fra kommunens helse- og omsorgstjenester - 1 representant fra Diakoniutvalget - 1 representant fra Rakkestad næringsråd - 1 representanter fra lag/foreninger - 2 representanter fra de som yter frivillige tjenester Vedtekter for Rakkestad Frivilligsentral revideres i forhold til vedtaket her 1. Gjeldende vedtekter for Rakketsad Frivilligsentral (datert 19.juni 2008) Rakkestad kommune har driftet Frivilligsentral som del av kommunal forvaltning og med eget styre siden 1. juli 2007. Vedtekter for Rakkestad Frivilligsentral er vedtatt av Kommunestyret med virkning samme dato, og seinere revidert med vedtak i Kommunestyret 19.juni 2008. Etter flere års erfaring fremmes det nå sak fra styret i Rakkestad Frivilligsentral om endret sammensetning av styret. Hjemmel Saken fremmes etter vedtak i styret for Rakkestad Frivilligsentral 21. februar 2015. I henhold til Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for Rakkestad kommune er Hovedutvalg for Oppvekst og kultur satt som årsmøte for Rakkestad Frivilligsentral. Kommunestyret behandler vedtekter for Rakkestad Frivilligsentral. Andre faktaopplysninger Gjeldende vedtekter for Rakkestad Frivilligsentral følger som vedlegg til saken. I henhold til vedtektene har styret 7 medlemmer med følgende sammensetning: Side 4 av 7
Sak 3/15 - Styreleder valgt av Kultur- og oppvekstutvalget for valgperioden - 1 representant fra kommunens helse- og omsorgstjenester valgt for ett år - 1 representant fra Diakoniutvalget valgt for ett år - 2 representanter fra lag/foreninger valgt for ett år - 2 representanter fra de som yter frivillige tjenester valgt for ett år Nytt forsalg til sammensetning av styret innebærer at Rakkestad næringsråd gis en representant i styret, og at representanter for lag og foreninger reduseres fra 2 til 1. Det gjøres ikke endringer i øvrig sammensetning eller valgperiode for styret. Det gjøres ikke endringer i øvrige deler av vedtektene. Økonomi Endring i sammensetning av styret har ingen økonomiske implikasjoner for Rakkestad kommune og driftsbudsjett for frivilligsentralen. Administrasjonens vurdering Frivilligsentraler representerer et svært viktig og samfunnsnyttig supplement mellom kommunale tjenester til innbyggerne og tilsvarende tjenester innen privat næringsvirksomhet. Aktivitet i Frivilligsentral skal ikke brukes som en erstatnings for ordinære kommunale tjenester. Samtidig skal tjenester gjennom Frivilligsentral ikke være i konkurranse med ordinær næringsvirksomhet. Frivilligsentral representerer dessuten en viktig del av frivillig innsats, innsats som ellers i stor grad utøves gjennom lag og foreninger. Å speile alle disse perspektivene gjennom styrets sammensetning er ønskelig. Til nå har ingen sider ved næringslivet vært representert. Et godt etablert Rakkestad næringsråd skaper grunnlag for forutsigbar og god representasjon fra næringslivet inn i styret ved at de selv innstiller på representant til styret. Rent valgteknisk har innstilling til årsmøtet på styremedlemmer vært forutsigbart for all representasjon unntatt de to fra lag og foreninger. Diakoniutvalget fremmer innstilling på sin representant. For frivillig-representanter inn i styret er det oppnevnt egen valgkomite av og blant frivillige hjelpere. Rådmannen fremmer forslag på ansatt fra helse- og omsorgstjenestene. Lag og foreninger har til nå ikke hatt en samlende arena for å fremme innstilling på sine to representanter, og det foreligger hevd mer enn reelle valg. Det er behov for utvidet informasjon blant lag og foreninger i forhold til representasjonen, og for kommende år vurderes dette lagt inn som tema i kommunens årlige informasjons- og dialogmøte med lag og foreninger i forkant av kulturmiddelsøknadene. Dette er et møte med stort oppmøte, og kan vurderes som innstillingsarena for representant til styret. Rakkestad næringsråd vil selv kunne fremme innstilling på sin kandidat til styret overfor årsmøte. Side 5 av 7
VALG TIL STYRET I RAKKESTAD FRIVILLIGSENTRAL 2015 Saksbehandler: May-Britt Lunde Nordli Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/427 4/15 Rakkestad Frivilligsentral 10.03.2015 Som representant til styret for Rakkestad Frivilligsentral velges: 1 representant fra kommunens helse- og omsorgstj.: Astrid Rutherford 1 representant fra diakonutvalget: Laila B. Andresen 1 representanter fra lag/foreninger: Randi Kjæraas Svendsen, Speidergruppa 1 representant fra Rakkestad Næringsråd: Suppleres etter vedtak i Rakkestad Næringsråd 2 representanter fra de som yter frivillige tjenester: Inger Berit Brattås En repr. suppleres etter vedtak egen valgkomitè. Valget forutsetter kommunestyrets vedtak om vedtekstendringer. Ingen. I henhold til forslag til nye vedtekter for Rakkestad Frivilligsentral skal årsmøte foreta valg til styret etter følgende sammensetning: 1 representant fra kommunens helse- og omsorgstjeneste, 1 representant fra diakonutvalget, 1 representanter fra lag/foreninger, 1 representant fra Rakkestad Næringsråd 2 representanter fra de som yter frivillige tjenester. Styreleder velges for 4 år, de øvrige styremedlemmene velges for 1 år. Hjemmel I henhold til Rakkestad kommunes Arbeidsdelings- og delegasjonsreglement for politisk nivå har Kultur- og oppvekstutvalget funksjon som årsmøte for Rakkestad Frivilligsentral. Side 6 av 7
Sak 4/15 Andre faktaopplysninger Styreleder Turid Førrisdahl er valgt som styreleder for valgperioden 2011 2015. Valgkomitè for de som yter tjenester i Frivilligsentralen legger frem sin egen innstilling på sine representanter. Side 7 av 7