KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV Designtjenester Anskaffelse 12/2015 Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet og følgende vedlegg: Vedlegg 1: Statens standardavtaler Bistandsavtalen, SSA-B Vedlegg 2: Bilagene til SSA-B Vedlegg 3: HMS-egenerklæringsskjema Vedlegg 4: Kompetansematrise
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 Oppdragsgiver... 3 Anskaffelsens formål og omfang... 3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 Kontrakt... 4 1.1.1 Kontraktsperiode... 4 1.1.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.1.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.)... 4 Kunngjøring... 4 Tilleggsopplysninger... 4 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 Prosedyre... 4 Tilbudsfrist... 5 Innlevering av tilbud... 5 Ønsket presentasjonsform... 5 Vedståelsesfrist... 6 Deltilbud... 6 Alternative tilbud og minstekrav... 6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse... 6 Opplysningsplikt... 6 Taushetsplikt... 6 Offentlighet... 6 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 6 Forbehold... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.2 Andre kvalifikasjonskrav... 8 3.2.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.2.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 8 3.2.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 Registrering av tilbud... 9 Tildelingskriteriene... 9 Evaluering: Hvert kriterium vil bli evaluert etter en skala fra 1 til 10 der 10 er beste score. 9 5 Tildeling av kontrakt... 9 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET Oppdragsgiver GIEK (Garantiinstituttet for eksportkreditt) fremmer norsk eksport og investeringer i utlandet gjennom å stille garantier på vegne av den norske stat. GIEK har søsterorganisasjoner i alle OECD-land. Den totale garantirammen er nå på 173 milliarder kroner og de største brukerne av GIEKs tjenester er store og små utstyrsleverandører til den internasjonale olje- og gassindustrien, samt maritim virksomhet. GIEK har ca. 90 medarbeidere og er underlagt Nærings- og fiskeridepartementet. For mer informasjon, se vår nettside www.giek.no. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Vera Didriksen E-postadresse : vera.didriksen@giek.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Anskaffelsens formål og omfang GIEK inviterer til åpen anbudskonkurranse for å etablere en rammeavtale med én leverandør for levering av designtjenester. Avtalen skal gjelde for et år ad gangen med opsjon for Oppdragsgiver å forlenge avtalen med ytterligere 1+1+1 år slik at total kontraktsperiode kan bli inntil 4 år. For mer informasjon og en overordnet beskrivelse av vårt behov, viser vi til vedlagte kravspesifikasjon: Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden (bilag til kontrakten SSA-B Bistandsavtalen). Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt Aktivitet 19. juni 2015 Kunngjøring av konkurranse 31. juli 2015 kl. 12.00 Tilbudsfrist Uke 32-34 Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud August 2015 Valg av tilbud Uke 34 Utsendelse av tildelingsbrev Ca. to uker etter tildeling Karensperiode September 2015 Kontraktsinngåelse September 2015 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3
Kontrakt 1.1.1 Kontraktsperiode Kontraktens oppstart vil være i september 2015 og gjelde for et år fremover. Utover dette vil Oppdragsgiver ha opsjon på forlenge avtalen på årlig basis tre ganger slik at maksimal kontraktsperiode kan bli 4 år. 1.1.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale Bistandsavtalen, SSA-B. 1.1.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se www.doffin.no. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via Doffin. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 12/2015 Designtjenester", og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest to uker før tilbudsfristen. Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i www.doffin.no 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4
Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 31. juli 2015 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket 12/2015 Designtjenester. Det er ikke behov for å sende inn hele tilbudet i papirformat bortsett fra signert tilbudsbrev som skal leveres på papir. I tillegg til tilbudsbrevet, skal det leveres en elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD/minnepenn eller annet elektronisk medium. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office kompatibelt format. Tilbudet skal være på norsk. Tilbudet skal leveres til: Navn: Garantiinstituttet for eksportkreditt GIEK v/ resepsjonen 4. et. Adresse: Dronning Mauds gate 15, 0122 OSLO Tilbud kan også leveres pr. post til følgende adresse: Navn: GIEK v/ Vera Didriksen Adresse: PB 1763 Vika, 0122 OSLO Ønsket presentasjonsform Dokumentasjon filnr. Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatt- og merverdiavgiftattest og HMS-egenerklæring jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, (firmaattest) jf. punkt 3.2.1 Dokumentasjon på leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. punkt 3.2.2 3 Dokumentasjon på leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.2.3 4 Leverandørens svar på kravspesifikasjonen og tildelingskriteriet "Kompetanse": 5 Utfylt kompetansematrise og CV på tilbudt personell Leverandørens svar på kravspesifikasjonen og tildelingskriteriet "Leveranser": 6 Beskrivelse av rutiner ved leveranser med korte tidsfrister Utfylte prisskjema, SSA-B Bilag 4 Pris og prisbestemmelser. 7 Sladdet utgave av det totale tilbudet 8 (ikke kvalifikasjonsdokumentasjonen) Merk filene med korrekt beskrivende navn i den grad dette er mulig. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5
Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i tre måneder etter tilbudsfristen. Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse i denne konkurransen. Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet (se ovenfor). Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA 3-8. Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet(hms) Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7
3.2 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.2.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.2.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha 1. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og tilfredsstillende som baserer seg på siste kjente regnskapstall. økonomisk og finansiell eller stilling. 2. Siste godkjente årsregnskap med årsberetning og revisors beretning, samt eventuell nyere relevant informasjon. 3.2.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og god gjennomføringsevne i avtaleperioden. Leverandøren skal ha god erfaring med design av finansielle/økonomiske rapporter Oversikt og overordnet beskrivelse av det personell leverandøren disponerer over. Legg ved et organisasjonskart der det fremkommer hvor mange personer som jobber i de ulike seksjoner/avdelinger. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år blant sammenlignbare private eller offentlige finansielle/kommersielle virksomheter. I den grad designproduktene er offentlig tilgjengelige, skal lenker til disse vedlegges tilbudet. På listen skal følgende opplysninger fremkomme: o mottaker av leveransen: bedriftens navn, navn på kontaktperson, telefon og epost-adresse o omfang (antall timer eller månedsverk) o leveransens innhold og tidspunkt for gjennomføring Leverandøren skal ha en bevisst holdning og etablert policy relatert til sosialt ansvar og ytre miljø Referanser kan bli kontaktet ved behov. Beskrivelse av miljøpolicy i egen bedrift, men også hos eventuelle underleverandører i forbindelse med produksjon av trykksaker. Legg gjerne med medlemsbevis og/eller sertifikater som underbygger selskapets policy. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse Tilbudt personell skal ha god erfaring fra tilsvarende leveranser og må ha gode kunnskaper i bruk av MS word, excel og powerpoint samt redigering og bruk av Adobe/pdf-formater. 50 % Dokumenteres med utfylt kompetansematrise, jf. Vedlegg 4 Ved behov kan også CV for tilbudt personell (maks. to-tre personer) vedlegges. Pris Timepriser på tilbudt personell, samt ev. påslagsprosent på trykkeritjenester Leveranser Leverandøren skal kunne håndtere hasteoppdrag og kunne levere på korte tidsfrister. 30 % 20 % Utfylt Bilag 4 Pris og prisbestemmelser (jf. Vedlegg 2: Bilagene til SSA-B) Beskrivelse av rutiner for hvordan hasteoppdrag og korte tidsfrister håndteres. Evaluering: Hvert kriterium vil bli evaluert etter en skala fra 1 til 10 der 10 er beste score. 5 TILDELING AV KONTRAKT Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9