2014-2016 Plan Hoveddokument Kommuneoverlegen Ringerike kommune 2014-2016
Plan FORORD Miljørettet omfatter de faktorer i miljøet som direkte eller indirekte kan virke inn på folks helse. Disse faktorene kan være fysiske, kjemiske, biologiske eller sosiale miljøfaktorer, jf. Lov om folkehelsearbeid (Folkehelseloven), kapittel 3. Miljørettet. Miljørettet tjenesten omfatter myndighetsutøvelse, tilsyns- og godkjenningsvirksomhet, råd- og veiledningstjeneste samt å bidra til at helsehensyn blir ivaretatt i arealog samfunnsplanleggingen. «Plan 2014-2016» er utarbeidet med formål å oppfylle Folkehelselovens 30. Internkontroll. Planen inneholder hensikt med og mål for Kommuneoverlegens miljørettet tjeneste. Den beskriver hvordan tjenesten planlegges, utføres, evalueres og forbedres i planperioden. Prosedyrer for styring med tjenesten, program tilsyn, plan for gjennomføring av tilsyn, risiko- og sårbarhetsanalyser og prosedyrebeskrivelser inngår i planen. Hensikten med planene er å synliggjøre miljørettet tjenestens kompetanse, metoder for myndighetsutøvelse, uavhengighet i forhold til reviderte parter slik at tjenesten framstår som rettferdig og forutsigbar. Målet for planperioden er «å utvikle miljørettet kompetansen» både generelt i kommunen, i samfunnet, i egen enhet samt i virksomheter vi fører tilsyn. Bakgrunnen for valg av mål er relatert til kommunens økonomi, distriktets størrelse, demografi, et stort antall små virksomheter og mange ulike typer virksomheter som kommer inn under virkeområdene i miljørettet lovgivningen. 1 Vår forventning til planen er at den vil øke fokus på å forebygge uhelse og å fremme helse, trivsel og gode psykososiale miljøer. Denne planen er en oppdatering av «Plan 2013-2014». 14.4.2014 Karin Møller Kommuneoverlege Unni Suther
Plan Innholdsfortegnelse FORORD... 1 DEL I... 3 INNLEDNING OG BAKGRUNN... 3 HENSIKT OG OMFANG... 3 ORGANISERING AV MILJØRETTET HELSEVERNTJENESTEN... 4 MYNDIGHET... 4 VISJONER OG MÅL... 5 MÅL FOR MILJØRETTET HELSEVERN... 5 DEL II... 9 INFORMASJON... 9 SAKSBEHANDLING:... 9 MYNDIGHETSUTØVELSE... 9 GODKJENNING AV VIRKSOMHETER... 11 Del III... 12 PROSEDYRER... 12 2 OVERSIKT OVER TILHØRENDE DOKUMENTER:... 12 DEL III... 13 STYRING MED TJENESTEN... 13 Oversikt over lover og forskrifter... 13 Figur oversikt Figur 1 Plan... 3 Figur 2 Organisering av tjenesten... 4 Figur 3 Modell for utvikling av tjenesten (Demings-kvalitetssirkel)... 11 Figur 4 Formell utforming av miljørettet prosedyrene... 12 Tabelloversikt Tabell 1 Mål for tjenesten i perioden 2013-2016... 5 Tabell 2 ROS-analyse... 10 Tabell 3 SWOT- analyse... 10 Tabell 4 Kriterier for risikobasert tjeneste... 10
Plan DEL I Innledning og bakgrunn Miljørettet omfatter fysiske, kjemiske, biologiske og sosiale miljøfaktorer som til enhver tid, direkte og indirekte, kan innvirke på helsen, jf. Lov om folkehelsearbeid (Folkehelseloven) 8. Miljørettet, første avsnitt. Miljørettet er en lovpålagt oppgave i kommunen og i henhold til Folkehelselovens 30. Internkontroll plikter kommunen å utarbeide internkontrollsystem myndigheten. Intensjonen med planen er å dokumentere kompetanse, myndighet og uavhengighet. Kommuneoverlegen vil at myndighetsutøvelsen være planlagt, begrunnet, forutsigbart og etterprøvbare. Oppbyggingen av plan er illustrert i Figur 1 Plan. Figur 1 Plan Plan ROS- og SWOTanalyser 2014-2016 Lover, forskrifter, veiledere, rundskriv, standarder, innbygger krav og behov 3 Lokalkunnskap, fagkompetanse, demografi, geografi Prosedyrer, sjekklister, standard maler. Program tilsyn 2014-2016 Beredskapsplan for Miljørettet Oversikt over miljørettet -tilsyn 2014 Hensikt og omfang Formålet med Folkehelseloven og miljørettet regelverket er å bidra til en samfunnsutvikling som: Fremmer folkehelse, utjevner sosiale helseforskjeller. Fremmer helse, trivsel og gode sosiale og miljømessige forhold. Forebygger psykiske og somatisk sykdom, skade eller lidelse.
Plan Miljørettet regelverket framgår av kapitel: Oversikt over lover og forskrifter Tjenesten utføres gjennom tilsyn, råd og veiledning samt gjennom deltakelse i de fora som opprettes for å bidra til å ivareta befolkningens helse og trivsel. Miljørettet kan opprette egne fora for aktuelle fokusområder viss hensiktsmessig eller strategisk nødvendig for å sikre oppfyllelse av formålet med Folkehelseloven. Rådmann Rådmannens stab Kommuneoverlegen - miljørettet Kommunalområdet Tekniske tjenester Kommunalområdet Skole og kultur Kommunalområdet Barnehage og kultur Kommunalområdet Helse, omsorg og velferd Figur 2 Organisering av tjenesten Organisering av miljørettet tjenesten Kommuneoverlegen har ansvar tjenesten og er plassert i Rådmannens stab. Folkehelselovens 30. Internkontroll, stiller krav om at kommunens miljørettet myndighet særskilt skal dokumentere sin uavhengighet og likebehandling i forhold til tilsynsobjektene. 4 Myndighet Kommuneoverlegen har delegert myndighet i saker som kommer inn under Folkehelselovens kapittel 3. Miljørettet. handler etter fullmakt (e.f.) fra kommuneoverlegen. Kommuneoverlegen og fagansvarlig har regelmessige møter og kontaktpunkter. Ressurser: Kommuneoverlegen er ansvarlig for tjenesten og for saksbehandling av prinsipielle saker, klagesaker og saker som kan danne presedens for senere saker. i 100 % stilling er ansvarlig for behandling av saker som ikke er av prinsipiell karakter. Samarbeidsfora: Kommuneoverlegen og fagansvarlig deltar i ulike samhandlingsfora etter behov, f.eks.: Arbeidstilsynet: ved behov. Mattilsynet: En gang i året og ellers ved behov. Areal- og byplankontoret: Introduksjon av nyansatte og uttalelser i plansaker. Arbeidsgruppe kommuneplanrevisjon. Samhandlingsfora: Godkjenning av barnehager og skoler.
Plan Rådgivingsgruppe universell utforming: ved behov. Smittevernfora. Miljø- og forurensningsmyndighetene: ved behov. Ad hoc temaforum: ved behov, f.eks. psykososialt miljø i barnehager og skoler. Økonomi: Innkjøp og vedlikehold av instrumenter, kjøregodtgjørelse, kostnader ved uttak av stikkprøver, kurs og kompetansehevende tiltak, faglitteratur, informasjons- og undervisningsmateriell, arbeidstøy, sikkerhetsmessige verneutstyr, engangs overtrekksklær og -sko. Infrastruktur: PC, iphone, inneklimalogger, kamera, støymåler, temperaturmåler. Arbeidsmiljø: Kontorfasiliteter. Visjoner og mål Plan bygger på kommunens visjon om «Ringerike et bedre sted å være» og «helse i alt vi gjør». Kommuneoverlegens miljørettet enhet følger kommunens etablerte visjoner og etiske retningslinjer og har definert egne mål for tjenesteutførelsen. Kommunens etiske retningslinjer er «TÆL» (tydelig, ærlig og løsningsvillig). Mål Mål for tjenesten er å bidra til «å utvikle miljørettet kompetansen». Målet er styrende for utøvelsen av tjenesten i virksomheter, i kommunen, i egen enhet og i samfunnet for øvrig gjennom systematisk og metodisk arbeid. Utprøving av metoder som kan effektivisere tjenesten, gjennomføre fellestilsyn og samordnede tilsyn er nødvendig av hensyn til omfanget av tjenesten og knappe ressurser. 5 Tabell 1 Mål for tjenesten i perioden 2013-2016 Hovedmål Mål Ansvar Måloppnåelse 1. Bidra til at helsehensyn blir ivaretatt i offentlig planlegging (Plan- og bygningslov). a) Deltakelse i arbeidsgruppe for kommuneplanrevisjonen. b) Gi uttalelser i alle reguleringsplaner. Kommuneoverlegen 2. Bidra til at skolene oppnår og opprettholder miljørettet godkjenning. a) Lede samhandlingsfora for godkjenning av skolene. b) Delta på søknadskonferanser for nye eller endringer og utvidelser i eksisterende skoler. c) Tilsyn i samtlige skoler hvert 3. år. Kommuneoverlegen Deltatt på alle aktuelle kommuneplanrevisjonsmøter. Det er gitt uttalelse til alle reguleringsplaner. Det er holdt 4 6 møter hvert år. Deltakelse på alle ønskede søknadskonferanse Det er ført tilsyn i 1/3 av skolene hvert år.
Plan 3. Bidra til at barnehagene oppnår og opprettholder miljørettet godkjenning. 4. Bidra til å spre miljørettet informasjon til befolkningen. 5. Rådgivingstjeneste i universell utforming 6. Skaffe oversikt over virksomheter som har installasjoner som kan spre Legionella via aerosoler. 7. Fastsette risikobaserte tilsyn. 8. Revisjon med skadedyrbekjempere a) Delta i søknadskonferanser for godkjenning av nye eller endringer i eksisterende barnehager. b) Tilsyn i samtlige barnehager hvert 3. år. a) Nyhetsbrev fra miljørettet. b) Utarbeide aktuelle internettsider a) Møter i rådgivingsgruppa for universell utforming ved behov. b) Gi råd om universell utforming i alle aktuelle sak. a) Gradere risikovirksomhetene i en ros-analyser b) Utarbeide revisjonsplan a) Tilsynsprogram b) Plan for de enkelte tilsyn c) Årlig oversikter a) Skaffe oversikt over skadedyrbekjempere i kommunen b) Gjennomføre tilsyn Kommuneoverlegen Deltakelse på alle ønskede søknadskonferanser. Det er ført tilsyn i 1/3 av barnehagene hvert år. Det er utgitt 3-4 nyhetsbrev i året. Internettsidene er oppdaterte. Rådgivingsgruppa fungerer som forutsatt. Universell utforming og miljørettet påpekes i alle saker. Oversikt foreligger 31.12.2014. Risikogradering er gjennomført 31.12.2014. Tilsyn er gjennomført 31.12.2015. Tilsynsprogram revideres innen 31.12.2016. Tilsynsplan utarbeides suksessivt. Oversikten over miljørettet revideres 31.12.2014 Oversikt foreligger 15.1.2014. Tilsyn er gjennomført 31.12.2014. 6
Plan 9. Oppfølgende systemtilsyn i asylmottak 10. Behandle saker fra innbyggerne som kan medføre vesentlige helsemessig ulemper for innbyggerne 11. Tilsyn med frisører, tatoveringsvirksomheter, skjønnhetspleiesalonger o.l. 12. Tilsyn med badeanlegg, badstue og basseng. 13. Forsamlingslokaler, restauranter o.l. 14. Overnattingssteder; campingplasser 15. Friluftsbadestrender og offentlige rasteplasser. a) Oppfølging fram til alle pålegg om retting er utført a) Helsediplomatisk metode prøves først b) Ordinær saksbehandling viss helsediplomati ikke når fram. a) Råd og veiledningstjeneste utføres på forespørsel. b) Tatoveringsvirksomheter revideres hvert 3. år. Kommuneoverlegen a) Revideres hvert 5. år. a) Kontroll med overholdelse av tobakksskadeloven a) Revideres hvert 5 år a) Revideres ved varme lange sommerperioder, hvert 5. år. 16. Vektorkontroll a) Bestemmelse av skadedyr og insekter. Retting av pålegg er verifisert lukket. Alle saker er behandlet innenfor saksbehandlingsfristen på 4 uker. Alle saker følges til det ikke lenger medfører en vesentlig helsemessig ulempe for innbyggerne Råd er gitt. Tilsyn er gjennomført hvert 3. år. Første måling 2016. Revisjon er gjennomført en gang hvert 5 år, første måling 31.12.2016. Det gjennomføres enkelte stikkprøver i kombinasjon med annet tilsyn. Tilsynsfrekvensen er overholdt, første måling 31.12.2014. Tilsynsfrekvens er overholdt. Ved behov. 7
Plan 17. Skadedyrkontroll smittevernloven a) Stor forekomst av rotter, byduer, katter o.a. skadedyr. Kommuneoverlegen Beredskapssituasjon høyest prioritering. 8
Plan DEL II Informasjon En viktig del av miljørettet tjenesten er råd og veiledningstjenesten. Tjenesten skal utvikles for å gjøre kommunen, innbyggere og virksomheter kompetente til å løse sine egne utfordringer og slik at miljørettet tjenestens oppgave blir å informere og henvise til hvor de ellers kan innhente kunnskaper fra. Intern informasjon mellom fagansvarlig og kommuneoverlegen graderes i forhold til alvorlighet. melder til kommuneoverlegen etter behov. Internett informasjon: Miljørettet tjenesten opprettholder egen informasjonsside på Ringerike kommunes nettside (Miljørettet ). Lokale media: Kommunelegen, Miljørettet informerer og holder lokale media oppdatert på forhold som er av betydning for folk flest. Nyhetsbrev: Miljørettet utgir 3-4 nyhetsbrev hvert år som distribueres til samtlige ledere for helseinstitusjoner, barneinstitusjoner, kommunens ledelse, aktuelle tjenesteområder og de som ellers ønsker det. Nyhetsbrevene legges på fast side på kommunens internett Nyhetsbrev. Saksbehandling: Miljørettet har utarbeidet egne prosedyrer for saksbehandling og egen vedtaksmal. Systemtilsyn og ordinær saksbehandling følger Forvaltningslovens og Offentlighetslovens bestemmelser. Alle saker vurderes opp mot formålsbestemmelsen i Folkehelseloven. Viss sakene ikke er relevante i forhold til loven og prioriteringer gjort i denne planen, oversendes saken til den instans i kommunens som har det best tilpassede lovverket med kopi til avsender. 9 Brev, notater og e-post registreres i kommunens E-sak og som papirformat på kommunens dokumentsenter. Henvendelser som er grensetilfeller i forhold til regelverket, registreres når det er foretatt interne avklaringer i forhold til myndighetsområde og behandlingsform. Myndighetsutøvelse Tilsyn gjennomføres som metode for å bidra til å sikre at innbyggerne ikke utsettes for faktorer som kan medføre vesentlig helsemessig ulemper vurdert av helsefaglig kompetanse godkjent av Kommuneoverlegen. I skoler og barnehager er miljørettet å anse som «Barnas arbeidstilsyn». Miljørettet i Ringerike kommune vektlegger at mål med tilsynet skal være «å utvikle miljørettet kompetansen» i planperioden. Arbeidet prioriteres etter alvorlighetsgrad og omfang. ROS-analyse 1 og SWOT-analyse 2 legges til grunn for prioriteringer. Barn og unge prioriteres høyest. Miljørettet tjenesten og - myndighetsutøvelsen er basert på en ROS-analyse (Tabell 2) og SWOT- analyse (Tabell 3). Kriteriene for risikobaserte tjeneste og tilsyn framgår av etterfølgende tabell (Tabell 4). 1 Risiko- og sårbarhetsanalyse der: Risiko = Sannsynlighet x Konsekvens 2 (SWOT= Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
Plan Tabell 2 ROS-analyse SANN- KONSEKVENS SYNLIGHET Ubetydelig Mindre alvorlig Svært Infeksjoner sannsynlig Meget sannsynlig Sannsynlig Mindre sannsynlig Usannsynlig Radon Stråling (solarier) Betydelig Alvorlig Svært alvorlig Astma/allergi. Støybelastning Psyk.sos.miljø Luftforurensning og inneklima. Ulykker Legionella, Allmennfarlige smittsomme sykdommer Epidemi Pandemi Tabell 3 SWOT- analyse SWOT analyse tjenesten Interne forhold Styrker (Strengths) Høy fagkompetanse Lang ansenitet God og allsidig metodekompetanse Eksterne forhold Muligheter (Opportunities) Utviklingskompetanse. Felles tilsyn med andre kommunale og statlige tilsyn. Involvering av annen fagekspertise. Innleie av revisorer (f.eks. røykeloven og Legionella kontroll). Svakheter (Weaknesses) Trusler (Threats) Lav bemanning Sårbar ved vakanse Stort arbeidspress Lavt prioritering av ledelsen. Epidemier, pandemier, naturkatastrofer, større branner og andre beredskapssituasjoner. 10 Tabell 4 Kriterier for risikobasert tjeneste Prioritering: Enkeltindivid Barn og unge Kriterier for risikovurdering: a. Overhengende fare for helseskade eller helsemessig ulempe. a. Vesentlig helsemessig ulempe. b. Bekymring for helsemessig ulempe over tid c. Helse- og trivselsfremmende arbeid Folk flest a. Tilrettelegging for funksjonshemmede b. Universell utforming
Plan Kommuneoverlegen og fagansvarlig har ansvar for å føre tilsyn med virksomheter i forhold til deres overholdelse av folkehelseloven og forskrifter hjemlet i denne loven. Systemtilsyn er anbefalt metode og utføres i henhold til fastsatte prosedyrer. Tilsyn kan gjennomføres rutinemessig eller som hendelsesbaserte tilsyn grunnet i mistanke om manglende samsvar med helselovgivningen. Henvisning til program tilsyn samt prosedyrer for tilsyn, intervjuer, saksbehandling og bruk av virkemidler inngår i planen. Krav til tilsynsmyndigheten og tilsynsteamets kompetanse, framgår av programmet. Tilsyn utført av miljørettet er å anse som tredjeparts tilsyn (eksternt tilsyn også ved tilsyn i egen kommune). Systemtilsyn kan foregå både vertikalt og horisontalt i organisasjonen og kan gjennomføres felles eller kombinert med andre myndigheter (forskjellige tema for tilsyn) eller samordnet med andre myndigheter (samme tema). Program for systemtilsyn utarbeides for 3 år av gangen med en årlig handlingsplan og revideres årlig med nye ettårige handlingsplaner. Gjennomførbarheten av programmet relateres til ROS-analysen (Tabell 2) og SWOT-analysen (Tabell 3) og skal utføres som risikobaserte tilsyn (Tabell 4). Systemtilsyn skal følger en modell etter E. W. Deming s kvalitetssirkel for kontinuerlig forbedring av tjenesten. Funn i virksomheter innpasses i modellen. Figur 3 Modell for utvikling av tjenesten (Demings-kvalitetssirkel) Korrigering av tjenesten Plan-legging av tjenesten 11 Utvikle Plan Sjekk Arbeid Sikring av tjenesten Kontroll med tjenesten Godkjenning av virksomheter Godkjenning av virksomheter skal være basert på en fullstendig søknad eller melding fra eier eller leder av virksomhetene. Det kan ikke gis godkjenning uten at søknad eller melding foreligger. Virksomheter kan ikke påregne oppstart før den er i samsvar med helselovgivningens krav til godkjenning og helsemessig forsvarlighet. Det er utarbeidet egen prosedyre for behandling av meldinger og søknader om godkjenning. Det er utarbeidet et prosesskart i samarbeid med Oppvekstenheten, Eiendomsdrift, Byggesakskontoret, Miljørettet og Kommuneoverlegen for behandling av søknader om godkjenning i
Plan henhold til Forskrift om miljørettet i barnehager og skoler mv. av kommunale barnehager. Tilsvarende prosess planlegges utført for private søkere. Del III Prosedyrer Prosedyrer tilknyttet plan skal ha en entydig formell identitet. Utarbeiding og vedlikehold av prosedyrer er et kontinuerlig arbeid og skal framlegges for leder for godkjenning. Alle formelle styrende prosedyrer som skal inngå i «Internkontrollsystem» skal ha fast tekst og gjenkjennbar utforming (Figur 4). Figur 4 Formell utforming av miljørettet prosedyrene Topptekst første side: INTERNKONTROLLSYSTEM FOR MILJØRETTET HELSEVERN Utarbeidet av: Dato: Godkjent av leder: Versjon: Dato: Innholdsfortegnelse i prosedyrene: Prosedyretittel: PROSEDYRE FOR. Innhold ellers: Hensikt Omfang Ansvar og myndighet Beskrivelse Prosess Registreringer Tillegg Topptekst øvrige sider: «Internkontrollsystem i Ringerike kommune» Bunntekst: Sidenummer i venstre nedre hjørne fra side nummer «2» 12 Oversikt over tilhørende dokumenter: Plan i Ringerike kommune 2014-2016 inneholder to typer prosedyresett; ett for styringssystemet og ett for fag- og metoderelaterte prosedyrer. I: Tilhørende dokumenter til Plan. Program tilsyn 2104-2016 Plan tilsyn 2014 Beredskapsplan 2104-2106 II: Prosedyrer knyttet til styringssystemet, styrende dokumenter Prosedyrer for styring med plan
Plan III: Prosedyrer for utførelse av miljørettet fagfeltet, fag- og metoderelaterte prosedyrer: Prosedyre for tilsyn Prosedyre for intervjuer Prosedyre for saksbehandling Prosedyre for godkjenning Prosedyre for bruk av virkemidler Prosedyre for hendelsesbaserte tilsyn Prosedyre for behandling av bekymringsmelding fra innbyggerne Prosedyrer for rapportering IV. Tilleggslister Skjemaer Sjekklister Virksomhetsoversikter Statusoversikter tilsyn og godkjenning m.m. DEL III Styring med tjenesten Første utgave av plan skal gjennomgås og godkjennes av Ringerike kommunestyre. Kommuneoverlegen og fagansvarlig har ansvar for at planen revideres minst en gang i året og oftere ved behov. har ansvar for revidering av planen. Grunnlaget for revidering er resultater fra Rådmannens gjennomgang, Kommuneoverlegens tilbakemelding, innspill fra reviderte virksomheter, lov- og forskriftsendringer, risikoforhold i kommunen, samt egen erfaring. Planen vurderes opp mot Figur 3 Modell for utvikling av tjenesten (Demings-kvalitetssirkel) 13 Oversikt over lover og forskrifter Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) Forskrift om miljørettet Forskrift om miljørettet i barnehager og skoler m.v. Forskrift for badeanlegg, bassengbad og badstu m.v. Forskrift om hygienekrav for frisør-, hudpleie-, tatoverings- og hulltakingsvirksomhet m.v. Forskrift om skadedyrbekjempelse Forskrift om vannforsyning og drikkevann (Drikkevannsforskriften) Forskrift om fastsettelse av tvangsmulkt i medhold av lov om folkehelsearbeid Forskrift for hygieniske forhold ombord i fartøyer Forskrift om gjødselvarer mv. av organisk opphav. Forskrift om smittefarlig avfall fra helsetjeneste og dyrehelsetjeneste mv. Lov om forbud mot diskriminering på grunn av nedsatt funksjonsevne (diskriminerings- og tilgjengelighetsloven) Lov om vern mot tobakksskader (tobakksskadeloven). Lov om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven). Forskrift om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap Lov om vern mot smittsomme sykdommer [smittevernloven].