13#13 KVARTERSTYREMØTE ORIENTERINGER LEDER Tingskjer,mangeballeriluftenakkuratnå. VargjestpåStåOppJazz#jubileumetihelgen,detvarmagisk HarforfattetogsendtinnfleretingsomskalbehandlesiKvarterstyret.Jobbermedsammensetningen avkvarterstyret. Deltok på studentutvalg for Fylkesordfører i dag. Ikke noe særlig å orientere om der, men går gjennommuntligpåmøtethvasomblesnakketom. Dorgeforhandlingerfortsetter.Orienterermuntligomstatus. TirsdagskaljegpåVT#møteogorientereogGFogmuligensdeltaidiskusjonombudsjettkomiteen. SkalmøteNHHS/KSpåmandag.FormåleteriførsteomgangåpresenteremegselvogKvarteretogbli littbedrekjentmednyeks.vikommerogsåtilådiskuterelittrundtvaktvirksomhetsloven,lønnede vervogmuligensandreting. EKSTERNANSVARLIG HarværtpåkursmedKulturstyretoginformertomrombooking.Fikktilbakemeldingeromatdetvar opplysende og lærerikt, men det var ikke så mange tilstede på kurset på det tidspunktet som jeg haddehåpet. HarhattmøtemedProduksjonsansvarlig,Leder,InghildogThomasomdetostorearrangementenevi haddeførpåske.fikkevaluertarrangementeneogfikksattoppendelmomentervikantamedosstil lignendearrangementerifremtiden. HarhattDorgemøte.SnakketmedDorgene,LederogØkonomiansvarligomnestesemestersHelhus oghyppighetenavde.snakketogsåomfadderukenoghvordanarbeidetderliggeran.jegeridialog med fadderstyrene og har også blitt kontaktet av andre studiesteder enn UiB. Jeg og Produksjonsansvarligskalhaetmøteomfadderukenpåtorsdag.Jegskalogsåbegynneplanleggingen avnestesemestersstudentkampenilauken. HarhattmøtemedProduksjonsansvarligogsnakketendelomevt.endringerivåreverv. DetarrangeresHelhusmedBergenskirkenSaltsomarrangørførstkommendelørdag.Loppemarkedpå dagtidlørdagogkonserterpåkveldstid.skjenkegruppenjobbermedåfinneskjenkeretiltelg. INTERNANSVARLIG Harminsisteukeipraksis.Hurra. VenterpåsvarangP#saksreglementetogU#instruksenfraRettsvesenetogVaktstyret. Planlegger17.mai.VigårforåpenStjernesalfrakl.12.00#17.00medsalgavkakerogdrikkeibaren.
13#13 PROSJEKTANSVARLIG Ferie. DRIFTSANSVARLIG Viharfortsattskjenkebevilgning.Fårsentinnvolumsrapportogsøknadomskjenkebevilgningtiluka. Har vært i møte med interiørsnekkeriet ang. hyllesystem i håkonsgateinngangen. Vært på vaktallmøte. EllersharjegværtheimeiÅspåenlittsen"påskeferie". PRANSVARLIG Litenyttåmelde.VarpåStåOppJazz#jubileumihelga,detvarveldigkult. Jobbarfremdelesmedåfinnevertartilquizen,ogmeharvertardeinestevekene. Valgkommiteenharbedtomflyersmedinfoomvalg.Egharbedtpr#etatenventetilmeharavklart samansetningaavkvast.mekjemtilåprintedeiutpåvillaenforåsleppeåbrukeunødvendigmasse pengar. Fasteplakatar,bannerogflyersgårstortsettglatt.Pr#etatenseruttilåhafunneeinmåteåfåut plakatane,vedåsetteopplisterpåtoogtosomfåransvarforkvarsirute. Skal møte ein som jobbar med Studentpakken som delast ut i fadderveka neste veke. Forteller litt meiromkvahansapåmøtet.. ØKONOMIANSVARLIG Kommentar)regnskap)januar) Januar er gjort opp med et totalt overskudd på 41 337 kroner. Dette er spesielt positivt fordi det budsjetterteresultatetvaretunderskuddpå56000kroner.detskaldognevnesatheleoverskuddet plusslitttilstammerfrabillettinntekteneifm.studentkampen,menjanuarvarfortsattenbramåned bådemedtankepåinntekterogkostnader. Salgsinntekteneharetpositivtavvikpå63000kroner,ogdettestammerihovedssakfraimportøl, softsprit,vinogrusbrus.ølsalgetogmatsalgetviserfaktisketlitenegativtavvik,noesomernboe uvanlig.disseavvikenevarderimotikkesåstoreatdetergrunntilbekymring.sponsorinntekterer ogsånoehøyereennbudsjettert,somselvsagterpositivt.billettinntektenefrastudentkampenbidro ogsåistorgradtilatvigikkmedoverskudd. Nårdetgjeldervarekostnadeneserdekningsgradenbraut,littoverbudsjett.Dekningsgradenforøl er derimot 8% lavere enn budsjettert, noe som forhåpentligvis skyldes feilperiodisering da dette utgjørenforskjellpånesten40000kroneridekningsbidrag.lønnskostnadeneserogsågreieut,ingen avviksomerverdtåmerkeseg. Nårdetgjelderdriftskostnadererdetnoenpostermedstorenegativeavvik.Avviketirenholdsutgifter skyldesfeilperiodiseringibudsjettet,darenholdforsommermånedeneerblittlagtinnidetordinære driftsbudsjettet.avviketiandrearr.kostnaderskyldesistorgradstudentkampen,ogitillegghardj#
13#13 utgifteneværtnoehøyereennbudsjettert.avviketikontorrekvisittaskyldesvisstnokinnkjøpavtoner til printer. Ellers ser driftskostnadene greie ut, og jeg kan for første gang som økonomiansvarlig rapportereatserveringsmateriellpostenvarlavereennbudsjettert.megethyggelig. Isumvarjanuarenheltgreimånedsomhargåttendelbedreennforventetmedtankepåbudsjettet. Noensmåavvikherogdersombørsjekkesnærmereoppi,ogdaspesielltdekningsbidragetpåøl, menellersseraltgreitut.deterogsåverdtåmerkesegatvedutgangenavdenneperiodenerden totalekontantbeholdningenvår(inkludertde500000viharplasserthosalfredberg)på6,2millioner kroner.determedandreordingenfareforatvigårblakkmeddetførste. ) Salganalyse)mars)2013) Antallskift 2012 2013 Totalt) 195 153 Skjenke 136 104 PG 1 1 ASFKvartal 35 23 RFKvartal 24 18 SamfunnetKvartal 32 27 ImmaturusKvartal 9 14 AndreKvartal 29 29 Totalt Differanse Gruppe) 2012 2013 Totalt) ) Omsetning 964000,00 810000,00 #154000,00 Skjenke Omsetning 687000,00 621000,00 #66000,00 PG Omsetning 0,00 0,00 0,00 ASFKvartal Omsetning 354603,00 182694,00 #171909,00 RFKvartal Omsetning 170333,00 121658,00 #48675,00 SamfunnetKvartal Omsetning 73000,00 93400,00 20400,00 ImmaturusKvartal Omsetning 13853,00 23702,00 9849 AndreKvartal Omsetning 110000,00 152000,00 42000,00 Irapportenformarsharjeglagetkvartalsrapportforsamtligedorger,mensdetforkvarteretsindel ogdentotalesalgsmengdenkunersettpåmars.detgårfremavtalleneatsalgsinntektenimarsvar ganskemyelavereennifjor,ogogsåca.130000kronerunderbudsjett.hererdetviktigåpresisere atkdrviseratsalgsinntektenvarpånesten840000,ogvideretaroppgjørsloggenikkemedcatering ogsalgavbonger,somimarsskalhaliggetpåca100000kronertotalt.dersomdettestemmerharvi altså gjort det mye bedre enn det som går frem av disse tallene. Det som derimot er veldig bekymringsverdig er den sterke nedgangen hos RF og ASF, og da spesiellt ASF. Det vil være lurt å oppsøkeenforklaringfraasfpådissetallene,somersærdelessvake.
13#13 Totalt Differanse Onsdag) 2012 2013 Skjenke Omsetning 74858 71801 #3057 Torsdag) Skjenke Omsetning ) 152800,00 ) 88475,00 ) #64325,00 Fredag) Skjenke Omsetning ) 150952,00 ) 145000,00 ) #5952,00 Lørdag) Skjenke Omsetning 151039,00 187857,00 36818,00 Søndag) Skjenke Omsetning 5307,00 1300,00 #4007,00 Mandag) Skjenke Omsetning 66798,00 60470,00 #6328,00 Tirsdag) Skjenke Omsetning 89836,00 67760,00 #22076,00 Salgstalleneforkvarteretserfaktiskikkesåilleut,dapåskenhavnetisisteukenavmarsiår,mens denifjorkomiførsteukeniapril.spesielltoppsiktsvekkendeerdaatlørdagenefaktiskgårlittbedre. Dendagensomskillersegmestnegativtuterutentviltorsdagen,mendettekanforklaresavatdet var5torsdageri2012mot4iår,ognårmandatarmedpåskeferienibetraktningforklarerdettedet meste. Isumvarsalgsinntektenimarsheltok,særlighvisestimatenepåbongsalgogcateringstemmer. ADMINISTRASJONEN Endelig fått avsluttet januar. Det er fortsatt utfordringer med nytt regnskapssystem både fakturamessig og rapportmessig. Fortsetter jobbing mot ansettelse av vakter og klargjøring av det formellerundtdette.harre#distribuerthyllerogskaptmerlagringsplasspådrifts#ogvarelageret.
7.4.2013( Fra:(Styreleder(Arne(P.(Sandvik( Til:(Kvarterstyret( Diskusjon:EndringisammensetningavKvarterstyret ( Som(ledd(i(endringer(i(organisasjonen(som(har(blitt(gjennomført(det(siste(året,(har(det(også(vært(spørsmål(om( sammensetning(av(kvarterstyret.(kvarterstyret(selv(mente(det(ikke(ville(være(hensiktsmessig(å(endre(også( dette(samtidig(med(flere(andre(ting,(og(det(ble(derfor(utsatt(selv(om(diskusjonen(gikk(i(novemberidesember( 2012.( ( Våren(2012(ble(det(opprettet(flere(såkalte(ansvarsstillinger(under(vervet(Eksternansvarlig.(Disse(ble(opprettet( med(formål(å(avlaste(arbeidsmengden(til(eksternansvarlig(og(samtidig(ta(oppgaver(det(den(gang(ikke(var(noen( som(hadde(ansvaret(for.(løsningen(har(hatt(varierende(suksess,(men(har(vært(en(klar(framgang(ifht.(tiden(før( disse(vervene(ble(opprettet.( ( Det(nærmer(seg(Generalforsamling(og(nok(en(gang(bør(Kvarterstyret(ta(stilling(til(vår(egen(sammensetning.( ( Jeg(legger(ved(forslag(til(nye(stillingsinstrukser.(Disse(innebærer(at(enkelte(verv(endrer(navn(og(får(mindre( justeringer(i(ansvarsområde.(for(eksempel(legges(romvesenet(til(øko,(ettersom(det(romvesenet(driver(med(er( tett(knyttet(til(investeringsplanen.( ( Jeg(legger(også(ved(evalueringsnotatet(som(ble(skrevet(etter(at(Eksternansvarlig,(produksjonsansvarlig(og( underskrivende(hadde(evalueringsmøte(i(mars(2013.( ( Kvarterstyret(må(ta(stilling(til(om(det(er(ønske(om(endringer(og(om(foreslått(endring(er(den(vi(mener(er(best(for( Kvarteret.(( ((
Leder% ansvarlig%for%framdrift%i%styrets%arbeid;%herunder%langtidsstrategi,%handlingsplan,% pågående%prosjekter% ansvarlig%for%oppfølging%resten%av%styret% foresatt%for%styret%% foresatt%for%administrativ%leder% ansvarlig%for%oppfølging%av%skibasstyret,%skibasgf%og%øvrige%punkter%relatert% til%skibas%og%aksjonæravtale% ansvarlig%for%gjennomføring%av%generalforsamling% ansvarlig%for%at%organisasjonen%og%driften%foregår%i%tråd%med%vedtektene% ansvarlig%for%det%politiske%arbeidet%på%kvarteret;%herunder%kontakt%med% lærestedene,%studentpolitikken,%velferdstinget,%bergen%kommune,%hordaland% Fylkeskommune%m.m.% % Økonomi%og%sponsoransvarlig% ansvarlig%for%regnskapsføring%og%budsjetthåndtering% økonomiansvarlig%også%for%studentkulturhuset%i%bergen%as% ansvarlig%for%å%oppsøke%og%søke%om%sponsormidler%og%oppfølging%av%eventuelle% sponsorkontrakter% % Eksternansvarlig% rombooking% ansvarlig%for%innhentingsfasen%og%selve%bookingen% oppsøke%arrangører% kontakt%med%kulturlivet%i%bergen,%studentorganisasjoner,%studenthus%i%andre%byer% kontaktperson%for%driftsorganisasjoner% % Produksjonsansvarlig% ansvarlig%for%arrangementsgjennomføringen% overtar%arrangementer%når%selve%bookingen%er%gjort,%støtter%arrangører%med%selve% gjennomføringen% tar%seg%av%teknisk%rider,%behov%for%mat/servering,%opplæring%av%skjenkere%og% andre%behov%som%for%eksempel%møblering% foresatt%for%kraftetaten% foresatt%for% konseptgruppen % % Frivilligansvarlig% ansvarlig%for%pleie%av%frivillige% ansvarlig%for%strategi%og%planlegging%av%rekruttering% ansvarlig%for%et%godt%sosialt%miljø,%arbeidsmoral%og%god%stemning% foresatt%for%personalgruppen% foresatt%for%rettsvesenet% % Driftsansvarlig% ansvarlig%for%driften%av%skjenkepunkter,%matservering%og%vakthold% ansvarlig%for%løpende%dialog%med%hansa%og%andre%leverandører% ansvarlig%for%utvikling%av%vareutvalg% ansvarlig%for%alminnelig%henvendelser%med%kontor%for%skjenkesaker,%obs.%med%at% leder%formelt%er%bevillingshaver.%
foresatt%for%skjenkegruppen% foresatt%for%vaktetaten%% % PRansvarlig% ansvarlig%for%helhetlig%promotering%av%tilbudet%på%kvarteret% ansvarlig%for%å%ivareta%og%utvikle%kvarteret%som%merkevare:%herunder% merkevarenavn%som%mikromandag,%helhus%m.m.% foresatt%for%pretaten% foresatt%for%%
11.3.2013 Fra:ArneP.Sandvik,SandraEldegardogKamillaDavidsen. Til:Kvarterstyret NotatomEksternansvarlig1apparatet 1.Bakgrunn Onsdag13.marshaddestyrelederArneP.Sandvik,eksternansvarligSandraEldegardogproduksjonsansvarlig KamillaDavidsenetmøtedervidiskuterteeksternansvarligFapparatet.Medeksternansvarligapparatetmener vi assistentstillingene konseptansvarlig og produksjonsansvarlig som våren 2012 ble opprettet under eksternansvarligsometprøveprosjektmedformålåavdempeeksternansvarligsomarbeidsmengde. FraKvarteretsinhandlingsplanforvåren2013: Vurdereeksternansvarlig0apparatet Våren2012bledetopprettettoassistentstillingerundereksternansvarliggrunnetstorarbeidsmengde. Ordningenbørevalueresvåren2013.DersomordningenskalgjørespermanentbørGForienteresom dette,eventueltkandetværeenvedtakssak. Kostnad:Ingen. Frist:GFvår2013. Ansvar:Eksternansvarlig;Kvarterstyret. 2.Framøtet Styrelederinnledermedoppsummeringavbakgrunnforatstillingenebleopprettet,ogstillingeneshjemmeli dagjeldendestatuttersomet midlertidigutvalg.eksternansvarliggiruttrykkforatdetfortsatterbehovforet støtteapparattileksternansvarlig. 2.1Konseptansvarlig Ordningen med konseptansvarlig har aldri kommet ordenlig i gang, og trolig er det i seg selv et tegn på at stillingen ikke er liv laga. Våren 2012 ble det tilsatt en konseptansvarlig, men vedkommende trakk seg fra vervetførsemesterstarthøsten2012. Eksternansvarligpåpekeratstillingenbefinnersegien gråsone mellomstyrearbeidogarbeidsgruppearbeid, og peker på stillingsinstruksen som en svakhet. Frivillige begynner vanligvis på golvet i en arbeidsgruppe. Etterhvertsomdemodnessåvelgerenkelteåoppsøkemeransvaroggårinnistyreverviarbeidsgruppen. Konseptansvarligframstårkanskjesomenarbeidsgrupperelatertjobbderstillingsinstruksenleggeropptilat vedkommendeskalgjennomføreallekonseptene.detteer pågolvet Farbeid,menimyestørreskalaennet parskiftiuken.samtidigharstillingenmyeansvarforkoordinering,noesomermerstyrerelaterteoppgaver, mensomvedkommendedaskalløsealene. Produksjonsansvarligpåpekeratstillingenerattraktiv,menatdenerenatypiskkvarteretstillingogderforikke appellerertildenalminneligekvarteretfrivillige. Stillingsinstruksen vurdere i seg selv som å være uoverkommelig. Stillingen legger opp til planlegging, gjennomføringogvidereutvikling samt publisereetprogramtilgjengeligforallefrivillige.deterkanskjeikke rartatviharfåtthenvendelsefrapersonersomhartroddatdetvarsnakkomenheltidsstilling. Troligerbekgrunnenforatdetikkeerfunnetenkonseptansvarligatdetalltidharvært ogfortsatter uklart hvakonseptansvarligegentligskalgjøre.dettemågjøresklartomstillingenskalopprettholdes.stillingenrolle medtankepåvidereutviklingoghierarkisktilknytningtilkvarterstyretmåavklaresbedre;herunderhvemsom egentlig bestemmer over konseptene. Det må også avklares hva som er krav til konseptansvarlig sin
tilstedeværelse på de daglige konseptene. Forventes det at vedkommende alltid skal være tilstede for å gjennomføre? Et forslag som blir diskutert på møtet og som også tidligere er nevnt er å fordele de ulike konseptene mellomflerekonseptansvarlige. Et konseptutvalg eller en arbeidsgruppelignende løsning på konseptene diskuteres videre. Mikromandag, bifftorsdagogjamergodeeksemplerpåkonseptersomiutgangspunktetharoppståttviaenarbeidsgruppe med et engasjement for konseptet. Nærhet mellom utvikling av konsept og gjennomføring er viktig. Eierskapsfølelseersentralther. EdleDråperereksempelpåhvaresultatetkanblinårkonsepterblirskaptavandreogderetterinnføresuten forankringietengasjementiarbeidsgruppensomskalgjennomføredet. Faren med å sette dett til et utvalg eller en arbeidsgruppe er at utvikling av konseptene kanskje ikke vil bli ivaretattpåsammemåte.dettevilsærligforsvinnedersomutvalgetutelukkendebeståravenpersonsomer ansvarligforågjennomførehvertsittkonsept. 2.2Produksjonsansvarlig KamillaDavidsenharværtkonseptansvarligsidenstillingebleopprettetvåren2012.Hunharopplevddetsom noeuklarthvahennesrolleegentligskullevære,menharfåttdetteklarereforsegnåetterettsemester.hun menerstillingenistørregradbørpresiseresogatdetpersonenistillingenmågiskonkretearbeidsoppgaver elleransvarforkonkretearrangementer.detfungererkanskjeikkesåbrahvisproduksjonsansvarligskalstøtte medenkeltoppgaveriperioder,daharvedkommendeikketilstrekkeligkontinuitettilågjøreenordentligjobb. Deperiodenederproduksjonsansvarligharfåttkonkreteprosjekter,foreksempelvedfestivalerihøst,erde periodenesomvarmestgøyogdeperiodenehunselvoppleveråhagjortmestnytteforseg. Stillingenkanmedfordelkonkretiseres,menellershardenværtengodopplevelseforKamillaogengodstøtte forsandrasidendesember2012.forrigeeksternansvarligvarikketilstedepåmøtet. Detpoengteresatforateffektenavsparringspartnerskalværestørstmulig,børdetleggestilretteforatny produksjonsansvarligtiltrerdetsemesteretdereksternansvarligikkestårpåvalg.pådenmåtenbytterdehalvt omhalvt,ogkontinuitetenogstøttenblirbest. 3.Drøftelse hvanå? Detdiskuteresviderehvasomkangjøresvidere.Konseptgruppediskuteres,vertskapsgruppediskuteresogen kombinertvertskapsfogkonseptgruppediskuteres. Sidenvisamtidigeriprosessmedåtaibruknyttbookingsystem,regnereksternansvarligmedatdentotale arbeidemengdenvilreduseresnoefrahøsten2013av.detvurderesderforåikkeværebehovforåoppretteen verstskapsgruppenåumiddelbart. ProduksjonsansvarliginformereromathunikkekommertilåfortsettetilhøstendahunskalflyttefraBergen. Deterenighetomatførsteprioritetitidenframoverskalværeåfåtakinyproduksjonsansvarlig. Angåendekonseptgruppe,såmådetihvertfallsettesnedengruppelikeetterpåskeomskalsepåutviklingav nyttkonseptprogramforhøsten.enkelteavdissekandakanskjeogsåtaansvarforågjennomføreprosjektene tilhøsten,gittatdedahardetnødvendigeeierskapogengasjementforkonseptet. BådeeksternansvarligogproduksjonsansvarligerenigeomatpoengtereratKvarteretidagikkeharetapparat somkantasegavstørrearrangementersomstudentkampen,halloweenellersituasjonerderetbandselvvil bookeetromoghakonsertutenatdetteskjerviabookingsgruppene(asfogrf).detteeretproblem.det visessærligtilatdethandlingsrommetkvarteretskullefåvedoppmykningavkulturparagrafikkeerreeltnår detikkesamtidiggjørepraktiskegrep.
Påspørsmålomdeterstruktur(gruppe,styre,fastsettingavansvar)ellerarbeidskraftsomerproblemet,så svarer produksjonsansvarlig at arbeidskraft er hovedutfordringen. Produksjonsansvarlig og eksternansvarlig kantasegavmyeavstrukturen,mendetgårikkenårdetsamtidigerdissesommåståigarderobenosv.det påpekesdaatdetkanskjekanværevanskeligårekrutteretilenarbeidsgruppederdetkunsporadiskvilvære brukforfolk. DetbørabsoluttvurderesvidereomKvarteretskalopprettenkonseptFogvertskapsgruppe.Dennebørikketa navnsom arrangementsgruppe ellernoesånt,dadendaiordlydviltilnærmesegformyedorg/borgfarbeid. Detbørværeetpremissforenslikgruppeatdenikkeskalbooke,menatdenforeksempelkanleggetilrette forogværebehjelpeligvedhenvendelsersomforeksempelfragrandma steaparty. 4.Konklusjon Førsteprioritet er å få tak i ny produksjonsansvarlig. Deretter må det begynnes et arbeid med å utvikle konsepteneoghaklartennyttprogramtilhøsten.nårvirkningenavnyttbookingprogramerkjent,mådetpå nyttvurderesomdetskalopprettesenmerfastgruppeforåhåndterearrangementerpåhusetsomverkener dorgefellerborgefbasert.
KVARTERETSHANDLINGSPLANHØST2013 OMHANDLINGSPLANEN Generalforsamlingenvedtokhøsten2011enlangsiktigstrategiforperioden201182015.Denneligger tilgrunnforaltarbeidetsomforegårpåkvarteretogdannergrunnlagetfordennehandlingsplanen. Strategienliggerpåkvarteret.nounderoffentligfiler. Kvarterstyretharvedtatten58årsplanforarealutvikling,ogsådenneblevedtatti2011.Planener fraveketpåflerepunkter,menliggerframdelestilgrunnforplanleggingframover. DennehandlingsplanenbestemmerhvaKvarteretskaljobbemedhøstsemesteret2013. Kvarterstyretvilitilleggutarbeideeninternhandlingsplanformerdetaljrikbeskrivelseavoppgaver, delegeringavansvarmedmer. Handlingsplanenblirsendtpåhøringogstudentorganisasjonerogenkeltstudenterervelkomnetilå kommemedendringsforslag,kommentarer,innspillellerønsker. IDENTITET Stjernesalentrinn2 Konsepter Halvtimen,tredjeskjenkepunkt Arrangørapparat MARKEDSFØRING Helhus.Promotering,færreogbedre. Sponsorarbeidmåintensiveres ORGANISASJON Fortsettearbeidetmedkompetanse. FølgeoppatarbeidsgruppenefårstyrketsinforståelseforKvarteretsstrategiogsemestervise målsetninger. Styrkeengasjementetnedenfravedåinvolverealleirelevantesaker. ARRANGØRER Tekniskutskiftningsplan Utarbeidetekniskutskiftningsplanfor størrepakker lyd8oglysutstyrpåhuset.måminimuminneholdoversiktoverutstyr,innkjøpstid,forventetlevetidogforventetkostnadvedinnkjøp. Kostnad:Ingen.
Frist:GFvår2013. Ansvar:Prosjektansvarlig;Kraft(jobberalleredemedsaken). SamarbeidmedSiB,SiBKlæresteder,øvrigelærestederogstudentorganisasjoneriBergen ArrangereStudentkampen,offisiellåpning,dorge8seminar,studentkulturtreff,oppsøkende høringsrunderifm.gfm.m.oppsøkeogdeltapårelevantearenaer. Kostnad:Iht.driftsbudsjett Frist:Løpende. Ansvar:Leder;Eksternansvarlig;Kvarterstyret Fadderuken2013 Starteplanleggingavfadderuken2013såtidligsommulig. Kostnad:Ingen. Frist:Løpende. Ansvar:Eksternansvarlig;Kvarterstyret. Rekruttering UtarbeiderekrutteringsstrategiforKvarteret.Planleggegodrekrutteringforjanuar2013og august2013.bestilleroll8ups,nipsogandrerekrutteringsting. Kostnad:Iht.driftsbudsjett Frist:Semesterstartvår2013ogsemesterstarthøst2013. Ansvar:Internansvarlig;PG.Arbeidsgruppestyrene. Investeringsbudsjett2013 Sørgeforatgjennomføringavinvesteringsplanog budsjettfor2013skjereffektivtog forsvarlig.involvererettsvesenetiinnkjøpsprosesserforåunngåkjøpsrettsligeblemmer. Kostnad:Iht.investeringsbudsjettfor2013. Frist:Løpende. Ansvar:Økonomiansvarlig.Leder.Kvarterstyret;Kraft;Rettsvesenet. Satsningpåøktpromoteringogmerkevarebygging VidereutvikleogstyrkeKvarteretspromotering.FokuspåHelhusogkonseptene, matservering. Kostnad:Ihht.driftsbudsjett. Frist:Snarest. Ansvar:PR8ansvarlig.Øko8ogmarkedsansvarlig. Kommunikasjon Vurderedagenskommunikasjonsarenaer(Glem,mail,mandagsmøter,dorgemøterosv.)ogseettermåterforbedreogmereffektivkommunikasjoninternt.Mål:Rettpersonskalfånødvendiginfotilretttid. Kostnad:Ingen. Frist:Løpende. Ansvar:Kvarterstyret;Internansvarlig.Alle.
Kursogkompetanse Øktsatsningpåkursogopplæringavinterne.Måleratnyerasktskalopparbeidesegkompetansetilåfølesegtryggpåjobbogatgamleskalfåutfordretsegmedervervavmerkompetanse.Vurderekvalitetenpåinternkursing. Kostnad:Iht.driftsbudsjett. Frist:Løpende. Ansvar:Internansvarlig;PG.Driftsansvarlig. Helhusoglørdagssatsning StyrkeogavklarerammenerundtHelhus.Sørgeforetkultureltgrunntilbudpålørdagene utenhelhus. Kostnad:Ingen. Frist:15.mars2013. Ansvar:Eksternansvarlig.Kvarterstyret.Dorgene. Prosjekt2015 Starteprosesserrundt208årsjubileumi2015.Omfang/størrelseoginnhold. Kostnad:Ingen. Frist:GFvår2013. Ansvar:Kvarterstyret.PG. Sponsoravtaler Inngåfasteoggodesponsoravtaler. Kostnad:Ingen. Frist:GFvår2013. Ansvar:Øko8ogmarkedsansvarlig.KØR. EkstranødutgangiTeglverket. StarteprosessmedåfåekstranødutgangiTeglverket.Søkeomfasadeendringogjobbeopp motuibførstøttetilsøkingoggjennomføring. Kostnad:Ingen. Frist:Løpende. Ansvar:Prosjektansvarlig.HMS8ansvarlig.Administrativleder.FrodeRealfsen. FortsattfokuspåHMSpåhusetogopplæringavfrivillige Mål:Forhindreulykkerogivaretatrygtarbeidsmiljø. Kostnad:Ihht.driftsbudsjett. Frist:Løpende. Ansvar:Leder.Driftsansvarlig.HMS8ansvarlig.
Arbeidsgrupper+ved+Det+Akademiske+Kvarter+ Kvarteretsfastearbeidsgrupperer: Skjenkegruppen:SkjenkegruppenharansvaretforbareneStjernesalen,GrøndahlsogutviklingenavHalvtimenitredjeetasje. KokkegruppenerendelavskjenkegruppenogharansvarformatserveringiStjernesalen,ogcateringoppdrag.Skjenkegruppen haransvaretforinnkjøptilallebarer,biståmedserveringsvirksomhetpårestenavhuset,ogforåvidereutvikleogoppdatere serveringstilbudet. PR9gruppen: PRBgruppen har ansvar for Kvarterets promoteringsarbeid og oppdatering av nettsiden. PRBgruppen har også ansvarforåtabilderpåarrangement.gruppenskalaktivtpromoterekvarteretpåutdanningsinstitusjonerogandreaktuelle forumibergen. Kratetaten:KraftetatenharansvarforåbiståmedtekniskkompetansepåarrangementsomholdespåKvarteret.Meddette menes lyd, lys og AV. Kraftetaten har også ansvaret for å vedlikeholde og oppdatere det tekniske utstyret i tråd med investeringsplaner. Vaktetaten:Vaktetatenharansvarforhusetsvakthold,ogforatgjesterogfrivilligetilenhvertidfølersegtrygge.Gruppen harogsåenegenscenevaktgruppesomharansvaretforsikkerhetenunderkonserter. Rettsvesenet: Rettsvesenet har ansvar for å bistå Kvarteret med juridisk rådgivning. Rettsvesenet skal bistå Kvarterstyret, administrasjonen og de andre arbeidsgruppene med gjennomgang kontrakter og andre relevante papirer ved inngåelse av eksternekontrakter. Personalgruppen:Personalgruppenharansvarforrekruttering,ogivaretakingogopprettholdelseavetgodtarbeidsogsosialt miljø.gruppenarrangerersosialearrangementpåtversavarbeidsgruppene.personalgruppendelerutkursmidlertildeandre arbeidsgruppeneettersøknad. Romvesenet: Romvesenet har ansvar for utvikling av huset og prosjekter. Romvesenet består av Gallerikomiteen, Prosjekteringskomitten og Hammarlauget. Gallerikomiteen har ansvaret for kunsten på veggene i Stjernesalen, Prosjekteringskomiteen bistår Kvarterstyret og utfører prosjektering for større prosjekter. Hammarlauget er Kvarteret vaktmestergruppe. E9tjenesten:EBtjenestenharansvaretforforvaltningogrådgivninginnenIKT.GruppenerògKvarteretsbrukestøtteorganved spørsmålinnenikt. Kvarterets+ økonomiske+ ressursgruppe+ (KØR): KØR har ansvar for å bistå Kvarterets arbeidsgrupper ved økonomiske problemstillingerogforåskrivemånedligerapporter.
Diskusjonssak*kapitalforvaltning* * I*forbindelse*med*DAKs*disponible*kontantbeholdning*bør*det*rettes*et*fokus*mot*måten*denne* kapital*blir*forvaltet*på.*for*øyeblikket*står*mesteparten*av*kontantbeholdningen*vår*på*vanlige* bankkontoer,*med*unntak*av*500*000*som*er*plassert*i*et*fond.*å*oppbevare*pengene*våre*på*en* vanlig*bankkonto*gir*ganske*lav*avkastning*med*tanke*på*rente,*og*administrativ*leder*har*i*den* forbindelse*tatt*kontakt*med*nordea*og*dnb*for*å*undersøke*mulighetene*for*en*mer*hensiktsmessig* plassering*av*kontantene.*det*forslaget*som*kom*frem*var*å*plassere*hele*eller*deler*av* kontantbeholdningen*vår*i*et*fond*met*en*potensiell*avkastning*som*vil*være*betydelig*høyere*enn* den*renten*man*får*på*en*vanlig*sparekonto.*men*det*innebærer*også*en*noe*høyere*risiko.*denne* diskusjonen*dreier*seg*kun*om*kontantene*som*er*plassert*på*sparekonto,*som*er*på*rundt*3,8* millioner*kroner.* Det*kom*frem*at*det*er*usikkert*om*Kvast*har*mandat*til*å*omplassere*kontantbeholdningen*og*ta* risikoer*med*denne,*både*om*det*lå*innenfor*vårt*mandat*rent*prinsippielt*og*med*tanke*på*hvor*stor* risiko*vi*reelt*sett*kunne*ta.*derfor*har*vi*etter*min*mening*3*alternativer*med*tanke*på*hva*vi*skal* foreta*oss*i*forhold*til*kontantbeholdningen.*vi*kan:* 1. Bestemme*oss*for*å*beholde*den*nåværende*ordningen* 2. Be*generalforsamlingen*om*mandat*til*å*velge*det*alternativet*som*har*blitt*presentert*av* administrativ*leder* 3. Be*generalforsamlingen*om*mandat*til*å*omplassere*kontantbeholdningen*generelt.** Etter*min*mening*vil*det*være*mest*hensiktsmessig*å*be*generalforsamlingen*om*mandat*til*å*kunne* disponere*kontantbeholdningen*slik*kvast*selv*ønsker,*dog*innenfor*visse*rammer.*disse*rammene* bør*særlig*dreie*seg*om*hvor*stor*risiko*som*er*akseptabel*at*man*tar,*hvor*stor*andel*av* kontantbeholdningen*som*omplasseres*osv.*i*både*dette*tilfellet*og*dersom*man*ønsker*å*gå*for* forslaget*som*ligger*på*bordet*fra*nordea*bør*generalforsamlingen*orienteres*i*detalj*om*risikoene*og* de*potensielle*gevinsetene*som*er*forbundet*med*å*plassere*deler*av*kontantbeholdningen*i*diverse* fond.**det*bør*også*være*en*forutsetning*at*omplassering*av*kontantbeholdningen*vedtas*enstemnig* av*skibas.*hovedargumentet*for*at*dette*er*det*ebste*alternativet*er*at*det*vil*gi*fremtidige* kvarterstyrer*handlefrihet*til*å*omdisponere*kontantbeholdningen*etter*forholdene.* Et*viktig*spørsmål*her*er*om*det*er*forsvarlig*å*ta*noe*som*helst*risiko*med*kontantbeholdningen*vår,* siden*den*egentlig*tilhører*studentene.*på*den*andre*siden*er*avkastningene*forbundet*med* nåværende*plassering*så*lave*at*dersom*man*tar*med*konsumprisindeks*i*beregningen*vil**den*reele* avkastningen*sannsynligvis*være*svært*lav.**disse*momentene*bør*også*generalforsamlingen* orienteres*om.*
INTERNNOTAT Fra Administrativ Leder Til SKiBAS 11.12.2012 Plasseringsplan, 2013 Plasseringer pr. 11.12.2012 NORDEA BEHOLDNING RENTE 2012 RENTE 2013 Bedriftskonto 1 710 453, 1,71% 1,71% Kapitalkonto * 2 222 948 2,8% 2,8% Fastrentekonto ** 1 001 747 3,75% 3,25% ALFRED BERG Pengemarkedsfond ca. 515 000, 2,82%? TOTAL BEHOLDNING 5 450 148, * 12 avgiftsfrie uttak pr. år. ** Bundet til periode på 12 mnd. 2,5% gebyr på evt. uttak. Det ble i starten av 2012 plassert kr. 1.000.000, i en fastrentekonto hos Nordea. Dette for å få høyere avkastning på deler av kapitalreserven. Under møte med Nordea i dag ble det opplyst om at renten for denne plasseringskontoen vil reduseres med 0,5% f.o.m. 01.01.2013. RISIKOFRITT 1) Fortsette uten endring. Evt. plassere midler fra Alfred Berg inn i kapitalkonto eller fastrentekonto da denne plasseringen medfører lav risiko. 2) Flytte midler fra sparekonto og pengemarkedsfond til fastrentekonto. Midlene er likvide, men med gebyr på 2,5% av overføringssum dog vi har budsjettert for å ikke røre disse midlene i 2013. Ved overføring vil gebyr kunne spise opp majoriteten av rentegevinst. NORDEA BEHOLDNING RENTE 2012 RENTE 2013 Brukskonto 1 710 453, 1,71% 1,71% Fastrentekonto 3 724 695 3,75% 3,25% Gitt bruk av dagens kontantbeholdning som grunnlag for årlig rente vil slikt alternativ øke renteinntektene til kr. 150 301,. En potensiell økning på kr. 26 253,. PLASSERINGALTERNATIV MED LAV RISIKO 1) Da vi sjeldent har benytter midler satt på kapitalkonto eller fastrentekonto, og da vi har et investeringsbudsjett for 2013 som vil ha liten budsjettert påvirkning på vår likviditet har Nordea har anbefalt følgende for 2013: Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen Epost orgsek@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Slå sammen Sparekonto og Fastrentekonto da brukskontoen har vist seg tilfredsstillende til å håndtere drifts og investeringsbehov siden start av 2010. Flytte midlene fra pengemarkedsfondet til den nye, sammenslåtte kontoen. Flytte samlekontoen til Nordeas rentefond Nordea Plan Rent (se vedlegg). Nordea Plan Rent er et rentefond med risikoprofil 2 (av 7 mulige risikoprofiler bankinnskudd har profil 1). Nordeas egen beskrivelse er som følger: Nordea Plan Rente er et rentefond som investerer i norske og internasjonale rentemarkeder. Fondet investerer hovedsakelig i andre verdipapirfondsandeler som er markedsført av Nordea. Underfondene er pengemarkedsfond som over tid utgjør rundt 40 prosent av porteføljen og ulike former for obligasjonsfond som kan ha ulik rentefølsomhet og kredittrisiko. Fondets sammensetning vil til enhver tid gjenspeile Nordeas fremtidige markedssyn på renteutviklingen. Nordea Plan Rente passer for privatpersoner og bedrifter som ønsker en diversifisert renteeksponering i en spareportefølje, eller som en plassering med mulighet for god avkasting uten å investere i aksjemarkedet. Risikoskalaen løper fra 1 7, hvor 1 tilsvarer bankkonto( risikofri rente), og 7 tilsvarer marked/bransjespesifikke aksjefond. Dette betyr ikke at 2 gir dobbel risiko av 1 og videre 3 trippel risiko. Indikatoren er ment å vise sammenhengen mellom risiko og mulig avkastning ved investering i fondet. Små svingninger og stabil avkastning vil gi en lav plassering på skalaen, basert på historisk utvikling. Nordea Plan Rente er et såkalt fondifond, dette medfører at kapital er plassert videre i rentefond forvaltet av Nordea for å få størst mulig spredning i rentepapirer og markeder. Dette medfører at man får en renteportefølje som er svært god spredning, altså mange bein å stå på, noe som bidrar til reduksjon av risiko. Antall verdipapirer kapitalen er spredt på ca 150 verdipapirer, noe som medfører at største «enkeltplassering» utgjør under 2%. Dette medfører at dersom en låntager ikke kan tilbakebetale sine forpliktelser, vil dette ha marginal innvirkning avkastning. Som del av renteporteføljen, har man for eksempel norske statsobligasjoner, disse bidrar ikke så mye til avkastning slik statsrentene er i dag, men bidrar til å balansere porteføljen mht risikospredning. Ved investering i rentefond, har man i praksis lånt ut sin kapital til mange låntagere, det er viktig at disse lånene har en god miks mellom lån med kort og lang varighet. Dette medfører at endringer i rentenivået får mindre innvirkning på plasseringen sammenlignet med hva som ville skje dersom man hadde en enkelplassering i en obligasjon, og renten plutselig skulle øke vesentlig. ( Vi tror uansett ikke at rentenivået øker vesentlig de nærmeste årene.) Nordea styrer sammensetning ut fra gjeldende markedssyn til enhver tid. Alle disse parametrene til sammen medfører at fondet har lav risiko, man kan forvente stabil avkastning og små svingninger jmf rentesensitivitet. Vær obs på at man ikke kan forvente 7% årlig fremover, forventet avkastning over tid ligger på ca 5%. Avkastning på dette fondet hittil i år har vært på 6,74%. Nordea forventer minimum 5% effektiv avkastning i 2013, men det er selvfølgelig en viss risiko for negativ avkastning ved kurstap. Risikoen ved dette produktet er den laveste Nordea kan tilby med unntak av rene bankinnskudd. Det er ingen begrensninger på overføringer fra/til kontoen og midlene er 100% likvide. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen Epost orgsek@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no