1
Vi dømmes mer på bakgrunn av hvordan vi håndterer krisen enn krisens årsak 2
Beredskap i skoler - beredskapsplan for alvorlige tilsiktede hendelser Beredskapsseminar for barne- og ungdomsskoler i Østfold 26.04.16
Plan i tre deler 1. Akuttfasen 2. Etterarbeidsfasen 3. Plan- og forarbeidsfasen 4
Varsling (Kap. 1) 5
Samarbeid med politiet (Kap. 1.2) o Ring 112 o Hva vil politiet vite? o Politiets oppgaver og ansvar NB! Så lenge en politiinnsats pågår, er politiet ansvarlig for informasjon rundt varsling, fakta + hvordan folk skal forholde seg, årsaksforhold etc 6
Beredskapsgruppen o Varslingsliste/beredskapsgruppens medlemmer holdes utenom planen o Oppgaver og sjekkliste (kap. 2.1) o Sammensetning og roller/ansvar (se kap. 6.1) NB! Ansvar/oppdrag for alle beredskapsgruppens medlemmer må inn i varslingslistene fra starten av. 7
Prinsipper for kriseberedskap/krisehåndtering o Ansvar: Krisen skal håndteres av den som har det daglige ansvaret og myndigheten o Likhet: kriseorganisasjonen skal være mest mulig lik den daglige organiseringen o Nærhet: kriser skal håndteres på lavest mulig nivå i organisasjonen o Samvirke: selvstendig ansvar for samvirke med andre beredskapsaktører 8
Føre logg (kap. 2.2) 1. Kommunikasjonslogg 2. Beslutningslogg 9
Ta hånd om elevene (Kap. 2.3) o Fremgangsmåte o Hensikt o Sjekkliste for samling 10
Varsle foresatte (Kap. 2.4) o Husk politiets ansvar! o Prioritet og fremgangsmåte for varsling 11
Ta hånd om skadeutøver (Kap. 2.5) o Når en elev har forårsaket skade o Når en ansatt har forårsaket skade 12
Intern og ekstern hjelp (Kap. 3) o PP- tjenesten for vgo o Skolehelsetjenesten o Kommunale kriseteam o Sammensetning, mandat og oppgaver for kriseteamet 13
Krisekommunikasjon og mediekontakt (Kap 4) o Generelle råd o Målgruppe- / kanalvurdering o Sjekkliste for mediekontakt o 10 gode råd 14
Etterarbeid for skoleansatte ved ekstreme hendelser (Kap. 5) o Tiltaksliste (kap. 5.1) o Videre kontakt med skaddes foresatte (kap. 5.2) o Informere elevene (kap. 5.3) 15
Forebygge alvorlige voldsepisoder og håndtering av trusler (Kap. 6.2) o Gode råd og retningslinjer o Knyttes opp mot System for styring og utvikling av videregående skoler i Østfold Læring og læringsmiljø Strategi og verdiarbeid Relasjonsbygging og medarbeiderutvikling 16
Vurdere risikoforhold og andre forhold (Kap. 6.3) o Umiddelbare faretegn o Individuelle forhold o Familieforhold o Skole- og nettverksforhold 17
Ajourhold og øvelser (Kap. 6.4) o Ansvar for ajourhold o Oppdatering to ganger årlig o Årlige table top - øvelser i samarbeid med politiet 18
Krisekommunikasjon - hvordan hindre krise i krisen
Målet med god kommunikasjonshåndtering og mediekontakt ved kriser o Å sikre at informasjon kommer til aktuelle målgrupper så raskt og presist som mulig o Unngå rykter og spekulasjoner ved å gi troverdig og tillitvekkende informasjon tette informasjonstomrommet o Vi skal legge best mulig til rette for en god og forsvarlig mediedekning og samtidig beskytte elever/ brukere, pårørende og ansatte mot medietrykket 20
Fra sjekklisten: Analysere situasjonen (kap 2.1) o Hvilke infobehov vil oppstå? o Hvilke målgrupper må ivaretas mht informasjon? o Hvilke kanaler er mest hensiktsmessige for den enkelte målgruppe? o Hvilke budskap skal gis når og hvordan? (velg form, tone og timing med omhu) o Hvilke vinklinger vil mediene ha på sin dekning? Hvilke roller vil de tildele oss? Potensielle intervjuobjekter? o Er omgivelsene godt kartlagt? 21
Aktuelle kanaler for krisekommunikasjon og mediekontakt (kap. 4.2) o Møter og muntlig kontakt o Telefonkontakt o Nettsider o Pressemeldinger o Pressekonferanser o Intervjuer o Sosiale medier 22
Når krisen rammer - og mediene banker på
Krisetid = jakttid Omverdenen generelt og mediene spesielt har en helt legitim rett til å stille kritiske spørsmål til enhver ansvarlig virksomhet
Mediedekning i kriser følger et mønster Søke- og- kave- fasen 25
Mediene vil ha svar lenge før du har dem - Hva er konsekvensene for hvem? 26
Ti råd for god mediekontakt ved kriser (4.4) 3. Den første mediehenvendelsen Selv om vi ikke har full oversikt kan vi uttale: Vi gjør alt for å få oversikt over hva som har skjedd/samarbeider med politiet Vi gir beskjed om når og hvor statusoppdateringer skal skje Vi jobber etter vår plan for krisehåndtering Vi har bistand fra sentralt kriseteam i oppfølging av elever/pasienter/ansatte etc STRATEGISK BUDSKAP: Hode hjerte - hender Når vi har oversikt og vet at noen er rammet; Uttrykke delaktighet i sorg og at vi tar dette svært alvorlig. Vi gjør alt som er mulig for å begrense skadeomfang og for at dette ikke skal skje igjen 27
Mediene i krisetider o En krise er en vandring i fristelser og tabuer o Evig jakt på gode (førstehånds)kilder o Når historiene blir sterkere, blir kildekritikken svakere o Kvaliteten på kildene blir mindre viktig enn styrken i utsagnet o Vokter på hverandre og jakter i flokk o Konstant tidspress 28
Mediedekning i kriser følger et mønster Søke- og- kave- fasen Helter- og- skurker- fasen 29
Mediene elsker drama! 30
Mediedekning i kriser følger et mønster Søke- og- kave- fasen Helter- og- skurker- fasen Kritikkfasen 31
Slik bør du opptre i kritiske saker Kompetent Handlekraftig Empatisk Ydmyk Ansvarlig Åpen Tilgjengelig 32
Mediedekning i kriser følger et mønster Søke- og- kave- fasen Helter- og- skurker- fasen Kritikkfasen Avslutningsfasen i media 33
Sosiale medier har snudd historiefortellingen på hodet 34
Sosiale medier ved kriser o Høyt tempo o Feilinformasjon o Åstedsturisme o Manglende filter overfor pårørende o Tilsvar ikke mulig o Rasjonelle budskap taper for sterke bilder og følelser Marianne Melfald, Proactima 35
Sosiale medier inn i kriseberedskapen o Godt supplement til andre kommunikasjonskanaler o Innarbeides i ordinær kriseberedskapsplan o Følger ansvars- og rollefordeling som trer inn når en krise oppstår o Etablere vakt på virksomhetens facebookside/twitter/linkedin etc. o Svært viktig og lytte og overvåke! o Slette? Som hovedregel, nei men unntak 36
Ulykker/dødsfall hos elever/lærlinger o Mange privatpersoner ønsker å bruke sosiale medier til kondolanser. o Vurder hvordan pårørende vil oppleve det om virksomheten kondolerer via facebookside eller lignende o Godt egnet til formell informasjon om minnestunder, kontaktinformasjon og lignende 37
Krisehåndtering uten tillit = umulig