Fylkesmannen i Hordaland Rapport fra tilsyn med økonomisk rådgivningstjeneste Bergen kommune, NAV Laksevåg Virksomhetens adresse: Postboks 7700, 5020 Bergen Tidsrom for tilsynet: 12.08.09-11.12.09 Kontaktperson i virksomheten: Leiv Tungesvik Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Kommunal økonomisk rådgivningstjeneste Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad Dato: Jarle Landås revisjonsleder Øystein B Jacobsen revisor 1
Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 3 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... Feil! Bokmerke er ikke definert.feil! Bokmerke er ikke definert. 3. Gjennomføring... 3 4. Hva tilsynet omfattet... 3 5. Funn... 4 6. Regelverk... 4 7. Dokumentunderlag... 4 8. Deltakere ved tilsynet... 5 2
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Bergen kommune, NAV Laksevåg. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester 2-6. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter at tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres at tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 12.08.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt 09.12.09. Intervjuer 8 personer ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 11.12.09. 3. Hva tilsynet omfattet Om kommunen har en tilfredsstillende økonomisk rådgivningstjeneste / gjeldsrådgivningstjeneste. 3
4. Funn Det ble ikke avdekket avvik eller gitt merknad. Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg: NAV Laksevåg har etter at tilsynet ble varslet iverksatt en rekke tiltak for å styrke den økonomiske rådgivningstjenesten: - Utarbeidet tjenestebeskrivelse for økonomisk rådgivning - Oppnevnt kompetansepersoner på økonomisk rådgivning i alle tiltak og omsorgsgruppene. Opprettet lokalt kompetansenettverk. - Frigjort tid for en saksbehandler til å ivareta økonomisk rådgivning spesielt - Tilsatt en jurist med økonomisk rådgivning som spesielt ansvarsområde - Iverksatt innføring av nytt dataverktøy på tjenesteområdet - Innført system for ventelister - Innført system for avviksrapportering på tjenesteområdet - Avklaring av ansvarsdeling mellom den byomfattende gjeldsrådgivningstjenesten og gjeldsrådgiverne ved lokale NAV-kontor 5. Regelverk Lov om sosiale tjenester m.v. av 13.12.1991 nr. 81. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731. 6. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Organisasjonskart Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd til de sosiale tjenestene i og utenfor NAV-kontorene for 2009 Samarbeidsavtale mellom Bergen kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Bergen kommune Vurdering av gjeldsrådgivningstjenesten i Bergen kommune (notat datert 24.10.01) Melding om sosialtjenesten (2003) med saksutredning Revidert styringskort for sosialtjenesten i Bergen 2008 Styringskort for sosialtjenesten 2009 Rutine oppfølging av systemtilsyn fra helsetilsynet og fylkesmannen Lederavtale Delegasjon av administrative fullmakter Internt delegasjonsskriv Kompetanseplan for NAV Laksevåg (15.03.09) Kompetanseplan for NAV Laksevåg sosialtjeneste Oversikt over kompetanse og opplæringstiltak Sentral risikovurdering av sosialtjenesten (22.09.08) E-post av 28.09.09 vedr. behov for avklaring av tydeligere grensesnitt mellom sentral og lokal gjeldsrådgivningstjeneste Ansvarsdeling mellom byomfattende gjeldsrådgivningstjeneste og gjeldsrådgivere ved lokal NAV kontor (21.10.09) Svar på spørsmål fra komité for helse og sosial om ventetid på gjeldsrådgivning (28.09.09) 4
Referat sosiallederforum 11.11.08 Statusrapport fra sosialtjenesten 2006, 2007 og 2008 Utlysningstekst for ny stilling knyttet til økonomisk rådgivning Lokal rutine vedr. økonomisk rådgivning (01.10.09) Lokal rutine vedr. internkontroll (01.04.09) Skjema for melding av avvik Beskrivelse av dataprogrammet Socio økonomisk rådgivning Oversikt over saker med pågående økonomisk rådgivning Oversikt over forvaltningskonti Beskrivelse av samlinger med sosialkontorene om økonomisk rådgivning i 2004 Brukerundersøkelse i NAV 2009-12-17 Lokalt utarbeidet inforskriv om råd og veiledning til den som har gjeld Diverse maler til bruk i økonomisk rådgivning Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Saksdokumentene i 24 saker med økonomisk rådgivning som var eller hadde vært til behandling i 2009 Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn E-post om program for tilsynet og dokumenter til fremleggelse under revisjonsbesøket 7. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Aina Hareide Saksbehandler Borghild Lieng Økonomisk rådgiver, byomfattende gjeldsrådgivningstjeneste Camilla Hesvik Saksbehandler Hanne Beth Takvam- Borge Saksbehandler Inger B Hansen Avdelingsleder Ingrid Sampson Rådgiver, Byrådsavdeling for helse og inkludering Leiv Tungesvik Leder NAV kommune Linda J Børresen Saksbehandler Marit Strøm Seniorrådgiver, Byrådsavdeling for helse og inkludering Mavash Hanstad Avdelingsleder Mia Alida Ødegård Saksbehandler 5
Ole Sæle Leder NAV stat Otto Ottesen Kvalitetsleder Svein Karlsen Saksbehandler Tone Herstad Avdelingsleder Vivian Meyer Saksbehandler Janne-Grete Stigedal Avdelingsleder Fra tilsynsmyndighetene deltok: Øystein B Jacobsen, Rådgiver Jarle Landås, Seniorrådgiver 6