Styremøte i Helse Sør-Øst RHF 16. februar 2012 DRIFTSORIENTERINGER FRA ADMINISTRERENDE DIREKTØR 1. Oslo universitetssykehus HF og håndtering av funn i undersøkelser blant medarbeidere I undersøkelse gjennomført av NRK rett før jul i 2011 blir det hevdet at ansatte ved Oslo universitetssykehus er redde for å si ifra om kritikkverdige forhold. Helse Sør-Øst RHF har innhentet redegjørelse fra Oslo universitetssykehus om hvordan de følger opp funn ved undersøkelse blant ansatte både arbeidsmiljømessig og omdømmemessig. Sammendrag Oslo universitetssykehus sine resultater fra medarbeiderundersøkelsen på to spørsmål knyttet til trygghet til å varsle, er en snittscore på henholdsvis på 56 og 65 på en skala fra 0 til 100. Dette resultatet ligger noe under gjennomsnittscoren for andre foretak i regionen. Snittscore for Helse Sør-Øst er henholdsvis 60 og 68. Oslo universitetssykehus ser alvorlig på signalene om fryktkultur og arbeider målrettet med å forsterke de tiltakene og prosessene som allerede igangsatt for å sikre at vi har en varslingskanal som fungerer godt, at vi har god ledelse og en systematisk og involverende prosess for videreutvikling av vårt arbeidsmiljø. Utvikling i meldte avvik på pasienthendelser viser en oppadgående trend fra 2010-11. Samme trend kan sees når det gjelder økning i HMS-avvik i samme periode. Det ble meldt seks varslingssaker i 2011, hvorav en omhandlet pasientsikkerhet. Oslo universitetssykehus hadde i 2010 en samlet turnover på 10.65 %. Gjennomsnittlig turnover varierer relativt mye mellom yrkesgruppene. Oslo universitetssykehus hadde en nyrekruttering på til sammen 1.355 årsverk i 2011, hvorav 991 årsverk (eller 77 %) var midlertidige. Nyrekruttering varierer mye mellom yrkesgruppene. For å bidra til at ikke nøkkelpersoner forsvinner er ledelsen i tett dialog med tillitsvalgte slik at viktig informasjon om personellsituasjonen blir mottatt på riktig ledelsesmessig nivå. I spesielle og godt dokumenterte tilfeller vurderes å benytte lønnsvirkemidler til å beholde nøkkelpersoner, men da med håndtering på klinikknivå og med klarering fra HR-direktør. Hovedkonklusjoner fra medarbeiderundersøkelsen 2011 med fokus på trygghet til å varsle I undersøkelse gjennomført av NRK blir det hevdet at ansatte ved Oslo universitetssykehus er redde for å si ifra om kritikkverdige forhold. I NRKs oppslag om saken henvises det til at datagrunnlaget for dette er svar fra 1.043 medlemmer av Norsk sykepleieforbund, 1.033 medlemmer av Legeforeninger og 141 mellomledere til sammen 2.217 personer. Resultater fra medarbeiderundersøkelsen, som ble gjennomført i perioden oktober-november 2011, den samme som er gjennomført for samtlige foretak i Helse Sør-Øst, gir et noe annet bilde på medarbeidere i Oslo universitetssykehus sin opplevelse av trygghet til å varsle. De resultatene fra vår medarbeiderundersøkelse som det vises til i denne redegjørelsen, baserer seg på svar fra ca 10.000 medarbeidere (tilsvarer en svarprosent på 70 %) som gir en bred representasjon av alle de Side 1 av 15
ulike faggruppene, enhetene og ansvarsområder i sykehuset. Den nyfusjonerte kreft, kirurgi- og transplantasjonsklinikken (KKT) gjennomførte sin kartlegging noe senere, i desember 2011. I medarbeiderundersøkelsen er det to spørsmål som spesifikt omhandler forhold rundt trygghet til å varsle. På spørsmål om medarbeidere oppmuntres til å si ifra når de har en annen mening scorer Oslo universitetssykehus 56 på skala fra 0 til 100. I Helse Sør-Øst totalt er snittet 60. På spørsmål om det oppleves som trygt å varsle om kritikkverdige forhold scorer Oslo universitetssykehus samlet sett 65, mens gjennomsnittsnivået for de øvrige foretakene i regionen er på 68. Oppfølging av NRK-undersøkelsen internt i Oslo universitetssykehus Oslo universitetssykehus ser alvorlig på signaler om at det foreligger en fryktkultur. De vil fortsatt ha et sterkt ledelsesmessig fokus på alle dimensjoner ved arbeidsmiljøet, inkludert det som handler om trygghet for å varsle. Det er naturlig at en omfattende fusjon med tilhørende innplasseringsprosess bidrar til å øke usikkerhet blant medarbeiderne. Dette er en situasjon der det stilles ekstra store krav til god kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere. Oslo universitetssykehus arbeider målrettet med de tiltakene som allerede er igangsatt for å sikre et godt samarbeid med tillitsvalgte, god ledelse og en systematisk videreutvikling av arbeidsmiljøet, hvorav kan nevnes: Dialog med tillitsvalgte: Administrerende direktør har en løpende dialog med tillitsvalgte ukentlig i både formelle og uformelle møter. De signaler om fryktkultur som er kommet frem i pressens dekning av NRKs undersøkelse vil være tema i disse møtene. Varslingskanal og oppfordring fra OUS sin ledelse om å varsle: Ledelsen i OUS er opptatt av kommunisere tydelig til alle medarbeidere at de som ansvarlig ledelse, er positive til at medarbeidere varsler om kritikkverdige forhold. Det er etablert en varslingskanal på intranettet der medarbeidere kan melde saker. For å tydeliggjøre dette ytterligere ble det 17.10.2011 lagt ut en sak på intranettet med påminnelse om fremgangsmåte for varsling, hvor man kan finne mer informasjon samt kontaktinformasjon for anonyme henvendelser. Lederutviklingsprogram: Det er iverksatt et eget lederutviklingsprogram basert på en felles lederplattform. Førstelinjeledere har så langt vært prioritert i dette programmet. Her legges det blant annet vekt på kommunikasjon, oppfølging av medarbeidere og virksomhetsstyring, inkludert forventninger til lederes oppfølging av avvik og risiko. Til nå har omlag 400 ledere med personalansvar vært gjennom programmer i regi av sykehuset. Planen er at alle ledere skal ha deltatt innen utgangen av 2013. Stedlig koordinatorfunksjon: Oslo universitetssykehus har, som før fusjonen, virksomhet på mer enn 50 ulike lokalisasjoner i dag. Valg av ledelses- og styringssystem i Oslo universitetssykehus baserer seg på et ønske om en så flat organisasjon som mulig. Dette for å sikre kortest mulig avstand mellom foretaksledelse og førstelinje. I tillegg er det et formål å legge til rette for å se fagområder i sammenheng, og dermed bidra til mer helhetlig pasientbehandling og mer fleksibel ressursbruk. Dette innebærer en begrensning i antall organisasjonsnivåer, og med en tilsvarende begrensning i antall ledere. For å imøtekomme behovet for stedlig ledelse har Oslo universitetssykehus iverksatt en stedlig koordinatorfunksjon for å bistå leder i drifts- og personalledelsesfunksjoner på den enkelte lokalisasjon. Ordningen er evaluert i tre klinikker og det konkluderes med at disse funksjonene bidrar til å skape nærhet til medarbeiderne og løser utfordringer som oppstår i den daglige arbeidsflyt. Side 2 av 15
Involvering av alle medarbeidere og HMS handlingsplan: Etter gjennomført Medarbeiderundersøkelse ved sykehuset gjennomføres det tilbakemeldingsmøter i alle enheter. I disse møtene involveres alle medarbeidere i arbeidet med å utvikle konkrete tiltak for å forbedre arbeidsmiljø og ledelse i sine respektive enheter lokalt. Alle enheter jobber med tiltak på ett bevaringsområde og opptil to forbedringsområder. Når det gjelder ledelse diskuterer medarbeidergruppene blant annet temaer som tilgjengelighet til leder, informasjonsdeling, håndtering av konflikter og oppfølging ved sykefravær. Forbedringstiltak på arbeidsmiljø og ledelse går inn som en del av den samlede HMS handlingsplanen, og blir fulgt opp gjennom året. Sentral oppfølging i regi av sykehusets ledelse og Arbeidsmiljøavdelingen, og lokalt av enhetsleder og den enkelte medarbeidergruppe. Utvikling i meldte avvik og varslinger Oslo universitetssykehus har klare retningslinjer for melding av uønskede hendelser, avvik fra gjeldene prosedyrer og varsling av kritikkverdige forhold. I Oslo universitetssykehus har vi et stort ledelsesmessig fokus på dette området. Sykehusets ledelse på alle nivåer er den primære kanalen for håndtering av kritikkverdige forhold internt. Som et ledd i vårt system for internkontroll er dette temaet også inkludert i Styrets gjennomgang og oppfølging med foretakets ledelse. Oslo universitetssykehus opplyser følgende når det gjelder utvikling i avvik og varslinger: Antall meldte avvik 2010-2011 per måned: Kategorisert på type avvik Registrerte avvik pr måned 700 600 500 400 300 Pasienthendelser HMS-avvik Andre avvik Lineær (Pasienthendelser) Lineær (HMS-avvik) Lineær (Andre avvik) 200 100 0 Jan 2010 Feb Mars Apr Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Jan 2011 Feb Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Side 3 av 15
Gjennomføring av spesifikke tiltak for å sikre tilbakemelding/læringssløyfer For å sikre at vi har en kontinuerlig forbedring i vårt kvalitetsarbeid og lærer av egne feil, er tilbakemelding og læringssløyfer inkludert som en integrert del av vårt internkontrollsystem. Hvorvidt det i 2011 har vært gjennomført spesifikke tiltak på området tilbakemelding og læringssløyfer utover det som allerede ligger i etablerte rutiner, har det ikke vært mulig å få full oversikt over innen fristen for tilbakemelding. Dette på grunn av ferieavvikling hos nøkkelpersoner og en relativt kort frist (2 dager) tett opp mot jul for tilbakemelding. Oslo universitetssykehus vil imidlertid komme tilbake med en status på dette området over nyttår. Mottatte varslinger siste år - antall og type saker Det er derimot etablert en varslingskanal på intranettet. Juridisk direktør har mottatt varslinger i 6 saker i 2011. Disse er fordelt på følgende typer saker : Leders adferd (og har sammenheng med samtidig personalsak) Anonym varsel, påstand om private tjenester i arbeidstiden Møbler i offentlig rom på Radiumhospitalet og at det ikke så ut Støy og støv fra byggeplass, samt rot der pasientene oppholder seg Bemanning og organisering på en seksjon i klinikken. Bekymring knyttet til pasientsikkerhet/forsvarlighet Leders adferd (og har sammenheng med større konflikter knyttet til arbeidsmiljø og organisering av enheten). I tillegg er det kommet inn en håndfull e-poster fra pasienter og pårørende som klager på pasientbehandlingen. Disse henvendelsene håndteres som pasientklagesaker og adresseres videre til pasientklagesakssystemet internt. Disse faller utenom formålet med varslingsordningen som er forankret i arbeidsmiljøloven. Gjennomføring av spesifikke aktiviteter for å øke tryggheten til å varsle om kritikkverdige forhold Foruten at det er etablert en varslingskanal på intranettet som er kommunisert og gjort tilgjengelig for alle medarbeidere, er dette temaet også noe som det settes fokus på i våre lederutviklingsprogrammer. Håndteringen av de konkrete sakene som er kommet inn må ses i lys av at det kommer inn mange ulike typer saker, og som i stor grad også er definert etter folks egen oppfatning av hva som er en sak som krever varsling. Alle saker som varsles blir imidlertid håndtert på følgende måte: undersøke saken (utrede og vurdere) gi grunnlagsmateriale for videre oppfølging henlegge saken (typisk generelle klager, henvendelser som beskriver forhold utenfor formålet) plassering i linjen for behandling og oppfølging eventuelt behandling av andre Gjennomføring av spesifikke tiltak for å sikre tilbakemelding/læringssløyfer For å sikre at vi har en kontinuerlig forbedring i vårt kvalitetsarbeid og lærer av egne feil, er tilbakemelding og læringssløyfer en integrert del av vårt internkontrollsystem og kvalitetsarbeid. Oslo universitetssykehus har gjennomført følgende tiltak for å forsterke disse elementene: 1. Grunnopplæring i arbeidsmiljø/hms med verneombud som hovedmålgruppe: I opplæringen er hovedfokus at avvikssystemet er et forbedringssystem, dvs. avvik må følges opp med konkrete forbedringstiltak, og leder skal gi svar til ansatt på hvilke tiltak som har blitt iverksatt. Side 4 av 15
2. HMS-lederopplæring: 2-dagers obligatorisk kurs for ledere med personal-/hms-ansvar. Hovedfokus er her på at avvikssystemet er et forbedringssystem, og at det er leders ansvar å følge opp avvik med konkrete forbedringstiltak og gi svar til ansatt på hvilke tiltak som har blitt iverksatt. Erfaringer viser at noen ledere har fått gode rutiner på å gi tilbakemeldinger til egne ansatte om tiltak. 3. Avviksopplæring på avdelings-/enhetskurs med ulike målgrupper: Også her er hovedfokuset i opplæringen at avvikssystemet er et forbedringssystem. 4. Løpende arbeid i klinikkenes Arbeidsmiljøutvalg (Klinikk-AMU): Fokus settes på hvordan ledere kan forebygge nye avvik der det har skjedd uønskede hendelser eller forekommer uønskede forhold 5. Individuell veiledning og opplæring av ledere på forespørsel 6. Deling av læringseksempler i avvikssystemet: Fokus settes her på konkrete forbedringstiltak som gir forbedring og endring 7. Løpende samarbeid mellom Arbeidsmiljøavdelingen og Arbeidsmiljøutvalget både på foretaksnivå og i klinikkene (AMU): Ved å gi støtte til ressurspersonene som følger opp og overvåker konkrete HMS-avvik i egen klinikk. Ved å utarbeide rapporter relatert til læringssløyfer. 8. Kontinuerlig videreutvikling av vårt avviksarbeid: OUS vil arbeide for å videreutvikle og forsterke læringssløyfer på HMS-området ytterligere, via Arbeidsmiljøavdelingen, via HMS-opplæring, via klinikk-amu og HR- og fagutviklingsressurser i klinikkene og med vernetjenesten og tillitsvalgte i OUS. 2. Medisinskteknisk utstyr Helse Sør-Øst RHF har hatt en gjennomgang av medisinskteknisk utstyr og behandlingshjelpemidler i fortaksgruppen. Arbeidet som er gjennomført og rapporten som nå foreligger gir et viktig grunnlag for å kunne jobbe videre med behov, målsettinger og videre prioriteringer. Utviklingen på området medisinskteknisk utstyr (MTU) og behandlingshjelpemidler går raskt, og det var behov for mer fakta om status på områdene. Utfordringen er å skape et trygt grunnlag for prioritering og utvikling - både på kort og lang sikt. Rapporten gir en mulighet til å arbeide målrettet med å definere behov, koordinere innkjøp og sikre riktig prioritering og fornyelse. På den måten får vi bedre utnyttelse av ressursene innen regionen. Mangel på utstyr og foreldet utstyr kan bidra til å begrense sykehusenes behandlingskapasitet og derved legge begrensninger på avviklingen av ventelister. Det kan berøre pasientsikkerheten, og det er derfor viktig at helseforetakene følger og vurdere situasjonen innen de ulike fagområder i Side 5 av 15
sine helseforetak, nøye. Det er avgjørende at helseforetakene får god og sunn økonomi som kan sikre investeringer og handlingsrom for framtida, slik flere av våre helseforetak i regionen har fått til. Rapporten skisserer hvilke hovedtiltak som bør iverksettes innenfor området medisinsk teknisk utstyr og behandlingshjelpemidler. Den viser at gjennomsnittsalderen for medisinsk teknisk utstyr i Helse Sør-Øst er 9-10 år. Rapporten peker også på viktigheten av å fokusere på forbedringsområder knyttet til opplæring blant annet for å redusere brukerfeil. Mer samordning av innkjøp og standardisering av utstyrsparken kan være et virkemiddel for styrket kompetanse og overføring av erfaring. Samtidig ville dette kunne gi en mer effektiv anskaffelsesprosess og muligheter for mer optimale anskaffelser dersom disse samordnes for hele regionen der dette er mulig. Rapporten blir et viktig grunnlag i det videre arbeidet med rullering av strategisk plan og økonomisk langtidsplan i årene som kommer. Her kan du lese rapporten: http://www.helsesorost.no/omoss/avdelinger/teknologi/documents/sluttrapport%20mtu%20og%20bhm%20web%2020120120.pdf 3. Lønnsutvikling for ledere i helsesektoren Det vises til mediaoppslag ved lønnsutvikling for ledere i helsesektoren. Oversikt over administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF sin lønnsutvikling med prosentvis økning sammenlignet med prosentvis årslønnsvekst for alle ansatte i helseforetak. Lønnutvikling Bente Mikkelsen Helseforetakene generelt* År Årslønn Tillegg % % 2007 1 780 000 2007: 4,9 2008 1 865 000 85 000 4,78 2008: 6,5 2009 1 950 000 85 000 4,56 2009: 5,1 2010 2 020 000 70 000 3,59 2010: 3,7 2011 2 100 000 80 000 3,96 *Kilde: Tabell 1.1 i NOU 2011:5 Grunnlaget for inntektsoppgjørene 2011. Tall for 2011 for helseforetakene generelt vil bli klart i forbindelse med rapport fra teknisk beregningsutvalg, som kommer ca 20. februar. Side 6 av 15
4. Strategiprosessen i Sykehuset Innlandet HF Bakgrunn Sykehuset Innlandet HF har siden tidlig 2010 arbeidet med å etablere en langsiktig strategi for helseforetaket. I slutten av 2010 ble det gjennomført en omfattende høringsprosess med utgangspunkt i høringsdokumentet Strategisk fokus 2011-2014. Premisser mål og utfordringer. På bakgrunn av denne høringsrunden (over 100 innkommende svar) vedtok styret i Sykehuset Innlandet i juni 2011 å utrede tre ulike scenarier for fremtidig sykehusstruktur og organisering av de somatiske sykehusene i Innlandet. I styrevedtaket ble det satt som en forutsetning at de utredede scenariene skulle sendes ut på ny høring. Parallelt pågår det et prosjekt for utvikling av divisjon psykisk helsevern, men dette, samt videre utvikling av prehospitale tjenester, hab./rehab. og lokalsykehusene på Kongsvinger og Tynset, er holdt utenfor denne utredningen. Dette redegjøres det for i høringsdokumentet. Status Styret i Sykehuset Innlandet fikk 2. februar 2012 tilsendt styresak med utkast til høringsdokument hvor følgende tre hovedscenarier er utredet: 1. Videreutvikling av dagens nettverksmodell, inkl. bygging av erstatningssykehus på Sanderud *) 2. To akuttsykehus i Mjøs-regionen med desentraliserte lokalsykehus/lms-tilbud (lokalmedisinske sentra). Forutsetter også bygging av erstatningssykehus på Sanderud 3. Ett akuttsykehus i Mjøs-regionen med desentraliserte lokalsykehus/lms-tilbud. Forutsetter bygging av et nytt akuttsykehus ved Mjøsa, nær fylkesgrensen mellom Hedmark og Oppland. *) Dette er tidligere behandlet i HSØ sine investeringsplaner og har prioritet 3 etter nytt sykehus i Østfold og i Buskerud. 9. februar vil styret i Sykehuset Innlandet HF behandle utkastet til høringsnotat (Strategisk fokus 2025), for deretter å sende det ut på bred høring med høringsfrist 14. mai 2012. Styret tar videre sikte på å fatte prinsippvedtak om sykehusstrukturen i Mjøs-regionen 22. juni 2012. I saksframlegget til styret drøfter administrerende direktør de tre scenariene og velger å tilkjennegi at hans anbefaling overfor høringsinstansene er etablering av ett akuttsykehus til erstatning for de fire akuttsykehusene i Mjøs-området (Hamar, Elverum, Gjøvik og Lillehammer). Han presiserer imidlertid at han vil være lydhør overfor innkomne høringssvar og at han er beredt til å endre sitt syn dersom det kommer opp momenter/hensyn som ikke er ivaretatt eller tilstrekkelig belyst i høringsdokumentet. Hva skjer videre I høringsperioden vil ledelsen ved Sykehuset Innlandet stille seg til disposisjon for alle interessegrupper som ønsker dialog og informasjon i saken. Det legges stor vekt på en åpen og grundig høringsprosess, og høringsuttalelsene vil bli en viktig del av beslutningsunderlaget når styret skal fatte sitt prinsippvedtak i juni 2012. I etterkant av styrets prinsippvedtak forutsetter styre og ledelse at den videre prosess følger de prosedyrene som gjelder for sykehusplanlegging (nasjonal veileder) hvor de følgende fasene planlegges i forståelse med Helse Sør-Øst RHF. Side 7 av 15
5. Statusrapport samhandling Aktuelt Ny lov om kommunal Helse-og omsorgslov + 141 øvrige lover og forskrifter trådde i kraft fra 01.01.12. Særlig fokus har det vært på tolking av forskrift om medfinansiering og utskrivingsklare pasienter. Forskrift om fastlegeordningen og forskrift om folkehelse er på høring med frist 21. mars. Status avtaleinngåelse Oslo universitetssykehus, Vestre Viken, Sykehuset Østfold, Sykehuset Innlandet, Sykehuset i Vestfold, sykehuset Telemark og Sørlandet sykehus melder at har, eller er i sluttfasen med styrebehandling av inngåtte avtaler. Ahus har meldt at styrebehandling blir 15. februar. Arbeidet med avtaleinngåelse på den overordnede samarbeidsavtale har i hovedsak fulgt den oppsatte tidsramme og vært innenfor forskriftens ramme. Østfold har inngått avtale om melding av utskrivingsklare pasienter mellom kl 08.00 og 15.30 alle dager for å få til en god avtale. Departementet har i brev av 23. januar meldt at dette ikke vil får konsekvenser for de sykehus som har denne type formulering på nåværende tidspunkt. Tjenesteavtaler Arbeidet med de underliggende tjenesteavtaler som skal være på plass innen 1. juli er i oppstart. Disse avtalene skal inneholde retningslinjer for innleggelse, utskriving, habilitering, rehabilitering og lærings- og mestringstilbud. I tillegg skal det være beskrivelse av kommunens ø-hjelpstilbud samt samarbeid om kompetanse, informasjonsutveksling og forskning. Den største utfordringen her vil trolig være delavtale om kompetanseoverføring og veiledning. Utfordringen tas opp som drøftingssak i det nasjonale nettverket for om mulig å få en felles tilnærming fra RHFene. Utskrivingsklare pasienter Det meldes at alle sykehus har etablert system for å håndtere dette. Det vil trolig komme noe uenighet mht om en pasient virkelig er utskrivingsklar. Alle helseforetak er forberedt på denne utfordringen. Det er appellert til smidighet i oppstartfasen. Oppbygging av kommunalt ø-hjelpstilbud Helsedirektoratet har utformet regelverk for tilskuddsordningen. Veileder for faglig innhold blir sendt ut medio februar. Tilskuddet fra RHFene vil først bli utøst når ordningen er etablert og tar imot pasienter. Ubrukte midler pr. år blir tilbakeført RHFene. Det er foretatt en undersøkelse av ø-hjelpstilbud som er planlagt/er startet i regionen. Status pr. 1. januar var at slikt tilbud er etablert i Oslo, mens øvrige deler av regionen er på planleggingsstadiet. Det vil trolig starte opp tilbud i områdene til Vestre Viken, Sykehuset i Vestfold og Østfold i løpet av 2012. Side 8 av 15
6. Økt pasientsikkerhet gjennom forbedret pasientadministrativt arbeid Oppfølgning av revisjoner i helseforetak Hva saken gjelder Som følge av tidligere hendelser og funn gjort av Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF er det fra september 2011 etablert et regionalt prosjekt for å lede og koordinere forbedringsarbeid i de pasientadministrative systemene knyttet til elektroniske pasientjournalsystemer (PAS/EPJ). 1 Det gis her en oppdatering av status i det pågående arbeidet, jf. også styremøtet 14.9.2011 (Styresak 058-2011), der styret vedtok: 1. Styret tar rapportene fra konsernrevisjonens revisjoner av intern styring og kontroll i det pasientadministrative arbeidet i Sykehuset Østfold HF, Sykehuset Innlandet HF, Sykehuset i Vestfold HF og Sørlandet sykehus HF til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp at helseforetakene iverksetter tiltak for forbedring og etablerer nulltoleranse for avvik som kan medføre at pasienters rettigheter og behandlingsbehov ikke ivaretas. 3. Styret støtter administrerende direktørs plan for videre oppfølging av tiltak for å sikre bedre intern styring og kontroll med det pasientadministrative arbeidet i helseforetakene og ber om å bli orientert om videre fremdrift. 4. Styret forutsetter at administrerende direktør følger tiltaksarbeidet tett og ber om å bli orientert om videre fremdrift. De funnene som Konsernrevisjon har gjort etter dette, og det som så langt er gjort i prosjektet (jf. nedenfor) bekrefter behovet for endringer og at dette i stor grad må gjøres i det enkelte helseforetak men også felles og samordnet. Tilbakemeldingene viser at det i helseforetakene er vilje til å gjøre vesentlige endringer i rutiner, arbeidsflyt og oppfølgning, men også at betydelige utfordringer gjenstår. Prosjekteierforum (= direktørmøtet) X 4 / år Leder: Bente Mikkelsen. Organisering Organisasjonsmessige grep regionalt prosjekt Som varslet i styresak 058-2011 ble det etablert et regionalt prosjekt, der samtlige helseforetak forutsettes å bidra, og der også de private sykehusene er invitert til å delta. Styringsgruppe Leder: Alice Beathe Andersgaard Hans Nielsen Hauge Brukerutvalg (Kjell Jensen, Geir Bornkessel) Konserntillitsvalgte (Terje B. Keyn, Karin Solfeldt, Lizzie R. Thorkildsen) Repr. fra HF (adm. dir., Halfrid Waage, økonomidirektør) T. O. RHF adm. dir. møte RHF fagdirektørmøte Referansemiljøer Referansemiljøer Regionalt fagdirektørmøte HSØ Oppdraget: Både styrevedtaket og saksfremstillingen understreker alvorligheten i oppdraget og er våre overordnede føringer. Dette har blitt fulgt opp gjennom fast rapportering til styremøtene, og som egen styresak i februar 2012. Prosjektsekretariat Bjørn Magne Eggen, Mona Syversen (70 %) Anine Ramberg (50 %) Kommunikasjon, Juridisk Arbeidsgruppe 1 Arbeidsgruppe 1 1 n 1 8 88 Workshop Workshop 1 Workshop 1 Workshop 1 n 1 n n n 1 PAS: Pasientadministrativt system. EPJ: Elektronisk pasientjournal Side 9 av 15
Oppbygging av prosjektarbeidet. Dette er lagt opp med sikte på å fange opp alle de vesentlige aspektene i forløpet for den enkelte pasienten jf. også skissen nedenfor. De aspektene i forløpet som er gjennomgripende (her vist som vertikale stolper), inngår som elementer i alle de ulike aktivitetene prosjektet initierer. Hva er gjennomført: De første månedene i prosjektet er i tillegg til arbeidssamlinger (workshops) benyttet til å sammenstille informasjon, introduksjon og forankring av arbeidet eksternt, inkl. mot myndighetssiden (Helse- og omsorgsdepartementet, Statens helsetilsyn, Helsedirektoratet, enkelte helseforetak), og internt i Helse Sør-Øst. Konkret om arbeidet og aktiviteter så langt. Våre første aktiviteter har vært knyttet til avslutning av inaktive brukere og brukergrupper, og prosesser for å lukke dokumenter og signere prøvesvar. Henvisning Forløp og arbeidsflyt Hovedelementene i prosessen Avslutte opphold / ny kontakt Mottak Vurdering og prioritering Info til pasient inkl. innkalling Prøvesvar Åpne dokumenter Inaktive brukere Ny kontakt? Epikrise m.v. OPPLÆRING systematikk, inkl. e-læring RAPPORTER hva når og til hvem ORGANISASJONSKULTUR SYSTEMUTVIKLING vs. leverandører Den enkelte medarbeider Nærmeste leder Aggregerte tall ØVRIGE SYSTEMER MED EPJ-DATA STANDARDISERING AV RUTINER OG PROSEDYRER Avslutning av arbeidsforhold. De to første arbeidssamlingene omfattet de samlede rutinene knyttet til at medarbeidere slutter, og som innebærer at bruker skal stilles som inaktiv i PAS/EPJ, tas ut av eventuelle felles arbeidsgrupper, håndtering i saksbehandlingssystem og personalsystem, og dessuten skal adgangskort, nøkler m.v. returneres. Det er også trukket opp langsiktige mål for større grad av automatisering av denne prosessen. Rutiner for godkjenning av journaldokumenter og signering av prøvesvar (laboratoriefag, bildediagnostikk m.v.) var bl.a. basert på en entydig konklusjon tema fra det regionale fagdirektørmøtet 14.12.2011 om at alle åpne EPJ dokumenter skal lukkes og alle prøvesvar skal signeres. Arbeidssamlingen utarbeidet forslag til konkrete retningslinjer knyttet til dette og presiserte samtidig hva som skal og må gjøres for å håndtere historiske dokumenter som ikke er korrekt håndtert, dvs. prøvesvar og dokumenter fra før 2012. Dette blir fulgt opp regionalt i kommunikasjon med helseforetakene. Det videre arbeidet For hvert enkelt hovedelement (jf. skissen ovenfor) har vi systematiske gjennomganger av arbeidsprosessene, det skal utarbeides gode standardiserte rutiner med overordnet mål å sikre god sammenheng i det samlede forløpet. Side 10 av 15
Opplæring, opplæringsplaner og rutiner. Dette vil bli eget tema der vi vil bygge på de erfaringene som man har, ikke minst foran innflytting i nytt sykehus for Ahus, og med bruken av Læringsportalen. Det er nå kommet lovkrav om at medarbeiderne skal ha opplæring før de gis tilgang til f. eks. våre journalsystemer. 2 Dette innebærer at vi kan og etter prosjektets oppfatning må legge opp til obligatorisk opplæring, som må tilpasses de ulike gruppene, og som må gjentas, dels inkludert i faste rutiner. Oppfriskning og oppdatering må inngå som krav. Dette innebærer at de som ikke gjennomfører obligatorisk opplæring innen de fristene som settes, også vil miste tilganger til datasystemer og dermed ikke kunne gjennomføre sine arbeidsoppgaver. Rapporter: Det må gis reglemessige tilbakemeldinger til den enkelte, og ledelses- og styringsinformasjon til ledere på ulike nivåer. Vi vil fortsette arbeidet med å tydeliggjøre hvilke verktøy rapporterings- og oppfølgningsmuligheter som finnes i dagens systemer for å sikre den lokale ledelsen i sykehusene tilstrekkelig verktøy for sin interne oppfølgning. I tillegg til de standardiserte rapportene vil også en automatisert, regelmessig datafangst, hvor anonymiserte data samles i en såkalt kube styrke mulighetene for lokal oversikt, for oppfølgning over tid, og for sammenlikning mellom enheter lokalt. Det er positive erfaringer med dette, men verktøy utviklet et sted, må oversettes for å kunne brukes av andre, det må skje lokal strukturering ut fra bl.a. organisasjonskartet. Gjennom prosjektarbeidet vil nye behov for å standardisere rapporter komme opp og det er aktuelt å følge opp disse behovene mot systemleverandører. Systemutvikling; Det avdekkes i prosjektet og i den kliniske hverdagen funksjonelle svakheter i PAS/EPJ systemene. Noe av dette kan kontrolleres og kompenseres for gjennom rapporter, standardiserte prosedyrer og opplæring, men forbedringer i systemene er også påkrevd. Vi systematiserer det som avdekkes med sikte på dialog internt i Helse Sør-Øst (spesielt klinisk IKT/E-helse) og dernest opp mot systemleverandørene. Krav om forbedringer eller utviking som kommer fra en samlet helseregion, vil måtte bli møtt. Standardisering av rutiner, prosedyrer, oppfølgning. Dette er en hovedoppgave i prosjektet. Erfaringene fra den første arbeidssamlingen bekrefter at med gode forberedelser i forkant og bred deltagelse i samlingen er det mulig å konkludere med konkrete anbefalinger for hele helseregionen. Helseforetakenes kvalitetssystemer og utforming av prosedyrer varierer svært mye. Å utarbeide standard prosedyrer som kan implementeres direkte, er dermed neppe mulig. Prosjektet kommer i stedet opp med forslag til konkrete krav og standarder som skal og må etterleves (etter regionalt vedtak) og inngå i de lokale prosedyrene, rutinene og rapporteringspunktene. Standardisert oppsett / gjennomgang av de pasientadministrative rutinene felles for hele regionen. Dette er et krav som gjennomsyrer prosjektet og elementer på dette området vil være resultat fra de enkelte deloppgavene som omtales her. Vi skal sikre at de faktiske arbeidsprosessene ivaretas, og at disse om nødvendig endres ut fra hva den digitale hverdagen gjør hensiktsmessig. 2 Forskrift om informasjonssikkerhet i helsesektoren (Januar 2012, ikke trådt i kraft); 7. Krav om opplæring Den databehandlingsansvarlige skal sørge for at alle som gis autorisasjon for tilgang til helseopplysninger, får nødvendig opplæring og informasjon om bruken av autorisasjonen, begrensningene og mulighetene. Opplæringen skal som hovedregel gis før autorisasjonen utstedes, men i spesielle tilfelle kan den gis så snart som mulig etterpå. Side 11 av 15
Organisasjonskultur og endringer i denne. Dette er langsiktig arbeid, som prioriteres. Prosjektets rolle er her mangefasettert; gjennom arbeidet skjer det en generell bevisstgjøring og dermed en holdningsutvikling, den ledelsesmessige oppfølgningen som blir resultatet av rapporteringskrav og lokale oppfølgningsmuligheter virker inn, og også det mediefokuset som området har (jf. glemt av sykehuset som aviser har benyttet), og som er en konstant påminnelse om de enkeltpersonene som rammes ved svikt i PAS/EPJ. Prosjektet har søkt å benytte alle interne og eksterne kontaktpunkter til særlig å fokusere dette også i møter med de kliniske miljøene i sykehus. Ekstern forankring og kommunikasjon for å sikre motivasjon og bevisstgjøring. Det er bevisst satset på dette, både internt (en rekke ulike fora innen Helse Sør-Øst) og eksternt (Helseog omsorgsdepartementet, Helsedirektoratet bl.a.) samt møter i enkeltforetak. Vi har videre invitert oss selv til å møte journalkomiteene lokalt, gjerne med representanter for tillitsvalgte og brukerutvalg, for ytterligere å bidra med forankring, men også for bidrag til påvirkning av organisasjonskultur. Iverksetting av tiltak. Sentrale medarbeidere fra helseforetakene / sykehusene deltar i arbeidssamlinger i regi av prosjektet, og anbefalingene er dermed kjent umiddelbart i de lokale miljøene. De konklusjonene som utvikles i prosjektet, og som styringsgruppen vil bli invitert til å tilrå at iverksettes, vil deretter bli gitt som anbefalinger til Helse Sør-Øst RHF ved administrerende direktør, med sikte på beslutning om gjennomføring innenfor hele regionen. De private sykehusene vil formelt sett stå fritt til å iverksette løsningene / tilrådningene, men har så langt klart signalisert ønske om å delta i arbeidet på linje med helseforetakene i regionen. 5. Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2010. Dokument 3.2 (2011-2012) Riksrevisjonens kontroll for 2010 har omfattet 45 heleide aksjeselskaper, 27 deleide aksjeselskaper, 8 allmennaksjeselskaper (ASA), 4 regionale helseforetak, 7 statsforetak, 6 selskaper som er organisert ved særskilt lov og 26 studentsamskipnader. For 2010 har Riksrevisjonen funnet grunnlag for merknader til statsrådens forvaltning av statens interesser under Helse- og omsorgsdepartementet, som da også omfatter Helse Sør-Øst RHF. Vedlagt følger et utdrag av dokumentet av de viktigste punktene som gjelder Helse Sør-Øst RHF. Riksrevisjonen legger vekt på at det er svak oppfølging av sektorpolitiske mål, der de regionale helseforetakenes resultatrapportering fortsatt viser store forskjeller i andelen som et tildelt rett til nødvendig helsehjelp, både mellom regioner og mellom fagområder. Videre påpekes at Riksrevisjonens undersøkelser gjennom flere år har vist at kvaliteten på rapporteringen fra de regionale helseforetakene i årlig melding er av en slik karakter at det er risiko for at informasjon om tilstanden ikke er tilstrekkelig. Side 12 av 15
Det vises til at det i oppdragsdokumentene for 2010 er presisert at den ressursrammen som samlet blir stilt til rådighet, legger til rette for en generell vekst i pasientbehandlingen på 1,3 prosent fra 2009 til 2010. På grunn av systemendringer i ordningen med innsatsstyrt finansiering (ISF) som medfører at det ikke er mulig å gjøre en direkte sammenligning av antall DRG-poeng i 2010 med tidligere år, bygger Riksrevisjonens anmerkning på vurdering fra Helsedirektoratet der den reelle veksten anslås på nasjonalt nivå til å være 0,4 prosent. Korrigert for endringene i ISFordningen ligger alle regionene, med unntak av Helse Vest, under styringskravet. Riksrevisjonen ser alvorlig på at det fortsatt er store regionale forskjeller i ventetid for rettighetspasienter, spesielt innen somatikk og psykisk helsevern for barn og unge. Det er også fortsatt store forskjeller i andelen som blir tildelt rett til nødvendig helsehjelp, spesielt innen somatikk. Riksrevisjonen mener at dette gir høy risiko for at rettighetspasienter ikke prioriteres slik prioriteringsforskriften forutsetter, og at ivaretakelsen av pasientrettighetene blir forskjellig avhengig av hvilken region pasienter tilhører. Riksrevisjonen påpeker at det fortsatt er store forskjeller i andelen som blir tildelt rett til nødvendig helsehjelp, både mellom regioner og mellom fagområder, selv om variasjonene er redusert på alle fagområder. Forskjellene er fortsatt størst når det gjelder somatikk. Riksrevisjonen påpeker at det følger av forskrift om prioritering av helsetjenester og rett til helsehjelp at de alvorligst syke skal prioriteres først. Riksrevisjonens gjennomgang viser også at lederne i helseforetakene og lederne i de regionale helseforetakene har en lønnsvekst som er henholdsvis 7,9 og 12,2 prosentpoeng høyere enn for øvrige ansatte i helseforetakene. Det stilles spørsmål ved helseforetakenes etterlevelse av de sentrale retningslinjene for lederlønninger. Videre trekkes helseforetakenes bruk av rammeavtaler for leie av helsepersonell frem som et problemområde. Begge disse punktene er i ettertid fulgt opp av Helse- og omsorgsdokumentet i foretaksmøteprotokoll fra 31. januar 2012, spørsmålet om lederlønninger ved endring av vedtekter som medfører krav om en årlig erklæring om ledernes ansettelsesvilkår fra styret i det regionale helseforetaket. Vedtaksendringen er forutsatt videreført til helseforetakene, og vil bli tatt inn i foretaksmøtene for disse i februar 2012. Til sist gir Riksrevisjonens en vurdering av satsingen på psykisk helsevern og påpeker risiko for at satsingen ikke vil opprettholdes like sterkt framover. Den offisielle statistikken på psykisk helsevern i spesialisthelsetjenesten er ikke komplett og vanskelig å sammenligne, og det er risiko for at helseforetakene utvikler forskjellig registreringspraksis. Videre bruker helseforetakene ulike pasientadministrative systemer, som i varierende grad tilrettelegger for rapportering på de styringskravene som stilles. Helse Sør-Øst RHF vil følge opp Riksrevisjonens merknader på en hensiktsmessig måte i det ordinære styrings- og oppfølgingssystemet. Trykt vedlegg: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2010 - Dokument 3:2 (2011 2012). Utdrag av merknader som omhandler forhold av relevans for Helse Sør-Øst. Utrykt vedlegg: Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2010 - Dokument 3:2 (2011 2012). Side 13 av 15
6. Helse Sør-Øst RHF valgte DNB Helse Sør-Øst RHF har valgt DNB som sin hovedbankforbindelse for de neste tre årene etter en åpen nasjonal anbudskonkurranse. En samlet vurdering av priser og innskuddsbetingelser på bankkonti og kvalitet på systemer og tjenester har vært avgjørende for vårt valg, sier konserndirektør Atle Brynestad i Helse Sør-Øst RHF. Den nye avtalen gir bedre innskuddsbetingelser og DNB er en solid og stor nasjonal aktør som har dokumentert at de kan levere de tjenester det er snakk om. Også de tre andre regionene valgte DNB. - Vi er veldig glade for at helseforetakene har valgt oss i DNB etter en tøff og krevende anbudskonkurranse. Dette er en stor anerkjennelse for oss. Vi håper at våre vilkår og vår kompetanse bidrar til fortsatt gode spesialisthelsetjenester på sør- og østlandet, sier konsernsjef i DNB, Rune Bjerke. For å sikre best mulig konkurranse, og for også å gi banker med en mer regional profil mulighet til å delta, var konkurransen organisert med fire deltilbud, ett for hvert RHF. Det var således anledning til å gi inn tilbud til én, flere eller alle regioner. - Nåværende avtale med Nordea går nå ut og ny avtale med DNB trer i kraft fra 1. april 2012, sier konserndirektør Atle Brynestad. Anbudskonkurransen ble gjennomført av Helseforetakenes innkjøpsservice AS (HINAS) i Vadsø på vegne av de fire regionale helseforetakene. Oppdragsgiver kan etter tre år forlenge avtalen med 1 + 1 år. Tilbyderne har klagefrist til 20. februar 2012. DNB er Norges største bank, og en av Nordens største finanskonsern. Banken har 220 kontorer i Norge, og har virksomhet i 22 land. Side 14 av 15
7. Skriftlige spørsmål som omtaler Helse Sør-Øst RHF og/eller underliggende helseforetak besvart av helse- og omsorgsministeren Siden siste styremøte er følgende skriftlige spørsmål som omtaler Helse Sør-Øst RHF og/eller underliggende helseforetak besvart av helse- og omsorgsministeren: Spørsmål nr. 283 fra stortingsrepresentant Kari Kjønaas Kjos om tilbud til rusmisbrukere Spørsmål: Mener statsråden det er akseptabelt at rusmisbrukere får et dårligere tilbud som gjør risikoen for tilbakefall til rusmisbruket større? Begrunnelse: Solliakollektivet er en institusjon som i en årrekke har bidratt til å gi tilbud til rusavhengige. Veldig mange tyngre brukere har fått hjelp på denne institusjonen som behandler folk over lang tid. Dette har etter det jeg er kjent med gitt svært gode resultater opp gjennom årene. Nå meldes det at Helse Sør-Øst ikke lenger vil finansiere like langvarige opphold som de har finansiert frem til i dag. Dette vil medføre at mange vil få et vesentlig dårligere tilbud enn i dag. Det vil også kunne medføre at behandlingen blir av dårligere kvalitet ettersom behandlingen må avsluttes før det er faglig tilrådelig. Det vil i så tilfellet øke risikoen for tilbakefall betraktelig. Jeg mener det er viktig med effektivitet i rehabilitering, men den må ikke gå på bekostning av kvaliteten på behandlingen. Svar: Som representanten Kjønaas Kjos er også jeg opptatt av at rusmiddelavhengige skal få et så godt tilbud som mulig for sin rusmiddelavhengighet, både i spesialisthelse-tjenesten og i kommunene. Det er derfor viktig at tilbudene er mest mulig tilpasset de behov den enkelte har. I dette ligger at noen har behov for relativ kort og intensiv behandling, mens andre har behov for behandling og oppfølging over lenger tid. På grunnlag av representanten Kjønaas Kjos sitt spørsmål, har jeg blitt orientert av Helse Sør-Øst RHF om den pågående anskaffelsesprosessen på rusfeltet, der det skal kjøpes tjenester for om lag 680 mill. kroner. Ifølge Helse Sør-Øst tas det sikte på at de avtalene som skal inngås undertegnes i god tid før 1. juli 2012, når de nåværende avtalene går ut. Av orienteringen fremgår det at Helse Sør-Øst tar sikte på å inngå avtaler om flest døgnplasser innen langtidsdøgnbehandling. Det er også ønskelig å øke antallet plasser for korttids døgnbehandling slik at det sikres et differensiert tilbud for alle pasient-grupper og aldersgrupper - tilpasset denne pasientgruppens behov for sammensatte tjenester. I dette ligger også at Helse Sør-Øst ønsker å øke antall døgnbehandlingsplasser for pasienter med rusproblematikk og omfattende psykiske lidelser. Videre fremgår det av orienteringen at Helse Sør-Øst legger vekt på at alle pasienter må få individuelle vurderinger av sine behandlingsbehov. Der det gis standardiserte behandlingsprogrammer må det tas hensyn til den enkelte pasient, og for dem som har behov for langtidsbehandling ut over ett år i institusjon, må dette gjøres i nært sam-arbeid mellom helseforetaket, kommunen/bydelen og den enkelte institusjon. Spørsmål nr. 286 fra stortingsrepresentant Trine Skei Grande om betaling av fødsel Spørsmål: Mener statsråden at våre aller mest sårbare kvinner skal betale for sin egen fødsel ved norske sykehus, og hvilke konsekvenser mener statsråden denne praksisen kan føre til for fattige rettighetsløse gravide kvinner og deres kommende barn? Begrunnelse: I forrige uke ble det kjent at en etiopisk kvinne som fødte ved Kristiansand Sykehus i etterkant ble fakturert Kr 17 000 av Sørlandet Sykehus. Årsaken var at hun tidligere hadde fått avslag på sin asylsøknad. Hennes ektemann har oppholdstillatelse i Norge men familien har ikke økonomi til å betale dette beløpet. Uavhengig av hvilke politiske signaler som forsøkes uttrykt gjennom en slik politikk, så er konsekvensen svært uheldig for kvinner. Statsminister Jens Stoltenberg har profilert seg høyt på trygging av morshelse og har finansiert barnefødsler gjennom sitt engasjement i FNs tusenårsmøte i 2010, hvor ett av tusenårsmålene er viet dette arbeidet. I Norge fremmes og forsvares imidlertid en politikk som setter innvandringsregulerende hensyn foran dette målet, og som i verste fall vil medføre risikofylte hjemmefødsler. Et ukjent antall mennesker kan av ulike årsaker ikke returnere til hjemlandet sitt i det tempoet som regjeringen ønsker. Flere helseeksperter frykter at en politikk som gir sykehusene anledning til å fakturere barnefødsler vil kunne resultere i at kvinnelige asylsøkere, som i utgangspunktet er en svært sårbar gruppe, vil skremmes til risikofylte handlinger og som kan være svært farlig både for mor og barn. En slik politikk er kvinnefiendtlig og skaper en egen underklasse kvinner som tvinges til å utsette seg selv og barnet helse for unødvendig risiko. Svar: Regler om dekning av utgifter for pasient som ikke har bosted i riket, er fastsatt i spesialisthelsetjenesteloven 5-3. Disse reglene har vært gjeldende siden 1. januar 2001 og fastslår at pasient som ikke har bosted i riket, selv skal dekke behandlings- og forpleiningsutgifter. Helse- og omsorgsdepartementet har i nylig utsendt rundskriv (I-5 2011) presisert at det uansett ikke kan kreves forhåndsbetaling for øyeblikkelig hjelp og for helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten som ikke kan vente. I tillegg er det bestemt at dersom pasienten ikke kan dekke utgiftene selv, skal de dekkes av vedkommende helseinstitusjon eller tjenesteyter. Loven pålegger med andre ord sykehuset å dekke behandlings- og forpleinings utgifter hvis pasientene ikke kan dekke utgiftene selv. Dette gjelder både utgifter til fødsel og utgifter til annen helsehjelp fra spesialisthelsetjenesten. Jeg viser også til St. meld. nr. 12 (2008-2009) En gledelig begivenhet om en sammenhengende svangerskaps-, fødsels- og barselomsorg. Her framgår det at et av innsatsområdene til regjeringen er et trygt fødetilbud, og at grupper med særlige behov - herunder kvinner med innvandrerbakgrunn - skal prioriteres. Link til regjeringens side spørsmål til skriftlig besvarelse: http://www.regjeringen.no/nb/sok.html?querystring=skriftlige+sp%c3%b8rsm%c3%a5l&navigators=dcownername,s,421,s,dokumenteier,s,421&offset=0&sortby=default&filters=+showforlanguages,nb,,%3c%3edcdate,min,2011-02- 04T11:04:02Z,,+dctypestatus,gyldig,,+dctypename,!underside&hits=20&lang=nb&solution=gov&searchview=governmentnbsppublished&id=86008 Side 15 av 15