Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kommunestyret i Tynes kommune Vår sakshandsamar: Kari Marie Nygard Dykkar ref.: Vår ref: 2014/254 Vår dato: 23.02.2015 Årsmelding for kontrollutvalet i Tysnes kommune for 2014 Kontrollutvalet sender med dette si årsmelding for arbeid i 2014 til kommunestyret. Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Ordførar Rådmann Utvalsleiar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
Arkivsak: 146 Arkivnr: 2014/254-7 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 8/15 09.02.2015 Årsmelding for kontrollutvalet i Tysnes kommune for 2014 Bakgrunn: Sekretariatet har utarbeidd forslag til utvalet si årsmelding for 2014. Årsmeldinga skal gje eit oversyn over kva kontrollutvalet har arbeidd med i året som gjekk. Føremålet med årsmeldinga skal og vera å melda tilbake til kommunestyret, som er kontrollutvalet sin oppdragsgjevar, resultata av utvalet sitt arbeid. Årsmeldinga peikar både på handsaming av saker som er sluttført frå kontrollutvalet si side, og på kva som må følgjast opp vidare framover. Konklusjon: Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2014. Saksprotokoll i kontrollutvalet - 09.02.2015 Handsaming i møtet: Forslag til årsmelding for kontrollutvalet for 2014 vart gjennomgått og drøfta. Det kom ikkje forslag til endringar, og innstilling til kommunestyret om å godkjenna årsmeldinga for kontrollutvalet 2014, vart samrøystes vedteke. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2014. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Årsmelding for kontrollutvalet i Tysnes kommune for 2014. Side 2 av 2
TYSNES KOMMUNE ÅRSMELDING 2014 FOR KONTROLLUTVALET I TYSNES KOMMUNE
1 Føremål og oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet har som oppgåve å føre tilsyn med den kommunale forvaltninga, på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet skal og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Oppgåvene til utvalet omfattar alt innanfor tilsyn og kontroll, både rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I «Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar» finn ein kva som er oppgåvene til kontrollutvalet. Føremålet med kontrollutvalet sitt arbeid er å medverke til at det vert allmenn tillit til at kommunen sine oppgåver vert løyst på best mogleg måte, og i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. 2 Samansetjing av kontrollutvalet Kontrollutvalet har vore slik samansett sidan suppleringsval hausten 2012: Magne Ivar Fauskanger - utvalsleiar Tine Sofie Stensland - nestleiar Britt Kjellaug Sørensen Dalsgård Steinar Frugård Annette Haugsgjerd Vararepresentantar (i rekkefølgje): Hans Ole Dalland Linn Frøkedal Morten Helland Atle Teigland I følgje lova skal minst ein av medlemmane i kontrollutvalet og vera medlem av kommunestyret. Magne Ivar Fauskanger er kommunestyremedlem. 3 Om verksemda til kontrollutvalet i 2014 Kontrollutvalet i Tysnes kommune hadde 5 møter i 2014, og handsama 47 saker. Kontrollutvalet har opne møter. Ordførar har møterett i kontrollutvalet og har møtt på nokre av møta. Rådmann og andre tilsette i kommunen har møtt for å informera til kontrollutvalet, når dei har vorte innkalla. Revisjonen har og møtt på møta i kontrollutvalet. Kontrollutvalet har fått tilgang til den informasjonen det vart bede om. 4 Sekretariatsordninga I kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som kontrollutvalet har trong for. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utfører sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Tysnes kommune. Kari Nygard har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvalet i fylkeskommunen, samt kontrollutvala i desse kommunane: Stord, Fitjar, Bømlo, Kvinnherad, Austevoll, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Øygarden, Sund, Os og Samnanger. Sekretariatet er og sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 2
5 Forum for kontroll og tilsyn (FKT) FKT er ein landsomfattande organisasjon som har som oppgåve å vera møte- og kompetanseplass for kontrollutvala og deira sekretariat. Kontrollutvalet i Tysnes kommune er medlem i FKT. På heimesida til FKT vert det mellom anna samla aktuell informasjon og døme på rapportar etter arbeid med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll frå ulike kommunar. 6 Revisjonstenesta Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Tysnes kommune. Avtalen gjeld frå 01.07.2010 og fram til 30.06.2014. Det blei i 2013 gjort vedtak om å nytta opsjon, og dermed forlenga revisjonsavtalen med to år. Det vil sei at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.06.2016. Arbeid med ny utlysing av konkurranse må såleis starte opp haust 2015. Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om revisjonen sitt arbeid. På grunnlag av revisjonen sine rapportar, rekneskapsplan og annan informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar. Ansvarleg revisor har vore partner i Deloitte Bjarne Ryland. I tråd med regleverket er eigenvurdering for at Deloitte er uavhengig i høve til Tysnes kommune, lagt fram for kontrollutvalet. Erlend Haug har vore kontaktperson hjå Deloitte når det gjeld arbeid med rekneskapsrevisjon, og er den som har møtt i slike saker i kontrollutvalet. 7 Opplæring Fleire medlemmer frå kontrollutvalet i Tysnes kommune deltok på opplæring for kontrollutval på Solstrand 06. og 07. mars 2014. 8 Tysnes kommune si heimeside og bruk av elektronisk møteinnkalling. Kontrollutvalet har sidan 2013 nytta elektronisk innkalling til møter og utsending av saker. For å samordna kontrollutvalet si sakshandsaming med øvrige politiske møter, er det viktig å henta aktuelle dokument, og å kunna finna opplysningar lett tilgjengeleg på heimesida til kommunen. Tysnes kommune har arbeidd med tilrettelegging og tilpassing av ny heimeside i 2014. Kontrollutvalet har fått informasjon om arbeidet undervegs, og har fått koma med innspel til innhald av heimesida, særleg vedr. utforming av opplysningar som gjeld kontrollutvalet. 9 Arbeid med forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 om Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av 3
forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012 2016 vart vedteke i kommunestyret 19.06.12. I 2014 gjennomførte kontrollutvalet arbeid med evaluering av plan for forvaltningsrevisjon. Dette vart gjort med prosess i kontrollutvalet: - først drøfting av aktuelle endringar som burde koma inn i planen, deretter prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Vurdering om endring vart gjort ut ifrå tilråding frå revisor, som hadde gjennomført ei ny risikovurdering av forvaltninga i kommunen. Revidert plan for forvaltningsrevisjon vart lagt fram for kommunestyret som melding. 10 Oppfølging av tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonar. I 2013 vart det rapport frå forvaltningsrevisjon av «Tilpassa opplæring og spesialundervisning i grunnskulen» handsama i kommunestyret 22.05.13. Dei tilrådingane som kom fram i rapporten vart teke med når ein starta arbeid med å sjå på sams rutinar og forståing av ansvar, når det gjeld alle einingane innanfor opplæring-, spesialundervisning og skulesektoren. Ei prosjektgruppe var i arbeid i 2013 / 2014, og våren 2014 vart det lagt fram «Plan for tilpassa opplæring, spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp». Planen vart handsama i utval for oppvekst og omsorg og kommunestyret. Kontrollutvalet fekk informasjon og gjennomgang av innhaldet i planen hausten 2014, og gjorde slikt vedtak: «Informasjonen om plan for tilpassa opplæring, spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp, vert teke til orientering. Kontrollutvalet ber om å få vidare informasjon om arbeidet med gjennomføring og implementering av planen når det har gått ei tid.» Kontrollutvalet vil følgja opp dette med å etterspørja informasjon om det vidare arbeidet. 11 Arbeid med selskapskontroll Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. På bakgrunn av dette vart det i 2012 utarbeida og vedteke plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016. Planen vart handsama og godkjent i kommunestyret 19.06.12. På same måte som for plan for forvaltningsrevisjon, vart det gjennomført evaluering av plan for selskapskontroll i 2014. Etter at kontrollutvalet hadde godkjent justert plan for selskapskontroll, vart den lagt fram for kommunestyret som melding. 12 Gjennomførte selskapskontrollar, oppfølgingsarbeid og bedriftsbesøk I 2012 vart det gjennomført selskapskontroll for å sjå på Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM), og SIM-konsernet sin organisering, men også korleis kommunane på ein betre måte kan få stetta kravet om betre eigarstyring av selskapet. Det har i 2014 vorte etterspurt informasjon om oppfølging av tilrådingar som var gjeve. I 2014 vart delar av SIM seld ut av konsernet. Kontrollutvalet ønskjer å følgja med i Tysnes kommune sin utøving av eigarskapen i SIM-konsernet vidare framover. 4
Det vart i 2013 gjennomført selskapskontroll av «Business Region Bergen AS» (BRB). Kontrollutvalet i Tysnes deltok ikkje i denne selskapskontrollen / forvaltningsrevisjonen av selskapet. Men det har i 2014 vorte lagt fram rapportar om oppfølgingsarbeidet som er gjort i BRB etter selskapskontrollen, og kontrollutvalet i Tysnes har fått desse rapportane førelagt. Kontrollutvalet har og gjennomført eit bedriftsbesøk i 2014. I samband med mai-møtet var utvalet på vitjing til Tysnes Industri AS. Utvalet vart godt motteke og fekk orientering om drifta og omvisning i verksemda. 13 Eigarskapsmelding for Tysnes kommune 2013-2015 Eigarskapsmeldinga vart vedteke i kommunestyret 18.06.13. Arbeidet med denne meldinga er med på å gje eit godt grunnlag for å utøva eigarskapen som kommunen har på ein tilfredstillande måte. Kontrollutvalet vil halda seg oppdatert på dette arbeidet vidare framover. 14 Arbeid med rekneskapsrevisjon og den økonomiske situasjonen i Tysnes kommune. Kontrollutvalet sin uttale om Tysnes kommune sin årsrekneskap for 2013, hadde bl.a med desse opplysningane: driftsrekneskapen viste kr 160.039.000 til fordeling drift eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 0, og eit negativt netto driftsresultat på kr 16.000. Rådmannen skriv slik i si årsmelding: «I åra framover vil det vera svært viktig å ha fokus på driftsresultatet. Sjølv om kommunen framleis har frie fond disponibelt til å dekkja underskot, må ein ha som mål å få drifta til å balansere. Dette er som tidlegare nemnd krevjande, då ein ser at utgiftene veks raskare enn inntektene. Sjølv om ein reduserer drifta innanfor enkelte område er det såleis vanskeleg å få full effekt av desse reduksjonane.» Konklusjonen til kontrollutvalet om framlagt rekneskap: «Kontrollutvalet merkar seg dei utdrag som er trekt fram frå den framlagde rekneskapen og årsmeldinga for 2013. Med dette som bakgrunn sender utvalet sin uttale til kommunestyret» 15 Skattoppkrevjarfunksjonen. Kontrollutvalet har og hatt kommunen sitt skatterekneskap, årsmeldinga frå skatteoppkrevjar og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2013 til handsaming. Kontrollutvalet merka seg Skatteetaten, Skatt Vest, sin konklusjon med at Tysnes kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte, og i samsvar med gjeldande regelverk. Det er likevel peika på, i kontrollutvalet sin uttale til skatterekneskapen, at dei siste åra har målkrav om gjennomføring av arbeidsgjevarkontrollen ikkje vorte følgt opp i tilstrekkeleg grad. 16 Tilsyn frå Fylkesmannen. Når til dømes Fylkesmannen gjennomfører tilsyn i kommunane, vert det utarbeida rapport etter tilsynet, som vert sendt til kommunen. I rapportar etter slik gjennomgang av tenesteområde, gjev Fylkesmannen tilråding, melding eller pålegg til kommunen om kva som bør følgjast opp innanfor saksfeltet. Når påpeikingane er følgd opp og utført på ein tilfredstillande måte, sender Fylkesmannen melding om at tilsynssaka er avslutta. Kontrollutvalet ser det som ein av sine oppgåver å følgja med i slike tilsynssaker. Følgjande tilsyn er gjennomført i Tysnes kommune i 2014: Tilsyn med skule, med fokus på innemiljø. Det er Arbeidstilsynet som har vore tilsynsmyndigheit. Rapport etter tilsynet og korrespondanse vedr. oppfølgingsarbeid er lagt fram for kontrollutvalet. Kontrollutvalet har og fått orientering om tilsynet frå administrasjonen. 5
Tilsyn med barnevern der Fylkesmannen var tilsynsmynde. Tilsynet vart gjennomført i september og hadde bakgrunn i vedtak om akuttplassering. Tilsynssaka vart lukka i oktober 2014. Forutan desse tilsyna har det vore ein del rutinemessige tilsyn på brann og farmasøytiske produkt. 17 Andre saker / orienteringssaker i kontrollutvalet 2014. o Sak vedr. praktisering av habilitetsspørsmål o Henvending til kontrollutvalet vedr. konkurranseutlysing av tømrartenester o Budsjettframlegg for kontrollutvalet sitt ansvarsområde, og o Budsjettstatus for KUV-budsjett, undervegs i året o Tertialrapportar for kommunerekneskapen o Finansforvaltning og rutinar for rapportering o Orientering om revisjonsarbeid vedr. stiftingar, fond og legat i Tysnes kommune o Orientering om prosess med tildeling av nye offentlege adresser i Tysnes kommune o Utvalet har og som faste punkt på saklista referatsaker og gjennomgang av møteprotokollar frå kommunestyret, formannskapet og hovudutvala. Tysnes 09. februar 2015 Magne Ivar Fauskanger leiar i kontrollutvalet 6