Helse NSS HF Protokoll Styremøte Helse NSS HF 19. februar 2002, kl. 1030-1730 Tilstede: Bjørn Kjensli, Ing-Lill Pavall, Lars Vorland, Ingeborg Overvoll, Morten Bain, Jørgen Hansen, Morten Johansen, Rune Holm. Morten Bain tiltrådte styret kl. 1220 under behandlingen av sak 16/02. Forfall: Tarald Sivertsen. Fagdirektør Trine Magnus, observatør fra Helse Nord RHF. Tilstede fra administrasjonen: Direktør Eivind Solheim, kst. ass. direktør Per Ingve Nordheim, kst. ass. direktør Steinar Pleym Pedersen, økonomisjef Jørn Stemland. Styresak nr.: 17/02 GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokoll fra styrets møte 9. februar er utsendt og fremlegges for godkjenning og signering. Protokoll fra styremøte 9. februar 2002 godkjennes Protokollen godkjent
Styresak nr.: 16/02 STYRETS ARBEIDSFORM Saken ble tatt opp som utsatt sak fra møtet 4. februar. Med grunnlag i styrets diskusjon, oppsummeres følgende punkter: styreleder lager skisse for arbeidsdeling for videre drøfting av oppgavefordeling mellom styrets medlemmer. Styreleder arbeider videre med planer for styreseminar i samarbeid med foretak, høyskole og Helse Nord. Det påbegynnes arbeid med oversikt over større saker til styrebehandling frem mot sommeren Det ønskes en innretting på styresakene som vektlegger plan/strategi. Saksliste styresaker o styrets saksliste legges på nett med 2-3 dagers forsinkelse i forhold til styret. o presse gis tilgang til saksliste/styresaker med samme forsinkelse Styresaker oversendes på mail fortløpende. Papirbasert saksmappe oversendes på fristen, 1 uke før møtet. Administrasjonens deltakelse i styremøtet: Møterett etter direktørens bestemmelse. Talerett på sak på vegne av direktøren.
Styresak nr.: 18/02 OPPTRAPPINGSPLANEN FOR PSYKIATRI ORIENTERING Saksbehandler: Per-Ingve Nordheim Dokumenter i saken: Notat om opptrappingsplanen for psykiatri Direktørens vurdering: Helse Nord RHF ba i brev datert 25.01.2002 om en uttalelse til Helsedepartementets forslag til investeringer innenfor opptrappingsplanen for psykiatri. I vedlagte notat, som vil bli oversendt Helse Nord som vår uttalelse, gjennomgås hovedinnholdet i planen samt hvordan denne berører helse NSS HF. Styret tilrås å ta saken til orientering. Styret tar saken om opptrappingsplanen for psykiatri til orientering. Styret drøftet behovet for å vedtaksfeste psykiatriens behov for styrket utbygging av akuttpsykiatrien for voksne og ønsket om et desentralisert utbyggingsmønster for nye døgnplasser i barne- og ungdomspsykiatrien. Det var enighet om å avvente morgendagens styreseminar i regi av Helse Nord og den mulighet som da åpnet seg for drøfting av psykiatrisaken i forkant av det regionale styrets møte 21. februar. Det ble da klart at styrets anliggender var ivaretatt gjennom ny innstilling til vedtak i sak 19/2002 i det regionale styret. Behovet for formulering av særskilt vedtak i saken falt dermed bort, og opprinnelig innstilling ble stående. Styret tar saken om opptrappingsplanen for psykiatri til orientering. Tas til orientering
Styresak nr.: 19/02 UTBYGGING AV PSYKISK HELSEVERN; AKUTTPOST FOR UNGDOM OG BUP/VOP-BYGG VED NPS. Dokumenter i saken: Følgende trykte vedlegg foreligger: Notat vedrørende bakgrunn for prosjektene. Følgende uttrykte vedlegg foreligger: Virksomhetsplan og romprogram for nytt bygg til Familieavdelingen og Barne- og Ungdomspsykiatrisk poliklinikk 98.053-NPS- Ombygging av Søsterhjemmet til poliklinikk/familieavdeling egnethet, kostnader, m.m. Brev fra Helsedepartementet datert 22.01.2002. Romprogram for ombygging/ utbygging av akuttpost for ungdom ved Nordland psykiatriske sykehus Brev fra Statens Helsetilsyn datert 20.09.2001. Direktørens vurdering: Ovennevnte prosjekt er ikke inkludert i Helsedepartementets foreløpige bestilling av nye bygg knyttet til opptrappingsplanen for psykisk helse. Det er lite realistisk å tenke seg at Departementet vil endre på dette. Følgelig vil det være opp til Helse Nord å vurdere hvorvidt disse prosjektene skal søkes realisert. Staten vil bidra med 60 % tilskudd dersom de godkjenner Helse Nords søknad om investeringsmidler. Søknaden må være basert på avsluttet forprosjekt. Det er i budsjettet for 2002 avsatt 2 mill kr til planlegging av psykiatriporsjekter hvor sluttføringen av planleggingen knyttet til disse to prosjektene inngår med 0,8 mill kr. Dersom prosjektet realiseres vil denne kostnaden inngå som en del av prosjektkostnadene. Fristen for å søke om midler fra staten er fastsatt til 10. mars. 1. Styret for Helse NSS HF viser til vedlagte dokumenter vedrørende plan for utbedring av akuttenhet for ungdom og BUP/VOP ved NPS. 2. Styret vedtar å anmode Helse Nord om investeringsmidler for å utbedre bygningene knyttet til Akuttenheten for ungdom og BUP/VOP ved NPS. Vedtatt.
Sak nr. 20/02 Ikke off. jfr. Offl. 5a, Fvl. 13.2 DRIFT AV PASIENTHOTELL NSS ANBUDSINNSTILLING Dokumenter i saken: Anbudsinnstilling utarbeidet av eiendomssjefen i Nordland fylkeskommune. Saksbehandlers kommentar: Fylkesrådet vedtok i sak 89/2001 at driftsansvaret ved pasienthotellet ved NSS skulle lyses ut i en åpen anbudskonkurranse blant private aktører. Med bakgrunn i denne beslutning er det gjennomført en åpen anbudskonkurranse etter gjeldene regler for offentlige anskaffelser. Av 7 påmeldte interessenter har 3 levert inn anbud. For samtlige anbud gjelder at de er gitt i henhold til de formelle krav som er satt og alle ansees i stand til å drive pasienthotellet. Anbyderne er Eurest AS, Skagen Hotell AS og Norlandia Omsorg AS. Basert på de oppsatte tildelingskriterier er det gitt vektlegging av de forskjellige parametre som er oppsatt etter en skala fra 1 5. Her kommer Eurest best ut med 461 poeng, Norlandia fikk 444 poeng og Skagen 369. Basert på en antatt beleggsprosent på 60% kommer anbudet fra Eurest ut med en totalkostnad for NSS på ca. 6,3 mill. kr pr. år, Skagen med 7,9 mill. kr pr. år og Norlandia med 8,8 mill. kr pr. år. Både den kvalitative og prismessige vurderingen viser at anbudet fra Eurest er det beste anbudet. Firmaet driver i dag pasienthotellene på Haukeland og Ullevål og har således god erfaring med denne driftsformen. Prisen som NSS må betale for tjenesten blir det kriteriet som må vektlegges mest når de kvalitative forskjeller ikke er utslagsgivende. Det anbefales at Eurest velges som leverandør for driften av pasienthotellet ved NSS og at det innledes kontraktsforhandlinger med dem med sikte på å opprette kontrakt. Vedtatt.
Styresak nr. 21/02 NAVN PÅ HELSEFORETAKET Sammendrag av utredning Saken er en oppfølging av Styresak 15/02 Grafisk profil navn på foretaket der styret besluttet å sende saken tilbake til administrasjonen for å utrede nye navneforslag som ble presentert under møtet. Disse navnene var Nordlandssykehuset HF og Sentralsykehuset Nordland HF. Administrasjonen hadde i saken lagt navnet Sentralsykehuset Nord HF frem som forslag. Dette navnet fikk liten tilslutning i styret. I saken drøftes de ulike navnealternativene med spesiell fokus på konsekvenser ved å gå bort fra å bruke sentralsykehus i benevnelsen av helseforetaket. I dette begrepet ligger en synliggjøring av den spesialistkompetanse og utdanningsnivå som finnes i foretaket. Dette er av betydning for både rekruttering av kvalifisert personell og for pasientenes forståelse av sykehusets kompetanse. Ved bruk av navnet Nordlandssykehuset HF vil det bli veldig viktig at vi i kommunikasjon og markedsføring av sykehuset sørger for å synliggjøre det spesialistnivå vi har, både i somatisk og psykiatrisk virksomhet. Det må arbeides for at navnet blir en merkevare der publikum klart assosierer den faglige dybde og bredde sykehuset har. Gjennom å beholde navnet Nordland synliggjør vi fortsatt sykehusets nedslagsfelt geografisk. Alt dette er viktig også sett i lys av det pågående moderniserings- og utbyggingsprosjektet i foretaket/nss. Navnestruktur Tidligere Lofoten sykehus vil i første fase bli skilt ut som eget resultatområde, og dette bør derfor synligjøres spesielt i navnestruktur på brevark etc. Med bakgrunn i drøftingen ovenfor tegner denne navnestrukturen seg for det nye helseforetaket: For somatikk og psykiatri i Bodø: Nordlandssykehuset HF Lulesamisk navn Psykiatrisk avdeling (Kirurgisk avdeling, medisinsk avdeling etc) Og for Lofoten: Nordlandssykehuset HF Lulesamisk navn Lofoten Kirurgisk avdeling (Medisinsk avdeling etc) Administrasjonens vurdering Det er mange forhold som må tas med i vurderingen av hvilket navn Helse NSS HF skal ha i fremtiden. Å gå bort fra sentralsykehus-begrepet innebærer at vi gir slipp på et begrep som har synliggjort hvilket faglig nivå NSS og NPS har både på spesialist- og utdanningssiden. Denne synliggjøringen er viktig både overfor pasienter, fagmiljø, politisk nivå og overfor befolkningen for øvrig. Navnet Nordlandssykehuset HF blir en helt ny måte å navngi helseforetaket og de tilhørende sykehusene på. Det har mange språklige kvaliteter, men vil stille store krav til oss i fremtidig kommunikasjon for å synliggjøre hvilket spesialistnivå og kompetanse helseforetaket totalt sett har. På bakgrunn av dette anbefales styret å fatte følgende vedtak:
Innstilling til vedtak 1. Det vises til saksutredningen. 2. Styret vedtar at det fremtidige navnet på Helse NSS HF skal være Nordlandssykehuset HF. 3. Foretaksnavnet skal også angis på lulesamisk språk i korrespondanse. Vedtatt.
Sak nr. 22/02 OVERORDNET ORGANISERING AV Helse NSS HF Dokumenter i saken: Notat fra direktøren, 12. feb. 2002 Rapport fra Agenda utredning & utvikling AS, 30. januar 2002 Bakgrunn: Saken fremmes med grunnlag i styrets behandling i sak 04/01 og Styringsdokument 2002 fra Helse Nord, kfr. kap. 4. Foretaket står overfor betydelige driftsmessige utfordringer. Det anses derfor nødvendig raskt å få etablert en overordnet, enhetlig og formell organisasjon som kan ta fatt i de problemstillinger som venter. For å få den nødvendige framdrift i arbeidet, ble Agenda utredning og utvikling AS v/ Otto Hauglin engasjert for å bistå i arbeidet. Firmaets rapport foreligger datert 30. januar då., og følger saken som vedlegg. Vurdering: I denne saken legges det opp til vedtak på ny struktur med tilhørende nye formelle lederposisjoner i foretaket. Et sentralt siktemål har vært å gi foretaket en enhetlig ledelse med mulighet for konsentrasjon om langsiktige, strategiske problemstillinger og overordnede driftsspørsmål. Vedtaket vil bli fulgt opp av utvelgelse og tilsetting i de nye posisjoner som fremkommer. Prinsipper for fremgangsmåte drøftes i notatet og fremgår av Agendas rapport. Ansvaret for utvelging og tilsetting tilligger direktøren. Prioritert fokus for nye ledere vil være intern organisering av de nye organisatoriske enhetene. Dette arbeidet vil bli gitt stramme tidsmessige rammer. Lofoten opprettholdes som egen resultatenhet. Virksomhetens tilknytning til etableringen i Bodø vurderes på nytt når fusjonen i Bodø er gjennomført. Det anses som nødvendig med fysisk samlokalisering av nye organisatoriske enheter, noe som vil nødvendiggjøre utveksling av personer/kontorer mellom NPS/NSS. Kostnader for slik reetablering er ikke kalkulert på dette tidspunkt. Det opprettes ikke nye stillinger i denne saken. Nye posisjoner vil bli besatt med personer som allerede har sitt arbeid i organisasjonen. Prosessen vil medføre at et antall personer mister nåværende formell posisjon. Disse vil inngå i nye avdelinger og muliggjør at foretaket kan ta imot nye oppgaver uten at det samlede stillingstall øker. Det tas sikte på å gi en melding til styret om gjennomføringen av ovenstående prosesser. Organiseringen av den kliniske virksomheten berøres ikke av denne saken. 1. Styret ønsker gjennom ny organisasjonsmodell for overordnet foretaksledelse å legge til rette for langsiktig, strategisk ledelse med vekt på overordnede utviklingsog driftsspørsmål. 2. Til dette formål opprettes følgende nye avdelinger: Økonomiavdeling, personalavdeling, utviklingsavdeling, ikt-avdeling og utbyggingsavdeling. Det benyttes direktør-titler for ledelse på dette nivået. Direktørtittel for utbyggingsavdelingen må vurderes opp mot realisering av byggeprosjektet. 8
3. Det etableres stilling som ass. direktør. Ass. direktør er foretakets nestleder og stedfortreder for direktøren. Ass.direktør vil ha sentralt oppfølgingsansvar mot kliniske avdelinger. 4. Lofoten sykehus etableres som egen resultatenhet. Overordnet ledelse ivaretas av nåværende kst. ass. direktør som også gis foretaksovergripende ansvar ved tillagt ledelse av utviklingsavdelingen. 5. Det opprettes stilling som administrasjonssjef ved Lofoten sykehus. 6. Det opprettes et sekretariat tilknyttet direktøren for å ivareta foretakets sentrale kontorfunksjoner, herunder sekretariatsfunksjoner for styret. Sekretariatet ledes av en kontorsjef. 7. Informasjonsleder med tillagt ansvar for intern og ekstern informasjon tilknyttes direktøren. 8. Det etableres en gruppe for medisinskfaglig rådgivning i utviklingsavdelingen. Gruppen etableres med sjeflege somatikk, sjeflege psykiatri og sjefsykepleier. 9. Direktørens strategiske ledergruppe etableres med følgende deltakere: ass. direktør, økonomidirektør, personaldirektør, utviklingsdirektør, ikt-direktør, sjeflege somatikk, sjeflege psykiatri og sjefsykepleier. 10. Ansvaret for utvelging og tilsetting i nye stillinger tilligger direktøren. 11. Styret ser det som nødvendig at ny organisasjon raskt blir operativ. Det anses derfor nødvendig at nye stillingsinnehavere kommer raskt på plass og at arbeidet med organisatorisk oppbygging av nye avdelinger prioriteres. Styret er inneforstått med at dette bl.a. vil innebære samlokalisering og endring i fysisk fordeling av stillingsressurser mellom bestående organisasjoner. Rune Holm fremla forslag om at vedtakets pkt 8 og 9 skulle endres som følger: 8. siste setning endres til : Gruppen etableres med sjeflege somatikk, sjeflege psykiatri, sjefsykepleier somatikk og sjefsykepleier psykiatri. 9. tilsvarende endring som i pkt. 8 hva angår sjefsykepleier. Det ble først votert over forslaget fra Holm. Forslaget fikk 4 mot 4 stemmer og falt med styreleders dobbeltstemme. Det ble deretter stemt over innstillingen. 1. Styret ønsker gjennom ny organisasjonsmodell for overordnet foretaksledelse å legge til rette for langsiktig, strategisk ledelse med vekt på overordnede utviklings- og driftsspørsmål. 2. Til dette formål opprettes følgende nye avdelinger: Økonomiavdeling, personalavdeling, utviklingsavdeling, ikt-avdeling og utbyggingsavdeling. Det benyttes direktør-titler for ledelse på dette nivået. Direktørtittel for utbyggingsavdelingen må vurderes opp mot realisering av byggeprosjektet. 3. Det etableres stilling som ass.direktør. Ass.direktør er foretakets nestleder og stedfortreder for direktøren. Ass.direktør vil ha sentralt oppfølgingsansvar mot kliniske avdelinger. 9
4. Lofoten sykehus etableres som egen resultatenhet. Overordnet ledelse ivaretas av nåværende kst.ass.direktør som også gis foretaksovergripende ansvar ved tillagt ledelse av utviklingsavdelingen. 5. Det opprettes stilling som administrasjonssjef ved Lofoten sykehus. 6. Det opprettes et sekretariat tilknyttet direktøren for å ivareta foretakets sentrale kontorfunksjoner, herunder sekretariatsfunksjoner for styret. Sekretariatet ledes av en kontorsjef. 7. Informasjonsleder med tillagt ansvar for intern og ekstern informasjon tilknyttes direktøren. 8. Det etableres en gruppe for medisinskfaglig rådgivning i utviklingsavdelingen. Gruppen etableres med sjeflege somatikk, sjeflege psykiatri og sjefsykepleier. 9. Direktørens strategiske ledergruppe etableres med følgende deltakere: ass.direktør, økonomidirektør, personaldirektør, utviklingsdirektør, iktdirektør, sjeflege somatikk, sjeflege psykiatri og sjefsykepleier. 10. Ansvar for utvelging og tilsetting i nye stillinger tilligger direktøren. 11. Styret ser det som nødvendig at ny organisasjon raskt blir operativ. Det anses derfor nødvendig at nye stillingsinnehavere kommer raskt på plass og at arbeidet med organisatorisk oppbygging av nye avdelinger prioriteres. Styret er inneforstått med at dette bl.a. vil innebære samlokalisering og endret fysisk fordeling av stillingsressurser mellom bestående organisasjoner. Vedtatt. Styresak 23/02 MØTE MED LOFOTRÅDET Styret avholdt møte med Lofotrådet v/ leder Hugo Bjørnstad, (kl. 1210 1245). Bjørnstad orienterte om Lofotrådets og Vågan kommunes synspunkter på behandlingen av opptrappingsplanen for psykiatri, og det forhold at lenge planlagt familieenhet for barn- /ungdom i Kabelvåg nå er ute av planen. Bjørnstad overleverte i den anledning et brev til styret fra Lofotrådet. Steinar Pleym Pedersen orienterte om planstatus for opptrappingsplanen for psykiatri. Styret viste til orienteringen og den behandling planen om aktuell utbygging er gitt i statlig høringsuttalelse, og anså at det på den bakgrunn ikke var grunnlag for videre oppfølging av planlagt utbygging i Kabelvåg fra styrets side. Styresak 24/02 MØTE MED KPMG v/partner (REVISOR) INGAR ANDREASSEN (kl. 1335 1415) 10
KPMG var invitert til møtet. Andreassen orienterte om revisjonsfirmaets organisasjon, og faglige profil som vektlegger fokus på risiko og vesentlighet. Det ble gjensidig understreket et ønske om fortsatt dialog. Andreassen fulgte deretter styrets forhandlinger fram til møtets avslutning. Bjørn Kjensli, styreleder Ing-Lill Pavall Lars Vorland Morten Bain Ingeborg Overvoll Jørgen Hansen Rune Holm Magne Johansen Eivind Solheim 11