Ark.: Lnr.: 399/11 Arkivsaksnr.: 11/55-1 Saksbehandler: Kjell Arne Sveum FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - GLØR IKS VEDLEGG: Innlandet Revisjon IKS, Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser SAMMENDRAG: Det foreslås at kontrollutvalget innstiller overfor kommunestyret at rapporten tas til etterretning. Videre foreslås det at kommunestyret ber kontrollutvalget følge opp anbefalingene som fremkommer i revisjonsrapporten. SAKSOPPLYSNINGER: Ifølge Kommunelovens 77 nr. 5. skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Av forskrift om kontrollutvalg 14, annet ledd, framgår at selskapskontrollen også kan omfatte forvaltningsrevisjon. På bakgrunn av en ekstern henvendelse til et av medlemmene av kontrollutvalget i Øyer kommune, behandlet kontrollutvalget i Øyer i møte 23.03.09 sak 09/007, GLØR iks OG GLØR PARTNER AS forhold til regelverket om offentlige anskaffelser et notat fra Innlandet Revisjon IKS om denne problemstillingen. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notatet fra Innlandet Revisjon IKS til etterretning. 2. Notatet oversendes GLØR IKS for eventuelle kommentarer. Sammen med svaret bes GLØR IKS vedlegge dokumentasjon for hvordan anskaffelsesprosedyrene har vært når det gjelder innleie av maskiner (anskaffelsesprotokoll el). Kontrollutvalget i Øyer behandlet saken på nytt i møte den 20.04.09 sak 09/011, Offentlige anskaffelser GLØR iks og Glør Partner AS og fattet følgende vedtak: Saken realitetsbehandles på kontrollutvalgets møte den 08.06.09. Det tas sikte på å legge saken frem for kommunestyret. Saken vedrørende Glør iks og Glør Partner AS forhold til regelverket om offentlige anskaffelser ble behandlet i kontrollutvalget i Øyer 08.06.09 sak 09/14 og i kommunestyret i Øyer 18.06.09 sak 35/09. Kommunestyret fattet følgende vedtak: Kommunestyret forutsetter at GLØR iks etterlever regelverket om offentlige anskaffelser og ber kommunens representant i selskapets representantskap følge opp saken.
Kommunestyret vil ta opp tildeling av ressurser til gjennomføring av forvaltningsprosjekt vedr. GLØR s etterlevelse av regelverket for off. anskaffelser ved neste budsjettbehandling Ved budsjettbehandlingen i Øyer kommune, ble det bevilget kr 55.300,- til dette formålet, tilsvarende 70 timer. Et eventuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt var forutsatt gjennomført sammen med kontrollutvalgene i Gausdal og Lillehammer kommuner. Behandlingen i Gausdal kommune. Kontrollutvalget i Gausdal kommune har hele tiden vært orientert om behandlingen av denne saken i Øyer. I sak 10/06 i møte 08.03.10 fattet kontrollutvalget i Gausdal kommune slikt vedtak: Kontrollutvalget i Gausdal kommune gjennomfører i samarbeid med kontrollutvalgene i Øyer og Lillehammer kommuner, et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot Renovasjonsselskapet Glør iks etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Det vises til vedlagte utkast til bestilling. I bestillingsdokumentet til revisjonen hadde kontrollutvalget formulert følgende formål med prosjektet: Formålet med prosjektet er å kartlegge innleie av maskiner og totalt innkjøp og vurdere i hvilken grad regelverket for offentlige anskaffelser har blitt etterlevd i Glør iks. Problemstillingene for prosjektet var formulert slik: - Omfanget av innkjøp herunder innleie av maskiner i perioden 2007 2009 sammenlignet med tidligere opplysninger fra Glør iks. For anskaffelser foretatt fra og med 2007: - Har innleie av maskiner vært gjenstand for konkurranse i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser? - Har kravet til dokumentasjon vært oppfylt? - Har øvrige anskaffelser vært gjenstand for konkurranse i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser? - Har kravet til dokumentasjon vært oppfylt? - Har det skjedd noen endringer i praksis etter at styret i Glør iks vedtok å innskjepe rutinene i juni 2009? Revisjonens konkluderer med følgende: GLØR iks har foretatt anskaffelser i størrelsesorden 36-38 mill kr i årene 2007 2009, hvorav innleie og leasing av maskiner uten fører utgjorde mellom 760 000 920 000 kr.
Innleie av maskiner uten fører er i hovedsak foretatt direkte hos samme leverandør i perioden 2007-2009 uten konkurranse i strid med regelverket. For 2010 er innleie av maskiner uten fører foretatt i henhold til rammeavtale som GLØR iks har inngått etter utlyst anbudskonkurranse. Anskaffelsen for 2010 vurderes å tilfredsstille kravet om konkurranse. Innleie av maskiner med fører i perioden 2007 2009 er foretatt uten konkurranse og vurderes å være i strid med anskaffelsesregelverket. For 2010 er tilsvarende anskaffelser foretatt i henhold til inngått rammeavtale etter utlyst anbudskonkurranse og anskaffelsene vurderes derfor å tilfredsstille kravet til konkurranse. Avtaler om leasing av maskiner antas å være inngått uten konkurranse i strid med regelverket. For anskaffelser over EØS-terskelverdi har vi registrert følgende avvik: Det er foretatt anskaffelser uten utlysning av konkurranse; det er bare foretatt prisforespørsler. Anskaffelser er utlyst bare som nasjonal konkurranse til tross for at anslått verdi av kontrakten er over EØS-terskelverdi GLØR har kjøpt uten konkurranse og påberoper seg unntaksreglene uten å bevise at det bare finnes én leverandør eller sannsynliggjøre at det ikke var tid til konkurranse. For anskaffelser over nasjonal terskelverdi, men under EØS terskelverdi har vi registrert følgende avvik: For flere ensartede anskaffelser har den samlede anskaffelsen ikke vært gjenstand for konkurranse. Det har vært innhentet tilbud lokalt. For noen typer anskaffelser har GLØR kjøpt uten konkurranse og påberoper seg unntaksregelen om at det bare finnes én leverandør i markedet. GLØR må bevise at det bare finne én leverandør i det nasjonale markedet. For anskaffelser under nasjonal terskelverdi har vi også registrert avvik: Det har vært foretatt anskaffelser uten noen form for konkurranse. I de tilfeller GLØR påberoper seg at det bare finnes én leverandør, må de dokumentere at de har forespurt aktuelle leverandører for å skape en konkurranse, og at det var bare var én som kunne levere..kravet til dokumentasjon har ikke vært oppfylt. GLØR har ikke sikret etterprøvbarheten i anskaffelsesprosessen for sine anskaffelser. Endringer i GLØRs praksis Vi har registrert at det har skjedd en endring i GLØRs praksis siste halvår 2009 for de større anskaffelsene hvor flere typer anskaffelser er utlyst på anbud. Anskaffelsesprotokoller er også introdusert ved GLØR, men har vært lite brukt. Revisjonens anbefalinger går ut på følgende: GLØR setter fokus på og øker bevisstgjøringen i organisasjonen på etterlevelse av reglene om konkurranse og protokollplikt for alle anskaffelser over 500 000 kr eks mva. GLØR setter fokus på at anskaffelser under 500 000 kr eks mva også skal være basert på konkurranse som står i forhold til anskaffelsens verdi,
Dersom det er tvil om en anskaffelse kommer over eller under aktuell terskelverdi, bør det utarbeides et notat som viser hvilke vurderinger som er gjort ved beregning av anskaffelsens verdi, jf veilederen kapittel 4.2.2. Notatet oppbevares som et vedlegg til anskaffelsesprotokollen. GLØR begrunner anvendelse av unntaksbestemmelser med hjemmel i regelverket og tar dette inn i anskaffelsesprotokollen, GLØR fortløpende vurderer sine samlede regelmessige anskaffelser hos leverandører over nasjonal terskelverdi gjennom året og kunngjør konkurranse etter gjeldende regler, ev vurderer å inngå rammeavtaler Rutinebeskrivelsen for innkjøp omarbeides slik at den også tar hensyn til regelverket for offentlige anskaffelser. Kommentarer fra Glør iks er tatt inn som vedlegg til rapporten. Glør iks skriver blant annet: Etter en samlet vurdering fra GLØRs side er rapportens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger korrekte. Gjennomgangen har skapt økt forståelse for og hensikten med regelverket for offentlige anskaffelser. GLØR IKS vil etter denne forvaltningsrevisjonen sette ennå mer fokus på etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Dette vil gjøres ved revidering og innføring av nye instrukser og prosedyrer, samt bedre opplæring i bruk av regelverket for GLØRs personell som forstår offentlige anskaffelser. VURDERING: Sekretariatet viser til høringsuttalelsen fra Glør iks hvor det fremgår at selskapet etter denne forvaltningsrevisjonen, ved revidering og innføring av nye instrukser og prosedyrer, samt bedre opplæring, vil sette mer fokus på etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Innlandet Revisjon iks har, etter sekretariatets oppfatning, foretatt en grundig og nyttig gjennomgang av Glør iks etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Sekretariatet konstaterer at det har vært gjennomgående brudd på regelverket. Etter behandlingen av saken vedrørende Glør iks og Glør Partner AS forhold til regelverket om offentlige anskaffelser nevnt foran og det nevnte vedtaket i styret i Glør iks i juni 2009, har det vært en viss bedring fra høsten 2009 med ytterligere bedring i løpet av 2010. Bruddene på regelverket er allikevel, etter sekretariatets mening, kritikkverdige. Kontrollutvalget har et oppfølgingsansvar for gjennomført selskapskontroll, som består i å avklare hvordan rapportens anbefalinger og kommunestyrets vedtak blir fulgt opp. Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser til etterretning. 2. Kommunestyret ber kontrollutvalget følge opp anbefalingene som fremkommer i revisjonsrapporten.
Kontrollutvalget behandlet saken saknr. 11/001 den 17.01.11: Enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget foreslår at det gjøres følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapport Forvaltningsrevisjon GLØR iks - Etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser til etterretning. 2. Kommunestyret ber kontrollutvalget følge opp anbefalingene som fremkommer i revisjonsrapporten.