Rammeplan for IKT-samarbeidet i Østregionen Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli kommuner Versjon 1.0 11. august 2009
1 Visjon og målsetning... 3 2 Vertskommune for IKT... 3 2.1 Samarbeidsorgan... 3 2.2 Desentralisert nettverksmodell... 4 3 Fagsamarbeid / faggrupper... 4 3.1 Systemansvarlige og superbrukere... 4 4 Grenseoppgang mellom vertskommune og egen kommune... 4 5 Innbyggerportal og web-tjenester... 5 6 Økonomi... 5 7 Valg av programvare... 5 8 Endringer og tvister... 6 9 Andre relevante dokumenter:... 6 Side 2 av 8
1 Visjon og målsetning Visjon: Østregionen skal bygge en sterk og kompetent IKT-organisasjon som skal bli lagt merke til lokalt, regionalt og nasjonalt! Målsetting innenfor IKT: være en drivkraft i utviklingen av kommunenes service og tjenester overfor brukerne (ansatte og innbyggere) effektivisere kommunenes arbeidsoppgaver redusere kommunenes sårbarhet på IKT-området være attraktivt som arbeidssted Målsetting for samarbeidet: Klar struktur og ansvarsfordeling Alle deltakere opplever en god dialog og påvirkningsmulighet 2 Vertskommune for IKT Det er etablert en vertskommuneløsning for IKT i Østregionen, og Vegårshei er valgt som vertskommune. Alle IKT-relaterte oppgaver skal løses gjennom vertskommunesamarbeidet. Det skal ikke etableres egne IKT-stillinger (rådgiver/konsulent etc) i den enkelte kommune. 2.1 Samarbeidsorgan Samarbeidsorgan for IKT-samarbeidet er rådmennene i de deltakende kommunene. Vertskommunen forbereder saker for samarbeidsorganet. Samarbeidsorganet behandler og eventuelt innstiller overfor politisk nivå i de respektive kommuner, saker av overordnet og prinsippiell karakter, som for eksempel: Strategi Investeringsbudsjett Ramme for driftsbudsjett Drift og organisering av IKT-tjenestene innenfor godkjente rammer, jfr. forrige avsnitt, er underlagt vertskommunens styringsrett. Etter behov etableres det ad hoc samarbeidsgrupper med deltakere fra alle kommunene for å ivareta informasjon og drøfte saker av felles interesse. Et eksempel kan være i forbindelse med det årlige budsjettarbeidet. Se også avsnitt 3 nedenfor. I tillegg skal det arrangeres en årlig samling for samtlige enhetsledere i regionen. Side 3 av 8
2.2 Desentralisert nettverksmodell Vertskommunemodellen bygger på en nettverksbasert organisering. IKT-medarbeiderne er ansatt i vertskommunen, men den enkelte kommune er sikret lokal tilstedeværelse. Det vil være planlagt jobbrotasjon mellom kommuner. Behovet for fysisk tilstedeværelse defineres gjennom avtale mellom vertskommunen og den enkelte kommune, og vil være gjenstand for en løpende vurdering, jamfør 5 i Vertskommuneavtalen. Omfanget av fysisk tilstedeværelse skal i hovedak være i tråd med nøkkelen for kostnadsfordeling. Nettverksmodellen skal sikre nærhet til brukerne samtidig som alle kommunene sikres tilgang til nødvendige lokale ressurser. 3 Fagsamarbeid / faggrupper Med fagsamarbeid menes her samarbeid innenfor alle typer kommunale oppgaver, relatert til IKT. Regionale fagnettverk vil være en viktig forutsetning for IKT-utviklingen innenfor de aktuelle fagområdene. Den enkelte kommune er forpliktet til å delta i disse fagnettverkene. Ved å benytte de samme IKT-verktøyene i kommunene, legger en til rette for å samarbeide på alle nivå, fra enkel utveksling av informasjon og data til kjøp og salg av tjenester. Se også avsnitt 2.1 over. 3.1 Systemansvarlige og superbrukere Det skal være superbrukere og systemansvarlige for fagsystemene i den enkelte kommune. Disse skal sikre systematisk og strukturert kontakt mellom brukermiljøene, IKT-enhet og leverandører. 4 Grenseoppgang mellom vertskommune og egen kommune Både sentral og lokal drift utføres av vertskommunen. Vertskommunen definerer krav til lokale datarom, servere, arbeidsstasjoner, kabling, interne samband, trådløse basestasjoner og annen infrastruktur. Ovennevnte ressurser eies av den enkelte kommune, driftes av vertskommunen, og kostnader knyttet til vedlikehold og oppgradering bæres av den enkelte kommune. Som vertskommune har Vegårshei organisert IKT som en egen enhet, med egen administrativ leder. Enheten rapporterer direkte til rådmannen. Arbeidet med egen dokumentasjon og dokumentasjon/søknad til Datatilsynet, risiko- og sårbarhetsanalyse og katastrofeplanlegging må gjennomføres i samarbeid mellom Side 4 av 8
vertskommunen og den enkelte kommune. Vertskommunen er ansvarlig for å initiere prosessen. 5 Innbyggerportal og web-tjenester En felles innbyggerportal og web-tjenester skal være en del av IKT-samarbeidet. 6 Økonomi IKT-samarbeidet skal gi kostnadsbesparelser i forhold til separat drift i hver enkelt kommune. Kostnadsutviklingen må likevel sees i forhold til utviklingen, både med tanke på utstyrsmengde og tjenesteinnhold. Kostnader fordeles med 60% etter folketall og 40% likedeling. Alle kostnader avregnes etter denne nøkkelen, med mindre annet er eksplisitt avtalt. Forslag til drift- og investeringsbudsjett, inkl langtidsbudsjett, skal utarbeides i en prosess der samarbeidsorganet (ref pkt 2.1) og eventuelle ad hoc grupper deltar aktivt. Prosessen skal være en åpen prosess der alle kommuner inviteres til å gi innspill, samt sikrer at rådmennene forelegges budsjettene minst to ganger: Foreløpig og endelig. 7 Valg av programvare IKT-samarbeidet skal føre til standardiserte løsninger, og alle skal bruke samme programvare til samme type oppgaver på tvers av kommunene. Endringer og/eller anskaffelse av fagsystemer organiseres som felles prosjekter. Alle avgjørelser om valg av programvare forankres i samarbeidsorganet. Forut for vedtaket forutsettes det en utredning og innstilling. Regelverket for offentlige anskaffelser skal følges. Arbeidet organiseres slik at det aktuelle fagområdet er godt representert, og alle kommunene som ønsker det, involveres. I tillegg skal IKT-enheten involveres aktivt. Når prosjektenes størrelse og/eller kompleksitet krever opprettelse av en egen styringsgruppe, skal denne bestå av linjeldere fra kommunene og leder av IKT-vertskommunen. Unntaksvis kan mindre prosjekter organiseres etter en enklere modell. Det er viktig at prosjektleder har erfaring innenfor prosjektledelse og prosjektgjennomføring, samt nødvendig tid til disposisjon. I tillegg er det ønskelig med erfaring fra offentlige innkjøp. Prosjektene skal sikre nødvendig opplæring, utarbeidelse av rutiner og driftsforberedelser, herunder sørge for at det utpekes systemansvarlige og superbrukere i hver kommune. Det er ønskelig at deltakere i prosjektene er innstilt på å være framtidige superbrukere og/eller systemansvarlige. Organisering og gjennomføring av prosjekter er illustrert i vedlegg. Dersom en kommune har/velger en egen løsning, i mangel av fellesløsninger, må vedkommende kommune selv ta det økonomiske ansvaret for drift og vedlikehold. Det Side 5 av 8
tekniske ansvaret ligger til vertskommunen. Et slikt system vil være et uheldig unntak fra målsettingen om felles systemer, og krever aksept fra samarbeidsorganet før innkjøp/planlegging av etableringen av fagsystemet starter. 8 Endringer og tvister Denne rammeplanen vedtas av rådmennene og legges fram for kommunestyrene til orientering. Rammeplanen har en varighet på 4 år, med rullering hvert andre år, med mindre det oppstår spesielle behov for endringer eller justeringer. Endringer i denne avtalen kan bare gjøres skriftlig etter vedtak i samarbeidsorganet. I samarbeidsorganet gjelder en stemme pr kommune. Alle tvister angående tolking av denne avtalen søkes løst i samarbeidsorganet. Dersom forhandlingene i samarbeidsorganet ikke gir full enighet, kan et mindretall bringe saken inn for egen nemnd. Denne nemnden skal bestå av tre personer oppnevnt av Tingretten 9 Andre relevante dokumenter: Vertskommuneavtale for IKT mellom Vegårshei og Gjerstad, Risør, Tvedestrand og Åmli. Side 6 av 8
God ide eller planlagt aktivitet Melde behov til samarbeidsorganet (Rådmannsmøtet) Omprioritering? Neste års budsjett? Sjekke budsjett og planer OK Etablere faggruppe Kartlegge alternativer Vurdere innkjøpsform Etablere enkel prosjekt organisasjon Utarbeide kravspesifikasjon Gjennomføre innkjøpsprosess Anbefale løsning Beløp over anbudsgrense Etablere full prosjekt organisasjon Utarbeide kravspesifikasjon Gjennomføre innkjøpsprosess Anbefale løsning Rådmannsmøtet Vurdere løsning Sjekke budsjett og planer Implementere foreslått løsning Flytdiagram for anskaffelse av felles IT-systemer Side 7 av 8
Samarbeidsorganet (Rådmannsmøte) Leder IKT- vertskommune Arbeidsgruppe: 1 fagperson fra hver av kommunene 1 IKT-representant Enkel prosjektorganisasjon for anskaffelse av IT-systemer Samarbeidsorganet (Rådmannsmøtet) Styringsgruppe Linjeledere fra hver kommune Leder IKT-vertskommune Typisk 6 deltakere Referansegruppe Fagpersonell Linjeledere Tillitsvalgte Antall deltakere etter behov Arbeidsgruppe Prosjektleder Fagmedarbeidere IKT-medarbeider(e) Innkjøpskompetanse Inntil 8 deltakere Full prosjektorganisasjon for anskaffelse av IT-systemer Side 8 av 8