Samordnet innkjøp i Salten SIIS

Transkript

1 Samordnet innkjøp i Salten SIIS Smartere innkjøp gir bedre bygg Oslo 20.oktober 2011 Innkjøpssjef Øystein Nilsen (Bodø kommune/samordnet innkjøp i Salten)

2 Saltenkommunene - kartutsnitt

3 Saltenregionen - SIIS 8 kommuner Beiarn, Bodø, Fauske, Saltdal, Hamarøy, Meløy, Gildeskål og Sørfold kommune Kommunale: KF, IKS og AS er inkludert Spredt bebyggelse store avstander mellom kommunesentrene innbyggere

4 Tilbakeblikk - dagens samarbeid i regionen (SIIS) Uformelt samarbeid tilbake i tid VA Innkjøpssamarbeid (SIIS) formelt etablert 2008 Ulike modeller ble vurdert/ utredet Vertskommunemodellen Bodø kommune Vedtak i kommunestyrene Fullmakter «på plass» Informasjon folkevalgte lokalt næringsliv i fokus Forankring og informasjon til ansatte

5 Organisering, styring og mandat - SIIS Rådmennene i kommunene er styringsgruppe for innkjøpssamarbeidet i Salten (SIIS) Rådmennene utpeker kommunens innkjøpsansvarlig/ koordinator; - - en fra hver kommune Salten innkjøpsforum (felles avtaler/felles interesser) Styringsgruppa vedtar mandat for medlemmene i innkjøpsforum vedrørende opplæring, oppfølging og drift, ledelse Rådmannen i vertskommunen har ansvaret Innkjøpssjefen rapporterer direkte til rådmannen SIIS kontrakt inkluderer instruks og reglement

6 Suksessfaktorer Forankring Innkjøp solid forankring på rådmannsnivå/ledere Forankring brukernivå Krav til ansatte lojalitet Innkjøpskoordinatorer viktig Representerer kommunen i innkjøpsspørsmål Tar ut ressurser til fag-gruppe / bestillerkompetanse / Informasjon og samspill mellom ledelse og ansatte Kommunens representant i SIIS innkjøpsforum Mandat/rolleavklaring Faste autoriserte innkjøpere i kommunene Anbudspersonell Lokal markedsplass etablert

7 Endringer skaper utfordringer Ulike størrelse og folketall holdninger og anbudskulturer «konflikt» tradisjon lokalt næringsliv offentlige anskaffelser Hvordan sikre konkurranse i distriktene? Utgangspunkt stordrift Felles avtale for alle kommunene Hovedregel - kommunevis konkurranser - ressurskrevende Bestiller kompetansen i fokus endret kjøpsadferd - utfordring Etablere «autoriserte» bestillere og anbudspersonell Erfaring, fra desentralisert anbudspraksis (lokale konkurranser) Varierer mellom kommunene Mye etterarbeid, potensielt kostbart, ineffektivt Framtidsutfordring: Felles IKT, økonomi og sak/arkiv system

8 Hovedfokus i den enkelte kommune Opplæring offentlige anskaffelser og innkjøpssystem Anbud konkurransegjennomføring Autoriserte innkjøpere (riktig antall og personer) Ulike roller ulik organisering bestiller anbudspersonell Oppfølging på alle nivåer - inklusiv brukernivået Avvikshåndtering og oppfølging til ledernivået

9 Anskaffelsesområder Delt inn hovedgrupperinger Bygg og anlegg Separate mindre kjøp, store prosjektkjøp og rammeavtaler, Noen unntak Kjøp av varer - (kombinasjon av separate kjøp/ - og rammeavtaler) Kjøp av tjenester - «kloke hoder» (prosjekt og rammeavtaler) Ulike avtaler inngås Rammeavtaler Parallelle avtaler kombinert m/ mini konkurranser Felles FDVU system Kompetanseflyt på tvers av kommunegrensene Organisering og rolleavklaring Profesjonalisering

10 SIIS- strategi - status og daglig oppfølging Alle innkjøp på rammeavtaler skal bestilles via innkjøpssystemet Alle forespørsler (direkteanskaffelser) gjennomføres via innkjøpssystemet Kjøp på etablerte rammeavtaler skal registreres i innkjøpssystemet Kjøp på rammeavtaler som ikke bruker bestilling via varekatalog skal etter registreres Sortiment varekataloger

11 Avklaring og oppfølging Avdeling/ virksomhetsleder følger opp Organisering av innkjøper og anbudspersonell Hvem skal være bestiller for hvem? Hvem skal håndtere anbud, for hvem? Superbrukere Alle må ha tilgang til PC Brukernavn og passord

12 Sluttord Å etablere felles ordninger og systemer krever Solid felles forståelse og forankring Felles strategi God organisering og oppfølging Avsette ressurser Tydelig ledelse «det går ikke over» Lojale medarbeidere

13 Takk for meg!!