GENERELLE DOKUMENTER Retningslinjer for FDV-dokumentasjon 0.00 Versjonnr.: 0.00 GJELDER FRA: 30.09.2011 SIDE NR.: 1 av 9 RETNINGSLINJER FOR FDV-DOKUMENTASJON TILLEGG TIL BÆRUM KOMMUNES BYGGHÅNDBOK
SIDE NR.: 2 av 9 Innhold: GENERELT.... 3 KRAV TIL OMFANG... 3 KRAV TIL UTFØRELSE... 4 Plania innsamlingsark... 4 Dokumenter og filformater... 5 GENERELL VEILEDNING TIL PLANIA FDV INNSAMLINGSARK... 6 Bygg... 7 Leverandør.... 7 Kontaktpersoner...7 Utstyrsregister... 7 Komponenter... 8 Utstyr og komponent... 8 Vedlikeholdsrutiner... 8 Dokumenter... 9
GENERELT. SIDE NR.: 3 av 9 Bærum kommune bruker i dag FDVU systemet Plania til forvaltning drift og vedlikehold av sine bygninger. Systemet skal bl.a. inneholde all FDV-dokumentasjon. Plania er ikke tilgjengelig for eksterne aktører i prosjektene, derfor må FDVdokumentasjonen samles inn i et separat innsamlingssystem (Plania innsamlingsark) før den senere blir overført til Plania FDVU-system for å inngå i den daglige bruk ved drift og vedlikehold av bygget. For utførelse og leveranser av FDV-dokumentasjon til Bærum kommune gjelder følgende krav i prioritert rekkefølge. 1. krav gitt i dette dokument. 2. krav gitt i PA 0802 Tverrfaglig merkesystem (TMF). 3. krav gitt i Retningslinjer for DAK-tegninger Alle parter skal gjøre seg kjent med gjeldende krav og ha et internt kvalitetssystem som sikrer kontroll og kvalitet på den produserte FDV-dokumentasjonen. KRAV TIL OMFANG FDV-dokumentasjonen skal omfatte alt av løsninger, utstyr og materiell som inngår i prosjektet ved ferdigstillelse (som bygget). Innenfor hvert fagområde skal leveransen bestå av dokumenter og tegninger av ulike slag i tillegg til et ferdig utfylt Plania innsamlingsark. Alle produserte tegninger skal leveres i dwg-format og håndteres separat (i hht. Retningslinjer for DAK-tegninger). Plantegninger, fasader, snitt og detaljer skal derfor ikke registreres i innsamlingsarket. Andre typer tegninger som systemtegninger, koblingsskjemaer, flytdiagrammer etc. skal derimot medtas i innsamlingsarket og legges ved.
SIDE NR.: 4 av 9 Følgende opplysninger skal dokumenteres i den grad det er relevant for det leverte utstyr/system: 1. Bygningsdels- / systeminformasjon (doc og pdf) 2. Driftsinformasjon (doc og pdf) 3. Nødinstrukser og feilsøkingsskjema (doc og pdf) 4. Funksjonsbeskrivelser (doc og pdf) 5. Systembeskrivelser/Systemskjema (doc, dwg og pdf) 6. Tverrfaglige system-/funksjonsbeskrivelser (Innemiljø, lys, brann, skallsikring etc.) (doc, pdf, xls) 7. Beregninger (xls og pdf. For Elkraft i tillegg Febdok-filer) 8. Produktdokumentasjon (pdf) 9. Sertifikater, samsvarserklæringer (pdf) 10. Vedlikeholdsanvisninger (doc og pdf) 11. Tegninger/Elektriske koblingsskjema (dwg og pdf) 12. Kapasitetsdiagram (pdf) 13. Skjema-tegninger (Skjema for dør-, vindu-, kjøkken-, baderom) (dwg og pdf) 14. Tabellariske skjema (utstyrslister, armaturlister, rombehandlingsskjema og lignende) (xls) 15. Protokoller fra ferdigstillelse/overlevering, termografering, innregulering, idriftsettelse og integrasjonstest (doc, xls og pdf) KRAV TIL UTFØRELSE FDV dokumentasjonen skal samles og registreres elektronisk i innsamlingssystemet Plania innsamlingsark i hht. vedlagte brukerveiledning Veiledning til Plania FDV innsamlingsark - Generell. Alt skal dokumenteres som bygget ned til tresifret systemnivå (ved behov) i hht Tverrfaglig merkesystem (TFM): Plania innsamlingsark Systemet er menystyrt og består av ulike ark klargjort for registrering av opplysninger om leverandører, kontaktpersoner, utstyr, komponenter, vedlikeholdsrutiner og dokumenter. For å angi utstyrets lokalisering i bygget, brukes romlister (xls) eller kolonnen for etasje og rom i innsamlingsarkets utstyrsregister. For system og utstyr som krever individuell nummerering, skal det dokumenteres ned på systemkomponent nivå, og romnivå for lokalisering.
SIDE NR.: 5 av 9 For eksempel vil en varmegjenvinner for ventilasjonsaggregat nr 1 på Lommedalen skole bygg A få følgende kode: +0028A,U023=360.01-LX +Bærum kommunes FDV nummer (4 siffer) og bygningsindeks (bokstav A-Å), etasje kode og rom nummer(3 siffer), =Systemkode (2-3 siffer).delsystemkode (2 siffer)- Produktkode (bokstavkode). Dokumenter og filformater Alle dokumenter skal leveres som selvstendige datafiler (ikke linker) i foretrukne dataformat: pdf-format (Adobe Acrobat), Microsoft Excel, Microsoft Word og Autocad. Dimensjonering og dokumentasjon av elektriske installasjoner leveres også i FebDokformat. All tabellarisk informasjon (skjema, lister, tegningslister, oversikter, rapporter) skal leveres i databaseformat i Excel. Kun tekstdokumentasjon kan evt. leveres i Word-format. All produktdokumentasjon, så som produktdatablader, HMS-datablader, tekniske data, elektriske koblinger, montasjeveiledning, produkttegninger, vedlikeholdsanvisninger, kapasitetsdiagram etc. skal leveres som separate dokumenter i pdf-format. Produktdokumentasjon skal leveres i ulåst, "originalt digitalt" søkbart pdf-format med bokmerker for hvert avsnitt/kapittel. Skannet dokumentasjon aksepteres kun i spesielle tilfeller etter nærmere avtale og skal i så fall være i pdf-format. Entreprenøren har ansvar for å overlevere all dokumentasjon av egne leveranser og arbeider som enhetlig og fullverdig produkt i samsvar med prosjekteringsgrunnlag/som bygget-tegninger og beskrivelser. Han har også medansvar for at det leveres "som bygget" dokumentasjon fra ARK/RI. Dokumentene skal lagres og holdes oppdatert på et felles lagringsområde for informasjonsutveksling i prosjektet (for eksempel eroom). For å forenkle dokumentasjonen er det i tillegg laget maler for ulike fag og emner klargjort for registrering av utstyr (utstyrslister) og utførelse (rombehandlingsskjema).
SIDE NR.: 6 av 9 GENERELL VEILEDNING TIL PLANIA FDV INNSAMLINGSARK Systemet består av totalt 14 regneark som er koblet sammen med en macro. Av disse skal maks 7 ark fylles ut av leverandører. Når innsamlingsarket åpnes, vises dialogboksen sikkerhetsadvarsel. Velg Aktiver makroer. Hvis dialogboksen ikke vises må makrosikkerheten i Excel reduseres til middels. Trykk på Aktiver makroer. Følgende meny dukker opp:
SIDE NR.: 7 av 9 Fra denne menyen foregår navigeringen mellom arkene som skal fylles ut. Hvert ark har en tilsvarende gul knapp Tilbake til meny, som må brukes for å navigere til neste ark osv. Noen opplysninger går igjen på flere ark. Derfor må registreringen foregå i riktig rekkefølge (fra Leverandør til Dokumenter) Bygg. Arket brukes kun av BK, som registrerer nødvendige opplysninger for hvert prosjekt. Arket er låst for redigering. Leverandør. Her registerets opplysninger fra Brønnøysundregisteret om relevante produsenter og leverandører til prosjektet. Feltet for Org. Nr. er et nummerisk nøkkelfelt, og skal kopieres (Brønnøysundreg.) eller skrives inn i feltet uten mellomrom. Bransje hentes fra Næringskode (Brønnøysundreg.). Kun beskrivende tekst skal legges inn. Øvrige felt trenger ingen forklaring. Kontaktpersoner Her registreres kontaktpersoner hos leverandørene hvis dette finnes. Registreringen gjelder kun kontaktpersoner med relevante kunnskaper om prosjektet. Det grønne feltet henter de registrerte leverandørene i en nedtrekksliste hvor hver enkelt leverandør kan velges. Utstyrsregister Utstyrsregisteret er i utgangspunktet beregnet for å registrere alt utstyr som er bygget og montert i bygget. Bærum kommune har valgt å registrere de fleste detaljer i separat dokumentasjon der det er hensiktsmessig. (for eksempel i rombehandlingsskjema og utstyrslister) I utstyrsregisteret skal det derfor registreres utstyrskoder som er relevante for innholdet av de dokumentene som skal registreres i Dokumenter. Nummereringen skal være i hht TFM (Tverrfagelig merkesystem). I kolonnen Byggnr hentes byggets fdv nr. og byggnr. fra nedtrekkslisten. I kolonnen EtasjeRomnr settes etasjekode og romnummer ihht arkitektens tegninger der det er relevant. Der samme opplysninger fremgår av separat dokumentasjon, skal feltet ikke fylles ut. I kolonnen Sys id settes systemnummeret inn. Bruk 2 eller 3 siffer fra TFM avhengig av innhold og detaljeringsnivå i dokumentet som skal knyttes til koden. (For eksempel 360 for ventilasjonsanlegg) I kolonnen Del sys settes en nummerering av Sys id ved behov. For eksempel 01, 02 osv for ventilasjonsaggregat nr 1 og 2 (360.01 og 360.02) I kolonnen Produktkode settes produktkoden etter TFM. For eksempel UP for lysarmatur. I kolonnen Løpenr settes det eventuelt et løpenummer for å skille samme produkt på samme sted i samme system eller fra en annen leverandør fra hverandre ved behov. (UP 01, UP 02 osv.) I kolonnen ID genereres det automatisk et komplett systemid-nummer. I kolonnen Beskrivelse genereres det automatisk en systembeskrivelse.
SIDE NR.: 8 av 9 I kolonnen Produkt beskrivelse skal det registreres en kortfattet beskrivelse av produktet/systemet. I kolonnen Leverandør hentes leverandøren/produsenten fra nedtrekkslisten (leverandørlisten) hvis det er relevant. I kolonnen Kategori velger man kategori fra nedtrekkslisten. Det skal deretter dukke opp et symbol i kolonne L. Klikk på dette og fyll ut feltene ved bohov. Feltene trenger ikke fylles ut hvis den samme informasjonen finnes i separat dokumentasjon registrert i Dokumenter. Komponenter Her er det lagt opp til å registrere forbruksmateriell som luftfilter, lyskilder, viftereimer, lager og andre slitedeler som er naturlig å skifte med jevne mellomrom. Kommunen har valgt å begrense registreringen til kun å omfatte luftfilter for ventilasjon. I kolonnen Produktkode settes produktkoden for luftfilter MF i hht TFM. I kolonnen Løpenr. settes løpenummer eller annen id ved behov, for å skille mellom flere produkt av samme type. I kolonnen Komp. Id og Beskrivelse kommer opplysningene opp automatisk når Produktkode legges inn. I kolonnen Leverandør hentes leverandøren fra nedtrekkslisten (leverandørlisten) I kolonnen Fabrikat kan man sette inn fabrikat. Kolonnen For lyskilde: styrke, sokkel og farge skal ikke benyttes. Utstyr og komponent Her skal utstyr (ventilasjonsaggregat) kobles mot forbruksmateriell (filter). I kolonnen Utstyr ID velges utstyret som skal kobles mot komponent, fra nedtrekkslisten. I kolonnen Utstyr beskrivelse kommer utstyrsbetegnelsen opp automatisk. I kolonnen Komponent ID velges komponenten som skal kobles mot utstyr, fra nedtrekkslisten. I kolonnen Komponent beskrivelse kommer komponent beskrivelsen opp automatisk. I kolonnen Antall settes antallet komponenter som skal brukes i utstyret. Vedlikeholdsrutiner Her skal det registreres vedlikeholdsrutiner som leverandøren anser som en betingelse å gjennomføre, for å opprettholde sin reklamasjonsforpliktelse. Veiledninger og anbefalte vedlikeholdsrutiner skal registreres i Dokumenter ). Kolonnen FV-ID er låst og kun til internt bruk. I kolonnen Utstyrs ID hentes utstyrets kode fra nedtrekkslisten. I kolonnen Utstyr beskrivelse kommer utstyrsbetegnelsen opp automatisk. I kolonnen Kort utstyrsbeskrivelse skrives en beskrivelse på hva vedlikeholdsjobben går ut på. I kolonnen Intervall settes tidsintervallet på rutinen. I kolonnen Intervall benevn velges passende benevning fra nedtrekkslisten. I kolonnen Kommentar/Tekstfelt er det mulighet for å sette inn tilleggs informasjon som kan være nyttig for denne rutinen. Dokumenter
SIDE NR.: 9 av 9 Her skal alle produktark, utstyrslister, hms ark, romskjemaer, tavleskjemaer, og annen relevant dokumentasjon registreres (se krav til omfang). I kolonnen Filnavn settes/kopieres komplett filnavn inn inkl. filtype. I kolonnen Beskrivelse skrives det en liten beskrivelse av hva dette er. I kolonnen Kategori velges kategorien dokumentet passer inn i fra nedtrekkslisten. I kolonnene Ref utstyr og Ref komponent velges henholdsvis utstyr eller komponent som dokumentet refererer seg til hvis det er relevant. I kolonnen Merknad settes eventuelle tilleggsopplysninger. Dokumenter og innsamlingsark lagres samlet for hvert fagområde før det oversendes til oppdragsgiver på/via et egnet medium (for eksempel eroom) for videre distribusjon og kontroll. REFERANSER / VEDLEGG Ac.1 Retningslinjer for DAK-tegninger