NYE RETNINGSLINJER FOR SELVKOST 16.03.16

NYE RETNINGSLINJER FOR SELVKOST 16.03.16

Agenda Selvkost Retningslinjer for beregning av selvkost - H-3/14 de viktigste endringene Hvordan ivareta regelverket?

Selvkost Definisjon selvkost: Selvkost er den totale kostnadsøkningen en kommune eller et selskap påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Det skal kun være kostnader som direkte eller indirekte er knyttet til den samlede produksjon av den aktuelle varen eller tjenesten som skal inngå i beregningsgrunnlaget for selvkost. Det er da merkostnaden en har ved å levere en vare og tjeneste som kan dekkes inn ved gebyrer. Dersom tjenester skal leveres til selvkost, innebærer det følgende: - ikke tillatt å ha overskudd på tjenesten - ikke tillatt å ha underskudd på tjenesten

Selvkost Tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetalingen: Vannforsyning : Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg av 16. mars 2012 nr. 12 og forurensningsforskriften av 1. juni 2004. Brukerne av tjenesten bør bære kostnadene forbundet med tjenestene. Kommunen er imidlertid ikke pålagt full kostnadsdekning. Avløpshåndtering : Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg av 16. mars 2012 nr. 12 og forurensningsforskriften av 1. juni 2004. Brukerne av tjenesten bør bære kostnadene forbundet med tjenestene. Kommunen er imidlertid ikke pålagt full kostnadsdekning. Tømming av slamavskillere og lignende: Lov om vern mot forurensning og om avfall av 13.mars 1981, 26. For slam og renovasjon er det et lovmessig krav om at selvkost skal danne grunnlag for innbyggernes brukerbetaling.

Selvkost

Selvkost Hva skal tas med av kostnader og inntekter på et selvkostområde? Hvordan skal selvkost dokumenteres? Før 2003: Veiledende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester 1996 Rundskriv H-2095 Veiledende valgfrihet Fra 2003: Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester 2003 Rundskriv H-2140 fra Kommunal- og regionaldepart. 2014 Rundskriv H-3/14 fra Kommunal- og morderinseringsdepart. Pliktig til å følge disse ingen valgfrihet Ikke rettslig bindene overfor kommunene Vil nytt regelverk føre til at selvkostregnskapene blir 100 % korrekt?

Hvorfor nye retningslinjer? Systemet fungerte godt Enkelte deler var noe uklar og ble håndtert forskjellig i kommuner Benyttet rentefaktor - ikke i samsvar mellom faktiske rentekostnader Dagens regelverk fra 2003 10 år siden siste revidering Workshop i Norsk Vann sendte inn egen høringsuttalelsen Ikke alle forhold ble tatt hensyn til

Rundskriv H-3/14 fra Kommunal- og regionaldepartementet Kap 1. Sammendrag Kap 2. Kommunale tjenester og selvkost Kap 3. Selvkostprinsippet Kap 4. Selvkostkalkylen grunnlagsdata og ulike regnskapsprinsipper Kap 5. Selvkostkalkylen direkte og indirekte kostnader Kap 6. Selvkostkalkylen kapitalkostnader Kap 7. Selvkostkalkylen oppstilling og resultat Kap 8. Organisering av selvkosttjenester Kap 9. Tilgjengelighet, dokumentasjon og åpenhet omkring selvkostberegningene Vedlegg Skisser for selvkostkalkyle

De viktigste endringene: Ikke juridisk bindende angir en god praksis avvik må begrunnes Det er ingen selvkostplikt for vann og avløpstjenester MÅ VEDTAS Presiseringer av regnskapsprinsipper Fokus på dokumentasjon av fordeling av de interne tjenestene Ny kalkylrente ved beregning av kapitalkostnader 5-årig Swap rente Presisering omkring avskrivninger - nytt ang. håndtering av tomter Fremføring av overskudd/underskudd - 5-års regel Håndtering av tidligere års feil i regnskapet eller selvkostkalkylen Organisering av selvkosttjenester Fokus på tilgjengelighet og åpenhet om selvkostberegninger Ikke mange nye endringer - mer presiseringer og utdypninger Er det blitt noe klarere?

Kap 3. Selvkostprinsippet Genrasjonsprinsippet: Dagens innbyggere skal ikke betale for morgendagens innbyggere Dagens kostnad skal være mest mulig reell Uavhengig av finansieringsform: Måten anskaffelser er finansiert på skal ikke påvirke selvkost Kostnadsdekning: Kostnader kommunen har skal kunne tas inn i selvkostkalkylen Lagt opp til man får tilbake alle utlegg Kompensering for bundet kapital ved anskaffelsen Kostnaden må være pådratt, være reell og utgiftsført i regnskapet Tapte inntekter for kommunen eller andre refunderes ikke

Kap 5. Selvkostkalkylen direkte og indirekte kostnader Ingen reelle endringer i forhold til begrep og hvilke kostnader som kan tas med. Mer fokus på dokumentasjon av de indirekte kostnader (interntjenester) Stilles krav til oppsett av interne tjenester med fordelingsnøkler Skal fordele virkelige kostnader (selvkostpris ikke innbakt fortjeneste) Selvkostområder skal ikke subsidiere andre tjenester i kommunen Må derfor ha budsjettkalkyle etterkalkyle ved regnskapsavleggelsen Retningslinjer inneholder anbefaling på fordelingsnøkler som bør brukes Kan være tidkrevende og vanskelig å finne gode fordelingsnøkler Omsetningstall vil kunne brukes i mange tilfeller

Eksempler på beregning av fordelingsnøkler Ansvarsted Fordelingsnøkler Antall enheter totalt Andel avløp Fordelingsnøkler Regnskapstjeneste Antall bilag 120 000 20 000 16,67 % Innfordringstjeneste Antall utgående faktura 50 000 5 000 10,00 % Kontorstøtte Antall årsverk - - - Revisjon Antall bilag - - - Personaltjeneste Andel ansatte 1 100 10 0,91 % Velferds- og personalplitiske tiltak for ansatte Andel årsverk / andel ansatte - - - Sentral oppfølgning Andel ansatte - - - Kantinedrift Antall med tilgang på kantine 90 3 3,33 % Kopiering og trykktjenester Faktisk bruk - - - Ikt-tjenester (drift og opplæring) Antall terminaler 400 5 1,25 % Felles post, arkiv og sentralbord Faktisk bruk - - - Juridisk bistand Faktisk bruk - - - Påslag kapitalkostnader I % av sum henførbare indirekte kostnader (netto) 50-5

Eksempler på fordeling av indirekte kostnader Avløp Artsgruppe 0 1 2 3 4 Tjeneste nummer Tjenestetekst Fordelingsnøkkel Lønn og sosiale kostnader Kjøp av varer og tjenester som inngår i komm.tj.prod. Kjøp av tjenester Over førnger Inntekter Sum netto kostnad på tjenesten Andel for belastning Sum andel kostnad Regnskapstjeneste Antall bilag 3200 100 50 0 50 500 2900 16,67 % 483 Innfordringstjeneste Personaltjeneste Kantinedrift Antall faktura Andel ansatte Andel ansatte 1500 300 400 2200 100 400 4100 10,00 % 410 2500 100 0 0 150 400 2350 0,91 % 21 500 200 20 0 0 300 420 3,33 % 14 IKT-tjenester Antall pc 1900 800 2800 0 500 300 5700 1,25 % 71 Påslag kapitalkostnader Indirekte tjenester 50 SUM 15470 1050

Kap 5. Selvkostkalkylen direkte og indirekte kostnader Ikke krav til å bruke kommunens interne tjenester Ved kjøp av eksterne tjenester - direkte kostnad benytte virkelig kostnad Interne salg av varer, eiendeler, bygg, tomt etc. - direkte kostnad eller intern kostnad? Utgangspunkt: Kommunen skal få dekket alle sine kostnader Det man selger har en reell salgsverdi Kostnadsdeking kan medføre inntektstap for kommunen Retningslinjene tar ikke dette opp som tema Kursholdere mener at det kun skal være kostnadsdekning Kommunerevisjon har godkjent salgsverdi Hva er rett salgsverdi?

Kap 6. Selvkostkalkylen kapitalkostnader Ikke tillatt å bruke gebyrinntekter eller fond til finansiering av investeringer Låneopptak er eneste finansieringskilde Kan ikke bruke virkelige renter og avdrag på lån som kostnadselement Kapitalkostnader = avskrivninger + alternativkostnad Avskrivningsgrunnlag: Aktivering: Avskrivningstid: Avskrivningsmetode: Alternativkostnad: Netto investeringskostnad Senest året etter at anlegget er anskaffet eller tatt i bruk Ihht. kommunale regnskapsforskrifter er de korrekt Kan velge kortere avskrivningstid Tomter skal avskrives over 50 år Linære avskrivninger (like avskrivninger alle år) 5-årig Swap rente + 0,5 prosentpoeng www.kommunalbanken.no

Kap 7. Selvkostkalkylen oppstilling og resultat Det stilles krav i retningslinjene om at selvkost må dokumenteres: Fremkomme direkte av regnskapet dersom detaljert regnskap avlegges Selvkostkalkyle Eget oppsett som vedlegges regnskapet - noteopplysning Må vise kostnader og inntekter (detaljert eller summert i hovedsummer) Må vise at tjenestene går til selvkost (evt. subsidiering) Må vise saldo på selvkostfond Må vise minimum siste regnskapsår gjerne over flere år Fremkommer noen gode eksempler på oppstillinger av en selvkostkalkylen

Kap 7. Selvkostkalkylen oppstilling og resultat Dersom tjenestene skal leveres til selvkost så må de ulike tjenestene gjøres opp Ved overskudd: avsetning til fond Ved underskudd: gjøre bruk av fond (om det er et positivt fond) Har vært uklare retningslinjer omkring bruk av fond - når kan/skal fond brukes? Krav til fremføring av overskudd/underskudd: Positivt fond: Brukes innen 5 år etter at det har oppstått Negativt fond: Dekkes innen 5 år etter at det er oppstått NB: 5-års regelen gjelder for det enkelte overskudd/underskudd Eks. overskudd i 2015 må da brukes senest året 2020 Kommende økonomiplanperioden må derfor ta hensyn til selvkostfondene Ha oversikt over når de ulike overskudd/underskudd har oppstått

Kap 7. Selvkostkalkylen oppstilling og resultat Feil i tidligere års regnskap - har konsekvens for selvkost Feil i kostnad som brukes inn i selvkostkalkyle Skal disse korrigeres? Korrigering må gjøres i selvkostkalkylen for de kommende år Feil i tidligere års selvkostkalkyler Feil i fordeling av interne kostnader Skal disse korrigeres? Korrigering må gjøres i selvkostkalkylen for de kommende år Hvor langt tilbake skal man korrigere For lave gebyrer - hovedregel 5 år For høye gebyrer - hovedregel 5 år (Må vurdere beløpsstørrelser)

Kap 8. Organisering av selvkosttjenester Ulike selskapsformer og ulike samarbeidsformer skaper utfordringer Hvordan skal selvkost håndteres Hvor skal dokumentasjon av selvkost ligge Hvor skal inntekter føres Hvor skal fond være Hvordan skal gebyrene fordeles samarbeid mellom kommuner Mange kommuner har mistet oversikten Avfallsbransjen har hatt utfordringer på dette i flere år VA kommer nok til å få utfordringer Behov for å stramme inne dette synligjøre kommunens ansvar

Kap 8. Organisering av selvkosttjenester Kommunen har hele eller deler av tjenesten selv Kommunen har da ansvaret selv for å følge retningslinjer om selvkost Kommunen er ansvarlig for å utarbeide selvkostkalkyle Inntekter vil som regel føres i kommunens regnskap Fond skal håndteres og fremkomme i kommunens regnskap Kommunen har satt ut hele tjenesten til andre Selskapet vil da være ansvarlig for å følge retningslinjer om selvkost Selskapet vil også være ansvarlig for å utarbeide selvkostkalkyle Inntekter vil som regel føres i selskapets regnskap Fond skal håndteres og fremkomme i selskapets regnskap Kommunen skal opplyse om organisasjonsform og resultatet av selvkostområdet i noteopplysninger til kommuneregnskapet

Kap 9. Tilgjengelighet, dokumentasjon og åpenhet om selvkostberegningen Satt mer fokus på åpenhet omkring selvkostområdene Kostrarapportering og statistikker gir data tilgjengelig Forståelse og innsyn er blitt viktigere Brukere av tjenestene Politikere Stille større krav til VA-bransjen Troverdighet Våre rammevilkår - danner grunnlag for de tjenester vi skal levere Har det så mye å si? Kan vi miste det?

Selvkostkalkylen bør og skal kontrolleres av revisor

Hvordan ivareta regelverket? Hvem har ansvaret? Følger vi dagens regelverk? Hvordan skal vi endre det?

SPØRSMÅL?