Økonomireglement sammenfattet versjon 14.01.11 Økonomireglement for Steinkjer kommune Behandling: Sist revidert 16.06.10 0
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET s. 2 2. REGLEMENT FOR ÅRSBUDSJETT OG DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET s. 3 3. REGLEMENT FOR BUDSJETTOPPFØLGING OG RAPPORTERING s. 11 4. REGLEMENT FOR ØKONOMIPLAN s. 13 5. ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN s. 15 6. REGNSKAPSPRINSIPP OG ÅRSAVSLUTNING s. 21 7. DIVERSE BESTEMMELSER OM REGNSKAPET s. 25 8. KJØP OG SALG AV VARER OG TJENESTER, ANVISNING OG FAKTURERING s. 33 9. FINANSREGLEMENTET s. 40 10. REGLEMENT FOR INNKJØP s. 45 11. REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKT s. 58 12. ETISKE RETNINGSLINJER AV 20.06.07 s. 63 1
1. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 1.1 BAKGRUNN Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25.09.92 med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter - jmfr kommuneloven 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning - jmfr kommuneloven 48 nr 6 Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jmfr kommuneloven 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier - jmfr kommuneloven 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jmfr. kommunelovens 52 nr 2 De nye reglene er mer rammepreget enn de forrige og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement. 1.2 FORMÅL Formålet med økonomireglementet er: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Å dokumentere noen viktige økonomirutiner Økonomireglementet er bygget opp med budsjett- og regnskapsteori sammen med fremgangsmåter (rutiner) for hvordan vi løser de viktigste spørsmålene i vår egen økonomiforvaltning. Økonomireglementet er utarbeidet med NKKs normalreglement som grunnlag og tilpasset kommunens spesielle behov. 2
2. REGLEMENT FOR ÅRSBUDSJETT OG DELEGERING AV BUDSJETTMYNDIGHET 2.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 45-47 og forskrift av 15. desember 2000 om årsbudsjett med merknader. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11). Dette reglementet inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytting til budsjetteringsarbeidet og fordeling og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir i sitt budsjettvedtak. 2.2 FORMÅL Budsjettforskriften av 15.12.00 åpner for og legger til rette for at kommunestyret kan drive utstrakt rammebudsjettering og målstyring. Reglementet skal klargjøre innholdet i og fordelingen av de driftsrammer som kommunestyret bevilger i sitt vedtak om årsbudsjett. Reglementet skal også klargjøre hvilke fullmakter kommunestyret delegerer til underordnede organer. 2.3 ANSVAR 2.3.1 RÅDMANNENS ANSVAR Rådmannen skal utarbeide et forslag til årsbudsjett inkl. økonomiplan for de 3 kommende budsjettår. Budsjettet skal fremstilles i nettobeløp på respektive programområder / rammeområder. Rådmannens forslag forelegges (i tillegg til formannskap og kommunestyre) hovedutvalgene, administrasjonsutvalget, arbeidsmiljøutvalget, ansattes organisasjoner, eldrerådet, ungdomsrådet og rådet for funksjonshemmede. 2.3.2 FORMANNSKAPETS ANSVAR Formannskapet lager innstilling i åpent møte til kommunestyret etter behandling i hovedutvalg. Budsjettinnstillingen skal være spesifisert på respektive programområder (rammeområder) i nettobeløp. 2.3.3 KOMMUNESTYRETS ANSVAR Kommunestyret vedtar årsbudsjettet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. 3
2.4 ÅRSBUDSJETTETS INNHOLD OG INNDELING Årsbudsjettet er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Kommunestyrets prioriteringer samt de målsettinger og premisser som budsjettet bygger på, skal komme tydelig frem. Budsjettet skal fremstilles i ett samlet dokument, hvor drifts- og investeringsbudsjettet inngår. 2.5 PROGRAMOMRÅDER (RAMMEOMRÅDER) Rådmannen Bistand og omsorg Helse og rehabilitering Kommunaltekniske tjenester Kultur Plan og natur Skole og barnehage Informasjon, økonomi og IKT Fellesområdet (frie inntekter, renter/avdrag mv). 2.6 VEDLEGG TIL ÅRSBUDSJETT Økonomisk oversikt for drifts- og investeringsbudsjettet skal ligge ved årsbudsjettet. Oversikten skal vise hele kommunens budsjett fordelt på typer av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, samt utgifter, utbetalinger og avsetninger jfr. budsjettforskriftens 12 (hovedoversikten). Oversikten skal ikke behandles av kommunestyret og er derav ikke bindende. Dette for å unngå brudd med prinsippet om rammebudsjettering. 2.7 ANDRE FULLMAKTER Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre årets låneopptak i samsvar med kommunestyrets budsjettvedtak. Rådmannen gis fullmakt til å inngå leie- og leasingavtaler samte rammeavtaler i den grad det er økonomisk forsvarlig i forhold til kjøp. Rådmannen gis fullmakt til å fastsette egenandeler og priser ved salg av varer og tjenester i kommunen der disse ikke er fastsatt av annen myndighet. 2.8 ØKONOMIPLAN OG ÅRSBUDSJETTET Rådmannen sender i juni ut budsjettrundskriv for utarbeidelse av økonomiplanen og årsbudsjettet med vedtak i desember, jfr. økonomisystemets årssyklus. 4
Tidsplanen for arbeidet fremstilles slik: Rundskriv fra rådmannen Administrativ behandling i avdelingene Frist avdelingene Rådmannens forslag presenteres Formannskapet Kommunestyret Medio juni Juni - august 1. september Ca 25. oktober Ca 01. desember Medio desember Økonomiplanen skal gjelde for fire år angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden danne grunnlaget for årsbudsjettene følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige del og sentrale vedtak som er gjort. Avdelingene utarbeider sine forslag til økonomiplan på ansvarsnivå innenfor sine respektive rammeområder. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen. Årsbudsjettet skal utgjøre år 1 i økonomiplanen og gjelde for ett år bygge på prioriteringer i økonomiplanen være bevilgningsdokument, dvs. at vedtatt budsjett angir hvilke netto rammer kommunestyret har bevilget til kommunens virksomhet det kommende året. Rammene er bindende for rammeområdene. Avdelingene utarbeider sine forslag til årsbudsjett på underpostnivå innenfor sine respektive rammeområder etter gjeldende budsjettforskrifter. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen. 2.8.1 OPPSTILLING OG FORDELING Økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides etter en fastsatt mal. De skal bygge på sist avlagte regnskap og budsjett- og regnskapstall for inneværende år som korrigeres for: - Forventede endringer i perioden (ny virksomhet o.l.) - Målsettinger for avdelingenes virksomhet - Resultater som forventes nådd i planperioden - Endringer i stillinger (nye/omgjøringer/reduksjoner) Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet på rammeområder iht obligatorisk oppstilling, jfr budsjettforskriften vedlegg 1a, 2 og 4. I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Kommunestyret bestemmer selv hvordan økonomiplanen skal fremstilles. Økonomiplanen skal vedtas på netto rammeområde på lik linje med budsjettet. 5
Innenfor hvert rammeområde sorterer flere ansvar fastsatt i den interne kontoplanen. I tilfeller hvor kommunestyret vedtar en innsparing for et rammeområde, skal denne så langt mulig spesifiseres. 2.8.2 BEHANDLING Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommunelovens 44 og 45, og budsjettforskriften 3 og 4. 2.9 DISPOSISJONSFULLMAKTER I BUDSJETTSAKER Kommunestyret kan vedta budsjettet som brutto utgifter og brutto inntekter eller gi en nettoramme. Avhengig av detaljgraden på nettorammen i bevilgningsbudsjettet skal kommunestyret i tillegg gi mål og premisser for tildelingen. Kommunestyret må selv avgjøre hvilket detaljnivå de vil vedta bevilgningsbudsjettet på gjennom bestemmelser i økonomireglementet. Det nivå kommunestyret vedtar budsjettet på er med på å bestemme når kommunestyret selv må foreta budsjettjusteringer. Er bevilgningene gitt netto pr ansvarsområde skal kommunestyret selv foreta budsjettjusteringer når nettorammen for det gitte ansvarsområde er overskredet. Er bevilgningen gitt brutto inntekt og brutto utgift må kommunestyret få seg forelagt budsjettjustering dersom enten brutto inntekten har avvik eller at brutto utgiften har avvik. Kommunen må derfor tenke nøye gjennom denne problemstillingen og vedta budsjettet på det nivå som er naturlig for kommunen selv. I dette økonomireglement tas det utgangspunkt i at kommunestyret vedtar nettorammer pr avdeling. Dette medfører at man gjennom budsjettrapportene gjennom året må periodisere budsjettet for å kunne vurdere om nettorammen på et gitt tidspunkt er overskredet eller om man er innenfor de vedtatte bevilgninger. Har en avdeling overskredet det periodiserte budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, pr dato dekkes inn i løpet av året legger rådmannen fram sak om tilleggsbevilgning til kommunestyret. ANVENDELSESOMRÅDE Prosedyren for disposisjonsfullmakter i budsjettsaker skal benyttes når Nettorammen fra kommunestyret skal fordeles Det skal foretas budsjettendringer i løpet av året ANSVAR Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at budsjettreglementet følges. Avdelingslederne har tilsvarende ansvar overfor rådmannen at reglementet blir fulgt i egen avdeling. 6
BESKRIVELSE AV GJENNOMFØRING Budsjettreglementet kommer til anvendelse når det er nødvendig å endre kommunestyrets vedtatte årsbudsjett eller hovedutvalgene sine fordelinger av rammeområdene gitt av kommunestyret. Rådmannen legger fram for formannskapet sak om budsjettendringer på rammeområde rådmannen. Avdelingslederne legger fram sak til hovedutvalgene for budsjettendringer innenfor sine rammeområder. 2.9.1 KOMMUNESTYRETS KOMPETANSE Drift: Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken iht kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Kommunestyret skal selv vedta et budsjett satt opp iht budsjettskjemaene 1a og 2. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning pr rammeområde fremgå. Rammeområdene er sammensatt av flere ansvar iht den interne kontoplanen. Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr kommuneloven 45, nr 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Kommunestyret må selv foreta endringer i de komponenter som hører innunder sum frie disponible inntekter finansutgifter netto avsetninger netto til finansiering av utgifter ført opp i investeringsbudsjettet, jfr budsjettskjema 1a. Kommunestyret selv skal foreta budsjettjusteringer dersom netto bevilgningen til et rammeområde er overskredet, jfr budsjettskjema 2. Investering: Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside og fordele investeringsrammer til den enkelte avdeling, jfr budsjettskjema 4. Kommunestyret selv skal foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt på, jfr budsjettskjema 4. 2.9.2 BEGRENSNINGER I FULLMAKTSBESTEMMELSENE Fullmakten etter dette reglement er begrenset til budsjettsaker som ikke omfatter: tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak 7
2.9.3 FULLMAKTER TIL FORMANNSKAPET Med de begrensninger som følger av pkt. 2.3.2 samt budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: a) Formannskapet gis de samme fullmakter i driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet som følger av pkt. 2.3.4 bokstav a-d. Formannskapets fullmakter gjelder i tillegg budsjettendringer mellom rammeområder i driftsbudsjettet eller investeringsbudsjettet i tilfeller rammeområdenes netto rammer ikke endres. Avsetninger: Formannskapet får fullmakt til å foreta avsetninger av ledige driftsmidler til disposisjonsfond. Dette gjelder for alle rammeområder. Det forutsettes at kommunen totalt sett ved regnskapsårets slutt har ledige driftsmidler. Formannskapet har i tillegg fullmakt til å avsette ledige bundne midler til bundet driftsfond. Bruk av avsetninger: Formannskapet gis fullmakt til å disponere avsetninger fra disposisjonsfond. Disponering av midlene skal i utgangspunktet ikke benyttes til å øke driftsnivået på rammeområdet men brukes til å finansiere ekstraordinære tiltak. Formannskapet gis fullmakt til å disponere bundet driftsfond innenfor de forutsetninger som gjelder for bruk av midlene. 2.9.4 FULLMAKTER TIL HOVEDUTVALG Med de begrensninger som følger av pkt. 2.3.2 samt av budsjettforskriftene, gjelder følgende fullmakter: a) Hovedutvalget gis fullmakt til å fordele kommunestyret sin nettoramme på ansvar og arter innenfor avdelingens rammeområde. Hovedutvalget gis i driftsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettendringer innenfor rammeområdet for avdelingen forutsatt at netto rammen ikke er overskredet. Budsjettendringen kan gjelde innenfor et ansvarsområde eller mellom ansvarsområder. b) Hovedutvalget gis fullmakt til å disponere merinntekter i løpet av budsjettåret. Disponeringen synliggjøres i budsjettet gjennom budsjettendringer. c) Hovedutvalget må selv foreta budsjettjustering når en postgruppe (en postgruppe er en samling av arter for eksempel postgruppe 01-09 Lønn) innenfor et ansvarsområde viser merutgift/mindre inntekt og inndekking skjer ved at midler flyttes mellom ansvarsområder. Hovedutvalget står fritt til selv å avgjøre om det vil regulere budsjettet ytterligere (på underpost). 8
d) Hovedutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i investeringsbudsjettet innenfor sitt rammeområde når slik endring gjelder økning i bevilgning til et prosjekt og dekning skjer ved at bevilgning til et annet prosjekt innen samme rammeområde reduseres tilsvarende. e) Sak om tilleggsbevilgninger behandles av formannskapet evt. kommunestyret. Sak skal først fremmes når det ikke er mulighet for omdisponering innen eget rammeområde. Formannskapet skal innstille til kommunestyret i slike saker. Avsetninger: Hovedutvalget gis fullmakt til å avsette ledige driftsmidler på eget rammeområde til disposisjonsfond. Det forutsettes at kommunen totalt sett ved regnskapsårets slutt har ledige driftsmidler. Hovedutvalget har i tillegg fullmakt til å avsette ledige bundne midler til bundet driftsfond. Bruk av avsetninger: Hovedutvalget gis fullmakt til å disponere bundet driftsfond på rammeområdet innenfor forutsetningene for bruk av midlene. 2.9.5 FULLMAKTER TIL RÅDMANNEN Rådmannen skal ifølge budsjettforskriften sørge for at årsbudsjettet foreligger på detaljnivå innenfor de rammer som kommunestyret har vedtatt innen 15.januar i det året budsjettet gjelder for. Rådmannen gis i driftsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettjustering innenfor et ansvarsområde. Rådmannen gis fullmakt til overføring av budsjettbeløp i investeringsbudsjettet som følge av forskyvning av prosjektenes framdrift, ved at budsjettbeløp reduseres i regnskapsåret og overføres til påfølgende budsjettår. Prosjektenes totalbudsjett kan ikke endres. 2.9.6 FULLMAKTER TIL ORDFØREREN Innenfor kommunens samlekonto for diverse fellesutgifter (ansvar 1101) gis ordføreren (med varaordføreren som stedfortreder) fullmakt til å foreta bevilgninger til formål av ikke prinsipiell karakter innenfor en ramme på kr. 10.000,- pr. sak. Jfr. kommunestyrets vedtak i sak 07/220 (møte 12.12.07). 2.9.7 OPPFØLGING AV BUDSJETT Det kan ikke foretas endring av inneværende års budsjett etter 31.12. 9
2.10 OVERSKRIDELSER a. Bevilgningene i drifts- og investeringsbudsjettet skal ikke overskrides før det i tilfellet er gitt tilleggsbevilgning. b. Rådmannen skal gjennom sin budsjettkontroll føre slikt tilsyn at budsjettoverskridelser unngås. c. Den som har myndighet til å disponere over en bevilgning står ansvarlig i forhold til overordnet myndighet. 2.11 TILLEGGSBEVILGNINGER OG OMDISPONERINGER Forslag om tilleggsbevilgninger og omdisponeringer på budsjettet fremmes i så god tid at de som senere skal behandle forslaget får rimelig tid til å vurdere nødvendigheten av den foreslåtte bevilgning og mulighetene for å dekke den. Når det er nødvendig med tilleggsbevilgninger, skal de forslag som fremmes omfatte hvilke muligheter som foreligger for at bevilgningen kan dekkes enten ved nedsettelse av andre bevilgninger eller forhøyelse av inntektsanslag. 2.12 INVESTERINGER SOM FINANSIERES MED LÅNEOPPTAK I den utstrekning bevilgningene til nybygg og nyanlegg mv. forutsetter låneopptak, kan bevilgningene ikke brukes før låneopptaket er formelt godkjent. 10
3. REGLEMENT FOR BUDSJETTOPPFØLGING OG RAPPORTERING 3.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, 47. Reglementet dekker hele kommunens budsjettoppfølging og rapportering i henhold til vedtatte budsjettrammer. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11). 3.2 FORMÅL MED FORVALTNINGEN Kommunelovens 47 inneholder bestemmelser om årsbudsjettets bindende virkning. De rammer som er angitt i årsbudsjettet for utgifter til bestemte formål, må ikke overskrides uten at det på forhånd er foretatt de nødvendige endringer i budsjettet. Unntatt herfra er utgifter som kommunen har en umiddelbar rettslig forpliktelse til å dekke eksempelvis kontraktsmessig, arbeidsrettslig, erstatningsrettslig, eller basert på rettighetsbestemmelse i lov. Skjer det vesentlige endringer i løpet av budsjettåret i forhold til utgifter og inntekter, skal rådmannen (rådmannen) informere kommunestyret, slik at arbeidet med budsjettendring kan komme i gang. 3.3 BUDSJETTOPPFØLGING Rådmannen skal ved utgangen av hver måned gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjettet, og iverksette de eventuelle justeringer i driften som er nødvendig for å innarbeide avvikene. Ved fare for overskridelser av den budsjettrammen som det enkelte nivå har fått seg tildelt, skal det fremmes sak for det organ/enhet som kan ta stilling til den budsjettjusteringssak som fremmes. 3.4 RAPPORTERING Hovedutvalg / formannskap / kommunestyret skal få seg forelagt budsjettavviksanalyser som viser avvik sett i forhold til de mål og premisser som er vedtatt i årsbudsjettet. Vesentlige avvik skal kommenteres særskilt med angivelse av hvilke tiltak som blir iverksatt for at måloppnåelsen skal finne sted. Prognoser for resten av året beskrives i rapporten. 11
Rapporteringshyppighet: Formannskap Kommunestyre Budsjettavviksanalyse februar Budsjettavviksanalyse mai mai / juni Budsjettavviksanalyse sept. sept. / okt. Budsjettavviksanalyse november Regnskap / årsmelding april april For investeringsprosjekter skal framdriften og økonomiske forhold kommenteres. Investeringsprosjekter som er avsluttet skal fremlegges for kommunestyret. Rådmannen skal i forbindelse med budsjettavviksanalysene foreta en rapportering på HMS. Rådmannen foretar også en rapportering over medarbeiderresultater til administrasjonsutvalget og arbeidsmiljøutvalget. 12
4. REGLEMENT FOR ØKONOMIPLAN 4.1 OVERORDNETE RAMMER Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 44. Arbeidet med handlingsprogram med økonomiplan er hjemlet i: a) Plan- og bygningslovens 20-1 tredje avsnitt om at kommuneplanen skal ha en kortsiktig del som skal inneholde samordnet handlingsprogram for sektorenes virksomhet de nærmeste årene. b) Kommunelovens 44 Økonomiplan som pålegger kommunene en gang i året å vedta en rullerende økonomiplan som skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige planleggingsvirksomhet. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11). Dette reglementet inneholder retningslinjer og fullmakter i tilknytting til økonomiplanarbeidet. 4.2 FORMÅL Gjennom økonomiplanen skal kommunen oppfylle de mål og strategier som er vedtatt i kommuneplanens langsiktige del. Kommunen har innført et styringssystem som i større grad bidrar til bedre styringsmuligheter for politiske organer og den enkelte leder. Fra en ensidig fokusering på økonomiske data, skal også andre områder settes i fokus; Brukerresultater og medarbeider resultater. For å sikre god samordning av planarbeidet har kommunen valgt å sammenstille kommuneplanens handlingsprogram og økonomiplanen i ett dokument Handlingsprogram med økonomiplan. Utarbeidelsen av planen er en viktig strategisk prosess med tanke på kommunens fremtidige produksjon av tjenester og tilhørende resultater. 4.3 ARBEIDSFORM OG FRAMDRIFTSPLAN FOR UTARBEIDELSE AV ØKONOMIPLAN (ELLER HANDLINGSPROGRAM MED ØKONOMIPLAN) 4.3.1 RÅDMANNENS ANSVAR Handlingsprogram med økonomiplan (i det etterfølgende kalt økonomiplan) utarbeides årlig og omfatter siste årsregnskap, inneværende års budsjett og de fire neste budsjettår. Økonomiplanen og årsbudsjett skal behandles parallelt i 2. halvår. Vedtatt økonomiplan er styrende for kommunens interne forhold ved utarbeidelsen av budsjett for planens første år. Ved vesentlige endringer i kommunens økonomi bør økonomiplanen fremlegges til ny behandling. Rådmannens forslag skal være spesifisert på de respektive områder i nettobeløp. Investeringsprosjekter skal fremkomme enkeltvis under de respektive områder. 13
Videre skal det fremlegges oversikt over planlagte investeringsprosjekter med finansiering og driftskonsekvenser utviklingen i rente- og avdragsbelastningen utviklingen i langsiktig gjeld utviklingen i garantiansvar Til de enkelte bevilgninger som kommunestyret vedtar skal det knyttes mål og premisser. Økonomiplanen skal bygge på kommuneplanens langsiktige del, de forutsetninger og økonomiske anslag som fremgår av Kommuneproposisjonen og Revidert nasjonalbudsjett som legges fram i mai hvert år. Videre skal det foretas en drøfting av den økonomiske handlefriheten de ulike år i planperioden. Rådmannens forslag forelegges (i tillegg til formannskap og kommunestyre) hovedutvalgene, administrasjonsutvalget, arbeidsmiljøutvalget, ansattes organisasjoner, eldrerådet, ungdomsrådet og rådet for funksjonshemmede. 4.3.2 FORMANNSKAPETS ANSVAR Formannskapet lager innstilling i åpent møte til kommunestyret etter behandling i hovedutvalg. 14
5. ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN 5.1 ØKONOMIMODELLEN OG ØKONOMISYSTEMET 5.1.1 ØKONOMISYSTEMET Økonomistyring er bl.a å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig. For å bedre økonomistyringen har kommunen utarbeidet hensiktsmessige økonomimodeller som benyttes i et økonomisystem. Et økonomisystem består hovedsakelig av følgende moduler: Hovedregnskap/budsjett Lønns og personalsystem Fakturering og logistikk I tillegg er det en rekke fagsystemer (for eksempel innenfor bistand og omsorg, sosialdata, forvaltnings- drift- og vedlikeholdssystem for bygninger mv.) som benyttes av kommunens ulike avdelinger. Disse systemene avgir data til de 4 hovedmodulene som utgjør økonomisystemet. I den løpende økonomistyring er spesialsystemene et viktig supplement til økonomisystemet. Hovedregnskaps/budsjettsystemet er sentralt i oppbyggingen av en økonomimodell, fordi her samles og presenteres data fra alle modulene i økonomisystemet og fra de ulike fagsystemer. 5.1.2 ØKONOMIMODELLEN Grunntanken i økonomimodellen er "rendyrking" av logisk uavhengige styringsbegreper. I økonomimodellen kalles disse styringsbegrepene dimensjoner og kan settes sammen etter behov. Dimensjonene skal gi relevante data for økonomistyring, hvilket innebærer at hva vi ønsker å få ut skal styre hva vi legger inn i økonomisystemet. Økonomimodellen (kontostrengen) styrer "input" i økonomisystemet. Økonomisystemene kan stort sett håndtere 4-8 dimensjoner, men de fleste kommunene velger i første omgang å benytte 3-4 dimensjoner. Behov for flere dimensjoner vil stort sett komme fra den enkelte avdeling/etat knyttet til løsningen av spesielle oppgaver. Det er hovedsakelig tjenestene (hva som gjøres/skal gjøres) og ansvar (måten tingene gjøres på) som påvirker ressursinnsatsen (utgifts- og inntektstyper) og dermed også muligheten for å skape resultater og realisere målene. Det er derfor logisk å bygge opp økonomimodellen med basis i : Konto (ressursbruk inntekts og utgiftstyper) Ansvar (måten ting gjøres på) Funksjon (hva som gjøres) som obligatoriske dimensjoner. I en del tilfeller er det også nødvendig å vise spesielt hva vi gjør noe med (objekt/anlegg) eller hvem vi gjør noe for (målgruppe) og dette kan enten ivaretas i prosjektdimensjonen, eller i en av de frie dimensjonene. 15
Hovedinndelingen av regnskap og budsjett En kommune må inndele regnskap og budsjett i følgende deler: ÅRSREGNSKAP/BUDSJETT Driftsregnskap/budsjett + Investeringsregnskap/budsjett = Bevilgningsregnskap/budsjett Balanseregnskap Bevilgningsregnskap/budsjett (drifts og investeringsregnskapet) vil benytte flere dimensjoner f.eks. ansvar, konto, funksjon og prosjekt. Balansen kan benytte en egen dimensjon eller en spesialutgave av ansvarsdimensjonen. Det kan benyttes flere dimensjoner i balansen for eksempel for å spesifisere anleggsmidler (bygninger, maskiner mv.) eller andre diverse poster (f.eks. tidsavgrensning i årsoppgjøret eller uidentifiserte poster). Drifts- og investeringsdelen benytter de samme dimensjonene. I økonomimodellen kan skillet mellom drifts- og investeringsdelen gjennomføres i en av de dimensjonene som er obligatorisk (for eksempel ansvar, konto eller tjeneste/funksjon). Som mange andre kommuner gjennomfører Steinkjer kommune skillet i konto, slik at første siffer i konto angir investering eller drift (0=investeringsdelen og 1=driftsdelen). Eksempel på byggeklosser i en økonomimodell KONTO Styrer det meste i øk.modellen. Bl.a. knyttes konteringsregel til konto. Balansekonti må legges i dim 0. Første siffer i kontoklasse er første siffer i denne dimensjonen. ANSVAR Ansvar defineres som den instans/person som har ansvar for at resultatene skapes og budsjettene holdes (hvem har ansvar for ressursbruk/inntekter-måten tingene gjøres på). Ansvarsdimensjonen viser organiseringen av virksomheten og dermed hvem som har ansvaret for de enkelte ledd i ansvarskjeden. FUNKSJON Funksjon skal vise hvorfor vi har disse utgiftene/inntektene og hva som gjøres/skal gjøres (hvilke funksjoner inntekter/utgifter kan henføres til). Funksjonsstrukturen viser de ting som er aktuelle å utføre for å realisere målene. Innenfor en etat avdeling(ansvarsområde) er det et hierarki av funksjoner som det skal skapes resultater på, for å oppfylle virksomhetens mål. RESSURS/OBJEKT Ressursnr. benyttes på personrelaterte konti. Ressursnr. blir viktig mht å gå ned i detaljer i regnskapet (lønn, reiseregning m.v) Objekt benyttes for å beskrive fysiske objekter i maskinregnskapet PROSJEKT Prosjektdimensjonen vil stort sett inneholde tidsbegrensede aktiviteter. I første omgang er det aktuelt å benytte prosjekt i forbindelse med oppføring av bygg og anlegg, tiltak i forbindelse med handlingsprogrammet/økonomiplan, tilskudd som krever eget regnskap osv. Prosjekt er årsuavhengig, dvs at flere år kan til enhver tid ses i sammenheng. 16
FRI DIMENSJON Fri dimensjon benyttes for å beskrive fraksjoner innenfor renovasjon, aktiviteter på veg, kostnadssted eller geografiske sted. RENDYRKING AV LOGISK UAVHENGIGE STYRINGSBEGREPER OBLIGATORISKE DIMENSJONER: KONTO ANSVAR FUNKSJON DELVIS OBLIGATORISK: RESSURS (obligatorisk ved bruk på lønn og andre oppgavepliktige godtgjørelser OBJEKT (obligatorisk i maskinregnskapet) PROSJEKT (f.eks alltid obligatorisk i investeringsdelen) FRI DIMENSJON: Innenfor de ulike dimensjoner er det egne kontoplaner, f.eks. en kontoplan for ansvar, konto, funksjon og prosjekt, som i spørring og rapportering kobles sammen for lettere å presentere økonomisk informasjon. I økonomisystemet kan det legges opp til konteringsregler som effektiviserer input og kontrollfunksjonene i det daglige bruk. Administrativ styring og oppfølgning vil være fokusert på ansvar, mens politisk styring og prioritering vil være mest opptatt av tjenester/funksjoner. Eksempel på registreringsnivå for drift og investering: Med registreringsnivå forstås den kontospesifikasjon (kontostreng) som benyttes ved anvisning av regninger og lønn for registrering i datasystemene. DRIFT Kontostrengen består av følgende komponenter: Konto Ansvar Funksjon Ressurs/ Prosjekt Fri dim objekt 5 siffer 4 siffer 4 siffer 5/2 siffer 4 siffer 3 siffer Konto, Ansvar og Funksjon er obligatorisk registreringsnivå i driftsregnskapet. Dvs. at man alltid må fylle ut disse dimensjonene når man skal postere i driftsregnskapet. 17
INVESTERING Kontostrengen består av følgende komponenter: Konto Ansvar Funksjon Ressurs/ Prosjekt Fri dim objekt 5 siffer 4 siffer 4 siffer 5/2 siffer 4 siffer 3 siffer I investeringsregnskapet er Konto, Ansvar, Funksjon og Prosjekt obligatoriske dimensjoner. Konto: Denne dimensjonen beskriver kostnadsart. Alle brukere må innom denne. Denne dimensjonen forteller hva kostnaden er: driftsutgifter i driftsregnskapet, eks; lønn, utstyr, forbruksvarer, maskiner, overføringsutgifter, utgifter i kapitalregnskapet, eks: nyanlegg, nybygg, kjøp av fast eiendom, finasieringsutgifter, eks: avdrag på lån, avsetn. til fond, driftsinntekter i driftsregnskapet, eks: leieinntekter, overføringer fra stat, inntekter i kapitalregnskapet, eks: salg av fast eiendom, tilskudd, og finansieringsinntekter, eks: bruk av fond, bruk av lån.. I denne dimensjonen har vi lagt opp til å benytte obligatorisk 5 siffer der første siffer er kontoklasse. 2-4 siffer tilsvarer kostra-art, mens 5 siffer er intern spsifisering av kostra-art. Ansvar: Ansvarsdimensjonen er rendyrket slik at dimensjonene kun beskriver ansvar Med ansvar menes administrativt og økonomisk ansvar. I denne dimensjonen har vi lagt opp til å benytte obligatorisk 4 siffer, der de første to sifferene beskriver avdeling og de to neste sifferene beskriver tjenesteenhet. Alle brukere må innom denne. Funksjon. Denne nyttes for å plassere kostnaden på funksjon for økonomistyring. I denne dimensjonen har vi lagt opp til å benytte obligatorisk 4 siffer, der første til tredje siffer tilsvarer kostrafunksjon. Fjerde siffer er intern spesifisering av kostra-funksjon. Et overordnet styringsgrep er å ha oversikt over utgiftene til disse funksjonene til enhver tid for å kunne endre funksjonen på andre områder for å balansere regnskap mot budsjett. F.eks: Hvor mye har spesialundervisningen kostet hittil i år mot tidligere år. Ressurs/objekt. Ressurs benyttes på personrelaterte konti. (lønn, reiseregninger m.v.) Ved å benytte ressurs som en dimensjon i kontoplanen gir det mulighet til å holde oversikt over kostnadene for den enkelte ansatte, og dermed mulighet for å oppdage feil ved utbetaling av for eksempel lønn og kontroll av innmeldinger i lønnssystemet. Objekt benyttes for å spesifisere fysiske objekter i maskinregnskapet. Hvert fysiske objekt har et eget objektnr. Prosjektdimensjonen. Prosjektdimensjonen nyttes for prosjekt som gjerne går over flere regnskapsår. Det brukes også i noe utvidet forstand til å representere objekter vi vil spesifisere regnskapet på. Nyttes der hvor vi vil skille ut enkelttiltak innen et ansvarsområde. Denne dimensjonen vil kunne brukes både i drifts- og kapitalbudsjettet/regnskapet. Den vil bli mest brukt innenfor kapitalregnskapet, der hvert enkelt utbyggingsprosjekt vil ha sin entydige prosjektkonto. 18
Eksempler: Utbygging av skoler; konto 2156 - Røysing skole. Konto 4605 - Grøntvare prosjektet innenfor plan og natur. Prosjektdimensjonen kan også benyttes innenfor driftsregnskapet, når man innenfor et ansvarsområde skal skille ut bestemte kostnader og inntekter knyttet til et avgrenset prosjekt. Eksempel: konto 2101 - kommunal skolehistorie. Vi nytter 4 siffer i denne dimensjonen. Fri dimensjon Fri dimensjon benyttes for å beskrive fraksjoner innenfor renovasjon, aktiviteter på veg, kostnadssted eller geografiske sted. Dimensjonen er opprettet for å kunne henføre kostnader til områder, geografiske steder eller fysiske anlegg. Nytt fra 2009 er at de enkelte seksjoner innen B/O skal benytte fridim. Det benyttes 3 siffer i denne dimensjonen. 5.1.3 FORHOLDET TIL NASJONAL RAPPORTERING (KOSTRA) Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats, årsverk/timer, brukere mv.) med økonomidata (utgifter og inntekter pr. funksjon). Sammenstillingen vil gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall i tre nivåer. Nøkkeltallene er relevante for kommunens egen styring. Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner iht. en egen rapporteringsforskrift. Kommunens økonomimodell må ta hensyn til rapporteringskravene i KOSTRA. Arter og funksjoner i KOSTRA er levende begreper i kommunens økonomimodell Dette er en løsning som hovedsakelig bygger på at arts og funksjonsbegrepene i KOSTRA inngår i kommunens økonomimodell og de kontoplanene som er utledet av denne. Dette betyr i korthet at KOSTRA s arter og funksjoner opptrer i kommunens registrerings-, spørre- og rapporteringsordninger, som «levende begreper». Steinkjer Kommune bruker Kostra-art i 2.- 4. siffer i begrepet konto den lokale kontoplanen. Kostra-funksjon tilsvarer 1.-3. siffer i begrepet funksjon i den lokale kontoplanen 5.1.4 INTERN RAPPORTERING Rapportering og spørring vil foregå ved at det velges ut en eller flere dimensjoner i økonomimodellen som skal inngå i et søk. Hvilke nivåer som skal presenteres avhenger av målgruppen. En rapport til et hovedutvalg kan f.eks. bestå av alle enheter innenfor hovedutvalgets ansvarsområde koblet med art innenfor hovedpost nivå (lønnsutgifter, forbruksvarer og tjenester mv.). Beløpskolonnene kan være regnskap per dato, hele årets budsjett evt. tidligere års regnskap og prognose for året. De som er benyttet i rapportering til politisk og administrativ styring er følgende: RAMMEOMRÅDE: Kommunen er inndelt i et antall rammeområder som tilsvarer antall avdelinger i kommunen. 19