Gulen kontrollutval SEKOM-sekretariat Møtebok Møtestad: Gulen kommunehus, rådsalen Dato: 07.03.2016 Tid: Kl. 12:00-15:00 Faste representantar som møtte: Jarle Nordgulen Margrethe Thune Trædal Marit Austgulen Wick Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/16 Opplæring i bruk av nettbrett 03/16 Skriv og meldingar 1-2016 04/16 Forventningsavklaring med ordførar og rådmann 05/16 Overordna analyse 06/16 Eigarskapskontroll - Gulen kommune 07/16 Revisor sin eigenvurdering av uavhengigheit for 2016 08/16 Informasjon om ekstern kvalitetskontroll hos KRYSS Revisjon 09/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 10/16 Årsmelding 2015 - Gulen kontrollutval 11/16 Oppfølgingslister 1-2016 12/16 Eventuelt Andre som møtte: SEKOM-sekretariat v/arnar Helgheim og Audhild Ragni Vie Alme KRYSS Revisjon v/terje Førde, Charles Litsheim og Stig Årdal Ordførar Hallvard Oppedal Rådmann Reidun Halland og økonomikonsulent Maike Norman Bøe i sak 05/16 Underskrifter: Margrethe Thune Trædal Marit Austguken Wick Jarle Nordgulen
01/16: Godkjenning av innkalling og sakliste Innkalling og sakliste vert godkjent. GUL- 01/16 VEDTAK: Innkalling og sakliste vert godkjent. 02/16: Opplæring i bruk av nettbrett Kontrollutvalet har fått utlevert nettbrett og opplæring er gjennomført. Rådmannen v/henrik Tveit møtte og leverte ut nettbrett, og gjennomførte opplæring til dei to medlemane som ikkje hadde fått nettbrett tidlegare. GUL- 02/16 VEDTAK: Kontrollutvalet har fått utlevert nettbrett og opplæring er gjennomført. Side 2
03/16: Skriv og meldingar 1-2016 Skriv og meldingar vert tekne til orientering GUL- 03/16 VEDTAK: Skriv og meldingar vert tekne til orientering 04/16: Forventningsavklaring med ordførar og rådmann Saka vert lagt fram til drøfting. Ordførar og rådmann møtte i saka. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet kallar inn ordførar og rådmann i aktuelle saker. Framlegget vart samrøystes vedteke. GUL- 04/16 VEDTAK: Kontrollutvalet kallar inn ordførar og rådmann i aktuelle saker. Side 3
05/16: Overordna analyse Saka vert lagt fram til drøfting. Ordførar og rådmannen møtte saman med økonomikonsulent Maike Norman Bøe. KRYSS Revisjon v/terje Førde, Charles Litsheim og Stig Årdal møtte i saka. Revisor gjekk gjennom overordna analyse for Gulen kommune 2016. SEKOM-sekretariat sender dei siste forvaltningsrevisjonsrappotane for Gulen kommune til kontrollutvalet. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet drøftar saka vidare på neste møte 4. mai. Det vert ekstramøte 18. august. Framlegget vart samrøystes vedteke. GUL- 05/16 VEDTAK: Kontrollutvalet drøftar saka vidare på neste møte 4. mai. Det vert ekstramøte 18. august. 06/16: Eigarskapskontroll - Gulen kommune Kontrollutvalet tek revisjonsnotat datert 24.11.2015 frå KRYSS Revisjon til orientering, og informasjonen vert teke med ved utarbeiding av plan for selskapskontroll. KRYSS Revisjon v/stig Årdal møtte i saka og gjekk gjennom revisjonsnotatet. GUL- 06/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek revisjonsnotat datert 24.11.2015 frå KRYSS Revisjon til orientering, og informasjonen vert teke med ved utarbeiding av plan for selskapskontroll. Side 4
07/16: Revisor sin eigenvurdering av uavhengigheit for 2016 Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor for Gulen kommune, Terje Førde, si eiga vurdering av revisor sin uavhengigheit datert 18.1.2016 til vitande. KRYSS Revisjon v/terje Førde møtte i saka og informerte om revisor sin eigenvurdering av uavhengigheit for 2016. GUL- 07/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek oppdragsansvarleg revisor for Gulen kommune, Terje Førde, si eiga vurdering av revisor sin uavhengigheit datert 18.1.2016 til vitande. 08/16: Informasjon om ekstern kvalitetskontroll hos KRYSS Revisjon Kontrollutvalet tek informasjonen om ekstern kvalitetskontroll hos KRYSS Revisjon i 2015 til vitande. KRYSS Revisjon v/terje Førde møtte i saka om informerte om ekstern kvalitetskontroll som var gjennomført hos KRYSS Revisjon i 2015. GUL- 08/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen om ekstern kvalitetskontroll hos KRYSS Revisjon i 2015 til vitande. Side 5
09/16: Saker og oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. GUL- 09/16 VEDTAK: Kontrollutvalet ber sekretariatet om å førebu og legge fram saker i tråd med oversiktene i saksutgreiinga. 10/16: Årsmelding 2015 - Gulen kontrollutval (Saka går vidare til kommunestyret). Årsmelding 2015 frå Gulen kontrollutvalet vert godkjent. GUL- 10/16 VEDTAK: Årsmelding 2015 frå Gulen kontrollutvalet vert godkjent. 11/16: Oppfølgingslister 1-2016 Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. GUL- 11/16 VEDTAK: Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Side 6
12/16: Eventuelt SEKOM-sekretariat delte ut Kontrollutvalsboka. Gulen kontrollutval har ikkje høve til å delta på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT ) sin fagkonferanse i 7.-8. juni 2016. GUL- 12/16 VEDTAK: Side 7