Daldata er totalleverandør av IKT-produkter Vi er en solid samarbeidspartner med høy kunnskap og lang erfaring. Vi leverer smarte IKT-produkter og -tjenester som er gull verdt for våre kunder. Bli en vinner sammen med oss velg løsninger og kompetanse fra Daldata! Fagseminar 2014 Husleieadministrasjon Rigmor Huse 2 Dato: 05.09.2014 1
Duett Husleieadministrasjon Duett Husleieadministrasjon passer for: Borettslag Boligsameier Andre selskaper med utleie og ulike abonnementsforhold Mange regnskapskontor har en del slike kunder Advokater får ikke lengre lov til å være forretningsførere (uten autorisasjon som regnskapsfører) > større muligheter for dere Husleieadm. kan være en nisjeløsning som dere kan rekruttere nye kunder med De som har satset en del på dette, mener dette er lønnsomme oppdrag 3 Fordeler med Husleieadministrasjon Duett Husleieadm. gir mange fordeler: God oversikt over leietakere/eiere Rasjonelle prisjusteringsmuligheter Effektiv fakturering Enklere reskontrooppfølging Automatisk innberetning av andel gjeld, eiendeler, inntekter og kostnader til Altinn Husleieadm. er inkludert i Duett.no Kunder uten Duett.no kjøper Husleieadm. som en tilleggsmodul 4 Dato: 05.09.2014 2
Reskontro-/hovedboksklient Har dere flere borettslag, sameier eller utleieselskaper, vil reskontroen til alle disse samles i én felles reskontroklient Fordeler med dette: Enklere å finne igjen eier/leietaker når endringer skal gjøres. Trenger ikke å vite hvilket borettslag, sameie eller utleieselskap vedkommende tilhører Fakturering, prisjustering, oppdatering av innbetalinger (Avtalegiro eller OCR) kan gjøres felles for alle disse boligselskapene Hvert boligselskap får sin egen hovedboksklient, hvor oppdateringer fra reskontroklienten på det selskapet kjøres, samt øvrige bilag Koblingen mot riktig hovedboksklient gjøres i reskontroklienten i borettslagregisteret 5 Teknisk løsning faktura/regnskap Resk.klienten Generer Faktura AG OCR H.Boks-klientene Utskrift Faktura Bokf. Faktura Faktura Resk. H.bok 6 Dato: 05.09.2014 3
Reskontroklient Administrasjon av eiere (kjøp/leie) av leiligheter/seksjoner Fakturering av husleie/felleskostnader osv OCR-innbetalinger, FBO-oppdatering (fast betalingsoppdrag), avtalegiro utsending, reskontrooppfølging og rente/purre Oppdatering / Overføring til hovedboksklienter 7 Hovedboksklient All ordinær bilagsføring inkl. leverandørreskontro Normalt INGEN kundereskontro, kun totaler overføres til hovedbokskonto/inntektskonto Administrasjon av OCR-avtaler og Avtalegiro-avtaler 8 Dato: 05.09.2014 4
Kort funksjonsbeskrivelse Du kan fakturere alle eiere/leietakere samtidig Fakturaer kan skrives ut for hele/deler av året samtidig, men bokføres med vanlig bokføringsrutine for ordrer pr. periode etter hvert Mulig regenereringsfunksjon ved eierskifte. Tidligere genererte ordrer som ikke er bokført ennå (for gjenstående perioder) slettes. Nye fakturaer for ny eier genereres for resten av faktureringsperioden Priser kan fordeles ut fra en total etter eierandel, eller som fast pris Tilleggsutgifter som kun gjelder noen eiere kan legges til. Disse kan følge seksjonen eller eieren Mulig å ha skjevdeling av lån, f.eks. til oppussing. Svært få tilsvarende systemer håndterer dette 9 Borettslagregister / boligsameie Dette er hovedregisteret for hvert enkelt borettslag eller boligsameie. 10 Dato: 05.09.2014 5
Leiligheter pr. sameie/borettslag Arkfanen Leiligheter viser hvilke seksjoner som hører til sameiet eller borettslaget. Her vises også knytningen mot reskontro. 11 Eierforhold med detaljer pr. leilighet Arkfanen Eierforhold viser navn på eier (hvor kjøp og salg registreres). Egne arkfaner for reskontro, ordrer, faktureringsoppsett, info om eierforhold og notatfelt. 12 Dato: 05.09.2014 6
Eierforhold mappe ordrer 13 Eierforhold mappe faktureringsoppsett 14 Dato: 05.09.2014 7
Eierforhold mappe info om eierforhold 15 Felles informasjon - Faktureringsoppsett 16 Dato: 05.09.2014 8
Generering av leiefakturaer 17 Prisjustering flere varianter Angi totalbeløp som fordeles etter: Antall som har (f.eks. garasjeleie) Andel (f.eks. felleskostnader, vedlikeholdsfond) 18 Dato: 05.09.2014 9
Prisjustering flere varianter Kan også angi eksakt pris pr. eier/leietaker 19 Hovedboksavstemming Fakturering og OCR-innlesing av innbetalinger gjøres altså i én felles reskontroklient. Egen rutine for å få bokført inntekter, bank mv. pr. borettslag / sameie etterpå. 20 Dato: 05.09.2014 10
Årsoppgjør egen veiviser Under årsoppgjør produseres RF-1139 (andelshavers andel av boligselskapets likningsmessige beløp) eller RF-1140 (sameiers andel av boligsameiets likningsmessige beløp) 21 Innberetning pr. sameie / borettslag Her summerer systemet opp totaler pr. boligselskap. RF-1139 og RF-1140 leveres direkte herfra til Altinn 22 Dato: 05.09.2014 11
Duett Husleieadministrasjon - oppsummert Erfaringer fra regnskapskontor og forretningsførere som har tatt i bruk modulen er veldig gode De sparer tid og får mye mer oversikt og kontroll De får et verktøy som gjør det mulig å tilby effektive forretningsførertjenester for alle typer boligselskaper Vi anbefaler litt grunnleggende opplæring før dere kjører i gang, slik at dere får utnyttet mulighetene i løsningen best mulig 23 Dato: 05.09.2014 12