KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriften del I og III (anskaffelse over terskelverdi) for anskaffelse av Printere og multifunksjonsprintere Saksnr. 2011/425 Tilbudsfrist: 24.11.2011 kl. 12.00
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Rammeavtalens varighet... 4 1.5 Garantiavtalens varighet... 4 1.6 Kontrakt... 4 1.7 Avtalens oppbygning... 4 1.8 Kunngjøring... 4 1.9 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 6 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 2.2 Taushetsplikt... 6 2.3 Forbehold og avvik... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 7 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 7 2.6 Tilleggsopplysninger... 7 2.7 Kostnader for utarbeidelse av tilbud... 7 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 8 3.1 Obligatoriske krav... 8 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 4 TILDELINGSKRITERIER... 9 4.1 Om tildelingskriterium 1: Pris... 10 4.2 Tildelingskriterium 2: Kvalitet og funksjonalitet, herunder brukervennlighet, driftssikkerhet, service og teknisk bistand... 11 4.3 Om tildelingskriterium 3: Miljø... 12 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 13 5.1 Innlevering av tilbud... 13 5.2 Tilbudets utforming... 13 6 VEDLEGG... 14 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Nasjonalbiblioteket (NB) er nasjonens hukommelse og et multimedialt kunnskapssenter. NB har landets mest komplette samling av norskpublisert materiale gjennom tidene. Samlingen fordeler seg på hele spekteret av medietyper, fra papir, film til elektroniske medier. I tillegg dekker samlingen omfattende upublisert materiale av vesentlig kulturhistorisk betydning. NB har en målsetting om å digitalisere alt materiale i sin samling over de kommende 20 25 år. NB skal i sitt digitaliseringsprogram sikre sin konvensjonelle samlings innhold for ettertiden og samtidig produsere grunnlaget for fremtidige digitale publikumstjenester på www.nb.no. NB ønsker å gjengi samlingen sin i digital form på en autentisk måte som oppleves som god. Samlingens innhold og omfang er så omfattende at det er nødvendig å anvende veldefinerte, stabile og kostnadseffektive digitaliseringsløsninger. Nasjonalbiblioteket ledes av Nasjonalbibliotekaren som har det øverste ansvar for planlegging, drift og utvikling av bibliotekets virksomhet. Nasjonalbiblioteket er lokalisert i Oslo og Mo i Rana, og har om lag 450 ansatte som er organisert i fire fagavdelinger og tre stabsenheter. For nærmere informasjon vises det til www.nb.no og www.nb.no/english. Oppdragsgivers kontaktpersoner er: Navn: Postadresse: e-post Geir André Bredesen Nasjonalbiblioteket, 8607 Mo i Rana anbud-printere@nb.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen på oppgitt e-post. Det skal ikke være kontakt med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Nasjonalbiblioteket vil med dette invitere leverandører til å delta i en åpen anbudskonkurranse om inngåelse av rammeavtale av skrivere/mfp tilpasset institusjonens IKT-infrastruktur. Oppdragsgiver ønsker å kjøpe skrivere/mfp for installering i våre lokaler i Mo i Rana og i Oslo. 3
Fullstendig beskrivelse følger av Vedlegg A (Kravspesifikasjon). Anslått verdi for rammeavtalen er 4 5 MNOK over fire år. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Rammeavtalens varighet Med hensyn til avrop over rammeavtalene vil varigheten gjelde for to år med opsjon på forlengelse i 1+1 år, slik at maksimal varighet vil være fire år. 1.5 Garantiavtalens varighet Alt utstyr skal leveres med 3 års garantiavtale fra installasjonsdato, med mulighet for forlengelse 1+1 år. Det innebærer opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen slik at garantiperioden maksimalt vil være 5 år. Nasjonalbiblioteket ønsker standard garanti på alle produkter av typen «on-site-next day» 3/3/3 (garanti/deler/arbeid) på alle lokasjoner, se kravspesifikasjonens pkt 3. Leverandør er ansvarlig for å varsle om fornyelse av avtale minimum 1 måned før garantiperioden går ut. 1.6 Kontrakt For kjøp av skrivere og MFP gjelder bestemmelsene i vedlagte rammeavtale med vedlegg (jf. Vedlegg 1), herunder også leverandørens tilbudte garantiavtale, kontraktens vedlegg E. 1.7 Avtalens oppbygning Generelle vilkår med de vedlegg som angitt i tabellen nedenfor Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Nei Vedlegg A: Kundens beskrivelse av leveransen Vedlegg B: Leverandørens spesifikasjon av leveransen Vedlegg C: Prisskjema Vedlegg D: Administrative bestemmelser Vedlegg E: Leverandørens garantiavtale X X X x X 1.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se www.doffin.no 4
1.9 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 11.10.2011 Frist for å levere tilbud 24.11.2011 kl 1200 Tilbudsåpning 24.11 2011 kl 1300 Meddelelse om valg av leverandør 2.12.2011 kl 1200 Klagefrist 12.12.2011 kl 1200 Kontraktsinngåelse Uke 50 Tilbudets vedståelsesfrist 16.1.2012 kl 1200 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 5
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktpersonene. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6
2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.9 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktpersoner. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse printere og multifunksjonsprintere, ref saksnummer 2011/425, og sendes til oppdragsgivers kontaktpersoner pr e-post: anbud-printere@nb.no 2.7 Kostnader for utarbeidelse av tilbud Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 7
3 KVALIFIKASJONSKRAV Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. innbetaling av skatt og merverdiavgift. 3.1 Obligatoriske krav Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/templates/artikkel.aspx?id=9196&epsla nguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Signert HMS egenerklæring ikke eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. 8
Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre leveransen/kontrakten 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Dokumentasjonskrav Kredittvurdering /rating, ikke eldre enn 3 måneder som er basert på siste kjente regnskapstall. Vurderingen/ratingen skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. En leverandør kan støtte seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem. Leverandøren må i så fall kunne dokumentere at han har tilgang til disse andre foretakenes kapasitet, for eksempel ved en forpliktelseserklæring. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag i løpet av de tre siste årene med relevans for denne rammeavtalen. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte leverandører og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av avtale skjer på grunnlag av hvilke tilbud som gir den økonomisk mest fordelaktige løsningen, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 1. Pris 40 % Utfylt Prisskjema (Vedlegg C), jf. pkt 4.1. Dvs. livssykluskostnader gjennom pris på forespurte grunnmodeller, vedlikehold, og andre kostnader. 9
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav 2. Kvalitet og funksjonalitet (herunder service og teknisk bistand) 50 % Utfylt Vedlegg B (Leverandørens spesifikasjon av leveransen), jf. pkt 4.2. Dvs. Leverandørens egne beskrivelser / referanser til dokumentasjon av de tilbudte produkter. 3. Miljø 10 % Utfylt Vedlegg B (Leverandørens spesifikasjon av leveransen), jf. pkt 4.3. Dvs. beskrivelse/dokumentasjon av de miljømessige forhold pr tilbudte skriver/mfp, samt utfylt egendeklarasjonsskjema underskrevet av leverandørens ansvarlige. 4.1 Om tildelingskriterium 1: Pris Pris vil bli vurdert på grunnlag av ferdig utfylt Prisskjema, se Vedlegg C. Prisevalueringen vil knytte seg til estimerte livssykluskostnader pr tilbudt modell sett over en periode på fem år. Vektingen av det enkelte produkt fremgår av Vedlegg C gjennom anslått innkjøpte printere/mfp. Inngitt pris skal baseres på 500.000 utskriftssider med 5 % dekk over fem år, og skal inkludere alle utgifter for denne perioden basert på følgende kostnader: 1. Grunnpris for den enkelte modell 2. Installasjons- og fraktkostnader på våre lokasjoner 3. Pris for tre år «på-stedet neste dag»-garanti på tilbudte modeller, inklusive opsjon på ytterligere 1+1 år (år fire og fem). 4. Andre kostnader over fem år slik disse er presisert i Vedlegg C, herunder slitedeler, returkostnader, brukeropplæring, strømforbruk ved 8-timersdrift hver arbeidsdag og tonerkostnader. o For strømforbruk skal det vedlegges egen kalkyle for kostnadsberegningen. Kostnader knyttet til papir og stifter skal ikke tas med i prisen. Priser skal oppgis i norske kroner ekskludert merverdiavgift 10
4.2 Tildelingskriterium 2: Kvalitet og funksjonalitet, herunder brukervennlighet, driftssikkerhet, service og teknisk bistand Evalueringen vil basere seg på beskrivelser og dokumentasjon som leverandøren selv utarbeider for den enkelte skriver/mfp. Produktkategoriene Printer (liten) og Printer (stor) teller her 40 %, og MFP (liten) og MFP (stor) teller 60 %. I evalueringen vil vi vektlegge følgende momenter i prioritert rekkefølge: 1. Angitt tid fra utskriftsjobb sendes fra PC til første side er skrevet ut. o Tiden skal angis både for hvilemodus og aktiv modus. 2. Antall utskriftssider mellom hver feil som krever reparasjon (MTBF) 3. For multifunksjonsprintere: Graden av grensesnittets brukervennlighet for operatør, herunder at det er enkelt og oversiktlig for personer som har ansvaret for den daglige driften. o Grensesnittet skal dokumenteres ved audiovisuell presentasjon eller pdf-dokument, eller annen lignende presentasjon som setter oppdragsgiver i stand til å vurdere grensesnittets brukervennlighet. 4. Programvare for administrasjon av skrivere/mfp. o Leverandøren skal redegjøre for programvarens funksjonalitet herunder beskrive funksjoner, oppbygning og grensesnitt. 5. Garantert levetid i antall sider 6. Anbefalt månedsvolum pr tilbudt modell 7. Omfanget av tilbudte kurs for våre serviceteknikere med påfølgende direkte tilgang til andrelinje support. 8. Graden av tilgang til mer omfattende teknisk dokumentasjon o Det skal dokumenteres hva slags dokumentasjon og hvordan tilgangen gis. 9. Omfanget av brukeropplæring for multifunksjonsprintere. 10. Annen funksjonalitet ut over minimumskravene i kravspesifikasjonen (Vedlegg A). 11
4.3 Om tildelingskriterium 3: Miljø Miljø vektes totalt sett mellom 20 25 % i denne anskaffelsen. Vi anslår at 10 15 % er vurdert som en del av livssykluskostnadene i pkt 4.1. For tildelingskriterium 3 vektes alle fire produktkategorier likt. Vi vil her legge vekt på leverandørens beskrivelser/dokumentasjon av følgende miljømessige forhold: 1. Energiforbruk og kjemikalieutslipp i produksjonen, herunder: Energiforbruk i produksjonen av tilbudte modeller i antall kwt CO 2 -utslipp i produksjonen av enheten i antall kg CO 2 CO 2 -utslipp i driftsperioden i antall kg CO 2 Vannforbruk i produksjonen av enheten i antall liter I hvilken grad produksjonen er klimanøytral eller ikke Evt. andre typer utslipp 2. Utslipp av farlige kjemikalier til miljøet. A. Spesifikasjon av hvilke farlige kjemikalier produktet inneholder og i hvilke mengder B. Redegjørelse for hvilke prosedyrer som skal anvendes ved utrangering av utstyret C. Redegjørelse for evt. faste returordninger fra leverandørens side (Dette inkluderer også retur av tonerbeholdere i driftsfasen) D. Redegjørelse for om, i hvilken grad og hvordan prosedyrer og returordninger oppfyller målsetting om sikker gjenvinning av de komponenter og materialer som inngår i produktet o Dokumentasjonskrav for miljøevalueringskriterium 1 og 2: A. Utfylt egendeklarasjonsskjema underskrevet av leverandørens ansvarlige. B. Alle produkter sertifisert iht. det Europeiske Miljømerket, den nordisk Svanen, Blå Engel eller TCO 05 merking aksepteres. Annet relevant bevis vil også bli akseptert. 3. Strømforbruk i alle moduser for tilbudte modeller 4. Støynivå i hvilemodus og i drift (støynivå skal angis i db i 1 meters radius) 12
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet kan enten sendes med post eller leveres ved personlig overlevering. Alternativ A Postadresse: Nasjonalbiblioteket Avdeling IKTD v/geir André Bredesen N-8607 Mo i Rana Norge Alternativ B Personlig overlevering: Resepsjonen ved Nasjonalbiblioteket Finsetveien 2 8624 Mo i Rana Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Tilbud anskaffelse av printere og multifunksjonsprintere, saksnr. (2011/425) v/geir André Bredesen Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet og dokumentasjonen skal være skrevet på enten norsk, dansk eller svensk. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Vedlegg 2 Tilbudsbrev skal benyttes som mal for tilbudsbrev. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret 13
MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret HMS-egenerklæring Firmaattest Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Eventuelt forpliktelseserklæring. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Utfylt Vedlegg B (Leverandørens spesifikasjon av leveransen). Dvs. Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon samt Leverandørens beskrivelser/dokumentasjon ihht Konkurransegrunnlagets pkt 4.2 og 4.3. Leverandøren kan om ønskelig benytte egen mal om alle forhold nevnt i Vedlegg B besvares. Utfylt Prisskjema (Vedlegg C). 6 VEDLEGG Vedlegg 1 (Rammeavtale med Vedlegg): o Vedlegg A Kravspesifikasjon o Vedlegg B Leverandørens spesifikasjon av leveransen (mal) o Vedlegg C Prisskjema o Vedlegg D Administrative bestemmelser Vedlegg 2 Tilbudsbrev 14