c DHL EasyShip v5.2 Brukerveiledning
Innhold INNLEDING... 2 UTSKRIFT AV FRAKTBREV... 3 HVORDAN LAGE TOLLFAKTURA... 6 SLETTING AV FORSENDELSE... 9 OVERFØRING AV FORSENDELSER TIL DHL... 10 KONFIGURASJON... 12 Ny bruker i EasyShip... 12 Oppsett av printer... 14 Innleding Denne brukerveiledning er ment som et tillegg til den opplæring som vil bli gitt av DHL ved installering av EasyShip hos kunden. Den vil derfor ikke ta for seg alle detaljer ved programmet. Eventuelle spørsmål eller kommentarer stilles til: Norge ecommerce dept. Postboks 154, Leirdal N-1009 OSLO Telefon: 66 92 80 00 Fax: 66 92 85 00 Support telefon: 810 01 345 tast 3 Hvordan får jeg hjelp? Et hjelpesystem er alltid tilgjengelig på skjermen ved å trykke tasten <F1> uansett hvor i programmet du befinner deg, eller ved å ringe DHL gratis Support telefon: 810 01 345 Skrive ned ditt brukernavn og passord her Brukernavn: Passord: - 2 -
Utskrift av fraktbrev 1. Fra menyen på venstre side velg skillearket Shipping og deretter New Shipment 2. Velg mottaker ved å skrive inn kode i Code feltet, hvis du ikke husker koden så kan du trykke på F6 tasten for å søke etter adressen i adresseboken. Man kan også lage ny mottakerkode ved å skrive inn ny kode i Code feltet. Hvis koden ikke er brukt så vil du få spørsmål om å lagre den nye koden. - 3 -
3. Velg avsender i Sender skillearket. Skriv inn koden i Code feltet hvis du ikke husker koden så kan du trykke på F6 tasten for å søke etter avsender i adresseboken. 4. Fyll ut forsendelse informasjon under Shipment Details feltet. Følgende felter skal være utfylt; a. Pieces b. Weight c. Reference d. Contents e. Available products to destination - 4 -
5. Velger man WPX WORLDWIDE PARCEL EXPRESS så må verdien på forsendelsen være fylt ut. Det kommer også et nytt skilleark som heter Dutiable Options her kan du legge inn mer informasjon om forsendelsen. Det er også mulig å lage tollfaktura i programmet ved å klikke på Customs Doc knappen i verktøylinjen (se neste side Hvordan lage tollfaktura). 6. Når alle detaljer om forsendelsen er fylt ut så kan du skrive ut eller lagre forsendelsen fra verktøylinjen. Print (Alt+P) Save (F2) Save & Close (Alt+F2) - 5 -
Hvordan lage tollfaktura I forsendelsesbilde velg WPX som er produktet for tollpliktige forsendelser velg deretter Customs Doc fra verktøylinjen for å lage tollfaktura - 6 -
Du vil nå komme inn i Commercial/Proforma Invoice bildet. 1. Velg først hvilken type faktura du skal lage (Invoice Type) Commercial Invoice eller Proforma Invoice. 2. De tre neste feltene må ikke fylles ut med informasjon samt feltet som heter Named Destination Port. 3. Velg Type of Export; Permanent, Temporary eller ReExport 4. Velg Terms of Trade; DDU, DDP, FOB, FCA, CFR, CIF, DVU 5. Skriv inn Reason for Export og eventuelle kommentarer under Comments 6. Skriv Title of the person signing Invoice (valg fritt) 7. Klikk på Add item for å legge inn produkt informasjon - 7 -
8. Skriv inn Item Code, i DHL EasyShip kan du lage ditt eget vareregister. Dette gjøre ved å skrive inn en kode for varen. For å opprette en ny kode i vareregisteret skriver man bare inn en kode under Item Code programmet vil spørre deg om du vil lagre den nye koden 9. Fyll ut følgende felter a. Description b. # of Package c. Quantity d. Unit Value 10. Hvis tilgjenglig fyll ut Net Weight & Gross Weigth 11. Skriv inn Commodity Code (tolltariffkode) hvis tilgjengelig 12. Velg Manufacture Country 13. Klikk på Save hvis du skal legge inn flere produkter klikk på Save and Close for å komme tilbake til Commercial/Proforma Invoice bilde. 14. Når du er i Commercial/Proforma Invoice bilde klikk på Save and Close på verktøylinjen for å kommet tilbake forsendelse bildet Tollfakturaene blir automatisk skrivet ut når du skriver ut forsendelsen. - 8 -
Sletting av forsendelse Alle forsendelser som lages i løpet av dagen blir lagret i Shipments. Hvis det er forsendelser som ikke skal sendes så må forsendelsen bli slettet i dette registeret før det blir overført til DHL. 1. Merk forsendelsen som skal slettes 2. Trykk på delete på tastaturet eller klikk på Delete i verktøylinjen. - 9 -
Overføring av forsendelser til DHL Før DHL kommer for å hente forsendelsene så må disse bli overført. Før dette gjøres er det viktig å kontrollere at det ikke ligger forsendelser i Shipments som ikke skal overføres. Hvis det gjør det så må disse slettes slik at det ikke kommer på manifestet. 1. Velg Manifesting fra menylinjen 2. Velg End of Day, klikk deretter OK for å fortsette eller Cancel for å avbryte - 10 -
3. Klikk OK på Communication Options, forsendelsene blir nå overført til DHL. Klikk OK på End of Day - Successful 4. Programmet skriver nå ut 2 stykk manifest et til DHL og en kopi til avsender. Skriv under på kopien til DHL - 11 -
Konfigurasjon Denne delen tar for seg håndtering av brukere og oppsett av printere i DHL EasyShip Ny bruker i EasyShip 1. Fra menylinjen velger du Tools > Configuration en ny side som heter DHL EasyShip Configuration Utility vil åpne seg. Klikk på Configuration > User Management > Groups and Users. Merk EasyShip Users og klikk på New User - 12 -
2. Fyll ut nødvendig informasjon i User Management User Configuration bildet. Klikk deretter på Save and Close for å lagre den nye brukeren - 13 -
Oppsett av printer 1. Fra menylinjen velger du Tools > Configuration en ny side som heter DHL EasyShip v5.1.1 Configuration Utility vil åpne seg 2. Klikk på Configuration velg deretter Printer Management > Printers 3. Fra menylinjen velg Action > Add Printer fra boksen som kommer opp lager du et Printer Alias og henter opp skriveren fra dropdown menyen under Printer Path. Klikk på Save and Close for å lagre skriveren. - 14 -
4. Når du har lagt inn skriver så må denne legges til bruker. Klikk på Printer Configuration deretter på brukeren og User Printer Setup. Velg skriver du vil benytte fra dropdown listen 5. Etter at brukeren har fått skriver så må det defineres hva som skal skrives ut på denne. Klikk på Add Form knappen. Fra Printer Form Maintenance velger du hvilke type utskrift du vil skriveren skal bruke. Klikk Save and Close for å lagre utskrifttype. Klikk Add Form for å lagre flere utskrifttyper til samme skriveren - 15 -