Periodisering Kjetil Reithaug Arkivsjef IKAVA
Hva og hvorfor periodisere? Hva: - Sette et kontrollert tidsskille i arkivet med jevne mellomrom - Oppdeling av databasen i en aktiv og bortsatt/historisk base - Oppdeling av det fysiske arkivet i tilsvarende årsperiode Hvorfor: -System og oversikt -Forskriften sier det
Periodiseringsprinsipper Overlappingsperiode overgangsfase mellom gammel og ny periode Skarpt skille ved journalføring på papir innføring av ny arkivnøkkel overgang til et nytt edb-system og den gamle basen ikke kan konverteres til den nye
Skarpt periodeskille Sett strek - begynn på nytt 01.06.2004 Avslutt sakene Alle saker - nye nummer i ny periode Henvisninger mellom gammel og ny periode for saker som lever videre
Hva skal avleveres/settes bort? Alt arkivverdig journaler (papir og elektronisk?) saksarkiv (K-kode) spesialarkiv (elevmapper, osv) noen forslag?????
Hva skal ikke avleveres/settes bort? Arkivuverdig trykksaker (kanskje) aviser noe mer.? Det står i forskriften under arkivbegrensning
Hvor skal det avleveres? Til kommunens depot alt det vanlige og uvanlige Til IKAVA bare sensitive personregistre for spesielle fagområder., men er det avlevering da????
Når skal det avleveres til depot? Arkivforskriften sier: når det omtrent 25-30 år gammelt, men elektronisk kan avleveres tidligere kommunens depot sier: når det omtrent 25-30 år gammelt, men elektronisk kan avleveres tidligere Det er lov å lage unntak!
Når skal det avleveres til IKAVA? 10 år etter siste bevegelse..
Altså Møtebøker, kopibøker, (post)journaler og registre produsert i løsbladform, skal bindes inn (ikke offentlig journal!)
Hvordan skal det avleveres? Etter proveniens.?????? Indre proveniens Ytre proveniens
Så gjør vi så.. gjennomføre arkivbegrensning (!) rense for plastomslag, tape og binders gjennomføre kassasjon (!)
Du må lage ei liste.. forklare hva som er avlevert må svare til hva som ligger i boksene, og i riktig rekkefølge den ser slik ut... (PS: send en til Sølvi også du... så blir hun glad)
KRISTIANSAND KOMMUNE Avleveringsliste side Arkivskaper: Nummer Arkivkode Arkivstykkets art-innhold Tidsrom Merknad
Du må merke hvert stykke Hva er et stykke? (eske, pakke, protokoll etc.) Merkes tydelig med arkivskaper (enhet/etat/avd.), innhold, tidsperiode, boksnummer
Altså: lag etiketter limes på med riktig lim.. etikettene kan se slik ut.
KRISTIANSAND KOMMUNE Arkivskaper: FISKÅ SKOLE C. JOURNAL 1991 2.jan - 6.mai Del 1 av 3 Nummering 1
eller slik.
KRISTIANSAND KOMMUNE Arkivskaper: Fiskå skole Innhold - Tidsrom 1994 1999 12 Bygg, lokaler Sentraladm leie 630 Kontorutstyr, anskaffelser 255 Skadeverk, innbrudd/tyveri 635 Kontorrekvisita 677 Sektormateriell Nummer: Arkivserie: D
Så lager du en avleveringsblankett Den sier noe om alt du har avlevert Den ser slik ut
AVLEVERINGSBLANKETT Kristiansand kommune Avleverende institusjon: Arkivskaper: Virksomheten begynt: Virksomheten avsluttet: Avleveringens størrelse i hyllemeter: Avleveringen inneholder: Evt. type taushetsbelagt materiale: ikke taushetsbelagt materiale taushetsbelagt materiale Vedlegg som følger avleveringslisten: Systematisk ordnet fortegnelse over registre/journaler tilhørende utskilte arkivdeler Arkivnøkkel/nøkler som det avleverte materialet er ordnet etter Fortegnelse over utskilte arkivdeler Avleveringslisten laget: Sted: Dato: Avsenders underskrift: Avleveringslisten godkjent: Sted : Dato: Avsenders underskrift: Merknadsfelt for mottaker:
Hvordan skal du pakke. i syrefrie arkivbokser (både emnearkiv/objektarkiv) sakene skal ligge i saksomslag med tittel, saksnummer, arkivkode og årstall (både emnearkiv/objektarkiv)
Hvor gjør du av alt dette? saksarkiv (K-koder) - i ditt godkjente bortsettingsarkiv objektarkiv (klienter/elever/ansatte osv.) - i ditt godkjente bortsettingsarkiv Du blir ikke kvitt det før det er 10 eller 25 år gammelt.