PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL

Transkript

1 PERIODISERING AV ELEKTRONISK ARKIV OG JOURNAL av Harald Lindbach Elektronisk arkiv og journal. Hva er dette egentlig? Hva er et elektronisk arkiv? Hvordan skiller det seg fra de gamle klassiske arkiv som har røtter tilbake til Mesopotamia og Babylon hvor de nettopp i disse dager er mer utsatt for ødeleggelse enn noen gang tidligere i historien. Disse eldste stentavlene har mye mer til felles med de arkivene vi har i våre hyller i dag enn med de elektroniske arkivene vi vil lagre som vil stå der i nær fremtid. På den måten er det dramatiske forandringer som skjer. En mange tusen år gammel tradisjon er i ferd med å forsvinne. Selv bergkunst og helleristning ligger nærmere vår papirarkiver enn de elektroniske arkivene. Hittill har nemlig vårt viktigste redskap for å avlese og tolke meningen som har vært nedfelt i de enkelte ytringene vært våre øyne og vår hjerne. Vi har sett og forstått eventuelt misforstått. Problemene vi har møtt har vært overkommelige i den forstand at det for hver enkelt av oss har vært mulig å tilegne seg de kunnskapene som vi har trengt for å forstå og tolke. For å lese og forstå dokumenter fra kommunekassa har vi vært nødt til å lære oss de nødvendige ferdighetene innenfor regnskap og økonomi, for å lese dokumenter fra tallet har vi vært nødt til å tilegne oss de nødvendige kunnskapene og gotisk skrift. Ønsket vi å lese et kongebrev fra 1200-tallet har dette også vært mulig ved hjelp av rimelig enkel kunnskap om skriftform og norrønt språk. Elektroniske arkiver vil derimot i seg selv fremstå som helt utolkbare for oss. De består av små korte fordypninger i selve CD-en eller harddisken, nærmest som strekkodene vi har blitt vant til i butikkene. I ren utskrift vil de fremstå som en rekke nummer i tilsynelatende tilfeldig rekkefølge. Noen vil kansje si at dette er gresk for oss, men det er det selvfølgelig ikke. Gresk er mulig å lære. Det er ikke mulig å lære å lese rett av en diskett eller en harddisk. For å forstå disse signalene trenges mer enn øyne og hjerne. Vi må ha den nødvendige teknologien. Selve signalene har ingen mening uten at de tolkes ved hjelp av nødvendige instrumenter for tolkning. På grunn av den teknologiske utviklingen og den moderne kapitalismens innebygde logikk skiftes disse instrumentene til stadighet. Dette gjør at de instrumentene vi brukte for få år siden ikke lenger er brukbare. De valgene vi da har er enten å konvertere eller å bevare gammel teknologi.

2 PERIODISERING Nærmest like lenge som vi har hatt arkiver har det vært nødvendig med en eller annen form for periodisering av arkiv. Dokumenter som ikke lenger har hatt samme forvaltningsmessige betydning, men som fortsatt har hatt juridisk og historisk interesse har blitt skilt ut fra det øvrige materialet. Etter hvert som størrelsene på arkivene har økt og arkivdanningen har blitt mer moderne har også periodiseringen blitt mer fagmessig. I dag har vi kommet så lang at periodisering til og med er lovfestet ( 2-4 i forskrift). Saksarkiv fra avsluttede journalperioder og andre arkivserier som ikke lenger er i bruk skal skilles ut fra dagligarkivet og plasseres i bortsettingsarkiv. Avslutting av arkiv- og journalperioder er ingen triviell oppgave står det i Ivar Fonnes sin Arkivhåndbok. Det er i hvertfall klart at man i en viss grad må ha planlagt det hele. Hvordan gjøres så periodisering i elektroniske arkiv? La oss se litt nærmere på dette. De fleste av dere har fortsatt elektroniske sak)arkivsystemer som følger det vi på kaudervelsk kaller for KOARK-standarden. På norsk betyr dette noe sånt som kommunal standard for edb-baserte sak-/arkivsystemer. Av det noe arkaiske begrepet EDB kan man øyne at tiden er i ferd med å rennet ut for denne standarden. Det betyr imidlertid ikke som enkelte systemforhandlere vil ha det til at dere trenger å skifte ut sak-/arkivsystemene deres i morgen. Det er imidlertid vesentlige forskjeller mellom de to standardene når det kommer til periodisering og det skal være tema for resten av dette foredraget. PERIODISERING I KOARK La oss først se litt på periodisering i KOARK. La oss se på inndeling i journalperioder etter den standarden KOARK setter. Det er viktig å presisere at nå vi her snakker om periodisering omtaler vi den formen for periodisering som benytter seg av overlappingsperioder. Vi snakker altså ikke om skarpe periodeskiller. Når vi har det klart for oss kan vi gå videre. En journalperiode er hos kommunene normalt 4 år og følger valgperiodene ved kommunenvalg. Det betyr imidlertid ikke at vi slavisk følger valgene. Vi holder oss selvfølgelig pedantisk til kalenderen og starter ny journalføring 1/1 i det nye året. I forbindelse med skifte av system kan man velge å forkorte journalperiodene.

3 Ved overgang til ny journalperiode skal alle avsluttede saker i journaler fjernes. De skal i det påfølgende enten overføres til en historisk database eller bli slettet etter at opplysningene er overført til annet godkjent medium. De sakene som ikke er avsluttet, men tvert i mot fortsatt er aktive, skal innlemmes i den nye journalperioden. Dette gjelder alle saksdokumentene, også de som eventuelt går tilbake til en enda eldre periode. For å identifisere hvilke eldre saker som fortsatt er aktive, venter man i 1 til 2 år etter periodeskillet med å forta selve saneringen. Eldre saker som har fått tilført nye dokumenter i løpet av denne perioden definerer vi som fortsatt aktive. Disse sakene beholdes i den nye journalperioden sammen med nye sakene som har oppstått i løpet av overlappingsperioden. Alle saker som ikke har blitt tilført nye dokumenter fjernes altså fra den aktive basen. Selve saneringen av journalbasen foretas altså mot slutten av overlappingsperioden med virkning 1-2 år tilbake. Det reelle periodeskillet blir imidlertid ved starten av overlappingsperioden. Bruke av disse overlappingsperidoene gjør det mulig å utføre skiftet mellom journalperiodene automatisert. Registreringen i journalen kan altså forgå kontinuerlig, uavhengigg av periodebruddet. Saker som er beheftet med uavskrevne sokumenter overføres automatisk til den nye journalperioden. Dette gjelder selvfølgelig også saker som eventuelt står uavskrevet uten å ha blitt tilføyd nye dokumenter i overlappingsperioden. Også slike saker med uavskrevne dokumenter bør gjennomgås ved periodeskiftet. Etter et periodeskifte vil altså den nye basen omfatte alle nye saker som er opprettet i løpet av overlappingsperioden, alle eldre saker som er blitt aktivisert med bye dokumenter i løpet av overlappingsperioden og alle andre saker hvor det forekommer dokumenter som ikke er avskrevet. For å hindre at det hoper seg opp et større antall eldre saker i den aktive basen kan det være n god ide å avlsutte såkalte evighetssaker med jevne mellomrom. Dette kan skje for eksemepl ved at de blit tildelt nye saksnummer hvert år. I så fall må sakene knyttes til hverandre ved hjelp av henvisning. PRESEDENSSAKER Vi har i tillegg en type saker som kan følge med fra en periode over i en annen. Dette er saker som er prinsippielt viktige fordi de vil være regeldannende for likeartede saker. Disse kaller vi presedenssaker. For å sikre lik behandling i saker som er av samme karakter er det spsielt viktig å kunne gå tilbakle og se

4 hvordan saker tidligere har blitt behandlet. Derfor må våre systemer være i stand til å fange opp dette behovet. I Arkivforskriftens 3-21 som gjelder bevaringspåbud heter det at man altid skal bevare presendenssaker og andre saker av prinsippiell karakter, også innenfor saksgrupper der det i godkjente kassasjonsregler er gitt kassasjonspåbud uten spesielle unntak. Disse sakene er altså også i lovverket regnet som særdeles viktige. Arkivhistorisk har prinsippet lange tradisjoner. OBLIGATORISKE UTSKRIFTER VED DATABASESANERING Før sanering av databasen i forbindelse med periodisering er det nødvendig at man tar noen spesielle utskrifter så og si - i sakens anledning. Først og fremst er det viktig å få tatt en endelig kronologisk journalutskrift som skal leveres til arkivdepoet eller bortsettingsarkivet sammen med avleveringen av saksarkivet. Listen skal omfatte alle dokumenter som er registrert i den avsluttede perioden og må derfor selvsagt produsered før sanering av journalbasen. En avleveringsliste skal også avleveres til arkivdepoet sammen med avlevereing av saksarkivet. Denne listen skal omfatte alle avsluttede saker som skal bevares for ettertiden og som skal inn i det historiske arkivet som skal oppbevares inn i evigheten. Dette gjelder alle saker som siles ut fra basen ved sanering og ikke går videre til neste periode, med unntak av sakene hvor kassasjonsfeltet er utfylt. Videre skal en endelig alfabetisk avsender-/mottakerliste vedlegges avlevering til arkivdepoet. Denne listen skal være en inngang til journalen og skal omfatte alle dokumenter som er registrert i den avsluttede perioden. Det er også viktig å ha en endelig saksordnet utskrift. Denne skal være et hjelpemiddel i overgangsperioden mellom sanering av journalbasen og avlevering til arkivdepot. Listen skal omfatte alle avsluttede saker. Alstå alle saker som ikke går videre til neste periode. Alternativt til dette har man mulighet til å la listen omfatte alle saker som har vært aktive i perioden. NOARK 4 La oss nå gå fra KOARK til den nye standarden, som de aller fleste av dere fremdeles ikke har begynt med. Det er heller ikke til tross for hva enkelte selgere forsøker å inbille dere noen bråhast med å kaste seg over det nye. Overgangen skal helst skje i mer eller mindre kontrollerte former. Mange har allerede tilstrekkelig erfaringer med kaotiske innføringer av ulike tekniske og

5 organisatoriske nyerhvervelser til å ha erfart viktigheten av å skynde seg langsomt. Den merkverdige forkortelsen NOARK står for Norsk Arkivstandard som for første gang ble introdusert for staten helt tilbake på det glade 80-tallet. I forbindelse med den fjerde NOARK versjonen NOARK-4 ble det foretatt en sammenslåing av den kommunale og den statlige standarden slik at den norske arkivstandarden nettopp ble en norsk arkivstandard, i hvert fall for offentlig forvaltning. PERIODISERING I NOARK-4 La oss nå gå inn på vårt kjære emne periodisering. Hvordan foregår dette i et NOARK-4 system? Noark bygger videre på prinsippet med faste arkiv- eller journalperioder, men bygger inn større fleksibilitet i prinisippene for bortsetting. Dette er gjort for å ha flere valg. Behovet for større fleksibilitet kommer selvfølgelig delvis av at teknologien har blitt mer avansert, men må også tilskrives reelle behov som følge av at NOARK omfatter hele forvaltningen. Prinsippene i Noark tar som utgangspunkt at det holdes oversikt og kontroll over et fysisk av på papir. De samme prinsippene kan imidlertid med fordel benyttes også når arkivet i seg selv er elektronisk. Forskjellen er i hovedsak at et elektronisk arkiv er en integrert del av Noark-basen. Dette medfører at strukturen og periodeinndelingen i arkivet automatisk følger de prinsippene som benyttes i arkivsrtyringssystemet, det vil si uten at det foretas spesielle inngrep for arkivets vedkommende. Avlevering til arkivdepot skal avlaste arkivskaperen for lagring av eldre arkivmateriale og legge forholdene til rette for brukere som trenger tilgang til dette materialet enter det er forvaltningen, forskere eller interesserte av ymse kategorier. PRINSIPPER OG FUNKSJONER I NOARK-4 - ARKIVDELER Prinsipper for bortsetting av arkiver fastsettes særskilt for hver enkelt arkivdel. Inndelingen av arkivet i arkivdeler bør derfor ta hensyn til de behon som man måtte ha for å differensiere bortsettings- eller avleveringsprinsippene. I arkivdeler som er ordnet etter emne foretas bortsetting av alle saker som er avsluttet i løpet av arkivperioden. Bortsettingen gjennomføres også her vanligvis to år etter at arkivperioden er avsluttet. Dette gjør det mulig å skille ut de sakene som går videre i neste arkivperiode.

6 I arkivdeler som er ordnet etter objekt foretas bortsetting av sakene for alle objekter som er blitt uaktuelle i løpet av arkivperioden. Dette kan gjelde for eksempel perosnalmappen til en ansatt som har gått av med pensjon eller funnet seg en drømmejobb et annet sted. Utskillingen av objekter som skal stettes bort kan skje gradvis i løpet av perioden. Selve bortsettingen skjer imidlertid samlet etter at perioden er slutt. Dette gjøres samtidig med at de emneordnede arkivdelene bortsettes. Dersom objektene er av en type som nærmest aldri blir uaktuelle som gårdsog bruksnummer i en kommune anbefales samme bortsettingsprinsipp som for emneordnede arkivdeler. Her bør imidlertid bortsettingen vente til man har lite bruk for de sakene som settes bort. Dette kan for eksempel gjøres ved at man beholder de to siste avsluttede periodene i aktivt arkiv, mens man setter den tredje siste perioden. I arkivdeler ordnet etter utvalgsmøter (møteprotokoller og eventuelle inkallinger, sakskart osv) foretas bortsetting for alle møter som er avholdt i løpet av arkivperioden. Registreringene for avslutteded arkivperioder beholdes i den aktive NOARK basen så lenge man finner det hensiktsmessig. Det vil med andre ord si så lenge man har bruk for rask og lettvint tilgang til opplysningene, og så lenge det ikke skaper problemer med hensyn til basens størrelse. For arkiv på papir vil dette innebære at at den aktive noark-basen kan henvise til arkivdeler som er i bortsettingsarkiv eller arkivdepot. For elektronisk arkiv innebærer dette at dokuementene for avsluttede perioder fortsatt kan ligge i den aktive basen. Når en NOARK-base saneres omfatter dette en hel arkivperiode. Registreringer og dokumenter som er knyttet til aktive arkivdeler skal ikke kunne fjernes fra basen. Dette innebærer at saker knyttet til objekter som er aktuelle over lang tid vil kunne bli liggende i den aktive basen gjennom flere arkivperioder. Registreringer og dokumenter som fjernes fra den aktive basen lagres i en eller flere historiske baser og beholdes der intill avlevering til arkivdepot. BORTSETTING AV EMNEORDNET ARKIV Bortsetting av emneordnet arkiv følger slavisk inndelingen i arkivperioder. Alle saker som er avsluttet i den aktuelle arkivperioden settes bort samlet. For å gjøre overgangen mellom to arkivperioder best mulig tilpasset til de daglige rutiner man har å forholde seg til er det lurt å definere de to første årene av hver ny arkivperiode som overlappingsperiode. Dette er å betrake som en mer eller mindre myk overgang mellom den gamle og den nye

7 perioden.overlappingsperioden benyttes til å avklare hvilke saker som fortsatt er aktive og av den grunn går videre i den nye arkivperioden, og hvilke som er avsluttett og dermed tilhører historia. Ved overlappingsperiodens slutt gjøres det opp status og foretas bortsetting. Aktive saker er da de som har oppstått i overlappingsperioden og eldre saker som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden. Avsluttede sakerr er de sakene som ikke har vært aktive i overlappingsperioden. Det foretas avskriving av eventuelle uavskrevne dokumenter i disse sakene, og deretter foretas bortsetting av alle saker som tilhører den avsluttede perioden. Ved overlappinsperiodens begynnelse settes arkivstatus til O for de arkivdeler hvor det skal gjennomføres periodeskille. Dette innebærer at disse arkivdelene automatisk blir sperret for registrering av nye saker. Samtidig opprettes det tilsvarende nye arkivdeler med status A. Disse registreres som arvtagere etter dem som har fått statusen O. En og samme arkivdel kan om ønskelig registreres som arvtager etter flere arkivdeler. I det fysiske arkivet opprettes egne mapper for den nye perioden slik at man kan skille periodene fra hverandre. Begge sett mapper oppbevares i aktivt arkiv så lenge overlappingsperioden varer. I elektronisk arkiv skal man ikke foreta noen sprell. Inndelingen i arkivdeler vil her følge automatisk av registreringene i arkivstyringssystemet. Saker som er nye og dokuementer som senere registreres i disse skal altid knyttes til en arkivdel med status A. Når et nytt dokument registreres i en sak fra den gamle perioden det vil si en arkivdel med status O flyttes hele saken automatisk til den arkivdel som er arvtager, og systemet gir melding om dette til brukeren. Bruker må være påpasselig med å flytte saken inn i den fysiske mappen for den nye perioden og eventuelt endre klasseringen hvis arkivnøkkelen er endret i forhold til den gamle perioden. En påminnelse om dette skal komme fra systemet hvis det trenges. Relasjoner mellom arvtager og forgjenger gjør det enekelt i ettertid å oppspore hvilken arkivdel saken er overført fra. Ved overlappingsperiodens avsluttning kontrolleres det at alle saker som fortsatt tilhører arkivdeler med status O er avsluttet, med andre ord at sakens status er lik A. Skulle det eksistere noen saker som ikke er avsluttet og ikke kan avsluttes etter to års passivitet, bør disse overføres til arvtager. Aktive presedenssaker, det vil si presedenssaker hvor presedensen ikke er opphevet, overføres til arvtageren. Deretter endres den avsluttede arkivdelen status fra O til B og det

8 fysiske arkivet settes bort. Den bortsatte arkivdelen er da sperret for nye registreringer. Følger man de nevnte prosedyrene vil følgende saker gå videre i den nye perioden: - Saker som har oppstått i overlappingsperioden, det vil si etter periodeskillet. - Saker fra forrige periode som har fått tilført nye dokumenter i overlappingsperioden - Aktive presedenssaker - Eventuelle saker fra forrige periode som har vært passive i hele overlappingsperioden, men som likevel ikke kunne avsluttes ved periodens utløp BORTSETTING AV OBJEKTORDNEDE ARKIVDELER I objektordnede arkivdeler vil det ofte være hensiktsmessig å la bortsettingen følge objektene, det vil si at man ikke foretar periodosering innenfor den saksmasse som er knyttet til et og samme objekt, men setter bort hele mappen på det enkelte objektet samlet. Dette har sammenheng med at saker på enkelte av objektene kan ha aktualitet over lang tid, ofte så lenge objektene selv har aktualitet i forhold til virksomheten. Ekesmpler på slikt materiale kan være elevmapper, klientmapper, eiendomsmapper osv. Et naturlig prinsipp for slikt materiale vil altså være å sette bort hele mappen for de objektene som er blitt uaktuelle. Det forutsettes at bortsettingsarkivet følger samme ordningsprinsipp som det aktive arkivet, og man må derfor sørge for at det bortsatte materialet sorteres etter dette ordningsprinsippet alfabetisk på personnavn, etter stigende gårdsog bruksnummer osv. Av praktiske grunner må materialet deles inn i tidsperioder, det vil si at det sorteres etter det aktuelle ordningsprinsipp innenfor tidsperioden og deretter pakkes i esker og settes bort. I Noark-basen defineres det èn arkivdel for hver objektserie som skal følge dette bortsettingsprinsippet, og disse arkivdelene får registrert en saksdato og arkivstatus. Slike arkivdeler er i prinsippet evigvarende. De eksisterer så lenge objektserien benyttes og de skifter ikke status.

9 For bortsetting kan to alternative prosedyrer benyttes: se NOARK side 219.