Møteinnkalling Birkenes kontrollutvalg Dato: 13.06.2016 kl. 12:00 (NB: MERK KLOKKESLETT!) Møtested: Helsestasjonen, møterom Himmelsyna Arkivsak: 15/10175 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for kontrollutvalget på e-post: alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter egen innkalling. I tillegg møter følgende: Rådmann Gro Anita Trøane, sak 16-17/16 kl. 12:00 Barnevernleder Monica Brunner sak 16-17/16 kl. 12:00 Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/10175-17 Godkjenning av møteinnkalling 13.06.16 3 Møteprotokoll 3/16 15/10175-18 Godkjenning av protokoll fra møte 18.04.16 4 Saker til behandling 16/16 16/06483-1 Orientering om barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen 5 17/16 16/06487-4 Orientering vedr. barnehageopptak og barnehageplass for barn i mottak 7 18/16 16/06489-1 Orientering fra revisjonen i møte 13.06.16 8 19/16 16/06490-1 Eventuelt i møte 13.06.16 9 1
Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 06.06.2016 For Leder Wiggo Svendsen Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalget 2
Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av møteinnkalling 13.06.16 Arkivsak-dok. 15/10175-17 Arkivkode. 033 1 Birkenes kontrollutvalg 13.06.2016 3/16 Møteinnkalling 13.06.16 godkjennes. Vedlegg: Møteinnkalling 13.06.16 3
Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av protokoll fra møte 18.04.16 Arkivsak-dok. 15/10175-18 Arkivkode. 033 1 Birkenes kontrollutvalg 13.06.2016 3/16 Protokoll fra møte 18.04.16 godkjennes. Vedlegg 1: Protokoll 18.04.16 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 16/16 Orientering om barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen Arkivsak-dok. 16/06483-1 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 13.06.2016 16/16 Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Bakgrunn for saken: Det går frem av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon at barnevern er et av de områdene som anses som mest sentrale for forvaltningsrevisjon for inneværende periode. Bakgrunnen for at kontrollutvalget har bedt rådmann om en orientering er for å få mer informasjon om et aktuelt område, slik som barnevern er. Videre kan det gi kontrollutvalget grunnlag for å vurdere om et saksfelt er tilstrekkelig belyst, eller om det er behov for ytterligere oppfølging og undersøkelse. I noen tilfeller har administrasjonen, bare gjennom å bli innkalt for å orientere om en sak, startet et forbedringsarbeid før de møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets tilsyn bidrar slik til å få satt viktige saker på agendaen i administrasjonen. I tillegg har kontrollutvalget i møte 18.04.16 behandlet sak 15/16-1a (Eventuelt Innkommen post). Der ble det redegjort for en henvendelse der det stilles noen generelle spørsmål vedr. barnevernstjenesten i Birkenes kommune. Kontrollutvalget besluttet å invitere rådmann til neste møte for å redegjøre for saken. Saksopplysninger: Det går frem av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon at barnevern er et av de områdene som anses som mest sentrale for forvaltningsrevisjon basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering foretatt av revisjonen. Barnevernstjenesten for Lillesand og Birkenes ble organisert sammen med barnevernstjenesten for Kristiansand, Søgne og Songdalen fra 01.01.2016. Kristiansand er vertskommune. Det er opprettet et lokalkontor i Lillesand som vil betjene kommunene Lillesand og Birkenes med undersøkelser og hjelpetiltak, mens oppgaver som mottak og fosterhjemsavdelinger er sentralisert i Kristiansand. Birkenes kommune har fortsatt ansvaret for at kommunen har en forsvarlig barnevernstjeneste. Revisjonen vurderer i deres analyse at sannsynligheten anses som middels da sannsynligheten for avvik på den ene siden er høy på grunn av de usikkerhetsmomentene et ny oppstartet samarbeid fører med seg. På den andre siden vurderer revisjonen at det er stort fokus på tjenesteområdet, da omgivelsene er klar over usikkerhetsmomentene ved nye samarbeid. 5
Revisjonen vurderer derfor at sannsynligheten er middels og at konsekvensene av avvik i sektoren anses som høy da avvik påvirker en sårbar gruppe. Med det som bakgrunn har kontrollutvalget invitert rådmann for å redegjøre for følgende i møte: Kommunens rutiner og praksis knyttet til barnevernstjenesten (internkontroll)? Har etableringen av Barneverntjenesten for Kristiansandsregionen sikre et robuste fagmiljø som kan møte fremtidens utfordringer knyttet til både drift og utvikling? Er den nye barnevernstjenesten lokalt og tilgjengelig for innbyggere? Hvordan fungerer samarbeidet med helsestasjonene, familiesentrene, barnehagen, skolene, NAV og PPT i Birkenes kommune (samhandling)? Har barnevernstjenesten gode rutiner for avviksrapportering? Hva er antall bekymringsmeldinger og undersøkelser, og hvor mange henlegges? Punktene det ønskes en redegjørelse for er formidlet til rådmann og videre til barnevernstjenesten i e-post datert 24.05.16. I tillegg til å redegjøre for punktene muntlig i møte har rådmann ved barnevernstjenesten gitt en skriftlig tilbakemelding datert 06.06.16. Denne tilbakemeldingen, samt vedleggene følger vedlagt. Rådmann møter i kontrollutvalget 13.06.16 for å redegjøre for saken, i tillegg møter barnevernleder Monica Brunner. Vurdering fra sekretariatet: Med bakgrunn i rådmannens skriftlige tilbakemelding er sekretariatet av den oppfatning at barnevernstjenesten har forsvarlige rutiner og systemer for internkontroll, som skal bidra til at barnevernstjenesten for Kristiansandsregionen skal utføre sine oppgaver i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Videre mener sekretariatet at rådmann har svart på de punktene kontrollutvalget ønsket en redegjørelse om på en tilfredsstillende måte. På bakgrunn av det foreslår sekretariatet at kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg 2: - Tilbakemelding fra barneverntjenesten datert 06.06.16 - Rutinehåndbok for barnevernstjenesten i Kristiansandsregionen - Internkontrollsystem for barnevernstjenesten i Kristiansandsregionen - Rutine for melding av avvik og intern oppfølging - Skjema for avviksmelding Vedlegg til sak 6
17/16 Orientering vedr. barnehageopptak og barnehageplass for barn i mottak Arkivsak-dok. 16/06487-4 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 13.06.2016 17/16 Saken legges frem uten innstilling. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse på e-post fra Alfred Kylland, Birkenes Senterparti, datert 17.04.2016. I henvendelsen ber Kylland om at kontrollutvalget vurderer tre forhold: 1. Barnehageopptak 2016-17 (om vurdering av behovet for videre drift i Birkeland barnehage og opptak av barn uten rett til plass) 2. Fire boliger tiltenkt vanskeligstilte 3. Barn bosatt under SANA (om barnehageplasser for barn i mottak) Tjenesteområde barnehage og skole har svart kontrollutvalget på pkt. 1 og 3 i henvendelsen fra Alfred Kylland. Saksopplysninger: Med bakgrunn i henvendelsen fra Alfred Kylland har kontrollutvalget bedt rådmann om å redegjøre for de to problemstillingene som Kyllamd reiser knyttet til barnehageområdet, samt svare på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Videre vises det til svar datert 30.05.16 fra rådmann ved stab tjenesteområde barnehage og skole (se vedlegg). Rådmann møter i kontrollutvalget 13.06.16 for å redegjøre for saken. Vurdering fra sekretariatet: Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Vedlegg 3: - Henvendelse og svar på henvendelse fra/til Alfred Skaar Kylland 7
18/16 Orientering fra revisjonen i møte 13.06.16 Arkivsak-dok. 16/06489-1 Arkivkode. 210 1 Birkenes kontrollutvalg 13.06.2016 18/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Aust-Agder revisjon IKS vil orientere om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 8
19/16 Eventuelt i møte 13.06.16 Arkivsak-dok. 16/06490-1 Arkivkode. 033 1 Birkenes kontrollutvalg 13.06.2016 19/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Innkommen post a. Henvendelse og svar på henvendelse fra/til Alfred Skaar Kylland b. Henvendelse fra Tormod Åmlid c. Svar til kontrollutvalget angående oppmålingsgebyrer 2. Saker behandlet i kommunestyret a. 12.05.16 sak 33/16 Årsberetning 2015 b. 12.05.16 sak 34/16 Årsregnskap 2015 3. Neste møte 26.09.16 kl. 14:00 4. Eventuelt Vedlegg 4: - Henvendelse fra Tormod Åmlid - Svar til kontrollutvalget angående oppmålingsgebyrer 9