VARSLING I KOMMUNENE

VARSLING I KOMMUNENE

Oppsummering TNS Gallup har gjennomført en kartlegging av varsling i norske kommuner for Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon (KS). Norges Kommunerevisorforbund og Transparency International Norge. Prosjektet er finansiert av Kommunal- og regionaldepartementet, som ledd i prosjektet Åpenhet, integritet og antikorrupsjon i kommunesektoren. Undersøkelsen er rettet mot personalsjefer og revisorer i et utvalg norske kommuner og et landsdekkende utvalg ansatte. Ytringskulturen i norske kommuner er «ganske åpen». Varsling oppfattes som viktig for å avdekke ulike former for korrupsjon, men er ikke alltid velfungerende i praksis. Ofte er varslingsrutinene ikke kjente (de ansatte) og aktørene (revisorene) har ofte ikke oversikt over de faktiske forhold. Dette legger også føringer på vurderingene. Personalsjefene gir gjennomgående en bedre vurdering av varslingsreglenes beskaffenhet og forekomsten av kritikkverdige forhold enn de ansatte. Revisorene plasserer seg «midt i mellom». Dagens varslingsordninger har ulike utforminger hyppigst gjelder varsling i linjen, til verneombud eller til tillitsvalgt. Ordningen er enkel å håndtere og benytte, men det er usikkerhet blant ansatte om beskyttelse og anonymitet. Revisorene har gjennomgående liten erfaring når det gjelder ordningens formelle utforming. Seks av ti sjefer er kjente med varslingssaker i kommunen. Gjennomgående varsles 1-4 saker i året. Nesten halvparten av de ansatte har bevitnet varslingssaker, men i flere av disse er det tvil om saken faktisk kvalifiserer for varsling. Varslingssakene knyttes gjerne til trakassering av ansatte og/eller uforsvarlig ledelse. Revisorene mottar ofte direkte varsling om økonomiske misligheter. Manglende varsling skyldes gjerne at sakene ikke er alvorloge nok, eller at det er vanskelig å vite hva som er de faktiske forhold. Flere ansatte peker på lojalitetskonflikt, både i forhold til kolleger og overordnede. Ledelsen og de ansatte gir ulike tilbakemeldinger om konsekvensene for de ansatte: tre av hundre personalsjefer er kjente med negative konsekvenser, mot tre av ti blant de ansatte. «Alle» sjefene mener den som varsler er vernet mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver, mot fire av ti ansatte (Tre av ti ansatte tar ikke stilling). Ni av ti ledere sier at varslingssaker følges opp med tiltak for forbedringer. Dette bekreftes også av flere ansatte og revisorer, men her er usikkerheten større. Det er behov for informasjon om varslingsreglene blant de ansatte, og dels blant revisorene. Åtte av ti sjefer mener varslingsordningene er velfungerende mot tre av ti blant de ansatte. Tre av ti ansatte og revisorer tar ikke stilling. Erfaringene speiler vurderingen av behovet: Åtte av ti revisorer og ansatte mener flere kritikkverdige forhold vill vært avdekket om flere benyttet varslingsmuligheten, mot halvparten av personalsjefene.

Innhold Side 1. VARSLINGSULTUR 4 2. VARSLINGSORDNING 7 3. VARSLING 18 4. VURDERING 5. OM UNDERSØKELSEN 40 S 36 Konsulent Ugland, Ole Fredrik Oppdragsgiver Kommunenes Sentralforbund Kari Hesselberg Politikk og samfunn TNS Gallup 16.12.2011 TNS

VARSLINGSULTUR 1

Ytringskulturen er «ganske åpen» Hvordan vil du karakterisere kommunens ytringskultur? Prosent. 80 70 60 50 40 36 62 73 56 Pers.sjef Revisor De fleste mener kommunenes ytringskultur er «ganske åpen». Dette gjelder for syv av ti, uansett stilling. Fire av ti personalsjefer mener kulturen er «svært åpen». Ansatt 30 23 20 10 0 13 11 9 5 6 2 2 3 0 0 Svært åpen Ganske åpen Ganske lukket Svært lukket Vet ikke Pers.sjef: 109 Revisor: 55 Ansatt: 400 PowerPoint-presentasjon YTRINGSKULTUR 5

Varsling er viktig men ikke alltid fungerende Hvor enig eller uenig er du i følgende utsagn om kommunens ytringskultur? (Andel helt-/delvis enig. Prosent) Varsling er viktig for å avdekke korrupsjon Ansatte vet hvordan man skal varsle om kritikkverdige forhold Den som varsler er vernet mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver Varslingsreglene gir tilstrekkelig vern for den det varsles om Det er kultur for å få fram i lyset kritikkverdige forholdytringsskultur Varslingsregler har bidratt til større åpenhet og bedre ytringskultuytringsskultur Ledelsen etterspør kritikk Den som tar opp kritikkverdige forhold vil bli oppfattet som illojal 2 11 35 35 43 47 39 42 41 47 57 60 57 57 71 PowerPoint-presentasjon YTRINGSKULTUR 77 84 84 83 90 96 95 96 93 0 20 40 60 80 100 120 Vet ikke: 43% Ansatt Revisor Pers.sjef «Vet-ikke» kan bety to ting: Enten har man så mye informasjon at man ikke klarer å ta stilling, eller så har man ikke tilstrekkelig informasjon til å gjøre det. «Alle» er enige om at varsling er viktig for å avdekke korrupsjon. Åtte av ti ledere/revisorer og seks av ti ansatte kjenner til varslingsrutinene. Det er til dels svært ulike oppfatninger mellom ledere og ansatte når det gjelder reglenes betydning for avdekking av kritikkverdige forhold, og for varslerens beskyttelsesvern. Varsling oppleves i begrenset grad som illojalt, særlig hos ledelse og revisjon. Pers.sjef: 98-109 Revisor: 52-55 Ansatt: 398-400 6

VARSLINGSORDNING 2

Informasjonsbehov om varslingsrutinene Er det utarbeidet skriftlige rutiner og prosedyrer for..? (Andel «Ja», Prosent). 90 80 70 60 50 40 82 66 41 85 71 50 82 64 38 Pers.sjef Revisor Ansatt Det er ulike oppfatninger av i hvilken grad det er utarbeidet skriftlige rutiner for varslingsordning. Åtte av ti ledere sier rutinene er på plass, firefem av ti ansatte sier det samme. Blant revisorer og ansatte er «Vet-ikke» andelen høy (tre og fire av ti henholdsvis). 30 20 10 0..når det skal varsles?..hvem det skal varsles til?..hvordan varsling skal følges opp? Pers.sjef: 108 Revisor: 55 Ansatt: 401 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 8

Varsling i linje, til ombud og tillitsvalgt Har kommunen skriftlig nedfelt noen av følgende rutiner for varsling? (Prosent). Varsling i linjen Varsling til verneombud Varsling til tillitsvalgt Internt varslingssekretariat Web-system for varsling Nei, har ingen skriftlig rutine Varsling til eksternt kontor Spesifisert kanal til kontrollutvalg Internt varslerombud Vet ikke 9 20 12 7 16 10 4 12 1 11 11 1 7 9 2 0 4 3 30 27 30 40 39 36 41 37 59 68 65 84 Ansatt Revisor Pers.sjef Ni av ti oppgir én eller flere rutiner. Varsling i linjen er mest utbredt, og den ordningen de fleste ansatte (fire av ti) og revisorer (seks av ti) er kjente med. I henhold til syv at ti personalsjefer er også varsling til verneombud og tillitsvalgt nedfelt i rutinene. Tre-fire av ti revisorer og ansatte bekrefter dette. Web-system, eksternt kontor, kontrollutvalg og internt ombud, er lite utbredte ordninger. Tre-fire av ti ansatte og revisorer tar ikke stilling. 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING Pers.sjef: 109 Revisor: 56 Ansatt: 401 9

P.sjef/revisor: Varslingsrutinenes utforming Vennligst beskriv kort hvordan varslingsordningen er utformet i kommunen din. Kommunen har utarbeidet egen rutine for varsling ihht Arbeidsmiljøloven. 1 1. Intranett m/henvisning 2. Månedsavis - hvert nr. 1 Ajour HMS elektronisk system. Alle varsel skal gå direkte til rådmannen. Rådmannen skal følge opp varsel. 1 Alle ansatte kan varsle direkte til personalsjef eller rådmann. 1 Avtale med eksternt advokatfirma om varsling, også anonymt/webasert. Varsling i linjen, tillitsvalgte eller verneombud. Prosedyrer på intranett. Varsel håndteres av rådmann og aktuell sektorleder. Rapport kontrollutvalg. 1 Avviksmeldingssystem, hvor avvikene evanlueres i forhold til varsling 1 Beskrivelse av fremgangsmåte osv 1 Bygd opp etter KS sin mal og integrert i i kommunens HMS system 1 Databasert internkontrollsystem - IKKS 1 Den er hjemmlet i etiske retningslinjer hvor man nar beskrevet prosedyrer og rutiner for varsling 1 Den er nedfelt i internkontrollhåndboken. Der er det beskrevet hvordan en går frem om varsling og eksempler på hva som skal varsles. 1 Den er nedskrevet i et dokument som er tilgjengelig både i pappirformat og elektronisk for personalet. 1 Det er utarbeidd skriftleg rutine for når og korleis varsle. Det er også utarbeidd rutine for molttak av varsel. 1 Det er utarbeidet egne retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold. Hva som er kritikkverdige forholde er beskrevet. Det er også beskrevet at varsling er både lovlig og ønskelig. Egne skjemaer for varsling er utarbeidet samt eget skjema til bru 1 Det er utarbeidet en egen prosedyre for varsling. Denne tar for seg mange forskjellige aspekter i når det skal varsles, hvordan dette skal gjøres, hvem som skal ta i mot varsel, hvordan varsling skal behandles, vern av både varsler og den det blir varslet 1 60 Det er utarbeidet skritlige varslingsrutiner med tilhørende varslings- og oppfølgingsskjemaer. I tillegg er det utarbeidet en varslingsplakat som er hengt opp på alle arbeidsplasser. 1 Det er utformet egen skjema for varsling. Det er klargjort hva som er varslingskanaler, samt behandlingsfrister for tilbakemelding. Retningslinjer og rutinebeskrivelser gir utfyllesnde opplysninger. 1 Det fremgår av etiske retningslinjer slik: Kommuneansatte har rett til, og i noen tilfeller plikt til å varsle om kritikkverdige forhold i kommunen. Som hovedregel bør en varsle internt først via tjenestevei eller til overordnet nivå. 1 Det har vært kjørt prosess på dette. Tillitsvalgte, verneombud og ledelse har vært sammen om å utarbeide varslingsrutiner. Rutinene er vedtatt i AMU 1 Det kan varsles via elekronisk kvalitetssystem, muntlig og dessuten selvsagt skriftlig. 3 personer er satt opp som motakere: Hovedtillitsvalgt/ansattes rep, leder av kommunikasjon og service (kvinne) og organisasjons- og personalsjef (mann) 1 Egen prosedyre og skjema ligger på web-en til kommunen 1 Egen rutine er etablert. I tillegg har kommunen eget elektronisk avviks- og forbedringssystem. 1 Egen rutine for varsling -tilgjengelig for alle ansatte. Denne beskriver hvordan varsling kan skje og hvordan varsling skal håndteres. Primært følges linjen (nærmeste leder), men mulighet for varsling til høyere nivå; TV, VO, kommunalsjef, sentralt va 1 Egen rutine. Skal varsle nærmeste leder eller neste nivå dersom varslet gjelder leder. Kan få hjelp av hovedverfneombud. Skalha tilbakemelding. Den varslet gjelder skal ha mulighet til å gi sin versjon. Varsler skal ikke utsettes for negative reaksj 1 Egen ruutine med tilhørende skjema for varsling er tatt inn i internkontrollhåndboken. Dette er også lagt ut på intranett. 1 Eget skjema med informasjon. 1 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 10

P.sjef/revisor: Varslingsrutinenes utforming (forts.) Eget varslingsorgan for ansatte, samt at kommunerevisjon også har en egen varslingskanal for både eksterne og interne varsel. 1 Egne retningslijer og rutiner og skjema + varslingsgruppe for de som ikke ønsker å varsle i linja. 1 Egne rutiner som følger ansvarslinjer. God oversikt over/og bruk av rutiner i denne sammenheng blant ansatte, leder, tillitsvalgte og verneombud. 1 Egne varslingsrutiner 1 Eiga varslingsrutiner med fylgjande hovudpunkt: Kva er varsling, kva meiner ein med kritikkverdige tilhøve, kven kan varsle, hareg rett til å varsle, kvifor bør eg varsle, til kven skal eg varsle, varslingsplikt (om kva og kven) vernoomboda si rolle, nå 1 Ein kan varsle via bedriftshelseteneste eller overordna leiar (dvs heilt opp til kommunestyre eller kontrollutval). Om ein nyttar varslingsrutinane, må ein begrunne skriftleg til den ein varsler til kvifor det er naudsynt å gå utanom linja. 1 Eit skjema som skal brukast og rapporterast til overordna. Varslar kan velje å vere anonym, men ser helst at tilsette skriver under slik dei kontaktast for evt. meir informasjon :-) 1 Elektronisk varsling via IK-system til næraste overordna evt høgare opp i linja 1 Er en del av vårt IK system. Er utarbeidet egne retningslinjer og rutiner for varsling. 1 Er i startfasen med å innføre eit elektronisk system. 1 Er utformet som egen rutine. Det er definert i rutinen hva som regnes som varsel på kritikkverdige forhold samt hva som er formålet med rutinen. Varslingen foregår elektronisk gjennom kommunens elektroniske internkontrollsystem. I tillegg til å varsle om 1 Ett av temaene i våre etiske retningslinjer og vi benytter Kvalitetslosens system for melding av avvik m.v. 1 Etter min vurdering gode rutiner - varslig er satt på dagsorden i denne kommunen. Kommunen får også flere vasel enn andre kommuner som jeg har kjennskap til. 1 Formål: Høylandet kommune skal være en åpen organisasjon med trygge arbeidsforhold og forsvarlige tjenester til innbyggerne. Vivil derfor at våre ansatte er lojale og varsler om kritikkverdige forhold til de son kan gjøre noe med det. For å tilrettele 1 I henhold til KS sin veileder 1 I kommunens skal varselet gis enten; Tjenesteveg(ledelsen i linja) Verneombud Tillitsvalgte Verneombud og tillitsvalge skal straks informere arbeidsgiver om varselet 1 I prosedyren fremkommer det definisjon på varsling, eksempler på hvilke saker dette kan være, hvem som er mulige personer/ instanser å varsle til. Rutiner for varsling og etiske retningslinjer ble utarbeidet/ revidert samtidig da de henger noe sammen 1 Informasjon om varslingsrutinene inngår i HMS-systemet. Det er hengt opp en varslingsplakat på alle avdelinger med informasjon om ordningen. Varsling er et eget punkt i det månedlige HTV forum hvor de hovedtillitsvalgte, hovedverneombudet, rådmann og pers 1 Jeg reviderer 6 kommuner, så uttalsen må bli et snitt av det. Mitt inntrykk er at det er utarbeidet rutiner for varsling til leder og ledelse. Det er ikke beskrevet hvordan varlingen eller varsleren skal behandles 1 Kommuneansatte må kunne varsle om kritikkverdige forhold i forvaltningen. Før ekstern varsling skjer, bør forholdet være forsøkttatt opp internt. Slik intern varsling gjøres tjenestevei, om nødvendig opp til ordfører/rådmann. Fører ikke slik varsling fra 1 Kommunen har overordnede retningslinjer (politisk vedtatt), noen enheter har egne prosedyrer, og varslingsombud er oppnevnt/bekjentgjort sammen med sitkkord for varsling. 1 kortfattet rutine beskrevet på intrasidene. usikker på om alle ansatte har tilgang og er gjort kjent med den. 1 Kritikkverdige forhold varsles på eget varslingsskjema i kvalitetssystemet vårt, evt. ved papirkopi av varslingsskjema. Varseletbør normalt leveres til nærmeste overordnede leder. Det kan også leveres til verneombudet. Skal være forsvarlig. Arbeidsgiver 1 Kvalitetslosen 1 Ligger beskrivelse på kommunens intranett. 1 me brukar skriftlege varslingsrutinar som langt på veg samsvarar med tilrådde standardreglar 1 Medarbeidere har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten jfr. AML 2-4, kravet er at det skjer på en forsvarlig måte, ved å følge denne rutinen er det en forsvarlig varsling. Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold til noen 1 Nedfelt i HMS perm og varsler sender varselet til nærmeste leder, dersom denne ikke er innvolvert. Skulle varsler ikke få respons vil varselet gå til kommunens personalavdeling og bli tatt derfra 1 Nedfelt skriftlig prosedyre som forteller om hvordan, hvem, når etc. Ryddig og oversiktlig. 1 Primært gjennom QM+. Det er hyppig brukt til også avviksmeldinger og mange av våre ansatte kjenner dette godt. 1 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 11

P.sjef/revisor: Varslingsrutinenes utforming (forts.) Prosedyrer og fremgangsmåte med skjematikk lett tilgjengelig på intranettet. 1 Refleksjon rundt kritikkverdige forhold. Det er utarbeidet et informasjonsreglement og etiske retningslinjer for ansatte i NN kommune. Disse er i tillegg til annet lov og avtaleverk med på legge føringer for ansattes rettigheter og plikter når det gjel 1 Retningslinje for intern varsling om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen i Ås kommune. 1 Retningslinjer for varsling via ledelsen, tillitsvalgt, verneombud eller sekretæriat. 1 Rutinebeskrivelse med sjekkliste for når det bør varsles, til hvem og hvordan, saksbehandling av varsling og skjema til bruk for varsling. Primært varsles tjenestevei, evt. til tillitsvalgte, verneombud eller evt. utvalg for varsling. 1 Rutiner for varsling 1. Formål Alle ansatte i Grue kommune har rett og plikt til å varsle om kritikkverdige forhold innen virksomheten. Jfr. aml. 2-4 og 2.5, Helsepersonelloven 17, Straffeloven 139, 172 og Barnevernloven 6-4. Med kritikkverdi 1 Rutiner for varsling m/vedlagt skjema for varling og oppfølging ble vedtatt 24.03.09 og finnes i kommunes personalhåndbok på intranett. Inndeling: Formål, Ansvar og myndighet, Definisjon, Prinsipper for kommunen sin ordning med varsling, Varslingsveier in 1 rutiner om varsling, uønsket hendelse og avvik ligger beskrevet i kvalitetsprogrammet inkl skjema for dette, følger videre lederlinjene 1 Skriftgelige rutiner som følger linjeledelsen/overordnet ledelse 1 skriftlege rutiner - informert om- spredd til organisasjonane - ligg ute på intranettet. 1 Skriftlig varslingsrutiner vedtatt politisk. Ligger som del av personalhåndbok på ansatteportalen. er orienternede i metode, gir eksempler på forhold som er kritkkverdige, De involverte er ivaretatt i rutinene. 1 Skriftlige retningslinjer og skjema for varsling og oppfølging. Er en del av HMS systemet. Retningslinjene sier hva det bør varsles om og ulike kanaler internt og eksternt 1 Skriftlige rutiner er utarbeidet. 1 skriftlige rutiner vedtatt av kommunestyre. varsling til nærmeste overordnede er hovedregel er oppnevnt eget intern varslingssekretariat 1 Som eit eige punkt i HMT-handboka. Utarbeida køyrereglar for saksgang og skjema for varsling 1 Som en rutine med et vedlegg for varsling. 1 Systm for vasling i linjen Revisjonen er eksternt varslingspunkt 1 Til nærmeste overordnede, evnt forbi nærmete leder - til rådmann, til kontrollutvalget eller kommunens revisor 1 Til overordnet/virksomhetsleder, ev personalsjef. Videre Rapportering i elektronisk basert avvikssystem 1 Tillitsvalgt/verneombud søke å løse saken. Nærmeste leder og videre oppover i hiarkiet. AMU får sakene til orientering eller hvis de ikke løses. Øverste som involveres er ordfører før man går til mediene. 1 Tilsett kan varsle til næraste eller overordna leiar, tillitsvald, verneombod eller kollega. 1 Tjenestevei - evnt forbi nærmeste leder - direkte til rådmann - kontrollutvalget eller kommunes revisor 1 Uregelmessigheter og mistanke om sådanne skal rapporteres nærmeste overordnede som tar opp saken med avdelingsjef/rådmann. Oppfølging av slike saker skal rapporteres til kommunerevisjonen. 1 Utarbeidd varslingsplakat 1 Utarbeidet rutinebeskrivelse m/ skjema for varsling og skjema for oppfølging. 1 Utformet i fellesskap mellom ledelse, vernetjeneste og tillitsvalgte. Egen infoplakat om tjenestevei i verneombudssaker/personalsaker utarbeidet. 1 Utformet som et skjema som ligger tilgjengelig på intranett og elektronisk HMS-system QM+. 1 Varlingsrutinene er nedfellt i overordnet HMS styringsdokument. Varslingsplakat til oppslagpå alle arbeidsteder. Kunnskap om varlsing i organisasjonen er en del av årlig HMS rapportering til AMU. 1 Varselet kan vera muntleg eller skriftleg. Det vert tilrådd å varsla skriftleg og at den vert formulert sakleg og nøktern. Når varselet er levert: 1. Leiinga skal følgje opp varselet. 2. Kritikkverdige tilhøve skal rettast opp. Varslaren skal ha tilbak 1 Varsler tar direkte kontakt med 1. nermeste leder 2. tillitsvalgt / verneombud. Hvis ønskelig kan det varsles annonymt. 1 Varsles i linjen og til eige varslerombod som har vore leiar i kontrollutvalet. Skjema og rutine ligg på intranett 1 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 12

P.sjef/revisor: Varslingsrutinenes utforming (forts.) Varslin er en del av kommunens etiske retningslinjer og ble utarbeidet høsten 2007. Jeg kan ikke se at vi har hatt saker hvor varsling er foretatt og hvor disse retningslinjene er lagt til grunn for påvisning av kritikkverdige forhold. 1 Varsling i linjen, advokat er eksternt varslingspunkt 1 Varsling om kritikkverdige forhold (tatt inn i kommunens kommunikasjonspolitikk):?varsling bør normalt følge lederlinjen, slikat nærmeste leder er den som informeres først. I tilfeller der dette ikke er hensiktsmessig, skal det tas kontakt med leder p 1 Varslingsordningen/rutinen er tatt inn som en naturlig del av HMS hovedbok. 1 Varslingsrutinen er en del av HMS-håndboka. Beskriver hva det kan varsles om, hvordan, til hvem, hvordan varslet skal håndteres og følges opp, hvordan varsleren og den eller de forhold det varsles om skal ivaretas, hvordan evt avvik av prosedyren skal hå 1 Varslingsrutiner og varslingsplakat 1 Varslingsrutiner, etisk standard, kap om etikk i anskaffelsesstrategi, eget kap i retningslinjer for politikere 1 Vi benytter et web basert kvalitetssikringssystem som ivaretar varslingordningen i kommunen. 1 Vi har eget skjema med rutiner 1 vi har laget en "varslingsplakt" 1 Vi har skriftleg prosedyre for varsling, skjema for varsling og skjema for intern oppfølging. Alt finnast i KF sin infoserie forbruk i den enkelte avdeling. 1 Vi har skriftlige rutiner som beskriver hva som er varsling, hvordan varsling helst bør skje (til nærmeste leder) men også med alternative muligheter for varsling, hvor det kan varsles eksternt og med mulighet for anonym varsling. 1 Vi har skriftlige varslingsrutiner som er utarbeidet og vedtatt i Administrasjoneutvalget. Systemet bygger på tre kanlaer: 1.Ordinære varslingskanaler som nærmeste leder, rådmann, verneombud tillitsvalgt osv. 2. Intern varsling til varslingsombudet 3. 1 Vi har utarbeid reglar for varsling og "Varslingsplakat" 1 Vi har utarbeidd eget veiledningshefte for varsling av kritikkverdige forhold i Gjemnes kommune 1 Vi har utarbeidet varslingsrutiner, Vern mot gjengjeldelse ved varsling, Rutine for intern oppfølging ved mottatt varsel og skjema for varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Vedtatt i administrasjonsutvalget 26.11.08. 1 Vi har webbasert varsling, hvor varselet går til leder, som skal svare innen gitt frist dersom ikke går til dennes leder, tilslutt til øverste administrative leder 1 Webløsning hvor alle kan varsle om kritikkverdige forhold 1 Total 165 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 13

Ansatte: Varslingsrutinenes utforming Vennligst beskriv kort hvordan varslingsordningen er utformet i kommunen din. 254 all avvik og system avvik varsles på mail hvor vi får tilbake melding. ellers tar vi en personlig prat med leder. 1 alle har et ikon på skrivebordet på pc 1 Alltid gå tjenesteveg 1 Alt info ligger til rette på Intranettet 1 Anonym varslig, webbasert, går til varslingsinstituttet som er opprettet internt. Usikker på saksgangen derfra. Bl.a. har det tatt lang tid (mange uker) fra varsling kom til den det gjaldt fikk vite det. 1 Arbeidstakere varsler verneombu som igjen varsler leder. 1 Avvik valses i Kvalitetslosen 1 avvik, at me gjer det på intranettet også får verneombud og leder denne mailen. det kjem an på alvorlighetsgraden om han blirsendt høgare opp i systemet. 1 Avviks-meldinger 1 Avviksmelding 1 Avviksmeldinger 1 avvikssystem som varsles til leder på det tje.stedet avviket er 1 bruker Kvalitetslosen 1 Den er utydelig. Man kvier seg for å varsle. 1 Den ligger i kvalitetslosen som alle ansatte skal ha tilgang til på intranett. 1 Det er en side på nett som kan brukes for varsling, men det er ikke gitt opplæring i bruken av denne. 1 Det er utarbeidet en skriftlig rutine for hvordan varsling kan foregå. Denne skal gjennomgås med personalet årlig. 1 det finner jeg i kommunes kvalitetssystem "kvalitetslosen" 1 det går på web. enkelt og greit 1 Det skal varsles til nærmeste leder. Verneombud/fagforbund kan brukes til interne problemer/konflikter 1 Det skal være lojal varsling. 1 det skrives avviksmeldinger som adresseres først til avdelingens hovedansvarlige.hva som skjer med den etter er uklart 1 Det varsles "avvik" ved å sende et avkryssninsgsskjema til nærmeste leder. Dette går videre til enhetsleder. 1 det varsles til ledelsen, og tillitsmann. 1 Det vet jeg ikke noe om 1 Egen varslingsgruppe behandler verslene 1 Egen varslingsplakat oppslått på avd. Hvor alle rutniner i forhold til varsling står. Hva varsles og hvilken tjenestevei varsling skal foregå. Når og hvordan svar skal forventes og hva gjøres hvis svar ikke kommer. 1 egen web portal på intranettet. 1 egent side på internsiden der det kan varsles 1 Eget reglement som er vedtatt politisk. Reglementet gir informasjon om prosedyrer og kanaler for varsling. 1 En egen nemd behandler varsler, men få tør å varsle. Har sett varslere bli omplassert til dårlige jobber. 1 En varsler nærmeste overordnede. Er det der problemet ligger, går en (gjerne via tillitsvalgt) til nivået over. 1 er ikke helt sikker 1 ferdig utfylte skjemaer 1 Finnes skjemaer som vi fyller ut. 1 for å si det mildt: dener omtrent ukjent. aldri tatt opp på min arbeidsplass, og den er stor. 1 Frå arbeidstaker til verneombud/tillitsvald, fra dem til leder, fra han/hun til enhetsleder og så til rådmann/andre organ 1 først til avdelingsleder, så til hms- gruppa. Hvis ikke det hjelper sendes det inn avviksdokument. 1 Først til tillitsvalg så til verneombud 1 gi beskjed til nærmeste overordnede eller tillitsvalgt eller verneombud 1 gir beskjed til nærmeste leder. Hvis en ikke blir tatt på alvor, kontakt hms. 1 Gjennom personalhåndbok 1 Gode rutiner med varslingsskjema som ligger tilgjengelig på nett 1 grei 1 Gå fyrst til leiar eller tillitsvald, slik at saker går gjennom rette tenesteveg. 1 Gå tjenestevei om mulig. Bruk verneombud eller tillitsmannsapparat når det er bedre.. 1 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 14

Ansatte: Varslingsrutinenes utforming (forts) Har avviksskjema 1 har ikke helt oversikten 1 Har ikke lest det selv, men tror det stå ganske oversiktlig på nett? Web basert enkelt system.. 1 Har nettopp startet å jobbe her,.så jeg er ikke så kjent med slike rutiner, men jeg vet at vi kan sende inn avviksmelding på papir og nett. 1 Har prosedyre på avviksmeldinger når det gjelder fysiske skader, kritikkverdige fysiske forhold, disse kan gå til verneombud eller nærmeste leder som tar det videre til neste ledd. Varsling om mistanke om rus går til nærmeste leder muntlig.usikker på and 1 Hele prosedyren for varsling ligger i kvalitetssystemet og på intranettet i kommunen. Det skal helst ikke varsles anonymt. Man kan varsle skriftlig, muntlig eller på web. Det kan varsles både i linje, til AMU eller tillitsvalgt, HMS eller kontrollmynd 1 HMS melding på Qm+. Denne går til leder på enhet. 1 Hovedsaklig basert på avviksmeldinger og vernerunder 1 Hvis en sak er tatt opp med nærmeste leder og det ikke har skjedd noe i løpet av en tid, kan skaen løftes til neste ledd. Skjer det ikke noe da, sendes saken til et varslingssekretæriat som består av leder for personal og. org. avd., juristen i kommunen o 1 Håndbok på hver arbeidsplass 1 I informasjon til nyansatte er varslingrutiner nedskrevet 1 I vår kommune blir vi sendt fra den ene til den andre for ingen i ledelsen vil ta ansvar,mye rot og IKKE rutiner i det hele tatt hvor man kan få svar og hjelp! Organisasjonen er beste løsning..fagforbundet! 1 intern varsling 1 Jeg er faktisk usikker, men det er web-basert. 1 Jeg er ikke sikker 1 Jeg har ikke satt meg inn i det, så jeg aner ikke. 1 Jeg varsler leder, verneombud eller tillittsvalgt avhengig av hva det gjelder 1 Kjenner ikke detaljene. Er pensjonist og har ikke oppdatert informasjon. 1 Kjenner ikke så godt til dette 1 kjenner ikke til det 1 KOntakte nærmeste leder, hoppe over det leddet det gjelder. Tilitsvalgt og verbneombud kan brukes. 1 Kontakte verneombud, men vi vil nok kontakte leder direkte 1 Ligger prosedyre på intranett side med klare rettningslinjer 1 Ligger retningslinjer på det interne nettet, problem at ikkje alle tilsette har tilgong. Det står i varslingsrutinene kven som skal ha melding om det ikkje fører til noko å varsle tenesteveg eller at saka er for alvorleg eller gjeld næraste leiar 1 Litt usikker på kva type varsling som er meint, men vi har rutiner for avviksregistrering, men uklare signal frå dei ulike leiarane om kor tid vi skal skrive avvik. 1 Man skal gå tjenestevei og melde fra til nærmeste overordnede. 1 man tar opp problemer med nærmeste leder, evt kan man ha med tillitsvalgt eller verneombud 1 Nettside 1 Normalt skal man henvende seg til tillittsmann, verneombud eller nærmeste overordnet 1 nærmeste leder 2 Nærmeste leder osv opp i systemet 1 Nærmeste leder, eller leder over. Personalavdeling, tillitsvalg, verneom bud eller kommuneadvokat 1 Overordnet, tillitsvalgt, verneombud - avhengig av problemet 1 Oversiktlig med punkter om hvem til og når, og videre meldemulighet hvis ikke det når fram. Skriftelig som ligger ute på intranett og som alle virksomheter skal vite om og informere om 1 Perm for ansatte 1 Prosedyren står skrevet på kommunens intranett, slik at det bare er å finne det der. 1 På intranett står det detaljert hvordan fremgangsmåten er. 1 På min arbeidsplass varsles avvik på web. Kollegiale konflikter kan også tas med leder, og problemer rundt ledelse rettes mot tillitsvalgt. 1 På min arbeidsplass, skrives det avvik, som først sees på av leder og verneombud. Deretter blir det brakt til distriksleder. 1 Rutine laget i 08. Varsling i linjen fortrinnsvis. Om ikke det får, varsel til kommunens varslingsgruppe. (Hovedverneombud, personalsjef, kommuneadvokat og leder av adm utvalget)fortrinnsvis skriftlighet. kan skje anonymt, men oppfordres til å bruke navn. 1 rutiner for varsling er nedfelt i elektronisk kvalitetshåndbok som alle ansatte har tilgang til 1 Skal gje beskjed ti verneombud om noko er gale. 1 Skal varsle vanlig tjenestevei, dvs. til leder, evt. verneombud hvis nødvendig. 1 Skjema for varsling fins på kontoret samt på pc 1 skriftelig 1 Skriftlig og lagt ut på intranett med hvordan varsling skal foregå 1 Skriftlig. Gå tjenestevei. Evtr lokal varselnend/komite. Disse behandler også varslene. Komiteen består av tillitsvalgte og rep fra arbeidsgiver. 1 Skriftligrutine I linje Verneombud Hovedverneombud Tillitsvalgt 1 Skriv om hvilke forhold det skal varsles om og at det skal gå tjenestevei, evnt. til tillitsvalgt. 1 Skriver avvik som sendes til ledelsen og rådmannen. 1 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 15

Ansatte: Varslingsrutinenes utforming (forts) Som ansatt varsler jeg min overordnede og min organisasjon om avvik, min overordnede tar det opp med etaten det gjelder, og de bringer dette videre til øverste ledd,hvis det er påkrevd. 1 Sriftelig melding 1 Tar kontakt med lederen for avdelingen evt personalkontoret 1 Ti komunnerevisjonen 1 Tjenestevei 1 Tjenestevei eller via verneombud/tillitsvalgt 1 Tror det er et samarbeid med Trondheim kommune som har et felles sekretariat/ personal som skal håndtere varsling, men da jeg spurte om det var lov å lufte anonymt problemet med tillitsvalgt først, fikk jeg til svar fra personalsjefen at det ikke var till 1 Usikker... 1 Utarbeidet brosjyre om hvordan varsle 1 utover varsling i linjen er det egen enhet for internkontroll som er sekretariat for egen varslingsgruppe 1 Varsel sendes nærmeste overordnet, anonymt. Hvis ikke respons, sendes varsel til verneleder pr. WEB. 1 varsle nærmeste leder, eller tillitsvalgt, verneombud 1 Varsle til næraste overordna, eventuelt til neste ledd. Varsling gjennom tillitsvald/ verneombud dersom det er ønskeleg. 1 Varsle til nærmeste leder,eller til verneombudet. Dersom ikke nærmeste leder tar saken alvorlig varsler en i system over nærmeste leder. 1 Varsleer til nærmeste overordrene 1 Varsler linje vei utenom den det gjelder 1 Varsler på nettprogram. Kan varsle anonymt. Kan også ta opp ting med nærmeste leder eller verneombud. 1 varsler til nærmeste leder men kun muntlige retningslinjer 1 Varsler til nærmeste overordnet. Skjer sjelden noe med det 1 varsler verneombud ved personskade eller behov for tilrettelegging/hjelpemidler, og ITK ved problem på kommunalt intranett 1 Varsling er beskrevet på Intranettet med mulighet for å sende e-post 1 Varsling gjøres til nærmeste leder eller direkte til rådmann 1 Varsling skal skje til nærmeste overordnede som formidler dette videre i linjeorganisasjonen. 1 Varsling til nærmeste leder skriftlig på web. Der blir d gjort en vurdering for videre behandling av saken. Væreombud og tilitsvalgt blir orientert og varsler får tilbakemelding av hva som gjøres med saken. Er ikke resultatet tilfredstillende kan d tas vi 1 Varsling til nærmeste leder, eventuelt dennes overordnede hvis det gjelder nærmeste leder. Det kan også varsles via verneombud 1 Varsling via eget elektronisk program 1 Varslingen er linjeformet, ev. kan man også gå om verneombude dersom varslingen gjelder øverste leder på plassen 1 varslingsordningen går gjennom nettet og internpost 1 Varslingsplakat oppslått på den enkelte virksomhet 1 Varslingsplakat som er hengt på veggen, men gjelder mest barn i vår verksemd. :) 1 Varslingsskjema 1 Ved å logge seg på kvalitetslos,og gå inn på varsling/avvik,som går til nermeste leder.svarer ikkje denne,går varselet videretil neste overordnet sjef. 1 Vedtatt varslingsprosedyre i linje, med aksept for varsling til pressen dersom ordinær varsling ikke tas alvorlig 1 Veit ikke 1 Verneombud og plasstillitsvalgt 1 Vet bare at det er en link på vår elektroniske fellesplattform. Ingen informasjon om dette! 1 Vet det eksisterer rutiner - vet jeg finner de på intranettet - vil ikke påta meg å beskrive de -vet hvor jeg kan hente informasjonen om jeg skulle trenge den 1 vet ikke 2 Vet ikke 2 vet ikke helt hvordan den er, men vi skal først si ifra til leder eller bruke tillitsvalgte. 1 Vet ikke nok om det 1 Vet ikke, men v.h.a. web-løsningen RiskManager oppfordres ansatte til å melde inn avvik av ulike slag. 1 Vet ikke. Har nylig byttet jobb. 1 Vi har egne skjemaer for varslinger, disse kan brukes både anonyme og ikke anonyme, alt etter behov. Disse skrives ut og leverestil nærmeste leder. Vi får alltid tilbakemelding fra leder på hva som bli gjort i etterkant av varslingen. 1 Vi har tilgang gjennom et ikon på intern hjemmeside. Egne folk som tar seg av dette 1 Vi kan varsle med navn eller anonymt. Det skal varsles til nærmeste leder først evt. tillitsvalgt eller verneombud. Hvis det ikke hjelper skal vi varsle høyere opp i systemet. Er usikker på oppfølgingen 1 Vi varsler til overordnede. Ved behov tar vi med verneombud, eller ber verneombud varsle til leder. 1 web- ordning 1 Total 401 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING 16

Delte meninger om varslingsordningens utforming Hvis varslingsordning: Varslingsordningens utforming (Andel Helt enig. Prosent). Varslingsrutinene er enkle å håndtere for ledelsen Varslingsrutinene er enkle å benytte for de ansatte Varslingsrutinene gir tilstrekkelig beskyttelse for den det varsles om Varslingsrutinene sikrer anonymiteten til varsleren i tilstrekkelig grad Varslingsrutinene følges opp på en god måte Varslingsrutinene har bidratt til at kritikkverdige forhold er forbedret 11 11 19 24 22 24 24 35 42 42 45 49 55 57 65 63 66 70 Ansatt Revisor Per sjef Fem-syv av ti personal- sjefer og ansatte er helt enige i at varslingsordningen er enkel å benytte og å håndtere. Fem-seks av ti personalsjefer mener varslingsordningen gir beskyttelse, anonymitet og følges opp, mens dette gjelder for fire av ti ansatte. Halvparten av de ansatte er helt enige i at varslingsrutinene har bidratt til å forbedre kritikkverdige forhold, mens dette gjelder for to av ti sjefer (Tre-fire av ti ansatte tar ikke stilling). Revisorene er generelt sett noe mer skeptiske enn sjefene (fire-seks av ti er delvis enige, to-tre tar ikke stilling). 0 10 20 30 40 50 60 70 80 PowerPoint-presentasjon VARSLINGSORDNING Pers.sjef: 92 Revisor: 37 Ansatt: 401 17

VARSLING 3

1-4 saker varsles Pers.sjef / revisor: Ut fra den informasjon du har, omtrent hvor mange ulike saker er varslet i kommunen i løpet av de siste 12 månedene? (Prosent). 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 13 2 52 47 2 32 Vet ikke 10 eller flere saker 5 9 saker 1-4 saker Ingen saker I følge tre av ti personalsjefer har det ikke vært noen varslingssaker det siste året. Det mest typiske, som gjør seg gjeldende i halvparten av kommunene, er 1-4 saker. Revisorene er i mindre grad orientert om de faktiske forholdene halvparten tar ikke stilling. Blant dem som tar stilling oppgir de fleste 1-4 saker. 20 % 31 10 % 18 0 % Pers.sjef Revisor Pers.sjef: 109 Revisor: 56 PowerPoint-presentasjon VARSLING 19

Mange saker ikke alvorlige nok eller uklare Pers.sjef/revisor uten varslingserfaring: Hva tror du er grunnen til at det ikke har vært varslingssaker i kommunen? (Prosent). Vet ikke Saken(e) er ikke alvorlig nok Vanskelig å vite hva som egentlig er de faktiske forhold Lojalitet overfor kollegaene 10 15 20 21 30 32 38 40 Revisor Pers.sjef Mange har ingen formening om hva som kan være årsak til manglende varsling. I de hyppigst forekommende tilfellene antas det at saken ikke er alvorlig nok, eller at det er vanskelig å vite hva de faktiske forholdene er. Lojalitet, opp eller ned i linjen, nevnes i mindre utstrekning. Lojalitet overfor arbeidsgiver 10 12 Andre forhold 12 20 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 Pers.sjef: 34 Revisor: 10 PowerPoint-presentasjon VARSLING 20