Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

Transkript

1 Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune Foto:Carl-Erik Eriksson Foto: Børge Sundli

2

3 Forord Trondheim kommunerevisjon oppsummerer med denne rapporten resultatene fra forvaltningsrevisjonen Varslingsordningen i Trondheim kommune. Arbeidet med prosjektet har pågått i perioden september 2013 til februar Rådmannen har hatt rapporten til verifisering og høring i perioden 29. januar til 25. februar Arbeidet er utført av Tale Baadsvik (prosjektleder), Kathrine Moen Bratteng, Magnar Andersen og Roald Elvegård. Trondheim 26. februar 2014 Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Tale Baadsvik forvaltningsrevisor

4

5 Sammendrag Bakgrunn og problemstillinger Arbeidsmiljøloven regulerer arbeidstakerens rett til å varsle om kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover og regler, virksomhetens retningslinjer, eller allmenne oppfatninger av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt. Virksomheten skal ha utarbeidet rutiner for intern varsling, eller sette i gang andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling ved kritikkverdige forhold. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljølovens 2-4 er lovstridig. Bystyret i Trondheim kommune behandlet i 2007 en sak om ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold. Det ble vedtatt å opprette et varslingssekretariat, som skulle plasseres på rådmannsnivå, og formelt ligge under kommunaldirektør for organisasjon. Sekretariatet skulle ha en fri og uavhengig rolle, og skulle ikke behandle eller avgjøre varslingssakene selv, men forelegge dem for aktuell kommunaldirektør. I tillegg til varslingssekretariatet kan arbeidstakerne i Trondheim kommune varsle om kritikkverdige forhold til enhetsleder, tillitsvalgte, verneombud eller rådmann/kommunaldirektør. Valg av varslingskanal trenger ikke å begrunnes. Formålet med denne forvaltningsrevisjonen er å undersøke om varslingsordningen i Trondheim kommune fungerer i samsvar med lovkrav. Prosjektets problemstillinger er: 1. Er det etablert tilfredsstillende rutiner for ordningen, og følges disse? 2. Har ansatte i kommunen kjennskap og tillit til varslingsordningen? 3. Hvordan fungerer ordningen for varsleren? Rutiner for varsling i kommunen I tråd med bystyrevedtaket ble det i november 2007 opprettet et varslingssekretariat i kommunen. Det er utarbeidet rutiner for dette, og revisjonen er tilfreds med at rutinene ser ut til å bli fulgt. Noen av arbeidstakerorganisasjonene har sentrale rutiner for varsling. Det finnes ingen overordnede skriftlige rutiner i kommunen for varsling til andre kanaler enn varslingssekretariatet, men kommunaldirektøren for organisasjon opplyser at man informerer om og oppfordrer ansatte til å varsle, blant annet på den årlige arbeidsmiljødagen, på verneombudssamlinger og gjennom informasjon på kommunens nettside. Det er også holdt et innlegg om varsling på en ledersamling i lederutviklingsprogrammet. Alle kommunaldirektørene opplyser at enhetslederne innenfor deres virksomhetsområde kjenner til hvordan de skal håndtere varsel av kritikkverdige forhold. Ifølge arbeidsmiljøloven skal arbeidsgiver utarbeide rutiner for intern varsling. Forskning viser at det er større sjanse for å varsle om man har skriftlige varslingsrutiner. Revisjonen mener det bør utarbeides skriftlige rutiner for varsling til enhetsledere og kommunaldirektør/rådmann. Det er særlig viktig at slike rutiner omhandler hvordan varsling skal følges opp. Kjennskap og tillit Undersøkelsen viser at det er varierende grad av kjennskap til de ulike varslingskanalene. Over 90 prosent kjenner til at man kan varsle om kritikkverdige forhold til enhetsleder, tillitsvalgte og verneombud, mens 53 og 45 prosent kjenner til at man kan varsle til henholdsvis rådmann/kommunaldirektør og varslingssekretariatet. God kjennskap til de ulike kanalene er avgjørende for at det blir varslet om kritikkverdige forhold. Det er viktig at medarbeiderne kjenner til de alternative mulighetene for varsling, slik at de kan velge den varslingskanalen som er mest hensiktsmessig ut i fra sakens art. Revisjonen mener at kjennskapen til enkelte varslingskanaler er for lav, og at rådmannen i særlig grad må gjøre varslingssekretariatet og rådmann/kommunaldirektør mer kjent som varslingskanaler.

6 Ordningens legitimitet er vesentlig for at det blir varslet om kritikkverdige forhold. Undersøkelsen viser at tilliten til varslingsordningen i kommunen generelt er høy. Vår undersøkelse har vist at sekretariatet har opptrådt profesjonelt i møte med varsler, og at saker som kommer dit blir behandlet på en god måte. Revisjonen registrerer at flere hovedtillitsvalgte har stilt spørsmål ved uavhengigheten, og samtidig etterlyst en bredere sammensetning av sekretariatet. Varslerens opplevelser Spørreundersøkelsen viser at i underkant av 30 prosent har opplevd kritikkverdige forhold i Trondheim kommune i løpet av de siste fem årene. 62 prosent av disse varslet om de kritikkverdige forholdene. Av de som ikke har varslet om det kritikkverdige forholdet, svarer 40 prosent at noen andre varslet om forholdet. 27 prosent svarte at de var redde for negative reaksjoner fra leder, mens 22 prosent svarte at det ikke var noen vits i å si ifra. Revisjonen mener at det fortsatt er et potensial for å varsle om kritikkverdige forhold i kommunen. Informasjon om kritikkverdige forhold er viktig i kommunens forbedringsarbeid. 44 prosent av varslerne opplever at de har fått positive reaksjoner etter at de varslet om det kritikkverdige forholdet, mens 17 prosent har opplevd negative reaksjoner. Mange av de som opplevde å ha fått positive reaksjoner utdyper at de fikk høre at det var bra de sa ifra, at de fikk støtte fra kollegaer og leder, og at det førte til forbedring i arbeidssituasjonen. De ansatte som opplevde negative reaksjoner, nevnte blant annet baksnakking, at de ble oversett av medarbeidere, sjikanering og trakassering, at de fikk kommentarer på at de varslet, og at de fikk problemer med enhetsleder i ettertid. Kommunen har ikke etablert rutiner for å følge opp at varslere ikke blir utsatt for gjengjeldelse. Det er ikke noe system for oppfølging av varslere i ettertid av varselet. Noen varslere i kommunen mener å ha blitt utsatt for gjengjeldelse, og har opplevd varslingen som en stor personlig belastning. Revisjonen ser det som kritikkverdig at varslere har opplevd gjengjeldelse, og mener rådmannen må sørge for at varslere blir ivaretatt også i etterkant av varslingssaker for å sikre at lovstridig gjengjeldelse ikke finner sted. Konklusjon Trondheim kommune har en ordning for varsling av kritikkverdige forhold. I november 2007 ble det opprettet et varslingssekretariat. Dette sekretariatet har tilfredsstillende rutiner for varsling og oppfølging, og disse blir fulgt. Kommunen har en veileder for varsler, men mangler skriftlige rutiner for hvordan kommunaldirektør/rådmann og enhetsledere skal følge opp varsel. Ansatte i Trondheim kommune har ikke god nok kjennskap til varslingsordningen. Det er minst kjent at man kan varsle til rådmannsnivået og varslingssekretariatet. Undersøkelsen viser imidlertid at varslingsordningen generelt har tillit blant de ansatte som kjenner til den. Varslingsordningen i kommunen blir brukt. En betydelig andel av enhetslederne, verneombud og tillitsvalgte har blitt kontaktet av medarbeidere med varslingssaker. Undersøkelsen viser imidlertid at mange har opplevd kritikkverdige forhold uten å varsle om det. Noen ansatte som har varslet har opplevd dette som en stor personlig belastning. I undersøkelsen framkommer det også at ansatte har opplevd gjengjeldelse etter varsling. Kommunen mangler rutiner for oppfølging av varslere i etterkant av varselet for å sikre at lovstridig gjengjeldelse ikke finner sted.

7 Innhold Innledning Bakgrunn 1 Innledning Bakgrunn Om vernetjenesten og arbeidstakerorganisasjonene Problemstillinger Revisjonskriterier Metode og gjennomføring Rutiner for varsling i kommunen Revisjonskriterier Ulike varslingskanaler i varslingsordningen Vurderinger Kjennskap og tillit Revisjonskriterier Kjennskap til varslingsordningen Tillit til ulike instanser i varslingsordningen Vurderinger Varslerens erfaringer Revisjonskriterier Erfaring med kritikkverdige forhold Varsling av kritikkverdige forhold Oppfølging av mottatte varsler Årsaken til at man ikke har varslet Varslernes opplevelser Vurderinger Konklusjon Rådmannens høringssvar Vedlegg Tabeller Metode

8 8 Innledning Bakgrunn 1 Innledning Prosjektet ble bestilt i kontrollkomiteens møte 10. september 2013, og dermed tatt inn i halvårsplan for annet halvår Kommunerevisjonen ble bedt om å foreta nødvendige omprioriteringer av sine ressurser i henhold til endringen. 1.1 Bakgrunn Arbeidsmiljøloven regulerer arbeidstakers rett til å varsle, å si fra om kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen. Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover og regler, virksomhetens retningslinjer, eller allmenne oppfatninger av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt. Kritikk av forhold som ikke er ulovlige eller uetiske, eller som arbeidstaker mener er kritikkverdige kun ut ifra personlig etiske overbevisninger, faller utenfor varslingsordningen. Arbeidstakeren har en rett til å varsle i samsvar med virksomhetens rutiner for varsling. I enkelte tilfeller har en også en plikt til å varsle. 1 Virksomheten skal ha utarbeidet rutiner for intern varsling, eller sette i gang andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling ved kritikkverdige forhold. Arbeidstaker skal i utgangspunktet varsle i henhold til disse rutinene, med mindre det er forhold som gjør at intern varsling ikke er hensiktsmessig. Arbeidstaker har også muligheten for å si fra til tillitsvalgt, verneombud eller arbeidsmiljøutvalg. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Det skal ikke stilles strenge krav til arbeidstakers vurderinger med hensyn til valg av fremgangsmåte, og etter loven er det arbeidsgiver som har bevisbyrden ved påstand om at framgangsmåten ved varsling ikke har vært forsvarlig. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med arbeidsmiljølovens 2-4 er lovstridig. Arbeidstaker må likevel tåle saklige motargumenter eller motbevis knyttet til de kritikkverdige forholdene. Arbeidstaker som blir utsatt for ulovlig gjengjeldelse i forbindelse med varsling, kan kreve oppreisning. 4 Forskning på varsling viser blant annet at å bli sanksjonert fordi man varsler har stor betydning for om man vil varsle igjen. Gjengjeldelse ser med andre ord ut til å ha innvirkning på ytringsklimaet i organisasjonen. Videre viser forskning at skriftlige varslingsrutiner fører til at flere varsler, at varslerne lykkes bedre og at sjansene for positive tilbakemeldinger er større. Det å ha tillitsvalgte eller verneombud å støtte seg til i varslingssaker, øker mulighetene for at varselet fører til endring i organisasjonen. Et godt ytringsklima ser også ut til å være vesentlig for å få flere til å varsle, samt for at varselet skal gi positive konsekvenser i organisasjonen. 5 Formannskapet behandlet i en sak om ytringsfrihet i Trondheim kommune. Her ble det blant annet presisert at ansatte i kommunen har full anledning til å delta i samfunnsdebatten og uttale seg offentlig angående kommunens arbeid. Videre ble det tatt opp at det er et lederansvar å oppmuntre de ansatte til å si ifra om forhold på arbeidsplassen, og at det forventes at ansatte i kommunen legger fram synspunkter og kritikk gjennom ordinær tjenestevei eller via tillitsvalgte før de går ut med offentlig kritikk om egen arbeidsplass. Trondheim kommunes kjerneverdier er åpen, modig og kompetent, noe som også innebærer at ansatte skal kunne si ifra om kritikkverdige forhold Jf. arbeidsmiljølovens 2-3 om arbeidstakers medvirkningsplikt. 2 Det vil normalt være forsvarlig å varsle internt til en ansvarlig person i virksomheten, eller å varsle i tråd med interne rutiner eller til tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer. Hva som for øvrig er forsvarlig fremgangsmåte, avhenger av en konkret og skjønnsmessig helhetsvurdering. (kilde: KS veileder for varsling). 3 Arbeidsmiljøloven KS veileder i varsling 5 Sissel C. Trygstad: Med rett til å varsle men hjelper det, og er det lurt? Fafo-rapport 2010:18 6 Behandlet i formannskapet 4. februar 2003, sak 0026/03. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

9 Innledning Om vernetjenesten og arbeidstakerorganisasjonene 9 I januar 2007 behandlet bystyret en sak om ansattes rett til å varsle om kritikkverdige forhold, opprettelsen av et varslingssekretariat og rutiner for ivaretakelse av varslere. 7 I prosessen var det vurdert hvorvidt sekretariatet skulle ligge internt under rådmannen, eller eksternt. En spørreundersøkelse som ble sendt ut til de ansatte i kommunen, konkluderte med at ansatte ønsket et system for varsling som ligger i linjeorganisasjonen, og ikke eksternt. Bystyret vedtok at sekretariatet skulle være en del av internkontrollsystemet, på rådmannsnivå, og formelt ligge under kommunaldirektør for organisasjon. Det ble presisert at selv om sekretariatet ble plassert på rådmannsnivå skulle ikke rådmann eller kommunaldirektør ha direkte innsyn i eller instruksjonsmyndighet i enkeltsaker. Sekretariatet skulle ha en fri og uavhengig rolle. Sekretariatet skulle ikke behandle eller avgjøre varslingssakene selv, men forelegge dem for aktuell kommunaldirektør. Dersom saken følges opp ble det vedtatt at kommunaldirektøren skulle vurdere om Trondheim kommunerevisjon, interne tjenester eller andre bør involveres. Sekretariatet ble etablert høsten 2007 med kontortid, og et webbasert varslingssystem ble tatt i bruk august Varslingsordningen i Trondheim kommune består av følgende varslingskanaler: enhetsleder, rådmann/kommunaldirektør, tillitsvalgte, verneombud og varslingssekretariatet. 1.2 Om vernetjenesten og arbeidstakerorganisasjonene Alle enheter skal ha et verneombud. Verneombudene blir valgt eller utpekt av og blant de ansatte. Trondheim kommune har også tre heltidsansatte hovedverneombud som har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet. Trondheim kommune har et sentralt arbeidsmiljøutvalg (SAMU) og fire lokale arbeidsmiljøutvalg (AMU). I alle arbeidsmiljøutvalg skal det være like mange representanter fra arbeidsgiver og arbeidstaker. I tillegg skal det være en representant fra Bedriftshelsetjenesten (BHT) tilstede på møtene. Bedriftshelsetjenesten har en fri og uavhengig stilling og er en nøytral part i forholdet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Trondheim kommune samarbeider med arbeidstakernes organisasjoner. Arbeidstakerorganisasjonene representeres gjennom 10er-gruppa som består av representanter fra de fire hovedsammenslutningene, samt fra de frittstående arbeidstakerorganisasjonene. Denne gruppa skal ivareta oppgaven som informasjons- og drøftingsorgan for generelle problemstillinger knyttet til forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og arbeidstakerne. 1.3 Problemstillinger Formålet med prosjektet er å undersøke om varslingsordningen i Trondheim kommune fungerer i samsvar med lovkrav. Prosjektets problemstillinger er: 1. Er det etablert tilfredsstillende rutiner for ordningen, og følges disse? 2. Har ansatte i kommunen kjennskap og tillit til varslingsordningen? 3. Hvordan fungerer ordningen for varsleren? 7 Sak 0002/07 Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

10 10 Innledning Revisjonskriterier 1.4 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene som legges til grunn i dette prosjektet er hentet fra: Arbeidsmiljøloven Bystyresak om varsling (sak 0002/07) Rutiner for varslingssekretariatet i Trondheim kommune Veileder for varslere i Trondheim kommune Kommunenes Sentralforbunds veileder i varsling Kriteriene vil bli utledet under hvert kapittel. 1.5 Metode og gjennomføring For å besvare problemstillingene har vi gjennomført intervju med fire hovedtillitsvalgte, tre hovedverneombud, to varslere og varslingssekretariatet. Videre har vi sendt ut e-postspørsmål angående varsling til alle kommunaldirektørene. Vi har gjennomgått skriftlige rutiner og dokumenter knyttet til varsling i Trondheim kommune, og vurdert håndteringen av varslingssaker i kommunens webbaserte varslingssystem. Det er sendt ut en webbasert spørreundersøkelse til 2183 tilfeldig utvalgte ansatte i kommunen, 8 inkludert alle enhetsledere og et tilfeldig utvalg verneombud og tillitsvalgte. Undersøkelsen tok for seg blant annet kjennskap og tillit til de ulike varslingskanalene i kommunen. Den samlede svarprosenten er 63,2. 9 Undersøkelsen er representativ for de ulike tjenesteområdene og for enhetsledere, tillitsvalgte og verneombud. Resultatene som gjelder medarbeiderne er representative for personer med høy stillingsandel, men må tolkes med varsomhet for ansatte med lav stillingsandel. Trondheim kommune gjennomførte en spørreundersøkelse om varsling i 2006 med det formål å få oversikt over varslingsklima i kommunen. Svarresponsen var på 33 prosent og det var en skjevhet mellom de ulike tjenesteområdene, noe som ble betraktet som lite tilfredsstillende. På grunn av svak representativitet i undersøkelsen fra 2006 mener revisjonen at man må være varsom med å trekke for bastante konklusjoner om utviklingstrekk i perioden. Vår undersøkelse er avgrenset til de organer som er omfattet av den ordinære varslingsordningen i Trondheim kommune. 10 På bakgrunn av dette vil ikke oppfølging av avviksmeldinger gjennom kommunens avvikssystem Kvaliteket bli berørt i denne undersøkelsen. 8 Undersøkelsen retter seg mot ansatte som arbeider i 40 prosents stilling eller mer. 9 For detaljer om metode og gjennomføring, se vedlegg. 10 Arbeidstaker har også rett til å varsle til tilsynsmyndigheter eller kontrollkomiteen/kommunerevisjonen. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

11 Rutiner for varsling i kommunen Revisjonskriterier 2 Rutiner for varsling i kommunen I dette kapittelet vil vi presentere de ulike varslingskanalene i Trondheim kommune, og vise hvilke rutiner disse har og hvordan de bruker rutinene. Videre vil vi se på hvor mange varsel som kommer til de ulike kanalene, og hvordan disse følges opp fra varslingsmottakernes side Revisjonskriterier Arbeidsgiver skal utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med I kommunene bør det utarbeides skriftlige rutiner og prosedyrer for når det skal varsles, hvem det skal varsles til og hvordan varsling skal følges opp. Disse skal nedfelles i retningslinjer, instrukser, reglementer eller liknende. 12 Det bør også legges til rette for intern varsling via en annen kanal som et supplement til de ordinære kanalene. Det bør være en objektiv og uavhengig kanal, slik at organet har den nødvendige tillit der de ordinære kanaler er forsøkt eller ikke anses som hensiktsmessige Ulike varslingskanaler i varslingsordningen Trondheim kommune har som hovedregel at kritikkverdige forhold skal varsles til enhetsleder, verneombud, tillitsvalgte eller direkte til kommunaldirektør/rådmann. En femte mulighet, dersom den ansatte ikke ønsker å varsle til noen av disse instansene, er å varsle til varslingssekretariatet. 14 Figur 1 Modell for varsling i Trondheim kommune Enhetsleder Det vanligste er at man varsler om kritikkverdige forhold ved å gå tjenestevei, det vil si til nærmeste overordnede Arbeidsmiljøloven KS veileder i varsling 13 KS veileder i varsling 14 Veileder for varslere i Trondheim kommune 15 KS veileder i varsling Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

12 12 Rutiner for varsling i kommunen Ulike varslingskanaler i varslingsordningen Ifølge kommunaldirektør for organisasjon kan det være en glidende overgang mellom det som anses for å være en del av en åpen bedriftskultur og det som vil kunne karakteriseres som varsling. Det finnes ingen overordnede skriftlige rutiner i kommunen for varsling til andre kanaler enn varslingssekretariatet, men kommunaldirektøren for organisasjon oppgir at man oppfordrer og informerer om varsling, blant annet på den årlige arbeidsmiljødagen, på verneombudssamlinger og at man har informasjon på hjemmesidene om varsling. Hun opplyser også at det er holdt et innlegg om varsling på en ledersamling i lederutviklingsprogrammet. Alle kommunaldirektørene opplyser at enhetslederne innenfor deres virksomhetsområde kjenner til hvordan de skal håndtere varsel av kritikkverdige forhold. Kommunaldirektør for oppvekst og utdanning sier at det ikke har vært noen konkret opplæring, men at temaet er tatt opp på ledermøter i oppvekstsektoren. Innenfor helse og velferd har varsling vært tema på verneombudssamlinger hver vår og høst hvor enhetsledere skal delta. I medarbeiderundersøkelsen for 2012 var et av spørsmålene om medarbeiderne opplever at de kan varsle om kritikkverdige forhold på sin enhet. På en score fra 1-6, hvor 1 er dårligst og 6 best, ligger kommunens gjennomsnitt på 4.7, med en variasjon fra 3.2 på to enheter opp til 5.8 ved en annen. 16 Organisasjon er det virksomhetsområdet som ligger høyest, mens finans ligger lavest. 17 Enhetsledernes score i 2012 på om de synes de kan varsle om kritikkverdige forhold var I spørreundersøkelsen stilte revisjonen spørsmål til ledere om en ansatt har tatt kontakt med respondenten for å varsle om et kritikkverdig forhold på arbeidsplassen de siste fem årene. Blant enhetslederne hadde 59 prosent opplevd dette. På spørsmål om hva de gjorde med den siste saken de fikk informasjon om, svarte enhetslederne i stor grad at de tok opp saken med den det gjaldt eller at de gikk videre med saken til sin leder, kommunaldirektøren Verneombud og tillitsvalgte Hvis man av ulike årsaker ikke ønsker å varsle til nærmeste overordnede, kan man velge å gå til vernetjenesten eller tillitsvalgte. Det er et bærende prinsipp at sakene løses på lavest mulig nivå, det vil si på det enkelte arbeidssted, med bistand av lokalt tillitsvalgt eller verneombud. Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud opplyser imidlertid at ansatte kan ta direkte kontakt med dem hvis de ønsker, eller de lokalt tillitsvalgt og verneombud kan ta sakene videre til disse. Det står i Hovedavtalen at tillitsvalgte har rett til å håndtere klagemål som den enkelte arbeidstaker har overfor bedriften. 20 Dette kan innebære å bistå enkelte arbeidstakere i varslingssaker. Flere av arbeidstakerorganisasjonene har også egne skriftlige rutiner for hvordan varsling skal håndteres. I henhold til retningslinjene for vernetjenesten skal de valgte verneombudene ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet, og de skal se til at arbeidet blir utført på en slik måte at arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd blir ivaretatt. 21 Hovedtillitsvalgte møter kommunaldirektørene i AMU innenfor de ulike virksomhetsområdene firefem ganger i året. I tillegg møter hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og fire av kommunaldirektørene 22 i SAMU, hvor blant annet saker knyttet til varsling kan komme opp. Organisasjonsdirektøren møter gjennom 10er-gruppa de hovedtillitsvalgte til månedlige møter. 16 I 2010 var gjennomsnittet for medarbeidere Finansområdet består kun av fire enheter, noe som gjør at lav score hos en enhet vil gi store utslag på gjennomsnittet. 18 I 2010 var gjennomsnittet for enhetsledere Se Tabell 10 i vedlegg. 20 KS - Hovedavtalen Retningslinjer for vernetjenesten i Trondheim kommune. 22 Kommunaldirektørene for organisasjon, helse og velferd, oppvekst og utdanning, og byutvikling. Finansdirektøren er vara for organisasjonsdirektøren. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

13 Rutiner for varsling i kommunen Ulike varslingskanaler i varslingsordningen 13 Rådmannen har ingen instruksjonsmyndighet overfor tillitsvalgte eller verneombud, og det er opp til disse hvordan de vil håndtere varslingssaker, og hvem de eventuelt henvender seg til. I spørreundersøkelsen svarte 46 prosent av verneombudene at en ansatt har tatt kontakt med dem for å varsle om et kritikkverdig forhold i løpet av de siste fem årene. Tilsvarende tall for tillitsvalgte var 38 prosent. Disse svarer videre i stor grad at de bisto i saken som tillitsvalgt eller verneombud, eller at de tok saken videre til sin overordnede. Svært få svarte at de ikke gjorde noen med saken. 23 Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud oppgir at de mottar mange henvendelser i løpet av året, men de vil ikke karakterisere alle som varsel. Hovedtillitsvalgte opplyser at de i de fleste tilfeller tar kontakt med enhetsleder for å ordne opp i denne type saker, men at det også hender at de tar kontakt med kommunaldirektøren. De kan også samarbeide med andre hovedtillitsvalgte, både innen organisasjonen og på tvers av organisasjonene. Hovedverneombud og hovedtillitsvalgte har møtepunkter i 10er-gruppa og de kan også ha samarbeid i enkeltsaker. Det er stor forskjell på hvor mange varsel hovedtillitsvalgte mottar. Ifølge hovedtillitsvalgte og hovedverneombud revisjonen har intervjuet er det også stor forskjell på hvor mange varsel de mottar, og de fleste varslene kommer innenfor helse og velferdsområdet. Flere hovedtillitsvalgte og hovedverneombud opplyser at det hender de mottar varsel som varsler etter en tid ønsker å trekke tilbake. De sier at varsler selv får bestemme om saken skal tas videre, såfremt det ikke dreier seg om lovbrudd. I disse tilfeller tas saken videre uansett om varsler ønsker det eller ikke. De opplyser imidlertid at dette skjer sjeldent Kommunaldirektør/rådmann En annen mulighet for å varsle om kritikkverdige forhold i kommune er å gå direkte til kommunaldirektør eller rådmann. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom en medarbeider ønsker å varsle om et kritikkverdig forhold som gjelder enhetsleder. Det finnes ingen skriftlige rutiner for hvordan rådmannen og kommunaldirektørene skal håndtere varsel som kommer direkte til dem. Hovedverneombudene opplever at de har god kommunikasjon med kommunaldirektørene når det gjelder å ta opp vanskelige saker. Ifølge hovedverneombudene varierer det i hvilken grad kommunaldirektørene oppmuntrer til å si ifra om og ta opp kritikkverdige saker. Helse og velferd oppleves av hovedverneombudene å ha en større åpenhetskultur enn de andre. Det er stor forskjell på hvor mange direkte henvendelser som kan karakteriseres som varsel de ulike kommunaldirektørene får. Kommunaldirektørene for byutvikling og finans opplyser at de ikke har fått noen slike henvendelser. Innenfor oppvekst og utdanning, kultur og næring, og organisasjon, opplyser direktørene at de har fått noen henvendelser, men at det ikke skjer ofte. Kommunaldirektør for helse og velferd opplyser at han får flere henvendelser av ulik karakter, noen som kan karakteriseres som varsel, men de fleste handler om misforståelser og manglende dialog på enhetene. Revisjonen får opplyst at sakene blir behandlet alt etter sakens karakter, men at det i de fleste tilfeller vil være nødvendig å innhente mer informasjon, og deretter å følge opp saken gjennom de mest hensiktsmessige instanser. 23 Se Tabell 11 i vedlegg. Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

14 14 Rutiner for varsling i kommunen Ulike varslingskanaler i varslingsordningen Varslingssekretariatet I tråd med bystyrevedtaket, ble det opprettet et varslingssekretariat i Sekretariatet er formelt plassert under kommunaldirektør for organisasjon, men rollen til sekretariatet skal være fri og uavhengig av rådmannen. Sekretariatet består av tre personer med kompetanse innenfor arbeidsmiljø, jus og økonomi. I forbindelse med opprettingen av sekretariatet ble det utarbeidet rutiner for sakshåndtering og en veileder for varslere. 24 Disse ligger på intranettet for Trondheim kommune. Varslingssekretariatet tar imot varsel på flere ulike måter. Man kan benytte kommunens web-baserte varslingsordning, telefon, post, eller personlig oppmøte. Sekretariatet har kontortid på rådhuset to dager i uka fra klokka Alle varsler som mottas av sekretariatet registreres i varslingssystemet. Det er mulig å varsle anonymt. Varslingssekretariatet ser på seg selv som et lavterskeltilbud, og tar imot alle henvendelser som kommer til dem. Etter at sekretariatet har mottatt et varsel, gjennomføres en eller flere samtaler med varsler for å få belyst saken. Når en sak er tilstrekkelig opplyst, legges et notat som er godkjent av varsleren fram for den aktuelle kommunaldirektøren i anonymisert form. Når kommunaldirektøren så har avgjort om han eller hun vil følge opp saken, legges personalia fram såfremt varsler ønsker det. Sekretariatet opplyser at det aldri har hendt at en kommunaldirektør har avvist en sak de har kommet med. Etter at sekretariatet har overlevert saken til kommunaldirektøren er det denne som behandler saken videre, og som kobler inn aktuelle instanser for videre oppfølging. Varsler blir informert av sekretariatet om at rådmannen følger opp saken. Sakene avsluttes etter at sekretariatet har fått en redegjørelse fra kommunaldirektøren. Hvis de ikke hører noe fra direktøren innen 3-4 uker, sender de en påminnelse. Disse blir ifølge sekretariatet alltid fulgt opp. Det er imidlertid ikke sikkert at varsler får vite konkret hva som har skjedd, på grunn av hensynet til personvernet til den det er varslet om. Sekretariatet gir også beskjed til varsler når saken er avsluttet fra deres side. I en gjennomgang revisjonen har utført av varslingssekretariatets web-løsning fant vi samsvar mellom de skriftlige rutinene og den dokumentasjon som lå i web-løsningen. Kommunikasjon mellom varsler og sekretariat, og mellom sekretariat og kommunaldirektør, var god, og tidsfristene ble overholdt. Alle saker var anonymisert og arkivert av varslingssekretariatet etter at de var avsluttet. I Trondheim kommunes årsrapporter finnes informasjon om varslingssekretariatet sitt arbeid. Siden varslingssekretariatet ble opprettet i november 2007 og til og med 2012, 25 har det mottatt totalt 64 saker, fordelt på ulike kategorier. 26 Tabell 1 Oversikt over saker varslingssekretariatet har mottatt siden opprettelsen Brudd på etiske retningslinjer Fare for liv og helse Arbeidsmiljø Økonomiske misligheter Annet Nov Antall saker Antall saker 24 Rutiner for sakshåndtering i sekretariatet og Veileder for varslere, begge vedtatt i SAMU sak 34/ Tall for 2013 er ikke utarbeidet ennå. 26 Det er varsler som selv kategoriserer varslingen i web-løsningen. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

15 Rutiner for varsling i kommunen Vurderinger Vurderinger Forskning viser at det er større sjanse for å varsle om man har skriftlige varslingsrutiner. I november 2007 ble det opprettet et varslingssekretariat i kommunen. Det er utarbeidet rutiner for dette, og revisjonen er tilfreds med at rutinene ser ut til å bli fulgt. Det finnes imidlertid ingen skriftlige rutiner for oppfølging av varsling gjennom de andre varslingskanalene i kommunen. Noen av arbeidstakerorganisasjonene har sentrale rutiner for varsling. Ifølge arbeidsmiljøloven skal arbeidsgiver utarbeide rutiner for intern varsling. Revisjonen mener det også bør utarbeides skriftlige rutiner for varsling til enhetsledere og kommunaldirektør/rådmann. Det er særlig viktig at slike rutiner omhandler hvordan varsling skal følges opp. Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

16 16 Kjennskap og tillit Revisjonskriterier 3 Kjennskap og tillit I dette kapittelet vil vi besvare problemstillingen om hvilken kjennskap de ansatte i Trondheim kommune har til varslingsordningen og de ulike varslingskanalene. Videre ser vi på tilliten medarbeiderne, verneombudene, de tillitsvalgte og enhetslederne har til de ulike varslingskanalene. 3.1 Revisjonskriterier Varslings- og oppfølgingsrutiner som utvikles bør ha legitimitet i organisasjonen, være kjent for alle, og være enkel for leder og medarbeider å bruke. 27 Varslingssekretariatet i Trondheim kommune er plassert på rådmannsnivå, formelt under kommunaldirektør for organisasjon. Den viktigste myndigheten sekretariatet har, er at det er uavhengig og objektivt Kjennskap til varslingsordningen I spørreundersøkelsen hadde vi flere spørsmål som omhandlet kjennskap til varslingsordningen. Tabell 2 viser at 61 prosent av medarbeiderne kjenner til hvor de kan henvende seg i kommunen for å varsle om kritikkverdige forhold, mens 39 prosent ikke vet eller er usikker på hvor de skal henvende seg. 63 prosent av de tillitsvalgte og 86 prosent av verneombudene svarer at de kjenner til hvor de skal henvende seg for å varsle om kritikkverdige forhold. Dette innebærer at 37 prosent av de tillitsvalgte og 14 prosent av verneombudene ikke kjenner til hvor de kan henvende seg. Når det gjelder enhetslederne, så har 96 prosent av de som svarte kjennskap til hvor de kan henvende seg for å varsle om kritikkverdige forhold. Fem prosent av lederne vet ikke hvor de kan henvende seg. Tabell 2 Kjenner du til hvor du kan henvende deg i kommunen for å varsle om kritikkverdige forhold? Prosent etter stilling/rolle. Prosent. N=1379. Ja Nei Vet ikke Total Medarbeider Tillitsvalgt Verneombud Enhetsleder Total KS veileder i varsling. 28 Bystyresak 0002/07 Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

17 Kjennskap og tillit Kjennskap til varslingsordningen 17 Figur 2 viser andelen som kjenner til ulike kanaler for varsling av kritikkverdige forhold. Vi ser at en forholdsvis stor andel kjenner til at de kan varsle til enhetsledere, verneombud og tillitsvalgte. Videre ser vi at det er vesentlig færre som kjenner til at man kan varsle til rådmannen og/eller kommunaldirektør og varslingssekretariatet. Enhetslederne har gjennomgående større kjennskap til alle kanalene enn de andre gruppene medarbeidere. 29 Figur 2 Andel som kjenner til ulike kanaler for varsling av kritikkverdige forhold. Prosent. Enhetsleder (N=1101) 93 Tillitsvalgt (N=1259) 91 Verneombud (N=1266) 92 Rådmannen/kommunaldirektør (N=725) 53 Kommunens varslingssekretariat (N=619) 45 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Som det fremgår av Tabell 3 nedenfor, så har et flertall av medarbeiderne i kommunen svart at de vet hvor de kan finne informasjon om hvordan de kan gå frem for å varsle om kritikkverdige forhold. 35 prosent av medarbeiderne, 30 prosent av de tillitsvalgte, 17 prosent av verneombudene og tre prosent av enhetslederne har svart at de ikke vet hvor de kan finne slik informasjon. 30 Tabell 3 Hvor enig eller uenig er du i disse utsagnene? Jeg vet hvor jeg kan finne informasjon om hvordan jeg kan gå fram for å varsle i Trondheim kommune. Prosent. N=1379. Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Medarbeider Tillitsvalgt Verneombud Enhetsleder Total Se Tabell 13 i vedlegg for detaljer. 30 Andelen som har svart vet ikke er inkludert her sammen med de som har svart at de er helt eller ganske uenig i utsagnet. Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

18 18 Kjennskap og tillit Kjennskap til varslingsordningen Tabell 4 viser at 60 prosent av medarbeiderne, 67 prosent av de tillitsvalgte, 54 prosent av verneombudene og 19 prosent av enhetslederne svarer at de har behov for mer informasjon om hvordan de kan gå frem for å varsle om kritikkverdige forhold. Tabell 4 Hvor enig eller uenig er du i disse utsagnene? Jeg har behov for mer informasjon om hvordan jeg kan gå fram for å varsle i Trondheim kommune. Prosent. N=1379. Helt uenig Ganske uenig Ganske enig Helt enig Vet ikke Totalt Medarbeider Tillitsvalgt Verneombud Enhetsleder Total Undersøkelsen har vist at det er forskjeller i kjennskapen til de ulike instansene i varslingsordningen mellom virksomhetsområdene i kommunen, som vist i tabellen under. Medarbeidere innenfor byutviklingsområdet kjenner i noe mindre grad enn andre til at man kan gå til tillitsvalgte og verneombud for å varsle om et kritikkverdig forhold. Ansatte innen organisasjons-/kultur- og finansområdet kjenner i større grad til at man kan henvende seg til rådmannen/kommunaldirektør eller varslingssekretariatet dersom man vil varsle, mens ansatte innen de andre virksomhetsområdene i mindre grad kjenner til dette. Tabell 5 Andel innenfor ulike virksomhetsområder som kjenner til ulike kanaler i varslingsordningen. Prosent. N=1379. Rådmannen/ Tillitsvalgt Verneombud kommunaldirektør Varslingssekretariatet Oppvekst og utdanning Helse og velferd Byutvikling Organisasjon, kultur og næring og finans Totalt Noen påpeker i spørreundersøkelsen at de ikke har hatt noe behov for å varsle om kritikkverdige forhold, og at de derfor ikke har satt seg inn i hvordan man kan gå frem. De sier videre at de regner med å kunne finne informasjon hvis det skulle vise seg å bli nødvendig å varsle. Hovedtillitsvalgte som revisjonen har snakket med har gitt uttrykk for at de tror det burde ha vært mer informasjon om varslingsordningen i kommunen ut til de ansatte. De utdyper at ikke alle ansatte har tid eller mulighet til å søke på intranettet for å finne informasjon, og mange kan være usikre på hvordan de skal varsle om kritikkverdige forhold. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

19 Kjennskap og tillit Tillit til ulike instanser i varslingsordningen Tillit til ulike instanser i varslingsordningen Figuren under viser grad av tillit til de ulike instansene i varslingsordningen i kommunen. Figur 3 Grad av tillit til ulike instanser i varslingsordningen. Prosent. N=1379. Varslingssekretariatet i kommunen Rådmann/kommunaldirektør Verneombud Tillitsvalgte Min enhetsleder 0, Kjenner ikke til denne instansen Vet ikke Ingen tillit Noe tillit Stor tillit Når vi kun analyserer de som kjenner til de ulike instansene og har gjort seg opp en mening om tillit til disse, finner vi relativt høy tillit til alle instanser. Av de fem instanser har rådmannen/kommunaldirektør lavest tillit (se Figur 4). Det er meget få medarbeidere som oppgir at de ikke har tillit til de ulike instansene. Figur 4 Grad av tillit til ulike instanser i varslingsordningen blant de som kjenner til instansene 31 Prosent. Verneombud (N=1255) 2,5 28,5 69 Tillitsvalgte (N=1248) 2,9 28,3 68,8 Min enhetsleder (N=1237) 4 25,7 70,3 Rådmann/kommunaldirektør (N=775) 6,1 35,5 58,5 Varslingssekretariatet i kommunen (N=598) 4,7 28,9 65, Ingen tillit Noe tillit Stor tillit Gjennom intervju og spørreundersøkelsen gis et inntrykk av at varslere har følt seg godt ivaretatt av varslingssekretariatet, og at de har hatt en profesjonell og seriøs tilnærming til varslerne. Dette poengteres også av et av hovedverneombudene som har hatt kontakt med sekretariatet. Ingen 31 Personer som ikke kjenner instansen eller som har svart vet ikke er ikke inkludert. Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

20 20 Kjennskap og tillit Vurderinger varslere, eller tillitsvalgte/verneombud som har vært med til sekretariatet, har gitt uttrykk for at de har opplevd partiskhet i møte med varslingssekretariatet. Noen hovedtillitsvalgte ser det imidlertid som problematisk at varslingssekretariatet kun består av rådgivere i rådmannens fagstab. En slik organisering kan etter deres mening innebære en risiko for at sekretariatet blir for nært knyttet til rådmannen, og de mener sekretariatet burde vært mer uavhengig og bredere sammensatt. De peker for eksempel på at det gjerne kan styrkes med en arbeidstakerrepresentant og en person fra rettssystemet i tillegg til representantene fra rådmannen. De mener også at bedriftshelsetjenesten bør være involvert på et eller annet vis, da spesielt i oppfølging av varsler i ettertid av varslingssaken. Revisjonen har også informasjon om at en varsler har unngått å gå til varslingssekretariatet fordi vedkommende var usikker på om medlemmene hadde tilstrekkelig uavhengighet overfor kommunaldirektørene. Hovedbildet er at ansatte har tillit til de ulike varslingskanalene. Tilliten til de ulike instansene varierer imidlertid mellom virksomhetsområdene Vurderinger Undersøkelsen viser at det er varierende grad av kjennskap til de ulike varslingskanalene. Det er dårligst kjennskap til at man kan varsle til rådmannen/kommunaldirektøren og varslingssekretariatet. God kjennskap til de ulike kanalene er avgjørende for at det blir varslet om kritikkverdige forhold. Det er viktig at medarbeiderne kjenner til alle de alternative mulighetene for varsling, slik at de kan velge den varslingskanalen som er mest hensiktsmessig ut i fra sakens art. Revisjonen mener at kjennskapen til enkelte varslingskanaler er for lav, og at rådmannen i særlig grad må gjøre varslingssekretariatet og rådmann/kommunaldirektør mer kjent som varslingskanaler. Ordningens legitimitet er vesentlig for at det blir varslet om kritikkverdige forhold. Undersøkelsen viser at tilliten til varslingsordningen i kommunen generelt er høy. Vår undersøkelse har vist at sekretariatet har opptrådt profesjonelt i møte med varsler, og at saker som kommer dit blir behandlet på en god måte. Revisjonen registrerer at flere hovedtillitsvalgte har stilt spørsmål ved uavhengigheten, og samtidig etterlyst en bredere sammensetning av sekretariatet. 32 Se tabell i vedlegg. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

21 4 Varslerens erfaringer I dette kapittelet har vi fokus på varslerne. Vi skal presentere hvor mange som har erfart kritikkverdige forhold, hvor mange som har varslet, og hvilke opplevelser varsler har hatt i forbindelse med varslingssaken. Varslerens erfaringer Revisjonskriterier Revisjonskriterier Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. 33 Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med 2-4 er forbudt. 34 Enhver ugunstig behandling som er en reaksjon på ytringen regnes i utgangspunktet som gjengjeldelse. 35 Den som varsler skal ivaretas på en god måte Erfaring med kritikkverdige forhold Med kritikkverdige forhold menes brudd på lover og forskrifter, virksomhetens retningslinjer, eller allmenne oppfatninger av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt. Tabell 6 under viser at omlag tre av ti ansatte i kommunen selv erfart kritikkverdige forhold i løpet av de siste fem årene. Medarbeiderne, tillitsvalgte og verneombud har i noe større grad enn enhetslederne selv erfart kritikkverdige forhold. Tabell 6 Har du selv erfart kritikkverdige forhold i Trondheim kommune de siste fem årene? Prosent. N=1379. Ja Nei Vet ikke Total Medarbeider Tillitsvalgt Verneombud Enhetsleder Total Spørreundersøkelsen som ble gjennomført av Trondheim kommune i 2006 viser at 29 prosent av de ansatte hadde opplevd kritikkverdige forhold, noe som er helt likt tallet fra vår undersøkelse i Hva gjaldt de kritikkverdige forholdene? Figur 5 viser at de kritikkverdige forholdene gjelder flere tema. De hyppigste årsakene til varselet er psykososialt arbeidsmiljø eller andre arbeidsmiljøforhold, kvalitet på tjenestene og brudd på rutiner og reglement. 6 prosent oppgir at varselet gjelder økonomiske forhold. Resultatene viser at en sak kan gjelde flere tema (det ser vi ved at respondenten har satt flere kryss for hva varselet gjaldt selv om vi ba dem tenke på den siste saken). Medarbeiderne, de tillitsvalgte og verneombudene nevner oftere andre arbeidsmiljøforhold som inneklima, manglende sikkerhet, feil på utstyr eller lignende enn enhetslederne Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven 2-5 1) 35 Bystyresak 0002/07 36 KS veileder i varsling 37 Det er kun signifikante forskjeller mellom gruppene når det gjelder akkurat dette forholdet. Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

22 22 Varslerens erfaringer Varsling av kritikkverdige forhold Figur 5 Hva gjaldt de kritikkverdige forholdene? Du kan sette flere kryss. Hvis du har varslet om flere saker, ber vi deg ta utgangspunkt i den siste saken. Antall svar og prosentandel av alle som har erfart et kritikkverdig forhold. 38 Andre arbeidsmiljøforhold (inneklima, manglende sikkerhet, feil på utstyr eller Psykososialt arbeidsmiljø (samarbeid, mobbing, trakassering m.m.) (N=185) Kvalitet på tjenestene (N=168) Brudd på rutiner eller reglement (N=133) Økonomiske forhold (korrupsjon, smøring, bestikkelser) (N=23) Andre ting (N=48) % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Vår undersøkelse viser at 23 personer har opplevd kritikkverdige økonomiske forhold de siste fem årene. Vi finner at 18 av disse varslet fra om forholdene, mens fem ikke varslet. To av disse sier imidlertid at andre varslet om forholdet. Vi har ikke informasjon om forholdets art og størrelse. 4.3 Varsling av kritikkverdige forhold Undersøkelsen viser at 62 prosent av de som har opplevd et kritikkverdig forhold har kontaktet noen for å varsle om dette, mens 38 prosent ikke har varslet. 39 Spørreundersøkelsen fra 2006 viste at 74 prosent hadde tatt kontakt for å varsle om et kritikkverdig forhold. Figur 6 viser en oversikt over hvem varslerne tok kontakt med. Det er vanlig å ta kontakt med flere ulike instanser i en varslingssak. De aller fleste tar kontakt med nærmeste overordnede, deretter følger tillitsvalgte (35 prosent) og verneombud (31 prosent). Det er få vesentlige forskjeller mellom medarbeidere, tillitsvalgte, verneombud og enhetsledere i dette spørsmålet. Vi finner imidlertid at tillitsvalgte i større grad enn andre tar kontakt med verneombudet. Både tillitsvalgte og verneombudene tar i større grad kontakt med arbeidsmiljøutvalget eller arbeidsmiljøgruppa enn det enhetslederne og medarbeiderne gjør. Enhetsledere tar naturlig nok oftere kontakt med rådmannen, kommunaldirektør og interne tjenester Det er ikke signifikante forskjeller mellom tjenesteområdene i hva som var tema for varselet. 39 Det er ikke signifikante forskjeller mellom virksomhetsområdene om den ansatte har kontaktet noen for å varsle eller ikke. 40 Det er ikke signifikant forskjell mellom de ulike stillingsgruppene når det gjelder å ta kontakt med kommunens varslingssekretariat. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune

23 Varslerens erfaringer Oppfølging av mottatte varsler 23 Figur 6 Hvilke av følgende instanser tok du kontakt med? Du kan sette flere kryss. Hvis du har varslet om flere saker, ber vi deg ta utgangspunkt i den siste saken. Antall og prosentandel av de som har varslet som har tatt kontakt med instansen. Nærmeste overordnede (N=198) 79 Tillitsvalgt (N=87) Verneombud (N=77) Arbeidsmiljøutvalget/arbeidsmiljøgruppa (N=46) Rådmannen/kommunaldirektør (N=29) Interne tjenester (Regnskapstjenesten, Lønnstjenesten el.l.)(n=14) Kommunens varslingssekretariat (N=6) Andre (N=38) % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Resultatene viser igjen likheter med undersøkelsen fra Den gangen svarte 79 prosent at de hadde tatt kontakt med enhetsleder, mens henholdsvis 39 og 37 prosent hadde tatt kontakt med tillitsvalgt eller verneombud. Ni prosent hadde tatt kontakt med AMU, 19 prosent hadde kontaktet rådmannen/fagstaben og 7 prosent hadde kontaktet interne tjenester. Blant andre nevnes blant annet at man har varslet i kommunens avvikssystem, direkte til fagforening, personaltjenesten, hovedverneombud, kollega og politisk ledelse. På spørsmål om hvorfor de ikke gikk til nærmeste overordnede med varselet, svarer de fleste at det var fordi forholdet angikk denne personen. Noen opplyste også at de hadde varslet fra tidligere uten at saken(e) har blitt fulgt opp. En fjerdedel oppgir også at det ikke var noen spesiell grunn til at de ikke henvendte seg til sin nærmeste overordnede, mens noen få medarbeidere har oppgitt at grunnen var at de var redd for negative konsekvenser. 4.4 Oppfølging av mottatte varsler Tabellen under viser at 62 prosent av de som har varslet opplevde at varselet deres ble fulgt opp. Vi finner at enhetsledere og verneombudene i større grad enn medarbeiderne og tillitsvalgte opplever at varselet deres ble fulgt opp. En fjerdedel av medarbeiderne og de tillitsvalgte og åtte prosent av verneombudene svarer imidlertid at varselet deres ikke ble fulgt opp. Omtrent 20 prosent av medarbeiderne og nesten like mange tillitsvalgte og verneombud vet ikke om varselet deres er fulgt opp Merk imidlertid at varslingssekretariatet ikke ble opprettet før i november Det er ikke signifikante forskjeller mellom tjenesteområdene når det gjelder om varslet ble fulgt opp. Rapport 7/2014 F Varslingsordningen i Trondheim kommune

24 24 Varslerens erfaringer Oppfølging av mottatte varsler Tabell 7 Ble varselet ditt fulgt opp? Prosent. N=252. Ja Nei Vet ikke/har ikke Total fått informasjon Medarbeider Tillitsvalgt Verneombud Enhetsleder Total Undersøkelsen viser at varsel som gjaldt psykososiale forhold og andre ting 43 ble i mindre grad fulgt opp enn saker som gjaldt kvalitet på tjenestene, brudd på rutiner og reglement, økonomiske forhold og andre tema. 44 Tabell 8 Ble varselet ditt fulgt opp? Krysset med hvilke kritikkverdige forhold varselet gjaldt. Prosent. N=252. Ja Nei Vet ikke/har ikke fått informasjon Kvalitet på tjenestene Psykososialt arbeidsmiljø (samarbeid, mobbing, trakassering m.m.) Andre arbeidsmiljøforhold (inneklima, manglende sikkerhet, feil på utstyr e.l.) Økonomiske forhold (korrupsjon, bestikkelser, smøring) Brudd på rutiner eller reglement Andre ting Hva ble gjort med saken? Litt over halvparten av de som har varslet om et kritikkverdig forhold opplever at forholdet ble rettet opp, jf tabell 9. En stor andel opplever at forholdet ble avklart, men ikke endret. Tre prosent svarer at det ikke ble gjort noe. Blant de som svarte andre ting var det flere som oppga at saken fortsatt er under oppfølging, noen sa at saken endte med oppsigelse, mens andre igjen fortalte at arbeidsmiljøenheten ble brukt for å bedre arbeidsmiljøet på enheten Eksempler på andre ting er blant annet ledelsesproblemer, medisinhåndtering, etiske dilemmaer og mangel på personell. 44 Det er statistisk signifikant forskjell på om saken ble fulgt opp avhengig av hvilket tema varselet gjaldt. 45 I dette spørsmålet finner vi ingen signifikante sammenhenger mellom medarbeidere, tillitsvalgte, verneombud og enhetsledere. Rapport 7/2014-F Varslingsordningen i Trondheim kommune