STJØRDAL KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 12.05.2011 Tidspunkt: 13:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 74 83 35 03. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Mottakere som ikke mottar fullstendig sakskart i papirutgave finner disse på kommunens hjemmeside; http://innsyn.stjordal.kommune.no/modules/innsyn.aspx?mode=mo&selpanel=1 TEMAMØTE Deltidsproblematikken - Kompendium fra Fagforbundet og referat og konklusjon fra gruppa ufrivillig deltid i etat omsorg sitt arbeid vedlegges. Stjørdal, 06.05.2011 Johan Arnt Elverum/sign ordfører Ketty Minne Steen sekretær
Saksliste for Administrasjonsutvalget i møte 12.05.2011 Innhold Saker til behandling U.off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr PS 1/11 Flyttegodtgjøring - avvikling av ordning 2011/2601 PS 2/11 Ivaretakelse av funksjonen som Varslingssekretariat i Stjørdal kommune 2008/3747
Saker til behandling
Saker til behandling
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 543 Arkivsaksnr: 2011/2601-1 Saksbehandler: Kari Linseth Øfsti Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 1/11 12.05.2011 Formannskapet 50/11 12.05.2011 Kommunestyret Flyttegodtgjøring - avvikling av ordning Rådmannens forslag til innstilling: Vedtak i K-sak 0087/02: Flyttegodtgjøring reglement oppheves. Til formannskap, komiteer: Samlet saksframstilling K-sak 0087/02: Flyttegodtgjøring reglement. Til kommunestyret: Samlet saksframstilling K-sak 0087/02: Flyttegodtgjøring reglement. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen. Saksopplysninger: Stjørdal kommunestyre vedtok i sak 0087/02 et reglement for flyttegodtgjøring, (se vedlegg). I tiden etter at vedtaket ble fattet, er reglementet brukt svært sjelden. Vurdering: Rådmannen foreslår at ordningen oppheves ut fra følgende: - Det er tilfeldig hvem som vet om ordningen, og bruk av bestemmelsene om godtgjøring blir derfor tilfeldig og kan oppleves urettferdig.
- Dersom ordningen skal markedsførers for eksempel i tilsettingskontrakten kan det bli relativt stor utgiftspost. - Stjørdal kommune er en attraktiv kommune å søke jobb i. Skal vi bli den foretrukne arbeidsgiver, er det andre deler av personalpolitikken vi må prioritere, og bruke penger på. For eksempel informasjonsarbeid.
STJØRDAL KOMMUNE Arkiv: 007 Arkivsaksnr: 2008/3747-9 Saksbehandler: Anita Røset Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 2/11 12.05.2011 Formannskapet Kommunestyret Ivaretakelse av funksjonen som Varslingssekretariat i Stjørdal kommune Rådmannens forslag til innstilling: 1. Stjørdal kommune skal fortsatt ha et internt varslingssekretariat utpekt av rådmannen. 2. Reviderte retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat vedtas. Til formannskap, komiteer, nemnder: Vedlegg: 1. Samlet saksfremstilling K-sak 14/09 - Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune 2. Samlet saksfremstilling F-sak 72/10 - Ivaretakelse av funksjonen som Varslingssekretariat i Stjørdal kommune 3. Retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat Til kommunestyret: Vedlegg: 1. Samlet saksfremstilling K-sak 14/09 - Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune 2. Samlet saksfremstilling F-sak 72/10 - Ivaretakelse av funksjonen som Varslingssekretariat i Stjørdal kommune 3. Retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat
Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Sammendrag: Rådmannen har vurdert ulike alternativer for varslingssekretariat i Stjørdal kommune og kommet til at den beste løsningen samlet sett vil være å opprettholde et internt varslingssekretariat. Rådmannen foreslår derfor at funksjonen som varslingssekretariat i Stjørdal kommune fortsatt skal innehas av en person utpekt av rådmannen internt i kommunen. Rådmannen åpner for at varslingssekretariatet etter en konkret vurdering gis myndighet til å utvide sekretariatet til 3 personer i saker som krever spesiell fagkunnskap, for eksempel innefor økonomi. Saksopplysninger På bakgrunn av nye regler i arbeidsmiljøloven om varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen, la Rådmannen i mars 2009 fram en sak om rutiner for intern varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune. Rådmannen foreslo å opprette et internt varslingssekretariat for å ha en ekstra varslingskanal for kommunens ansatte i tillegg til de ordinære kanalene. Under den politiske behandlingen av saken ble det vedtatt at rådmannen skulle vurdere mulige eksterne kandidater som varslingssekretariat. Vedtak i kommunestyret 26.3.09: 1. Vedlagte Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune vedtas. 2. Vedlagte Retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat vedtas, med unntak av pkt 2 som endres til Varslingssekretariatet utpekes av rådmannen og oppgaven søkes lagt til av en person som ikke er ansatt eller folkevalgt i Stjørdal kommune. 3. Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune og Retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat gjelder fra dags dato. 4. Revideringer foretas heretter av Administrasjonsutvalget. 5. Rådmannen bes vurdere mulige eksterne kandidater til jobben som varslingssekretariat og komme tilbake med et forslag til ekstern ressurs og anslag til kostnaden. 6. Pkt 6 siste avsnitt, nest siste setning endres til: Varsling kan også gjøres anonymt. Rådmannen utpekte juridisk rådgiver Christine Elveland som varslingssekretariat. Samtidig ble det arbeidet med ulike alternativer til eksternt og internt varslingssekretariat. 21.5.10 var saken på nytt oppe til politisk behandling. Rådmannens forslag til innstilling var den gangen at funksjonen som varslingssekretariat skulle legges til et advokatfirma, dette på bakgrunn av kommunestyrets vedtak om at varslingssekretariatet skulle søkes lagt eksternt. Saken ble utsatt i Formannskap og Administrasjonsutvalg for at den skulle utredes på nytt med tanke på et samarbeid med nabokommunene i Værnesregionen. Værnesregionen behandlet saken i AU den 6.10.10. Det ble vedtatt at man ikke skal ha et felles varslingssekretariat i Værnesregionen.
Når saken om varslingssekretariat nå skal opp igjen, har rådmannen etter en samlet vurdering funnet at den beste løsningen totalt sett vil være å fortsette med dagens ordning, altså et internt varslingssekretariat. Rådmannen foreslår samtidig en del endringer i Retningslinjer for Stjørdal kommunes varslingssekretariat : Pkt. 2. Sammensetning: Punktet endres til Varslingsekretariatet utpekes av rådmannen. Dette var det opprinnelige forslaget fra rådmannen. Pkt. 4. Plassering i organisasjonen. Punktet får følgende tilføyelse: Rådmannen har ingen instruksjonsmyndighet overfor varslingssekretariatet i varslingssaker. Pkt. 5 Saksbehandlingsregler. Nytt pkt f): Når saken avsluttes som varslingssak skal varslingssekretariatet utarbeide et avsluttende notat til rådmannen. Notatet skal inneholde informasjon om hvilke undersøkelser som er foretatt og hva varslingssekretariatet mener bør gjøres videre. Nytt pkt. g): Ved avslutning av en varslingssak i ephorte, skal varslingssekretariatet sende et brev til varsler med en av følgende avgjørelser: Varselet inneholder ikke tilstrekkelig informasjon til at undersøkelse kan foretas. Varselet gir/gir ikke grunnlag for oppfølging i form av endrede rutiner/regler. Varselet gir/gir ikke grunnlag for (annen) videre oppfølging i virksomheten. De forhold varselet gjelder anses ivaretatt gjennom igangsatte tiltak. Vurdering Siden saken om rutiner for intern varsling av kritikkverdige forhold i Stjørdal kommune var til behandling i mars 2009, har Stjørdal kommune fått mer erfaring med behandling av varsel etter Arbeidsmiljølovens regler. Rådmannen er godt fornøyd med måten varslingssekretariatet og ledelsen har håndtert de varslene som har kommet i perioden og er overbevist om at slike varsler bør og skal håndteres internt. Retningslinjene for Stjørdal kommunes varslingssekretariat foreslås endret med bakgrunn i de erfaringene som er gjort siden 2009. Endringen i pkt. 4 foreslås for å presisere varslingssekretariatets uavhengighet i forhold til resten av administrasjonen. Rådmannen har som arbeidsgiver ingen instruksjonsrett overfor medlem(ene) av varslingssekretariatet uansett om det er internt eller eksternt. Tilføyelsene i pkt. 5 f) og g) er gjort med tanke på en forutsigbar og tydelig behandling av varslingssaker. Også varslingssekretariatet i Trondheim kommune lager et avsluttende notat til rådmannen når varslingssaken avsluttes. Varslingssekretariatet er ingen domstol. Dette betyr at det ikke er varslingssekretariatet som tar avgjørelser i en varslingssak. Det vil og må alltid være den aktuelle leder som har ansvar og myndighet på dette området. Varslingssekretariatet vil heller ikke kunne instruere ledelsen i hvordan de håndterer saken. Varslingssekretariatets oppgave er å ta i mot de varslene som måtte komme og sørge for at det blir registrert, håndtert og avsluttet på riktig måte. Verken et internt eller eksternt varslingssekretariat kan pålegge en leder å foreta en anmeldelse, opprette personalsak eller utarbeide nye rutiner på grunnlag av en varslingssak. Men varslingssekretariatet vil kunne ha en begrunnet oppfatning om hvorvidt leder/rådmann gjør jobben godt nok i forhold til sakens opplysning, vern av varsler og den det varsles om. Denne
oppfatningen vil kunne komme fram i sekretariatets avsluttende notat til rådmannen. I tillegg er varslingssekretariatets hovedoppgave å være den ekstra varslingskanalen som man kan varsle til i fortrolighet, uten at noen andre behøver å få vite varslers identitet, samt å sørge for vern mot gjengjeldelse overfor varsler. Den erfaringen rådmannen har gjort seg i løpet av de to årene som har gått viser at det kan være behov for å utvide varslingssekretariatet i enkelte saker, både av hensyn til behov for kompetanse og at det kan innebære en stor belastning å sitte alene som varslingssekretariat i alvorlige saker. Rådmannen kan blant annet se at det i noen saker kan være behov for å ha med en økonom og/eller en sosionom i varslingssekretariatet. Til sammenligning har Trondheim kommune et internt varslingssekretariat som består av en jurist, en økonom og en sosionom. Varslingssaker er utfordrende både for arbeidsgiver, varsler og den/de det varsles om. Det ligger i sakens natur at man sjelden vil oppleve at både varsler og den/de det blir varslet om føler seg tilstrekkelig ivaretatt av arbeidsgiver. Varsler har ofte store forventninger til hva varselet skal føre til, etter å ha gått til det skrittet å varsle. Å varsle fra om kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass er slett ingen enkel sak og rådmannens erfaringer så langt viser at man ofte tenker seg om lenge før man bestemmer seg for å varsle. Dersom de forventningene varsler har ikke blir innfridd, kan varsler få en oppfatning av at det ikke er noe poeng i å varsle, og at varsel ikke blir tatt på alvor. Rådmannen har samtidig stor forståelse for at den eller de som får et varsel mot seg kan oppleve utrygghet og usikkerhet i forhold til varselet og hvordan man blir ivaretatt i saken. Denne utryggheten kan også smitte over på andre, og føre til ubegrunnet frykt for et mulig varsel i framtida. Disse forholdene gjør at rådmannen er veldig opptatt av en god og ryddig behandling av varslingssaker og ivaretakelse av alle aktørene i prosessen. Erfaringene så langt viser at sakene her vært veldig ulike og vanskelig å sammenligne. Etter rådmannens skjønn ivaretas hensynet til både varsler og den det varslet mot best ved å opprettholde et internt varslingssekretariat. På denne bakgrunn tilrås det at forslagene vedtas.
RETNINGSLINJER FOR STJØRDAL KOMMUNES VARSLINGSSEKRETARIAT 1. Mandat Varslingssekretariatet skal registrere og forberede saker som omhandler varsling etter arbeidsmiljøloven. 2. Sammensetning Varslingssekretariatet utpekes av rådmannen. 3. Rådmannens rolle Rådmannen har et overordnet ansvar for at alle varsler blir behandlet i tråd med disse retningslinjene og kommunens rutiner for varsling. 4. Plassering i organisasjonen Varslingssekretariatet er et uavhengig organ. Rådmannen har ingen instruksjonsmyndighet overfor varslingssekretariatet i varslingssaker. 5. Saksbehandlingsregler a) Varslingssekretariatet mottar varselet, enten direkte fra varsler eller via leder, tillitsvalgt eller verneombud. b) Dersom sekretariatet finner at det innkomne varselet er et varsel i arbeidsmiljølovens forstand, opprettes varslingssak i ephorte. c) Varslingssekretariatet forbereder saken og sender den til rette vedkommende for behandling. d) Varsler skal ha tilbakemelding innen to uker om hvilken behandling varslingen vil bli undergitt. Varsler skal også få beskjed dersom undersøkelsen viser at forholdet ikke var kritikkverdig. e) Den det varsles om skal vernes. Før innholdet i et varsel er bekreftet/avkreftet skal varselet behandles med stor varsomhet slik at færrest mulig får tilgang til det. Den det varsles om vil som hovedregel ha partsinnsyn i alle opplysninger i varselet, inkludert hvem som har varslet. Dersom varslingen ikke medfører grunnlag for anmeldelse eller opprettelse av personalsak, skal personopplysninger knyttet til saken slettes når det har gått 2 måneder etter avslutning av undersøkelsene knyttet til varselet. Personopplysninger som fremgår av varsel som vurderes som ubegrunnede, skal slettes umiddelbart. f) Når saken avsluttes som varslingssak skal varslingssekretariatet utarbeide et avsluttende notat til rådmannen. Notatet skal inneholde informasjon om hvilke undersøkelser som er foretatt og hva varslingssekretariatet mener bør gjøres videre. g) Ved avslutning av en varslingssak i ephorte, skal varslingssekretariatet sende et brev til varsler med en av følgende beskjeder: Varselet inneholder ikke tilstrekkelig informasjon til at undersøkelse kan foretas. Varselet gir/gir ikke grunnlag for oppfølging i form av endrede rutiner/regler. Varselet gir/gir ikke grunnlag for (annen) videre oppfølging i virksomheten. Saksnr.: 2008/3747-10 Saksbeh.: Anita Røset
De forhold varselet gjelder anses ivaretatt gjennom igangsatte tiltak. h) Saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven, personopplysningsloven og offentleglova skal følges ved behandling av saker om varsling. 6. Vern av varslere Varslingssekretariatet skal foreta undersøkelser ved mistanke om gjengjeldelse mot en varsler. Dersom sekretariatet mener at ulovlig gjengjeldelse jf. arbeidsmiljøloven 2-5 har funnet sted, skal rådmannen informeres om dette. Saksnr.: 2008/3747-10 Saksbeh.: Anita Røset