Reglement for formannskap og kommunestyre

Transkript

1 Reglement for formannskap og kommunestyre Vedtatt av Malvik kommunestyre sak 37/96, endret i k-sak 78/97, k-sak 68/98 og k- sak 03/05. Reglement for Malvik kommunestyre 1. Forberedelse av saker for kommunestyre 2. Innkalling til møte. Saksdokumentene. 3. Forfall. Varamedlemmer. 4. Administrasjonens deltagelse i kommunestyret. 5. Møteleder. Åpne eller lukkede møter. Taushetsplikt. 6. Møtets åpning 6a. Spørretime 7. Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling. 8. Ugildhet. 9. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. 10. Når medlemmene tar del i ordskiftet. 11. Møtelederens stilling under ordskiftet. Reglement for Malvik formannskap 1. Hvilke saker legges fram for formannskapet. Forberedelse av sakene. 2. Innkalling til møte. Saksdokumentene. 3. Forfall. Varamedlemmer. 4. Administrasjonens deltagelse. 5. Møteleder. Åpne eller lukkede møter. Møtets åpning. 6. Rekkefølgen for behandling av saken. Sak som ikke er nevnt i innkallingen. 7. Ugildhet. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. 8. Bokføring. Møtets slutt. 9. Formannskapskontoret 12. Avgrensning og avslutning av ordskiftet. 13. Forslag 14. Saken tas opp til avstemning 15. Prøveavstemning. 16. Stemmemåten. 17. Forespørsler (interpellasjoner). 18. Orden i salen og bygningen. 19. Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt.

2 REGLEMENT FOR MALVIK KOMMUNESTYRE 1. Forberedelse av saker for kommunestyret Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for kommunestyret er forsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt. Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. For øvrig fastsetter kommunestyret selv området for formannskapets virksomhet. Formannskapet kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. Hovedutvalgene har myndighet til å innstille direkte til kommunestyret. 2. Innkalling til møte. Saksdokumentene Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører skal gjøres kjent på en hensiktsmessig måte, jfr. kommunelovens 32. Saksdokumenter skal som hovedregel være de folkevalgte i hende senest 6 dager før møtet. For kommunestyrets behandling av årsbudsjett gjelder kommunelovens 44 og 45. Ved behandling av årsbudsjettet skal rådmannens budsjettforslag være offentlig fra den dag det legges fram til politisk behandling, hvis ikke annet er bestemt. Hovedutskrifter skal sendes de folkevalgte så snart de er utarbeidet av administrasjonen. 3. Forfall. Varamedlemmer Den som er valgt som medlem av kommunestyret plikter å delta i møtene med mindre det foreligger gyldig forfall. Har medlemmer forfall til et møte, innkalles varamedlemmer så vidt mulig i den nummerorden de er valgt. Kommunestyret kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når vedkommende ber om det før saken tas opp til behandling og vektige grunner tilsier dette. 4. Administrasjonens deltagelse i kommunestyret Rådmannen har møte- og talerett. Rådmannen kan la seg representere ved en av sine underordnede, jf. kommunelovens 23 nr Møteleder. Åpne eller lukkede møter. Taushetsplikt Kommunestyrets møter ledes av ordfører eller varaordfører. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. Møter i kommunestyret skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak, jf. kommunelovens 31.

3 6. Møtets åpning Til den tid møtet er berammet, roper møtelederen opp medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessig antall til stede, erklærer han møtet satt, og tilhørerne (publikum) får adgang til tilhørerplassene dersom forhandlingene ikke føres for stengte dører. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 6a Spørretime Umiddelbart før kommunestyrets møter settes, gjennomføres det inntil 20 minutter offentlig spørretid i møtesalen. Ordningen gjelder ikke i forbindelse med kommunestyrets behandling av årsbudsjett og økonomiplan. Spørretiden utløper når det ordinære kommunestyremøtet settes. Alle personer bosatt i Malvik kommune kan stille spørsmål. Kommunestyrets medlemmer kan selv ikke delta som spørrere. Spørsmål kan rettes til kommunestyret, partigruppering i kommunestyret eller til ordføreren, men ikke til enkelt representant. Rettes spørsmålet til kommunestyret, avgjør ordføreren, eventuelt i samråd med gruppelederne, hvem som skal svare. Spørsmål må innleveres skriftlig til ordføreren seinest kl torsdag i uka før kommunestyremøtet avholdes. Gruppelederne informeres samme dag om spørsmål som er kommet inn. Spørsmål må bare gjelde saksområder som kommunen har ansvar for. Det er ikke anledning til å reise spørsmål som berører saker kommunestyret skal behandle på sitt møte samme dag. Etter at spørsmålet er besvart, gis det adgang til 2 korte replikker mellom spørrer og den som svarer på spørsmålet (3 min). Og et innlegg fra en representant fra hver gruppe. Oppstår det tvil om tolkningen av disse retningslinjene, avgjør møtelederen spørsmålet. 7. Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling Sak som ikke er nevnt i innkallingen Kommunestyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Kommunestyret kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på saklisten hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette.

4 Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også i saker som ikke står på saklisten, jfr. kommunelovens Ugildhet Den som etter kommunelovens 40.3 er ugild i en sak, eller som blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. 9. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen. Han gjengir det forslag eller den uttalelse som rådmannen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken, leser han opp forslaget til vedtak og orienterer om eventuelle dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Han redegjør for saken så langt han finner det påkrevd. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 10. Når medlemmene tar del i ordskiftet Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Han skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov til å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare, om nødvendig to ganger. Retter medlemmet seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om medlemmet skal stenges ute fra resten av møtet. 11. Møtelederens stilling under ordskiftet Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 9 første ledd, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg skal han overlate ledelsen av forhandlingene til en annen. 12. Avgrensning og avslutning av ordskiftet Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan kommunestyret med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Unntak fra dette kan gjøres for rådmann, ordfører og hver politisk partigruppe innen forsamlingen. Finner kommunestyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å avslutte ordskiftet. Ved behandling av forslag om å korte av taletiden eller om å slutte ordskiftet må bare en taler få høve til å ta ordet for og en imot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid.

5 13. Forslag Forslag kan ikke settes fram av andre enn kommunestyrets medlemmer og av rådmannen, med mindre særlig lovbestemmelser gir også andre rett til å sette fram forslag. Forslaget skal leveres inn skriftlig til møtelederen. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at den sak som behandles skal utsettes, sendes til formannskapet eller annet kommunalt organ, eller på at et forslag ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagstilleren. Møtelederen refererer forslaget. 14. Saken tas opp til avstemning Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er tilstede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme,jfr. kommunelovens 40.2.ledd. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme, jfr. kommunelovens 35. Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemmingsspørsmålet. 15. Prøveavstemning Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta ikke bindende prøveavstemninger. Er den innstilling eller det forslag som det skal stemme over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemming - over hele innstillingen eller hele forslaget. 16. Stemmemåten Avstemningen iverksettes på en av disse måter, jf. kommunelovens 35: a: Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b: Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å reise seg eller å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, reiser seg eller rekker opp hånden. c: Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. d: Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning.

6 17. Forespørsler (interpellasjoner) Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av kommunestyret gjøre forespørsler som rettes til ordføreren. Slik forespørsel må være meldt skriftlig til ordføreren 14 dager før møtet og sendes ut sammen med innkallingen. Ordførerens svar deles ut i møtet. Forespørsler behandles etter at den ordinære sakslisten er behandlet. Det er anledning for kommunestyrets representanter til å føre en debatt i etterkant av ordførerens svar. Det er også anledning til å fremme forslag til uttalelse. Den samla behandlingstida for forespørsel bør ikke overstige 30 minutter. 18. Orden i salen og bygningen Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene rømme eller vise vedkommende tilhører ut. Tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfelle kommunestyret samtykker. 19. Bokføring av forhandlingene. Møtets slutt Kommunestyret fører bok for møtene sine, jfr. kommunelovens 30, nr. 3. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og -tid, innkallingen (dato og måte) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av bok sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Ved møtets slutt leses opp det som er bokført, dersom annen ikke blir bestemt. Møteboka underskrives av møtelederen og minst to andre medlemmer.

7 REGLEMENT FOR MALVIK FORMANNSKAP 1. Hvilke saker legges fram for formannskapet. Forberedelse av sakene Med hjemmel i kommunelovens 13 gis formannskapet myndighet til å fatte endelig vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ. Vilkår for å fatte vedtak i slike hastesaker, er at det er nødvendig å fatte vedtak så raskt at det ikke er tid til å innkalle det organ som normalt har vedtakskompetansen. Saker som skal behandles og avgjøres av kommunestyret skal forelegges formannskapet for behandling og innstilling med mindre ordfører bestemmer annet. Unntatt er kontrollutvalgets saker. Med hjemmel i kommunelovens 8 nr. 3 delegerer kommunestyret til formannskapet å fatte vedtak i alle saker som kommunestyret etter samme lov har myndighet til å behandle og delegere og som kommunestyret ikke har vedtatt å legge til annet organ. Ordføreren skal påse at de saker som legges fram for formannskapet er forsvarlig utredet. 2. Innkalling til møte. Saksdokumentene Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på en hensiktsmessig måte. Saksdokumenter skal som hovedregel være de folkevalgte i hende senest 6 dager før møtet. 3. Forfall. Varamedlemmer Se 3 i reglement for kommunestyre. 4. Administrasjonens deltagelse Se 4 i reglement for kommunestyre. 5. Møteleder. Åpne eller lukkede møter. Møtets åpning Se 5 og 6 i reglement for kommunestyre. 6. Rekkefølgen for behandling av saken. Sak som ikke er nevnt i innkallingen Se 7 i reglement for kommunestyre. 7. Ugildhet. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Se 8 og 9 i reglement for kommunestyre. 8. Bokføring. Møtets slutt Bestemmelsene i 19 i reglementet for kommunestyret får tilsvarende anvendelse.

8 9. Formannskapskontoret Ordføreren er den nærmeste overordnede over formannskapskontoret. Dette sørger for at formannskapets forhandlingsbok blir ført på forsvarlig måte, og at denne og kommunestyrets forhandlingsbok blir oppbevart på forsvarlig måte. Kontoret sender utskrift av kommunestyrets og formannskapets vedtak - med nødvendige opplysninger - til rette vedkommende. Videre sender kontoret uten unødig opphold meldinger fra offentlige myndigheter til rette vedkommende. Kontoret sender kommunestyret melding om formannskapsvedtak når loven påbyr det, når kommunestyret krever det, eller vedtaket antas å være av større interesse for kommunestyret.