VEDTATT AV KOMMUNESTYRET I MØTE , ENDRET Vedtatt av Halden kommunestyre under K-sak 19/98 i møte

Transkript

1 REGLEMENT FOR HALDEN KOMMUNESTYRE OG HALDEN FORMANNSKAP VEDTATT AV KOMMUNESTYRET I MØTE , ENDRET REGLEMENT FOR HALDEN KOMMUNESTYRE Vedtatt av Halden kommunestyre under K-sak 19/98 i møte Kommunestyrets overordnede oppgaver. Kommunestyrets overordnede oppgaver skal ivaretas gjennom:

2 - Politiske vedtak om omfanget og organiseringen av kommunens virksomhet. - Politiske vedtak i økonomisaker og saker av prinsipiell betydning. - Utøvelse av et overordnet tilsyn med at de vedtak som kommunestyret fatter blir iverksatt i samsvar med vedtakene og formelle bestemmelser. Nærmere om tilsynsoppgavene: Kommunestyret har det øverste tilsyn med hele den kommunale forvaltning og kommunens interesser for øvrig. Tilsynsplikten omfatter alle sider ved kommunens virksomhet - og kan ikke begrenses. Den omfatter bla. plikten til å påse at virksomhet drives i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og pålegg fra statlig myndighet, kommunale reglementer og vedtekter, kommunestyrets enkeltvedtak, inngåtte avtaler mv. Kommunestyret kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Kommunestyret plikter å legge opp sitt arbeid slik at løpende tilsyn utføres forsvarlig. Det vil i første rekke si å legge til rette for at revisjon og kontrollutvalg skal kunne utføre sin løpende kontroll med virksomheten på en forsvarlig måte. Dersom det påvises uheldige forhold, har kommunestyret plikt til å pålegge de ansvarlige, underordnede politiske organ eller administrasjonen å rette opp disse forhold. Kommunestyret er forpliktet til å sette opp saker som minst 300 innbyggere krever skal til politisk behandling. Jf. Kommuneloven innbyggerinitiativet. 2 Ansvar for saksforberedelsen. Rådmannen har ansvaret for at de saker som legges fram for kommunestyret er forberedt på en forsvarlig måte og i samsvar med de regler som følger av lov, forskrifter og reglementer. Formannskapet har innstillingsrett i alle saker som fremmes for kommunestyret. Formannskapssekretæren sørger for at innstillingen trykkes og mangfoldiggjøres. Innstillingen sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen m.v. samtidig med innkallingen til møtet. 3 lnnkalling til møte - møteplan - dokumentutlegging. Kommunestyret holder møte i henhold til vedtatt møteplan, når det selv bestemmer det, eller når minst 1/3 av kommunestyrerepresentantene krever det, eller når ordføreren finner det påkrevd. Ordfører sender ut innkalling til møtet, samt saksdokumentene med høvelig varsel - som hovedregel minst 8 dager før møtet. Ordføreren kan gjøre unntak fra denne bestemmelsen. lnnkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, samt oversikt over de saker som skal behandles. En tredjedel av kommunestyrets medlemmer kan

3 kreve en sak satt opp på sakslisten til neste ordinære møte. lnnkallingen sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. lnnkallingen kunngjøres med opplysning om hvor papirene ligger utlagt til offentlig ettersyn. Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter ut til ettersyn på rådmannskontoret, og blir liggende der så lenge som mulig før møtet begynner. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som kan unntas offentlighet etter lov om offentlighet i forvaltningen eller annen lov - og som ordføreren finner er av en slik art at de ikke bør bli kjent av andre enn kommunestyrets medlemmer. 4 Forfall varamedlemmer. Kan et medlem eller et innkalt varamedlem ikke møte i kommunestyret på grunn av lovlig forfall, skal han/hun uten opphold melde dette til rådmannskontoret. Dette kaller straks inn varamedlem etter reglene i kommuneloven. Tilsvarende regler gjelder ved inhabilitet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede - eller som om mulig blir innkalt - trer inn i stedet for han/henne. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen - og representanten eller et varamedlem i nummerorden som står foran ham/henne innfinner seg, tar han/hun del i møtet inntil den sak som er til behandling er ferdig. 5 Kommunale tjenestemenn. Rådmannen deltar i møtet. Han har talerett selv eller ved en av sine underordnede. Andre kan delta når særskilt lovbestemmelse gir dem rett til det - og da med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir dem. Formannskapssekretæren deltar. Likeså særskilt sakkyndige eller andre kommunale tjenestemenn når ordfører eller formannskapet ønsker det. Anmodning om dette går gjennom rådmannen. Disse kan gi opplysninger og utredninger, men har for øvrig ikke adgang til å delta i forhandlingene. Møteleder. Ordfører eller varaordfører leder møtet. Hvis begge har forfall, velger kommunestyret med simpelt flertall en setteordfører blant medlemmene. Når møtet ledes av varaordfører, velges på tilsvarende måte en settevaraordfører. 6 7

4 Åpne og lukkede møter. Møtet holdes for åpne dører. Kommunestyret kan gjøre vedtak om at en enkelt sak behandles for lukkede dører, dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende offentlige eller private interesser tilsier dette. Forhandlingene foregår for stengte dører hvis møtelederen krever det eller kommunestyret vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. 8 Taushetsplikt. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil den oppheves eller inntil de hensyn som førte til behandlingen for lukkede dører, er falt bort. 9 Møtets åpning - vedtaksførhet. Ved møtets begynnelse, roper møtelederen opp navnene på medlemmer og varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Dersom minst halvparten av antall medlemmer inkludert de møtende varamedlemmer er til stede, er kommunestyret vedtaksført - og møtet settes. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt, kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate møtet for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møteleder. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 10 Rekkefølgen for behandling av sakene. Sakene behandles i den rekkefølge de er satt opp på sakslisten. Kommunestyret kan vedta en annen rekkefølge. Forespørsler behandles likevel etter de øvrige saker. 11 Sak som er tatt opp til behandling. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingene om den. 12 Forespørsler i møtet.

5 Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til kommunestyremøtet, kan tas opp til realitetsavgjørelse dersom ikke møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg imot at den avgjøres. I så fall sendes den til formannskapet eller til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i et senere kommunestyremøte. 13 Inhabilitet. Den som etter kommunelovens 40 er inhabil i en sak, eller som etter siste ledd i samme paragraf blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Er spørsmål om inhabilitet reist, følges bestemmelsen i forvaltningslovens 8, annet ledd. Når et kommunestyremedlem er på det rene med at vedkommende er inhabil, skal medlemmet, - så snart det har mottatt innkallingen til møtet - melde fra til rådmannens kontor, som innkaller varamedlem. 14 Møteleders redegjørelse for saken. Møteleder leser opp sakens tittel og eventuelt rådmannens/formannskapets innstilling. Ved dissens i formannskapet, gjør møtelederen oppmerksom på dette. Møtelederen gjør oppmerksom på eventuelle dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen/forslaget til vedtak ble lagt frem. Han/hun utreder saken så langt han/hun finner det påkrevd. 15 Talernes rekkefølge. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 16 Ordskiftet. Talerne skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Han/hun skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken ordskiftet gjelder. Møteleder skal se til at det blir gjort. 17 Utestenging. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre.

6 Det er ikke lov å lage bråk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare ham/henne, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 18 Møtelederens stilling under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 14, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til en annen jfr Avgrensing av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan kommunestyret med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. 20 Avslutning av ordskiftet. Finner kommunestyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. Ved behandlingen av forslag om å korte taletiden eller om å slutte ordskiftet, må bare én taler uttale seg for, og én mot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. 21 Forslag. Forslag kan ikke settes fram av andre enn kommunestyrets medlemmer. Forslag i saker oppført på sakslisten kan fremmes inntil møteleder setter strek for ordskiftet og ber representantene fremme forslag. Det framsatte forslag må ha sammenheng med den sak som er under behandling. Forslaget framsettes skriftlig og undertegnes av forslagstiller. Møteleder refererer forslagene. 22 Utsettelsesforslag. Når det fremmes utsettelsesforslag, skal dette settes under votering umiddelbart før man evt. går videre med realitetsbehandlingen av saken. Innlegg som angår sakens realitet, skal i denne fase avbrytes av møteleder som saken uvedkommende.

7 Utsettelsesforslag skal begrunnes skriftlig, og må avleveres før møtets avslutning. Utsettelsesforslag skal begrunnes skriftlig og må avleveres før votering. 23 Saken ta opp til avstemming. Når ordskiftet er ferdig sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemming. Fra da og til den er avgjort ved avstemming, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Medlem som tiltrer plass i forsamlingen etter at behandlingen av en sak er begynt, skal likevel delta ved avstemmingen i saken, dersom han/hun har hatt mulighet til å sette seg inn i saken, og vet hva som er avstemmingstema. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemming har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemmingen er ferdig - og plikter å stemme. Ved valg og ansettelser kan medlemmene stemme blankt. Er saken delt opp eller skal det stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølge for stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemmingsspørsmålet. 24 Prøveavstemming. Før endelig avstemming i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemminger som ikke er bindende. Er den tilråding eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere punkter, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemming - over hele innstillingen eller forslaget til vedtak. Avstemming iverksettes på en av disse måter: 25 Avstemming. a) Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b) Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot forslag til å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det eller et medlem krever det, stemmes det kontra ved at de som stemmer for forslaget rekker opp hånden. c) Ved sed ler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse av tjenestemenn. De skal brukes ved slike avstemminger når et medlem krever det.

8 Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, gjør møtelederens stemme utslaget. Ved valg benyttes loddtrekning ved stemmelikhet. Ved valg gjelder for øvrig reglene i kommunelovens Avstemmingsrekkefølge/avstemmingsmåte. Dersom det foreligger flere forslag i en sak, skal det/de mest ytterliggående forslag settes under votering først. Deretter skal forslag som innebærer «mellomløsninger» settes under votering. Dersom det likevel er uenighet om avstemmingsrekkefølgen eller avstemmingsmåten, avgjør forsamlingen dette med alminnelig flertall, dog under hensyntagen til første og andre setning ovenfor. 27 Avstemming økonomiplan/årsbudsjett. Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett stemmes det ved den endelige avstemming over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag - og ingen av disse får alminnelig flertall ved første gangs avstemming, stemmes det deretter alternativt over de to forslag som fikk flest stemmer. 28 Spørsmål. Spørsmål må være meldt skriftlig og stilet til ordføreren minst fire virkedager før møtet. Spørsmålet skal deles ut til representantene i møtet. Ved behandling av spørsmål, kan spørreren og den som svarer ha ett innlegg hver som bør begrenses til 5 minutters varighet. De kan dessuten ha ordet en gang hver til konkrete bemerkninger, herunder for å stille tilleggsspørsmål og gi svar. Ingen andre må ha ordet. Realitetsvedtak i sammenheng med spørsmål kan ikke fattes i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg det. 29 Sendenemnder (deputasjoner). Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Forsamlingen avgjør om utsendingene skal tas imot. Blir de mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av kommunestyrets medlemmer. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordfører eller varaordfører medlem av utvalget, gjør han/hun tjeneste som leder, ellers velger utvalget selv leder.

9 Etter å ha hørt utsendingene, og i tilfelle tatt imot skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen i utvalget kommunestyret melding om det som utsendingene har anført. Angår det noen sak på innkallingen, gir han/hun meldingen når denne sak blir behandlet. Ellers gir han/hun den etter at de saker som er nevnt i innkallingen er behandlet. For eventuell viderebehandling av slik sak gjelder reglene i 12 tilsvarende. 30 Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og bygningen ellers. Han/hun skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømmes eller vise vedkommende tilhørere ut. Kan den nødvendige orden ikke opprettholdes, bør ordføreren avbryte forhandlingene og utsette møtet. Tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfelle kommunestyret samtykker. 31 Protokollføring. Kommunestyret fører protokoll for møtene sine i løsbladet møtebok som bindes inn etter årets utgang. I protokollen føres møtested og -tid, dato for innkallingen, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Dersom noen fratrer eller tiltrer under forhandlingene, protokolleres dette, slik at det framgår hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig protokolleres det som må til for å vise gangen i forhandlingene og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Sakene nummereres fortløpende gjennom kalenderåret og betegnes slik at en kan se hva saken gjelder. Et mindretall kan kreve Protokolltilførsel/stemmeforklaring inntatt i protokollen. Protokollen underskrives av ordfører, leder av opposisjonen og formannskapssekretær Møteboken sendes samtlige medlemmer og varamedlemmer som var til stede i møtet, foruten til de medlemmer som hadde forfall. Et eksemplar av møteboken oppbevares på rådmannskontoret. 32 Lovlighetskontroll.

10 Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan sammen bringe avgjørelse truffet av kommunestyret inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll av et vedtak settes fram for kommunestyret innen tre uker fra vedtaket er fattet. Hvis kommunestyret opprettholder vedtaket, oversendes saken til departementet. Kommunestyret kan vedta at vedtaket ikke skal iverksettes før lovlighetsklagen er avgjort. *************** REGLEMENT FOR HALDEN FORMANNSKAP. Vedtatt av Halden kommunestyre under K-sak 19/98 i møte 19. februar Hvilke saker legges fram for formannskapet. Formannskapet behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak, årsregnskap og årsberetning samt de saker kommunestyret har gitt det fullmakt til å avgjøre.

11 Formannskapet gir som hovedregel innstilling i saker som skal til kommunestyret. Dette gjelder bl.a. endringer i årsbudsjett. 2 Ansvar for saksforberedelsen. Rådmannen har ansvaret for at de saker som legges fram for formannskapet er forberedt på en forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir. Rådmannen fremmer forslag til vedtak for formannskapet der det ikke foreligger innstilling fra hovedutvalg eller annet folkevalgt organ. 3 Møtetidspunkt. Ordfører fastsetter formannskapets møteplan etter forutgående drøfting i formannskapet. Ellers holdes møte når ordføreren finner det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. 4 Møteinnkalling. Ordføreren innkaller til møte. I innkallingen føres opp tid og sted for møtet og en oversikt over de saker som skal behandles. lnnkallingen skjer med høvelig varsel - som hovedregel minst 8 dager før møtet. Formannskapssekretæren sørger for at saksdokumentene trykkes og mangfoldiggjøres. Saksdokumentene sendes formannskapets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen m.v. samtidig med innkallingen til møtet. Formannskapssekretæren sørger for at sakslisten med utredning og innstilling blir trykt og i god tid sendt formannskapets medlemmer, varamedlemmer og andre som bør ha kjennskap til møtet og hva som skal behandles. Saksdokumentene legges ut til ettersyn på rådmannens kontor. 5 Forfall - varamedlemmer. Kan et medlem eller et innkalt varamedlem ikke møte i formannskapet på grunn av lovlig forfall, skal han/hun uten opphold melde dette til rådmannskontoret med opplysning om forfallsgrunnen. Varamedlem skal straks innkalles etter reglene i kommunelovens 16. Tilsvarende regler gjelder ved inhabilitet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede - eller som om mulig blir innkalt - trer inn i stedet for han/henne. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen - og representanten eller et varamedlem i nummerorden som står foran ham/henne innfinner seg, tar han/hun del

12 i møtet inntil den sak som er til behandling er ferdig. Kommunale tjenestemenn. Rådmannen deltar i møtet. Han har talerett personlig eller ved en av sine underordnede. Andre kan delta når særskilt lovbestemmelse gir dem rett til det - og da med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir dem. Formannskapssekretæren deltar. Likeså særskilt sakkyndige eller andre kommunale tjenestemenn når ordfører eller formannskapet ønsker det. Anmodning om dette går gjennom rådmannen. Disse kan gi opplysninger og utredninger, men har for øvrig ikke adgang til å delta i forhandlingene. 6 7 Møteleder. Ordfører eller varaordfører leder møtet. Hvis begge har forfall, velger formannskapet med flertall en setteordfører blant medlemmene. Når møtet ledes av varaordfører, velges på tilsvarende måte en settevaraordfører. 8 Åpne og lukkede møter. Møtet holdes for åpne dører. Formannskapet kan gjøre vedtak om at en enkelt sak behandles for lukkede dører, dersom hensynet til personvern eller andre tungtveiende offentlige eller private interesser tilsier dette. Forhandlingene foregår for stengte dører hvis møtelederen krever det eller formannskapet vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. 9 Taushetsplikt. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter formannskapets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil den oppheves eller inntil de hensyn som førte til behandlingen for lukkede dører, er falt bort. 10 Møter, fjernmøter/skriftlig saksbehandling. Formannskapet fatter sine vedtak i møte. Ordføreren kan beslutte at en sak tas opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få saken avgjort før neste møte - og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. Fjernmøte eller skriftlig saksbehandling kan ikke benyttes ved

13 behandlingen av personalsaker og saker med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 11 Møtets åpning. Ved møtets begynnelse, registrerer møtelederen navnene på medlemmer og på varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Dersom minst halvparten av antall medlemmer inkl. møtende varamedlemmer er til stede, er formannskapet vedtaksført - og møtet settes. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt, kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate møtet for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møteleder. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 12 Rekkefølgen for behandling av sakene. Sakene behandles i den rekkefølge de er satt opp på sakslisten. Formannskapet kan vedta en annen rekkefølge. Forespørsler behandles likevel etter de øvrige saker. 13 Sak som er tatt opp til behandling. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming, eller formannskapet vedtar å utsette forhandlingene om den. 14 Forespørsler i møtet. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til formannskapsmøtet, kan tas opp til realitetsavgjørelse dersom ikke møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg imot at den avgjøres, I så fall sendes den til formannskapet eller til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i et senere formannskapsmøte. 15 Inhabilitet. Den som etter kommunelovens 40 er inhabil i en sak, eller som etter siste ledd i samme paragraf blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Er spørsmål om inhabilitet reist, følges bestemmelsen i forvaltningslovens 8, annet

14 ledd. Når et formannskapsmedlem er på det rene med at vedkommende er inhabil, skal medlemmet, - så snart det har mottatt innkallingen til møtet - melde fra til rådmannens kontor, som innkaller varamedlem. 16 Møteleders redegjørelse for saken. Møteleder leser opp sakens tittel og eventuelt rådmannens/hovedutvalgets innstilling. Ved dissens i hovedutvalget, gjør møtelederen oppmerksom på dette. Møtelederen gjør oppmerksom på eventuelle dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen/forslaget til vedtak ble lagt frem. Han/hun utreder saken så langt han/hun finner det påkrevd. 17 Talernes rekkefølge. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 18 Ordskiftet. Talerne skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Han/hun skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken ordskiftet gjelder. Møteleder skal se til at det blir gjort. 19 Utestenging. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er ikke lov å lage bråk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare ham/henne, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 20 Møtelederens stilling under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 16, ta del i ordskiftet med

15 mer enn ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til varaordfører, evt. ved en annen jf Avgrensing av ordskiftet. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan formannskapet med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. 22 Avslutning av ordskiftet. Finner formannskapet at en sak er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å slutte ord skiftet om saken. Ved behandlingen av forslag om å korte taletiden eller om å slutte ordskiftet, må bare én taler uttale seg for, og én mot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. 23 Forslag. Forslag kan ikke settes fram av andre enn formannskapets medlemmer. Forslag i saker oppført på sakslisten kan fremmes inntil møteleder setter strek for ordskiftet og ber representantene fremme forslag. Det framsatte forslag må ha sammenheng med den sak som er under behandling. Forslaget framsettes skriftlig og undertegnes av forslagstiller. Møteleder refererer forslagene. 24 Utsettelsesforslag. Når det fremmes utsettelsesforslag, skal dette settes under votering umiddelbart før man evt. går videre med realitetsbehandlingen av saken. Innlegg som angår sakens realitet, skal i denne fase avbrytes av møteleder som saken uvedkommende. Utsettelsesforslag skal begrunnes skriftlig, og må avleveres før møtets avslutning. 25 Saken tas opp til avstemming. Når ordskiftet er ferdig sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemming. Fra da og til den er avgjort ved avstemming, må det ikke være mer ord skifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Medlem som tiltrer plass i forsamlingen etter at behandlingen av en sak er begynt, skal likevel delta ved avstemmingen i saken, dersom han/hun har hatt mulighet til å sette seg inn i saken, og vet hva som er avstemmingstema.

16 Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemming har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemmingen er ferdig - og plikter å stemme. Ved valg og ansettelser kan medlemmene stemme blankt. Er saken delt opp eller skal det stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølge for stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemmingsspørsmålet. 26 Prøveavstemming. Før endelig avstemming i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemminger som ikke er bindende. Er den tilråding eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere punkter, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemming - over hele innstillingen eller forslaget til vedtak. 27 Avstemming. Avstemming iverksettes på en av disse måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b) Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot forslag til å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det eller et medlem krever det, stemmes det kontra ved at de som stemmer for forslaget rekker opp hånden. c) Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse av tjenestemenn. De skal brukes ved slike avstemminger når et medlem krever det. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, gjør møtelederens stemme utslaget. Ved valg benyttes loddtrekning ved stemmelikhet. Ved valg gjelder for øvrig reglene i kommunelovens Avstemmingsrekkefølge/avstemmingsmåten. Dersom det foreligger flere forslag i en sak, skal det/de mest ytterliggående forslag settes under votering først. Deretter skal forslag som innebærer «mellomløsninger» settes under votering. Dersom det likevel er uenighet om avstemmingsrekkefølgen eller avstemmingsmåten, avgjør forsamlingen dette med alminnelig flertall, dog under hensyntagen til første og andre setning ovenfor. 29 Avstemming - økonomiplan/årsbudsjett.

17 Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett stemmes det ved den endelige avstemming over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag - og ingen av disse får alminnelig flertall ved første gangs avstemming stemmes det deretter alternativt over de to forslag som fikk flest stemmer. 30 Spørsmål. Spørsmål må være meldt skriftlig og stilet til ordføreren minst fire virkedager før møtet. Spørsmålet skal deles ut til representantene i møtet. Ved behandling av spørsmål, kan spørreren og den som svarer ha ett innlegg hver som bør begrenses til 5 minutters varighet. De kan dessuten ha ordet en gang hver til konkrete bemerkninger, herunder for å stille tilleggsspørsmål og gi svar. Ingen andre må ha ordet. Realitetsvedtak i sammenheng med spørsmål kan ikke fattes i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg det. 31 Sendenemnder (deputasjoner). Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte formannskapet og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Forsamlingen avgjør om utsendingene skal tas imot. Blir de mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av formannskapets medlemmer, I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordfører eller varaordfører medlem av utvalget, gjør han/hun tjeneste som leder, ellers velger utvalget selv leder. Etter å ha hørt utsendingene, og i tilfelle tatt imot skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen i utvalget formannskapet melding om det som utsendingene har anført. Angår det noen sak på innkallingen, gir han/hun meldingen når denne sak blir behandlet. Ellers gir han/hun den etter at de saker som er nevnt i innkallingen er behandlet. For eventuell viderebehandling av slik sak gjelder reglene i 14 tilsvarende. 32 Orden i salen og bygningen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og bygningen ellers. Han/hun skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømmes eller vise vedkommende tilhørere ut.

18 Kan den nødvendige orden ikke opprettholdes, bør ordføreren avbryte forhandlingene og utsette møtet. 33 Protokollføring. Formannskapet fører protokoll for møtene sine i løsbladet møtebok som bindes inn etter årets utgang. I protokollen føres møtested og -tid, dato for innkallingen, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Dersom noen fratrer eller tiltrer under forhandlingene, protokolleres dette, slik at det framgår hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig protokolleres det som må til for å vise gangen i forhandlingene og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Sakene nummereres fortløpende gjennom kalenderåret, og betegnes slik at en kan se hva saken gjelder. Et mindretall kan kreve Protokolltilførsel/stemmeforklaring inntatt i protokollen. Protokollen underskrives av ordfører, leder av Opposisjonen og formannskapssekretær. Møteboken sendes samtlige medlemmer og varamedlemmer som var til stede i møtet, foruten til de medlemmer som hadde forfall. Et eksemplar av møteboken oppbevares på rådmannskontoret. ***************