vedtatt i fylkestingssak 53/03 og endringer i sak 70/04, sak 35/05,sak 01/08, sak 55/13 og 84/16) Forberedelse av saker for fylkestinget

Transkript

1 Dok.id.: Reglement for Troms fylkesting Utgave: 1.02 Skrevet av: Kjell Meløe Gjelder fra: Godkjent av: Fylkestinget Dok.type: Styringsdokumenter Sidenr: 1 av 9 vedtatt i fylkestingssak 53/03 og endringer i sak 70/04, sak 35/05,sak 01/08, sak 55/13 og 84/16) 1 Forberedelse av saker for fylkestinget Fylkesordføreren sørger for at de saker som behandles av fylkestinget, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende instrukser gir. 2 Innkalling - Dokumenter Fylkestinget gjør sine vedtak i møte, og trer sammen etter bestemmelsene i kommunelovens 32. Fylkesordføreren kunngjør fylkestingets samling. Samtidig sendes innkalling til representantene av fylkestinget, de vararepresentantene som skal møte og fylkesrådets medlemmer. Kunngjøringen og innkalling skal inneholde opplysninger om tid og sted for samlingens første møte og opplysning om hvor saksdokumentene blir lagt ut. Saker med innstilling som legges fram til behandling, sendes fylkestingets representanter, vararepresentanter og revisjonen minst 8 dager før samlingen. Samtidig sendes spesifisert oppgave over de saker som skal behandles. Fylkesrådets budsjettforslag skal alltid sendes i god tid og minst 14 dager før samlingen. Saksdokumenter som kan unntas fra offentlighet etter lov om offentlighet i forvaltningen eller annen lov, og som fylkesordføreren finner er av den art at de ikke bør bli kjent av andre enn fylkestingets representanter, legges ikke ut til ettersyn. 3 Forfall - Vararepresentanter En representant eller en innkalt vararepresentant som vil påberope seg forfallsgrunn, skal uten opphold fremme begrunnet permisjonssøknad til fylkesordføreren og si fra om forfallsgrunnen. Dersom permisjon innvilges, innkaller fylkesordføreren straks vararepresentant etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjør fylkesordføreren når

2 Side : 2 av 9 han/hun finner det sannsynlig at noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles på møtet. Den som på grunn av lovlig forfall må forlate møtet under forhandlingene, melder straks fra til møtelederen. Vararepresentant som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 nr.1 inn i stedet. Når en representant som har hatt permisjon møter, skal representanten ta plass i møtet ved begynnelsen av neste sak. 4 Hvilke andre enn fylkestingets representanter tar del i møtet Fylkesrådets medlemmer tar del i møtet, jf. kommunelovens 20 nr. 5. Andre kan ta del når særskilt lovbestemmelse gir dem rett til det, og da med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir dem. Fylkesrådet kan kalle inn fylkeskommunale tjenestemenn for at disse skal gi opplysninger og utgreiinger, men de kan for øvrig ikke ta del i forhandlingene. Fylkesordfører eller fylkestinget kan også gi andre høve til på samme måte å delta i møtet. 5 Møteleder - Åpne eller stengte dører - Taushetsplikt Fylkesordføreren eller varaordføreren eller, om begge disse har forfall, en ordstyrer som velges etter reglene i kommunelovens 32 nr. 4, leder møtene. Møtene holdes for åpne dører etter kommunelovens 31 nr. 1. Fylkestinget kan likevel gjøre vedtak om at en sak skal behandles for stengte dører, jf. kommunelovens 31 nr Forhandlinger om dette foregår for stengte dører hvis møtelederen krever det, eller fylkestinget vedtar det. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter fylkestingets representanter, de fylkeskommunale tjenestemenn og andre som måtte være til stede, å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres, jf. Forvaltningslovens Møtets åpning Ved møtets åpning foretas navneopprop. Er det lovlige minste antall (minst halvparten) til stede, erklærer møtelederen møtet satt. Er det i samband med oppropet reist innvendinger mot noens rett til å ta sete i fylkestinget, eller tvil om noens forfall, gjør fylkestinget vedtak om dette.

3 Side : 3 av 9 Fra møtet er satt til møtet er slutt kan ikke noen av representantene forlate salen for lengere tid uten å melde fra til møtelederen. Gruppelederen skal sørge for at alle partiets representanter er på plass ved avstemninger. Representanter og vararepresentanter som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 7 Rekkefølgen for behandling av sakene (Sak som er tatt opp til behandling - sak som ikke er nevnt i innkallingen) Sakene behandles i den rekkefølge som følger av innkallingen. Fylkestinget kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller fylkestinget vedtar å utsette forhandlingene om den. Fylkestinget kan også behandle saker som ikke er nevnt i innkallingen, med mindre 1/3 av fylkestingets medlemmer motsetter seg at saken tas opp. Jf. kommunelovens 34 nr Inhabilitet Den som etter kommunelovens 40 nr. 3 er inhabil i en sak, eller som etter 40 nr. 4 blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. 9 Komiteer Se eget reglement for fylkestingets saksforberedende komiteer. 10 Møtelederens redegjørelse for saken - talernes rekkefølge Møtelederen leser opp den betegnelse som saken har fått på sakslista og gjengir det forslag til vedtak som er avgitt. Møtelederen eller oppnevnt saksordfører redegjør for saken så langt denne finner det påkrevd. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Partienes hovedtalsperson i en sak får normalt ordet i første talerunde. Møtelederen kan tillate replikkordskifte etter hovedtalernes innlegg og foreslå tidsbegrensninger.

4 Side : 4 av 9 11 Ordskiftet Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder; møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av representantene eller andre. Heller ikke er det lov til å lage uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, påtaler møtelederen dette. Retter taleren seg likevel ikke etter reglementet, kan møtelederen frata vedkommende ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 12 Møtelederens stilling under ordskiftet Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 10 første ledd, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal denne overlate ledelsen av forhandlingene til en annen, jf. 5 første ledd. 13 Avgrensning av ordskiftet Taletid - Avslutning Saksordførerne for komiteene får hver inntil 12 minutter til framlegging av komiteens innstilling(er). Fylkesordføreren foreslår taletid i hver enkelt sak. Finner fylkestinget at en sak er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. 14 Forslag om saker En eller flere fylkestingsrepresentanter kan foreslå saker til behandling i fylkestinget. Slike saker skal leveres skriftlig til fylkesordfører minst 14 dager før komiteene har møte. Den komiteen som får saken til behandling tar stilling til om saka er tilstrekkelig utredet eller om den skal sendes til fylkesrådet for videre utredning.

5 Side : 5 av 9 Hvis komiteen finner at saken egner seg for avgjørelse i fylkestinget uten nærmere utredning, bør realitetsinnstilling avgis etter at vedkommende fylkesråd har hatt anledning til å uttale seg. Om komiteen anser saka som ikke tilstrekkelig utredet, skal fylkesrådet utrede saka og fremme den for neste fylkesting. 15 Forslag i plenum Eventuelle forslag i oppførte saker må i alminnelighet fremmes under behandlingen i den aktuelle komité. Forslag som ikke fremmes i komiteen, skal leveres skriftlig til fylkesordføreren senest 6 timer før saken skal behandles i fylkestinget. Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Fylkesordføreren refererer de innkomne forslag. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller tilsettes, eller på at den sak som behandles skal utsettes eller sendes til fylkesrådet, kan det gis muntlig. Ovennevnte regler er likevel ikke til hinder for at forslag i oppførte saker fremmes i fylkestinget inntil strek er satt eller saken er tatt opp til votering. Forslag kan ikke settes fram av andre enn fylkestingets representanter, med mindre særlig lovbestemmelse gir også andre rett til å sette fram forslag. 16 Saken tas opp til avstemning Når ordskiftet er slutt, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da av og til saken er avgjort ved avstemning må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom høve til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de representanter som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og de plikter å stemme. Ved valg og ansettelser kan blank stemmeseddel brukes, jf. kommunelovens 35 nr. 5. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet.

6 Side : 6 av 9 17 Prøveavstemning Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger som ikke er bindende. Er den innstilling eller det forslag som det skal stemmes over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemning - over hele innstillingen eller hele forslaget. Avstemning iverksettes på en av disse måter: 18 Stemmemåten a) ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg imot et forslag som møtelederen setter fram, med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b) ved at møtelederen oppfordrer de representanter som er imot et forslag, til å avgi stemmetegn. Når møtelederen bestemmer det, eller en representant krever det, holdes kontraprøve. c) ved sedler uten underskrift. To representanter som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved tilsetting av tjenestemenn. De skal brukes ved slike avstemninger når noen representant krever det. Står ved avstemningen stemmene likt, gjør møtelederens stemme utslaget. Ved valg gjelder likevel bestemmelsene i kommunelovens 38 nr Interpellasjoner, Muntlig spørretime, Skriftlige spørsmål utenom fylkestingssamlingen og Uttalelser a) Interpellasjoner Utenom de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hver representant av fylkestinget fremme interpellasjoner som rettes til fylkesrådet eller fylkesordfører, og sendes gjennom fylkesordføreren. Fylkesrådet kan avvise interpellasjoner og spørsmål om saker som er til behandling eller som er til forberedelse i sekretariatet for fylkestinget.

7 Side : 7 av 9 Interpellasjoner må innleveres skriftlig til fylkesordføreren senest kl. 1000, 7 dager før 1. møtedag. Taletiden ved behandlingen av interpellasjoner er begrenset til 5 minutter for første innlegg av interpellanten og den som skal besvare interpellasjonen. For øvrig er taletiden 2 minutter. Interpellasjonsdebatten må ikke vare mer enn 30 minutter, eksklusiv første innlegg og svar, med mindre fylkestinget vedtar å forlenge debatten med ytterligere 10 minutter. I debatten kan interpellanten selv, fylkesordfører, fylkesrådsleder, vedkommende fylkesråd og partienes hovedtalsmenn gis ordet to ganger. For øvrig kan ingen gis ordet mer enn en gang. Forslag som settes fram i forbindelse med interpellasjon, kan fylkestinget med mer enn 2/3 flertall vedta å ta opp til behandling, jf. 7, siste ledd. b) Muntlig spørretime Muntlig spørretime avvikles ved at representanter ved fylkestingets åpning varsler hovedspørsmål med tema/tittel til fylkesrådene. Spørsmål innleveres skriftlig til fylkestingets sekretariat umiddelbart etter at de er varslet. Hovedspørsmålet skal tas opp og besvares på fylkestingets 3. møtedag. Det gis 2 to minutter til spørsmålsstilleren og 2 minutter til svar. Hovedspørsmålet kan etter at det er besvart - følges opp av inntil 3 tilleggsspørsmål. Tilleggsspørsmålene gir totalt 1 ett minutt til spørsmålsstilleren og 1 ett minutt til svar. Både spørsmålsstillerens og svarerens navn skal protokolleres, sammen med tema for spørsmålet c) Skriftlige spørsmål utenom fylkestingssamlingen Enkeltrepresentanter kan sende skriftlige spørsmål til ansvarlig fylkesråd med krav på svar innen 10 kalenderdager. d) Uttalelser Uttalelser må varsles ved fylkestingets åpning og innleveres skriftlig til fylkestingets sekretariat senest kl. 0900, 3. møtedag. Taletiden ved behandlingen av uttalelser er begrenset til 5 minutter for den som fremmer uttalelsen. For øvrig er taletiden 2 minutter. Debatten må ikke vare mer enn 30 minutter, eksklusiv innlegget til den som fremmer uttalelsen. I debatten kan partienes hovedtalsmenn gis ordet to ganger. For øvrig kan ingen gis ordet mer enn en gang.

8 Side : 8 av 9 Ved voteringen må fylkestinget først, med mer enn 2/3 flertall vedta å ta uttalelsen opp til behandling, jfr. 7, siste ledd. Dersom uttalelsen blir vedtatt tatt opp til behandling, kan fylkestinget med alminnelig flertall vedta den. 20 Sendenemnder (deputasjoner) Utsendinger fra foreninger, grupper eller lignende som vil møte for fylkestinget og uttale seg om en sak skal melde fra om dette til fylkesordføreren senest kl dagen før møtet. Fylkesordføreren avgjør om og på hvilken måte utsendingene skal få komme med sin uttalelse. 21 Representasjon ved møter/konferanser/kurs Komitéleder avgjør i samråd med fylkesordfører hvem som skal representere fylkeskommunen på ulike møter/konferanser og kurs, i de tilfelle fylkestinget bør være representert. 22 Orden i salen Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Møtelederen skal se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. Hvis tilhørerne ved meningsytring, tekniske innretninger, eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen vise ut vedkommende tilhører eller alle tilhørerne. Fylkestinget fører møtebok. 23 Føring av møtebok - Møtets slutt I møteboka føres inn opplysninger om innkallingen, og for hvert møte føres inn møtested og - tid, fraværende representanter og møtende vararepresentanter. Trer noen fra eller til under forhandlingene, føres dette inn slik at en av boka sammenholdt med representantfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig føres inn det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte. Sakene føres kronologisk og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak føres inn de forslag som er satt fram. Møtelederen - eller fylkestinget - i

9 Side : 9 av 9 tilfelle protest blir reist mot lederens bestemmelse - avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Møteboka underskrives av møtelederen, møtesekretæren og to andre representanter oppnevnt av fylkestinget. 24 Anmodning om ny behandling av avgjort sak Fylkesrådet kan avslå anmodning om å ta en sak opp til ny behandling hvis den er lovlig avgjort av fylkestinget i samme valgperiode, når anmodningen kommer inn før det er gått seks måneder fra den dag fylkestinget gjorde endelig vedtak i saken. Kryssreferanser Eksterne referanser