INNHOLD 1 KORT OM VESTFOLD KREMATORIUM IKS 3 1.1 Formål, bakgrunn og organisasjon 3 1.2 Organisering 3 2 STYRETS ÅRSBERETNING 4 2.1 Mål 4 2.2 Økonomi 2015 5 2.3 Kremasjon 6 2.4 Personal og lønn. 7 2.5 Likestilling 7 2.6 Helse, miljø og sikkerhet 7 2.7 Publikumskontakt og informasjonsarbeid 8 2.8 Øvrige forhold 9 2.9 Forprosjekt seremonirom og «gravplass» 9 2
1 Kort om Vestfold krematorium IKS 1.1 Formål, bakgrunn og organisasjon Vestfold krematorium IKS er et interkommunalt selskap i henhold til Lov om interkommunale selskaper (av 29.1.1999). Selskapet ble stiftet den 24.8.2004. Selskapsavtalen ble siste gang endret i oktober 2008. Vestfold krematorium ble åpnet som krematorium den 15. okt.2010. Selskapet er lokalisert til Raveien 600 i Sandefjord kommune. Årsberetningen for 2015 vil gi et kortfattet resymé av selskapets aktivitet i 2015. 1.1.1 Formålet med virksomheten Selskapets formål er å anlegge, eie og drive et krematorium på vegne av deltakerkommunene. Selskapet kan selge tjenester til kommuner utenfor eierkommunene. Selskapet leverer tjenester knyttet til, og i samsvar med, gravferdslovens bestemmelser om kremasjon og urnegravferd. Selskapet skal finansiere sin drift gjennom innbetalinger fra tjenestekjøperne. Selskapet avgir regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. (Selskapsavtalen 2.) 1.2 Organisering Det interkommunale selskapet (IKS) eies i dag av Horten, Tønsberg, Sandefjord og, Larvik kommuner; 25 % hver. Selskapet er organisert under eierkommunene med representantskapet som øverste myndighet, dernest selskapets styre, daglig leder og ansatte. 1.2.1 Representantskapet Representantskapet er øverste myndighet og består av de fire ordførerne i de fire eierkommunene, med varaordfører som varamedlem: Petter Berg leder (ordfører Tønsberg) Are Karlsen (ordfører Horten) Bjørn Ole Gleditsch (ordfører Sandefjord) Rune Høiseth (ordfører Larvik) Funksjonstiden følger kommunevalgperioden, og fungerende representantskap ble konstituert i november 2015. Styrets leder og daglig leder deltar også i representantskapets møter. Representantskapet har i 2015 hatt 2 møter og behandlet 10 saker. Representantskapet har behandlet pålagte saker gitt i selskapsavtalen og lov om IKS. 3
1.2.2 Styret Styret velges av representantskapet, siste gang i november 2015. Styret er på valg i 2017. Styret består av fire medlemmer med personlige varamedlemmer: Geir Ustgård leder Randi Moskvil Letmolie nestleder Ingunn Baarnes Carsten Furuseth Daglig leder deltar på styrets møter. Styret har i 2015 hatt 5 møter og behandlet 14 saker. 1.2.3 Ansatte Selskapet har ved utgangen av 2015 totalt 3 ansatte fordelt på 2,6 årsverk: Ola Asp daglig leder Veronica Harm fagarbeider Svein Jakobsen fagarbeider 2 Styrets årsberetning Styret sørger for at virksomheten drives i henhold til gjeldende regler for drift av krematorium, og i henhold til øvrig regelverk for bl.a. innkjøp, anskaffelser, budsjett og regnskap. Daglig leder rapporterer til styret på hvert styremøte om den økonomiske status i forhold til drift, og i forhold til måloppnåelse. 2.1 Mål Styret har hatt sin oppmerksomhet rettet mot fokusområdene i Handlingsplan 2015-18: omdømmebygging, miljø, personalforvaltning og økonomiforvaltning Målene for 2015 var: 1. Legge til rette for et tilpasset og godt tilbud i møte med de pårørende, uavhengig av livssyn og religion. 2. Etablere en forprosjektgruppe, og utarbeide forslag til sak for behandling i deltagende kommuner, for: a. bygging og drift av nytt livsynsuavhengig seremonirom b. etablering av alternative former for askehåndtering c. vurdere eventuell endring av selskapsavtalen 3. Etablere forsøksprosjekter knyttet til kremasjon, aske- og urnehåndtering, knyttet til prosessen rundt NOU 2014:2, for å gi erfaringsgrunnlag for forming av ny gravferdslovgivning. 4
2.2 Økonomi 2015 2015 er selskapets femte hele driftsår. VK fører regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. Selskapet kjøper regnskaps- og lønnstjeneste fra Holmestrand kommune. Avtalen omfatter lønnskjøring, regnskapsføring, årsavslutning og rapportering. Regnskapet er så langt som mulig ført etter anordningsprinsippet, det vil si at alle kjente inntekter og utgifter er tatt med i regnskapet enten de er betalt eller ikke. 2.2.1 Drift av krematorium - driftsregnskap I henhold til Selskapsavtalen 2, skal selskapet finansiere sin drift gjennom innbetalinger fra tjenestekjøperne. Selskapets regnskapsmessige resultat i 2015 er kr. 1 064 317,00. Driftsinntektene, som hovedsakelig består av betaling for kremasjon, utgjorde kr 7,5 mill. Dette er det samme som i 2014. Driftsutgiftene ble redusert med 0,6 % i forhold til 2014. Se Regnskap 2015 med noter. Selskapet sender faktura for kremasjon enten til gravferdsmyndigheten eller direkte til pårørende; avhengig av i hvilken kommune avdøde bodde. Prisen i 2015 var 6 400,- pr. kremasjon. Eierkommunene har vedtatt kremasjonsavgift i sine respektive kommuner. Kommunene Andebu og Stokke har også vedtatt kremasjonsavgift, mens kommunene Holmestrand, Nøtterøy, Re og Tjøme dekker alle kostnader med kremasjon for sine innbyggere. Kommune Kremasjons-avgift Antall kremasjoner Horten 3200 152 Tønsberg 1600 192 Sandefjord 1735 217 Larvik 2455 204 Holmestrand 0 57 Re 0 15 Andebu 6400 4 Stokke 2208 33 Nøtterøy 0 95 Tjøme 0 33 Lardal 6400 1 Figur 1 Figuren viser kremasjonsavgift og antall kremasjoner i de kommuner som benytter Vestfold krematorium. Kommunenes (og/eller de kirkelige fellesråd) bidrag til selskapets drift er differansen mellom VK s pris pr kremasjon og kremasjonsavgiften som innbyggerne betaler kommunen eller fellesrådet. Eierkommunens bidrag (minus avgift) utgjorde 51 % av inntektene i 2015. Pårørendes bidrag fra alle kommuner utgjorde 28 %, mens de andre kommunenes bidrag (minus avgift) i Vestfold utgjorde 21 %. 5
nov jan mar mai jul sep nov jan mar mai jul sep nov jan mar mai jul sep nov jan mar mai jul sep nov Figur 2 Søylene viser kommunenes bidrag til VKs drift, og hva private har betalt til kommunene som kremasjonsavgift. 2.3 Kremasjon Det ble estimert med 1060 kremasjoner i 2015. Det reelle antallet endte på 1033. Det vil si 2,5 % færre en antatt. I 2015 kom 74 % av de kremerte fra de fire eierkommunene (78 % i 2014). Her er andelen som velger kremasjon økt fra 53 % til 55 %. Horten har hatt en nedgang; fra 60 til 56 %. 1100 Antall kremasjoner siste 12 måneder. 1083 1000 1019 1025 1020 1034 900 Kremasjon 2011 Kremasjon 2012 Kremasjon 2013 Kremasjon 2014 Kremasjon 2015 Figur 3 Grafen viser antall kremerte siste 12 måneder avlest i perioden 2011-2015. Andelen som velger kremasjon i forhold til kistegravferd lå samlet sett på 51 % (det samme som i 2014). I Eierkommunen lå andelen på 55 % 6
65% Andel som velger kremasjon i eierkommunene 60% 55% 50% 45% 2009 2010 2011 2012 2014 2015 40% Horten Tønsberg Sandefjord Larvik 4 eierkommuner 2.3.1 Øvrige tall fra 2015 Figur 4 Andel kremerte i % av totalt antall døde i eierkommunene. 2012 2013 2014 2015 Av totalt antall kremasjoner: 1025 1084 1020 1033 Urner til askespredning/sjøsenkning 41 48 44 51 Urner til anonym grav/minnelund 50 76 85 53 Bruk av krematoriets observasjonsrom 6 7 17 11 Bruk av livssynsnøytralt seremonirom 12 17 15 21 Urner bragt av pårørende selv til gravstedet 66 106 92 93 2.4 Personal og lønn. Ved utgangen av 2015 var det 3 ansatte i selskapet fordelt på 2,6 årsverk. Inkludert daglig leder i 100 % stilling, har selskapet 2 fast ansatte fagarbeidere henholdsvis 60 og 100 % stilling. Vestfold krematorium forholder seg til KS tariffområde. Lønns- og personalkostnadene var i 2015 på 2,0 mill. Dette utgjør 30 % av driftsutgiftene (28 % i 2014). 2.5 Likestilling Pr. 31.12.2015 er det en kvinne og to menn ansatt i selskapet. I styret er det to menn og to kvinner. Styret har ikke funnet det nødvendig å iverksette spesielle tiltak med hensyn til likestilling. 2.6 Helse, miljø og sikkerhet 2.6.1 Arbeidsmiljø og sykefravær Styret har som mål: 7
Bygge et godt arbeidsmiljø for egne ansatte, og sikre gode og aktive HMS-rutiner. Ha gode prosesser og rutiner som sikrer medvirkning i daglig drift. Forankre ansattes egne gode holdninger i selskapets verdiformidling. Skap et godt samarbeidsklima med eksterne aktører og samarbeidspartnere. Ansattes arbeidsforhold og arbeidsmiljø settes i første rekke, særlig på bakgrunn av virksomhetens egenart. Styret anser arbeidsmiljøet i selskapet som godt. Statistikken under avsnitt 2.3.1 viser at det foreløpig er en liten andel av sakene, der de ansatte kommer i kontakt med pårørende. For å kunne gjøre kremasjon mer vanlig, og av hensyn til arbeidsmiljøet, mener både ansatte og styret, at det er ønskelig at antall seremonier og personlige urnehentinger blir høyere. Det er en styrke både for arbeidsmiljøet og utvikling av holdning til kremasjon, dersom kremasjonsvirksomheten ikke bare blir en isolert og ren teknisk tjeneste, men et verdig bidrag inn i pårørendes sorgprosess, og en naturlig del av gravferdsriten. Det er inngått avtale om bedriftshelsetjeneste. Det er ikke registrert avvik, og det har ikke vært personskade eller andre ulykker i løpet av året. Korttidssykefraværet (1-16 dager) var lik 0,0 %. Langtidssykefraværet var på 12,3 %. Styret har vedtatt HMS-instruks for virksomheten. 2.6.2 Ytre miljø Styret har som mål å: Sikre at utslipp ikke overstiger forurensningsforskriftens krav Sikre en effektiv energiutnyttelse Ha en avfallshåndtering med høy grad av gjenvinning Legge til rette for økning av kremasjonsprosenten, både av miljøhensyn, og for å redusere arealbehovet for gravlund og kirkegård. Hvert år foretas det målinger av utslipp. Jfr. forurensningsforskriftens 10. Måling for 2015 viste resultater innenfor gjeldende krav. Det er et mål å utnytte energien best mulig. Energikostnadene utgjør 20 % av driftsutgiftene; gass 14 % og el-kraft 6 %. I snitt brukes det 174, 5 kwh elkraft, og 32,9 kg gass pr kremasjon. I forhold til 2011 har elforbruket gått ned med 6 %, mens gassforbruket har gått ned 7 %. 2.7 Publikumskontakt og informasjonsarbeid Vestfold krematorium preges av åpenhet og verdighet. Dette bidrar til å ta bort eventuelle myter og tabuer rundt død og kremasjon. God informasjon både om virksomheten og om hvilke muligheter VK har for å møte individuelle behov, mener vi vil kunne være med på å stimulere til økning i andel kremasjoner. Vi tar imot besøk fra ulike eksterne grupper til orientering og omvisning. Det er frivillige lag og foreninger, skoleklasser og ansatte i helsesektoren. 8
2.8 Øvrige forhold I løpet av året har det blitt vedtatt at to av VKs eierkommuner skal slås sammen med øvrige kommuner. Det gjelder Andebu og Stokke kommuner som slås sammen med Sandefjord fra og med 2017. (Se kart nedenfor hvor Vestfold krematorium er plassert med gult merke.) I tillegg vil Lardal kommune slås sammen med Larvik fra 2018. Når det gjelder oppfølging av NOU 2014:2 skriver kulturministeren den 12/5-2015 at Regjeringen kommer derfor ikke til å følge opp hovedforslagene om å oppheve kremasjonsavgiften, endre reglene om festeavgift og oppheve betalingen for gravlegging i annen kommune enn bostedskommunen. 2.9 Forprosjekt seremonirom og «gravplass» Et av delmålene for 2015 var å etablere en forprosjektgruppe, som skulle vurdere bygging og drift av nytt livsynsuavhengig seremonirom, samt vurdere etablering av alternative former for askehåndtering. 2.9.1 Mandat Representantskapet for Vestfold krematorium har etablerte i sak 4/2015 et forprosjekt «Utvikling Vestfold krematorium» med følgende målsetting: 1. Det skal utredes forslag til etablering av livsynsuavhengig seremonirom: Seremonirommet skal være i tillegg til det eksisterende, og spille med krematoriets øvrige virksomhet på en funksjonell måte. Forslaget må angi størrelse, plassering og hvilke funksjoner som skal dekkes. Det må utarbeides en grov kostnadsvurdering for seremonirommet samt alternative finansieringsmodeller. 2. Det skal utredes forslag til alternative gravplasser: Med gravplasser menes det urne i jord; som vanlig urnegrav, navnet minnelund eller anonym minnelund, og urne i kolumbarium eller nisje i vegg, og askespredning på gravplass. Det må utarbeides en grov kostnadsvurdering for gravplasser samt alternative finansieringsmodeller. 3. I tilknytning til utredning av alternative finansieringsmodeller for pkt. 1 og 2 over må det også skisseres alternative eierskapsmodeller, inkludert en utvidelse av antall eiere i forhold til dagens virksomhet. Eventuelt må det legges fram forslag til endring av selskapsavtalen. Konsekvenser av en eventuell endring av kommunestrukturen i Vestfold må tas med i vurderingene. 9
Det opprettes en referansegruppe som gir innspill til ovennevnte. Referansegruppen har hatt følgende sammensetning: Leder: Geir Ustgård - Styreleder Vestfold krematorium Ingrid Marie Eidsten - Park og idrettssjef Sandefjord kommune Alf Johann Svele - Ordfører Holmestrand kommune. Bjarne Kjeldsen - Seniorrådgiver fagområde gravplass; Kirkelig arbeidsgiver- og interesseorganisasjon - KA. John Haugland - Bøe begravelsesbyrå i Sandefjord. Kirsten G Lunde - Dosent, Norges miljø- og biovitenskapelige universitet. Sekretærer: Tonje Lønnebakke Tennebø varamedlem styret VK Ola Asp daglig leder VK. Forprosjektet er finansiert med støtte fra kulturdepartementet. Referansegruppen har hatt 5 møter og gjennomført en studietur til Nederland. Referansegruppa avsluttet sitt arbeid den 14/1-16. 2.9.2 Referansegruppas konklusjon og anbefaling Med en årlig kostnad på kr. 1,7 mill. er det mulig å foreta en utvidelse av Vestfold krematorium med seremonirom og alternative gravformer, som legger til rette for et tilbud som ivaretar en mer fleksibel og sømløs dramaturgi ved kremasjon åpenhet for mangfoldet i samfunnet, med nye kulturelle og religiøse mønstre, og mer individualisme og sekularisme en økning av kremasjonsandelen Referansegruppa anbefaler følgende: Dagens seremonirom utvides med inntil 140 m 2 (360 m 2 bygg) plassert som på plantegninger fra 2008, og med de samme estetiske kvaliteter som bygget for øvrig. Kostnadsrammen settes til 20 mill. Uavhengig av ovennevnte, søker VK departementet om prøveordning for etablering av kolumbarium 1, askespredningsplass samt minnesmerke for de som har valgt å spre asken. 1 Se bilde av kolumbarium i Amsterdam. 10
Det må tilstrebes bedre informasjon til befolkningen i Vestfold om de ulike rituelle valgmuligheter man også i dag har når man velger kremasjon Det bør tilstrebes likebehandling mellom kommunene hva gjelder tilbud om gravferdsform og i forhold til kostnader knyttet til den enkelte gravferdsform Referansegruppas rapport kan lastes ned http://bisettelse.no/omoss/nyheter. Behandling av referansegruppas forslag vil skje i 2016. Sandefjord 11/3-2016 Signatur: Geir Ustgård - leder Randi Moskvil Letmolie - nestleder Ingunn Baarnes Elisabeth Firing Ola Kr Asp (sign) Daglig leder 11