Møteinnkalling for Administrasjonsutval

Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Administrasjonsutval Møtedato: 04.06.2012 Møtestad: Kommunestyresalen Møtetid: Kl. 12:00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf. 35 02 80 00, slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, 25.05.2012 Sven Tore Løkslid ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 009/12 GODKJENNING AV MØTEBOK 010/12 DELEGASJONSSAK 011/12 TILSETTINGSREGLEMENT - HJARTDAL KOMMUNE 012/12 PERMISJONSREGLEMENT 013/12 ARBEIDSGJEVARSTRATEGI - PROSJEKTMANDAT

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval 04.06.2012 009/12 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K2-, K1- Arkivnr.: 12/826 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka blir godkjent slik ho ligg føre.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval 04.06.2012 010/12 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk DELEGASJONSSAK Arkiv: K2-, K1- Arkivnr.: 12/825 FADM-006/12 02.03.2012: SØKNAD OM PERMISJON SKULEÅRET 2012/2013 Søknad frå Solfrid Lia Kasin om 20 % reduksjon i undervisningsstilling skuleåret 2012/2013 innvilgast. FADM-007/12 02.03.2012: SØKNAD OM PERMISJON FRÅ KULTURSKULEN OG TUDDAL SKULE Permisjonssøknad frå Sarah Catherine Nagell innvilgast. FADM-008/12 02.03.2012: SØKNAD OM PERMISJON - BARNEHAGEÅRET 2012/2013 Søknad frå Gunn Tove Larsen om 20 % stillingsreduksjon barnehageåret 2012/2013 innvilgast. FADM-009/12 02.03.2012: SØKNAD OM PERMISJON Søknad frå Anita Erichsrud om 50 % stillingsreduksjon barnehageåret 2012/2013 innvilgast delvis, ved at ein innvilgar 40 % permisjon. FADM-010/12 02.03.2012: SØKNAD OM PERMISJON Søknad frå Bente Marit R. Hoppestad om 20 % stillingsreduksjon barnehageåret 2012/2013 vert innvilga.

FADM-013/12 27.03.2012: SØKNAD OM PERMISJON Kristin Innvær Wåle blir innvilga permisjon frå stillinga som organisasjonssjef i perioden 01.08.12-30.04.13 for å arbeide som prosjektleiar for implementering av nytt lønns-, personalog økonomisystem i Hjartdal, Tinn, Notodden og Kongsberg kommunar. FADM-014/12 11.04.2012: SØKNAD OM PERMISJON FRÅ STYRARSTILLING Søknad frå Hilde Busk, 3690 Hjartdal om permisjon frå styrarstillinga ved Hjartdal Barnehage imøtekomast ikkje. FADM-015/12 12.04.2012: SØKNAD OM PERMISJON Søknad frå Heidi Schia Bjørndalen om vidareføring av permisjon i tidsrommet frå utgang av gjeldande permisjon t.o.m. 31.01.2013 imøtekomast ikkje. FADM-016/12 19.04.2012: SØKNAD OM PERMISJON 50% Søknad frå Ann Christin Bjørndalen Brekke om 50 % permisjon utan løn i perioden 01.08.2012-31.07.2013 imøtekomast. FADM-018/12 20.04.2012: ORGANISASJONSSJEF - VIKARIAT 01.08.12-01.05.13 Bengt Halvard Odden tilsetjast i vikariat som organisasjonssjef for perioden 01.08.12-30.04.13. FADM-020/12 10.05.2012: FAST TILSETTING, SAULAND SKULE Anne Gjerjordet Prytz blir tilsett i stillinga som fagarbeidar ved Sauland skule / SFO i 79,5% FHS-001/98 21.05.2012: TILSETJING I LÆRARSTILLINGAR SKULEÅRET 2012-2013 Følgjande kandidatar tilsetjast i ledige vikariat, tenestestad Sauland skule for perioden 01.08.2012-31.07.2013: Gry Helen Lund Brekka 80 % Kristin Kollsæte 100 %

May Lena Bjerke 80 % Marte Linga 80 % FADM-022/12 21.05.2012: SØKNAD OM PERMISJON Søknad frå Siv Høgsnes om svangerskapspermisjon med løn i perioden 20.06.2012-20.06.2013 imøtekomast. TILRÅDING Delegasjonssakene blir teke til etterretning slik dei ligg føre.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret BHO Administrasjonsutval 05.03.2012 006/12 BHO Administrasjonsutval 04.06.2012 011/12 BHO Saksansvarleg: Bengt Halvard Odden Arkiv: K1-410, K1- Arkivnr.: 12/329 TILSETTINGSREGLEMENT - HJARTDAL KOMMUNE Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I 27.02.2012 organisasjonssjefen FORSLAG TIL TILSETTINGSREGLEMENT HJARTDAL KOMMUNE 2012 Vedlagde dokument: Dokument nr.2 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljøloven, Hovudtariffavtalen Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår Kommunestyret vedtar Bakgrunn for saka: Hjartdal kommune har eit sett med reglement og retningsliner, samla i eit hefte og revidert / endra sist i 2007. Ein såg det som naudsynt å revidere dei fleste av reglementa nå på grunn av endra lovverk, tariff og / eller organisasjon.. Reglementa presenterast for nytilsette som samla i eit hefte, men vedtakast kvar for seg. Vurdering: Tilsettingsreglementet til Hjartdal kommune skildrar klart prosessen kring tilsetting i kommunen frå behovet for ein nytilsett oppstår til det endelege vedtaket for tilsettinga er gjort. Det nye reglementet er i stor grad basera på det gamle, med naudsynt endringar. Endringar i dokumentet er gjort med overstreking der ein ynskjar å fjerne tekst. Ny tekst er markert med tjukk, svart skrift. Det er ei viktig presisering at dei tillitsvalde får tydeligare roller i dette reglementet. Dei tillitsvalde er ein viktig samarbeidspartnar ved alle tilsettingsprosessar i Hjartdal kommune.

Endringar i tilsettingsmynde klargjer at Kommunestyret tilsett Rådmannen, som den einaste politiske tilsettingssaka. All annan tilsetting er delegert til Rådmannen. Arbeidet med revidering av reglementet og retningsliner har vore utførd i samarbeid mellom Rådmann, Organisasjonssjefen og dei tillitsvalde i Samråd i løpet av 2011. Forslag til nytt tilsettingsreglement er sendt ut til høyring hjå tillitsvalde og einingsleiarar i Hjartdal kommune. Det kom inga attendemelding på høyringsutkastet. RÅDMANNEN TILRÅR: Tilsettingsreglement for Hjartdal kommune blir vedtatt slik det ligg føre. 05.03.2012 Administrasjonsutval Handsaming: Inger Øya Grøgård fremma forslag om endring av pkt. 1.0 - Og det politiske nivået ved ordførar skal orienterast. Bjørg-Inger Flatland fremma forslag om tillegg til pkt. 1.0 (mellom 1. og 2 setning) - Ved ledig stilling i rådmannen si leiargruppe, skal administrasjonsutvalet orienterast. Sven Tore Løkslid foreslo at saka blir sendt tilbake til administrasjonen for vurdering av pkt. 1.0 og 1.2. VOTERING: Forslaget frå Sven Tore Løkslid blei samrøystes vedteke. ADM-006/12 : Saka blir sendt tilbake til administrasjonen for vurdering av pkt. 1.0 og 1.2. RÅDMANNEN TILRÅR: Tilsettingsreglement for Hjartdal kommune blir vedtatt slik det ligg føre.

Hjartdal kommune Kommunestyret Møtedato Saknummer Sakshandsamar BHO Administrasjonsutval 04.06.2012 012/12 BHO Saksansvarleg: Bengt Halvard Odden tyre, råd, utval PERMISJONSREGLEMENT Dokument i saka: Permisjonsreglement Vedlagde dokument: Dokument nr. Arkiv: K1-460, K1- Arkivnr.: 12/615 Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova, Hovudavtala, Hovudtariffavtala Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår Kommunestyret vedtar Bakgrunn for saka: Hjartdal kommune har eit sett med reglement og retningsliner, samla i eit hefte og revidert / endra sist i 2007. Ein såg det som naudsynt å revidere dei fleste av reglementa nå på grunn av endra lovverk, tariff og / eller organisasjon.. Reglementa presenterast for nytilsette som samla i eit hefte, men blir vedteke kvar for seg. Vurdering: Permisjonsreglementet til Hjartdal kommune skal gje både arbeidsgjevar og arbeidstakar klare retningsliner for korleis ein skal handtere permisjonssakar. Dokumentet er utforma med bakgrunn i eksisterande reglement, med justeringar etter lovverk og organisasjonsendringar. Dokumentet er tekstmessig tydeleggjort ved å fjerne tekst som anten var underordna anna lovverk eller nemnd andre stader. Dokumentet er delt inn med overordna formalitetar som omfang, sakshandsaming og klagemoglegheitar som innleiing før dokumentet tar for seg alle formar for permisjon. Dokumentet er utarbeida i Samråd i løpet av 2011. Hovudtillitsvalde i arbeidstakarorganisasjonane, Rådmann og Organisasjonssjef har vore representert. Endringa i dokumentet er gjort med overstreking der ein ynskjar å fjerne tekst. Ny tekst er marker med tjukk svart skrift. Der det har vore ueinigheit i arbeidsgruppa, er dette markert med gul bakgrunn. Dokumentet har vore ute på høyring til tillitsvalde, Hovudverneombod og leirarar i Hjartdal kommune. Det kom inga formelle høyringskommentarar. Kapittel om velferdspermisjonar har nokre endringar knytt til alderdom og dødsfall i nær familie. Ein har konkretisert at også oldeforeldre er ein del av nær familie og utløysar moglegheit for

velferdspermisjon. Det er også tatt inn eit nytt punkt i reglementet knytt til gravferd. Det var uklart i det førre reglementet om gravferd var ein del av ved dødsfall. Nå er dette tydeleggjort ved å skilja punkta. Arbeidsgruppa er ueinige om eiget bryllaup skal vera permisjonsberettiga eller ikkje. Rådmannen tilrår at det ikkje blir gjeve permisjon til eige bryllaup. Rådmannen meiner at det går an å planlegge ein slik dag både i høve til turnus og ferieavvikling slik at permisjon ikkje er nødvendig. Kapittel om utdanningspermisjonar har i stor grad det same innhaldet som tidligare. Denne delen av permisjonsreglementet er også styrt av overordna dokument, som Hovudavtala og Arbeidsmiljølova. Kapittelet er kategorisert på ein, etter arbeidsgruppas meining, tydlegare måte. Kapittel som omhandlar permisjonar knytt til utføring av tillitsverv/ombod har få endringar Det har oppstått ueinigheit mellom sjukepleiarforbundet og administrasjonen om det skal utbetalas løn på kursdagar der dei tillitsvalde opphavleg hadde fri, men er på kurs i regi av sitt forbund. Hjartdal kommune skal på sin side gje permisjon til utføring av tillitsvervet slik lovverket krev når arbeidstakaren er på jobb. Rådmannen meiner, i motsetning til sjukepleiarforbundet, at kurs utanfor arbeidstid skal kostas av det gjeldande forbund. Ei løysning slik sjukepleiarforbundet ynskjar vil, i prinsippet, kunne gje Hjartdal kommune ukontrollerte auka lønskostnadar. Kapittel 5 om ymse permisjonsreglar har utløyst ueinigheit i arbeidsgruppa. I forslaget er det foreslått at overgang til ny fast stilling ikkje utløysar rett til permisjon. Utdanningsforbundet har foreslått at ein opparbeidar seg rett til eit års permisjon etter 10 års samanhengande tilsettingsforhold i kommunen. I reglementes forslag ligg det opning for å gje permisjon ved overgang til eit vikariat / engasjement, og dette er etter Rådmann sin oppfatting den moglegheiten ein arbeidstakar i Hjartdal kommune skal få for å prøve seg i ein annan jobb.. Ved overgang til fast stilling meiner Rådmann det vil vera viktig å erstatte den tilsette med ei ny fast tilsetting for mest mogleg å unngå vikariat. Ein arbeidstakar som søkjar fast jobb ein annan plass bør ha gjort grundige nok vurderingar før ein vel å takke ja til stillinga. Ein arbeidstakar som blir fast tilsett bør også ha alt fokus i sin nye jobb, utan å ha gamlejobben i bakhovudet. Rådmannen meiner òg at rekruttering via vikariat over tid vil svekke kommunen sin kompetanse. Søkjarar til vikariat er gjennomgåande dårlegare kvalifisert enn søkjarar til faste stillingar. I sjukefråværsarbeidet har ein stadig møtt på utfordringar knytt til permisjon etter 12 månadars sjukefråvær. Det gjeldande regelverkt seier kun at det skal søkast permisjon etter 12 månader. Det seier ingenting om den skal innvilgast eller ikkje. Ein ser i stor grad at menneskje som får krav på seg til å koma attende til arbeid etter sjukefråvær, gjer noko aktivt med situasjonen sin, mens der det ikkje stillast krav kan ein fort oppleva at fråværet blir lenger enn naudsynt. I ein sjukdomssituasjon kan det vera vanskeleg å sjå sitt eiget beste. I det inkluderande arbeidslivsarbeidet jobbar både NAV og arbeidsgjevar aktivt for å redusere fråværet frå arbeid, og ein klar regel i permisjonsreglementet om å koma attende på arbeid eller seie opp jobben sett arbeidstakaren i ein posisjon der ein må vurdere eigen helse, arbeidssituasjon og framtid. Formuleringa i forslaget om permisjon etter sjukefråvær er gjort etter rådgjeving frå NAV. Dette gjer arbeidstakaren rettigheitar i to år frå fråværet startar. Eit års sjukefråvær, eit halvt år permisjon og moglegheit for eit nytt halvår der ein ser realistiske moglegheiter for at arbeidstakar skal koma attende i arbeid. RÅDMANNEN TILRÅR: Permisjonsreglementet blir vedteke slik det ligg føre.

Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Administrasjonsutval 04.06.2012 013/12 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-032, K1- Arkivnr.: 11/2009 ARBEIDSGJEVARSTRATEGI - PROSJEKTMANDAT Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 2 I 27.12.2011 KS ARBEIDSGIVERPOLITIKK FOR FREMTIDEN - KS INVITERER TIL UTVIKLINGSARBEID 3 U 18.01.2012 KS BTV MELDING OM - DELTAKING I UTVIKLINGSPROSJEKT 5 X 18.05.2012 Rune Engehult PROSJEKTMANDAT Saksgang: Administrasjonsutvalet gjer vedtak. Bakgrunn for saka: Kommunane sin interesse- og arbeidsgjevarorganisasjon, KS, utarbeidde for nokre år sidan dokumentet Stolt og unik arbeidsgjevarstrategi mot 2020. Dokumentet er eit verktøy for kommunane sin utvikling av lokale arbeidsgjevarstrategiar. Dokumentet presenterar område som KS anbefalar kommunane å prioritere. Samtidig forpliktar dokumentet KS med omsyn til sentrale tiltak og bistand til kommunane. KS har utvikla ein metodikk som kommunane kan bruke for å utvikle ein lokal arbeidsgjevarstrategi. Kommunane i Buskerud, Telemark og Vestfold er invitert av KS til å vere med på eit utviklingsarbeid. Ideen bak det heile er å gi eit fagleg og prosessuelt tilbod, slik at kommunane kan vidareutvikle sin arbeidsgjevarstrategi.

Utviklingsarbeidet er organisert slik at fem til sju kommunar med tre til fem deltarar frå kvar kommune blir sett saman i ei nettverksgruppe. Kommunane bør vere representert med rådmannen, nokon i rådmannen si leiargruppe, personalansvarleg, tillitsvalde og ein leiar på einingsnivå. Utviklingsarbeidet vil gå føre seg over eit år med fire regionale samlingar á to dagar. Mellom dei regionale samlingane må kvar enkelt kommune arbeide med tematikken lokalt. Kostnadane til utviklingsarbeidet er avgrensa til reise og opphald. KS dekkjer utgifter til prosessvegleiar og andre føredragshaldarar. Vurdering: På 1980-talet var personalpolitikk kjerneomgrepet. Perspektivet var relasjonen mellom arbeidsgjevar og arbeidstakar. Hjartdal kommune har ei rekkje personalpolitiske dokumenter i form av reglement og retningsliner. Desse har vore til vurdering i 2011 og kjem til politisk handsaming om kort tid. På 1990-talet blei perspektivet utvida: KS lanserte omgrepet personalpolitikk og la større vekt på å utvikle relasjonen mellom arbeidstakar og brukar. Hjartdal kommune har ein vedteken arbeidsgjevarpolitikk frå 2007. Dette er eit dokument som etter rådmannen si vurdering har liten forankring i organisasjonen i dag. Med arbeidsgjevarstartegi mot 2020 utvidar KS perspektivet ytterlegare. Kommunane stor framfor auka konkurranse i arbeidsmarknaden. Identitet og omdøme er viktigare enn nokon gong. Det krev auka merksemd på relasjonen mellom arbeidsgjevar og arbeidsmarknaden. Samtidig gjer auka velstand auka forventningar til kommunen. Dette utfordrar kommunen på kvalitet og effektivitet, men og på kommunen sin plass som velferdssamfunnet sin hovudaktør. Dette krev nytenking. Deltaking i eit slikt utviklingsarbeid som KS inviterar til vil gi kommunen god hjelp og inspirasjon til å utvikle ein lokal arbeidsgjevarstrategi. Det lokale arbeidet mellom dei regionale samlingane vil vere naturleg å leggje til dei regelmessige ULG (utvida leiargruppe)-samlingane der alle einingsleiarar og tillitsvalde deltek. Ulempa med å sette i gang eit slikt arbeid er den samla ressursbruken i ein ellers travel kvardag. Rådmannen meiner at det er viktig å løfte blikket og fokusere på dei store linene innimellom. På den måten kan meir av det daglege arbeidet gå enklare på sikt. Det vil òg vere positivt ha ein raud tråd gjennom ULG-samlingane over ein periode. Deltaking i utviklingsarbeidet er forankra i utvida leiargruppe. Kommunen vil stå fritt til om den vil bruke utviklingsarbeidet til å utarbeide ein overordna arbeidsgjevarstrategi eller å fordjupe seg i enkelte deltema. I og med at Hjartdal kommune ikkje har nokon overordna arbeidsgjevarstrategi finn rådmannen det mest naturleg å ha eit heilskapleg perspektiv på arbeidet, men med mogelegheit for fordjuping på deltema undervegs i prosessen om det fell naturleg. Når utkast til endeleg arbeidsgjevarstrategi ligg føre vil den bli fremma for politisk handsaming. RÅDMANNEN TILRÅR:

Hjartdal kommune takkar ja til å delta i utviklingsarbeid om arbeidsgjevarstrategi for framtida i regi av KS. 16.01.2012 Administrasjonsutval Handsaming: VOTERING: Rådmannen si tilråding blei samrøystes vedteke. ADM-002/12 : Hjartdal kommune takkar ja til å delta i utviklingsarbeid om arbeidsgjevarstrategi for framtida i regi av KS. NYE OPPLYSNINGAR I SAKA Vedlegg: Dokument nr 5. Saksutgreiing: Rådmannen, representantar frå stab og linjeleiing, samt tillitsvalde har vore på 1. samling knytt til utviklingsverkstaden som administrasjonsutvalet på vegne av kommunen takka ja til å delta på i sitt møte 16.01.12. Rådmannen ønskjer å organisere utviklinga av ein arbeidsgjevarstartegi etter PLP-metoden (Prosjektleiarprosessen). For å forankre arbeidet og bestillinga av oppdraget hos eigarane av prosjektet blir saka nå lagt fram for kommunestyret. Kommunestyret si rolle er å definere oppdraget. Vurdering: Rådmannen meiner at det er viktig at arbeidet blir forankra i kommunestyret. Det er kommunestyret som har det overordna arbeidsgjevaransvaret for dei tilsette i kommunen. Dette ansvaret kjem til uttrykk gjennom å vedta arbeidsgjevarstrategi og overordna retningsliner innafor det personalpolitiske feltet. I det daglege er det rådmannen som utøvar arbeidsgjevarstrategien og arbeidsgjevarpolitikken. Det er berre overfor rådmannen sjølv at kommunestyret har eit utøvande arbeidsgjevaransvar. KS har stilt som krav at både rådmannen sjølv, personalansvarleg, ein frå rådmannen si leiargruppe, ein einingsleiar og tillitsvalde er med i prosjektgruppa. Rådmannen har teke omsyn til dette i organiseringa av prosjektet. Rådmannen tilrår ein prosjektorganisasjon der han sjølv er prosjektleiar. I og med at prosjektleiar og prosjektansvarleg ikkje kan vere same person er ordførar sett opp som prosjektansvarleg. Det tyder at rådmannen vil rapportere til ordførar undervegs i prosjektet, medan det er ordførar som rapporterar til kommunestyret. Utvida leiargruppe (ULG) er sett

opp som referansegruppe. Arbeidet med arbeidsgjevarstrategien vil vere ein raud tråd på ULG-samlingene som rådmannen gjennomførar i løpet av prosjektperioden. Kommunestyret har tidlegare, gjennom kommuneplanen sin samfunnsdel, vedteke at Hjartdal er ein kommune med MOT. Rådmannen har eit sterkt fokus på korleis kommuneplanen sin overordna verdi er noko som kan gjennomsyre både kommunen som lokalsamfunn og organisasjon. Rådmannen tilrår derfor at det blir utarbeidd ein arbeidsgjevarstrategi med MOT. RÅDMANNEN SI TILRÅDING Kommunestyret vedtar prosjektmandatet for utvikling av arbeidsgjevarstrategi for Hjartdal kommune slik det ligg føre.