VERSJON BRUKERHÅNDBOK FOR WINDOWS 16BIT TM
Ansvarsbegrensninger Novell, Inc. påtar seg ikke ansvar for og gir ingen garantier om innholdet i eller bruk av denne håndboken, og fraskriver seg definitivt eksplisitte eller implisitte garantier om salgbarhet eller egnethet for et bestemt formål. Videre forbeholder Novell, Inc. seg retten til å revidere denne publikasjonen og foreta endringer av innholdet i den, når som helst og uten forpliktelser til å varsle noen personer eller juridiske enheter om slike revisjoner eller endringer. Videre påtar Novell, Inc. seg ikke ansvar for og gir ingen garantier om Novellprogramvare, og fraskriver seg definitivt eksplisitte eller implisitte garantier om salgbarhet eller egnethet for et bestemt formål. Videre forbeholder Novell, Inc. seg retten til å foreta endringer i en del av eller alle deler av Novellprogramvaren, når som helst og uten forpliktelser til å varsle noen personer eller juridiske enheter om slike endringer. Novell og GroupWise er registrerte varemerker for Novell, Inc. i USA og andre land. C3P0, Client 32, Envoy og GroupWise 5 er registrerte varemerker for Novell, Inc. WordPerfect og WordPerfect Office er registrerte varemerker for Corel Corporation i USA og andre land. QuickMenu er et varemerke for Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner er et registrert varemerke for Franklin Quest Co. Word Pro er et varemerke for Lotus Development Corporation. Windows er et registrert varemerke for Microsoft Corporation. Excel og Windows 95 er varemerker for Microsoft Corporation. Xerox er et registrert varemerke for Xerox Corporation. Versjon 5.2 19931997 Novell, Inc. Alle rettigheter forbeholdt. Trykt i USA. 100004135001 Ingen deler av denne publikasjonen kan reproduseres, fotokopieres, lagres i et gjenhentingssystem, overføres eller oversettes til noe språk uten uttrykkelig skriftlig samtykke fra utgiveren: Novell, Inc. 1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 USA
Innhold Komme i gang Bruke GroupWise Velkommen til GroupWise... 2 Om denne håndboken... 3 Installere GroupWise... 3 Få hjelp... 5 Adressebok... 8 Angi dato... 11 Arkiver... 11 Autodato... 13 Avanserte innstillinger... 26 Avslutt... 26 Avslå... 26 Avtale... 28 Avtaleinnstillinger... 31 Bytt visning... 31 Datoforskjell... 32 Deleger... 33 Distribusjonsliste... 34 Filter... 36 Finn... 43 Finn ledig tidspunkt... 45 Godkjenn... 47 GroupWise Visningsutformer... 48 Gruppe... 51 Gå til dato... 54 Gå til i dag... 54 Hent... 54 Hjelp... 55 Hovedvindu... 58 Hurtigliste... 58 Hylle... 60 Info... 64 Innkurv... 65 Innstillinger... 69 Innstillinger for Abonner på Notify... 69 Innstillinger for avtaletidspunkt... 70 Innstillinger for dato og klokkeslettformat... 72 Innstillinger for Finn ledig tidspunkt... 73 Innstillinger for plassering av filer... 74 Kalender... 74
Knapperad...77 Lagre...82 Lagre visning...83 Les...84 Lyd...85 Makro...86 Mappelisteinnstillinger...90 Mapper...90 Merk fullført...94 Merk privat...95 Miljøinnstillinger...96 Notat...98 Notatinnstillinger...100 Notify...101 OLE...102 Oppdater...105 Oppgave...105 Oppgaveinnstillinger...109 Oppryddingsinnstillinger...109 Papirkurv...110 Passordinnstillinger...112 Personlige adresser...113 Post...114 Post/telefoninnstillinger...115 QuickFinder...116 Regler...129 Ressurser...135 Send...138 Send på nytt...139 Sendealternativer...140 Sett alarm...141 Skjul meny...142 Skjul vindu...143 Skrift...143 Skriv ut...145 Skriv ut kalender...146 Slett...148 Standard visningsinnstillinger...149 Stavekontroll...150 Stedfortreder...158 Svar...160 Synonymer...161 Systemfarger...162 Telefonbeskjed...163 Tilgangsliste...164 Tilknytningsinnstillinger...166 Utklippstavlen...168
Utkurv... 168 Utskriftsoppsett... 172 Vedlegg... 173 Videresend... 175 Vindumenyen... 176 Visningsverktøy... 177 Åpne visning... 183 Bruke GroupWise Remote Stikkord GroupWise Remote... 186 GroupWise Remotedisketter... 186 Sjekkliste for å komme i gang... 186 Krav for GroupWise Remote... 187 Hvordan GroupWise Remote fungerer... 188 Koble deg til GroupWisehovedsystemet... 189 Arbeidsinstruks for installering... 190 Installere GroupWise Remote... 193 Konfigurere GroupWise Remote... 195 Opprette en modemforbindelse... 198 Opprette en nettverksforbindelse... 201 Opprette en TCP/IPforbindelse... 203 Teste forbindelsene... 204 Hente informasjon (nedlasting)... 207 Sende elementer (opplasting)... 210 Endre innstillingene for Remote... 212 Angi eller endre tidssonen... 212 Stikkord... 209
Komme i gang
Velkommen til GroupWise Med Novell GroupWise kan du sende, motta og administrere korrespondanse med andre GroupWisebrukere. Du kan også planlegge avtaler med andre brukere og lage og administrere hendelser i din personlige kalender. Hovedvinduet Innkurv og Utkurv viser innkommende og utgående elementer. Min kalender lar deg åpne kalendervisninger. Når du åpner GroupWise for første gang, får du se hovedvinduet. Fra hovedvinduet kan du åpne andre vinduer for å vise innkommende og utgående elementer, åpne kalendervisninger for å administrere tidsplanen din og åpne visninger for å sende post, avtaler, oppgaver, notater og telefonbeskjeder. Du kan vise elementer du har slettet, ved å velge Papirkurv. Ved hjelp av hyllen kan du plassere visninger, makroer og programmer i hovedvinduet slik at du kan åpne dem raskt. Disse listene lar deg velge hvilken visning hvert ikon åpner. GroupWisevisninger Med elementvisningsknappene kan du åpne post, avtaler, oppgaver, notater eller telefonbeskjeder. En visning er en måte å vise informasjon på. GroupWise har tre typer visninger. Kalendervisninger viser de planlagte elementene dine, datoen de er planlagt for, og når de forfaller. En kalendervisning kan vise avtalelisten, oppgavelisten, notatlisten, en månedskalender og innkommende og utgående elementer. Gruppevisninger lar deg sende en postmelding, en avtale, et notat, en oppgave eller en telefonbeskjed til en eller flere brukere. Du kan for eksempel planlegge en eller flere brukere og ressurser for en avtale. Personlige visninger lar deg plassere avtaler, notater eller oppgaver i kalenderen. Du kan for eksempel lage oppføringer for oppgavelisten din. GroupWise Visningsutformer lar deg definere dine egne visninger. Du kan lage kalendervisninger som inkluderer funksjonene du bruker mest, for eksempel en avtaleliste, innkurv og utkurv. Du kan også lage personlige visninger eller gruppevisninger som inneholder en firmalogo, grafikk, filmer, knapper, forgrunnslister, avkrysningsbokser og en tilpasset meldingsboks. 2 Velkommen til GroupWise
Standardvisninger kontra egendefinerte visninger GroupWise installeres med et sett av standardvisninger. Disse visningene ligger i nettverket og vises i forgrunnslistene til alle brukere. Hvis du lager egendefinerte visninger, vises de i forgrunnslistene under en skillelinje. Innkurven og utkurven Kalenderen Om denne håndboken Konvensjoner Du kan bruke inn og utkurven til å vise elementene du har mottatt og sendt. Du kan bruke innkurven til å åpne elementer du har mottatt, og til å slette elementer du ikke trenger lenger. Bruk utkurven til å tilbakekalle elementer du har sendt, eller til å finne ut om et element er åpnet, godkjent, avslått, slettet, og så videre. Bruk kalendervisningene til å administrere tidsplanen. Du kan vise avtalene, oppgavene og notatene for en dag for å se hva du har godkjent eller ikke godkjent. Hvis du har et ventende element, kan du åpne elementet for å lese det. Deretter kan du godkjenne eller avslå elementet. Hvis du avslår elementet, fjernes det fra kalenderen og plasseres i papirkurven. Denne håndboken forklarer hver funksjon som er tilgjengelig i GroupWise. Funksjonene er oppført alfabetisk slik at du lett kan finne dem. Ikoner En del av ikonene i GroupWise har ikke navn i grensesnittet. Et ikon i en beskrevet fremgangsmåte veileder deg til ikonet du trenger for å utføre en oppgave. Følgende trinn viser hva du kan se i håndboken: Installere GroupWise 1 Velg Stedfortreder og velg navnet på brukeren du vil være stedfortreder for. Ord i fet skrift Ord i fet skrift i fremgangsmåter eller forklaringer angir hva du skal velge eller klikke på i fremgangsmåten. Følgende trinn viser hva du kan se: 1 Velg Innstillinger fra menyen Fil. Dette avsnittet inneholder informasjonen du trenger for å begynne å bruke GroupWise. Systemkrav for Windowsklienten Følgende tabell viser anbefalt maskin og programvare for å kjøre GroupWise i Windows 3.1: Om denne håndboken 3
Maskin /programvare Prosessor Windowsversjon Minne Harddiskplass Krav 80486/25 eller høyere 3.1 eller høyere 8 MB Arbeidsstasjon 2 MB, full versjon 20 MB Kjøre Installeringsprogrammet Før du kan bruke GroupWise, må du kjøre installeringsprogrammet. Spør systemansvarlig hvor du skal kjøre installeringsprogrammet fra. Banen kan for eksempel være N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1 Velg Kjør fra menyen Fil i Programbehandling eller Filbehandling, og angi banen til SETUP.EXE. VIKTIG: Vi anbefaler på det sterkeste at du bruker installeringsprogrammet for GroupWise for å sikre at alle kataloger og filer installeres korrekt. 2 Velg en språkversjon og velg OK. 3 Velg en installeringstype. Hvis du velger Tilpasset installering, kan du velge hvilke filer du vil installere og hvor du vil installere dem. Når installeringen er ferdig, blir du bedt om å angi i hvilken gruppe du vil vise GroupWiseprogramikonene. Programgruppeboksen viser allerede GroupWise 5 som programgruppen. Hvis du vil plassere GroupWiseikonene i en annen gruppe, skriver du det nye gruppenavnet. 4 Velg OK. 5 Velg Ja for å vise en informasjonsfil. Når du er ferdig, velger du Lukk for å fortsette. 4 Installere GroupWise
Kjøre GroupWise for Windows Få hjelp Hjelp på skjermen Cool Solutions Klikk på Basics for å lære om grunnprinsippene i GroupWise. Slik starter du GroupWise: 1 Dobbeltklikk på GroupWiseikonet. Hvis du får problemer med å bruke GroupWise, kan du få hjelp fra flere kilder. Hjelp på skjermen gir deg rask tilgang til dokumentasjon uten at du må slå opp i en håndbok. Du har alltid tilgang til Hjelp mens du arbeider i GroupWise. Nedenfor finner du noen få funksjoner i hjelp på skjermen. Du finner flere detaljer under Hjelp. Hver dialogboks inneholder knappen Hjelp, som gir konkret informasjon om dialogboksen. I dialogboksen Søk kan du søke etter hjelpeemner ved hjelp av nøkkelord. Velg Hjelp og deretter Søk etter Hjelp om. Hvordan gjør jeg lar deg velge hjelpeemner fra en liste over vanlige oppgaver. Velg Hjelp og deretter Hvordan gjør jeg. Veiledninger viser deg hvordan du utfører noen vanlige oppgaver. Velg Hjelp og deretter Veiledning. Cool Solutions er et Webmagasin som er utformet for å lære deg alt om GroupWise. I magasinet finner du nyttige tips og regelmessige artikler som gir deg alle detaljer om bruk av GroupWisefunksjoner. I tillegg finner du ressurser som nedlastbare hurtigstartkort og demoer, som vil hjelpe deg med å komme i gang med GroupWise. Her er et eksempel på hva du vil finne: Åpne Cool Solutions 1 I nettleseren din skriver du WWW.GWMAG.COM. Klikk på The Vault for å lese tidligere utgaver av magasinet. Klikk på Notify Me for å bli underrettet hver gang en ny artikkel blir tilgjengelig. Klikk på Talk to Us og gi oss tilbakemelding om GroupWise. Få hjelp 5
Sende spørsmål til GroupWiseeksperter Ask the Experts er et forum for spørsmål om GroupWise. Hvis du lurer på hvordan du gjør noe i GroupWise, men ikke finner svaret i dokumentasjonen, sender du spørsmålet til ekspertene. 1 I nettleseren skriver du WWW.GWMAG.COM. 2 Velg Ask the Experts, og velg Ask Us. 3 Klikk på Ask the Cool Solutions Experts. 4 Skriv informasjon om deg selv og spørsmålet. 5 Velg Send. Laste ned ressurser fra Cool Solutions På siden Downloadables finner du mange ressurser du kan laste ned og bruke i organisasjonen din. Du finner demoer som viser deg hvordan du bruker GroupWise, artikler fra magasinet og et hurtigstartkort, bare for å nevne noen få godbiter. 1 I nettleseren skriver du WWW.GWMAG.COM. 2 Velg Downloadables. 3 Velg elementet du vil laste ned, og følg instruksjonene. Annen assistanse Hvis du trenger mer assistanse enn du finner i hjelpen på skjermen, denne håndboken og magasinet Cool Solutions, kontakter du støtteavdelingen din eller systemansvarlig. Hvis de ikke kan løse problemet, kan disse personene kontakte teknisk støtteavdeling. 6 Få hjelp
Bruke GroupWise Få hjelp 7
Adressebok Lagrer adresser som brukes ofte Bruk adresseboken når du er usikker på brukerider, når du skal adressere et element til flere brukere eller når du vil opprette en personlig gruppe. Du kan også legge hyppig brukte brukernavn og ressurser til Personlige adresser. Se Personlige adresser. Adresseboken inneholder en liste over brukere, boksene Send til, Kopi og Blindkopi, og boksen Distribuer hvis du lager en distribusjonsliste. Du kan sortere brukerne etter fornavn, etternavn eller brukerid. Du kan velge brukerne du vil sende et element til, og plassere brukeridene i den aktuelle boksen. Når du velger OK, overfører GroupWise brukeridene til de tilsvarende adresseboksene i elementet. Ekstern adressekommandoknapp Send tilboks Listeboks Kopiboks Blindkopiboks Begreper Adresseboksene Til, Kopi og Blindkopi er de tre adresseboksene du finner i GroupWise. Hensikten med dem er forklart nedenfor. Til er for adressering av primære mottakere. Du må plassere minst ett navn i denne boksen for å sende et element. Brukere som adresseres i boksen Til, mottar elementet slik det sendes. Kopi er for adressering av kopimottakere. Kopimottakere er brukere som vil ha nytte av informasjonen i elementet, men som ikke er direkte ansvarlig for det. Brukere som adresseres i boksen Kopi, mottar en kopi av meldingen som sendes til de primære mottakerne. Blindkopi er for adressering av blindkopimottakere. Blindkopimottakere mottar en kopi av elementet som sendes til de primære mottakerne. Imidlertid vet bare avsenderen og blindkopimottakerne at en blindkopi ble sendt. Blindkopimottakere kjenner heller ikke til andre blindkopimottakere. 8 Adressebok
Grupper GroupWise har to typer grupper som du kan bruke til å adressere et element: felles grupper og personlige grupper. Felles grupper opprettes av systemansvarlig og kan ikke redigeres. Personlige grupper oppretter du selv, og de kan redigeres eller slettes. Se Gruppe. Ressurser Ressurser er elementer som kan planlegges for forskjellige formål. De kan være hva som helst fra et rom til fremviserutstyr eller en bil. Systemansvarlig definerer ressurser ved å gi dem et identifiserende navn og tildele en bruker som ressursens eier. Brukeren som eier ressursen, kan være stedfortreder for ressursen for å motta alle anmodninger og godkjenne eller avslå dem. Adressere et element Adressere et distribuert element 1 Velg elementet du vil sende, fra en forgrunnsliste i elementvisningen i hovedvinduet. 2 Skriv brukeridene i tekstboksen Til. Skill hver brukerid med et komma (for eksempel PERK,LISEG). Gå til trinn 7. eller Hvis du ikke kjenner brukeridene, fortsetter du med trinn 4 for å bruke adresseboken. 3 Velg Adresse for å åpne adresseboken. 4 Skriv navnet på brukeren ved å skille fornavn og etternavn med et mellomrom, eller bruk rulleboksen for å finne personen du vil sende et element til. Når du drar rulleboksen, vises det bokstaver som angir hvor du er i listen. 5 Velg brukeriden og velg Til. Hvis du vil sende en kopi eller blindkopi til en annen bruker, velger du den brukeriden og velger Kopi eller Blindkopi. Hvis du vil fjerne et navn fra boksen Send til, Kopi eller Blindkopi, dobbeltklikker du på navnet. 6 Velg OK for å lukke adresseboken og gå tilbake til elementet. BrukerIDene vises i de aktuelle adresseboksene. 7 Du kan redigere boksen Fra ved å skrive tekst foran eller bak navnet. Navnet ditt vises i parentes når meldingen mottas. 8 Fullfør elementet og velg Send. 1 Velg undermenyen Send post eller Tildel oppgave, og velg gruppevisningen du vil ha. 2 Velg Distribusjonsliste fra menyen Send. Adressebok 9
3 Velg Adresse for å åpne adresseboken. 4 Dobbeltklikk på brukerne i samme rekkefølge som de skal motta elementet. 5 Velg OK for å lukke adresseboken og plassere navnene i boksen Distribuer i elementet. 6 Fullfør elementet og velg Send. Adressere et element til en gruppe 1 Velg elementet du vil sende, fra en forgrunnsliste i elementvisningen i hovedvinduet. 2 Velg Adresse for å åpne adresseboken. 3 Velg Felles grupper eller Personlige adresser. Felles grupper opprettes av systemansvarlig, men du kan opprette dine egne personlige grupper. Se Gruppe. Felles grupper Personlig adresse 4 Dobbeltklikk på en gruppe for å plassere den i boksen Send til. 5 Velg OK for å lukke adresseboken og gå tilbake til elementvisningen. Gruppen vises i boksen Til i elementvisningen. 6 Fullfør elementet og velg Send. Planlegge ressurser 1 Velg forgrunnslisten Planlegg i hovedvinduet, og velg Møte. 2 Velg Adresse for å åpne adresseboken. 3 Velg Ressurser for å åpne listeboksen Ressurser. 4 Dobbeltklikk på ressursene du trenger til møtet. 5 Velg OK for å lukke adresseboken og gå tilbake til elementvisningen. 10 Adressebok
De merkede ressursene plasseres i boksen Til sammen med brukerne. Hvis du planla et konferanserom og systemansvarlig har definert det som et sted, vises beskrivelsen i boksen Sted. Mer informasjon Angi dato Du kan velge en dato ved å klikke på dagen i den månedlige kalenderen. Med den doble pilknappen velger du forrige eller neste år. Arkiver Begreper Ekstern adresse Velg denne knappen i adresseboken når du sender elementer til brukere i andre postsystemer eller via en eller flere gatewayer. Hvis du for eksempel vil sende et element til en bruker på Internett, velger du Ekstern adresse og skriver gatewayadressen til Internettbrukeren. Slå opp i håndboken GroupWise Gateway Guide hvis du vil ha mer informasjon om gatewayen du bruker. Info Med Info kan du vise informasjon om en bruker som er oppført i adresseboken. Når du skal vise informasjon om en bruker, merker du brukeren i adresseboken og velger Info for å åpne dialogboksen Brukerinformasjon. Bruk Angi dato til å velge en dato for et møte, et notat eller en oppgave. 1 Åpne en avtale, notat eller oppgavevisning i hovedvinduet. 2 Velg Angi dato fra menyen Send for å åpne dialogboksen Angi dato. Med I dag velger du dagens dato i den månedlige kalenderen. Med Autodato planlegger du gjentagende avtaler, notater eller oppgaver. Med den enkle pilknappen velger du forrige eller neste måned. 3 Merk datoen du vil ha, og velg OK for å lukke dialogboksen Angi dato og vise den datoen i visningen. 4 Når du er ferdig med å fylle ut informasjonen, velger du Send eller OK. Bruk Arkiver til å flytte elementer fra postkassen til arkivdatabasen. Du vil kanskje arkivere elementer for å frigi plass på nettverksserveren uten å slette viktig informasjon. Frigi plass på filserveren Du kan arkivere elementer i en arkivkatalog på harddisken, en diskett eller nettverkskatalog for å frigi plass på harddisken uten å slette viktig informasjon. Angi dato 11
Øke sikkerheten Du kan gjøre elementer sikrere ved å arkivere dem. Stedfortredere har for eksempel ingen tilgang til arkiverte elementer på harddisken din, med mindre de bruker datamaskinen din. Opprette arkivkatalogen 1 Velg Innstillinger fra menyen Fil i hovedvinduet. 2 Velg Plassering av filer. 3 Skriv banen i tekstboksen Arkivkatalog. eller Velg for å åpne dialogboksen Velg katalog. Angi en arkivkatalog og velg OK. 4 Velg OK og deretter Lukk for å lukke dialogboksen Innstillinger. Arkivere et element Lese et arkivert element Hente frem et arkivert element 1 Dobbeltklikk på Innkurv, Utkurv eller Min kalender i hovedvinduet, og velg et element. 2 Velg Arkiver fra menyen Handlinger. Elementet fjernes fra innkurven, utkurven eller kalenderen og plasseres i arkivdatabasen. 1 Dobbeltklikk på Innkurv, Utkurv eller Min kalender i hovedvinduet. 2 Velg Åpne arkiv fra menyen Fil. VIKTIG: Mens du er i arkivpostkassen, kan du ikke sende elementer eller definere regler. Innholdet i arkivdatabasen vises i listeboksen Element eller listen Avtaler, Oppgaver eller Notater. 3 Velg det arkiverte elementet, og velg Les fra menyen Handlinger for å åpne elementet. 4 Velg Lukk når du er ferdig. 5 Velg Åpne arkiv fra menyen Fil for å lukke arkivet og gå tilbake til postkassen. 1 Dobbeltklikk på Innkurv, Utkurv eller Min kalender i hovedvinduet. 2 Velg Åpne arkiv fra menyen Fil. De arkiverte elementene vises i listeboksen Element eller listen Avtaler, Oppgaver eller Notater. 3 Merk eller åpne elementene. 12 Arkiver
4 Velg Arkiver fra menyen Handlinger. VIKTIG: De tidligere arkiverte elementene hentes frem igjen. GroupWise flytter elementet til samme mappe som det opprinnelig ble plassert i. 5 Velg Åpne arkiv fra menyen Fil for å lukke arkivet og gå tilbake til postkassen. Mer informasjon Autodato Begreper Stedfortredere og arkivrettigheter Vanligvis bør du ikke gi stedfortredere rettigheter til å arkivere elementer fra inneller utkurven din. Hvis du gjør det, kan stedfortredere arkivere elementer fra postkassen din på sine harddisker, og du får ikke tilgang til dem igjen. Hvis du vil dele tilgang til arkivdatabasen med stedfortrederne dine, kan du arkivere på en felles nettverksstasjon. Hvis du vil velge arkivdatabasens plassering, kan du slå opp på Innstillinger for plassering av filer. Arkiver kontra Lagre Arkiver lar deg oppbevare elementer i GroupWiseformat på din egen harddisk eller i en personlig nettverkskatalog. Et arkivert element flyttes fra postkassen din til arkivdatabasen du har angitt. Lagre lar deg oppbevare elementer som tekstfiler i en katalog på din egen harddisk eller i nettverket. Med Lagre beholder du det opprinnelige elementet i postkassen din, mens det lagres en kopi som en tekstfil i katalogen du har angitt. Arkiverte elementer er i GroupWiseformat og kan bare leses ved hjelp av GroupWise. Ubeskyttede tekstfiler kan leses i et tekstbehandlingsprogram av uautoriserte brukere. Slette et arkivert element Når du sletter et arkivert element, plasseres det i arkivpapirkurven, som må tømmes manuelt. Bruk Autodato til å planlegge gjentakende avtaler, notater eller oppgaver. Autodatoelementer Med Autodato kan du planlegge en avtale, oppgave eller et notat på flere forskjellige datoer. Når du sender elementet, kopierer GroupWise elementet og plasserer en av de definerte datoene i hver kopi av elementet. Hvis du definerer fem datoer for hendelsen, lager GroupWise derfor fem kopier av elementet og planlegger en kopi for hver dato. Hvis du sender elementet til andre brukere, får du fem elementer i Autodato 13
utkurven med en autodato med fem forekomster. Hvis du mottar hendelsen, finner du fem kopier av elementet i innkurven din, hver planlagt for en ulik dato. Definisjonsmetode I GroupWise har du tre metoder for definisjon av autodatoer: Etter eksempel, Etter formel og Etter datoer. Du kan bruke dem hver for seg eller sammen for å definere autodatoen. Etter eksempel Med Etter eksempel definerer du autodatoelementer som inntreffer regelmessig. Du kan bruke modusen Dager i uken, Dager i måneden eller Periodisk til å opprette definisjonen. Planlegg på dager som første tirsdag hver måned med Dager i uken. Planlegg på dager som 15. og siste dag hver måned med Dager i måneden. Definer regelmessige intervaller som hver 12. dag med Periodisk. Etter formel Med Etter formel kan du bruke autodatofunksjoner til å skrive og redigere autodatodefinisjoner. 14 Autodato
Etter datoer Med Etter datoer kan du opprette en autodatodefinisjon for elementer som gjentar seg uregelmessig. Når du velger Etter datoer, vises det en årskalender. Du definerer autodatoen ved å klikke på datoene du vil inkludere. Definere en autodato for dager i måneden Angi når hendelsen begynner i Fra. Angi måneden hendelsen kan brukes i med Måned. Etter eksempel planlegger autodatoforekomstene på dager der alle disse verdiene inntreffer: uken dager i måneden datoer i måneden Hvis du for eksempel får lønn annenhver uke, kan du planlegge et notat på hver av lønningsdagene dine ved å definere mandag til fredag på eller før den 15. eller den siste dagen i måneden. 1 Velg en avtale, oppgave eller et notat fra en forgrunnsliste i hovedvinduet. 2 Velg Autodato fra menyen Send. Angi når hendelsen slutter i Til. Fra Ukedagerlisten kan du velge modusen Dager i måneden Ukedager eller Periodisk. 3 Velg Dato i feltet Start, merk datoen som hendelsen skal begynne å inntreffe på, og velg OK. 4 Velg Dato i feltet Slutt, merk den siste datoen i hendelsen, og velg OK. Autodato 15
eller Velg forgrunnslisten Slutt, velg Forekomster, og skriv i tekstboksen Forekomster hvor mange ganger hendelsen skal inntreffe. TIPS: Det maksimale antallet forekomster er 365. Hvis du velger et tidsrom og oppretter en autodatodefinisjon som vil generere mer enn 365 autodatoer, får du bare 365. 5 Velg månedene som elementene skal planlegges i. eller Dobbeltklikk på boksen Måneder for å tillate forekomster i alle måneder. 6 Velg forgrunnslisten Dager i uken, og velg deretter Dager i måneden. Angi ukedagen for hendelsen. Med denne listen kan du planlegge om forekomsten skal være på, før, etter eller nær en dato. 7 Merk dagene i uken som elementet kan planlegges på. 8 Klikk på datoene i kalenderen som elementet kan planlegges på. 9 Velg forgrunnslisten Den, og velg forbindelsen du vil ha mellom dagene og datoene. Dagene du velger vises til venstre i listen. Datoene du velger vises til høyre i listen. 16 Autodato
Følgende tabell forklarer alternativene i forgrunnslisten Den. Alternativer Hendelsen inntreffer på Eksempel Den Før På/før Etter På/etter Nær På/nær Dager der dagen og datoen sammenfaller. Den valgte dagen før den valgte datoen. Dager der den valgte dagen og datoen sammenfaller, eller den første forekomsten av den valgte dagen før den valgte datoen. Den første forekomsten av den valgte dagen etter den valgte datoen. Dager der den valgte dagen og datoen sammenfaller, eller på den første forekomsten av den valgte dagen etter den valgte datoen. Den valgte dagen nærmest den valgte datoen. Dagen kan være før eller etter datoen. Dager når den valgte dagen og datoen sammenfaller, eller på dagen nærmest den valgte datoen. Dagen kan være før eller etter datoen. Man den 15 GroupWise planlegger elementet for hver forekomst av mandag den 15. Man før 15 GroupWise planlegger elementet på mandagen før den 15. Hvis mandag er den 15., blir den planlagte datoen mandag den 8. Man på/før 15 GroupWise planlegger elementet på hver forekomst av mandag den 15., eller på mandagen før den 15. Man etter 15 GroupWise planlegger elementet på den første mandagen etter den 15. Hvis den 15. er på mandag, planlegges mandag den 22. Man på/etter 15 GroupWise planlegger elementet på hver forekomst av mandag den 15., eller på den første mandagen etter den 15. Man nær 15 GroupWise planlegger elementet på mandagen nærmest den 15. Hvis den 15. er på onsdag, planlegges mandag den 13. Man på/nær 15 GroupWise planlegger elementet på hver forekomst av mandag den 15., eller på mandag nærmest den 15. 10 Velg OK for å plassere autodatodefinisjonen i avtalen, notatet eller oppgaven og lukke dialogboksen Autodato. Autodato 17
11 Når du er ferdig med å skrive informasjonen i elementet, velger du OK i personlige elementer eller Send i gruppeelementer for å planlegge autodatoforekomsten. Definere en autodato for dager i uken Klikk på en knapp for å åpne dialogboksen Avvik (dager). Med Dager i uken kan du planlegge en hendelse som inntreffer på en bestemt dag i uken i utvalgte måneder. Du kan for eksempel planlegge et møte som inntreffer på den andre tirsdagen og siste fredagen i hver måned. 1 Åpne en personlig avtale eller gruppeavtale, en oppgave eller et notat. 2 Velg Autodato fra menyen Send. 3 Angi tidsrommet eller antallet forekomster for autodatoen. 4 Merk månedene som månedene skal planlegges i. 5 Sørg for at Dager i uken er valgt. 6 Merk ønskede forekomster i boksen Dager. Hvis du for eksempel velger 2. på linjen Tir, angir du den andre tirsdagen i måneden. Hvis du velger Siste på linjen Fre, angir du den siste fredagen i måneden. 7 Bruk pilene før og etter datoen for å forskyve dagen. Du kan også velge knappen mellom pilene for den bestemte dagen hvis du vil åpne dialogboksen Avvik (dager) for å angi avviket. Hvis et møte for eksempel forekommer på mandagen før den andre tirsdagen, velger du den andre tirsdagen og forskyver den til en dag før. Pilen til venstre gir avvik dager før merket dag. Pilen til høyre gir avvik etter merket dag. 8 Når du er ferdig med å opprette autodatodefinisjonen, velger du OK for å plassere autodatodefinisjonen i avtalen, notatet eller oppgaven og lukke dialogboksen Autodato. 9 Når du er ferdig med å skrive informasjonen i elementet, velger du OK i personlige elementer eller Send i gruppeelementer for å planlegge autodatoforekomster. 18 Autodato
Definere en periodisk autodato Med modusen Periodisk kan du definere antallet dager mellom hver hendelse. Hvis du for eksempel har et møte hver fredag, kan du sette startdatoen i sekvensen til datoen for neste møte og deretter sette perioden til 7 dager. 1 Åpne en personlig avtale eller gruppeavtale, en oppgave eller et notat. 2 Velg Autodato fra menyen Send. 3 Angi sekvensen eller antallet forekomster for autodatoen. 4 Velg månedene som elementet skal planlegges i. 5 Velg forgrunnslisten Dager i uken, og velg Periodisk. 6 Skriv antallet dager mellom hendelsene i tekstboksen Gjenta hver. Autodatoforekomstene planlegges dette antallet dager fra hverandre og fra og med startdatoen i boksen Tidsrom. Forekomsten strekker seg til sluttdatoen eller til elementet har inntruffet så mange ganger du har angitt. 7 Når du er ferdig med å opprette autodatodefinisjonen, velger du OK for å plassere autodatodefinisjonen i avtalen, notatet eller oppgaven og lukke dialogboksen Autodato. 8 Når du er ferdig med å skrive informasjonen i elementet, velger du OK i personlige elementer eller Send i gruppeelementer for å planlegge autodatoforekomstene. Skrive en autodatoformel 1 Åpne en personlig avtale eller gruppeavtale, en oppgave eller et notat. 2 Velg Autodato fra menyen Send. 3 Velg Etter formel. Autodato 19