Godkjenning av avtale om kulleveranse til Longyear energiverk

Vår referanse: Saksbehandler: Dato: 2012/305-2-601 Ivar Undheim 16.04.2012 Godkjenning av avtale om kulleveranse til Longyear energiverk Utvalg Utv.saksnr. Møtedato Administrasjonsutvalget 31/12 24.04.2012 Lokalstyret 08.05.2012 Anbefaling: Longyearbyen lokalstyre godkjenner kulleveranseavtalen av 8. mai 2012* med Store Norske Spitsbergen Grubekompani AS. Saksopplysninger: Vedlagt sak 23/12 for styret i Bydrift KF. Styret vedtok i møte 15.3.2012: Styret i Bydrift anbefaler kulleveranseavtalen over for LL. Sak 23/12 inneholder bakgrunnen for saken og det gjentas ikke her. Det har pågått forhandlinger over lengre tid, og administrasjonssjefen er glad for at det har lykkes å komme fram til en avtale som begge parter kan anbefale over for sine styrende organer. Det antas at avtalen isolert sett medfører en økning i strømprisen på 6-7 øre pr kwh i 2013 og trolig 3-4 øre pr kwh i 2014. Bydrift har anbefalt at avtalen blir godkjent. Styret i SNSG har i møtet 13. april 2012 godkjent kulleveranseavtalen. (*vedlagte avtale får den datoen, hvis lokalstyret godkjenner avtalen) Vedlegg: 1 Sak 23/12 for styret i Bydrift KF 2 Kulleveringsavtalen med Store Norske Spitsbergen Grubekompani AS. Side 5

F LONGYEARBYEN LOKALSTYRE Vår referanse Saksbehandler Dato 2011/719-12-601 Marianne Stokkereit Aasen 06.03.2012 Unntatt offentlighet jf.. Offl. 14 Avtale - kulleveranse Utval Utv.saksnr. Møtedato St ret for B drift KF 23/12 15.03.2012 Styret for Bydrift KFs behandling - 15.03.2012 Det ble enstemmig vedtatt å behandle saken for lukkede dører, jfr. Svalbardloven 37 og saksbehandlingsforskriftens 7, 5. ledd. Heinrich Eggenfellner (H) satte fram flg. forslag: Styret i Bydrift KF anbefaler kulleveranseavtalen overfor LL. Eggenfellners forslag ble enstemmig vedtatt. Styret for Bydrift KFs vedtak - 15.03.2012 Styret i Bydrift KF anbefaler kulleveranseavtalen overfor LL. Anbefaling: Styret i Bydrift KF anbefaler overfor LL premissene i avtalen og gir administrasjonen fullmakt til å ferdigforhandle avtalen med de premisser som ligger til grunn i dag, spesielt knyttet til prismekanismen i avtalen. Saksopplysninger: Administrasjonen har over lengre tid hatt samtaler med Store Norske vedrørende revidert avtale om leveranse av kull. Som styret har blitt informert om underveis har det tatt tid å komme frem til en avtale som partene kan enes om, pr i dag er forhandlingene ikke ferdigstilt, men hovedinnholdet i avtalen er omforent. På de senere møtene har også Lokalstyreleder deltatt. Det juridiske avtaledokumentet er utformet av Haavind i samarbeid med administrasjonen i Bydrift. Som bakgrunn ligger forutsetningen om at Store Norske (heretter kaldt SNSG) har en leveranseforpliktelse til 2025. Dette ligger fortsatt som basis i avtalen. Dette gjør også at SNSG innehar en monopolsituasjon i forhold til leveranse av kull. SNSG har fått pålegg fra sin eier om å drive lønnsomt. Dette er nok noen av grunnene til at forhandlingene til tider har vært utfordrende. Administrasjonen har i forhandlingen vært opptatt av: Langsiktighet i leveransen Forutsigbarhet knyttet til pris Side 6

2011/719-12 Side 2 av 2 Med disse hovedfokusområdene har vi fremforhandlet den avtalen som nå ligger til grunn. (Vedlagte avtale er med korrekturmerknader, det er punktene som er korrekturmarkert som ikke er ferdigforhandlet pr 05.03.11. Prismekanismen er basert på følgende forhold: Pris for 2013 baseres på snittprisen for 2009,2010,2011 og legges frem senest 15.03 2012. For 2014 vil prisen baseres på snittpris for 2010,2011,2012, og legges senest 15.03.13. Med dette som basis har Longyearbyen lokalstyre en langsiktighet og en forutsigbarhet på pris. Snittprisen er basert på API2 for kullpris fratrukket frakt til Rotterdam, se for øvrig avtalens punkt 5 for detaljer knyttet til pris. Kullprisen alene vil gi en økning i strømprisen i 2013 på ca. 6 øre pr kwh. Det ligger imidlertid et prisledd til i avtalens pkt. 6 som sier noe om levering. I den gamle avtalen legges til grunn at SNSG leverer kull til anlegget når vi har behov for det, det vil si alle dager. I utgangspunktet ønsker ikke SNSG å levere på annet enn hverdager. I avtalen ligger det til grunn at levering skal skje mandag til fredag. Ut i fra dette må vi gjøre tilpasninger på energiverket. De tilpasningene som vurderes er følgende: Bygge om/utvide kullsiloene for å hindre backfire. Dette må vurderes sammen med B&W som har levert kjelene Endre interne rutiner på energiverket, og frakte kull internt selv lørdag og søndag, dette vil forårsake anskaffelse av en maskin. Utvide fylltrakta. Det igangsettes nå et arbeid knyttet til hvilket alternativ som er det beste og mest lønnsomme. I samtalene med SNSG har det også blitt diskutert, og det er enighet om at SNSG er villig til å se på muligheten til å gå inn med investeringsmidler knyttet til dette. Størrelse på beløp er ikke avklart da det foreløpig er usikkert hvilket alternativ som vil bli foretrukket. SNSG vil bli tatt med i vurderingene av alternativ. Vurdering: Gitt den monopolsituasjon som partene sitter i er det vanskelig å komme frem til en avtale som er svært gunstig for kjøper. Administrasjonen mener imidlertid at avtalen nå er balansert mellom partene, og at risikoelementene er fordelt jevnt. Ut i fra dette mener vi å kunne anbefale avtalen slik den nå ligger. Alternativs vurderin : Det er i saken ikke gjennomført alternativs vurderinger. Dvs, det er ikke vurdert å se på andre energikilder, eller kjøpe kull fra andre leverandører enn SNSG. Når man legger hensyn til miljøet til grunn vil det være å foretrekke å kjøpe kullet fra Svalbard. Administras.onss'efens vurderin : Administrasjonssjefen har deltatt i utarbeidelse av forslag til prismekanisme, der forutsigbarhet og avdempede variasjoner har vært viktige element, i tillegg til ønske om lav pris. Hvorvidt en har lykke på den siste delen, kan det være ulike meninger om. Administrasjonssjefen har ikke merknader til selve saken, men forutsetter at man klare å finne en hensiktsmessig løsning på levering av kull når Energiverket har bruk for det. Vedlegg: 1 Avtale kull leveranse SNSG Side 7

KONTRAKT mellom Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF (kjøper) og Store Norske Spitsbergen Grubekompani AS (selger) 1. GENERELT Denne kontrakten (heretter kalt Avtalen) mellom Store Norske Spitsbergen Grubekompani AS (heretter kalt SNSG) og Longyearbyen Lokalstyre Bydrift KF (heretter kalt Bydrift) har som formål å sikre leveranse av kull til Longyear energiverk til gjensidig nytte for lokalsamfunnet og gruvedriften. Bydrift eier og drifter Longyear energiverk. Denne Avtalen erstatter tidligere avtaler mellom partene om kjøp og salg av kull i sin helhet, herunder avtale av 2. mai 2000, avtale av 24. juni 2004 og avtale 26. april 2007 med følgende unntak: SNSGs forpliktelse til å levere kull frem til 2025 består uendret (avtale av 24. juni 2004, pkt. 4), forutsatt at offentlige myndigheter opprettholder tillatelse om gruvedrift på Svalbard frem til 2025 og Bydrift kan bruke kullet som utvinnes på Svalbard. Enhver endring eller tillegg til Avtalen må skje skriftlig og undertegnes av begge parter for å være gyldig. Partene ønsker å fortsette det gjensidige forpliktende og langvarige samarbeid om kjøp og levering av kull til fordel for begge parter. Stabilitet med hensyn til tilførsel og pris, og gjensidig økonomisk fordel, har vært sentrale hensyn bak de foregående avtalene. Disse hensynene skal tillegges betydelig vekt i det fortsatte samarbeidet. 2. PRODUKTET Avtalen omfatter årlig kjøp og levering av 25 000 tonn kull (med normalavvik mellom -20 % til + 10 %) til Bydrift i henhold til spesifikasjoner og vilkår angitt i Avtalen og dens vedlegg. Bydrift kan kreve å endre det årlige antallet tonn kull som skal leveres ihht Avtalen, og Bydrift vil i så fall gi beskjed om dette under de årlige kontaktmøtene ihht pkt. 4. 3. KVANTUM STABILITET I LEVERING. SIKRING AV LEVERING. Det årlige kullbehovet utgjør ca. 25 000 tonn. Avtaleperioden, se pkt. 2. SNSG forplikter seg til å kunne levere kull med den mengde som er angitt i pkt. 2 hvert år til Bydrift i hele avtaleperioden. Dersom forventet behov for kull i det påfølgende kalenderåret fraviker det normalavviket som fremgår av pkt. 2, må dette meldes til SNSG i forkant og senest innen 1. september årlig. Side 1 av 6 Side 8

Inntreffer, eller er det sannsynlig at det inntreffer, vesentlige avvik eller endringer i kullproduksjon hos SNSG som kan påvirke tilførselen til eller anvendelse av kullet, skal Bydrift og Longyear energiverk omgående varsles skriftlig. Partene skal deretter drøfte hvilke konsekvenser avvik og endringer har for Avtalen. Av hensyn til lokalbefolkningens sårbarhet ved strømstans og/eller redusert strømkapasitet forplikter SNSG seg til å garantere ekstraordinære leveranser av kull for det tilfelle det skulle oppstå et ekstraordinært eller akutt kullbehov. Pris er som avtalt ihht pkt 5, og i tillegg kan SNSG kreve å få dekket dokumenterbare ekstrakostnader knyttet til slike ekstraordinære leveranser. SNSGs totale leveringsplikt skal uansett ikke overstige det maksimale antall tonn kull som skal leveres pr år jfr. pkt. 2. jfr. dette punkts første avsnitt. 4. VARIGHET Avtalen gjelder fra 01.01.2013 til 31.12.2018. I dette tidsrommet har partene en gjensidig adgang til å si opp avtalen på 12 måneders varsel. Partene skal avholde årlige kontaktmøter innen utgangen av andre kvartal for å gjennomgå kontraktsforholdet. Under disse kontaktmøtene skal dette gjennomgås: Leveransekvalitet, andre avvik og mangler oppstått i løpet av året, samt andre forhold som angår avtaleforholdet. De årlige kontaktmøtene skal kun brukes til å gjennomgå det løpende kontraktsforholdet, ikke til revisjon eller endring av Avtalen som sådan. 5. PRIS Kullet skal leveres til en pris per metrisk tonn som beregnes slik angitt i dette punkt 5. Pris for kull fastsettes årlig ihht den modellen som er angitt nedenfor: 1. Gjennomsnittet av tre foregående års kullpris i USD skal beregnes etter Argus McCloskeys API2 indeks (energikull med brennverdi 6 000 kcal/kg levert til ARAområdet (Amsterdam/Rotterdam/Antwerpen)). Beregningsmodell for API2 indeks er inntatt som vedlegg 1. 2. Gjennomsnittet klargjort i medhold av trinn 1 over skal omregnes proposjonalt til brennverdi 7000 kcal/kg. 3. Alle fraktkostnader i USD til ARA-området skal komme til fratrekk. Fraktkostnadene skal beregnes ut i fra gjennomsnittet av SNSGs faktiske fraktkostnader tre foregående år. Dokumentasjon på fraktkostnader skal fremlegges på forespørsel. 4. Nettogjennomsnittspris omregnes til NOK ihht Norges Banks årlige gjennomsnittskurs. Dette beløpet utgjør årlig pris for påfølgende kalenderår. For 2013 er prisen 583,90 kroner, som er gjennomsnittet av 2009 (442,06 kr), 2010 (577,64 kr) og 2011 (732,00 kr). Pris for påfølgende år skal fastsettes innen 15. mars. Beregningen skal skje av partene i fellesskap. Prisen som betales, justeres iht. faktisk levert brennverdi.. Side 2 av 6 Side 9

Prisen inkluderer alle av Bydrifts betalingsforpliktelser i medhold av Avtalen. Prismodellen som er angitt over gjelder for hele Avtalens varighet. 6. PRODUKSJONSSTED OG LEVERING Kullet som skal leveres i medhold av denne Avtalen skal som utgangspunkt komme fra Gruve 7. Kull fra andre produksjonssteder/produsenter kan leveres såfremt slike leveranser oppfyller spesifikasjonen angitt i Avtalens pkt. 8. All levering ihht denne avtalen skjer DAP (INCOTERMS 2010) Longyear Energiverk Kullet skal leveres i fyllkasse og/eller til annen avtalt anvist plass. Levering skal skje mellom kl 07 og kl 15 mandager til fredager, til det tidspunkt som er avklart mellom partene i forkant. Bydrift skal påse at SNSG gis nødvendig tilgang hos Longyear energiverk, slik at levering kan skje til avtalt tid og på anvist sted. Dersom fyllkassen må fylles med kull fra lagerhallen på Energiverket som følge av at Gruve 7 er midlertidig stengt, skal SNSG sørge for tilsvarende supplering til lagerhallen så snart dette er mulig. Kullet anses levert i det SNSG har tippet kullet på avtalt(e) sted(er). Alle transportkjøretøy som transporterer kull til Bydrift skal ha dekket til kullet på forsvarlig vis fra det tidspunkt transporten starter og under hele transporten, dog er det ikke nødvendig at kullet er dekket til under transport inne på energiverkets område såfremt transporten skjer på forsvarlig vis 7. FORSINKELSE Dersom SNSG har grunn til å anta at selskapet vil bli forhindret i å oppfylle levering til rett tid, skal SNSG uten ugrunnet opphold gi Bydrift skriftlig melding om hindringens årsak med angivelse av når levering vil finne sted. Dersom levering ikke skjer til avtalt tid, og dette skyldes forhold under SNSGs kontroll, kan Bydrift gjøre misligholdsbeføyelser gjeldende ihht alminnelige kontraktsrettslige prinsipper, herunder erstatning. Tap av fortjeneste, indirekte tap, konsekvenstap og andre følgetap dekkes ikke. 8. KVALITETEN Kull som leveres i medhold av denne Avtalen skal oppfylle den følgende spesifikasjonen: Kornstørrelse: 6 55 mm Fuktighet: 6 8 % Aske: 12 25 % (tørr basis) Svovel: 0 2,5 % (tørr basis) Brennverdi: 6000 7500 kcal/kg Side 3 av 6 Side 10

Endringer i spesifikasjonene forutsetter enighet mellom partene. Nye spesifikasjoner skal vedlegges Avtalen og signeres av begge parter, og gjennomgås på det årlige kontaktmøtet mellom partene. 9. PRØVETAKING OG ANALYSER Prøvetaking og analysering av representativt kull foretas og dekkes av SNSG. Ved uenighet om kullkvaliteten kan Bydrift kreve at SNSG tar prøver av levert kull og at dette blir analysert ved et nøytralt, akkreditert laboratorium. Utgiften til analysen skal dekkes av Bydrift. Dersom en slik analyse viser at kullkvaliteten ikke er ihht pkt. 8, skal SNSG dekke analysekostnadene, samt andre nødvendige og påregnelige kostnader oppstått av eller i forbindelse med analysen. 10. VEKTBESTEMMELSE Alle leveranser skal veies umiddelbart ved ankomst til Longyear energiverk. Leveranser faktureres iht. vektangivelse ved Longyear energiverk. Forbrukt kvantum rapporteres til SNSG umiddelbart etter månedens slutt. Bydrift har ansvaret for at vekten regelmessig, minimum halvårlig, kontrolleres og godkjennes av kompetent tjenesteleverandør/instans. Både SNSG og Bydrift kan forlange at det foretas uavhengig vektkontroll. Kostnaden bæres av den av partene som forlanger at slik kontroll blir utført. Dersom slik kontroll blir utført, skal resultatet være bindende for begge parter, med mindre det kan påvises feil ved kontrollen som har påvirket resultatet. 11. BETALINGSBETINGELSER Betaling skal skje etterskuddsvis innen den 20. i påfølgende måned. Ved siste måned i året foretar SNSG en total årsoppstilling av leveranse og kullkvalitet. Årsoppstillingen skal leveres til Bydrift innen 15. januar det påfølgende året. 12. MANGLER OG ANSVAR Det foreligger en mangel fra SNSGs side dersom ytelsen ikke dekker de formål, krav og spesifikasjoner som følger av Avtalen. Dersom kvaliteten på kulleveransene ikke er egnet til forbrenning og dette skyldes forhold på SNSGs side, skal Bydrift fritas fra sin betalingsforpliktelse for det aktuelle kvantum som ikke kan benyttes. Dersom kullet kan forbrennes, men kullet ikke oppfyller kvalitetskravene i pkt. 8, gir rett til følgende prisavslag: Aske: 5 % trekk i pris per hele 2 % poeng over 25 % askeandel i kullet på tørr basis Side 4 av 6 Side 11

Ved mislighold etter denne Avtale, kan den part som rammes kreve erstatning for dokumentert økonomisk tap så lenge tapets art og omfang er adekvat og påregnelig etter vanlige prinsipper for erstatninger i avtaleforhold. Tap av fortjeneste, indirekte tap, konsekvenstap og andre følgetap dekkes ikke. 13. RIMELIGHETSKLAUSUL Ved inngåelse av denne avtale er det partenes hensikt at Avtalen skal fungere rimelig mellom dem og uten vanskeligheter for noen av partene. Dersom det skulle oppstå endrede omstendigheter, inklusive, men ikke begrenset til, pålegg eller vedtak fra offentlige myndigheter eller vesentlige endringer i de produksjonsmessige eller økonomiske forutsetninger som partene ikke med rimelighet kunne forutse på det tidspunktet Avtalen ble inngått, og som fører til vanskeligheter for den ene og/eller den annen part, skal den berørte parten ta kontakt med den andre parten, og de skal i minnelighet gjøre sitt beste for å finne en løsning som er akseptabel for begge parter. Finner partene ingen slik løsning, gjelder Avtalen etter sin ordlyd. 14. FORCE MAJEURE Ingen av partene har ansvar for forsinkelse eller manglende kontraktsoppfyllelse som skyldes force majeure. En force majeure begivenhet er et hinder for oppfyllelse av Avtalens forpliktelser utenfor vedkommende parts kontroll som parten ikke burde ha forutsett da Avtalen ble inngått, og som parten heller ikke med rimelighet kunne eller kan ventes å overvinne eller avverge virkningene av. Brann, naturkatastrofe, streik og opprør kan være eksempler på force majeure-begivenheter. Følgende tilfeller skal ikke regnes som force majeure-begivenheter: (i) at det blir mer økonomisk byrdefullt for en part å oppfylle på grunn av f.eks. endrede konjunkturer, råvarepriser, økte utgifter m.v., eller. (ii) at SNSG rammes av lokal streik eller annen lokal arbeidskonflikt. Den part som ikke kan oppfylle sine forpliktelser på grunn av force majeure, skal uten opphold underrette motparten om dette og meddele beregnet tid for oppfyllelse. En part har rett til å si opp Avtalen med umiddelbar virkning hvis den andre parten er ute av stand til å oppfylle sine forpliktelser i en periode på tre måneder på grunn av force majeure. 15. KONTAKTPERSONER Ved varsler, bestillinger og andre meldinger som skal gis i medhold av Avtalen, utpeker partene følgende kontaktpersoner. Kontaktpersoner kan skiftes ut ved å sende skriftlig varsel til den andre parten. Bydrift utpeker følgende kontaktpersoner: Side 5 av 6 Side 12

Knut Flå, tlf 91853762 Hugo Olsen tlf 91559993 Maskinist på vakt tlf 79022350 SNSG utpeker følgende kontaktpersoner: Gruvesjef Gruve 7, tlf 99 28 08 49 Dagstiger Gruve 7, tlf 41 60 87 47 + telefonnr. til Gruve 7 ang. levering («hotline») Lastebil: 97 78 59 07 Lastebil: 97 78 59 06 16. TVISTER Eventuelle tvister er underlagt norsk rett og skal henføres til alminnelig domstolsbehandling i Nord-Troms tingrett. oo0oo Denne Avtalen utstedes i to eksemplarer ett til SNSG og ett til Bydrift. Longyearbyen.. For Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF For Store Norske Spitsbergen Grubekompani AS Marianne Stokkereit Aasen Per Andersson Daglig leder Administrerende direktør Side 6 av 6 Side 13