Spørsmål og svar for AAR-ansatte Om EthicsPoint Hva er EthicsPoints poeng med AARs etikkhotlinje? Hvorfor trenger vi et system som EthicsPoint? Hva er EthicsPoint? Rapportering - generelt Hvem kan kontakte AARs etikkhotlinje? Tillates jeg å rapportere ved bruk av Internett eller telefonen? Kan jeg bruke EthicsPoint for å rapportere nødssituasjoner på arbeidsstedet mitt? Jeg befinner meg i Europa. Finnes det noen begrensninger på de sakene jeg kan rapportere via AARs etikkhotlinje? Hvis jeg ser et brudd, bør jeg ikke kun rapportere det til sjefen min, sikkerhets- eller personforvaltningsressursene og la dem håndtere det? Hvorfor må jeg rapportere det jeg vet om? Hva innebærer det for meg? Ønsker ledelsen virkelig at jeg rapporterer? Kan jeg rapportere på morsmålet mitt? Hvordan virker rapporteringssystemet? Er ikke dette systemet kun et eksempel på at det er noen som passer på meg? Rapporteringssikkerhet og -konfidensialitet. Tillates jeg å legge inn rapporten min anonymt? Jeg forstår det slik at en mulig rapport jeg sender fra en av selskapets datamaskiner, genererer en serverlogg som viser alle nettsidene PC-en min kobler seg opp imot, og vil ikke denne loggen identifisere meg som rapporteringsopphavsperson? Kan jeg legge inn en rapport hjemmefra og fortsatt forbli anonym? Jeg er bekymret for at informasjonen jeg gir EthicsPoint, til slutt kommer til å avsløre min identitet. Hvordan kan dere forsikre meg om at det ikke kommer til å skje? Er telefonen gratis og noteringsoverføringsalternativene også konfidensielle og anonyme? Hva hvis lovverket der jeg befinner meg, tillater at jeg rapporterer anonymt, men jeg ønsker å identifiseres sammen med rapporten min? Hvis jeg legger inn en rapport, vil jeg bli meddelt hva utfallet blir? Tips og beste metoder Jeg vet om enkelte som er involvert i uetisk atferd, men det angår ikke meg. Hvorfor skal jeg bry meg med å rapportere? Jeg er ikke sikker på om det jeg har observert eller hørt, er et brudd på selskapets policy eller innebærer uetisk atferd, men for meg ser det i alle fall ikke bra ut. Hva bør jeg gjøre? Hva hvis sjefen min eller andre ledere er involvert i et brudd? Kommer de ikke til å få tak i rapporten og begynne å dekke over? Hva hvis jeg husker noe viktig om hendelsen etter at jeg har lagt inn rapporten? Eller hva hvis selskapet har ytterligere spørsmål til meg vedrørende rapporten min? Er slike oppfølginger om rapporter like sikre som den første? 2013 EthicsPoint, Inc. Alle rettigheter forbeholdes Side 1 av 6
Om EthicsPoint Hva er EthicsPoint? Spørsmål og svar for AAR-ansatte EthicsPoint er et uavhengig selskap som besørger sikre, konfidensielle telefon- og nettsystemer til bruk for dem som ønsker å rapportere bekymring vedrørende forretningsatferd. AAR er ett av mange selskaper som har kontrakt med EthicsPoint om denne tjenesten i troen på at enkelte rapportører i visse tilfeller vil føle det lettere å rapportere noe som bekymrer dem hvis de vet at de rapporterer til en profesjonell tredjepart. I tillegg til å besørge mottakstjenester døgnet rundt, tilbyr EthicsPoint oversettingstjenester som gjør det mulig å avgi telefon- og nettrapporter på rapportørens morsmål. Hvorfor trenger vi et system som EthicsPoint? EthicsPoint-systemet er til bruk i situasjoner der en ansatt ikke føler at det er lett å legge frem noe som bekymrer ved å bruke noen av de vanlige kommunikasjonskanalene (f.eks. til den ansattes overordnede, leder eller den lokale personalavdelingsrepresentanten), eller den ansatte har grunn til å tro at bruk av de vanlige kommunikasjons- og rapporteringskanalene har vært eller kommer til å bli mislykket. Vi forventer at slike situasjoner vil være sjeldne. Hva er EthicsPoints poeng med AARs etikkhotlinje? EthicsPoints hovedansvarsområder er: Å besørge konfidensielle telefon- og nettbaserte alternativer for rapportører for å melde om noe som bekymrer vedrørende AARs forretningsatferd Å beskytte identiteten til rapportører som ønsker å være anonyme Å besørge oversettingstjenester for rapportører som ønsker å rapportere på andre språk enn engelsk Å overføre informasjon om noe som bekymrer, til angitte personer hos AAR slik at selskapet kan gjennomføre egnet undersøkelse Å gjøre det mulig for AAR å kommunisere med en anonym rapportør ved å virke som mellomledd som kan formidle oppfølgingsspørsmål og -svar samt informasjon om løsningen av saken. Det er ikke EthicsPoints poeng å iverksette tiltak for å ta tak i det som bekymrer, kun å overføre det som bekymrer, til angitte personer hos AAR for at de skal håndtere saken. 2013 EthicsPoint, Inc. Alle rettigheter forbeholdes Side 2 av 6
Rapportering generelt Hvem kan kontakte AARs etikkhotlinje? Spørsmål og svar for AAR-ansatte Alle ansatte hos AARs tilknyttede selskaper skal kunne kontakte AARs etikkhotlinje unntatt, på grunn av lovgivningsgrunner, at AARs etikkhotlinje for tiden ikke tilbys til ansatte som befinner seg i Frankrike, Belgia, Danmark, Tyskland, Nederland, Norge, Sverige og Storbritannia. Ansatte på disse stedene skal rapportere saker til sin nærmeste overordnede, leder eller personalavdelingsrepresentant. Tillates jeg å rapportere ved bruk av Internett eller telefonen? Ja. Med EthicsPoint har du mulighet til å legge inn en konfidensiell rapport enten via Internett eller telefon. Kan jeg bruke EthicsPoint for å rapportere nødssituasjoner på arbeidsstedet mitt? Nei. Bekymring om en overhengende trussel om fysisk skade på eller ødeleggelse av eiendom skal ikke rapporteres til EthicsPoint. Hvis du trenger nødassistanse, må du ta kontakt med de lokale nødmyndighetene. Jeg befinner meg i Europa. Finnes det noen begrensninger på de sakene jeg kan rapportere via AARs etikkhotlinje? Ja. Det er begrensninger på sakstyper som kan fremmes på grunn av datapersonvern og andre lovverk som er vedtatt av en rekke europeiske land. For AAR-ansatte i forretningsenheter i EU-land, er bruken av AARs etikkhotlinje via EthicsPoint begrenset til følgende sakstyper: Bekymringer vedrørende regnskapsførsel, den interne regnskapskontrollen og revisjonen Bedrageri eller forfalskning vedrørende selskapets dokumenter eller opptegnelser Bestikkelse Ta kontakt med din overordnede, leder eller lokale personalavdelingsrepresentant for å rapportere alle andre saker. Hvis jeg ser et brudd, bør jeg ikke kun rapportere det til sjefen min, sikkerhets- eller personforvaltningsressursene og la dem håndtere det? Hvis du observerer atferd du tror bryter atferdskodeksen vår, forventer vi at du rapporterer dette. Ideelt sett skal du fremlegge det som bekymrer deg, til din direkte overordnede, sjef, lokale personalavdelingsrepresentant eller et annet medlem av ditt lokale lederteam. Men vi erkjenner at det kan være forhold der du ikke synes det er lett å rapportere saken på denne måten. Det er for slike tilfeller vi har gått i partnerskap med EthicsPoint. Vi vil heller at du rapporterer anonymt enn å holde informasjonen for deg selv. 2013 EthicsPoint, Inc. Alle rettigheter forbeholdes Side 3 av 6
Spørsmål og svar for AAR-ansatte Hvorfor må jeg rapportere det jeg vet om? Hva innebærer det for meg? Vi har alle rett til å arbeide i et positivt miljø, og med den retten følger ansvaret for å handle på etisk vis og la de rette folkene få vite det hvis noen ikke handler på en rettmessig måte. Ved å jobbe sammen kan vi bevare et sunt og produktivt miljø. Bedriftsmessig, uredelig atferd kan true utkommet til hele selskapet. Ønsker ledelsen virkelig at jeg rapporterer? Det gjør vi virkelig. Faktum er at vi er avhengig av at du rapporterer. Du vet hva som går for seg i selskapet vårt både på godt og vondt. Det kan hende du har førstehåndskjennskap om aktiviteter som kan være grunn til bekymring. Rapporteringen din kan redusere mulig, negativ virkning på selskapet og folkene våre. Å komme med positive innspill vil også kunne bidra til at problemer identifiseres, og det kan bedre bedriftskulturen og -resultatet. Kan jeg rapportere på morsmålet mitt? Ja. Hvordan virker rapporteringssystemet? Hvis du foretar en nettrapport, vil stedet be deg om å gi den informasjonen som trengs for å undersøke det som bekymrer. Du skal kunne rapportere på et hvilket som helst språk. Du vil få mulighet til enten å være anonym eller å opplyse om navn og kontaktdetaljer. Når du har fullført rapporten din, vil du få en rapportnøkkel, og du vil bli bedt om å opprette et passord. For å få en oppdatering, kan du returnere til stedet etter fem eller flere virkedager etter at du sendte inn rapporten. Da kan det hende vi må stille deg noen spørsmål tilbake for å undersøke saken videre. Du må legge inn både rapportnøkkelen og passordet. Hvis du velger å legge inn en rapport per telefon, vil oppkallet ditt bli besvart på engelsk av en kvalifisert spesialist fra EthicsPoints oppringningssenter. Avhengig av språket du ønsker å bruke under samtalen, vil oppringningssenterspesialisten enten fortsette samtalen, sette den over til en kollega som kan snakke språket ditt eller be en tolk delta under samtalen. Under samtalen vil du bli spurt om du ønsker å være anonym eller ikke. Oppringningssenterspesialisten vil spørre deg om informasjon relevant for rapporten. På slutten av samtalen vil du få en rapportnøkkel, og du vil bli bedt om å opprette et passord. Hvis du ønsker å ringe opp igjen senere, vil rapportnøkkelen og passordet gjøre det mulig for EthicsPoint å komme til informasjonen om rapporten din. Når en rapport er avgitt, vil detaljer om rapporten bli sendt til oppnevnt personale hos AAR for oppfølging og undersøkelse. Er ikke dette systemet kun et eksempel på at det er noen som passer på meg? EthicsPoint-systemet er ment å være et positivt aspekt i totalfilosofien vår og å gjøre det mulig å sørge for en trygg, sikker og etisk arbeidsplass. Du oppfordres til å søke veiledning om etiske dilemmaer, komme med positive forslag eller melde fra om noe som bekymrer deg. Effektiv kommunikasjon er avgjørende på dagens arbeidsplass, og dette er et flott verktøy for å bedre denne kommunikasjonen. Vi har med omhu valgt det beste rapporteringsverktøyet for å oppfylle våre etterlevelsesplikter, samtidig med at vi fortsatt har et positivt rapporteringsmiljø. 2013 EthicsPoint, Inc. Alle rettigheter forbeholdes Side 4 av 6
Spørsmål og svar for AAR-ansatte Rapporteringssikkerhet og -konfidensialitet Tillates jeg å legge inn rapporten min anonymt? Ja, unntatt hvis du befinner deg i et land som forbyr anonym rapportering. Jeg forstår det slik at en mulig rapport jeg sender fra en av selskapets datamaskiner, genererer en serverlogg som viser alle nettsidene PC-en min kobler seg opp imot, og vil ikke denne loggen identifisere meg som rapporteringsopphavsperson? EthicsPoint verken genererer eller fører noen slags interne forbindelseslogger med IP-adresser, og ingen informasjon som linker PC-en din til EthicsPoint, er tilgjengelig. Faktum er at EthicsPoint er kontraktsmessig forpliktet til ikke å finne frem til rapportørens identitet. Hvis du føler det ubehagelig å fremme en rapport fra arbeids-pc-en, har du mulighet til å bruke en PC utenfor arbeidsmiljøet (for eksempel en som befinner seg i en internettkafé, hjemme hos en venn osv.) via EthicsPoints sikre nettsted. Mange velger dette alternativet fordi EthicsPoints tall viser at færre enn 12 prosent av rapportene er blitt generert i arbeidstiden. Kan jeg legge inn en rapport hjemmefra og fortsatt forbli anonym? En rapport hjemmefra, fra datamaskinen til naboen eller en hvilken som helst internettportal vil forbli sikker og anonym. En internettportal identifiserer aldri en besøkende med skjermbildenavn, og EthicsPoints system fjerner internettadresser slik at anonymiteten bevares fullt og helt. Pluss at EthicsPoint er kontraktsmessig forpliktet til ikke å finne frem til rapportørens identitet. Jeg er redd for at informasjonen jeg gir EthicsPoint, til slutt kommer til å avsløre min identitet. Hvordan kan dere forsikre meg om at det ikke kommer til å skje? EthicsPoints system er utformet for å beskytte anonymiteten din. Men hvis du ønsker å forbli anonym, må du som rapporterende part sørge for at innholdet i rapporten ved en tilfeldighet ikke avslører identiteten din. For eksempel skal du ikke ta med uttalelser i rapporten din som gir hint om identiteten din, for eksempel Fra min plass ved siden av Jan Smith eller I mine 33 år Er telefonen gratis og noteringsoverføringsalternativene også konfidensielle og anonyme? Ja. Du vil bli bedt om å gi den samme informasjonen som du ville ha gitt i en internettbasert rapport, og en intervjuer vil skrive ned svarene dine på EthicsPoints nettsted. For disse rapportene gjelder de samme trygghets- og konfidensialitetstiltak når de leveres. Hva hvis lovverket der jeg befinner meg, tillater at jeg rapporterer anonymt, men jeg ønsker å identifiseres sammen med rapporten min? Det er en del i rapporten der du kan identifisere deg hvis du ønsker det. Hvis jeg legger inn en rapport, vil jeg bli meddelt hva utfallet blir? Når undersøkingen er avsluttet, vil EthicsPoint normalt informere deg (i) om at undersøkingen er avsluttet, (ii) om hvorvidt de rapporterte påstandene eller bekymringen er blitt bestyrket, og (iii) hvis påstandene er blitt bestyrket, om at hensiktsmessige tiltak er blitt eller vil bli iverksatt. Men på grunn av konfidensialiteten og personvernsanliggender kommer du ikke til å få detaljer om funnene fra undersøkingen eller iverksatte tiltak, herunder eventuelle disiplinærtiltak iverksatt mot en annen ansatte på grunn av upassende atferd. 2013 EthicsPoint, Inc. Alle rettigheter forbeholdes Side 5 av 6
Tips og beste metoder Spørsmål og svar for AAR-ansatte Jeg vet om enkelte som er involvert i uetisk atferd, men det angår ikke meg. Hvorfor skal jeg bry meg med å rapportere? All uetisk atferd på et hvilket som helst nivå skader, når alt kommer til alt, selskapet og alle ansatte inklusive deg selv. Det er nok for deg å tenke over hva som skjedde i de seneste bedriftsskandalene for å se de katastrofale virkningene som et tilsynelatende glipp i etikken kan ha på et ellers sunt selskap. Så, hvis du kjenner til tilfeller med upassende atferd eller etikkbrudd, skal du anse det som din plikt overfor deg selv og medarbeiderne dine å rapportere det. Jeg er ikke sikker på om det jeg har observert eller hørt, er et brudd på selskapets policy eller innebærer uetisk atferd, men for meg ser det i alle fall ikke bra ut. Hva bør jeg gjøre? Send inn en rapport. EthicsPoint kan hjelpe deg å utarbeide og sende inn rapporten slik at den blir behørig forstått. Vi vil heller at du rapporterer en situasjon som viser seg å være harmløs enn å la en mulig, uetisk atferd være ukontrollert fordi vi ikke var sikre. Hva hvis sjefen min eller andre ledere er involvert i et brudd? Kommer de ikke til å få tak i rapporten og begynne å dekke over? EthicsPoints system og rapportdistribusjon er utformet slik at impliserte parter ikke blir informert eller gitt tilgang til rapporter der de er navngitt. Hva hvis jeg husker noe viktig om hendelsen etter at jeg har lagt inn rapporten? Eller hva hvis selskapet har ytterligere spørsmål til meg vedrørende rapporten min? Når du fremmer en rapport på EthicsPoints nettsted eller via EthicsPoints oppringningssenter, får du en unik rapportnøkkel og blir bedt om å velge et passord. Du kan returnere til EthicsPoint-systemet igjen enten via Internett eller telefon og komme til den opprinnelige rapporten for å legge til flere detaljer eller svare på spørsmål som en representant for selskapet stiller og legge til mer informasjon som vil bidra til å løse åpne saker. Vi anbefaler på det sterkeste at du returnerer til stedet innen den tiden som er angitt for å svare på selskapets spørsmål. Du og selskapet har nå startet en anonym dialog der situasjoner ikke bare blir identifisert, men også kan bli løst, uansett hvor komplekse de er. Er slike oppfølginger om rapporter like sikre som den første? Alle EthicsPoints korrespondanser holdes i like streng tillitsfullhet som den første rapporten og fortsetter under anonymitetens paraply. 2013 EthicsPoint, Inc. Alle rettigheter forbeholdes Side 6 av 6