Polaris Regler for god forretningsskikk og etikk Vanlig stilte spørsmål

Transkript

1 Generelle spørsmål om rapportering S: Når bør jeg rapportere et brudd på eller mistanke om brudd på reglene for god forretningsskikk og etikk ( reglene )? Du bør rapportere et brudd så snart du er oppmerksom på det. S: Kan jeg være anonym? Ja. om du rapporterer internt eller gjennom EthicsPoint, kan du rapportere anonymt. For å forsikre seg om at en rapportering er anonym, sporer ikke EthicsPoint telefonsamtaler eller beholder identifiserbar elektronisk informasjon fra online rapporteringer. Hvis du ønsker å være anonym i forbindelse med en intern rapportering, bør du sende et anonymt brev til den i reglenes angitte person som har ansvaret for at gjeldende lover og regler overholdes. S: Hva om jeg er usikker på om et tilfelle utgjør brudd på reglene? Du bør spørre din sjef, overordnede, personalavdelingen eller andre identifisert i reglenes Intern Rapportering del, eller du kan stille spørsmålet gjennom EthicsPoint. S: Hva vil skje med meg hvis jeg foretar en rapportering? Polaris oppmuntrer deg til å rapportere mistenkte brudd på reglene eller loven og forbyr hevn mot enhver som, i god tro, rapporterer et brudd på reglene eller medvirker i en etterforskning. Dette er tilfelle uavhengig om den underliggende rapporteringen er funnet korrekt eller resulterer i korrigeringstiltak eller ikke. Hvis du føler at du er blitt gjenstand for hevn, kan du rapportere dette gjennom EthicsPoint eller gjennom andre identifisert i reglenes Intern Rapportering del. Rapporteringer om rutinemessige personalsaker skal ikke rapporteres via dette systemet. Du bør fortsette å gå via personalavdelingen på slike saker. S: Hvor rapporterer jeg? Du har flere valg når det gjelder rapportering. Du kan rapportere direkte til din sjef, overordnede eller personalavdelingen på ditt sted. Hvis du ikke føler deg komfortabel med å rapportere til en av disse personene, kan du kontakte den i reglene angitte person som har ansvaret for at gjeldende lover og regler overholdes. Du kan også rapportere via telefon eller online via Polaris forretningsetikks linje som blir behandlet av en uavhengig

2 tredjepart, EthicsPoint. Fra USA eller Canada, slå , og fra andre land, slå samme nummer i tillegg til din landskode som står på EthicsPoints rapporteringsside under linken Internasjonale Nummer. Du finner denne siden under linken Rapporter Brudd på Polaris intranett side under Business Ethics. Du kan rapportere online ved å klikke på linken Rapporter Brudd på Polaris intranett side under Business Ethics, eller ved å kontakte EthicsPoint direkte på S: Hva er EthicsPoints rolle? EthicsPoints rolle er å motta rapporteringer over telefon eller via online linjen og deretter å gjøre rapporten tilgjengelig for Polaris personale for etterforskning av rapporten. Ved å bruke EthicsPoint, kan Polaris forsikre seg om at rapporteringer kan bli foretatt 24 timer i døgnet verden over. EthicsPoints system gjør det også lettere å, om nødvendig, kunne rapportere anonymt. S: Hvordan etterforsker selskapet rapporteringer? Selskapet vil igangsette en hensiktsmessig etterforskning ved å bruke interne og/eller eksterne ressurser. Informasjonen i din rapport vil bli delt med de medlemmene i etterforskningsgruppen som trenger å bli informert for å føre en hensiktsmessig etterforskning. Alle medlemmene i etterforskningsgruppen vil sørge for at informasjonen forblir konfidensiell. Men, for å gjennomføre en komplett og grundig etterforskning, kan det være at informasjon om rapporten må gis videre. S: Hvordan følger jeg utviklingen i min rapport? Hvis du rapporterer til interne kilder, kan du helt enkelt bare spørre den personen du rapporterte til og vedkommende vil skaffe deg så mye informasjon som hensiktsmessig. Hvis du rapporterer via EthicsPoint, vil du bli tildelt en unik kode som kalles rapportnøkkel og du vil bli bedt om å lage et passord. Skriv ned rapportnøkkelen og passordet og oppbevar dem på et trygt sted, siden Polaris ikke vil ha tilgang til din rapportnøkkel eller passord. Vi anbefaler deg å bruke rapportnøkkelen og passordet ditt for å sjekke rapporten din regelmessig for feedback, spørsmål eller oppdateringer. Du kan gjøre dette enten online eller på telefon ved kontakt med EthicsPoint. Spørsmål angående reglenes standarder Generelt

3 S: Min sjef eller overordnede har bedt meg gjøre noe som jeg mener er ulovlig og bryter reglene. Hva skal jeg gjøre? Du bør rapportere saken via EthicsPoint eller til den i reglene angitte person som har ansvaret for at gjeldende lover og regler overholdes. S: Jeg har observert atferd på kontoret som jeg mener er ulovlig men som ikke er nevnt i reglene. Hva bør jeg gjøre? Om du mistenker ulovlig oppførsel, bør du rapportere det eller snakke med din overordnede eller sjef om det. Ingen regel har mulighet til å omtale hver eneste situasjon. Du er ansvarlig for å forstå de gjeldende lovene på din jobb og etterfølge de vanlige fremgangsmåtene som finnes på ditt arbeidssted. Du skal altså alltid vise god dømmekraft og høye etiske standarder uansett om saken er spesielt nevnt i reglene eller ikke. Arbeidsplass fri for trakassering S: Min medarbeider har kommet med uønskede kommentarer av seksuell karakter som gjør meg ukomfortabel. Hva bør jeg gjøre? Polaris forbyr gruppens medlemmer enhver type trakassering og vi oppmuntrer deg til å rapportere slik oppførsel. Sikkerhet, helse og miljø S: Mens jeg lesset av en trailer, sølte jeg ut en beholder med løsemiddel. Hvis jeg tørker det opp, behøver jeg da å gjøre andre ting? Ja. Du bør umiddelbart rapportere ethvert utslipp av farlige eller potensielt farlig materiale til miljøansvarlig på ditt arbeidssted. Interessekonflikter S: Jeg er blitt bedt om å fungere som konsulent for en av våre selgere utenom arbeidstiden. Kan jeg gjøre dette? Å fungere som konsulent for et selskap som gjør forretninger med Polaris kan skape interessekonflikt. Derfor må du få selskapets godkjennelse før du avtaler å fungere som konsulent. Ta opp temaet med din sjef, som igjen vil ta saken opp til vurdering med de rette menneskene.

4 Polaris konfidensielle informasjon S: En venn har spurt meg om jeg kan bekrefte en internett blogg som påstår at Polaris legger visse egenskaper til neste års ATV-modell. Bør jeg fortelle ham hva jeg vet? Nei. Informasjon om produkt planer og produkt lanseringer er konfidensiell og fortrolig informasjon for Polaris og skal ikke bli diskutert med noen utenfor Polaris med mindre Polaris allerede har offentliggjort denne informasjonen. Skulle du ha spørsmål om en sak er blitt offentliggjort eller ikke, vennligst kontakt din sjef eller markedsansvarlig for produktet. S: Jeg mottok en telefon fra noen utenfor Polaris som ba meg om å bekrefte den økonomiske situasjonen til en av våre forretningsenheter. Hva bør jeg gjøre? Du bør henvise oppringeren til Investor Relations. Forespørselen kan gjelde konfidensiell økonomisk informasjon som ikke kan avsløres på dette tidspunkt. Konfidensiell informasjon angående andre S: Er det akseptabelt at jeg samler inn informasjon om konkurrenter? Å samle inn offentlig informasjon om konkurrenter er både nødvendig og en hensiktsmessig forretningsfremgangsmåte, men du er forbudt fra å samle konkurransedyktig informasjon på en ulovlig eller uetisk måte. For eksempel er informasjon hentet fra offentlige kilder (i.e. aviser, pressemeldinger, dokumenter arkivert hos staten, tekniske publikasjoner) tillatt. Du bør derimot aldri hente forretningsmessig informasjon på villedende måter som å oppgi falsk informasjon angående din identitet eller hvor du jobber, ved å tilby økonomiske fordeler for å motta informasjonen. Ei heller skal du be konkurrenters tidligere ansatte om å avsløre konfidensiell eller fortrolig informasjon angående deres tidligere arbeidsgivere. Konkurransedyktig informasjon som er merket konfidensiell, forretningshemmelighet eller fortrolig, eller på annen måte viser seg å være en konkurrents interne dokument bør behandles med forsiktighet. Hvis du tror du ved en feil har mottatt dokumenter eller informasjon av slik karakter, ikke sirkuler eller bruk informasjonen men kontakt Polaris juridiske avdeling umiddelbart.

5 Bruk av Polaris aktiva S: Det fines masse ved og annet materiale stablet opp utenfor min bygning. Kan jeg ta det med hjem så det ikke blir kastet bort? Nei, med mindre du få godkjennelse fra din overordnede. Alt materiale på Polaris eiendom (bortsett fra ansattes personlige eiendeler) eies av Polaris og kan ikke bli tatt uten å ha mottatt forhåndsgodkjennelse fra en overordnet. Innsidehandel S: Jeg har mottatt informasjon om selskapets økonomiske resultat som ennå ikke er offentliggjort. Kan jeg fortelle min venn om denne informasjonen slik at han kan dra nytte av det ved handel av Polaris aksjer? Absolutt ikke. Dette er ansett som innside og uoffisielt informasjon som ikke kan bli røpet. Å foreta Aksjehandel basert på slik informasjon, eller å tipse andre til å gjøre slikt er et alvorlig brudd på amerikansk verdipapirlov og antageligvis andre lands lover også. Økonomisk integritet og avsløringer S: Jeg mener at noen selskaps utgifter ikke blir nøyaktig registrert i selskapets regnskap. Hva bør jeg gjøre? Du bør rapportere saken. Polaris følger alle gjeldende verdipapirlover- og regler, regnskapsstandarder, regnskapskontrollregler og revisjoner. Feilaktige eller misvisende føringer, uregistrerte fond eller aktiva, eller betalinger uten tilhørende støttedokumentasjon og godkjennelse er strengt forbudt. Internasjonale forretninger S: En av våre distributører i et annet land har informert meg at han har betalt en statsansatt for å få til et møte for å fremme salget av våre kjøretøy. Er dette ok? Nei. Ifølge den amerikanske Foreign Corrupt Practices Acts ( FCPA ) utgjør det en kriminell handling for ethvert amerikansk selskap, enhver ansatt i et amerikansk selskap og ethvert datterselskap av et amerikansk selskap å benytte seg av bestikkelser for å oppnå fordeler hos utenlandske statsansatte i forbindelse med ethvert salg av amerikanske varer. Loven gjelder uansett om handlingen skjer i eller utenfor USA hvis det relaterer seg til salg av Polaris produkter. Du bør rapportere denne atferden enten internt eller via EthicsPoint.

6 Gaver, tjenester, gratialer og leverandørrelasjoner S: Jeg er blitt tilbudt et gratis haglgevær av en av våre leverandører. Kan jeg ta imot dem? Nei. Du kan ikke ta imot gaver, lån eller andre tjenester fra noen som gjør forretninger med Polaris eller som ønsker å gjøre forretninger med Polaris med mindre de er sjeldne, av nominell verdi og er normale og sedvanlige, tatt forretningsomstendighetene i betraktning. Du bør diskutere alle gaver du er blitt tilbudt med din sjef, fordi, i noen situasjoner, kan det være upassende å akseptere en gave uansett verdi. Monopol og rettferdig konkurranse S: Jeg er blitt bedt om å fortelle en forhandler at han må stoppe rabatteringen av deres produkt, ellers vil Polaris bli tvunget til å vurdere andre muligheter. Er det ok? Nei. I henhold til konkurranselovgivninger, har forhandlere rett til å sette deres priser for videreforhandling på det nivået de ønsker. Hvis Polaris enten avtaler med forhandleren eller tvinger forhandleren til å selge til spesielle priser, vil det være ulovlig prisregulering. Enhver slik opptreden fra Polaris personale ville utgjøre et brudd på reglene. Du bør kontakte Polaris juridiske avdeling om du har spørsmål. S: En forhandler klager til meg angående en annen forhandlers lave priser og spør meg om hva Polaris kommer til å gjøre med det? Hva skal jeg si? Fortell dem at Polaris ikke kommer til å gjøre noen ting. I henhold til konkurranselovgivninger i USA og utenlandske jurisdiksjoner, kan forhandlere sette deres eget prisnivå og Polaris kan ikke gjøre eller si noe som kan bli betraktet som en avtale mellom Polaris og en forhandler for å forlange en spesiell utsalgspris, eller ta affære mot en forhandler som gir rabatt. Det beste er å unngå diskusjoner med forhandlere angående utsalgspriser. Hvis temaet kommer opp muntlig, stans samtalen umiddelbart, fortell forhandleren at slike diskusjoner er ulovlig og gå over til et annet tema. Hvis forhandleren ikke vil gå over til et annet tema, avslutt samtalen og gå din vei. Hvis henvendelsen kommer skriftlig, ikke sirkuler den eller svar. Send det heller til Polaris juridiske avdeling for fastsettelse av et passende svar.

7 Overholdelse av lovgivning, pålegg fra offentlige organer og behandling av juridiske dokumenter S: Jeg vet at et offentlig organ har etterforsket visse Polaris produkt saker. Jeg har dokumenter som relaterer disse produkt sakene, men jeg har aldri blitt bedt om å fremskaffe dem. Kan jeg destruere dem? Nei. Dokumenter som relaterer seg til en pågående offentlig etterforskning eller pågående rettstvist kan ikke destrueres. Når du tror du har dokumenter som relaterer seg til disse sakene, bør du kontakte Polaris juridiske avdeling for avgjørelse av korrekt måte å håndtere disse dokumentene på. Leverandør standarder S: Jeg var hos en leverandør i går og hun fortalte meg at leverandøren betalte en statsansatt for å unngå fortolling av delene de leverer til oss. Jeg vet at dette sparer Polaris for penger, men er det ok? Nei. Polaris vil bare gjøre forretninger med folk som utøver en etisk og lovlig forretningsførsel. Alle selgere og leverandører må etterkomme de standarder som er i reglene og loven. Å betale statsansatte er bedrageri og utgjør et brudd på loven. Du bør rapportere slik opptreden umiddelbart. S: En forhandler fortalte meg at en av måtene han har øket detaljsalget på er å hjelpe forbrukere til å fremskaffe falsk informasjon for å få forbrukerfinansiering. Blir dette et problem for Polaris eller bare for forhandleren. Dette blir et problem for Polaris også. En forhandler som engasjerer seg i bedrageri eller som på annen måte bryter loven når han selger Polaris produkter bryter både standardene i reglene og dens forhandleravtale med Polaris. Akkurat som med enhver selger eller leverandør, vil Polaris bare gjøre forretninger med folk som utøver en etisk og lovlig forretningsførsel. Du bør rapportere enhver forhandlers ulovlige opptreden til din sjef, Dealer Development eller Polaris juridiske avdeling.