ETISKE RETNINGSLINJER FOR NORWAY SEAFOODS. Besluttet og utgitt av: Styret i Norway Seafoods Group AS Dato: 1. februar 2012

Transkript

1 ETISKE RETNINGSLINJER FOR NORWAY SEAFOODS Besluttet og utgitt av: Styret i Norway Seafoods Group AS Dato: 1. februar 2012 Revidert: 30.april 2015

2 Hovedprinsipper Norway Seafoods skal opptre i tråd med følgende hovedprinsipper: - Vi skal følge alle lover og regler som gjelder vår virksomhet - Vi skal opptre ærlig, redelig og pålitelig - Vi skal unngå konflikter mellom jobb og personlige interesser - Vi skal ta vare på liv, helse og miljø - Vi skal respektere likeverd og mangfold - Vi skal bidra til at Norway Seafoods er et velrenommert selskap Følge alle lover og regler som gjelder for vår virksomhet Det er et ufravikelig krav at alle lokale, nasjonale og internasjonale regler, lover og konvensjoner som er relevante for vår virksomhet overholdes av Norway Seafoods. Det er også et ufravikelig krav at alle interne retningslinjer følges. I situasjoner der det er avvik mellom lokale lover og regler og selskapets egne retningslinjer skal det strengeste prinsipp legges til grunn. Opptre ærlig, redelig og pålitelig Tillit er avgjørende for Norway Seafoods. For å gjøre oss fortjent til en slik tillit må vi til enhver tid stille strenge krav til etisk atferd, integritet og ærlighet. Vi forplikter oss til å: - Samarbeide med kunder og leverandører på en ærlig, redelige og pålitelige måte - Gi pålitelig og riktig informasjon til våre partnere, investorer og andre - Avstå fra å gi eller motta tjenester eller betalinger som er gjort for å oppnå en urettmessig fordel - Bidra til konkurranse på frie og rettferdige vilkår - Forebygge hvitvasking av kapital Norway Seafoods skal bare drive forretninger etter lovlige og etiske metoder. Dette gjelder også samarbeid med kunder og leverandører i alle deler av virksomheten. Den informasjon som vi gir til våre partnere, investorer eller andre skal være korrekt og fullstendig. Ansatte i Norway Seafoods skal ikke tilby eller motta noe som er av verdi for å oppnå en urettmessig fordel. Gaver eller tjenester av symbolsk verdi (inntil NOK 500) som er gitt og mottatt åpenlyst kan være akseptabelt. Kostnader ved sosiale sammenkomster i forbindelse med forretningsmøter skal være beskjedne og alltid signeres av deltakeren med høyest stilling. 2

3 Det skal ikke brukes penger eller andre midler som tilhører Norway Seafoods til å støtte politiske eller religiøse organisasjoner. Norway Seafoods forplikter seg til å konkurrere på åpne og rettferdige vilkår. Norway Seafoods skal ikke under noen omstendigheter ta i bruk metoder som hindrer fri konkurranse eller andre aktiviteter som er i strid med gjeldende konkurranselovgivning og -regler (anti-trust-lover). Bruk av tredjepartsrepresentanter eller mellommenn skal unngås og kan eventuelt kun skje etter godkjenning av konsernsjef. Ethvert krav eller tilbud om tvilsomme pengetransaksjoner, uansett form og omfang, skal avvises og umiddelbart rapporteres. Unntaket gjelder utpressingssituasjoner hvor liv og helse står i fare. Selskapet har spesifikke retningslinjer for bekjempelse av korrupsjon og urettmessige betalinger. Unngå konflikter mellom jobb og personlige interesser Ansatte i Norway Seafoods skal alltid opptre på en måte som er til konsernets beste og søke å unngå situasjoner som kan skape interessekonflikter. Ansatte skal ikke ta del i transaksjoner eller andre forretningsopplegg på vegne av konsernet der den ansatte har bestemte økonomiske eller personlige interesser. Hvis det er mulighet for at det kan oppstå en interessekonflikt, skal dette rapporteres slik at nærmeste leder kan foreta den videre vurdering og om nødvendig unnta den involverte fra deltagelse i videre beslutninger knyttet til interessekonflikten. Det er ulovlig å selge eller kjøpe aksjer eller verdipapirer knyttet til innside-informasjon. Det er også ulovlig å kommunisere innside-informasjon til andre. Norway Seafoods har et eget reglement for innside-informasjon. Ta vare på liv, helse og miljø I Norway Seafoods er sikkerhet og helse viktigst. Uansett årsak skal det ikke inngås kompromisser på bekostning av sikkerheten. Norway Seafoods har egne prinsipper og retningslinjer for sikkerhetsstyring, som finnes tilgjengelig ved alle avdelinger. Selskapets prinsipper for sikkerhetsstyring skal også følges av tjenesteleverandører som arbeider på vegne av selskapet eller på selskapets områder. Norway Seafoods baserer sin virksomhet på naturlige ressurser og vi er opptatt av å drive vår virksomhet på en bærekraftig måte og med et så lite miljøavtrykk som mulig. 3

4 Respektere likeverd og mangfold Norway Seafoods skal tilby et åpent arbeidsfellesskap. Selskapet legger vekt på mangfold og oppfordrer til at arbeidsmiljøet settes sammen på en måte som inspirerer til økt innsats, entusiasme og kreativitet. Vi forplikter oss til å: Ha en ansettelsesfilosofi som er åpen og som ikke diskriminerer Respektere den enkelte medarbeiders rett til personvern Arbeide for å ha en åpen og løsningsorientert kultur Anerkjenne retten alle ansatte har til fritt å kunne organisere seg I Norway Seafoods skal det ikke diskrimineres på grunn av etnisitet, hudfarge, kjønn, språk, religion, politiske eller andre standpunkt, nasjonalt eller sosialt opphav eller annen status. Norway Seafoods' ansatte har rett på å ha en arbeidsplass der ingen blir trakassert. Vi respekterer privatlivet til den enkelte ansatte og behandler personlige opplysninger på en ansvarlig måte. Omtale eller bildebruk av kollegaer på sosiale medier skal ikke forekomme uten at samtykke er gitt. Selskapet vil arbeide for en kultur der alle meninger kan fremmes og der uenigheter kan tas opp. Uenigheter skal tas opp internt. Norway Seafoods anerkjenner retten alle ansatte har til fritt å danne og melde seg inn i organisasjoner for å fremme og forsvare sine yrkesmessige interesser, inkludert retten til å delta i kollektive forhandlinger. Bidra til at Norway Seafoods er et velrennomert selskap God eierstyring og selskapsledelse er sentralt i Norway Seafoods' arbeid med å bygge tillit og å være et velrennomert selskap. Norway Seafoods forplikter seg til å sikre at selskapets styrende organer og ledelse opprettholder den nødvendige uavhengigheten og at selskapet følger anerkjente standarder for god selskapspraksis. Selskapet ønsker å være en positiv kraft i sine lokalmiljø. Vi vil arbeide for gode relasjoner til vårt nærmiljø og bidra til lokal utvikling i samsvar med selskapets evner og behov. Ansatte er velkommen til å bruke sosiale medier for positiv omtale av selskapet. 4

5 Norway Seafoods støtter FNs menneskerettighetserklæring og anbefalingene fra Den internasjonale arbeiderorganisasjonen (International Labour Organisation ILO). Slaveri, barnearbeid, tortur og andre brudd på grunnleggende menneskerettigheter er uakseptabelt. Virkeområde Disse retningslinjene gjelder for styrer, alle ansatte og innleid arbeidskraft, både på produksjons-, administrasjons- og ledelsesnivå i konsernet og i alle datterselskaper. Videre gjelder de for alle selskaper der Norway Seafoods eller datterselskaper har en kontrollerende eierandel. Selskaper der Norway Seafoods eller datterselskaper har eierskap som ikke er kontrollerende skal oppfordres til å slutte seg til retningslinjene. Ansatte som arbeider med uavhengige tredjeparter som leverandører, konsulenter, rådgivere, agenter eller lignende må gjøre disse kjent med selskapets etiske retningslinjer og sikre at disse samtykker i å overholde aktuelle deler av de etiske retningslinjene. Dersom det er nødvendig må tiltak gjennomføres for å sikre at disse etterlever retningslinjene, og om tredjeparten viser manglende evne til å følge Norway Seafoods etiske retningslinjer skal samarbeidet avsluttes. Om ansattes og ledelsens ansvar Den enkelte ansatte har ansvar for å forstå Norway Seafoods etiske retningslinjer. Dette inkluderer som minimum å opparbeide en grunnleggende forståelse for kravene som fremsettes i retningslinjene, og en god forståelse av de delene av retningslinjene som er spesielt relevante for den aktuelle jobb. Videre må den enkelte ta opp bekymringer og spørsmål om selskapets retningslinjer eller mulige brudd på disse. Den enkelte må kjenne til de ulike kanalene for å ta opp spørsmål om mulige brudd. Ledere på alle plan har et spesielt ansvar for å gå foran som rollemodeller, og sørge for at ansatte forstår og følger disse retningslinjene. Ledere og ansatte skal forstå at forretningsresultater aldri er viktigere enn å følge selskapets etiske retningslinjer. Ledelsen må identifisere mulig risiko for brudd på selskapets etiske retningslinjer og iverksette tiltak for å redusere denne risiko. Dersom brudd på retningslinjene skjer så må den enkelte leder handle raskt for å løse de påpekte brudd og følge opp med hensiktsmessige disiplinære reaksjoner og rapportering på korrekt måte. Om å lufte bekymringer Norway Seafoods har flere kanaler for å ta opp bekymringer. Den enkelte ansatte skal bruke den kanal som er hensiktsmessig. Det er viktig at bekymringer tas opp tidlig. Å kontakte sin leder direkte vil oftest være den mest effektive muligheten. Å kontakte sin leders leder er et alternativ ( bestefarsprinsippet ). Dette kan brukes dersom den ansatte ikke ønsker å gå til sin egen leder, eller opplever at responsen ikke er tilstrekkelig. 5

6 Tillitsvalgte/verneombud er et alternativ til å følge den normale tjenestevei. Det kan også være relevant å kontakte konsernledelsen eller personalavdelingen dersom de normale kanalene ikke er hensiktsmessige. Ved spesielle forhold rundt regnskapsføring, internkontroll, forhold knyttet til revisjon eller andre bekymringer rundt særlig krevende spørsmål kan disse rapporteres til ansattes representanter i Styret eller Styrets leder. På selskapets hjemmeside skal det være en egen varslingsfunksjon som kan benyttes. Konsekvenser ved brudd på selskapets etiske retningslinjer Norway Seafoods forbyr enhver form for represalier mot personer som tar opp eller bidrar til å ta opp bekymringer om brudd på retningslinjene. Dersom brudd på selskapets etiske retningslinjer oppstår og rapporteres, skal disse følges opp med sanksjoner. Dersom det er brudd på lover vil lokale rettsmyndigheter gi hensiktsmessige reaksjoner. Ved interne sanksjoner så skal bestefarsprinsippet anvendes, det vil si at lederen to nivåer over personen det gjelder vil fastsette sanksjonen. Sanksjonen skal følge gjeldende avtaler og lover. Sanksjoner for grov uaktsomhet eller forsettlige brudd er oppsigelse. For andre brudd på retningslinjene vil det være nødvendig med en konkret vurdering før sanksjon bestemmes. Sanksjonene vil kunne gå fra muntlig advarsel, skriftlig advarsel eller til oppsigelse. Det er alltid riktig ledernivå ( bestefarsnivået ) som skal ta avgjørelsen om sanksjon. 6