MIDTRE GAULDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Utvalg : Kontrollutvalget Midtre Gauldal kommune Møtedato/tid : Tirsdag 26. februar 2008 kl 09:30-14:20 Møtested/lokaler : Rådhuset, møterom 101 Møtende medlemmer : John Bjørkan, leder John Morten Laugsand, nestleder Marie Malum (sak 1-5 + 7) Thomas Talsnes Møtende varamedlemmer : Odd Stenbro, 1. vara Forfall : Tove Solem Helgemo Andre møtende : Bård Undhjem, Revisjon M-N IKS, Oppdr.ansv.revisor (sak1-5) Inger Johanne Flønes, Revisjon M-N IKS, ass. daglig leder (sak 1-5 +7) Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS, kontrollutvalgssekretær Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-2-3-4-5-7-6-8-9 Inger Johanne Flønes, ass. daglig leder Revisjon Midt-Norge IKS, ga en kort og informativ gjennomgang av faget forvaltningsrevisjon i tilknytning til sak 5. Side 1
Sak 01/2008 Godkjenning av møtebok fra 25.10.2007 Kontrollutvalget 26.02.2008 01/2008 Møtebok fra kontrollutvalgets ekstraordinære møte 25.10.2007 godkjennes Møtebok fra kontrollutvalgets ekstraordinære møte 25.10.2007 godkjennes Sak 02/2008 Referatsaker Kontrollutvalget 26.02.2008 02/2008 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Saksprotokoll i kommunestyret 3. desember 2007, sak 60/07 Økonomiplan 2008-2011. 2. Gir blaffen i roller og verv. Artikkel i Adresseavisen 30.01.2007 3. Terra-tap må dekkes innen 2011. Pressemelding nr 14/2008 fra Kommunal- og regionaldepartementet 04.02.2008 4. Redegjørelse 2. halvår 2007, Brev fra Kemnerkontoret for Melhus, Skaun og Midtre Gauldal, datert 28.01.2008. 5. Muntlig orientering i møtet fra oppdragsansvarlig sekretær, om forbruk av tid sekretariatstjenester 2007. 6. Kontrollrapport 2007 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Midtre Gauldal kommune (utdelt i møtet) 7. Egenvurdering av oppdragsansvarlig revisor 2007 for Midtre Gauldal Næringsselskap KF (utdelt i møtet) Side 2
Kommentar til referatsak 7: Leder i kontrollutvalget, John Bjørkan, orienterte utvalget om at hans datter var daglig leder i regnskapsfirmaet som fører regnskapet for Midtre Gauldal Næringsselskap KF. Han erklærte seg derfor inhabil i eventuelle saker som omhandler Midtre Gauldal Næringsselskap. Referatsak nr. 7 er ikke av en slik karakter at leder ble å betrakte som inhabil. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 03/2008 Gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden 2003-2007 Kontrollutvalget 13.09.2007 23/2007 Kontrollutvalget 26.02.2008 03/2008 Kontrollutvalget tar fremlagt rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden 2003-2007 til etterretning. Som ledd i kontrollutvalgets rapportering om oppfølging av kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter, oversendes rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar fremlagt rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden 2003-2007 til etterretning Kontrollutvalget tar fremlagt rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden 2003-2007 til etterretning. Som ledd i kontrollutvalgets rapportering om oppfølging av kommunestyrets merknader til forvaltningsrevisjonsrapporter, oversendes rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar fremlagt rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon i valgperioden 2003-2007 til etterretning Side 3
Sak 04/2008 Orientering om status og framdrift innen regnskapsrevisjon for 2007 Kontrollutvalget 26.02.2008 04/2008 Informasjon om status innen regnskapsrevisjon for revisjonsåret 2007 i Midtre Gauldal kommune tas til orientering. Informasjon om status innen regnskapsrevisjon for revisjonsåret 2007 i Midtre Gauldal kommune tas til orientering. Sak 05/2008 Forvaltningsrevisjon - Innkjøp i Midtre Gauldal kommune Kontrollutvalget 26.02.2008 05/2008 Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 12.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2008. Oppdragsansvarlig revisor Bård Undhjem orienterte om prosjektet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? - til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 12.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2008. Side 4
Sak 06/2008 Kontrollutvalgets årsmelding for 2007 Kontrollutvalget 26.02.2008 06/2008 Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2007 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2007 til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding for 2007 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2007 til orientering. Sak 07/2008 Overordnet analyse for 2008 Kontrollutvalget 26.02.2008 07/2008 Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2008, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget diskuterte seg frem til 7 fokusområder. Disse fokusområdene vil bli innarbeidet i plan for forvaltningsrevisjon for 2008 som vil bli lagt frem på kontrollutvalgets neste møte. Kontrollutvalget tar overordnet analyse for Midtre Gauldal kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen og innspillene som er kommet i møtet, vil kontrollutvalget i sitt neste møte foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for 2008, som legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Side 5
Sak 08/2008 Forslag til møteplan 1. halvår 2008 Kontrollutvalget 26.02.2008 08/2008 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2008: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret 22. 28. 23. Formannskapet 21. 11. 25. 10. 7. 21. 19. 9. Kontrollutvalget 26. 03. 22. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Oppdragsansvarlig sekretær opplyste om at Kommunestyrets møte i februar var blitt endret til 25. februar. Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret 25. 28. 23. Formannskapet 21. 11. 25. 10. 7. 21. 19. 9. Kontrollutvalget 26. 03. 22. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Sak 09/2008 Eventuelt Kontrollutvalget 26.02.2008 09/2008 Saken legges frem uten forslag til innstilling. Kursinvitasjoner: KS kurs for kontrollutvalg, 13.mars i Trondheim,. Ingen fra utvalget har mulighet til å delta. Side 6
FKT Fagkonferanse for kontrollutvalg, 9.-10. april på Gardermoen,. Ingen fra utvalget har mulighet til å delta. NKRFs Kontrollutvalgskonferanse, 4.-5. februar på Gardermoen Ingen fra utvalget hadde anledning til å delta. Oppdragsansvarlig sekretær opplyste om at det vil bli arrangert en samling for kontrollutvalgene i eierkommunen for KonSek den 27. august 2008. Invitasjon til samling vil bli sendt alle medlemmer og varamedlemmer før sommeren. Orienteringer i kontrollutvalgets møte i april Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen ang. status i barnehagene når det gjelder åpningstider og fleksibilitet i tilbudet generelt (jf. kommuneplan 2008-2011) Kontrollutvalget ønsker også en orientering fra administrasjonen ang. status SFO-ordningen i kommunen. Hvorfor er andelen brukere så lav (jf. KOSTRA-rapportering), og tilbudet generelt. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen om innhold og framdrift i vedtak ang. saken om skolestruktur gjort av kommunestyret den 25.02.2008. Orienteringer i kontrollutvalgets møte i april Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen ang. status i barnehagene når det gjelder åpningstider og fleksibilitet i tilbudet generelt (jf. kommuneplan 2008-2011) Kontrollutvalget ønsker også en orientering fra administrasjonen ang. status SFO-ordningen i kommunen. Hvorfor er andelen brukere så lav (jf. KOSTRA-rapportering), og tilbudet generelt. Kontrollutvalget ønsker en orientering fra administrasjonen om innhold og framdrift i vedtak ang. saken om skolestruktur gjort av kommunestyret den 25.02.2008. Side 7