Rutinebeskrivelse for Kompetanseportalen Versjon 2 3.12.08
Innledning For å sikre at Helse Vest forblir en fremtidsrettet kompetanseorganisasjon peker virksomhetsstrategien (Helse 2020) på at foretakene i Helse Vest: skal forbli attraktive, lærende og utviklende arbeidsplasser med krevende oppgaver skal bruke nye metoder og teknologi basert på beste kunnskap skal satse på forskning, utdanning og fagutvikling for å sikre god pasientbehandling skal styrke sitt omdømme gjennom kloke valg 2
Kompetanseportalen i Helse Vest Kompetanseprosessen skal trekke en rød tråd fra strategiplaner på det regionale nivå i foretaksgruppen, og ned til det praktiske utviklingsarbeidet som skjer i den enkelte avdeling. Figuren under viser de ulike delprosessene. Rammene for å registrere og vurdere kompetanse blir lagt som en del av de overordnede planprosessene. For den enkelte nedfelles dette som et sett med roller/funksjoner som de skal dekke, og med utgangspunkt i disse kan man ha en meningsfylt diskusjon rundt behovet for å utvikle kompetanse. Kompetanseportalen henter og avgir informasjon til andre IT-systemer. Hensikten med dette er at informasjon bare skal registreres en gang og deretter gjenbrukes av andre systemer. Samspill kompetanse / Planprosesser Virksomhets-/ kompetanseplaner Personalpolitikk / -strategi Planlegge medarbeider- Leder oppdaterer samtaler oppgaver, jobbkrav og og innkalle opplæringsplaner Planlegge medarbeidere Leder oppdaterer medarbeidersamtaler til Oppgaver, jobbkrav og og innkalle opplæringsplaner medarbeidere til samtale Gjennomføre samtale og Ledere vurderer konsekvensene godkjenning av overordnet strategi av profil Medarbeider- / Selvevaluering Ledere vurderer konsekvensene av overordnet strategi Gjennomføre samtale / godkjenning av profil Strategi / budsjett Løpende endringer i organisasjonen som påvirker ressurssitasjonen endringer i Følge opp og Løpende organisasjonen som påvirker evaluere tiltak ressurssitasjonen (oppfølgingssamtale) Avtale tiltak og utvikling (Individuelle) Avtale tiltak / utvikling (Individuelle) Kvalitetssikring av tilgjengelig kompetanse Følge opp og evaluere tiltak (oppfølgingssamtale) 3
All informasjon i Kompetanseportalen er tilgjengelig for medarbeideren selv og nærmeste leder. Fag/opplæringsansvarlig kan få delegert tilgang til enkelte funksjoner i Kompetanseportalen. Skjema til forberedelse av medarbeidersamtalen og avtalte utviklingstiltak er kun tilgjengelig for medarbeideren selv og nærmeste leder. Rapporter og andre uttrekk til bruk i strategi- og planprosesser kan bare hentes ut på et aggregert nivå. 4
Prosesser i Kompetanseportalen For medarbeidere og ledere 5
Tilgang til data Skjema under gir oversikt over hvilke data som er tilgjengelig for medarbeider, leder og opplæringsansvarlig i Kompetanseportalen. Egne data Se ansatte Medarbeider Leder Opplæringsansvarlig Rapporter X X Redigere roller/funksjoner X X Redigere kompetanseplaner X X Angi opplæringsansvarlig X X X Innlogging/passord For å få tilgang til Kompetanseportalen må du være ansatt i Helse Vest. Den dagen du blir ansatt vil du få en e-post med brukernavn, passord og nettadressen du skal gå til for å logge deg inn. Kompetanseportalen skal innføres gradvis i Helse Vest. De som allerede er ansatt i Helse Vest vil få en e-post med passord på det tidspunkt deres avdeling får tilgang. Ved første gangs innlogging gjøres følgende: 1. Passordet du mottok per e-post skal endres ved første pålogging. Ta vare på det nye passordet, fordi det gamle nå blir ugyldig. Dersom du glemmer passordet ditt kan du alltid bestille nytt ved å gå til portalen og klikke på glemt passord. 2. Bekreft at du står oppført med riktig leder (se bildet under). Dersom din leder ikke er oppført, eller det står en annen person der, klikker du på Velg leder for å søke opp riktig person. Merk at det er den personen som du skal gjennomføre medarbeidersamtale med som skal føres opp som din leder. 6
Noen viktige opplysninger før du begynner Alle felt merket med * må fylles ut før du kan lagre/legge til opplysninger. Du blir automatisk logget ut av Kompetanseportalen hvis det ikke er gjort registreringer i løpet av 60 minutter. Felles skjermbilder [Noen ting ser likt ut for medarbeider og leder] Både medarbeider og leder ser alle skjermbildene som ligger under min info. Leder ser i tillegg tre andre hovedmenypunkt: Mine medarbeidere, admin og rapporter. 7
Sammendrag av data Sammendrag av data er en systematisk presentasjon av all informasjon som er tilgjengelig om den enkelte medarbeider. Opplysningene er også tilgjengelig for leder. Klikk for hjelpetekster Når medarbeider har fylt ut opplysninger kan de trykke Marker som ferdig og send melding. Leder vil da få melding om dette. Ved å holde musepekeren over understrekte overskrifter kan du få informasjon om sist endret av. 8
CV Alle medarbeidere skal legge inn sin CV i Kompetanseportalen. Nærmeste leder vil få en systematisk og oversiktlig fremstilling av sine medarbeidere. Informasjonen kan også brukes på organisasjonsnivå til for eksempel å søke opp spesiell kompetanse til intern rekruttering, til prosjekter og til rapporter til myndigheter. Det er medarbeider selv som bestemmer hvilke opplysninger de vil legge inn i Kompetanseportalen, men det er viktig at opplysninger som er direkte relevant for nåværende arbeidssituasjon skal registreres. Underkategorier Opplysninger som hentes fra andre systemer Personalopplysninger (navn, adresse, osv.) blir for en stor del hentet fra personalsystemet. For nyansatte vil de opplysninger de har lagt inn i rekrutteringsportalen (WebCruiter) bli overført til CV. Alle kurs gjennomført via Læringsportalen vil bli overført til Kurs under CV i Kompetanseportalen. 9
Jobbeskrivelsen Jobbeskrivelsen er en klargjøring fra leder til medarbeider om innholdet i jobben. All investering i kompetanseutvikling bør stå i forhold til de oppgaver som medarbeideren er satt til å utføre. Jobbeskrivelsen kan og bør oppdateres minst årlig i tråd med de endringer som har vært i siste periode. Det naturlige tidspunktet for å oppdatere beskrivelsen er som en del av forberedelsen til en medarbeidersamtale eller umiddelbart etter at samtalen er gjennomført. Jobbeskrivelsen består av fem ulike felter: Formålet med jobben Hensikten med dette feltet er å sette jobben inn i en større sammenheng i organisasjonen. Viktigste oppgaver og ansvar Her definerer man de oppgaver og ansvarsområder som er mest sentrale i inneværende periode. Det er viktig å tenke på dette som et "levende" dokument. Viktigste relasjoner Her skal det fremgå hvilke interne og eksterne personer og miljøer medarbeideren må eller bør samarbeide med for å utføre sine oppgaver. Andre opplysninger Feltet brukes til å notere andre opplysninger som er interessante for jobbutførelsen. Dette kan for eksempel være spesielle behov for fysisk tilrettelegging eller tilpasninger i forhold til livsfase. Roller/funksjoner (se beskrivelse neste pkt.) 10
Roller/funksjoner Som en del av jobbeskrivelsen er det leders ansvar å identifisere et begrenset antall roller/funksjoner som er spesielt viktig å ha dekket i avdelingen. Ut fra denne listen tildeler leder sine medarbeidere de roller/funksjoner hver enkelt skal dekke og fastsetter hvilke nivå medarbeider skal beherske rollen/funksjonen (fra nivå1-3). Hensikten med en slik prioritering er å tydeliggjøre de mest sentrale områdene for medarbeider. Dette kan være et utgangspunkt for å diskutere individuelle utviklingstiltak. Medarbeider evaluerer seg i forhold til de tildelte roller og det nivå leder har satt. Roller/funksjoner er delt i to underområder: De som skal overføres til ressursplanlegging (GAT) og som vil være til hjelp ved dag-til-dag-styring for å sikre riktig kompetansesammensetning i teamet/avdelingen. Andre roller/funksjoner det er vesentlig å ha kompetanse på i avdelingen, men som ikke trengs i forhold til den daglige drift (eks. veiledningskompetanse). Her viser de roller/funksjoner og det nivå leder har tildelt medarbeider. Medarbeider evaluerer seg i forhold til dette. 11
Kompetanseplaner Kompetanseplaner inneholder krav og sjekklister for grupper av medarbeidere. Disse kan utarbeides både på overordnet og lokalt nivå, og er et verktøy for å strukturere utviklingen til grupper av medarbeidere. Planen består av en innledende beskrivelse samt mulighet for å legge inn lister med sjekkpunkter for å gjennomføre en vurdering på individnivå i forhold til kompetanse. Det er medarbeider selv som foretar vurderingen i forhold til sjekkpunktene i kompetanseplanen. Hver medarbeider kan tildeles flere planer. Vurderingene kan være med å danne grunnlaget for individuelle utviklingstiltak. Planer kan enten legges inn sentralt eller av medarbeiderens nærmeste leder. Samme plan kan tildeles flere medarbeidere. Til enhver kompetanseplan følger en beskrivelse av planen som inneholder følgende områder: Her kan du velge å se alle uinnfridde krav eller den enkelte plan leder har tildelt medarbeider. I en ny plan vil alle sjekkpunkter være avkrysset med nei. Når medarbeider har fått opplæring og kan gjennomføre endres til ja. 12
Ved å gå inn på den enkelte plan kan medarbeider få frem en beskrivelse av planen. 13
Medarbeidersamtalen Hvorfor medarbeidersamtale? Medarbeidersamtaler er et viktig virkemiddel for å planlegge, fordele og ta ansvar for oppgaver på en hensiktsmessig måte. Hensikten med medarbeidersamtalen er: For foretaket: Et virkemiddel for å sette organisasjonens mål på dagsorden og ivareta foretakets strategier og arbeidsgiveransvar. For lederen. Et redskap for å diskutere og forankre oppgaver og prioriteringer. Mulighet til å få tilbakemelding på sin lederkompetanse. For medarbeideren. Gi rom for medvirkning gjennom å få tilbakemelding på egne prestasjoner og gi tilbakemelding på egen arbeidssituasjon. Ansvar Alle medarbeidere skal ha én ansvarlig leder. Det er denne lederen som har ansvaret for at medarbeideren blir fulgt opp. Dersom medarbeideren har flere arbeidsforhold skal ansvarlig leder, i forståelse med medarbeider, sørge for å at alle relevante parter blir involvert. Lederen skal: gjennomgå det som ble diskutert og oppsummert etter forrige samtale. sørge for at medarbeiderens jobbeskrivelse er oppdatert. vurdere medarbeiderens kompetanse og prestasjoner og reflektere rundt nødvendig utvikling. godkjenne alle opplysninger som blir registrert i medarbeideres profil. Medarbeideren skal: gjøre seg kjent med sin egen jobbeskrivelse gjennomgå Forberedelse til medarbeidersamtale og vurdere egne prestasjoner og utviklingsbehov opp mot jobbkravene (se bilde) skrive referat fra samtalen dokumentere avtalte utviklingstiltak 14
Dokumentasjon av samtalen Etter samtalen dokumenteres og verifiseres avtalte utviklingstiltak referat fra samtalen 15
Avtalte utviklingstiltak Avtalte utviklingstiltak er de individuelle tiltak som blir avtalt mellom medarbeider og leder. Plattformen for å vurdere behovet for utviklingstiltak skal normalt ha sitt utspring i jobbeskrivelsen, kompetanseplaner og de roller/funksjoner medarbeider skal dekke. Tiltak skal derfor bygge naturlig opp under den jobben medarbeideren er ansatt for å utføre. Samtidig er det viktig å sette den enkelte medarbeiders utvikling inn i en lengre sammenheng, hvor utviklingen gjerne kan sees i forhold til et karriereløp. Det er viktig å være klar over at utviklingstiltaket kan gjennomføres på mange forskjellige former, med ulik vekt på formell opplæring og praksis. Når fristen er gått ut registrerer medarbeider om tiltaket er gjennomført Registrer direkte kostnad knyttet til tiltaket 16
Referater medarbeidersamtaler Referater fra medarbeidersamtaler er en funksjon for å dokumentere det medarbeider og leder har blitt enige om under medarbeidersamtaler. Som en hovedregel er det medarbeider som skal skrive referatet og leder har mulighet til å gjøre tilføyelser/endringer i dette. Sensitiv informasjon skal ikke dokumenteres i Kompetanseportalen. Personalsaker/disiplinærsaker skal heller ikke dokumenteres her, disse skal på vanlig måte dokumenteres/opprettes som sak i saksarkivet (ephorte). Når du går inn på arkfanen Referater medarbeidersamtale kommer det opp en forhåndslaget mal (se skjermbilde). Denne kan redigeres eller fjernes. Lagrete referater legger seg på høyre side i skjermbildet. Sett inn dato Tidligere referat Skriv nytt referat her. Bruk forslaget som ligger inne til mal, eller visk helt ut og skriv inn på nytt. 17
Tilgjengelige funksjoner for ledere Viser leders informasjon om seg selv som medarbeider. Viser leder sammendrag av data for alle sine medarbeidere og gir mulighet for å redigere opplysninger (se neste skjermbilde). Opprette kompetanseplaner og roller/funksjoner. Angi fag- /opplæringsansvarlig. 18
Mine medarbeidere Ved å holde musepekeren over understrekte overskrifter kan du få informasjon om sist endret av. Ved å hake av i boksene foran medarbeidernes navn kan du utføre en funksjon for alle de valgte medarbeiderne: Send e-post, Skrive ut, Redigere roller/funksjoner etc. Hvis du vil hake av i alle boksene på en gang haker du av i denne. Redigere alle opplysninger som medarbeider har lagt inn Oppdatere medarbeiders jobbeskrivelse. Legge inn utviklingstiltak. Når medarbeider har endret sin profil merkes dette med (Endret). Leder verifiserer endringene ved å klikke her, og (Endret) fjernes. Leder kan tildele kompetanseplaner fra eksisterende planer. 19
For å endre en medarbeiders jobbeskrivelse klikker du på personens navn, og lenken Oppdater jobbeskrivelse, roller/funksjoner... (Dersom du ønsker å tilordne den endrede jobbeskrivelsen til flere medarbeidere, kan du gjøre dette i et senere steg.) Når du har valgt en medarbeider som du vil endre jobbeskrivelse for, kan du klikke her. Et sprettopp-vindu kommer frem: Dersom medarbeideren er tildelt en jobbeskrivelse fra før, vil denne vise her. Hvis ikke, kan man lage en ny jobbeskrivelse, eller velge en fra listen og bruke som mal. Dersom du velger en annen jobbeskrivelse som mal, dukker beskrivelsen opp i feltene under. Gjør ønskede endringer. 20
Dersom du ønsker å tildele jobbeskrivelsen til flere medarbeidere, legger du dem til listen: Klikk for å velge flere medarbeidere som jobbeskrivelsen skal gjelde for. Et sprettopp-vindu kommer frem. Sett hake og klikk Legg til valgte brukere. 21
Roller/funksjoner Sjelden aktuelt, men mulig å dele hele listen over roller/funksjoner med andre avdelinger. Legg til en kort beskrivelse av rollen/funksjonen. Skriv inn navn på ny rolle/funksjon. Velg om rollen/funksjonen skal overføres til ressursplanlegging, eller om den ikke behøves i forhold til dag-til-dag-styring. Endre en eksisterende rolle/funksjon ved å klikke her. Punktet dukker opp i feltene over, og du kan endre og trykke Legg til på nytt. 22
Rediger kompetanseplaner Opprette en ny kompetanseplan Klikk for å lage en ny plan. 23
Et sprettopp-vindu kommer frem, der du fyller inn detaljer om planen: For å kunne søke opp planer, finne igjen planer er det viktig at alle planer navngis korrekt. For planer på overordnet nivå merkes med foretakets navn og navn på planen. Eks.: HBE-nyansatte. Planer på post-/avdelingsnivå merkes med foretakets navn, avdeling, post og navn på planen. Eks.: HBE-Kir.avd.-post 1- sykepleier nyansatt. Her kan leder legge inn hvilke tidsramme som gjelder for gjennomføring av den tildelte planen. Oversikt over anbefalt litteratur knyttet til den aktuelle planen. En beskrivelse av planen og læringsmål knyttet til den. 24
Sjekkliste Sjekklisten innholder konkrete ferdigheter og egenskaper som kreves av medarbeider. Sjekklisten er inndelt i henholdsvis fagkompetanse, administrativ kompetanse, undervisning/veiledning, medisinsk teknisk kompetanse og annen relevant kompetanse. Når du har fylt ut detaljer om planen (i sprettopp-vinduet), blir den nye planen automatisk valgt her, og du kan legge til sjekkpunkter (punkter medarbeider skal ha opplæring i og kunnskap om). Legg til en kort beskrivelse av sjekkpunktet. Skriv inn navn på nytt sjekkpunkt. Type: Velg hvilken type kompetanse det gjelder. Last opp eventuelle vedlegg til sjekkpunktet. For eksempel brukermanual, eller nøyere beskrivelse av kompetansekrav. 25
Dele plan med andre og hente plan fra andre Avdelinger kan ha en plan på deling. En avdeling kan også hente en plan fra andre avdelinger ved helseforetak i Helse Vest som utgangspunkt for en egen plan. I tillegg til å vise detaljer om planen viser det også hvem som benytter planen Du kan dele en plan med en eller flere andre avdelinger. Dersom noen av eierne gjør en endring på planen, vil dette gjelde alle som bruker planen. Hvis en plan er tildelt deg fra andre, kommer ikke denne boksen opp og du kan ikke slette planen Du kan hente en plan fra en annen avdeling og bruke denne som mal for egen kompetanseplan. Du gir den nye planen et nytt navn, og endringer vil ikke gjelde den opprinnelige planen. Her kan du nummerere sjekkpunktene i den rekkefølgen du ønsker de skal ligge i listen 26
Det er altså tre måter: Lage ny plan fra grunnen. Noen deler en ferdig kompetanseplan med deg. (Endringer som gjøres av deg eller andre, blir synlig for alle.) Hente en plan fra andre, og bruke den som mal for en ny plan. Planen må gis nytt navn. 27
Angi fag-/opplæringsansvarlig Klikk lenken for å angi personer som er fagopplæringsansvarlig. Tildeling gjelder for seks måneder. Tilganger som er gitt, kan fjernes eller fornyes. Tilganger til data for fag-/opplæringsansvarlig Fag-/opplæringsansvarlig får tilgang til en administrasjonsside og en rapportside, som begge er spesielt tilpasset. Fag-/opplæringsansvarlig kan legge til roller/funksjoner og utarbeide kompetanseplaner på administrasjonssiden. 28
Rapporter Trinn 1: Rapporttype Du kan gå gjennom disse trinnene ved å klikke lenkene eller knappen Neste Forhåndsdefinerte rapporter Trinn 2: Utvalg av persondata 29
Trinn 3: Data Velg om du vil ha rapport over alle spørsmål, spørsmål under et tema, eller et enkeltspørsmål. Du kan velge et spørsmål å filtrere på, slik at kun de som har svart på filterspørsmålet kommer ut i rapporten Filtrering Det er ikke nødvendig å velge et filterspørsmål. Filter brukes for å få svar på avgrensede problemstillinger. Kanskje du lurer på: Hva mener de som ikke er tilfreds med oppgavene sine om sin jobbeskrivelse? Det kan du få svar på ved å filtrere på denne måten: Du kan filtrere for eksempel slik: Hva mener de som ikke er tilfreds med oppgavene sine om sin jobbeskrivelse? 30
Trinn 4: Rapport Det siste trinnet viser resultatet av de foregående trinnene: rapporten. 31