Side 1 av 7 BRUKERVEILEDNING SNAPFLOW SnapFlow er et verktøy som skal sikre deg rask brukerstøtte når du trenger hjelp med datarelaterte problemer eller spørsmål. For at SnapFlow skal virke som ønsket er det viktig at du alltid benytter deg av systemet hver gang du trenger brukerstøtte. Når du registrerer din henvendelse i SnapFlow vil de ansvarlige for brukerstøtte få opp din henvendelse på skjermen. Du vil havne i en kronologisk kø. Dette sikrer at du alltid vil bli fulgt opp når det er din tur. Med SnapFlow vil du også kunne følge med på status til enhver henvendelse og på den måten føle trygghet på at din henvendelse aktivt blir fulgt opp på beste måte. KOMME I GANG For å bruke SnapFlow starter du opp din favoritt nettleser, f.eks. Internet Explorer. I adressefeltet skriver du inn: http://snap.sirdal.org og trykker ENTER-tasten. Du får da frem forsiden/innloggings-siden på SnapFlow. Første gang du bruker SnapFlow må du registrere deg som bruker. Klikk på menypunktet Ny bruker i menyfeltet i venstre kolonne. Her må du fylle ut alle felt. Velg din sektor/enhet fra rullegardinmenyen, og fyll deretter inn ditt fulle fornavn og etternavn, tittel og e-postadresse (fortrinnsvis på @sirdal.kommune.no). Du må også fylle inn Lokasjon. Dette er lokasjonen på ditt kontor slik at IT-ansvarlig vet hvor du og din PC befinner deg, f.eks. Kommunehuset, Tjørhom barnehage, Øyghedlar eller tilsvarende. Til slutt skriver du inn et valgfritt brukernavn og passord. Både brukernavn og passord må minst være 5 tegn langt, men ikke mer enn 15 tegn. Brukernavn og passord kan bestå av store og små bokstaver (a-å) og/eller tall (0-9). Husk at det skilles mellom store og små bokstaver, så hvis du skriver inn Ansatt39 så vil det ikke fungere å logge inn med ansatt39 senere. Passordet må du skrive inn to ganger. Du kan gjerne velge samme brukernavn og passord som du bruker for å logge inn på PCen.
Side 2 av 7 Før du er ferdig må du klikke på lenken Reglement ved bruk av IKT-ressurser i Sirdal kommune. Du vil da få opp et PDF-dokument som du må lese gjennom. Du må deretter krysse av for at du har lest og godtatt dette reglementet. Til slutt klikker du på knappen LAGRE. Hvis alt gikk bra får du opp en kvitteringsmelding på skjermen. Klikk på Logg inn for å gå til forsiden igjen. Hvis du har glemt å fylle inn et felt, eller fylt inn med en ugyldig verdi, vil du få beskjed om feilene slik at du kan rette opp dette og forsøke å lagre på nytt. En kvitteringsmail blir automatisk sendt til din e-postadresse. Det sendes og en varsling per e-post til dine enhetsleder om at du har registrert en ny brukerkonto. Her finner du brukernavn og passord. Ta godt vare på denne e-posten slik at du har den som referanse hvis du senere skulle trenge en påminnelse om ditt brukernavn og/eller passord. Hvis du har behov for å endre dine registrerte brukerdata må du kontakte din enhetsleder som kan gjøre dette for deg. Det eneste du selv kan endre er ditt passord. LOGG INN For å logge inn skriver du inn ditt valgte brukernavn og passord og klikker på knappen LOGG INN. Hvis du oppgir feil kombinasjon av brukernavn og passord vil du få en feilmelding og få presentert logginn-feltet på nytt. Hvis du ikke husker ditt brukernavn og passord kan du hente frem kvitteringsmailen hvor dette står. INNLOGGET
Side 3 av 7 Når du er logget inn får du frem en oversikt over dine aktive/uferdige henvendelser og dine sist fullførte henvendelser. Under behandling: Her vises alle dine henvendelser som ennå ikke er fullførte. Disse kan ha ulik status: Ubehandlet: Henvendelsen er ennå ikke sett/lest av oppdragstaker. Sett: Henvendelsen er sett/lest av oppdragstaker, men en respons på henvendelsen er ennå ikke påbegynt. Under behandling: Oppdragstaker har startet arbeidet med å besvare/løse din henvendelse. Du finner en statusrapport med beskrivelse av de iverksatte tiltak ved å klikke deg inn på henvendelsen. Fullførte henvendelser: Her ser du de siste henvendelsene som ble ferdigstilt. På denne måten kan du fort finne frem nylig løste henvendelser. For å finne eldre henvendelser må du bruke søkefunksjonen. I oversikten ser du også SnapID, tittel på henvendelsen, dato/tid da henvendelsen ble registrert, dato/tid da henvendelsen sist ble endret, prioritet og oppdragstaker. Klikk på Tittel for å se detaljene om henvendelsen, bl.a. statusrapport og annen informasjon. Du vil også se to type loggoppføringer: Hendelseslogg: Alle hendelser relatert til henvendelsen, f.eks. når den ble opprettet, når oppdragstaker endret status etc. Varslingslogg: Hver gang systemet sender ut en varsling per e-post til brukere, vil dette bli logget og vises i denne oversikten.
Side 4 av 7 REGISTRERE NY HENVENDELSE Hva er en henvendelse? En henvendelse er en forespørsel til de som er ansvarlig for brukerstøtte innen IKTtjenester i kommunen. Eksempler på henvendelser kan være: Et program fungerer ikke. Du kommer ikke på Internett. Problemer med e-post/outlook. Du skal kjøpe et digitalkamera og trenger råd og veiledning om dette. PCen vil ikke starte. Musa virker ikke.
Side 5 av 7 Altså alle de spørsmål og forespørsel om brukerstøtte du tidligere ville tatt kontakt med IKT-avdelingen om via e-post, telefon eller direkte, skal du nå alltid registrere i SnapFlow. Å registrere en ny henvendelse går veldig fort og er meget enkelt. Klikk på menypunktet Ny henvendelse. Prioritet: Velg prioritet. Hvis henvendelsen gjelder noe som er absolutt kritisk og som må ordnes umiddelbart, så velger du Kritisk. Denne prioriteten skal kun brukes når henvendelsen virkelig er av en så alvorlig grad at du må ha hjelp umiddelbart. Normalt velger du Standard. Du vil da få hjelp så snart oppdragstaker er ferdig med oppdrag som er registrert før deg. Har du en henvendelse som er av slik art at oppdragstaker kan stikke innom «en gang han/hun har tid», så velger du Haster ikke. Ønsket oppdragstaker: Her velger du hvem du ønsker skal ta seg av henvendelsen. Oppdragstakere kan likevel overføre oppdrag mellom hverandre, så du er ikke garantert at den oppdragstaker du valgte blir den som faktisk tar seg av henvendelsen din. Tittel: Skriv inn en kort beskrivelse av hva henvendelsen gjelder. Denne skal være kort, men likevel gi en god representasjon av hva problemet gjelder. Problembeskrivelse / spørsmål: Til slutt fyller du inn en utfyllende problembeskrivelse eller ditt spørsmål. Ta med så mye relevant informasjon som mulig slik at oppdragstaker i størst mulig grad kan møte forberedt og/eller kan starte
Side 6 av 7 feilsøking umiddelbart uten å måtte ta kontakt for mer informasjon. Eksempler på hva som kan være lurt å ta med i feilbeskrivelsen er: Hva gjorde du da problemet oppstod? Hva slags symptomer ser du? Hva slags feilmelding vises? Hva har du selv gjort for å prøve å løse feilen? Har denne feilen skjedd før og hvordan ble det i så fall løst den gang? Når alt er fylt ut klikker du LAGRE. Henvendelsen vil da komme opp på skjermbildet til oppdragstaker. Så snart oppdragstaker endrer status på henvendelsen og/eller skriver inn en statusrapport, vil du få e-postvarsling om dette slik at du kan logge inn i SnapFlow og se oppdatert informasjon. På forsiden vil du nå se din nylig registrerte henvendelse med litt kort informasjon. For mer informasjon klikker du på tittelen. SØKE Du kan enkelt søke i dine registrerte henvendelser ved å klikke på Søk i menyen. Du får da frem et skjermbilde hvor du kan fylle ut ønskede søkekriterier. Hvis du f.eks. vil finne alle dine feilmeldinger vedrørende Outlook registrert etter 1. august 2006 hvor Eirik var oppdragstaker, kan du fylle ut slik som i skjermbildet her: ENDRE BRUKERKONTO / PASSORD Kontakt din enhetsleder hvis du har behov for å endre registrert informasjon på din brukerkonto. Du kan endre ditt passord ved å klikke på Endre passord i menyen. Fyll inn ditt gamle (nåværende) passord og ditt nye ønskede passord (to ganger) og klikk knappen ENDRE PASSORD.
Side 7 av 7 GLEMT PASSORD Hvis du har glemt passordet ditt kan du klikke på menypunktet Glemt passord? Du vil da måtte oppgi ditt brukernavn, og når du klikker på knappen SEND PASSORD vil passordet bli sendt til den e-postadressen som er knyttet til brukernavnet. LOGG UT Når du er ferdig med å bruke SnapFlow kan du enten bare lukke nettleser-vinduet, eller du kan klikke Logg ut i menyen og lukke vinduet eller logge inn på nytt. DRIFTSMELDINGER Oppdragstakere (IT-avdelingen) har mulighet til å legge ut driftsmeldinger på forsiden av SnapFlow. Hvis du har problemer og går inn på SnapFlow for å registrere en henvendelse, må du alltid sjekke at det ikke ligger ute en driftsmelding som forklarer problemet. Det er unødvendig å registrere en henvendelse hvis feilen ligger sentralt i et system og allerede er kjent av IT-ansvarlige. TIPS OG TRIKS Hvis PCen din henger eller har problemer av en slik art at du ikke kan komme inn i SnapFlow, må du registrere din henvendelse fra en annen PC. Du kan bruke en hvilken som helst PC som har Internettforbindelse. Hent frem snap.sirdal.org og logg inn med ditt eget brukernavn og passord. (Husk at hvis en annen bruker er logget inn i SnapFlow på den PCen du skal bruke, må du først logge ut vedkommende og logge inn på din egen konto før du kan registrere henvendelsen, ellers blir henvendelsen registrert på feil bruker.) Hvis du oppdager feil eller mangler med SnapFlow kan du rapportere dette til IKTavdelingen i Sirdal kommune. Disse vil så se på saken og videreformidle feilrapporten videre til SirCon A/S som er ansvarlige for drift og utvikling av SnapFlow. Forslag til hvordan SnapFlow kan bli enda bedre mottas med takk.