Til Styremedlemmer Vest-Agder idrettskrets Fra Terje Larsen Organisasjonssjef Kopi Administrasjonen Vest-Agder idrettskrets OLT Sør Særkretser Idrettsråd REGIONAL CONFEDERATION OF SPORTS VEST-AGDER Deres ref: Vår ref: Dato 1.juni 2016 Protokoll nr. 4 2016 fra styremøte den 30.mai 2016 Terje Larsen Organisasjonssjef Postadresse: Henrik Wergelandsgt 4, Postboks 643, 4665 Kristiansand Telefon: 38 25 41 20 Fax 38 25 41 27 Bank 3126.21.61369 Organiasasjonsnummer: 971 550 813 E-mail adresse: vest-agder.ik@nif.idrett.no
Protokollside 16 Protokoll for Kretsstyretmøte nr.4 2016 30.mai 2016 Idrettens Hus Sak 21/16: Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 22/16: Godkjenning av protokoll nr 3 2016 O-sak A: Klubber/lag O-sak B: Rapportering en kort status/ info på ansvarsområdet til styremedlem O-sak C: Svar på søknad om tilskudd til prosjektstilling knyttet til idrettskretsens frivillige arbeid for inkludering av flyktninger, folkehelse og mangfold i idretten O-sak D: Svar på søknad om tilskudd til å styrke idrettslagenes integreringsarbeid med barn og unge som kommer til Norge og Vest-Agder O-sak E: Idrettsgalla Sør 2016 svar på søknad om tilskudd O-sak F: Invitasjon til ledermøtet 2016 O-sak G: Invitasjon til jubileumsfest 12.juni 2016 Giv Akt 100 år O-sak H: Ordinær generalforsamling Idrettsgalla Sør protokoll m/årsregnskap 2015 O-sak I: Protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i Idrettsgalla Sør O-sak J: Referat fra møte i kontrollkomiteen 11.mars 2016 O-sak K: Oversikt (%) kvinnelig ledere i idrettslag O-sak L: Årshjul for dialog og samhandling O-sak M: Spillemidler til anlegg 2016 fordeling kommunene i fylket O-sak M: Representasjon Side 2 av 7
Protokollside 17 Tilstede: John Stensland, Nina Sunnås, Marianne Kolbeinsvik, Helge Henriksen, Hilde Furuborg, Margrethe Noraas, Leif Johannessen Forfall: Ragnar Wivestad, Marianne Fredbo Tilstede fra administrasjonen: Terje Larsen, Per Ivar Bristøl Møtet var vedtaksføre. Ved oppstart av styremøte var valgkomiteen tilstede for å bli kjent med det nye styret. Det ble kjørt en presentasjonsrunde av styret og valgkomiteen. Leder av valgkomiteen orienterte om hvordan komiteen vil utføre sitt arbeid. Styreleder ønsket komiteen lykke til med arbeidet, og inviterte valgkomiteen til de styremøter som de ønsker tilstedeværelse på. Saker til vedtak: Sak 30/16:Godkjenning av innkalling og saksliste Styret godkjenner innkalling og saksliste. Sak 31/16:Godkjenning av protokoll nr.3 2016 Styret godkjenner protokoll nr.3 2016 fra styremøte 13.april 2016 O-sak A:Klubber/lag Nye idrettslag: Navnendring: Bedriftsidrettslag: O-sak B: Rapportering en kort status/ info på ansvarsområdet til styremedlem Status meldt på styremøte 30.mai 2016 Navn Særkrets Idrettsråd Status John Stensland Friidrett - Mandal hatt møte Ingen endringer meldt Basketball hatt møte Søgne avtalt møte Nina Sunnås Dans - Bedrift - ok Bowling - ok Åseral - kontaktet Songdalen - kontaktet Helge Henriksen Marianne Fredbo Ryttersport - ok Fotball -ok Historiekomiteen - ok Volleyball -ok Svømming - ok Bordtennis - Kristiansand-kontaktet Vennesla - kontaktet Lyngdal - kontaktet Farsund ny mailadresse Marianne Kolbeinsvik Orientering Bueskyting Hilde Furuborg Ski - ok Bandy - ok Skiskyting - ok Ragnar Wivestad Gym&Turn - ok Håndball - ok Historiekomiteen ok Prosjektgruppe OLT Sør Margrethe Noraas Golfklubbene (6) Seiling - ok Leif Johannessen Tennis - Badminton - Skyting - ok Lindesnes Audnedal Marnardal - kontaktet Hægebostad - kontaktet Kvinesdal - kontaktet Flekkefjord Sirdal Ny i styret Ny i styret Side 3 av 7
Protokollside 18 O-sak C: Svar på søknad om tilskudd til prosjektstilling knyttet til idrettskretsens frivillige arbeid for inkludering av flyktninger, folkehelse og mangfold i idretten O-sak D: Svar på søknad om tilskudd til å styrke idrettslagenes integreringsarbeid med barn og unge som kommer til Norge og Vest-Agder O-sak E: Idrettsgalla Sør 2016 svar på søknad om tilskudd O-sak F: Invitasjon til ledermøtet 2016 O-sak G: Invitasjon til jubileumsfest 12.juni 2016 Giv Akt 100 år O-sak H: Ordinær generalforsamling Idrettsgalla Sør protokoll m/årsregnskap 2015 O-sak I: Protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i Idrettsgalla Sør O-sak J: Referat fra møte i kontrollkomiteen 11.mars 2016 O-sak K: Oversikt (%) kvinnelig ledere i idrettslag O-sak L: Årshjul for dialog og samhandling O-sak M: Spillemidler til anlegg 2016 fordeling kommunene i fylket O-sak M: Representasjon 19.4 Årsmøte IR Kristiansand Henriksen,Bristøl 28.4 Styrelederforum Gardemoen Stensland 29-30.4 Idrettspolitiske seminar- Idrettskretstinget Styret, Adm 20.5 IK-ledermøte Gardemoen Stensland Andre møter: 18.4 Jurymøte Idrettsgalla Sør Larsen, Eide,Wigemyr 18.4 Prosjektmøte Idrettsgalla Sør Larsen 21.4 Skypemøte voksenidretten Eide 22.4 Møte med VAF ang seminaret 29.april Larsen 3.5 Møte med Røde Kors seniorprosjekt Larsen, Wigemyr,Eide 12.5 Skypemøte samordnet rapportering Bristøl,Eide,Wigemyr 18.5 Styremøte Sameiet H.W.gt.4 Bristøl 19.5 Møte i Historiebokkomiteen Wivestad,Henriksen,Fjeld Andersen,Sandvand, Justvik,Larsen 19.5 Organisasjonssjefmøte Gardemoen Larsen 23.5 Møte Idrettsgalla Sør 2016 i Arendal Larsen 25.5 Møte City Changes Larsen,Eide 25.5 Lagledermøte VAOK- info om VAI Eide 27.5 Skypemøte jubileumsgaven Eide Egne arrangementer: 14.4 Klubbesøk Framsteg IL Oftedal 15.4 Temamøte funksjonshemmede Fossli,Eide 19.4 Klubbesøk Marnardal IL Oftedal 19.4 Klubbesøk Grindheim IL Larsen 20.4 Kurs Klubbadmin Krsand Eide 20.4 Klubbesøk Torridal IL Ertresvåg,Øvrevik 25.4 Klubbesøk Just IL Ertresvåg 25.4 Møte nr 2 Ungdomsutvalget Eide 27.4 Temakveld Grindheim IL-mobbing Ertresvåg 27.4 Aktivitetslederkurs barneidrett Lister VGS Øvrevik 11.5 Veiledersamling Wigemyr,Eide 23.5 Møte angående Sørlandsbadet Larsen Side 4 av 7
23.5 Klubbesøk MHI-friidrett Oftedal 23.5 Møte nr 3 Ungdomsutvalget Eide 24.5 Kurs Klubbadmin i Lyngdal Eide 25.5 Økonomikurs Bristøl Saker til vedtak: Protokollside 19 Sak 32/16: Idrettspolitisk seminar og Idrettskretstinget 29.-30 mai 2016 evaluering av seminaret og tinget Seminaret Styret var opptatt av at eventuelle emner må være aktuelle og kunne skape nysgjerrighet og engasjement. Årets seminar mente styret hadde et innhold som burde ha tiltrukket seg flere personer fra idretten. Idrettskretstinget Styret var fornøyd med gjennomføringen. Momenter som kom opp i debatten: - Vurdere et ettermiddags- /kveldsarrangement på en ukedag (seminar+tinget) - Bedre markedsføring - Eventuell foredragsholder av høy kvalitet Styret tar saken til etterretning, og ber administrasjonen fremme saken igjen høsten 2017, som forberedelse til idrettskretstinget 2018. Sak 33/16: Instruks for idrettskretsstyret Styret vedtar den fremlagte instruks for idrettskretsstyrets arbeid. Sak 34/16: Regnskapsrapport pr 30.april 2016 Styret tar regnskapsrapporten til etterretning. Sak 35/16: Nye funksjonsbeskrivelser for administrative stillinger ved VAI Styret tar saken til orientering Sak 36/16:Møteplan 2016 Styret vedtar følgende møteplan for resten av året: - 20.juni - 22.august - 21.september - 27.oktober - 23.november (reserve) - 8.desember m/julemiddag (hotell Norge) Sted: Sted for gjennomføring bestemmes i god tid før hvert møtet. Sak 37/16: Styremedlemmenes fokusområder og fadderordning for særkretser og idrettsråd Styret vedtar følgende fordeling av fokusområder og fadderordning for særkretser og idrettsråd: Side 5 av 7
Styrets fokusområde og fadderordning for særkretser/idrettsråd 2016-2018 Barneidrett - Helge Henriksen Protokollside 20 Ungdomsidrett Marianne Kolbeinsvik Idrett for funksjonshemmede Marianne Fredbo Rammevilkår John Stensland Lov og organisasjon Organisasjonssjefen Kompetanseutvikling Nina Sunnås Anleggsutvikling Ragnar Wivestad Hva innbefatter det å ha et fokusområde? - Følge med på utfordringer idrettslagene møter innen området - Tar media (nasjonalt/regionalt) opp utfordringer vi bør følge opp i styret - Være et talerør for området i styret - Gjerne besøk klubber og få innsikt og råd innen området - Hvis ønskelig delta på seminar/ konferanse som gir kunnskap om ditt område - Søk informasjon og få råd fra administrasjonen - Administrasjonen vil fordele informasjon til den som har ansvarsområdet - Administrasjonen kan bistå med opplæring etter behov Fadderordningen for særkretser og idrettsråd Navn Særkrets Idrettsråd John Stensland Friidrett Basketball Mandal Søgne Nina Sunnås Dans Bedrift Bowling Åseral Songdalen Helge Henriksen Marianne Fredbo Marianne Kolbeinsvik Hilde Furuborg Ryttersport Fotball Historiekomiteen Volleyball Svømming Bordtennis Orientering Bueskyting Ski Bandy Skiskyting Ragnar Wivestad Gym&Turn Håndball Historiekomiteen Margrethe Noraas Golfklubbene (6) Leif Johannessen Seiling Tennis Skyting Kristiansand Vennesla Lyngdal Farsund Lindesnes Audnedal Marnardal Hægebostad Kvinesdal Flekkefjord Sirdal Hva innbefatter det å være fadder? - Delta på årsmøte i «ditt» idrettsråd sammen med en fra administrasjonen - Representere styret på kretsting i «din» særkrets/region. Særidretter som er organisert regionalt, koordineres representasjonen med nabokretser - Følge opp telefonisk ledere i idrettsråd og særkrets - Være på tilbudssiden overfor idrettsråd og særkretser/regioner/ klubber - Administrasjonen vil fordele informasjon til den som har ansvarsområdet - Administrasjonen kan bistå med opplæring etter behov Side 6 av 7
Protokollside 21 Handlingsplanen 2016-2018 I utøvelsen av tillitsvervet er det formålstjenelig at dere benytter enhver anledning til å markedsføre idrettskretsens hovedmål i tingperioden, og gjerne gi eksempler på hva vi gjør for å nå målene. HOVEDMÅL VEST-AGDER IDRETTSKRETS` SINE HOVEDMÅL 1. SYNLIGGJØRE IDRETTENS SAMFUNNSBETYDNING 2. STYRKE IDRETTENS KOMPETANSE 3. BIDRA TIL Å ØKE ANTALL IDRETTSANLEGG I FYLKET 4. BEDRE FOLKEHELSE 5. BISTÅ MORGENSDAGENS TOPPIDRETTSUTØVERE I FYLKET 6. FØLGE OPP IDRETTENS NASJONALE MÅLSETTINGER VEST-AGDER IDRETTSKRETS sine representanter skal kjennetegnes som: RAUSE ENGASJERTE YDMYKE Sak 38/16 : Historiebokkomiteen status i arbeidet I komiteleders fravær informerte Helge Henriksen om status i komiteens arbeid Styret tar orienteringen til etterretning. Innmeldte saker som ønskes diskutert: Idrettskretsen er den krets i landet med lavest andel kvinnelige ledere i idrettslag (17,2%, 50 av 288 ledere). Forslag til tiltak for å rekruttere kvinnelige leder i idrettslag. Styret diskuterte utfordringen, og konkluderte med ulike momenter som grunn for dette. Administrasjonen vil i løpet av høsten fremlegge en sak for styret, hvor hensikten er å skape idrettspolitisk forankring for videre arbeid med utfordringen. Styremøtet ble avsluttet kl 1945. Terje Larsen Organisasjonssjef Referent Side 7 av 7