Styremøte NRF 2-2015 Sted: Gardermoen Dato: 30/03-15 Tid: 17:00-23:00 Deltagere: Per Thorkildsen (President), Chris Spencer (Visepresident), Kathrine Steinvik (Styremedlem), Erik Baret (Styremedlem), Sjur Øyen (Styremedlem), Åsmund Sæbøe (Styremedlem), Anne Haigh (Styremedlem), Jose Polo (Utviklingsansvarlig), Francis RJ Skåret Hunt (1. varamedlem), Mari Ophus (2. varamedlem) Morgan Braithwaite deltok for å informere om kamp & turneringskalender 2015. Johan Bjørkevoll fra kontrollkomitéen var til stede fra kl. 17 til ca. kl 19. Forfall: Kevin Tobin (Styremedlem), Elisabeth Berentzen (Generalsekretær) Referent: Mari Ophus Sak 11/15: Skoleprosjekt Skoleprosjektet i Bergen har fungert veldig bra, og ansvarlige for skoleprosjektene i de andre byene oppfordres dermed til å utveksle erfaringer med Bergen. Følgende bemerkning ble tilknyttet regnskapet for 2014 under Sak 5 fra årets forbundsting: Etterlysning av totalt 60 000 kr til Horten RK for skoleprosjekt, samt IRB kamp og IRB leir. Horten RK har trukket seg fra skoleprosjektet Horten U18/U20 utvikling med tiltenkt sum på 30 000 kr. Vedtak: Utgifter på 31 000 kr tilknyttet IRB kamp og IRB leir refunderes til Horten RK mot dokumenterte originalkvitteringer. Følges opp av GS i neste styremøte. Utgiftene føres under post Utestående gjeld 2014 i budsjett for 2015. Sak 12/15: Feil i styremedlems regnskap Henviser til følgende bemerkninger tilknyttet regnskapet for 2014 under Sak 5 fra årets forbundsting: Det ble foreslått at regnskapet til et styremedlem undersøkes ang. feil kvittering i forhold til gitte utgifter. Vedtak: GS gis i oppdrag å utrede for hvilke utbetalinger som det aktuelle styremedlemmet har gjort, hva de ble benyttet til, hva de skulle blitt benyttet til, samt finne bilag og føre dette korrekt, slik at penger tilbakeføres til de som skal ha det. GS må ha dette klart innen 4 uker, slik at styret deretter kan handle etter dette. Det aktuelle styremedlemmet blir opplyst om utfall.
Sak 13/15: Avklaring sesongoppsett for kamper/turneringer Henviser til følgende sak som ble fremmet, men ikke tillagt agendaen på forbundstinget: Blindern RK ber om en avklaring vedr. sesongoppsett for kamper/turneringer i NRFs regi for 2015. Vedtak: Saken er tatt til orientering i styret. Vi har arvet et vedtak fra forrige styre som vi bør forholde oss til denne sesongen. Det oppfordres til å ta kontakt med alle klubbledere og informere om at den utarbeidede terminlisten for sesong 2015 er gjeldende, men at utarbeidelsen av sesongoppsett for 2016 må gjøres bedre. Sak 14/15: Etablering av komité for kamper- og turneringsoppsett Henviser til Sak 6.1 som ble vedtatt under forbundstinget vedr. forslag om etablering av komité for kamper- og turneringsoppsett, bestående av to representanter fra League og to fra Union, samt landslangsmanagere. Vedtak: TD gis i oppdrag å samle nøytrale kandidater til komitéen. Komitéen velges så av styret. Komitéen bør starte med å lage forslag til langsiktig terminliste i april/mai for neste sesong, som så sendes ut til klubbene innen oktober/november for gjennomgang og kommentarer. Sak 15/15: Disiplinære retningslinjer Henviser til Sak 6.2 som ble vedtatt under årets forbundsting vedr. disiplinære retningslinjer. Vedtak: Erik Baret tar ansvar for å sende disiplinære retningslinjer for Rugby Union ut til klubbene umiddelbart etter styremøtet 30. mars 2015 for gjennomgang og kommentarer. Frist for innlevering av kommentarer fra klubbene til styret er satt til 07. mai 2015. Disiplinære retningslinjer skal etter gjennomgang og kommentarer fra klubbene revideres sammen med NIF juridiske fagperson eller person med tilsvarende kompetanse, og ferdigstilles innen 15. mai 2015. Reviderte disiplinære retningslinjer sendes umiddelbart ut til klubbene før sesongstart 2015. Behov for opprettelse av egen disiplinærkomité for Rugby League. Dette vil følges opp. Sak 16/15: Behandling av langtidsplan og langtidsbudsjett Henviser til Sak 8 under årets forbundsting vedr. behandling av forbundets langtidsplan som utgår i 2016 og forbundets langtidsplan (neste 2 år). Forbundstinget godkjente både langtidsplanen og langtidsbudsjettet under forutsetning at det nye styret tar opp og vurderer bemerkningene som ble knyttet til disse. Vedtak: Tatt til orientering i styret. Følgende budsjettposter ble under styremøtet gjennomgått og foreslått justert, og vil bli nærmere behandlet i løpet av 2015: a) Justeringer av nåværende poster: Nedjustere Post 52010 Rugby inn i skolen/organisations fra 15 000 kr til 0 kr. Oppjustere Post 54040 Womens fra 90 000 kr til 150 000 kr. Oppjustere Post 54045 Junior Menn U18/U20 fra 120 000 kr til 150 000 kr.
Oppjustere Post 54080 League fra 50 000 kr til 100 000 kr. Nedjustere Post 74002 Utvikling BRP skoleprosjekt, Horten/Tønsberg fra kr 120 000 kr til 0 kr, da Horten/Tønsberg sier ifra seg pengene. Nedjustere Post 74003 Utvikling, regional projects fra 60 000 kr til 0 kr, da det er usikkerhet omkring hva denne posten innebærer. Oppjustere Post 74007 Utvikling rullestol/quad rugby fra 110 000 kr til 237 000 kr, da NIF gir tilskudd på 237 000 kr som er øremerket utvikling av rullestol/quad rugby. Flytte 20 000 kr fra Post 74010 Utdanning spiller til utdanning av trenere og dommere. Flytte 35 000 kr fra Post 74016 Senior menn internasjonal deltakelse til Post 32010 Serie/turnering senior. Nedjustere Post 74050 Media/TV fra 75 000 kr til 25 000 kr, da det er mulig å finne billige alternativ til markedsføring av rugby i Norge. Nedjustere Post 74014 Klubbledersamling fra 75 000 kr til 50 000 kr. Oppjustere Post 90010 Møteutgifter NRF styret fra 60 000 kr til 75 000 kr, da det er essensielt med møtevirksomhet for å oppnå effektivitet. Nedjustere Post 98025 Serie/turneringsavgift fra 15 000 kr til 0 kr, da ingenting ble brukt i fjor. Forventet inntekt på Post 98060 Ekstraordinære inntekter/salg av utstyr foreslås å oppjusteres fra 11 000 kr til 20 000 kr. Post Landslagsmanager (union, league, menn, damer) oppjusteres fra 30 000 kr til 50 000 kr, som da blir fordelt likt (10 000 kr) på de 5 landslagene. Flytte denne posten fra toppidrett til administrasjon/organisasjon da dette er en kostnad for administrering av toppidrett. Flytte post 95018 Adm. internasjonale kamper fra administrasjon/organisasjon til idrettens rolle i samfunnet. Kostnader vedr. denne posten kan bringes ned ved å eksempelvis arrangere internasjonale kamper i Oslo, da vi har tilgang til Bislett stadion 3 ganger i året. Det foreslås at stillingen til GS gjøres om fra 60% til 100% stilling, og dermed oppjustere Post 95020 Lønn ansatte i adm. fra 340 000 kr til 566 000 kr (Henviser til Sak 18/15). b) Opprettelse av nye poster: Utviklingslag Menn VIIs : Forslag til bevilgning på 20 000 kr. Utviklingslag Horten U18/U20 rugby league : Forslag til bevilgning på 15 000 kr. Utvikling av universitetsrugby : Det ble foreslått å bevilge 20 000 kr fra post 74002 til ny post utvikling av universitetsrugby under forbundstinget. Denne posten settes midlertidig til 0 kr, da universitetsrugby har mulighet til å skaffe midler via andre instanser som f.eks. NSI. Finne noen med hovedansvar for universitetsrugby. c) Utestående gjeld fra 2014, føres som følgende poster: Menn XV fra 2014 : 6 500 kr (Henviser til Sak 21/15). Horten U18/U20 utvikling fra 2014 : 31 000 kr (Henviser til Sak 11/15). Moms utstyr tildeling 2014 : 60 000 kr. Kommentar: Etter foreløpig gjennomgang av langtidsbudsjettet er vi 220 500 kr i pluss. Dette er en buffer vi bør ha da vi ikke vet med sikkerhet om vi får 200 000 kr fra NIF.
Sak 17/15: Retningslinjer for budsjettansvarlige* Det etterlyses en mer konkret retningslinje for budsjettansvarlige, samt opplysninger vedr. hvem som er ansvarlige for de aktuelle budsjettpostene. Under vises en midlertidig oversikt over budsjettansvarlige for de ulike budsjettpostene: Post 54010: Andrei Hanger, manager herrelandslaget XVs Post 54020: Morgan Braithwaite, trener og manager herrelandslaget VIIs Post 54040: Trine Steindal, manager kvinnelandslaget VIIs Post 54045: Stig Jensen, manager rugby union U18/U20 landslag Post 54046: Stig Jensen, manager junior damer Post 54078: Erik Baret, manager rullestolrugby Post 54080: Anne Haigh, manager rugby league Post 54090: foreløpig ingen budsjettansvarlige Post 74011: Jose Polo, utdanningskoordinator Post 90010: NRF styret Post 95026: Jose Polo Ny post Utviklingslag menn VIIs: Morgan Braithwaite Ny post Utviklingslag U18/U20 rugby league: Anne Haigh Vedtak: Tatt til orientering i styret. Styret får i ansvar å utarbeide klare retningslinjer for budsjettansvarlige. Midlertidige vedtak frem til organisasjonsstruktur og -håndbok er behandlet er som følger: Budsjettansvarlige har inntil videre fullmakt opp til 50 000 kr. Over 50 000 kr må summen godkjennes av styret via GS. Ved ekstraordinære summer må president kontaktes. Sak 18/15: Stillingsbeskrivelse for GS og TD* Det etterlyses en mer konkret stillingsbeskrivelse for GS og TD, samt om GS skal fortsette i 60% stilling eller øke til 100%. TD har per dags dato 60% stilling i NRF, samt en 40% stilling i IRBs utviklingsprogram Get Into Rugby. Vedtak: Tatt til orientering i styret. Styret får i ansvar å utarbeide forslag til en klar stillingsbeskrivelse for GS innen 2 uker, samt bestemme om GS skal fortsette i 60% stilling eller øke til 100% innen 1. mai 2015. Stillingsbeskrivelse for TD henger sammen med utviklingsplanen og strategiplanen som vil bli revidert i 4. kvartal. Sak 19/15: Sponsoravtaler* Det etterlyses en nærmere beskrivelse for fremgang vedr. opprettelse av sponsoravtaler. Vedtak: Tatt til orientering i styret. Alle som har forslag til potensielle sponsorer skal vedtas i styret. Til nå har manager mandat til å forsøke å skaffe potensielle sponsorer. Økonomisk avtale kan kun inngås med godkjennelse fra styret. Små sponsorer til klubber behøver ikke å vedtas i styret. Sak 20/15: Lisens og deltakelse kamper/turneringer* Det etterlyses en nærmere beskrivelse av hvem som er kvalifisert til å kunne spille for Norge, samt konsekvens av uteblitt betaling av gyldig lisens før kamp/turnering i NRFs regi.
Vedtak: Tatt til orientering i styret. Styret skal fatte vedtak om hvem som er kvalifisert til å kunne spille for Norge, samt vedta forslag om konsekvens for spillere av uteblitt betaling av gyldig lisens før kamper/turneringer i NRFs regi. Be Enrique Guy om kreativt forslag vedr. lisens. Sak 21/15: Refusjon utgifter til skadet landslagsspiller Det ble fremmet forslag til vedtak om utbetaling av utgifter på 6 500 kr til Menn XVs landslagsspiller for utredning/behandling av skade spilleren pådro seg under EM i Finland i 2014. Grunnet at den aktuelle personen ikke hadde betalt gyldig lisens i NRFs regi for å kunne spille for Norge på daværende tidspunkt, var personen teoretisk ikke dekket av NRF, og kan dermed i teorien ikke kreve refusjon av utgifter tilknyttet skaden. Dette burde dermed vært en sak for forsikringsselskap tilknyttet NRF. Vedtak: Forslaget om utbetaling av refusjon til skadet landslagsspiller ble enstemmig vedtatt av styret, og utgiften føres som post Utestående gjeld fra 2014 i budsjettet for 2015. Følgende kommentarer ble tilknyttet vedtaket: Dette er en enkelthendelse, som ikke kan skje igjen. Skylder på mangel på prosess. Viktig at alle landslagsmanagere gir ut generell info til landslagsspillere om at de må ha lisens for å få lov til å spille for Norge. Sak 22/15: Nettansvarlige og e-postadresser tilknyttet styret Det etterlyses etablering av NRF e-postadresser for medlemmer av styret, samt hvem som er nettansvarlige for NRFs hjemmeside. Vedtak: Forslag om at Erik Baret overtar ansvar for å etablere NRF e-postadresser for styret. Erik tar kontakt med GS vedr. dette. Kathrine Steinvik bistår Erik på nett. Enkelte konfidensielle punkter er tilbakeholdt fra referatet. * Saker som henger sammen med styrets oppgave vedr. behandling av NRFs organisasjonsstruktur og organisasjonshåndbok.
Referatet er blitt godkjent og signert av alle medlemmene i NRFs styre. Per Thorkildsen Chris Spencer Erik Baret Sjur Øyen Åsmund Sæbøe Anne Haigh Kevin Tobin Kathrine Steinvik