PROTOKOLL FRA STYREMØTE TIRSDAG 3. SEPTEMBER 2013 Sted: Kapp næringshage, Kapp (Østre Toten) Tid: 1000-1500 Innkalte Fra styret: Kåre Haugli, Monica Korsli Solberg, Erik Aune, Tone Vold og Jan Morten Rønning Forfall: Elin Bjørnsmoen og Helge Tryggeseth Inviterte sak 12/13: Inger Pernille Stramrud, Irene Inman Tjørve og Botolv Gjeldaker Fra administrasjonen: Trond Eklund Johansen Saksliste 12/13 SAMARBEIDSAVTALE - RULLERING... 2 13/13 GODKJENNING LØNNSOPPGJØR... 4 14/13 MØTEPLAN SKOLEÅRET 2013/14... 5 15/13 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 6 16/13 KONTRAKT KONTORLOKALER I HAMAR KULTURHUS... 7 Hamar, 19.09.2013 Kåre Haugli (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur, bibliotek og kompetanse - Hedm fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: Side 1 av 7
12/13 Samarbeidsavtale - rullering Saksdokumenter 1. Samarbeidsavtale med regionleddene av Norges musikkorps forbund og Norsk korforbund 2. Referat fra samrådsmøte, 6.6.2008 Samarbeidsavtalen med de to organisasjonene som står utenfor Norsk musikkråd (landsnivå), har vært i virke i 5 år fra 6.6.2008. Den har sikret god gjensidig kontakt fra sak til sak; medlemsregistre, aktiviteter, samordning av kurstidspunkter, saker om betaling for øvingsrom for å liste opp noen tema. Ikke alle intensjoner er fulgt like godt opp, og vi har derfor invitert ledelsen i organisasjonene til et drøftingsmøte for å se hva vi skal gjøre videre. Hovedmålsettingen er å få best mulig oppslutning om de lokale musikk- (og kultur-)rådene, slik at de kan stå mest mulig samlet lokalt for å oppnå gode rammevilkår for medlemslagene. Vurdering Den enkle trepunkts avtalen ble forankret i daværende styrer, og det ser ut til at effekten ikke er helt som forventet. I hvilken grad er dagens tillitsvalgte informert, og hvilke aktiviteter har NK/NMF gjort for å motivere sine lag til å delta lokalt. Ute blant lagene er det fortsatt noe uvisshet om det er sammenheng mellom medlemskap i lokalt musikkråd og studieforbundstilknytning. Dette ble tydelig på vårt eget ledermøte, da det ble tilløp til medlemsfiske fra både NK og NSF når et uorganisert lag spurte om råd. Opprettelsen av studieforbundet KOR, og vurderinger rundt konsekvenser av dette, er ikke tema for dette forumet. Administrasjonen inviterer styret til en gjennomgang og innledende drøfting, som forberedelse til møtet med NK/NMF. Punkter fra møtets innledende drøfting: Hovedutfordringen er å få engasjert kor og korps i det lokale musikkrådsarbeidet. Erfaringene fra 5 år med samarbeidsavtale er dels gode for reionleddene sin del, men har ikke hatt effekt lokalt. Det er forvirring blant lokale medlemmer i Norges korforbund og Norges musikkorps forbund ift medlemskap i musikkrådet i kommunen de holder til. Samtidig er de helt dominerende (nesten enerådende) i enkelte kommuner, og skal musikkrådene lokalt fungere, må vi jobbe aktivt sammen for å restaurere dette. Fra kl 1300 var Inger Pernille Stramrud (regionkonsulent, Norges Korforbund), Botolv Gjeldaker (daglig leder, NMF Hedmark og Oppland) og Irene Inman Tjørve (styreleder NMF Hedmark og Oppland) med på drøftingen av denne saken. Momenter fra denne delen av møtet: NK og NMF presenterte sitt arbeide i regionen, og gav slik tilbakemelding på samarbeidsavtalen slik den foreligger i dag: NK har skiftet ansatt, og samarbeidsavtalen var ikke kjent før musikkrådet tok kontakt under forberedelsen av dette møtet. Tillitsvalgte er også skiftet ut i flere av regionleddene. C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2013\Møteprotokoll 09 03.docx Side 2 av 7
NMF har hatt god hjelp av avtalen, ikke minst når det gjelder utfordringer rundt tilgang/pris på øvingslokaler i enkelte kommuner. NMF viste også til at NMF Øst (Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus) har meldt seg inn i de respektive fylkesmusikkrådene, og at NMF Hedmark og Oppland vurderer det samme. Arbeidet rundt revisjon av tilskuddsordningene fra Oppland fylkeskommune ble også vurdert som godt. Der deltok også NK Gudbrandsdalen og Valdres folkemusikklag. Alle var enige om at avtalen skal revideres og fornyes, og det ble gjort avtale om slik oppfølging: Inger Pernille, Botolv og Trond møtes for en gjennomgang av avtalen, og utarbeider et forslag til en revidert avtale. Avtalen skal spisses mer mot felles lokale utfordringer, og oppslutning om musikkrådene i kommunene. Forslaget skal være klart innen 1.1.2014, og legges fram for de respektive organisasjonenes årsmøter/regionting til behandling i løpet av våren 2014. C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2013\Møteprotokoll 09 03.docx Side 3 av 7
13/13 Godkjenning lønnsoppgjør Saksdokumenter 1. Protokoll fra mellomoppgjøret i staten, 3.6. Forhandlingene pr 1.5. er gjennomført og resultatet er ca 6.000 kr tillegg på alle lønnstrinn. Årsvirkning blir ca 12.500 kr (med fratrekk av refusjon fra VOFO Hedmark), noe som er tatt høyde for i årsbudsjettet. Vurdering Siden forhandlingene gjøres av et sentralt forhandlingsutvalg, på vegne av styrene i alle fylkesmusikkrådene, Norsk musikkråd og Musikkens studieforbund, skal protokollen legges fram for styret til godkjenning. Protokollen fra årets lønnsoppgjør godkjennes, etterbetaling skjer ved første lønnsutbetaling. C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2013\Møteprotokoll 09 03.docx Side 4 av 7
14/13 Møteplan skoleåret 2013/14 Møteplanen for styret har vi satt opp slik at det henger sammen med møter i sentralleddene i NMF/MSF, og etter det årsplanen vi har etablert selv. I desember er det tid for innflytting i nye lokaler, slik at vi utsetter til januar (felles med NMR), og i 2014 er det årsmøte, og det skal iflg vedtektene holdes innen 1. mai, men så sent at lokale musikkråd/medlemsorganisasjoner har hatt sine årsmøter før vårt. Tid Sted/type Aktuelle saker September Fysisk Økonomistatus 1. halvår. Status handlingsprogrammet Varamedlemmer innkalles Desember Fysisk Statsbudsjett nye rammevilkår. Budsjett neste år Julebord Februar Fysisk Årsregnskap/-melding Budsjett neste år Planer for årsmøte evt. ledermøte Mars/april Telefon Årsmøte/Ledermøte forberedelser Status voksenopplæring Mai/juni Fysisk Stipendtildeling Kursplaner neste skoleår Budsjettinnspill - fylket Antallet møter forsøker vi å holde nede, og oppstår det noe som krever avgjørelse mellom de ordinære møtene, kan arbeidsutvalget møtes raskt. Møteplan skoleåret 2013/2014: tirsdag 02.09. kl 10-15 tirsdag 21.01. kl 10-15 (sammen med NMR) tirsdag 05.11. kl 10-15 tirsdag 01.04. kl 10-15 lørdag 26.04. (årsmøte) tirsdag 03.06. kl 10-15 Et eventuelt julemøte med servering vurderes senere C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2013\Møteprotokoll 09 03.docx Side 5 av 7
15/13 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Norsk kulturforum Protokoll, årsmøtet, 5.6. Randi Langøigjelten, Hedmark, fortsetter i styret, 2 år til 2. NMR/MSF Resolusjon, Kulturutredningen, 2014 Hovedpunkter i resolusjonen: - egnede kulturarenaer til det lokale musikklivet - et lokalt kulturløft - nye og forenklede tilskuddsordninger for det lokale musikklivet - styrking av studieforbundene gjennom bedre økonomiske rammer 3. MØST/Østnorsk jazzsenter Årsmeldinger 2012, 21.6 4. Vågå musikkråd Øvingslokaler for Lalm musikkforening, 26.6. Problem med akustikk og priser i Lalm samfunnshus. Ber kommunen om en ordning for 1) å dekke husleie og 2) faglig vurdering av samfunnshuset som øvingsarena (akustikkmåling) 5. Oppland fylkeskommune Nye stipendordninger, 3.7. Tidligere ordninger er slått sammen til to nye ordninger: 1. Stipend for unge kunstnere i etableringsfasen (alle uttrykk, men «aldersgrense» på 35 år) 2. Arbeidsstipend for etablerte kunstnere (alle uttrykk, ellers ganske lik tidligere ordning) 6. Hedmark fylkeskommune Takk for bidrag ifb med Frivilligmeldinga, 5.7 7. Oppland fylkeskommune Svar, søknad om fleråring tilskudd til frivillige organisasjoner, 5.7. 300.000 kr/år i tre år er bevilget, utbetales etter skriftlig melding. 8. Oppland fylkeskommune Ad. utbetalingsanmodning, 7.8. 9. VOFO Protokoll fra årsmøtet, 29,5. 10. Musikkens studieforbund Protokoll fra representantskapsmøtet, 31.5. 11. KUD Innspill til rødliste, 23.8. Rødliste er et etablert begrep for verneverdige kulturminner, nå ønsker KUD innspill til immaterielle kulturminner (som lokal tradisjonsmusikk, eller instrumentbyggtradisjon). Videresendt til medlemmene. Saker sendt til: 12. KUD Høringsuttalelse, Kulturutredningen 2014, 28.6. 13. Søndre Land kommune Akustikkmålinger, 22.8. Kinoen og Festsalen i Rådhuset 14. Nordre Land kommune Akustikkmålinger, 27.8. Sentrum kino og Lokomottivverkstedet 15. Kjetil Lundemoen Forespørsel om møte med Komite for kultur, miljø og næring, 25.9. Fra administrasjonen: 16. VOFO Statistikk VO 2011-2012, alle studieforbund, 13.8. Se vedlegg litt økning i Oppland, litt nedgang i Hedmark. 17. Musikk i fengsel og frihet Tilskudd til aktivitet i 2013, 14.8. 25.000 kr Tilskuddet gjør at vi kan forlenge undervisningstilbudet ut skoleåret 13/14. På grunn av mange søknader, er det flere andre som er avslått. 18. Bruvoll fengsel Trommesett til øvingsrom er innkjøpt, overleveres snart. Vil noen i styret være med? 19. Norsk musikkråd Kontrollhandlinger, Frifond organisasjon, 23.8. frist 11.9. 15% av lagene som er tildelt midler, er trukket ut til nærmere kontroll. Vi skal sjekke om 1) laget er reelt, 2) har det antall medl som er oppgitt, og 3) medlemstilhørighet til landsomfattende organisasjon C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2013\Møteprotokoll 09 03.docx Side 6 av 7
20. Lokale musikkråd Landskonferanse, Ålesund, 27.-29.9. Vi har signalisert at vi støtter deltakelse m 500 kr for første deltaker fra hvert lokale musikkråd Elverum er på meldt med 3 delt, og Ringsaker kulturråd med 2 (men, de er ikke medlemmer). 21. Ukulelekurs Påmeldingsstatus, 28.8. Lillehammer (avlyst), Hamar (7 påmeldte) Invitasjoner/innkallinger Hvem? 22. Stange musikk- og kulturråd Innkalling til konstituerende årsmøte, 1.9. Kåre 23. Norsk musikkråd Supperåd med Norsk kulturråd v/a. Aasheim, 2.9. Ingen Tema: Hvordan kan kulturrådet bygge den kulturelle grunnmuren og støtte opp om det frivillige, lokale musikk- og kulturliv? 24. MSF Medarb.samling KursAdmin, Gardermoen 3.-4.9 Solveig/Trond 25. Oppland fylkeskommune Rådgivende stipendkomite, Lillehammer, uke 38 Solveig 26. NMR/MSF Landskonferanse for lokale musikkråd, 27.-29.9. Trond/Helge (delvis) 27. Akershus musikkråd Regional musikkrådskonferanse, Oslo, 8.-10.11. Styret? Sakene tas til orientering, med disse tillegg: 22. Kristine Lundsbakken fra Tangen ble valgt til leder i styret 26. Sendes ut til de lokale musikkrådene i regionen i slutten av september 16/13 Kontrakt kontorlokaler i Hamar kulturhus Styret ble i sist møte (18.6.) orientert om kontraktsforslaget fra Hamar kommune, og var på befaring i Disen kulturveksttun, hvor vi har sondert aktuelle lokaler. Det ble da gjort følgende vedtak under refsaker: 12. Punktet om øvingsrom (2.2.) strykes, administrasjonen melder at vi ikke kan signere før økonomien er avklart (jfr ref sak 13 og 14) Orientering i møtet Innflyttingsprosessen i kulturhuset er i gang, og daglig leder deltar i en møteserie for å avklare framdrift/detaljer i innflyttingen. Lokalene i kulturhuset er tilpasset våre ønsker (inndeling/lydkrav), og meldes innflyttingsklare primo november. Vårt ønske om overtakelse pr 1.1.2014 er imøtekommet, slik at vi kan avslutte i Folkets hus pr 31.12.2013. Siden vi nå har fått en treårig driftsavtale med Oppland fylkeskommune på 300.000 kr/år, er den delen av økonomien avklart. Det er fortsatt ikke kommet svar fra Hedmark fylkeskommune. Signalene fra fylkesrådet er positive, men avklaring må komme senere på høsten. Vurdering Siden innflyttingen nærmer seg, og deler av økonomien er på plass, ønsker styret å sluttføre kontraktsforhandlingene med Hamar kommune snarest. Musikkrådet inngår kontrakt med Hamar kommune om kontorlokaler i Hamar kulturhus, med unntak av pkt 2.2. C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2013\Møteprotokoll 09 03.docx Side 7 av 7